Navision Stat - fra 3.60 til 5.1
Øvelser/opgaver
Fra NS 3.60 til NS 5.1
Side 1
LOGIN PÅ NS 5.1 - TESTDATABASEN https://citrix.au.dk
Login med brugernavn og Password som du plejer på Citrix
Klik på NAV 5.1 ikonet
Klik OK
Vælg Filer/Database/Åbn Fra NS 3.60 til NS 5.1
Side 2
Trin 1: Godkendelse skal være Windows Authentication Trin 2: Servernavn - skriv TNAV2 Trin 3: Databasenavn – skriv AU_test51 Klik OK
Vælg Filer/Regnskab/Åbn
Åbn Regnskab Fra NS 3.60 til NS 5.1
Side 3
Hvis skærmen er grå
Tast ALT-F1 – Navigationsruden vises
Fra NS 3.60 til NS 5.1
Side 4
NAVIGATIONSRUDEN I denne øvelse skal du arbejde med de grundlæggende principper for anvendelsen af navigationsruden.
Menuer, Menugrupper og Menupunkter Navigationsruden er opdelt i menuer, menugrupper og menupunkter.
Menugruppe Menupunkter
MENU
Fra NS 3.60 til NS 5.1
Side 5
Prøv indledningsvis at aktivere forskellige menuer, menugrupper og menupunkter i navigationsruden for at få et første indtryk af opbygningen. De vinduer, du åbner, kan du som tidligere lukke igen med Esc.
Menuen Økonomistyring Økonomistyringsmenuen indeholder næsten alle værktøjer, som bruges i det grundlæggende bogholderi. Derfor kigger vi lidt nærmere på den.
Vælg Økonomistyring/Finans Denne menugruppe indeholder funktioner svarende til Finansmodulet i NS 3.60. Bemærk at Menugruppen er underopdelt i flere grupper. Hvor findes f.eks. følgende: Rapporten Kontoudtog med dimensioner
Finanskladde til omposteringer
Journaler og Naviger
Vælg Økonomistyring/Likviditetsstyring Hvilke dele af bogholderiet varetages her:
Fra NS 3.60 til NS 5.1
Side 6
Vælg Økonomistyring/Tilgodehavender Hvilke dele af bogholderiet varetages her:
Vælg Økonomistyring/Gæld Hvilke dele af bogholderiet varetages her:
ANDRE MENUER Du skal nu kigge på funktionalitet i andre menuer: Vælg Køb/Ordrebehandling/E-bilag/Indgående Købsdokumenter Dette vindue indeholder alle købsfakturaer og –kreditnotaer der sendes til AU elektronisk. Vinduet svarer til Indgående BizTalkDokumenter i NS 3.60.
Prøv om du med ovenstående in mente kan finde vinduet med Udgående salgsdokumenter (elektroniske salgsdokumenter). Hvor findes vinduet?
Hvor kan man i menuen finde en Oversigt med henholdsvis bogførte Købsfakturaer og Salgsfaktuarer?
Fra NS 3.60 til NS 5.1
Side 7
MENUEN GENVEJE mm. Den nye menustruktur kan virke uoverskuelig de første gange der skal arbejdes i NS 5.1. Der er dog flere muligheder for at lette overblikket.
I denne opgave skal du prøve at tilpasse navigationsruden.
Skjule og Vise menuelementer Det er muligt at skjule elementer, du ikke benytter: Prøv at højreklikke på modulet Service og Personale. Vælg Skjul i menuen der fremkommer. Vi antager endvidere at du ikke ønsker at anvende menugruppen Lager i Økonomistyringsmenuen. Vælg Økonomistyring. Højreklik på Lager og vælg Skjul. Find fakturastyringskladden, højreklik og vælg Skjul.
Skjulte elementer kan selvfølgelig vises igen. Vi antager at du alligevel skal benytte Lager: Højreklik et vilkårligt sted i menuen Økonomistyring og vælg Vis i menuen der fremkommer
Nu vises listen over skjulte elementer i menuen. Sæt hak foran gruppen Lager og klik OK. Gruppen vises igen. Prøv at indsætte menuen Personale igen.
Fra NS 3.60 til NS 5.1
Side 8
Personlig genvejsmenu
Genvejsmenuen tillader som nævnt, at der opbygges en menu over netop de menupunkter du benytter i det daglige. Du skal tilføje kontoplanen i den genvejsmenu Find kontoplanen under Økonomistyring/Finans og højreklik på menupunktet Kontoplan og vælg Send til genveje (Ctrl-Alt-S) Åbn Genvejsmenuen (Ctrl-0) og kontroller at menupunktet er overført. Overfør evt. følgende punkter til den personlige genvejsmenu eller find selv nogle relevante menupunkter: o Finanskladde o Debitorer o Salgsfaktura o Kreditorer o Købsfaktura o Kontoudtog med dim.
Opret grupper i genvejsmenu Genvejsmenuen kan ligesom de andre menuer arrangeres i grupper. Du skal nu oprette 2 grupper: Mine funktioner og Mine rapporter: Højreklik et tomt sted i menuen og vælg Opret gruppe (Ctrl-insert) Navngiv gruppen Mine funktioner Opret på tilsvarende vis gruppen Mine rapporter Nu skal menupunkterne i genvejsmenuen flyttes til de oprettede grupper: Højreklik på menupunktet Kontoplan og vælg Klip Åbn den nye mappe Mine funktioner og højreklik, hvor der står [tom gruppe] og vælg Sæt ind.
Fra NS 3.60 til NS 5.1
Side 9
Flyt nu på tilsvarende vis de øvrige menupunkter til en af de 2 grupper.
EKSPORT AF DATA TIL EXCEL OG WORD Fra alle skærmvisninger kan der ved et enkelt klik på enten Excel ikonet (Ctrl-E) eller Word ikonet (Ctrl-W) i værktøjslinjen eksporteres data til henholdsvis Excel og Word.
Eksporten tager i alle tilfælde udgangspunkt i den sortering og visning, der er valgt i NS 5.1. Find en kreditor du normalt modtager mange fakturaer fra: Eksporter til Excel Eksporter til Word Fra NS 3.60 til NS 5.1
Side 10
Økonomistyring/Finans/Kontoplan Find via filtre finansposter i august 2010 på konto 3680 med kontostrengen DR 1- STED xxxxx (vælg et sted). Eksporter til Excel Eksporter til Word
ALIAS KONTERING Ved indtastning i bogføringsvinduer, er det muligt at anvende alias. Alias er kode, som kan indeholde data til en konteringslinje, f.eks. artskonto, dimensioner og momskode. I denne opgave skal oprette og anvende Alias Økonomistyring/Opsætning/Alias/Aliaskontering
Fra NS 3.60 til NS 5.1
Side 11
I dette vindue kan der oprettes Alias kontering
Opret 2 aliaskoder på dit Sted – med 2 forskellige kontostrenge.
Anvendelse af Alias ved oprettelse af salgs- købs- og kladdelinjer Du kan nu afprøve de aliaskoder du har oprettet. Vælg Køb, Salg eller ompostering Husk At få vist kolonnen Alias under Vis/Vis Kolonne
Fra NS 3.60 til NS 5.1
Side 12
STANDARDKLADDER Hvis man har kladdelinjer der bruges ofte, kan de gemmes som Standardkladder. Linjerne fra standardkladderne kan hentes ind i eksisterende kladder, og der kan hentes fra flere standardkladder til den samme kladde.
Opret og gem standardkladde Økonomistyring/Finans/Finanskladder Indtast 2 kladdelinjer som skal gemmes (vælg en tilfældig kladde) Eksempel:
Fra Kladden vælges Funktion/Gem som standardkladde
Udfyld indstillinger:
Fra NS 3.60 til NS 5.1
Side 13
Anvend standardkladde Du skal nu anvende standardkladden: Under Økonomistyring/Finans/Finanskladder åbner du en finanskladde Vælg nu Funktion/Hent Standardkladde
Vælg navnet på den standardkladde du ønsker at anvende og klik OK
Klik OK
Du har nu hentet linjerne fra den gemte standardkladde end i en ny kladde. Klarmeld og Bogfør kladden.
Fra NS 3.60 til NS 5.1
Side 14
NY FLEKSIBEL VISNING AF KONTOPLANEN Find Kontoplanen Vælg Saldo/Oversigt over kontoplanen
Via Funktion eller blot ved at klikke på+/- kan du udfolde eller sammenklappe kontoplanen
DIMENSIONSANALYSER
Fra NS 3.60 til NS 5.1
Side 15
BUDGETTTER Sletning af Budgetposter kan kun ske fra Finansbudgetpostvinduet og ikke fra matrix-vinduet Opret poster
KØB/SALG Ny filtrering ved visning af debitor- og kreditorposter Der vises standard kun åbne poster indenfor stedfilter Vælg en Kreditor – Via Saldo ses kreditorposter Vælg en Debitor - Via Saldo ses debitorposter Eksempel:Bravida – Vælg Saldo (Klik på Pilen eller F6)
Fra NS 3.60 til NS 5.1
Side 16
Åbne poster på alle steder – der vises åbne poster indenfor stedfilter
KØB Find Indgående købsdokumenter Alle modtagne E-købsbilag vises nu i oversigtsform
På oversigtsformen er det muligt at filtrere på følgende:
Se det enkelte købsdokument Vælg Dokument/Åbn eller Shift-F5 for at vise købsdokumentet Næsten identisk med vinduet til Indgående BizTalk dokumenter i 3.60
Fra NS 3.60 til NS 5.1
Side 17
OIO-fanebladet
E-bilag dokument Angiver om købsdokumentet er en Faktura, Ordre eller Kreditnota
Dokumenttype PIE = OIOXML-07 elektronisk faktura PCM = OIOXML-07 elektronisk kreditnota PIP = OIOXML-07 LæsInd faktura PCP = OIOXML-07 LæsInd Kreditnota 2.0 = OIOUBL 2 format (Faktura og Kreditnota)
Fra NS 3.60 til NS 5.1
Side 18
Det indgående dokumentnummer fra Indbakken Vises på KFAK/KKRE og bogførte Købsdokumenter
Der er direkte adgang til Indbakken via dokumentnummer – F6
Fra NS 3.60 til NS 5.1
Side 19
SALG Salgsfaktura oprettes som hidtil i NS 3.60 Opret en slagsfaktura på en Debitor med EAN-nummer
Bemærkninger til en fakturas hoved eller linje Der er behov for en uddybende tekst til fakturalinjer på den elektroniske salgsfaktura Må ikke skrives i fakturalinjerme Skal altid påføres under Faktura/Bemærkning eller Linje/Bemærkning
Husk at markere Eksport til OIO
Vedhæftning af bilag OIOXML-07 understøtter Tiff OIOUBL-2 understøtter Tiff, PNG, JPG, JPEG, GIF, PDF OG XML HUSK AT DET ER MODTAGEREN DER ER AFGØRENDE
Fra NS 3.60 til NS 5.1
Side 20
E-bilag Ordrebehandling/E-bilag/Udgående Salgsdokumenter
Udbakkelinjernes statusmuligheder
Modtaget = Det elektronisk dokument er nået frem til modtageren Usendt =
Data er dannet, men afsendelsen er gået i stå
Sendt = Klar i udbakke tabellen. XML –filen er dannet (midlertidig status) Mislykket = Afsendelsen er mislykket Annulleret = Dokumentet er annulleret
Se det enkelte salgsdokument Vælg Dokument/Åbn eller Shift-F5 for at vise salgsdokumentet Næsten identisk med vinduet til Udgående BizTalk dokumenter i 3.60 Fra NS 3.60 til NS 5.1
Side 21
