ORGANISATIONSBESKRIVELSE
1
Opbygning af Ungdommens Røde Kors Landsstyrelsen er den strategiske og politiske ledelse af Ungdommens Røde Kors. Landsstyrelsen har det overordnede ansvar for organisationen. Temaudvalgene binder aktivitetskoncepter inden for forskellige temaområder sammen. Temaudvalgene skal bidrage til læring og udveksling på tværs af temaområdet samt udvikling af nye aktiviteter. Styregrupperne har til formål at støtte, organisere og strategisk lede aktivitetsområdet, herunder udvikling, retningslinjer, kompetenceudvikling og rekruttering. Aktivitetsgrupper laver konkrete aktiviteter til gavn for udsatte børn og unge - eksempelvis en lektiecafé, en ferielejr, et mentorprojekt og så videre. De lokale udviklingsråd faciliterer, støtter og etablerer konkrete aktiviteter til gavn for udsatte børn og unge i udviklingsrådets geografiske område. Lokale udviklingsråd hed tidligere lokalgrupper i URK. Formålet med organisationens Advisory Board at levere strategiske indspil, faglige vinkler og organisatorisk kritik til landsstyrelsen og sekretariatsledelsen. Dette Advisory Board har pt. syv medlemmer. Læs mere på vores hjemmeside. Sekretariatet leverer professionelle rammer og støtte til det frivillige arbejde i URK.
DE BESLUTTENDE NIVEAUER
DE FACILITERENDE NIVEAUER
Landsstyrelsen
Advisory Board
Styregrupper
Temaudvalg
Aktivitetsgrupper
Lokale udviklingsråd
Sekretariat
Sekretariat
Roller og relationer i Ungdommens Røde Kors Kære læser!
Vi håber, at denne folder hjælper dig med at forstå opbygningen af Ungdommens Røde Kors. Herunder skitserer vi kort organisationens struktur: Kernen i Ungdommens Røde Kors er et voksende antal konkrete aktiviteter til gavn for udsatte børn og unge i hele landet. I hvert geografisk område er der et lokalt udviklingsråd, som skal støtte frivillige og aktiviteter lokalt og etablere nye aktiviteter efter behov. For hver aktivitetstype er der en styregruppe, der fungerer som en slags bestyrelse for aktivitetsområdet, herunder organisering og udvikling. For hvert tematisk område er der et temaudvalg, der har til formål at fremme vidensdeling på tværs af aktiviteter på området og udvikle helt nye aktivitetskoncepter. Landsmødet er den øverste myndighed i Ungdommens Røde Kors. På landsmødet vedtages de overordnede visioner og strategier for organisationen. Landsmødet vælger desuden en landsstyrelse, der leder organisationen i løbet af året. Hvert af disse frivillige niveauer er understøttet på specifikke områder af organisationens sekretariat i forhold til blandt andet organisering, rekruttering, økonomistyring, fundraising, kommunikation, kvalitet og kompetenceudvikling. Sekretariatet bidrager ligeledes aktivt til udvikling af organisationen. Folderen indeholder et detaljeret afsnit om hver af de forskellige dele af organisationen, herunder ansvarsområder, økonomi, organisering og relationer. Hvert afsnit kan som udgangspunkt læses separat. Hvis du har spørgsmål eller kommentarer til folderen og organisationsbeskrivelsen, må du endelig kontakte sekretariatet eller landsstyrelsen. God læselyst!
2
3
Aktivitetsgruppe Formål Aktivitetsgruppens formål er at gennemføre konkrete aktiviteter til gavn for udsatte børn og unge.
Ansvar Aktivitetsgruppen har ansvar for: • At lede og drive aktiviteten på daglig basis i overensstemmelse med retningslinjerne for aktivitetsområdet. • At rekruttere frivillige til aktiviteten. • At finde brugere til aktiviteten i samarbejde med lokale partnere. • At opfordre aktivitetens frivillige til at deltage i lokale og nationale arrangementer i URK. • At frivillige respekterer samværspolitikken og frivilligpolitikken, at der indsendes børneattester for samtlige frivillige på aktiviteten og at kontaktoplysninger på aktivitetens frivillige er opdaterede.
Økonomi
• • •
Aktivitetslederen er ansvarlig for, at aktiviteten har et godkendt budget, jf. organisationens økonomimanual (urk.dk/hvemer-vi/vaerktoejskassen/). En aktivitet med udgifter over 30.000 kroner skal udarbejde et budget, der godkendes af styregruppen støttet af sekretariatet. Aktivitetsgruppen må – med sekretariatets godkendelse – i så fald fundraise midler til aktiviteten. For en aktivitet med udgifter under 30.000 kroner har styregruppen sammen med sekretariatet ansvar for udarbejdelse af et rammebudget. Hvis en aktivitetsgruppe har behov for flere midler end dette rammebudget, skal aktivitetsgruppen udarbejde et separat budget til styregruppens godkendelse.
Relation til styregruppen
• • •
Hver aktivitetsgruppe refererer til en styregruppe, der blandt andet udarbejder retningslinjer og handlingsplaner for hele aktivitetsområdet. Aktivitetsgruppen skal respektere og implementere styregruppens beslutninger. Aktivitetsgruppen deltager i fælles initiativer og demokratiske processer på aktivitetsområdet, herunder i valg til styregruppen. Aktiviteten kan bruge styregruppen til at få støtte og vejledning til at gennemføre aktiviteten, herunder om aktivitetens målgruppe, rekruttering af frivillige og brugere, kompetenceudvikling af frivillige, intern organisering samt vidensdeling.
Relation til det lokale udviklingsråd
• •
Aktivitetsgruppen kan bruge det lokale udviklingsråd til at få støtte og vejledning til at skaffe frivillige, brugere, lokaler og lokale kontakter. Aktivitetsgruppen forventes at deltage i lokale arrangementer i URK, herunder informationsmøder, årsmøder og sociale arrangementer.
Relation til landsstyrelsen
•
Aktivitetslederen skal forstå og respektere organisationens frivillige lederpolitik, der beskriver krav, forventninger og muligheder som frivillig aktivitetsleder i URK.
Relation til sekretariatet
• •
Aktivitetsgruppen kan modtage rådgivning fra sekretariatet om konkrete driftsspørgsmål, herunder økonomistyring og retningslinjer. Aktivitetslederen indsender børneattester på samtlige frivillige til sekretariatet, der underskriver og videresender attesterne til Rigspolitiet.
Organisering
• • •
Aktivitetsgruppen skal have en aktivitetsleder, som er ansvarlig for aktiviteten. Derudover er de frivillige på aktiviteten ansvarlige for at fordele og organisere opgaverne internt. Nye aktivitetsgrupper skal godkendes af styregruppen for aktivitetsområdet. Hvis styregruppen etablerer en ny aktivitetsgruppe, skal det relevante lokale udviklingsråd orienteres og, hvis muligt, involveres i processen. Hvis en aktivitet skal lukkes, skal det altid være begrundet med udgangspunkt i brugernes behov og ske med godkendelse fra styregruppen og med høring af det lokale udviklingsråd. Aktiviteter med et budget på over 30.000 kroner kan kun lukkes efter godkendelse af landsstyrelsen.
Lokalt udviklingsråd Formål Det lokale udviklingsråds formål er at facilitere, støtte og etablere aktiviteter til gavn for udsatte børn og unge i udviklingsrådets geografiske område.
Ansvar Det lokale udviklingsråd har ansvar for... • At kortlægge udsatte børn og unges behov i lokalområdet. • At etablere aktivitetsgrupper i lokalområdet efter behov og efter godkendelse fra de relevante styregrupper. • At lave sociale og faglige arrangementer for frivillige i lokalområdet. • At lave lokale hvervekampagner. • At promovere organisationen i lokalområdet. • At skabe frugtbare og bæredygtige relationer til lokale samarbejdspartnere med fokus på brugernes behov. • At efterleve URK’s frivilligpolitik, vedtægter og standardvedtægter for lokale udviklingsråd.
Økonomi
• • •
Det lokale udviklingsråd skal én gang om året på deres årsmøde behandle og godkende årsregnskabet for udviklingsrådet, jf. de gældende vedtægter. Det godkende årsregnskab skal fremsendes til sekretariatet. Det lokale udviklingsråd kan ansøge lokale puljer, fonde og andre kilder til at finansiere udviklingsrådets udgifter efter aftale med sekretariatet. Det lokale udviklingsråd skal overholde landsstyrelsens økonomiske beslutninger og retningslinjer for forbrugssatser, jf. organisationens økonomimanual (urk.dk/hvem-er-vi/vaerktoejskassen/).
Relation til aktivitetsgrupper
• • •
Det lokale udviklingsråd skal løbende holde sig orienteret om de lokale aktivitetsgruppers behov og forventninger via kontakt til de lokale aktivitetsledere. Det lokale udviklingsråd skal støtte aktiviteterne i blandt andet at skaffe frivillige, brugere og lokaler. Aktivitetsgrupper uden en styregruppe refererer direkte til det lokale udviklingsråd.
Relation til styregrupperne
•
Det lokale udviklingsråd skal samarbejde med de relevante styregrupper om at etablere nye aktivitetsgrupper med fokus på brugernes behov.
Relation til landsstyrelsen
• • •
Det lokale udviklingsråd skal så vidt muligt bidrage til nationale kampagner i samarbejde med landsstyrelsen. Det lokale udviklingsråd forventes at deltage i nationale arrangementer i URK, herunder ledelsesmøder og landsmøde. Formanden for udviklingsrådet skal forstå og respektere organisationens frivillige lederpolitik, der beskriver krav, forventninger og muligheder som frivillig leder i URK.
Relation til sekretariatet
•
Det lokale udviklingsråd modtager løbende støtte og rådgivning fra sekretariatet om blandt andet økonomistyring, fundraising, rekruttering og organisering.
Organisering
• • •
Det lokale udviklingsråd vælges på det lokale årsmøde i henhold til vedtægterne. Alle medlemmer, der er registreret i det geografiske område, kan stemme og stille op til tillidsposter på årsmødet. Formanden for det lokale udviklingsråd er ansvarlig for møder og aktiviteter i udviklingsrådet, herunder årsmødet. Formanden repræsenterer det lokale udviklingsråd i dialog med lokale partnere. Etablering og lukning af et lokalt udviklingsråd sker i henhold til de gældende vedtægter, herunder med godkendelse fra landsstyrelsen.
4
5
Styregruppe Formål Styregruppens formål er at støtte, organisere og strategisk lede aktivitetsområdet.
Ansvar Styregruppen har ansvar for: • At der sker udvikling og vækst på aktivitetsområdet til gavn for brugerne og i samarbejde med aktivitetslederne og de øvrige frivillige på området. • At der er udarbejdet en aktivitetsbeskrivelse, der rummer målgruppe, formål, forandringsteori, intern organisering og relevante retningslinjer for aktivitetsområdet. • At der er udarbejdet en årlig handlingsplan med udgangspunkt i URK’s strategi. • At støtte aktivitetsledere og frivillige med relevant og løbende kompetenceudvikling. • At støtte aktivitetsgrupperne i rekruttering af frivillige og brugere til aktivitetsområdet. • At bidrage til promovering af området i offentligheden.
Økonomi
• • •
Styregruppen har ansvar for udarbejdelse af et budgetudkast for aktivitetsområdet med støtte fra sekretariatet. Budgettet skal behandles og godkendes af landsstyrelsen. Styregruppen skal overholde landsstyrelsens økonomiske beslutninger og retningslinjer for forbrugssatser, jf. organisationens økonomimanual (urk.dk/hvem-er-vi/vaerktoejskassen/). Styregruppen har skal løbende bidrage til de strategiske prioriteter i sekretariatets fundraising til aktivitetsområdet.
Relation til aktivitetsgrupperne
•
Styregruppen skal støtte, rådgive og lede aktivitetsgrupperne i implementeringen af aktiviteterne via blandt andet retningslinjer, konceptudvikling, uddannelse af frivillige og vidensdeling på tværs.
Relation til de lokale udviklingsråd
•
Styregruppen skal samarbejde med de lokale udviklingsråd om etablering af nye aktiviteter med fokus på brugernes behov. Styregruppen skal orientere og, hvis muligt, involvere det lokale udviklingsråd i etableringen af nye aktiviteter. Styregruppen skal godkende de lokale udviklingsråds etablering af nye lokale aktivitetsgrupper inden for aktivitetsområdet.
Relation til temaudvalget
• •
Styregruppen kan bruge temaudvalget til at drøfte udvikling og udfordringer på aktivitetsområdet. Styregruppen deltager som udgangspunkt i tværgående arrangementer for temaområdet på invitation fra temaudvalget.
Relation til landsstyrelsen
• • •
Styregruppen fremsender aktivitetsbeskrivelse og årlige handlingsplaner for aktivitetsområdet til landsstyrelsens godkendelse. Styregruppen deltager som udgangspunkt i nationale arrangementer i URK, herunder ledelsesmøder og landsmøde. Styregruppens formand skal forstå og respektere organisationens frivillige lederpolitik, der beskriver krav, forventninger og muligheder som frivillig leder i URK.
Relation til sekretariatet
• • •
Styregruppen modtager løbende støtte, sparring og rådgivning fra sekretariatet om blandt andet økonomistyring, fundraising, rekruttering, organisering, faglig udvikling, evaluering, konceptbeskrivelser og handlingsplaner. Sekretariatsbistanden til styregruppen er beskrevet i en aftale mellem sekretariatet og den enkelte styregruppe, der er godkendt af sekretariatschefen. Hvis der i en periode ikke er aktive medlemmer af styregruppen, overtager sekretariatet midlertidigt styregruppens ansvar og funktioner i lyset af handlingsplanen og bevillinger til området.
Organisering
• • • •
Styregruppen skal på valg én gang om året. Alle aktivitetsgrupper skal have mulighed for at deltage i valgprocessen. Alle styregrupper skal have en formand eller et formandskab. Aktivitetsbeskrivelsen for aktivitetsområdet skal rumme en beskrivelse af styregruppens struktur, valgprocedure og involvering af de frivillige på aktivitetsområdet. Der skal som udgangspunkt etableres en styregruppe, når der er ensartede aktiviteter flere steder i landet og/eller der vurderes at være behov for at sprede aktiviteten. Etablering af styregrupper godkendes af landsstyrelsen. En styregruppe kan kun lukkes med godkendelse af landsstyrelsen.
Temaudvalg Formål Temaudvalgets formål er at udvikle det tematiske område, så URK løbende kan adressere nye behov og målgrupper blandt udsatte børn og unge.
Ansvar Temaudvalget har ansvar for: • At udvikle konkrete forslag til nye aktivitetskoncepter inden for temaområdet til landsstyrelsens godkendelse. • At lave arrangementer for at fremme og facili- tere vidensdeling på tværs af temaområdets styregrupper. • At holde sig orienteret om samfundsudviklingen og nye behov på området. • At der er udarbejdet en årlig handlingsplan for udviklingen af temaområdet til landsstyrelsens godkendelse.
Økonomi
• •
Temaudvalget skal udarbejde et budget med udgangspunkt i handlingsplanen til til landsstyrelsens godkendelse. Temaudvalget skal overholde landsstyrelsens økonomiske beslutninger og retningslinjer for forbrugssatser, jf. organisationens økonomimanual (urk.dk/hvem-er-vi/vaerktoejskassen/).
Relation til styregrupperne
•
Temaudvalget har ikke besluttende kompetence over for styregrupperne, men kan løbende støtte styregrupperne i udvikling af aktivitetsområderne, herunder via vidensdeling på tværs.
Relation til landsstyrelsen
• •
Temaudvalget kan udvikle og indstille konkrete forslag til nye aktivitetskoncepter inden for temaområdet til landsstyrelsens godkendelse. Det er vigtigt, at temaudvalgene involverer landsstyrelsen og sekretariatet tidligt i udviklingsprocessen. Landsstyrelsen og sekretariatet kan ligeledes anmode temaudvalget om at arbejde videre med konkrete konceptforslag. Temaudvalgets formand skal forstå og respektere organisationens frivillige lederpolitik, der beskriver krav, forventninger og muligheder som frivillig leder i URK.
Relation til sekretariatet
•
Temaudvalget modtager støtte og rådgivning til udarbejdelse af årlige handlingsplaner, konkrete projektudviklingsprocesser og evt. indstillinger om nye aktivitetskoncepter fra sekretariatet.
Organisering
• • •
Et temaudvalg består af én formand og mellem to og syv menige medlemmer. Formanden bliver valgt af landsstyrelsen efter åben proces og ansøgning for en toårig periode. De menige udvalgsmedlemmer bliver valgt efter ansøgning til udvalgsformanden og godkendelse af landsstyrelsen. De menige medlemmer kan maksimalt sidde i udvalget i to år, hvorefter de skal indstilles igen. Det er ambitionen, at relevante eksterne ressourcepersoner bliver medlemmer af temaudvalgene. Et temaudvalg kan kun etableres med godkendelse af landsstyrelsen. Landsstyrelsen skal ligeledes godkende lukningen af et tema- udvalg.
6
7
Landsstyrelse Formål Landsstyrelsens formål er at lede organisationen mellem landsmøderne og udvikle og implementere URK’s fremtidsdrøm og strategier.
Ansvar Landsstyrelsen har ansvar for: • At udvikle URK i overensstemmelse med landsmødets beslutninger og organisationens vedtægter. • At udvikle politiske, strategiske og økonomiske prioriteringer og strategier for hele organisationen. • At udarbejde etårige handlingsplaner for landsstyrelsens arbejde på baggrund af organisationens flerårige strategi. • At godkende etableringen af nye styregrupper, temaudvalg og lokale udviklingsråd. • At arrangere og gennemføre landsmødet. • At sikre konfliktløsning og konflikthåndtering internt i organisationen. • At sikre frugtbare og relevante samarbejder med andre organisationer, myndigheder og den øvrige Røde Kors-bevægelse samt at engagere URK i politisk fortalerarbejde på baggrund af organisationens holdningsprogram. • At ansætte sekretariatschefen og i samarbejde med denne skabe rammerne for den bistand, som sekretariatet yder til de frivillige. • At være garant for, at organisationen overholder vedtægter, love og principper for Røde Kors-bevægelsen. • At fremme kommunikation, samarbejde og positiv involvering på tværs af URK.
Økonomi
• • • •
Landsstyrelsen skal vedtage et budget for hele organisationen med undtagelse af de lokale udviklingsråd på indstilling fra sekretariatet. Dette sker med udgangspunkt i de udkast, der udarbejdes af sekretariat, styregrupper og temaudvalg. Landsstyrelsen skal behandle et årsregnskab for hele organisationen på indstilling fra sekretariatet og skabe positive arbejdsbetingelser for de interne revisorer. Landsstyrelsen skal sørge for, at der er en forsvarlig sammenhæng mellem udgifter og indtægter, herunder hvorvidt niveauet for egenkapitalen er passende. Landsstyrelsen skal som udgangspunkt godkende alle fonds- og puljeansøgninger over 100.000 kroner.
Relation til de lokale udviklingsråd
• • •
Landsstyrelsen har ansvar for at skabe positive organisatoriske rammer for udviklingen af de lokale udviklingsråd. Landsstyrelsen skal via sekretariatet sørge for, at de lokale udviklingsråd handler i overensstemmelse med organisationens vedtægter, standardvedtægter for lokale udviklingsråd samt andre relevante principper og retningslinjer. Landsstyrelsen skal godkende etableringen af lokale udviklingsråd.
Relation til styregrupperne
• •
Landsstyrelsen skal godkende styregruppernes aktivitetsbeskrivelser, handlingsplaner og budgetter. Landsstyrelsen skal godkende etableringen og lukningen af styregrupper.
Relation til temaudvalgene
• •
Landsstyrelsen skal godkende temaudvalgenes handlingsplaner og budgetter. Landsstyrelsen skal godkende etableringen og lukningen af temaudvalg.
Relation til sekretariatet
• • •
Landsstyrelsen har i samarbejde med sekretariatschefen ansvar for at sikre sekretariatet optimale arbejdsvilkår og skabe rammerne for den bistand, som sekretariatet yder til organisationens frivillige. Der er en klar adskillelse mellem den politiske ledelse i landsstyrelsen og den administrative ledelse af sekretariatet. Landsstyrelsen blander sig ikke i administrative og personalepolitiske spørgsmål, der alene er sekretariatschefens ansvar. Sekretariatet udvikler og implementerer nye initiativer, beslutningsforslag, budget og ansøgninger til landsstyrelsens godkendelse. Sekretariatschefen har sammen med landsformanden ansvar for at forberede landsstyrelsens møder.
Organisering
• •
Landsstyrelsen består af 10 medlemmer, herunder en landsformand, to næstformænd og en landskasserer, som vælges på landsmødet i henhold til de gældende vedtægter. Landsstyrelsen vedtager en forretningsorden, der styrer landsstyrelsens arbejde og interne organisering.
Sekretariat Sekretariatets formål er at levere professionelle rammer og støtte til det frivillige arbejde i URK.
Ansvar Sekretariatet har ansvar for økonomistyring, fundraising og administration på de enkelte aktiviteter og på tværs af organisationen. Desuden har sekretariatet ansvar for at levere service, rådgivning og vejledning til organisationens aktiviteter og forskellige frivilligniveauer om blandt andet: • Organisering • Brugerbehov • Kompetenceudvikling • Rekruttering • Evaluering • Formidling og kommunikation • Eksterne partnere og relationer
Økonomi
• • • •
Sekretariatet udarbejder et budgetforslag for hele organisationen til landsstyrelsens godkendelse. Sekretariatet har ansvar for løbende registrering af evt. budgetjusteringer. Sekretariatet udarbejder store tværgående fonds- og puljeansøgninger til landsstyrelsens godkendelse. Sekretariatschefen disponerer over budgetposter til sekretariatet. Sekretariatet udarbejder et årsregnskab til landsstyrelsens behandling i samarbejde med landskassereren.
Relation til de lokale udviklingsråd
•
Sekretariatet yder løbende støtte og rådgivning til de lokale udviklingsråd om blandt andet økonomistyring, fundraising, rekruttering og organisering.
Relation til styregrupperne
• • •
Sekretariatet yder løbende støtte, sparring og rådgivning til styregrupperne om blandt andet økonomistyring, fundraising, rekruttering, organisering, faglig udvikling og handlingsplaner. Der udarbejdes specifikke aftaler om sekretariatsbistanden til de enkelte styregrupper. Hvis der i en periode ikke er aktive medlemmer af en styregruppe, overtager sekretariatet midlertidigt styregruppens ansvar og funktioner i lyset af handlingsplanen og bevillinger til området indtil styregruppen er (gen)etableret.
Relation til temaudvalgene
•
Sekretariatet yder støtte og rådgivning til temaudvalgene om udarbejdelse af etårige handlingsplaner og evt. indstillinger om nye aktivitetskoncepter.
Relation til landsstyrelsen
• • •
Landsstyrelsen ansætter og leder sekretariatschefen. Der er en skarp adskillelse mellem landsstyrelsens politiske ledelse og sekretariatschefens administrative ledelse af organisationen. Sekretariatet udvikler og implementerer nye initiativer, beslutningsforslag, budget og ansøgninger til landsstyrelsens godkendelse. Sekretariatschefen har sammen med landsformanden ansvar for at forberede landsstyrelsens møder.
Organisering
•
Sekretariatschefen beslutter alene den interne organisering af sekretariatet inden for de politiske og strategiske rammer, der er udstukket af landsstyrelsen. Udvidelser af sekretariatets ressourcer vedtages af landsstyrelsen i forbindelse med budgetgodkendelsen eller separate indstillinger.
8