Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di Verona Vademecum operativo elaborato dalla Commissione relativa allo studio ed all’approfondimento delle procedure concorsuali Argomento trattato:
PROCESSO TELEMATICO SUGGERIMENTI OPERATIVI RELATIVI ALL’UTILIZZO DI QUESTO NUOVO STRUMENTO: SISTEMI E PROGAMMI DISPONIBILI
Membri della Gruppo di Lavoro: Presidente: dott.ssa Marina Cesari Altri membri: - dott. Stefano Tonelato - dott. Giulio Gastaldello - dott. Matteo Toffolatti - dott. Matteo Bonetti Con la collaborazione del dott. Simone Corso di Unicredit Management Bank
La scadenza dei termini imposti dall’art. 16 bis del richiamato D.L. 179/2012, convertito dalla L. 221/2012 per l’inizio dell’obbligatorietà e la piena efficacia del solo processo telematico che è iniziato a decorrere dal 30 giugno del 2014 impone la necessità di prendere confidenza con questo nuovo metodo di dialogo con il Tribunale. Di fatto, lo stesso si rivolge a molteplici professionalità come, ad esempio: agli avvocati ai curatori fallimentari; ai commissari giudiziali ai liquidatori giudiziari ai consulenti Tecnici d’Ufficio Il presente lavoro si propone di fornire ai colleghi uno strumento operativo, svolto in maniera molto schematica e tecnica, che consenta di avere gli elementi minimi indispensabili per poter utilizzare questo nuovo strumento informatico. Di seguito si provvede ad illustrare, in maniera molto pratica, il procedimento attivabile per eseguire l’accesso al portale pst.giustizia.it e per la predisposizione e la trasmissione degli atti in via telematica. Prima di addentrarsi negli aspetti prettamente tecnici del processo telematico, si devono segnalare i punti salienti del DL 90/2014, che sono ripresi da una circolare del Ministero della Giustizia del 27 giugno 2014 e che si riportano: a. per i procedimenti instaurati a decorrere dal 30 giugno 2014 il deposito degli atti endoprocessuali, provenienti dalle parti costituite ovvero dagli ausiliari del giudice, avviene esclusivamente mediante invio telematico. Le cancellerie, quindi, da tale data, nei procedimenti di nuova instaurazione, non dovranno più ricevere il deposito in forma cartacea degli atti endoprocessuali di parte, salve le eccezioni di cui ai commi 8 e 9 art.16 bis d.l. 179/12 cit. ; b. per i procedimenti instaurati prima del 30 giugno 2014 è facoltà della parte, fino al 30 dicembre 2014, scegliere se depositare atti e documenti in forma cartacea o mediante invio telematico. Dal 31 dicembre 2014, anche nei procedimenti già pendenti, sarà consentito il deposito di atti endoprocessuali esclusivamente mediante invio telematico. Per un completo esame delle soluzioni proposte alle problematiche emerse dall’utilizzo di questo nuovo sistema, si richiamano le soluzioni normative proposte dal Consiglio nazionale Forense con circolare del 16.6.014 (all. 3), la Circolare del Ministero della Giustizia del 27.6.2014 (all 4), il protocollo PCT elaborato dalla Corte di Appello di Venezia datato 3.7.2014 (all. 5) e le indicazioni date dal Tribunale di Verona del 21.7.2014. E’ riportata la scheda riassuntiva di Attività/Scadenze secondo quanto indicato nel Decreto Legge 90/2014, che contiene un’immediata illustrazione delle novità riportata dalla circolare straordinaria del 25 giugno del CNF, rinviando comunque alla lettura dell’articolo 16 bis, comma 9, del decreto legge 179/2012, cosiddetto Decreto Crescita (all. 2) e del Decreto Legge 90/2014.
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Le previsioni principali nella tabella riepilogativa MISURE URGENTI PER LA SEMPLIFICAZIONE E LA TRASPARENZA AMMINISTRATIVA E PER L’EFFICIENZA DEGLI UFFICI GIUDIZIARI
Decreto legge 90/2014 in Gazzetta Ufficiale 144 del 24 Giugno 2014- In vigore dal 25 giugno 2015 MISURE PER L’INFORMATIZZAZIONE DEL PROCESSO CIVILE DEPOSITO TELEMATICO DEGLI ATTI PROCESSUALI Procedimenti davanti al Tribunale
Obbligatorio
Iniziati a partire dal 30 giugno 2014
SI
Facoltativo
SI
Iniziati prima del 30 Giugno 2014
Per decreto ingiuntivo
Procedimenti Corte d’appello
Data Dal 30-6-2014 Dal 30-6-2014
SI
Dal 31-12-2014
SI
per Decreto del Ministero giustizia per singolo ufficio giudiziario
SI
Dal 30-6-2014
SI
Dal 30-6-2015 salvo anticipazione prevista per i singoli uffici con decreto
MOMENTO DI PERFEZIONAMENTO DEL DEPOSITO Quando la ricevuta di avvenuta consegna è generata entro la fine del giorno di scadenza. Il deposito può essere eseguito mediante più messaggi di posta elettronica se il messaggio eccede la dimensione massima consentita.
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Creditori procedura
PEC Procedura 1
Unica PEC – REGINDE PROFESSIONISTA
Portale Giustizia -
SIECIC Creditori procedura
PEC Procedura 2
PROFESSIONISTA
PEC PROFESSIONISTA (ReGinDe)
Atti depositabili telematicamente* Creditori procedura
PEC Procedura n
AREA PCT
NO AREA PCT
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TRIBUNALE
L’elenco che segue si riferisce agli atti dell’ambito delle procedure concorsuali che è possibile depositare telematicamente presso gli Uffici Giudiziari
PROCEDURE CONCORSUALI
Atti del Curatore o Elenco insinuazioni e progetto stato passivo o Rendiconto del curatore o Piano di riparto o Verbale di inventario (beni inventariati e beni esclusi) o Relazione iniziale ex art. 33 l. fall. o Relazione periodica ex art. 33 l. fall. o Istanza di vendita e programma di liquidazione o Atto non codificato Alcuni termini chiave tratti dal Codice dell'amministrazione digitale D.Lgs. 82/2005 aggiornato al D.Lgs. 33/2013 e D.L. 179/2012, n. 179 (L. conv. 221/2012) Capo I PRINCIPI GENERALI - Sezione I - Definizioni, finalità e ambito di applicazione Art. 1. Ai fini del presente codice si intende per: e) certificati elettronici: gli attestati elettronici che collegano all'identità del titolare i dati utilizzati per verificare le firme elettroniche; p) documento informatico: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; q) firma elettronica: l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica; r) firma elettronica qualificata: un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma; u-ter) identificazione informatica: la validazione dell'insieme di dati attribuiti in modo esclusivo ed univoco ad un soggetto, che ne consentono l'individuazione nei sistemi informativi, effettuata attraverso opportune tecnologie anche al fine di garantire la sicurezza dell'accesso; v-bis) posta elettronica certificata: sistema di comunicazione in grado di attestare l'invio e l'avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi;
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Indice della relazione 1 Premessa relativa al processo telematico ................................................................................. 7 2 Utilizzo della chiavetta contenente la firma digitale ed installazione del programma Java. ..............................................................................................................................10 2.1 Installazione programma java ............................................................................................................. 11 2.2 Chiavetta USB CNDCEC ................................................................................................................... 11 2.2.1 Installazione dei programmi contenuti nella chiavetta .......................................................................... 12 2.3 Chiavetta USB fornita dalla CCIAA di Verona ............................................................................... 14
3 4
Visualizzazione degli atti nel portale PST.giustizia.it ...........................................................16 Redattori di atti ..........................................................................................................................24
4.1 Il redattore di atti gratuito disponibile sul sito della Regione Toscana ........................................ 24 4.2 Predisposizione ed invio atti attraverso Fallcoweb ......................................................................... 28 4.3 Utilizzo del programma Console ....................................................................................................... 38 4.3.1 Utilizzo delle funzioni che consentono di visualizzare gli atti presenti nel PCT ................................... 38 4.3.2 Utilizzo delle funzioni che consentono la predisposizione delle buste (cd. Redattore di atti) ................... 46
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1
Premessa relativa al processo telematico
Il Processo civile telematico è una serie di attività tipicamente processuali finora realizzate in forma cartacea, destinate a compiersi in via telematica. Il Portale dei servizi telematici (pst.giustizia.it) è il sistema volto a fornire un’unica porta di accesso ai servizi telematici resi disponibili dal Ministero della Giustizia.
Su tale piattaforma, gestita dal Ministero della Giustizia, è installato il software di gestione del processo telematico. A tale software si può accedere unicamente mediante identificazione personale che avviene con l’utilizzo della firma digitale che ogni professionista può ottenere. In pratica, con l’inserimento del supporto che contiene la propria firma digitale nel proprio PC, è possibile accedere agli atti esistenti nella piattaforma informatica del processo telematico, ma solo però agli atti per i quali si è stati specificamente abilitati, in funzione degli incarichi che sono stati attribuiti (nel caso dei dottori commercialisti in particolare per gli incarichi di CTU, di curatore fallimentare, di commissario giudiziale o liquidatore giudiziale, ecc.., per gli avvocati, oltre che per gli incarichi ricevuti, anche per le difese assunte con specifico mandato professionale). Il portale consente la possibilità di visualizzare gli atti esistenti sulla piattaforma informatica sopra vista. Vi è poi la possibilità di trasmettere al competente Tribunale in via informatica, e non più mediante il deposito di copia cartacea, gli atti ed i documenti relativi agli incarichi assunti. In pratica utilizzando degli specifici software, denominati redattori di atti, è possibile predisporre dei particolari files, denominati buste, che possono poi essere trasmessi al Tribunale competente con l’utilizzo della propria PEC professionale (1). (1) Si veda l’allegato 3 che contiene il contenuto dei messaggi da trasmettere.
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Con questo strumento, infatti, è possibile predisporre le proprie perizie, le proprie relazioni, le proprie istanze corredate dei relativi allegati (in formato pdf o zip). Ogni busta è formata fa un file, in formato xml, che contiene le informazioni del fascicolo informatico che servono alla busta per essere trasmessa alla corretta cancelleria del competente Tribunale (2). Oltre al file xml, la busta (che può avere una dimensione massima di 30 mb) contiene: - l’atto che si vuole depositare (il ricorso, la memoria, l’istanza, la relazione, la perizia, ecc…) che deve essere predisposto in word e poi convertito in pdf (per essere riconosciuto in maniera corretta dal redattore di atti); - gli allegati all’atto, che possono essere dei file in pdf anche scansionati;
(2) Il file xml contiene tutte le informazioni di base per consentire alla busta di essere recapitata alla giusta cancelleria (ovvero, il Tribunale Competente, la cancelleria competente, il numero di ruolo del procedimento, il nome delle parti, il tipo di atto che si intende trasmettere, ecc…
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Gli avvocati dovranno inserire tra, gli allegati, anche la copia del mandato professionale e la copia degli eventuali pagamenti dei tributi connessi all’atto. Va precisato al riguardo che, una volta firmati digitalmente i files, viene creata e predisposta la la busta (in formato .eml) contenete sia i files in formato xml, sia i files contenenti gli atti ed i documenti da trasmettere che, una volta firmati, assumono il formato .p7m. La busta così predisposta va salvata su un’apposita cartella del proprio PC per essere successivamente trasmessa all’indirizzo PEC del competente Tribunale dal proprio indirizzo PEC professionale (ovvero l’indirizzo PEC personale indicato all’Ordine di appartenenza o a quello specificamente indicato per il processo telematico). La spedizione dovrà contenere nell’oggetto l’indicazione “DEPOSITO”, come è meglio descritto nell’allegato 2). Va inoltre evidenziato il fatto che tale deposito può avvenire esclusivamente con l’indirizzo PEC del professionista che viene abilitato per uno specifico procedimento (da non confondere, ad esempio, con l’indirizzo PEC che viene creato per ciascuna procedura concorsuale che serve invece ad altri fini). L’indirizzo PEC di ciascun professionista viene infatti comunicato al ReGIndE (ovvero al Registro Generale degli Indirizzi Elettronici che contiene i dati dei soggetti abilitati al processo civile telematico, tra cui anche la PEC) dal proprio Ordine Professionale. Recentemente l’Ordine dei Commercialisti ha proposto anche la possibilità di segnalare un secondo indirizzo PEC dedicato in via del tutto specifica al processo telematico. Di seguito è riportato, in maniera schematica e così come pubblicato sul sito http://pst.giustizia.it/pst/resources/cms/documents/flussi_di_alimentazione_del_r egistro_generale_degli_indirizzi_elettronici.pdf, il flusso degli atti che accedono al processo telematico.
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Alla luce di tali semplici premesse, di seguito si è cercato di costruire questa guida molto pratica che si pone l’obiettivo di fornire ai colleghi delle istruzioni molto semplici ed intuitive e basate sulle foto dei singoli passaggi che occorre affrontare sul proprio PC per utilizzare questi strumenti.
2
Utilizzo della chiavetta contenente la firma digitale ed installazione del programma Java.
I primi passaggi fondamentali da seguire sono quelli di iniziare ad usare la chiavetta contenente la firma digitale sulla piattaforma del processo telematico e di istallare sul proprio PC il programma Java. In alternativa si può utilizzare la smart-card tradizionale con apposito lettore. Di seguito sono riprodotte le fasi fondamentali da seguire per utilizzare alcune tipologie di firme digitali e per l’installazione del programma java. NB: Per le tipologie di chiavette contenenti la firma digitale qui non trattate è necessario contattare il proprio fornitore e farsi spiegare le modalità di utilizzo delle medesime.
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2.1
Installazione programma java
Prima di installare la chiavetta sul proprio computer, è necessario installare il programma Java andando sul seguente link: http://www.java.com/it/download/
Dopo avere seguito la procedura di installazione del programma java è possibile andare ad installare i programmi contenuti nella chiavetta contenente la firma digitale.
2.2
Chiavetta USB CNDCEC
Tutti i Dottori commercialisti dovrebbero essere dotati della chiavetta contenente la propria firma digitale che utilizzano anche per trasmettere gli atti alla competente CCIAA utilizzando il programma DIKE.
Foto della chiavetta fornita in dotazione dall’Ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili
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Tale chiavetta, contiene al suo interno il seguente contenuto:
Per attivare la possibilità di accedere al sito pst.giustizia.it, è necessario procedere nel modo seguente:
2.2.1
Installazione dei programmi contenuti nella chiavetta
Una volta inserita la chiavetta nel proprio PC, è possibile andare ad installare i programmi contenuti nella cartella “Installdriver”.
All’interno della cartella “Installdriver”, vi sono i seguenti files:
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Le frecce rosse sopra riportate indicano i due files da installare sul proprio PC. Dapprima si può istallare il programma “bit4it_ipkki-k4-ccid-ext”
Dopodiché è possibile installare il programma “DPInst” semplicemente cliccando due volte sul medesimo.
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Infine, per completare tale installazione, come suggerito dalle istruzioni relative alla chiavetta in dotazione che si trovano all’interno dell’applicazione PStart (che si trova all’interno della cartella Pstart) si consiglia di installare anche il programma Microsoft Frame Assistant 1.1 che si trova a disposizione su internet gratuitamente. Una volta installati questi programmi, insieme al programma java, la chiavetta è pronta per funzionare sul sito PST Giustizia. NB: Si sono verificati alcuni problemi di funzionamento dovuti ad una versione non aggiornata del browser utilizzato per internet. Per poter svolgere questa attività è necessario pertanto controllare di avere una versione aggiornata del browser Explorer.
2.3
Chiavetta USB fornita dalla CCIAA di Verona
Per l’accesso al portale del Processo Telematico si può utilizzare anche la Business Key fornita dalla CCIAA di Verona.
Il contenuto della chiavetta è il seguente:
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Per accedere al portale del Processo Telematico, è sufficiente accedere al sito pst.giustizia.it utilizzando il browser contenuto nella chiavetta al seguente percorso: ► Aruba Key ► FirefoxPortable ► FirefoxPortable.exe
L’esecuzione di tale programma consente di accedere ad internet utilizzando il browser firefox. Con tale browser è possibile poi accedere al sito PCT giustizia ed utilizzare la firma digitale contenuta in tale chiavetta.
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3
Visualizzazione degli atti nel portale PST.giustizia.it
Per visualizzare gli atti collegati al proprio codice fiscale ed alla propria firma digitale, una volta installati questi programmi sul proprio pc è necessario accedere al sito: pst.giustizia.it seguendo le seguenti istruzioni:
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Immettere PIN
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In questo modo, e’ possibile visualizzare il fascicolo informatico della procedura scelta
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Ogni fascicolo contiene una serie di righe che corrispondono a tutti gli eventi che lo contraddistinguono.
Alcune righe contengono anche degli atti scansionati contenuti in pdf che è possibile aprire, visualizzare, salvare e stampare.
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E’ possibile visualizzare gli atti depositati nel fascicolo
E’ sufficiente cliccare sul nome del file come indicato
Ovviamente è possibile anche richiedere le copie autentiche degli atti depositati seguendo le indicazioni qui riportate.
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4
Redattori di atti
Una volta compreso come è possibile andare a visualizzare ed a scaricare gli atti che si riferiscono ai propri procedimenti occorre capire come è possibile spedire (o meglio depositare) gli atti predisposti attraverso il processo telematico. Per fare ciò è necessario avere un redattore di atti. Il Ministero, al momento, non ha messo a disposizione degli utenti la possibilità di avere gratuitamente un software adatto a tale uso. In commercio ve ne sono ormai parecchi e, nel prossimo futuro tutte le software house che fanno i programmi per gli studi professionali dovranno adeguarsi e predisporre dei programmi ad hoc. Per quanto riguarda le procedure concorsuali occorre precisare che chi usa il programma fallcoweb ha già a disposizione un programma che consente di trasmettere gli atti in via telematica e, di conseguenza, ha già a disposizione un redattore di atti. Gli avvocati hanno già da tempo la possibilità di utilizzare la Consolle dell’Avvocato, che viene scaricata direttamente dal sito degli avvocati, mentre per i commercialisti è possibile acquistare un analogo programma che è convenzionato con l’Ordine dei Dottori Commercialisti e che è possibile acquistare ad un prezzo scontato. Si deve precisare che questi due ultimi programmi (Fallcoweb e Consolle) sono a pagamento e sono stati analizzati in questo lavoro in quanto, allo stato, risulterebbero essere i programmi a più ampia diffusione rispetto ad altri. 4.1
Il redattore di atti gratuito disponibile sul sito della Regione Toscana
Vi sono già alcune software-house che stanno predisponendo dei software gratuiti. Tra questi, il primo che risulta disponibile si trova a questo link: https://www.giustizia.toscana.it/cancelleriadistrettuale/td/scaricaRisorse.action
al quale si può accedere con la propria firma digitale inserita. Così facendo comparirà il sito seguente:
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Cliccando sul link “software per windows” è possibile installare gratuitamente tale software sul proprio pc.
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Una volta installato il programma comparirà sul desktop l’icona
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A questo punto, è necessario: 1) inserire i dati anagrafici del professionista abilitato a predisporre e sottoscrivere l’atto da trasmettere; 2) inserire le impostazione del programma; 3) aggiornare i certificati (ovvero gli indirizzi PEC di tutti i Tribunali d’Italia che sono predisposti a ricevere gli atti telematici; 4) controllare la presenza degli aggiornamenti.
Una volta installato il programma ed effettuati tutti gli aggiornamenti, è possibile predisporre la busta seguendo scrupolosamente le fasi guidate del programma. Le fasi sono intuitive e facili da seguire. Alla fine, dopo avere importato l’atto da spedire (in formato pdf trasformato da word) ed inserito gli allegati nella busta (in formato pdf o zip), il programma chiede di effettuare la sottoscrizione degli atti, sempre con la propria firma digitale, ed infine predispone la busta che si compone in un file in formato .eml. Questo file può essere scaricato sul proprio PC e deve poi essere trasmesso all’indirizzo PEC del Tribunale di competenza con l’indicazione nell’oggetto di “deposito …….” Una volta effettuata la trasmissione del file in formato .eml è possibile seguirne l’evoluzione rientrando, con il procedimento spiegato prima relativo al sito pst.giustizia.it ***
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4.2
Predisposizione ed invio atti attraverso Fallcoweb
Per predisporre e trasmettere un atto utilizzando il sito Fallcoweb, il primo passaggio da controllare, dopo essere entrati nel proprio sito di Fallcoweb, attiene all’inserimento dei corretti parametri della propria PEC professionale che viene utilizzata per il processo telematico. A tale scopo, dopo avere scelto una procedura inserita nel programma fallcoweb, si deve accedere alla funzione: PROCESSO TELEMATICO Parametri PEC per PCT
In tale sezione vanno inseriti i parametri della PEC professionale del curatore. Occorre qui verificare che Fallco abbia già inserito la PEC del Tribunale di competenza. In questo caso si vede sotto la PEC del Tribunale di Verona. Se non si vede questo parametro, è necessario telefonare all’assistenza Fallco perché è un parametro che viene inserito dall’assistenza e non dal curatore. NB: Al riguardo si segnala che i parametri PEC da utilizzare nel processo telematico si riferiscono sempre a quelli del professionista (curatore, commissario, CTU, ecc…) e mai a quelli della procedura rappresentata. Per quanto riguarda le procedure concorsuali occorre precisare che chi usa il programma fallcoweb si trova già nella sezione “Deposito atti registri Siecic” il programma che consente di: - creare la busta contenente l’atto da trasmettere (da predisporre in pdf) e gli allegati (anch’essi in pdf) - firmare la busta una volta generata; - trasmetterla direttamente al competente Tribunale.
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Di seguito sono indicati, con un’apposita freccia rossa i passaggi da seguire per la predisposizione e la trasmissione di un atto. 1) Il primo passaggio è quello della scelta di un nuovo documento, come sotto visualizzato.
NB: Il programma Fallcoweb non consente però di trasmettere atti ad indirizzi diversi da quelli previsti per la propria procedura. In pratica il programma crea da solo il file xml che contiene le informazioni del fascicolo della procedura selezionata ed il Tribunale competente al quale abbinare la busta da trasmettere. 2) il secondo passaggio è quello della scelta del tipo di atto da depositare. L’immagine sotto riportata evidenzia la tipologia di atti che è possibile depositare messi a disposizione dal programma ministeriale. Nel programma Fallco, si può vedere che, in questo caso, alcune delle scelte non sono disponibili: - istanza di vendita; - elenco insinuazioni; - progetto di stato passivo; - stato passivo; - verbale di inventario; In questo caso, infatti, è stato acquistato solo programma Fallco PEC e non l’intero gestionale.
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Di conseguenza, per questa procedura sotto riportata il programma Fallco non consente di effettuare tali scelte perché impone la presenza dei dati che dovrebbero derivare dall’apposito gestionale che, nel caso di specie, non è stato acquistato. Tali tipologie di atti sono precluse dal programma Fallcoweb perché si riferiscono ad atti strutturati e che possono essere selezionati soltanto se si possiede l’intero programma di Fallcoweb con la gestione completa delle singole procedure. Di conseguenza, per evitare la preclusione imposta alla trasmissione di tali atti è sufficiente selezionare il campo Atto generico (che si riferisce a tutte le istanze non previste dall’apposita indicazione) e poi descrivere nell’apposito campo il tipo di atto che si intende trasmettere e che sarà allegato in formato pdf. In questo modo, però il sistema ministeriale non recepisce la trasmissione di alcuni atti fondamentali nel processo fallimentare (come ad es. lo stato passivo, il programma di liquidazione, ecc…) che verrebbero quindi in seguito segnalati come atti da depositare o non ancora depositati.
Selezioni utilizzabili solo con programma
Fallco
Altre selezioni possibili
Si può vedere qui sotto che il programma consente di descrivere il tipo di atto che si intende depositare. Il programma Fallco consente anche di attribuire un numero ad ogni istanza per consentire una corretta individuazione. Questa numerazione può essere molto utile per il caso in cui si debba trasmettere una busta con dimensioni troppo estese. In questo caso è possibile generare più buste con allegati diversi
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ma denominarle tutte con la stessa istanza e con lo stesso numero attribuito, in maniera che possano essere facilmente individuate.
Descrizione dell’istanza
Attribuzione numero all’istanza
NB: L’indicazione di un numero progressivo all’istanza può essere utile per consentire al giudice o alla cancelleria una immediata visualizzazione della stessa, oppure per la trasmissione di un atto che contiene molti allegati e che necessita quindi di diverse spedizioni. Le diverse spedizioni fatte per un solo atto potrebbero essere facilmente abbinate da questo numero identificativo dell’istanza. 3) scelta dell’atto da trasmettere e dei relativi allegati. La terza fase consente di selezionare e scegliere il file contenente l’atto da trasmettere. L’atto da trasmettere deve essere trasformato in pdf da altro programma (ad. es. word o excel). Non è possibile trasmettere un atto che sia scansionato in formato pdf. E’ possibile invece inserire negli allegati dei file in pdf che possono anche essere scansionati. La dimensione di file in pdf dovrà essere adeguata e contenuta per consentire alla stessa di rimanere nei limiti previsti dalle caratteristiche tecniche. Per mantenere un archivio ordinato, si consiglia di istituire una specifica cartella nel proprio PC che contenga ogni singola istanza trasmessa. In corrispondenza con gli atti del processo telematico che vanno a formare uno specifico evento, si consiglia di riordinare e riorganizzare il proprio archivio informatico in modo tale da creare un sistema di cartelle e sottocartelle per ciascuna procedura e, in particolare, per le istanze trasmesse.
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In particolare, in ciascuna cartella potranno essere inseriti i seguenti file: - il file in word che contiene l’atto da depositare; - il file in pdf che contiene l’atto trasformato da quello in word e che viene trasmesso; - gli allegati scansionati e trasmessi; - gli altri file che sono serviti a tale scopo; - la scansione del deposito ed i provvedimento del GD; - la copia degli eventuali mandati ricevuti a fronte di tale istanza; - …. ecc… Si veda l’esempio sotto riportato.
Ad esempio, nella cartella I piano di liquidazione, è stato inserito il seguente contenuto.
Tali file saranno quindi selezionati e caricati nel sistema Fallco con i passaggi indicati dall’apposita freccia.
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4) creazione del file xml Una volta completata la selezione e l’upload dei file selezionati si procede con la creazione del file xml. Le fasi sono tutte preimpostate dal programma Fallco, perciò è difficile sbagliare. Basta solo seguire i passaggi che sono indicati.
Il programma crea in automatico tale file perché prende i dati dalla procedura selezionata.
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5) firma della busta Anche questa operazione è gestita da quanto sotto riportato con freccia rossa. E’ sufficiente, in questa fase, ricordarsi di avere inserito la chiavetta contenente la propria firma digitale.
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6) creazione della busta La fase successiva è quella della creazione della busta che si esegue semplicemente cliccando sull’apposito spazio.
7) invio della busta Infine, l’ultima fase da seguire e quella che consente l’invio della busta direttamente alla Tribunale competente che si esegue semplicemente cliccando sull’apposito spazio.
Sotto si può vedere la visualizzazione dell’esito come compare nel sistema.
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4.3
Utilizzo del programma Consolle PCT
Il programma Consolle PCT è il programma attualmente utilizzato dagli avvocati perché è generato dalla medesima software-house che ha costruito la piattaforma informatica del processo telematico (pst.giustizia.it). Di seguito vengono mostrate le singole fasi di utilizzo di tale strumento. 4.3.1
Utilizzo delle funzioni che consentono di visualizzare gli atti presenti nel PCT
Non appena entrati nel programma, è necessario selezionare il Tribunale con il quale si lavora.
Poi si seleziona la tipologia di atti che si vogliono visualizzare (CTU, curatore, commissario)
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In questo link si puo’ scegliere il ruolo con cui su vuole accedere al servizio. (ad es. Curatore/ commissario o CTU)
E’ solo un esempio per far comprendere che cosa viene visualizzato nel programma.
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Vi è anche la possibilità di sincronizzare le scadenze ed i provvedimenti presi dal Tribunale con l’Outlook o altre agende presenti sul proprio computer.
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Il programma consente anche di visualizzare singoli fascicoli personali utilizzando, generalmente il numero di ruolo RG, oppure il numero del fallimento ed anno. Nel caso sotto riportato è stata fatta una ricerca per numero di fallimento ed anno. (nel caso in esame n. 66/2013)
Il prospetto sotto riportato riporta invece un esempio di vista elenco.
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Nell’elenco sopra riportato vi sono alcuni eventi che contengono gli atti inseriti dalla cancelleria o trasmessi con il processo telematico i file in pdf. Cliccando sugli stessi è possibile visualizzarli. Qui sotto è riportato un esempio della possibile visualizzazione.
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E’ anche possibile inserire un’anagrafica di parti abituali.
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Qui sotto, si può invece accedere al menù che consente la configurazione del programma e dei certificati.
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4.3.2
Utilizzo delle funzioni che consentono la predisposizione delle buste (cd. Redattore di atti)
Per la predisposizione degli atti da trasmettere è necessario accedere al menù gestione fascicoli. Facendo ciò si aprirà la maschera sotto riportata che si divide in due diversi campi.
Il primo campo denominato Fascicoli consente di creare il fascicolo che contiene le indicazioni corrette per la destinazione dell’atto che si va a predisporre (Tribunale ed ufficio competente, numero di procedimento, tipologia di atto da trasmettere, ecc…
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Scelta del Tribunale competente e del numero di causa (RG) o di fallimento
Tipologia degli atti caricati a sistema
L’inserimento di questi dati consente la creazione del file xml ovvero il file che contiene le indicazioni per indirizzare la busta che verrà predisposta all’ufficio competente ed al fascicolo del procedimento. Tale file, infatti, contiene: - il tribunale competente;
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-
la cancelleria competente per tale atto (civile, fallimentare, volontaria giurisdizione, esecuzioni immobiliari, ecc…) - il numero e l’anno di RG della causa ovvero il numero e l’anno del fallimento; - ecc… Il file xml contiene si può visualizzare in questo modo:
Visualizzazione del file xml che contiene i dati del fascicolo informatico
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La seconda parte della gestione documenti è dedicata ai depositi telematici. Con tale programma è possibile creare la busta da trasmettere. La busta è un file in formato .eml che contiene gli atti ed i documenti da trasmettere.
Il primo passaggio è l’importazione dell’atto da trasmette che deve essere un file in word convertito (e non scansionato) in pdf
La maschera che si apre consente di indicare la tipologia di istanza che si vuole depositare.
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Dopo avere importato l’atto da trasmettere è possibile importare gli allegati che vanno ad integrarlo. E’ possibile aggiungere gli allegati che si desiderano in formato pdf, anche scansionato. NB: L’atto principale da trasmettere deve essere un file convertito da word in pdf e non può essere un atto scansionato in pdf. Gli allegati possono essere in formato pdf (anche scansionato) o in formato zip. Dopo avere importato nella busta i file necessari (ovvero l’atto principale e gli allegati) è necessario firmare i singoli files semplicemente cliccando sulla cella firma.
E’ consigliabile firmare tutti gli atti che compongono la busta
Viene ovviamente richiesto (con la chiavetta della propria firma digitale inserita) il proprio codice PIN.
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Gli atti firmati vengono visualizzati come sotto riportato con il simbolo
Firmati gli atti è necessario cliccare sul comando crea busta e compare la seguente finestra.
Dando l’ok è poi possibile firmare la busta creata.
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Infine, una volta firmata la creazione della busta è necessario cliccare sul comando esporta busta per poter salvare il file in formato .eml così creato in un’apposita cartella pronta per essere trasmessa all’indirizzo PEC del Tribunale competente
NB: Si deve qui precisare che il programma Consolle, consentirebbe anche la trasmissione ed il ricevimento degli atti direttamente dal programma cliccando un semplice comando. Per fare ciò però è necessario accettare di sostituire la propria PEC professionale con la PEC proposta da tale sofware-house. Di conseguenza, se non si vuole cambiare la propria PEC professionale, è possibile trasmettere gli atti nel modo seguente: a) predisporre una PEC (dal proprio indirizzo PEC) indirizzata al Tribunale competente (ad es. per il Tribunale di Verona la PEC è
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[email protected]) b) è necessario digitate nell’oggetto di tale PEC la parola “deposito[spazio] …..” c) alla PEC va allegato il file in formato .eml che contiene la busta. A questo punto la busta può essere trasmessa al Tribunale competente e contiene al suo interno il file xml che consente alla stessa di essere abbinata al fascicolo della causa o della procedura specifica. *** Si confida con ciò di avere fornito un utile contributo ai colleghi che si accingono ad utilizzare questo nuovo strumento. In allegato vengono prodotti i seguenti documenti: 1) Art. 16 bis dell’articolo 16 bis, comma 9, del decreto legge 179/2012, cosiddetto Decreto Crescita; 2) lo schema del formato messaggi PEC e del flusso di deposito degli atti telematici; 3) le soluzioni normative proposte dal Consiglio nazionale Forense con circolare del 16.6.014; 4) la Circolare del Ministero della Giustizia del 27.6.2014; 5) il protocollo PCT elaborato dalla Corte di Appello di Venezia datato 3.7.2014; 6) le indicazioni date dal Tribunale di Verona del 21.7.2014; Oltre ai documenti pubblicati sul portale giustizia, riportiamo di seguito alcuni link reperibili su internet che trattano il tema del processo telematico e che sono stati formati dai diversi Tribunali d’Italia: 7) Bozza di Protocollo PCT formato da Tribunale di Firenze: http://www.osservatoriogiustizia.re.it/wp-content/uploads/2013/04/Bozza-ProtocolloPCT-Firenze.pdf;
8)
Vademecum
PCT
formato
dalla
Corte
di
Appello
di
Catania:
http://www.giustizia.catania.it/allegatinews/A_3784.pdf;
9) Prassi e procedura operative pubblicate dall’Ordine degli Avvocati di Milano sul seguente link: http://www.ordineavvocatimilano.it/?pgn=articolo&id=2653&idmt=16
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Formato messaggi di Posta Elettronica Certificata e descrizione dettagliata del flusso di deposito Nel seguito si riportano i dettagli relativi a Formato messaggio di PEC per il deposito degli atti Flusso di deposito attraverso il canale della Posta Elettronica Certificata Formato messaggi di PEC Il messaggio di PEC con il quale si inoltra l’atto da depositare deve essere conforme nella sintassi al formato sotto riportato (in neretto le parole chiave); il mancato rispetto di tale sintassi comporta un esito negativo del deposito. Deposito dell’atto Mittente Indirizzo di posta elettronica certificata di un soggetto abilitato esterno registrato nel ReGIndE. Depositante dell’atto. Destinatario Indirizzo di posta elettronica certificata dell’ufficio giudiziario interessato. Oggetto Sintassi: DEPOSITO [oggetto_deposito] Dove: [oggetto_deposito] = eventuale testo libero (ignorato dal sistema) Esempio: DEPOSITO Ricorso A vs. B Corpo Eventuale testo libero (ignorato dal sistema) Allegati [qualsiasi nome].enc: busta telematica (corrisponde a “Atto.enc”), come da specifiche; il sistema accetta un solo file con estensione .enc, ed elabora solo quello; nel caso in cui vi siano più file .enc, il sistema elabora unicamente il primo Qualora la busta telematica (file.enc) venga inviata manualmente, per esempio attraverso la web mail, occorre accertarsi che: a) la sintassi dell’oggetto sia la seguente: “DEPOSITO
”; è importante la presenza dello spazio dopo “DEPOSITO” seguito da un testo libero, non vuoto b) sia allegato un unico file .enc c) il messaggio di PEC sia impostato come solo testo (non HTML)
Esito dei controlli automatici a seguito di deposito atto Mittente Indirizzo di posta elettronica certificata dell’ufficio giudiziario interessato. Destinatario Indirizzo di posta elettronica certificata di un soggetto abilitato esterno registrato nel ReGIndE. Depositante dell’atto. Oggetto Sintassi: ESITO CONTROLLI AUTOMATICI [oggetto_mail_deposito] Dove: [oggetto_mail_deposito] = oggetto della mail di deposito, escluso il prefisso “POSTA CERTIFICATA: “ (inserito automaticamente dal gestore di PEC) Esempio: ESITO CONTROLLI AUTOMATICI DEPOSITO Ricorso A vs. B Corpo Codice esito: [come riportato in EsitoAtto.CodiceEsito] Descrizione esito: [come riportato in EsitoAtto.DescrizioneEsito] Allegati EsitoAtto.xml, documento xml aderente alle attuali specifiche (EsitoAtto.dtd); l’elemento IdMsg conterrà l’ID univoco del messaggio di PEC (elemento identificativo in DatiCert.xml); elementi relativi a codifiche
PdA saranno valorizzati con stringhe vuote
Esito intervento ufficio Mittente Indirizzo di posta elettronica certificata dell’ufficio giudiziario interessato. Destinatario Indirizzo di posta elettronica certificata di un soggetto abilitato esterno registrato nel ReGIndE. Depositante dell’atto. Oggetto Sintassi: ACCETTAZIONE [oggetto_mail_deposito] Dove: [oggetto_mail_deposito] = oggetto della mail di deposito, escluso il prefisso “POSTA CERTIFICATA: “ (inserito automaticamente dal gestore di PEC) Esempio: ACCETTAZIONE DEPOSITO Ricorso A vs. B Corpo Codice esito: [come riportato in EsitoAtto.CodiceEsito] Descrizione esito: [come riportato in EsitoAtto.DescrizioneEsito] Allegati EsitoAtto.xml, documento xml aderente alle specifiche (EsitoAtto.dtd); l’elemento IdMsg conterrà l’ID univoco del messaggio di PEC (elemento identificativo in DatiCert.xml)); elementi relativi a codifiche PdA saranno valorizzati con stringhe vuote
Flusso di deposito attraverso la Posta Elettronica Certificata La trasmissione in via telematica all’ufficio giudiziario della busta contente l’atto da depositare corredato dei suoi allegati e dei dati strutturati in formato XML (datiAtto.xml) segue i paradigmi della posta elettronica certificata, come nel seguente diagramma di sequenza.
Questa la spiegazione, seguendo la numerazione della figura: 1. Il depositante predispone l’atto e gli allegati, tipicamente utilizzando un apposito software applicativo. 2. Il software applicativo produce la busta telematica. 3. Il depositante predispone il messaggio di PEC (eventualmente attraverso lo stesso software utilizzato per la predisposizione della busta telematica), con destinatario l’indirizzo di PEC dell’ufficio giudiziario o dell’UNEP destinatario. 4. Il messaggio viene inviato al gestore di PEC del depositante stesso. 5. Il gestore di PEC del depositante restituisce la Ricevuta di Accettazione (RdA), che viene resa disponibile nella casella di PEC del depositante. 6. Il gestore di PEC del depositante invia il messaggio al gestore di PEC del Ministero della giustizia (GiustiziaCert).
7. Il gestore di PEC del Ministero della giustizia restituisce la Ricevuta di Avvenuta Consegna (RdAC); la busta si intende ricevuta nel momento in cui viene generata la RdAC. 8. La RdAC viene resa disponibile nella casella di PEC del depositante. 9. Il gestore dei servizi telematici effettua il download del messaggio di PEC. 10. Il gestore dei servizi telematici verifica la presenza del depositante (titolare della casella di PEC mittente) nel ReGIndE; nel caso in cui il depositante sia un avvocato, effettua l’operazione di certificazione, ossia viene verificato lo status del difensore; nel caso in cui lo status non sia “attivo”, viene segnalato alla cancelleria. 11. Il gestore dei servizi telematici effettua gli opportuni controlli automatici (formali) sulla busta telematica. 12. L’esito dei suddetti controlli è inviato con un messaggio di PEC al depositante, mediante un collegamento con il gestore di PEC del Ministero della giustizia. 13. Il gestore dei servizi telematici recupera la Ricevuta di Accettazione (RdA) dal gestore di PEC del Ministero. 14. Il gestore dei servizi telematici salva la relativa RdA nel fascicolo informatico. 15. Il gestore di PEC del Ministero invia il messaggio con l’esito dei controlli automatici al gestore di PEC del depositante. 16. Il gestore di PEC del depositante provvede a rendere disponibile l’esito dei controlli automatici nella casella di PEC del depositante. 17. Il gestore di PEC del depositante invia al gestore di PEC del Ministero la Ricevuta di Avvenuta Consegna (RdAC). 18. La RdAC viene recuperata dal gestore dei servizi telematici. 19. La RdAC viene salvata nel fascicolo informatico. 20. L’operatore di cancelleria o dell’ufficio NEP, attraverso il sistema di gestione dei registri, accetta l’atto, che viene così inserito nel fascicolo informatico. 21. Il gestore dei servizi telematici, all’esito dell’intervento dell’ufficio, invia un messaggio di PEC al depositante, collegandosi con il gestore di PEC del Ministero della giustizia, utilizzando il formato del messaggio previsto. 22. Il gestore dei servizi telematici recupera la Ricevuta di Accettazione (RdA) dal gestore di PEC del Ministero. 23. Il gestore dei servizi telematici salva la relativa RdA nel fascicolo informatico. 24. Il gestore di PEC del Ministero invia il messaggio con l’esito dell'intervento d'ufficio al gestore di PEC del depositante. 25. Il gestore di PEC del depositante provvede a rendere disponibile l’esito dell'intervento d'ufficio nella casella di PEC del depositante. 26. Il gestore di PEC del depositante invia al gestore di PEC del Ministero la Ricevuta di Avvenuta Consegna (RdAC). 27. La RdAC viene recuperata dal gestore dei servizi telematici. 28. La RdAC viene salvata nel fascicolo informatico.
DECRETO-LEGGE 18 ottobre 2012, n. 179 Ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese. (12G0201) (GU n.245 del 19-10-2012 - Suppl. Ordinario n. 194 ) note: Entrata in vigore del provvedimento: 20/10/2012. Decreto-Legge convertito con modificazioni dalla L. 17 dicembre 2012, n. 221 (in S.O. n. 208, relativo alla G.U. 18/12/2012, n. 294). Art. 16-bis (Obbligatorieta'
del
deposito telematico processuali)
degli
atti
((1. Salvo quanto previsto dal comma 5, a decorrere dal 30 giugno 2014 nei procedimenti civili, contenziosi o di volontaria giurisdizione, innanzi al tribunale, il deposito degli atti processuali e dei documenti da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite ha luogo esclusivamente con modalita' telematiche, nel rispetto della normativa anche regolamentare concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. Allo stesso modo si procede per il deposito degli atti e dei documenti da parte dei soggetti nominati o delegati dall'autorita' giudiziaria. Le parti provvedono, con le modalita' di cui al presente comma. a depositare gli atti e i documenti provenienti dai soggetti da esse nominati. 2. Nei processi esecutivi di cui al libro III del codice di procedura civile la disposizione di cui al comma 1 si applica successivamente al deposito dell'atto con cui inizia l'esecuzione. 3. Nelle procedure concorsuali la disposizione di cui al comma 1 si applica esclusivamente al deposito degli atti e dei documenti da parte del curatore, del commissario giudiziale, del liquidatore, del commissario liquidatore e del commissario straordinario. 4. A decorrere dal 30 giugno 2014, per il procedimento davanti al tribunale di cui al libro IV, titolo I, capo I del codice di procedura civile, escluso il giudizio di opposizione, il deposito dei provvedimenti, degli atti di parte e dei documenti ha luogo esclusivamente con modalita' telematiche, nel rispetto della normativa anche regolamentare concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. Il presidente del tribunale puo' autorizzare il deposito di cui al periodo precedente con modalita' non telematiche quando i sistemi informatici del dominio giustizia non sono funzionanti e sussiste una indifferibile urgenza. Resta ferma l'applicazione della disposizione di cui al comma 1 al giudizio di opposizione al decreto d'ingiunzione. 5. Con uno o piu' decreti aventi natura non regolamentare, da
adottarsi sentiti l'Avvocatura generale dello Stato, il Consiglio nazionale forense ed i consigli dell'ordine degli avvocati interessati, il Ministro della giustizia, previa verifica, accerta la funzionalita' dei servizi di comunicazione, individuando i tribunali nei quali viene anticipato, anche limitatamente a specifiche categorie di procedimenti, il termine previsto dai commi da 1 a 4. 6. Negli uffici giudiziari diversi dai tribunali le disposizioni di cui ai commi 1 e 4 si applicano a decorrere dal quindicesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana dei decreti, aventi natura non regolamentare, con i quali il Ministro della giustizia, previa verifica, accerta la funzionalita' dei servizi di comunicazione. I decreti previsti dal presente comma sono adottati sentiti l'Avvocatura generale dello Stato, il Consiglio nazionale forense ed i consigli dell'ordine degli avvocati interessati. 7. Il deposito di cui ai commi da 1 a 4 si ha per avvenuto al momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata del ministero della giustizia. 8. Fermo quanto disposto al comma 4, secondo periodo, il giudice puo' autorizzare il deposito degli atti processuali e dei documenti di cui ai commi che precedono con modalita' non telematiche quando i sistemi informatici del dominio giustizia non sono funzionanti. 9. Il giudice puo' ordinare il deposito di copia cartacea di singoli atti e documenti per ragioni specifiche.))
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Ministero della Giustizia. Decreti, Circolari, Provvedimenti, Note
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Circolare 27 giugno 2014 - Adempimenti di cancelleria conseguenti all'entrata in vigore degli obblighi di cui agli artt. 16 bis e sgg. d.l. n.179/2012 e del d.l. n. 90/2014 27 giugno 2014 Ministero della Giustizia Dipartimento per gli Affari di Giustizia Direzione Generale della Giustizia Civile Al Sig. Presidente della Corte Suprema di Cassazione Ai Sigg.ri Presidenti di Corte d’Appello Ai Sigg.ri Presidenti di Tribunale LORO SEDI e p.c. Al Sig. Procuratore Generale presso la Corte Suprema di Cassazione ROMA Al Sig. Capo di Gabinetto SEDE Oggetto: adempimenti di cancelleria conseguenti all' entrata in vigore degli obblighi di cui agli artt. 16 bis e sgg. d.l. n.179/2012 e del d.l. n. 90/2014. Sommario 1. Premessa e ricognizione delle novità normative 2. Tenuta del fascicolo su supporto cartaceo 3. Copie ad uso ufficio e dei componenti del collegio 4. Copie informali 5. Tempi di lavorazione degli atti da parte delle cancellerie 6. Orario di deposito e proroga dei termini processuali scadenti di sabato o domenica 7. Anomalie del deposito eseguito mediante invio telematico 8. Deposito esclusivamente telematico degli atti del giudice nell’ambito della procedura monitoria 9. Deposito di atti processuali delle parti non costituite a mezzo di difensore 10. Comunicazione integrale dei provvedimenti del giudice 11. Accesso al fascicolo informatico delle parti non costituite 12. Atti processuali a firma multipla con particolare riferimento al verbale d’udienza e al caso del verbale di conciliazione 13.Iscrizione di professionisti al REGINDE. 1. Premessa e ricognizione delle novità normative L'art. 16 bis, comma 1, d.l. 179/12, convertito in legge n. 221/2012, prevede che dal 30 giugno 2014 nei procedimenti civili, contenziosi o di volontaria giurisdizione, innanzi al tribunale, il deposito degli atti processuali e dei documenti da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite (che per comodità e chiarezza verranno da qui in avanti definiti semplicemente “atti endoprocessuali”) ha luogo esclusivamente con modalità telematiche. Allo stesso modo si procede per il deposito degli atti e dei documenti da parte dei soggetti nominati o delegati dall'autorità giudiziaria (Consulenti tecnici, custodi ecc.). L’art. 44, comma 1 d.l. n. 90/2014 prevede che le disposizioni di cui ai commi da 1 a 3 del citato art. 16 http://www.giustizia.it/giustizia/it/mg_1_8_1.wp;jsessionid=F9135180B9D1D7BCD247120D443D81E2.ajpAL02?previsiousPage=mg_16_1&contentId=SDC…
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bis si applicano esclusivamente ai procedimenti innanzi al tribunale ordinario iniziati dal 30 giugno 2014. Invece, per i procedimenti iniziati prima del 30 giugno 2014, le predette disposizioni si applicano a decorrere dal 31 dicembre 2014; fino a tale data, il deposito degli atti processuali e dei documenti può essere effettuato, alternativamente, con modalità telematiche o su supporto analogico. A seguito delle ultime modifiche normative si determina, quindi, la seguente situazione: a. per i procedimenti instaurati a decorrere dal 30 giugno 2014 il deposito degli atti endoprocessuali, provenienti dalle parti costituite ovvero dagli ausiliari del giudice, avviene esclusivamente mediante invio telematico. Le cancellerie, quindi, da tale data, nei procedimenti di nuova instaurazione, non dovranno più ricevere il deposito in forma cartacea degli atti endoprocessuali di parte, salve le eccezioni di cui ai commi 8 e 9 art.16 bis d.l. 179/12 cit. ; b. per i procedimenti instaurati prima del 30 giugno 2014 è facoltà della parte, fino al 30 dicembre 2014, scegliere se depositare atti e documenti in forma cartacea o mediante invio telematico. Dal 31 dicembre 2014, anche nei procedimenti già pendenti, sarà consentito il deposito di atti endoprocessuali esclusivamente mediante invio telematico. In definitiva, le cancellerie, dal 30 giugno 2014, avranno cura di accettare qualsiasi atto endoprocessuale depositato in via telematica. L’entrata in vigore di tale modalità di deposito costituisce tappa fondamentale verso un processo civile integralmente telematico ma non costituisce, di per sé, entrata in vigore del c.d. Processo Civile Telematico (PCT) e non ne completa il percorso. Dal 30 giugno prossimo, infatti, soltanto una, pur rilevante, porzione degli atti e documenti processuali verrà obbligatoriamente depositata mediante invio telematico. Si ritiene che l’entrata in vigore delle norme di cui all’art. 16 bis d.l. cit. non innovi in alcun modo la disciplina previgente in ordine alla necessità di un provvedimento ministeriale per l’abilitazione alla ricezione degli atti introduttivi e di costituzione in giudizio. Dunque, nei tribunali già abilitati a ricevere tali atti processuali ai sensi dell’art. 35 DM 44/11, continuerà a costituire facoltà (e non obbligo) delle parti, quella di inviare anche gli atti introduttivi o di costituzione in giudizio mediante deposito telematico. Laddove, invece, tale abilitazione non sussista, essa dovrà essere richiesta. Nelle ipotesi in cui le parti procedano al deposito telematico dell’atto introduttivo o di costituzione in giudizio in assenza della predetta abilitazione, la valutazione circa la legittimità di tali depositi, involgendo profili prettamente processuali, sarà di esclusiva competenza del giudice. Di conseguenza non spetta al cancelliere la possibilità di rifiutare il deposito degli atti introduttivi (e/o di costituzione in giudizio) inviati dalle parti, anche presso quelle sedi che non abbiano ottenuto l’abilitazione ex art. 35 D.M. n.44/11. 2. Tenuta del fascicolo su supporto cartaceo. Anche una volta divenuta efficace la disposizione di cui al citato art. 16 bis, può sorgere la necessità per la cancelleria di formare e custodire i fascicoli cartacei secondo le modalità previste dalle vigenti norme di legge e di regolamento. Se è vero, infatti, che l’art. 9 DM 44/2011 statuisce che “la tenuta e conservazione del fascicolo informatico equivale alla tenuta e conservazione del fascicolo d’ufficio su supporto cartaceo”, la norma stessa fa salvi “gli obblighi di conservazione dei documenti originali unici su supporto cartaceo previsti dal codice dell’amministrazione digitale e dalla disciplina processuale vigente”. Ciò vale anche per i fascicoli iscritti a ruolo dopo il 30 giugno 2014, posto che, in linea generale, permarrà per le parti l’obbligo di depositare gli atti di costituzione in giudizio e i documenti ad essi allegati in formato cartaceo. Così come rimarrà, per il giudice, la facoltà di depositare in formato cartaceo i propri provvedimenti (ad eccezione di quelli assunti nell’ambito del procedimento monitorio), salvo l’onere della cancelleria di acquisizione di una copia informatica, di cui si dirà infra. Inoltre, il deposito dell’originale cartaceo di documenti già depositati mediante invio telematico potrà, comunque, rendersi necessario in diverse ipotesi. http://www.giustizia.it/giustizia/it/mg_1_8_1.wp;jsessionid=F9135180B9D1D7BCD247120D443D81E2.ajpAL02?previsiousPage=mg_16_1&contentId=SDC…
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Ci si riferisce, in particolare, all’ipotesi di cui all’art. 16 bis, comma 9, d.l. n.179/12, a mente del quale il giudice può ordinare il deposito di copia cartacea di singoli atti e documenti per ragioni specifiche. Va sottolineato, comunque, che, trattandosi, secondo la dizione di legge, di deposito di “copia cartacea di singoli atti e documenti”, esso presuppone il previo deposito mediante invio telematico dell’originale informatico. Tale atto sarà oggetto di formale attestazione di deposito da parte della cancelleria e sarà inserito nel fascicolo cartaceo del processo. Si può portare, poi, a titolo di esempio, la necessità di produrre l’originale cartaceo del documento la cui sottoscrizione autografa sia stata oggetto di disconoscimento. In tal caso, fermo restando, per la parte già costituita a mezzo di un difensore, l’obbligo di invio telematico, laddove il giudice dovesse dar corso al subprocedimento di verificazione, la parte verrebbe verosimilmente onerata dallo stesso giudice di produrre l’originale cartaceo. Tale originale cartaceo, depositato in cancelleria, andrebbe necessariamente custodito nel fascicolo precedentemente formato. Simili ipotesi si verificherebbero nell’ipotesi di disconoscimento della conformità all’originale della copia di un documento, ovvero di proposizione di querela di falso sullo stesso. Si vedrà, nel prosieguo, anche l’ipotesi del verbale di conciliazione. L’elencazione appena fatta non è, ovviamente, esaustiva degli atti e documenti che potrebbero necessitare di deposito cartaceo. 3. Copie ad uso ufficio e dei componenti del collegio. L’art. 111 disp. att. c.p.c., dispone che “il cancelliere non deve consentire che s'inseriscano nei fascicoli di parte comparse che non risultano comunicate alle altre parti e di cui non gli sono contemporaneamente consegnate le copie in carta libera per il fascicolo d'ufficio e per gli altri componenti il collegio”. Tale disposizione, pur rimanendo in vigore anche all’esito delle più recenti novità normative, presuppone un deposito in forma cartacea, eseguito materialmente presso la Cancelleria di un ufficio giudiziario. Se però, per obbligo normativo o per scelta normativamente consentita, la parte opera il deposito tramite invio telematico, la norma di cui al richiamato art. 111 disp. att. c.p.c. risulta inapplicabile, posto che, nel momento stesso in cui l’atto inviato telematicamente viene accettato dal cancelliere, l’atto medesimo entra a far parte del fascicolo telematico ed è visibile a tutte le altre parti oltre che al giudice. Tali soggetti, in questo modo, possono usufruire di un duplicato informatico ai sensi dell’ art. 1, comma 1, lett. i-quinquies del Codice dell’Amministrazione Digitale, che sembra, a questa Amministrazione, soddisfare l’esigenza sottesa all’art.111 disp. att. c.p.c., di mettere a disposizione dei soggetti coinvolti nel processo gli atti depositati da tutte le parti. Le Cancellerie saranno tenute, dunque, ad accettare il deposito degli atti endoprocessuali inviati in forma telematica, senza doverne rifiutare il deposito per il fatto che non sia stata allegata copia cartacea. 4. Copie informali. Diversa dalla copia depositata per ordine del giudice ai sensi dell’art. 16 bis, comma 9, d.l. n. 179/2012, è la copia cartacea informale dell’atto o documento depositati telematicamente. La messa a disposizione del giudice di tale copia, ad opera delle parti o degli ausiliari, costituisce soluzione o prassi organizzativa adottata a livello locale e non può essere oggetto di statuizioni imperative, né, in generale, di eterodeterminazione. Laddove se ne ravvisi la necessità, quindi, potrà essere individuata, presso i singoli uffici, una modalità per mettere a disposizione dei magistrati la copia cartacea di atti e documenti già depositati mediante invio telematico. Tale prassi, libera da qualsiasi vincolo di forma, lo si sottolinea, non sostituisce né si aggiunge al deposito telematico, ma costituisce soltanto una modalità pratica di messa a disposizione del giudice di atti processuali trasposti su carta. Pertanto, le copie in questione non devono essere inserite nel fascicolo processuale. Laddove, tuttavia, gli atti e documenti così messi a disposizione del magistrato vengano materialmente inseriti nel fascicolo cartaceo, il Cancelliere non dovrà apporvi il timbro di deposito o altro equivalente, http://www.giustizia.it/giustizia/it/mg_1_8_1.wp;jsessionid=F9135180B9D1D7BCD247120D443D81E2.ajpAL02?previsiousPage=mg_16_1&contentId=SDC…
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onde non ingenerare confusione. Corre l’obbligo, infine, di aggiungere che, considerata l’eccezionalità del momento, nel caso non vengano adottate le prassi sopra indicate, e poiché i magistrati dovranno modificare in modo rilevante le proprie modalità di organizzazione del lavoro, può esservi la necessità di procedere, da parte della cancelleria, alla stampa di atti e documenti su richiesta del giudice, soprattutto laddove si tratti di ‘file’ di grandi dimensioni. Si raccomanda, sul punto, agli uffici di cancelleria la massima collaborazione. 5. Tempi di lavorazione degli atti da parte delle cancellerie. Dall’esclusività, o anche dalla mera facoltà del deposito telematico deriva l'esigenza, assolutamente prioritaria, di garantire la tempestiva accettazione degli atti e documenti depositati dalle parti. L'urgenza di provvedere a tale incombente è massima, poiché solo con l'accettazione del deposito da parte del cancelliere l'atto entra nel fascicolo processuale e diviene visibile dalla controparte e dal giudice. Laddove, poi, i termini per il deposito di atti siano scaglionati (per disposizione o per scelta del giudice), in maniera tale che alla scadenza di un primo termine si ricolleghi la decorrenza del secondo (è il caso dei termini di cui agli artt. 183 e 190 cpc) é evidente come il ritardo nell'accettazione del deposito eseguito nel primo termine comporti un'automatica decurtazione del secondo termine, a detrimento dei diritti di difesa (ferma restando la salvezza del termine per la parte che abbia visto generata la ricevuta di avvenuta consegna prima della scadenza). É, dunque, assolutamente da escludersi che possano trascorrere diversi giorni tra la data della ricezione di atti o documenti e quella di accettazione degli stessi da parte della Cancelleria. Si ritiene, pertanto, consigliabile che l’accettazione del deposito di atti e documenti provenienti dai soggetti abilitati all’invio telematico sia eseguita entro il giorno successivo a quello di ricezione da parte dei sistemi del dominio giustizia. A tale scopo gli Uffici giudiziari dovranno adottare ogni soluzione organizzativa idonea a garantire in via prioritaria la tempestività della lavorazione degli atti processuali ricevuti, se del caso anche ricorrendo ad una riorganizzazione del lavoro, tale da privilegiare le attività di ‘back office’ rispetto a quelle di ‘front office’, in modo da consentire una tempestiva accettazione del deposito di atti e documenti telematici. In tale contesto si colloca la modifica dell’art. 162 primo comma, della legge 23 ottobre 1960 n.1196, ad opera dell’art. 51 D.l. n.90/2014. Per effetto della modifica da ultimo introdotta, infatti, l’orario di apertura giornaliera delle cancellerie può essere ridotto da 5 a 3 ore. La riduzione dell’orario di apertura al pubblico - a cui i dirigenti avranno cura di ricorrere esclusivamente laddove ciò non determini disservizi per l’utenza - consentirà alle cancellerie di riservare una parte rilevante del proprio lavoro alla ricezione degli atti inviati telematicamente. In particolare, laddove venga in concreto attuata la riduzione dell’orario di apertura al pubblico, sarebbe opportuno che le cancellerie, in via tendenziale, incrementassero la quantità di tempo dedicata all’accettazione degli atti telematici in misura almeno pari a quella della riduzione dell’orario di apertura. 6. Orario di deposito e proroga dei termini processuali scadenti di sabato o domenica L’art. 51, comma 2, D.l. n.90/2014 aggiunge, al termine dell’art. 16 bis, comma 7, d.l. n.179/12, un periodo volto a rimuovere l’incertezza interpretativa creatasi in merito al giorno in cui doveva ritenersi perfezionato l’invio telematico alla cancelleria di un atto o documento, nell’ipotesi di generazione della ricevuta di avvenuta consegna oltre le ore 14. A seguito della modifica in esame, è definitivamente chiarito che “il deposito è tempestivamente eseguito quando la ricevuta di avvenuta consegna è generata entro la fine del giorno di scadenza”. La norma in esame aggiunge, inoltre, che “si applicano le disposizioni di cui all’art. 155, quarto e quinto comma, del codice di procedura civile”. In tal modo si chiarisce che si applica anche all’ipotesi di deposito telematico la proroga di diritto del giorno di scadenza di un termine, laddove tale termine scada in un giorno festivo, ovvero, in caso di atti processuali da compiersi fuori udienza, di sabato. Può rammentarsi, poi, che, alla stregua dell’interpretazione della giurisrprudenza di legittimità (Crf. Cass., Ord. N.182/2011, Sent. n. 11163/2008), in ipotesi di termini “a ritroso” (come ad esempio quello di costituzione del convenuto), laddove il termine stesso cada nelle giornate di sabato o domenica, il deposito, per essere tempestivo, dovrà essere operato nella giornata precedente il sabato o comunque http://www.giustizia.it/giustizia/it/mg_1_8_1.wp;jsessionid=F9135180B9D1D7BCD247120D443D81E2.ajpAL02?previsiousPage=mg_16_1&contentId=SDC…
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il giorno festivo in cui il termine verrebbe a scadere. Si rammenta, altresì, che, ai sensi dell’art. 16 bis comma 7 d.l. n. 179/12, come modificato dall’art. 51, comma 2, d.l. n.90/2014, laddove il messaggio di PEC inviato dalla parte al fine di operare il deposito superi la dimensione massima stabilita dalle specifiche tecniche del responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della Giustizia, il deposito degli atti o dei documenti può essere tempestivamente eseguito mediante l’invio di più messaggi di posta elettronica certificata, compiuti entro la fine del giorno di scadenza. Ne consegue che le cancellerie potranno trovarsi nella condizione di dover accettare più buste, relative a quello che, sotto il profilo giuridico, costituisce un unico deposito di atti o documenti. 7. Anomalie del deposito eseguito mediante invio telematico L'art. 14 del provvedimento 16 aprile 2014 del Responsabile DGSIA (Specifiche tecniche di cui all’art. 34 DM 44/2011) prevede che, all'esito della trasmissione ad un ufficio giudiziario di un atto o documento processuale, il gestore dei servizi telematici esegua automaticamente taluni controlli formali sulla c.d. Busta ricevuta dal sistema. Le possibili anomalie riscontrabili sono riconducibili a tre categorie : WARN, ERROR e FATAL. Errori appartenenti alle prime due categorie consentono alla cancelleria di forzare l'accettazione del deposito. Errori appartenenti alla terza categoria, viceversa, inibiscono materialmente l'accettazione, e, dunque, l'entrata dell'atto/documento nel fascicolo processuale. Le cancellerie, in presenza di anomalie del tipo WARN o ERROR, dovranno sempre accettare il deposito, avendo cura, tuttavia, di segnalare al giudicante ogni informazione utile in ordine all'anomalia riscontrata. A tal fine è fortemente auspicabile che i capi di ciascun ufficio e i dirigenti di cancelleria concordino tra loro modalità di segnalazione degli errori il più possibile efficaci e complete. 8. Deposito esclusivamente telematico degli atti del giudice nell’ambito della procedura monitoria Ai sensi del comma 4 dell’art. 16 bis D.l. n.179/12,, le cancellerie, limitatamente al procedimento di cui libro IV, titolo I, capo I, non dovranno nemmeno ricevere il deposito dei provvedimenti predisposti e inviati dal magistrato in modalità diverse da quelle telematiche di cui all'art.16 bis. I provvedimenti adottati dal giudice in sede monitoria, dunque (provvedimenti di “sospensione” o rigetto cui all’art. 640 c.p.c., decreti ingiuntivi ex art. 641 c.p.c.), potranno essere depositati esclusivamente mediante invio telematico. Si invitano i capi degli Uffici a valutare la possibilità di sollecitare i magistrati alla piena osservanza delle disposizioni in questione. 9. Deposito di atti processuali delle parti non costituite a mezzo di difensore Viceversa, allo stato attuale della normativa, non saranno tenute al deposito mediante invio telematico le parti non costituite a mezzo di difensore. In particolare si segnala che, ai sensi dell’art. 16 bis comma 1, ultimo periodo, d.l. 179/12, aggiunto dall’art. 44, comma 2, D.l. 90/2014, “per difensori non si intendono i dipendenti di cui si avvalgono le pubbliche amministrazioni per stare in giudizio personalmente”. Per tali funzionari, dunque, non sussiste, né attualmente, né, a normativa invariata, sussisterà in futuro, l’obbligo di invio telematico di atti e documenti processuali. 10. Comunicazione integrale dei provvedimenti del giudice Nelle ipotesi in cui il giudice depositi un provvedimento su supporto cartaceo, è necessario che la cancelleria ne acquisisca copia informatica al fine di adempiere all’obbligo di cui all’art. 45 disp. att. C.p.c., come modificato dall’art. 16 d.l. 179/12. La norma richiamata, infatti, così dispone: “Il biglietto contiene in ogni caso l'indicazione dell'ufficio giudiziario, della sezione alla quale la causa è assegnata, dell'istruttore se è nominato, del numero del ruolo generale sotto il quale l'affare è iscritto e del ruolo dell'istruttore, il nome delle parti ed il testo integrale del provvedimento comunicato”. Solo l’integrale acquisizione di copia informatica del provvedimento del giudice (laddove questo sia nativamente cartaceo) consente, infatti, l’invio del biglietto telematico di cancelleria contenente copia integrale del provvedimento, in modo da far decorrere i termini per l’impugnazione. http://www.giustizia.it/giustizia/it/mg_1_8_1.wp;jsessionid=F9135180B9D1D7BCD247120D443D81E2.ajpAL02?previsiousPage=mg_16_1&contentId=SDC…
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Si segnala, a tal proposito, che l’art. 45 lett. b) d.l. n. 90/2014, ha modificato la formulazione dell’art. 133 c.p.c., introducendo l’obbligo di dare notizia alle parti del deposito della sentenza mediante biglietto contenente non più il solo dispositivo, ma il testo integrale della sentenza medesima, così armonizzando le due disposizioni in questione. 11. Accesso al fascicolo informatico delle parti non costituite Poiché dal 30 giugno prossimo gli atti e i documenti del procedimento monitorio dovranno essere depositati in forma esclusivamente telematica, e, comunque, sarà consentito il deposito telematico anche dell’atto introduttivo, va garantita la visione di atti e documenti al debitore ingiunto oltre che al difensore della parte, munito di procura, che ancora non abbia iscritto a ruolo l’eventuale causa di opposizione. Le cancellerie dovranno, dunque, predisporre adeguate modalità organizzative al fine di consentire alle parti l’esercizio di tale prerogativa. La mera visione del fascicolo informatico deve ritenersi gratuita, mentre per l’estrazione di copia e per il pagamento dei relativi diritti varranno le regole generali. A tale proposito si segnala che, lo scorso 25 giugno, la Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati – DGSIA, ha rilasciato un aggiornamento delle specifiche tecniche relative al deposito di atti, finalizzato a consentire a soggetti non costituiti l’accesso temporaneo a singoli fascicoli in via telematica, eliminando la necessità di un accesso fisico ai locali di cancelleria. Ulteriori informazioni sul punto in Processo telematico - Aggiornamento Specifiche tecniche deposito atti (http://pst.giustizia.it/PST/it/pst_3_1.wp?previousPage=homepage&contentId=NEW1290). 12. Atti processuali a firma multipla con particolare riferimento al verbale d’udienza e al caso del verbale di conciliazione L’art. 45, comma 1, lett. a), d.l. n. 90/2014 opera una modifica dell’art. 126 c.p.c., eliminando la necessità della sottoscrizione del verbale d’udienza da parte dei soggetti intervenuti, prescrivendo che del verbale stesso sia data lettura in udienza, ad opera del cancelliere. La lettera c) dello stesso comma, poi, sopprime, all’art. 207, secondo comma, c.p.c., le parole “che le sottoscrive”. In tal modo viene superato il problema di consentire ai soggetti intervenuti, e, in particolare, ai testimoni e alle parti presenti in udienza, che abbiano reso l’interrogatorio, di sottoscrivere il verbale, posto che, come noto, la ‘Consolle’ del magistrato, allo stato attuale, permette la sottoscrizione di atti solo da parte del giudice. Diverso è, invece, il caso del verbale di conciliazione. Rimane, infatti, in vigore l’art. 88 disp. att. c.p.c., a mente del quale “la convenzione conclusa tra le parti per effetto della conciliazione davanti al giudice istruttore è raccolta in separato processo verbale, sottoscritto dalle parti stesse, dal giudice e dal cancelliere”. In tale ipotesi, infatti, la mancanza di sottoscrizione autografa delle parti determinerebbe certamente notevoli difficoltà in sede di trascrizione, sicché è altamente probabile che, in questi casi, il giudice provvederà a stampare su carta il verbale in modo da consentirne alle parti la sottoscrizione. 13. Iscrizione di professionisti al REGINDE Come già segnalato con circolare del 24 gennaio 2014 prot. 1631.U DOG, dal 30 giugno prossimo, sempre ai sensi dell'art 16 bis dl 179/2012 anche i professionisti nominati dal giudice dovranno depositare i propri atti esclusivamente con modalità telematiche. Ad oggi, tuttavia, una vasta platea di professionisti non è censita sul registro generale degli indirizzi elettronici di cui al dm 44/11. Dal 30 giugno prossimo, nei casi in cui sussiste l'obbligo di cui al citato art. 16 bis, le cancellerie non dovranno più accettare il deposito di atti e documenti cartacei provenienti da professionisti nominati dal giudice. Per le cause iniziate prima del 30 giugno, poi, l’invio telematico costituisce comunque una modalità consentita, ed anzi, preferenziale, di deposito degli atti del consulente. È, quindi, necessario che gli addetti alle cancellerie, nel rapportarsi coi professionisti, e comunque all'atto del deposito, segnalino l'assoluta necessità di curare la propria iscrizione al ‘Reginde’ da parte loro, laddove tale iscrizione non sia stata curata dai rispettivi ordini di appartenenza. Si richiama, sul punto, la nota di questa Direzione generale del 6 giugno 2014, prot. n. 80939.U. La presente circolare viene trasmessa al Capo di Gabinetto in vista delle prosecuzione dei lavori del tavolo tecnico permanente istituito per il processo civile telematico dall’On. Ministro della Giustizia. http://www.giustizia.it/giustizia/it/mg_1_8_1.wp;jsessionid=F9135180B9D1D7BCD247120D443D81E2.ajpAL02?previsiousPage=mg_16_1&contentId=SDC…
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Roma, 27 giugno 2014 IL DIRETTORE GENERALE Marco Mancinetti
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TRIBUNALE CIVILE E PENALE DI VERONA Corte Giorgio Zanconati, 1 - 37122 VERONA - Tel 045/8084198 - Fax 8010423
Prot.
80ifut.t.
~.U
OGGETTO: Processo civile telematico
AI personale amministrativo p.c.
addetto all'area civile sede Ai magistrati sezioni civili sede AI Consiglio dell'Ordine Verona
degli Avvocati di
A seguito dell'entrata in vigore del d. I. n. 90/2014, che ha inciso sulla disciplina del processo civile telematico. nonché dell'emanazione della circolare del Ministero della Giustizia del 27.07.2014 e della diffusione del protocollo distrettuale sul PCT, si ritiene opportuno fornire alcune indicazioni per la gestione dei procedimenti interessati dalla nuova normativa, salvo quelle ulteriori che potranno seguire ad esito della prima esperienza e di eventuali, nuove modifiche normative.
1. ACCETTAZIONE E DEPOSITO DEGLI ATTI Al Atti del giudice redatti in formato digitale Ai sensi dell'art. 15, primo comma d. m. 44/2011, come modificato dal d. m. 209/2012, "l'atto del processo, redatto in formato elettronico da un soggetto abilitato interno e sottoscritto con firma digitale, è depositato lelematicamente nel fascicolo informatico" Dal tenore della norma si evince che, in presenza di provvedimenti del giudice redatti in formato digitale, non è necessaria l'apposizione della firma digitale da parte del personale addetto alla cancelleria al momento dell'accettazione dell'atto nel sistema informatico. l funzionari responsabili delle singole cancellerie adotteranno le opportune modalità organizzative per vigilare sulla tempestiva e regolare .esecuzione degli incombenti successivi alla fase dj~deposito.
Bl Atti del giudice redatti in formato cartaceo
* Sentenze Ai sensi dell'art.I 33 c.p.c. ," il cancelliere dà atto del deposito in calce alla sentenza e vi appone la data e lafìrma".
In base al tenore letterale della norma, si ritiene che, in presenza di sentenze emesse su supporto cartaceo, il personale appartenente alla qualitica del cancelliere e del funzionario giudiziario debba apporre il "depositato" sull'atto, Il c, 9 bis dell'art. 16 bis d. I. n. 179/2012, introdotto dal d. I. n. 90/2014, dispone che "le copie informaliche. anche per immagine. di alli pl'Ocessullli di l'arIe e degli ausiliari del giudice mJl1ché dei provvedimenti di ques/ 'ultimo presenti nei jùscico!i inJbrmatici dei procedimenti indicati nel presenle arlicolo, equivalgono ali 'originale anche se prive dellafìr/1/11 digilale del cancelliere". La norma, di rango legislativo, sembra aver novellato l'art, 15 del d. m. n. 44/2011 e l'art. 16 del provvedimento dgsia del 16/04/2014, che prevedevano la necessità della sottoscrizione in formato digitale da parte del cancelliere del provvedimento redatto dal giudice in formato cartaceo. Appare dunque plausibile l'interpretazione secondo cui, a seguito dell'entrata in vigore del d. I. n° 90, non sia più necessaria l'apposizione della finna digitale del cancelliere in caso di emissione di provvedimento cartaceo da parte del magistrato, L'inserimento della copia scansionata della sentenza nel fascicolo informatico potrà, pertanto, essere effettuato anche dalle altre figure professionali operanti all'interno delle cancellerie. Parimenti la controfirma del cancelliere non è necessaria per le sentenze non contestuali depositate telematicamente.
* Allri alli del giudice AI momento del deposito di provvedimenti cartacei del giudice, diversi dalle sentenze, il personale appartenente alle qualifiche dell'assistente giudiziario, del cancelliere e del funzionario giudiziario, apporrà un timbro attestante la data dell'avvenuto deposito: il personale addetto alla cancelleria, anche appartenente a protili professionali diversi da quelli sopra indicati, estrarrà copia informatica da inserire nel fascicolo telematico. I funzionari responsabili delle singole cancellerie adotteranno le opportune modalità organizzati ve per vigilare sulla tempestiva e regolare esecuzione degli incombenti successivi alla fase di deposito, C) Atti delle altre parti abilitate esterne Come indicato dalla circolare ministeriale del 27 giugno 2014, paragrafo I. le cancellerie, dal 30 giugno 2014, avranno cura di accettare qualsiasi tipo di atto endoprocessuale depositato in via telematica, nonché eventuali atti introduttivi e/o di costituzione in giudizio inviati dalle parti (indipendentemente, in quest'ultima ipotesi, dalla circostanza che l'Ufficio giudiziario abbia ottenuto il riconoscimento del valore legale per tale tipologia di atti ), Poiché l'accettazione telematica dell'atto non richiede alcuna valutazione discrezionale da parte del personale preposto, si ritiene che alla relativa attività possano provvedere le stesse figure professionali fino ad oggi addette all'attività di sportello sulla scorta di precedenti disposizioni di
servizio. Anche in questa ipotesi i funzionari responsabili delle singole cancellerie adotteranno modalità organizzative per vigilare sul rispetto della normativa fiscale vigente,
le opportune
2, COPIE DEGLI ATTI PROCESSUALI A) Copie estratte dalle parti private abilitate L'art.52 del d. I. n. 90/2014 abilita il difensore, il consulente tecnico, il curatore ed il commissario giudiziale ad estrarre copia di tutti atti processuali di parte, degli ausiliari del giudice e dei provvedimenti del giudice presenti nei tascicoli digitali e ad attestarne la relativa conformità all'originale. La norma precisa che gli atti contenuti nel fascicolo telematico equivalgono all'originale: e deve ritenersi che ciò valga anche laddove il provvedimento sia stato emesso ab
origine in formato informatico. E' stato evidenziato
cartaceo
e successivamente
scansionato
per l'inserimento
che le copie dei prov"Vedimenti del giudice comportanti
(sentenze, verbali di conciliazione,
decreti ingiuntivi),
estratte telematicamente
nell'applicativo
una numerazione dai professionisti
specifica abilitati
ex d. l. n. 90/2014, risultano prive del numero di registrazione (sulla copia appare soltanto il numero di r. g.). Ciò non inficia la validità della copia e l'atto reso conforme dal professionista è utilizzabile in luogo dell'originale. conforme
Si ritiene altresì ammissibile
da lui redatta,.il
che il professionista
nU!Dcro del provvedimento
del magistrato
abilitato possa indicare,
sulla copia
di cui s.tfl egli attesta la conformità
all' originale.
A seguito delle modifiche introdotte dal d. 1. n. 90/2014, le parti abilitate non pagheranno diritti di copia, sia nel caso di estrazione di copia semplice, sia nel caso in cui provvedano autonomamente aWattestazione di conformità all'originale.
B) Copie estratte
dal personale
addetto alla cancelleria
* Copie semplici e copie conjiJrmi ali 'originale Poiché, ai sensi dell'art. 16 bis c. 9 bis d. 1. n. 179/2012, "le copie informatiche, anche per immagine. di alti processuali di parte e degli ausiliari del giudice nonché dei provvedimenti di quest 'ultimo presenti nei fascicoli infòrmatici dei procedimenti indicati nel presente articolo. equivalgono all'originale anche se prive della .firma digitale del canceliiere", le cancellerie potranno rilasciare le copie, semplici o conformi, estraendole dal sistema informatico oppure riproducendole dagli eventuali originali cartacei conservati nei fascicoli processuali o nelle raccolte.
*
Copie munite diformula esecutiva
Nulla è innovato in materia di rilascio di copie munite di formule esecutive. Il "comandiamo" apposto sui provvedimenti esecutivi è atto del cancelliere e non rientra tra gli "atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice, nonché dei provvedimenti di quest'ultimo" rispetto ai quali la novella legislativa ha abilitato all'estrazione di copia, semplice e conforme, alcuni soggetti esterni. E' ammissibile che i difensori (o altri soggetti autorizzati ex art.52 d. 1. n. 90/2014) producano alla cancelleria copia conforme da essi autonomamente estratta dal sistema informatico, di atti in relazione ai quali richiedano il rilascio di còpia munita di formula esecutiva. In questo caso il difensore non pagherà diritti di copia e la cancelleria provvederà a predisporre la relativa formula allegandola con timbro di congiunzione alla copia già predisposta dal difensore stesso. Allo stato, infatti, l'apposita funzione di rilascio della formula esecutiva, presente sul SICI, consente soltanto la stampa cartacea del provvedimento
del cancelliere.
3. REDAZIONE DEL VERBALE D'UDIENZA La riformulazione degli artt. 126 e 207 c.p.c., che elimina la necessità della sottoscrizione delle parti, dei testi e degli altri intervenuti, sancisce una prassi processuale già diffusa negli uffici giudiziari. Tenuto conto delle difficoltà organizzative connesse alla nota carenza di personale che non consente di assicurare, se non in ipotesi assai limitate, la presenza del cancelliere nelle udienze civili (difficoltà che debbono ritenersi conosciute dal legislatore, cosi come deve ritenersi conosciuto l'indirizzo giurisprudenziale in base al quale la mancata sottoscrizione del verbale d'udienza da
parte del dichiarante non determ ina la nullità dell'atto, ma una mera irregolarità non sanzionata da specifica sanzione normativa, conservando il verbale l'efficacia probatoria di atto pubblico che fa fede fino a querela di falso della sua provenienza dal giudice che lo forma in qualità di pubblico ufficiale e delle dichiarazioni in esso riportate, ancorché non sottoscritte), la modifica degli art!. 126 e 127 c.p.c. sembra avallare l'interpretazione, già accolta in alcuni protocolli sul PCT., secondo cui nelle ipotesi sopra indicate sarà sufficiente che dal verbale, sottoscritto dal giudice, risulti che di esso si è data lettura al dichiarante e che non si è provveduto ad acquisirne la relativa sottoscrizione in formato elettronico ciò non essendo ancora reso possibile dal sistema in uso all'ufficio. In alternativa, al giudice è consentito stampare su supporto cartaceo il verbale e sottoporlo al teste per la sottoscrizione. In tal caso il verbale dell'intera udienza sarà cartaceo e la cancelleria provvederà ad acquisire il verbale al fascicolo telematico mediante scansione.
4. COMUNICAZIONI
TRA CANCELLERIE E GIUDICI. IPOTESI PARTICOLARI
In presenza di istanze cautelari o al fine di segnalare urgenze, le cancellerie utilizzeranno l'apposita funzione del PCT cliccando sul campanello, per far si che l'applicativo evidenzi l'istanza sulla scrivania telematica del magistrato. Come specificato nel punto 7 della circolare del 27 giugno 2014, in presenza di anomalie di tipo WARN o ERROR al momento in cui pervengono in Ufficio atti o documenti processuali trasmessi per via telematica, le cancellerie provvederanno a segnalare al giudice i depositi irregolari. In attesa di individuare soluzioni tecniche più adeguate, si invitano le cancellerie ad inviare telematicamente "in visione" al magistrato gl i atti sottoposti al controllo formale sulla busta con esito WARN o ERROR.
5. COMUNICAZIONI TRA CANCELLERIE
ED AVVOCATI. IPOTESI PARTICOLARI
In uno spirito di collaborazione con l'avvocatura, nella prima tàse di attuazione del deposito telematico degli atti endoprocessuali si invitano le cancellerie, laddovc ravvisassero il deposito di atti con errori relativi al rito (es. istanze relative a processi lavoristici depositate in tàscicoli di contenzioso ordinario o atti con r.g. errato o mancante) a valutare 1'0pPOltunità di contattare, anche telefonicamente. il difensore che potrà, entro il giorno seguente alla segnalazione, chiedere formalmente il ri1iuto del deposito. Al fine di evitare pronunce di inammissibilità con riguardo ad atti introduttivi telematici in mancanza del decreto ministeriale che attribuisce loro valore legale, pare opportuno che gli avvocati provvedano al deposito cartaceo di tali atti anche nel caso in cui i medesimi fossero stati inviati telematicamente. 6. PROCEDURE TELEMATICO
MONITORIE.
DECORRENZA
DATA
D'AVVIO
PROCESSO
A seguito di riunione dei magistrati dell'ufficio tenutasi il IO luglio 2014, è emersa l'interpretazione che relativamente alle procedure monitorie introdotte con l'iscrizione del ricorso per decreto ingiuntivo anteriormente al 30 giugno 2014, sia possibile il deposito in cartaceo di tutti gli atti di parte (istanze ex art. 647 c.p.c., integrazioni documentali, richieste di correzione di errori materiali etc.) e dei provvedimenti del giudice. Tutte le istanze telematiche dovranno essere messe in visione al giudice da parte della cancelleria, in particolare le istanze sui decreti ingiuntivi già emessi che si trovano nella cartella "archivio" della consolle e quindi non sono altrimenti visibili.
7. PROCEDURE
ESECUTIVE
Dalla norma dell'art. 16 - bis, secondo comma d. I. n. 179/2012 convertito con modo nella legge n. 221/2012 ("nei processi esecutivi di cui al libro 111del codice di procedura civile la disposizione di cui al comma l si applica successivamente al deposito dell'atto con cui inizia l'esecuzione") sembra potersi desumere la conclusione che l'iscrizione dei pignoramenti mobiliari e presso terzi, la quale rappresenta il momento del deposito dell'atto con cui ha avuto inizio l'esecuzione, non debba essere effettuata telematicamente.
Il Dirigente amministrativo
(~M~RJH')
