Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling. Oplæg til it-strategi og -handlingsplan

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling Oplæg til it-strategi og -handlingsplan

September 2006

Indholdsfortegnelse 1.

Resumé og anbefalinger

1

2. 2.1 2.2 2.3

Indledning Baggrunden for it-strategiarbejdet CVU’ets mål og ambitioner vedr. opgaven Opgaven og dens gennemførelse

3 3 3 4

3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

Statusbillede af it-situationen It-anvendelsen i undervisningen It-anvendelsen til kommunikation, samarbejde mv. It-anvendelsen i administrationen og på bibliotekerne Den tekniske it-infrastruktur Nuværende it-organisering, bemanding og kompetencer

5 5 7 9 11 13

4. 4.1 4.2

Udgangspunkt for it-strategien Kravene fra nutidens studenter til uddannelsesinstitutionerne Det nye CVU – hvor det står nu

16 16 18

5. 5.1 5.2 5.3 5.4

It-strategien for det nye CVU Strategi for it i undervisningen It til kommunikation og samarbejde It inden for biblioteker og medier It i administrationen

21 21 24 27 28

6. 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5

Understøttelse af it-strategien En fælles, sammenhængende it-infrastruktur Organisering af it-opgaverne Overordnet styring af it-området Outsourcing Bemanding, kompetencer og økonomi

31 31 33 35 36 36

7. 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7

Handlingsplan Handlingsplan for it i undervisningen Handlingsplan for it til kommunikation og samarbejde Handlingsplan for it i administration og biblioteker Handlingsplan for den tekniske it-infrastruktur Handlingsplan for etablering af en fælles it-organisation Estimat over investeringsbudget til planen Organisering af fusionen

38 38 39 40 40 41 41 42

Bilag A - Kommisorium for it-analysen

43

Bilag B - Interviewliste

46

Bilag C - Opsamling fra workshops Arbejdsgruppen vedr. it i undervisningen Arbejdsgruppen vedr. kommunikation og samarbejde Arbejdsgruppen vedrørende it i administeration Arbejdsgruppen vedrørende den tekniske it-infrastruktur Arbejdsgruppen vedr. it på bibliotekerne

47 47 51 54 56 58

Bilag D – Referencer til institutioner med integration af læringsplatform og intranet

60

1. Resumé og anbefalinger I forbindelse med fusionen af de 8 institutioner – CVU-Jelling, CVU Fyn, CVSU Fyn, Odense Socialpædagogiske seminarium, Skårup Seminarium, Sygeplejeskolen i Vejle Amt og de to amtscentre i Fyns Amt og Vejle Amt er der hen over sommeren 2006 gennemført en it-analyse og udarbejdet en itstrategi for det nye fusionerede CVU. Herunder gives et resume af itstrategien Rambøll Managements anbefalinger. De studerendes krav til uddannelsesinstitutionerne It-strategien tager udgangspunkt i, at det nye CVU skal kunne honorere de krav, som nutidens studerende stiller til uddannelsesinstitutioner. Kravene kommer især til udtryk i form af krav om tilgængelighed og krav om fleksibilitet Tilgængelighed – de studerende kræver at studiematerialer, planer, opslag m.v. skal være tilgængelige digitalt når som helst og hvor som helst. Fleksibilitet – de studerende kræver fleksibel adgang til undervisere, fleksibel adgang til akademiske tjenester herunder bibliotekssystemer og til studieadministrative tjenester, samt gode, fleksible adgange til it-faciliteter som trådløs opkobling, support m.m.. It-strategien er struktureret i en række områder som summarisk gengives herunder: It i undervisningen It er en forretningskritisk faktor for det nye CVU, både ved tilrettelæggelse og ved gennemførelse og formidling af uddannelserne. Der anbefales at styrke it i undervisningen gennem 4 indsatsområder: 1. Kompetenceudvikling af underviserne – primært for et udjævne det store spænd, der er i undervisernes it-kompetencer 2. Etablering af en fælles it-støttet e-læringsplatform på tværs af CVU’et – en fælles platform vil give en optimal understøttelse af samarbejde og faglig udvikling på tværs af nuværende institutionsgrænser 3. Etablering af en organisation, der kan støtte op om it i undervisningen – at der afsættes dedikerede ressourcer til at udvikle og supportere området 4. Styrkelse af den ledelsesmæssige fokus og opfølgning på it i undervisningen – ledelsen skal definere mål og krav for området, skabe motivation for at disse fremmes, og følge op på at det sker. It til kommunikation og samarbejde I det nye CVU bliver det afgørende, at der etableres kommunikationssystemer, der kan understørre en målrettet og præcis information til hele organisationen og som også kan understøtte videndeling og samarbejde på tværs. Kommunikationen foreslås understøttet gennem følgende 5 indsatsområder: 1. Etablering af en intern portal for kommunikation og videndeling – en portal som giver en entydig adgang til information, samarbejde og faglige fora

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

1

2. Etablering af en ekstern hjemmeside – hvor CVU’et præsenterer sig som en samlet uddannelsesinstitution udadtil 3. Implementering af et fælles mail- og kalendersystem for medarbejdere og studerende – suppleret med en politik for anvendelse af disse systemer 4. Etablering af et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH) – for på en enkel måde at kunne distribuere information om ind- og udgående post og sagsdokumenter til alle relevante medarbejdere 5. Etablering af et fælles telefonsystem – omfattende ét fælles telefonnummer og én samlet omstilling til alle medarbejdere It inden for administration og biblioteker It i administration skal medvirke til at stille selvbetjeningsløsninger og administrativ information til rådighed for studerende. It skal bidrage til en forenkling af de administrative processer og understøtte at opgaverne kan løses i den spredte organisation uafhængigt af geografiske skel. For at tilvejebringe fælles administrative løsninger kan der defineres følgende indsatsområder: 1. Etablering af fælles systemer til økonomistyring og lønadministration – CVU’et vil skulle overgå til Navision Stat i løbet af 2007. Desuden vil alle medarbejderes løn skulle administreres via Statens Lønsystem (SLS) 2. Etablering af et fælles system til studieadministration – Systemet SIS vil være det gennemgående studieadministrative system for CVU’et. Konsolideringen på SIS vil ske i løbet af 2007. 3. Etablering af fælles servicesystemer for studerende – til adgangskort, print-/kopiløsninger, adgang til it-systemer m.fl. hvor SIS vil fungere som ”fødesystem” af persondata for studenter Aktuelt vil opmærksomheden være rettet mod at konsolidere de administrative it-løsninger. På sigt vil CVU’et skulle arbejde for at it-systemerne løbende udbygges og at anvendelsen i organisationen optimeres. Understøttelse af it-strategien Samarbejde og kommunikation på tværs af CVU’ets 12 adresser skal sikres gennem etablering af et datanetværk med høj kapacitet. For at sikre et højt serviceniveau og en effektiv it-drift og -support anbefaler Rambøll Management, at der sker en høj grad af standardisering af itinfrastrukturen på alle niveauer, og at it-drift af servere, netværk og fælles systemer samles på en enkelt adresse. De nuværende it-enheder anbefales samlet i én organisatorisk enhed under ledelse af en it-chef for hele CVU’et.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

2

2. Indledning Denne rapport dokumenterer den it-analyse og oplæg til It-strategi, som Rambøll Management har udarbejdet for det nye CVU for Fyn, Vejle og Jelling i sommeren 2006.

2.1

Baggrunden for it-strategiarbejdet Baggrunden for it-analysen er, at følgende 8 uddannelsesinstitutioner har truffet beslutning om at indgå i et nyt CVU: • • • • • • • •

CVU Jelling CVU Fyn CVSU Fyn Odense Socialpædagogiske Seminarium Skårup Seminarium Sygeplejeskolen i Vejle Amt Amtscentret for Undervisning, Fyns Amt Amtscentret for undervisning, Vejle Amt.

Fusionen er netop endelig godkendt af Undervisningsministeriet. Fusionen sker for de 5 statsinstitutioner øverst på listen formelt pr. 01.01.06, medens amtsinstitutionerne formelt først fusioneres ind pr. 01.01.07, når amterne ophører. Ud over de nævnte 8 institutioner kan det forventes, at yderligere institutioner vil skulle indgå i den nye professionshøjskole eller skulle indgå i et samarbejde med denne. Det nye CVU har ikke fået navn endnu, derfor benyttes ”Det nye CVU ” eller blot ”CVU’et” som arbejdstitel i denne rapport.

2.2

CVU’ets mål og ambitioner vedr. opgaven CVU’ets motivation for at igansættte it-analysen er, at it-sammenlægningen i det nye CVU opfattes som en af de største enkeltbeslutninger, som den kommende CVU-dannelse står over for med henblik på at etablere en fælles it-ramme for kommunikation, pædagogisk it og administrative systemer. Det skyldes dels CVUets geografiske og decentrale struktur med lokationer fra Svendborg/Skårup til Jelling , dels ønskerne om, at it-strategien i den kommende CVU-dannelse skal medvirke til at bringe denne om ikke i front, så dog blandt de fremmeste på området – pædagogisk/uddannelsesmæssigt, administrativt og kommunikationsmæssigt. Dertil kommer, at det er vigtigt, at tingene ses i sammenhæng for at opnå de størst mulige synergier. Dertil kommer, at det er vigtigt, at tingene ses i sammenhæng for at opnå de størst mulige synergier. På den baggrund var kravene til nærværende it-analyse at tilrettelægge en proces, som omfatter: • en kortlægning af it-området • etablering af en it-strategi i forbindelse med selve sammenlægningen og den mere langsigtede it-udvikling i CVUet. • rådgivning vedr. en fremtidig organisering af området samt

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

3

•

2.3

udarbejdelse af en handlingsplan for sammenlægningen af itområdet Opgaven og dens gennemførelse It-analysen er gennemført over en række faser: 1. I den første fase er der skabt et billede af den nuværende it-situation – it-behov, it-infrastruktur, systemer, it-organisation. Fasen er gennemført med interview med følgende medarbejderkategorier: Ledelse, administrativt personale, undervisere og itmedarbejdere fra de enkelte institutioner. Interviewene er suppleret med skemamæssig opsamling af data om it-systemer, it-bemanding og itøkonomi (se bilag B for interviewliste) 2. I den anden fase er der foretaget udvikling af it-strategien og udvikling af it-organisationen. Input til formulering af it-strategien er kommet gennem afholdelse af en række workshops under overskrifterne: • it i undervisningen • it til samarbejde og kommunikation • it i administrationen • it inden for bibliotekerne • den tekniske it-infrastruktur 3. I tredje fase er der foretaget en vurdering og formulering af strategien og udarbejdet en handlingsplan for den it-mæssige sammenlægning.

Identifikationafaf Identifikation styrker/svagheder styrker/svagheder veditit ved

Juni

Juli

2006

3.3. Udviklingafaf Udvikling ny ny it-org. it-org.

August

4. 4. KonsekvensKonsekvensVurderinger Vurderinger Handlingsplan Handlingsplan

Projektafslutning Projektafslutning

Status Status

Ferie

Beslutningspunkt Beslutningspunkt

Status Statusog ogbeslutningspunkt beslutningspunkt

Projektstart og planlægning Projektstart og planlægning

1.1. Kortlægningafafitit Kortlægning

2.2. Udviklingafaf Udvikling it-strategi it-strategi

September

Overordnet projektplan for it-analysen

Kommissorium for it-analysen findes i bilag A.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

4

3. Statusbillede af it-situationen I forbindelse med it-analysen er der foretaget en kortlægning af den nuværende it-situation i de 8 institutioner. Kortlægningen af it-situationen beskriver det it-mæssige udgangspunkt for it-strategien for det nye CVU. 3.1

It-anvendelsen i undervisningen It har fået en stadig større rolle i den indholdsmæssige, pædagogiske og praktiske tilrettelæggelse og gennemførelse af undervisningen. Det gælder for alle CVU’ets uddannelsessteder, og det gælder i såvel fultidsstudier som efter- og videreuddannelser. På alle institutionerne arbejdes med brug af pc’er og internettet til informationssøgning, kommunikation mellem undervisere og studerende samt udarbejdelse, lagring og formidling af undervisningsmateriale. I de fleste klasselokaler findes en stationær pc med internet-opkobling. På nogle institutioner findes der fastmonterede projektorer i klasselokalerne.

3.1.1

Anvendelse af konferencesystemer Meldingen fra institutionerne er at ”blended learning” – kombination af traditionel undervisning med fysisk tilstedeværelse og e-learning – bliver mere og mere udbredt – både i fuldtidsstudierne og i de deltidsbaserede efter- og videreuddannelser. 7 af de 8 institutioner anvender et (eller flere) konferencesystem(er) primært til at stille materialer mv. til rådighed for de studerende og for at skabe et digitalt læringsrum for dialog og diskussioner. På tværs af seminarierne i Jelling, Skårup og CVU Fyn har der med succes været gennemført et projekt NetSam målrettet meritlæreruddannelsen. Anvendelse af konferencesystemer ACU Fyn

ACU Vejle

CVSU Fyn

CVU Fyn

CVU Jelling

OSS -

Skårup

Sp. sk. Vejle

UNI-Cs

UNI-Cs

Fronter

Egen

UNI-Cs

UNI-Cs

Fronter

SkoleKom

SkoleKom

(outsourcet

FirstClass

SkoleKom

SkoleKom

(outsourcet

service

Service

drift)

platform

service

service

drift)

SkoleKom1 er en national service for uddannelsessektoren med en stor udbredelse i folkeskolen og på lærerseminarierne samt i et vist omfang i de gymnasiale uddannelser. SkoleKom er baseret på FirstClass. CVU Fyn har egen First Class tjeneste, hvilket giver mulighed for en mere fleksibel konfigurering.. Udannelserne inden for sundhed har ikke samme binding til SkoleKom, og har valgt det norske system Fronter som læringsplatform. Fronter er et hosted norsk system, der igennem de senere år har fået en vis udbredelse i Danmark, bl.a. på gymnasierne. Rambøll Management har i forbindelse med gennemførelsen af denne itanalyse ikke foretaget en vurdering af de tre læringsplatforme. Sygeplejeskolen i Vejle Amt har til It-styregruppen fremsendt en model for kravspeciSkoleKom er et omfattende konferencesystem, som drives af UNIC på vegne af Undervisningsministeriet. SkoleKom er baseret på konferencesystemet FirstClass.

1

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

5

ficering af læringsplatforme (Learning Management Systems). Modellen er udarbejdet af Knowledge Lab ved Syddansk Universitet. Rambøll Management har efter anmodning fra It-styregruppen identificeret en række institutioner, der inden for de senere år har gennemført integration af læringsplatforme og intranet. I Bilag D er givet referencer til disse institutioner. 3.1.2

Øvrig it-understøttelse af undervisningen De to amtscentre har etableret videokonferencesystemer, som muliggør videomøder og transmission af undervisning på tværs af geografien. Flere af de øvrige institutioner har eksperimenteret med webcam-teknologi bl.a. i sammenhæng med IP-kommunikeret dialog (bl.a. baseret på systemet Skype).

3.1.3

Kompetenceudvikling af underviserne Alt afhængig af den målestok, man anvender, er det vurderingen, at de itmæssigt svage undervisere udgør en betydelig del af underviserne – og at disse på nogle institutioner udgør et flertal. Flere af institutionerne har gennemført en bred it-kompetenceudvikling af underviserne og har løbende fokus på, at dette sker. På andre institutioner sker den it-mæssige kompetenceudvikling mere sporadisk og i mere begrænset omfang. Det er gennemgående i drøftelserne med underviserne, at de påpeger behovet for at ”kompetenceløfte” en del af underviserne op på et højere niveau hvad angår it-færdigheder. En arbejdsgruppe på CVSU Fyn har netop afsluttet en rapport om it i undervisningen. Fra sammenfatningen herfra skal gengives: Fra sammenfatningen i rapporten ”It i undervisningen”, august 2006 fra CVSU Fyn: • • • •

Institutionen har ansat personale der har mange og mangeartede it-kompetencer Der er behov for systematisk at arbejde med kompetenceudvikling inden for it i forhold til undervisning Der er behov for systematisk erfaringsudveksling Der er behov for en model som sikrer, at nyansatte opkvalificeres inden for itområdet som en del af adjunktforløbet

Det er arbejdsgruppens opfattelse, at dette kræver en person med kompetence- og primær-arbejdsområde inden for it-området – en pædagogisk it-konsulent.

Ovennævnte sammenfatning stemmer godt overens med meldingerne fra de øvrige institutioner. Problemstillinger af betydning for it-strategien •

Der er stor variation i undervisernes it-kompetencer – det kan konstateres, at der stadig er mange undervisere, som er tilbageholdende med at anvende it

•

Ledelsens fokus på it i undervisningen opfattes ikke som tilstrækkeligt – der sættes kun begrænsede og ikke særligt præcise mål for, hvad den enkelte institution skal med it i undervisningen, og der foregår ikke en løbende opfølgning fra ledelsens side på området

•

For de undervisere, der underviser potentielle eller de facto-undervisere – hvilket gælder for seminarierne og amtscentrene – lægges der meget

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

6

vægt på, at e-lærings-platformen både tilgodeser egne behov i undervisningen og samtidig forbereder kursisterne til den hverdag, de kommer ud i eller allerede færdes i, og gør dem fortrolige med de læringssystemer, som anvendes her. Desuden anses det som er fordel, hvis systemerne også kan understøtte undervisernes faglige diskussioner og netværk på tværs af institutionerne •

Organisering af support/støtte til at arbejde med it i undervisningen er langt overvejende baseret på, at enkelte ”ildsjæle” blandt underviserne tager initiativer og yder en indsats over for kollegaer – kun enkelte steder er it-supporten organiseret og med dedikerede ressourcer afsat

•

Det er en udfordring for underviserne at lave digitalt undervisningsmateriale af en god kvalitet. Der peges på, at PowerPoint kan være udmærket til at understøtte en forelæsning/et oplæg, men ikke er særlig velegnet til at formidle viden mellem underviseren og den studerende. Hertil kræves andre mere dynamiske værktøjer – værktøjer som kræver en del mere af underviserne – både pædagogisk og teknisk. Der er derfor et behov for at skabe rammer for udvikling af digitalt undervisningsmateriale af høj kvalitet og at gøre dette tilgængeligt for alle underviserne

•

Det er en daglig udfordring for institutionerne og underviserne at forholde sig til spørgsmål om rettigheder, ophavsret mv. og hvilke regler der gælder herfor

•

Der er kun svag integration mellem de valgte læringsplatforme og uddannelsesstedernes administrative systemer og deres planlægningssystemer, herunder den elektroniske. Det medfører en række ressourcekrævende administrative dobbeltprocesser, som opleves som stærkt generende og belastende for både undervisere og (studie)administrative medarbejdere

3.2

It-anvendelsen til kommunikation, samarbejde mv.

3.2.1

Den eksterne kommunikation Fra flere af de interviewede er der peget på vigtigheden af at understøtte kommunikationen mellem undervisningsinstitutionen og omverdenen itmæssigt. Her tænkes ikke kun på kommunikationen til de studerende, men også til forskellige samarbejdspartnere og til de institutioner, der aftager de færdiguddannede bachelorer. Et eksempel på en sådan kommunikation: Der foregår et omfattende samarbejde mellem undervisningsinstitutionerne og de institutioner, der fungerer som praktikpladser for de studerende – primært sygehuse og sociale institutioner. Dette samarbejde fordrer omfattende kommunikation. Alle institutionerne har egne eksterne hjemmesider for præsentation af institutionen og dens uddannelser og korte kurser. I det overvejende er der tale om ”passive” sider uden interaktion med de eksterne brugere. I begrænset omfang indeholder siderne digitale tjenester i form af tilmeldingsformularer, søgemuligheder i biblioteksdatabaserne o.l. Egentlige selvbetjeningsløsninger i forhold til de studerende – tilmelding til kurser og eksamen o.l. – tilbydes ikke pt.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

7

Amtscentrene skiller sig ud ved at have et udbygget digitalt system for booking/tilmelding til kurser og reservation af materialer. CVU Jelling har fået udviklet en selvbetjeningsløsning, så de studerende kan blive adviseret om ændringer i undervisningen pr. sms. De studerende tilmelder sig selv til denne service og angiver, hvilke områder de ønsker advisering på. 3.2.2

Intern kommunikation Information til ansatte kommunikeres enten ud via mails eller som ved kommunikation til de studerende via en konference i det konferencesystem, som institutionen anvender. Der findes ikke mere generelle informationssystemer som intranet på institutionerne. Ingen af institutionerne anvender særlige systemer til dokumenthåndtering eller systemer til elektronisk sags- og dokumentbehandling (ESDH). Enkelte institutioner foretager en daglig it-registrering af postlisten. På flere af institutionerne har man info-standere i form af digitale skærme placeret på centrale steder på institutionen, hvor man annoncerer nyheder og programmer. Info-standerne henter deres oplysninger fra samme content management-system, som ligger bag institutionernes hjemmesider.

3.2.3

Anvendelse af mail-/kalendersystemer Blandt de ansatte anvendes forskellige mail- og kalendersystemer. Billedet er i store træk dette, at de administrative medarbejdere anvender et traditionelt system til mail og kalender som fx Outlook/Exchange eller Notes, medens underviserne både har en mailkonto i et traditionelt system og samtidig benytter mail-funktionaliteten i det konferencesystem, de anvender. Anvendelse af mail- og kalendersystemer ACU Fyn

ACU Vejle

CVSU Fyn

CVU Fyn

CVU Jelling

OSS

Skårup

Sp. skole

Exchange

Exchange

Exchange/

Notes/

Notes/

Notes

Notes/

Exchange

Fronter

FirstClass

SkoleKom

Vejle SkoleKom

Kun nogle enkelte af institutionerne tildeler de studerende en mail-adresse ved indskrivningen og benytter denne til digital kommunikation med de studerende. 3.2.4

Anvendelse af kontorsystemer Kontorpakken fra Microsoft – MS Office – er den gennemgående kontorpakke på alle institutioner.

3.2.5

Problemstillinger af betydning for it-strategien •

Undervisernes digitale kommunikation foregår i stor udstrækning ad hocbaseret og med brug af konferencesystemernes faciliteter. Ingen af institutionerne har en fælles it-platform for information af tværgående karakter, som også er rettet mod de administrative medarbejdere.

•

Der vurderes at være et stort potentiale for både besparelser og bedre service til de studerende ved en digitalisering af de administrative processer omkring undervisningen

•

Der mangler generelt politikker for anvendelse af mail- og kalendersystemer. Mange medarbejdere vedligeholder ikke i dag deres elektroniske

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

8

kalender. Og der savnes integration mellem planlægningssystemerne og kalendersystemet •

3.3

Der vil være behov for en sanering af de forskellige mail-løsninger, så hver medarbejder kun skal forholde sig til ét mailsystem.

It-anvendelsen i administrationen og på bibliotekerne Kravene om myndighedsindberetning af regnskabsoplysninger og studieaktiviteter har i høj grad været bestemmende for institutionernes valg af administrative systemer.

3.3.1

Økonomistyring De 5 statslige undervisningsinstitutioner i fusionen anvender alle systemet Concorde XAL til styring af økonomi. Systemet er udvidet med en særlig tilpasning, så økonomidata kan indberettes til det statslige regnskab. XAL er en tidligere version af systemet Navision, som nu i ”Stats-udgaven” anvendes i næsten alle statsinstitutioner. XAL lever ikke længere op til de krav, der stilles til økonomistyring i statsinstitutionerne og vedligeholdes ikke længere. Systemet kan fx ikke håndtere elektroniske fakturaer, hvorfor de institutioner, der anvender XAL er friholdt fra kravet om at kunne modtage e-fakturaer. Der er nu lagt planer for, at de undervisningsinstitutioner, der anvender XAL, overgår til Navision Stat i løbet af 2007. De tre amtsinstitutioner anvender samme økonomisystem, som anvendes i de amter de pt. indgår i. Disse institutioner har et akut behov for at etablere ny økonomiløsning senest pr. 1/1 2007, når amterne nedlægges og ikke længere kan supportere dem med økonomiløsning.

3.3.2

Løn og personaleadministration Billedet ligner her det ovennævnte for økonomiområdet, idet alle de statslige institutioner anvender Statens Lønsystem (SLS), medens de tre amtsinstitutioner anvender samme lønsystem, som anvendes i de amtslige administrationer. Problemstillingen ved amternes økonomiløsning med det akutte behov for ny løsning, gør sig gældende vedrørende system til løn. Det er ret begrænset, hvad institutionerne anvender af it til personaleoplysninger. Ingen af institutionerne har fx registreringer over undervisernes kompetenceprofiler.

3.3.3

Studieadministration Institutionerne deler sig i forhold til de to studieadministrative systemer SIS og Ludus. SIS anvendes inden for seminarierne, medens Ludus anvendes inden for sundhedsuddannelserne. Amtscentrene anvender ikke et egentligt studieadministrativt system, men benyter et system (COMBO) til administration af deres kursusvirksomhed. Både SIS og Ludus har funktionalitet, så de kan indberette studieaktiviteter til Undervisningsministeriet til beregning af taksameter-tilskud. Sygeplejeskolerne overgår først til taksameterstyring pr. 1/1 2007, medens amtscentrene ikke er taksameterstyret i dag og heller ikke forventer at blive det. Brugen af de studieadministrative systemer varierer en del fra institution til institution. Muligheden for at anvende systemerne til planlægning af under-

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

9

visningen og at foretage skemaplanlægning benyttes på en del – men ikke på alle – institutioner. Tilsvarende variation er der i forhold til at anvende det studieadministrative system til styring af den enkelte undervisers tid over et semester/skoleår. 3.3.4

Integration mellem system til studieadministration og økonomisystem En voksende del af institutionernes undervisningsaktiviteter indeholder et betalingselement, hvilket nødvendiggør en tæt integration mellem det studieadministrative system og økonomisystemet: 1. Studieaktiviteten registreres i det studieadministrative system 2. Økonomisystemet modtager oplysninger om betaling fra det studieadministrative system 3. Håndtering af betaling og debitorstyringen håndteres i økonomisystemet 4. Når betaling har fundet sted sendes meddelelse tilbage til det studieadministrative system, idet uddannelsen kun er berettiget til tilskud, når betaling har fundet sted Den nævnte integration er udviklet og fungerer mellem både SIS og Ludus på den ene side og XAL på den anden side. Ved overgang til Navision Stat skal samme integration udvikles. Dette er planlagt at finde sted i det kommende halvår, så de første institutioner kan afprøve integrationen mellem SIS og Navision Stat i foråret 2007. Øvrige servicesystemer vedrørende de studerende De studieadministrative systemer er fødesystemer til en række af øvrige systemer, der administrerer forhold vedrørende de studerende – adgangskort, adgang til it-systemer, adgang til kopi/print m.fl.

Logon og directory Studieadm.

Studiekort Adgangskort

•Access-batabaser

Konferencesystem

•MetaDB-løsning

Bibliotekssystem

•Manuel udtræk •M.v.

Print/kopi Koordineret tilmelding

De enkelte institutioner anvender forskellige løsninger for disse mindre systemer og for etablering af integrationen mellem det studieadministrative system og de underliggende systemer. Det er en ressourcekrævende opgave og ikke uproblematisk at sikre en korrekt og rettidig integration mellem de mange systemer. 3.3.5

It på bibliotekerne På alle 8 institutioner findes biblioteker, hvor materialesamling og udlån administreres it-mæssigt. It-anvendelsen på bibliotekerne ACU Fyn

ACU Vejle

CVSU Fyn

CVU Fyn

CVU Jelling

OSS

Skårup

Sp. sk.

Integra /

Integra /

DDE Libra/

Integra

Integra

Mikro-

Mikro-

Integra

Dantek

Dantek

BookIt

master

master

Vejle

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

10

Systemet Mikromaster – som anvendes på to af institutionerne – understøttes ikke længere af leverandøren – DBC Medier, men kan afløses af systemet Integra fra samme leverandør. Sygeplejeskolen i Vejle indgår i et samarbejde med andre sygeplejeskoler om anvendelse og drift af deres Integra-løsning – et samarbejde, skolen har forpligtet sig på at fortsætte år 2007 ud. Alle landets amtscentre har i fællesskab været i udbud for anskaffelse af et nyt system, der både kan håndtere amtscentrenes informationssamlinger og udlånssamlinger. Leverandøren Dantek er valgt som leverandør af det nye system, som sættes i drift her i efteråret 06. Det har været nødvendigt at supplere Danteks standardsystem med en del specialudvikling for at imødekomme amtscentrenes krav. 3.3.6

Problemstillinger af betydning for it-strategien •

SIS er et bredt dækkende system til studieadministration med stor funktionalitet. Men SIS har mangler og svagheder. Her skal især påpeges, at SIS ikke pt. er suppleret med en webbaseret selvbetjeningsløsning for de studerende. Udfordringen for institutionerne bliver at fastholde Undervisningsministeriet i en fortsat videreudvikling af SIS, så systemet løbende lever op til de krav, som institutionerne har

•

Institutionernes forskellige administrative praksis vedrørende studieadministration og forskelligheder i den måde, man anvender det studieadministrative system på, bliver en udfordring for det fusionerede CVU

•

Amtscentrenes akutte behov for nye systemer til økonomi og løn, der er klar til drift her pr. 1/1 07 er en udfordring og en problematik, som ikke må undervurderes. Implementering og test af et nyt økonomisystem med diverse snitflader er traditionelt en tidskrævende opgave

•

Overgangen til Navision Stat tidligst medio 2007 er ikke optimal for det nye CVU og kan give nogle styringsproblemer i CVU’ets første egentlige driftsår

•

Amtscentrenes har behov for særlige administrative løsninger til understøttelse af deres virksomhed – kursusadministration og udlånsvirksomhed og amtscentrenes økonomi er ikke baseret på en taksameterordning. Disse forhold vil indebære en øget kompleksitet i forbindelse med at samle sig om fælles administrative løsninger, og kan indebære, at amtscentrene må bibeholde dele af deres særlige administrative løsninger i det nye CVU. ACU Vejle henviser til en SIS-evaluering foretaget af Amtscentret i Århus, hvor der bl.a. peges på en række problemer i SIS i forhold til amtscentrenes kursusadministration.

3.4

Den tekniske it-infrastruktur Overskriften ”Den tekniske it-infrastruktur” dækker it-udstyr og basissystemer som ligger bag de anvendte applikationer.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

11

3.4.1

Pc-arbejdspladserne Når alt regnes med, findes der samlet set godt 1.400 pc’er i de 8 institutioner. Disse er en blanding af traditionelle stationære pc’er, bærbare pc’er og såkaldte ”tynde klienter”, der bruges ved terminalløsninger. De bærbare pc’er anvendes primært til underviserne. Institutionerne har valgt forskellige måder for at forenkle vedligehold og support af pc’er på: •

CVSU Fyn har lagt en linje, hvor man anvender en terminalløsning og med tynde klienter så langt som muligt. Der, hvor disse løsninger kommer til kort, er især ved grafiske applikationer og ved visning af PowerPoint show over terminalløsninger. Flere af de øvrige institutioner anvender også terminalløsninger til mere dedikerede områder, især inden for administrationen.

•

CVU Fyn anvender pc’er som på det nærmeste er identiske, idet disse er anskaffet samlet ved CVU’ets dannelse. Hermed har man opnået en meget standardiseret pc-platform, hvor man let kan supportere og vedligeholde pc’er og programmel.

De øvrige institutioner har i forskellig grad opnået en standardisering af pcplatformen især inden for de administrative områder. Det er også her, de nyeste pc’er findes. Til undervisningsbrug forsøges der anvendt en blanding af nyere pc’er og ældre pc’er til områder, som ikke er så krævende. Det er vurderingen, at alle institutionerne har etableret måder at håndtere og vedligeholde pc’er på, fx i form af image-løsninger, så der kræves en begrænset ressourceindsats, for at holde pc’er kørende og opdaterede. På nær nogle få Mac’er er alle pc’er installeret med Windows styresystemet.

Opgørelse over antal pc’er ACU Fyn ACU Vejle CVSU Fyn CVU Fyn

CVU

OSS

Skårup

Jelling PC i adm.

Sp. sk.

I alt

Vejle

52

36

30

50

36

12

15

17

248

59

40

60

65

50

15

25

19

333

80

21

166

300

211

76

50

94

998

80

25

289

448

283

138

50

110

1423

netto PC i adm. brutto

2

PC i undv. 3

netto

PC i undv. brutto

3.4.2

Anvendelse af servere Sammenlagt er der optalt i alt 168 servere på de 8 institutioner – det faktiske antal formodes at være en del større. Serverparken må betegnes som bestående af ”professionelle” servere, som er opdateret mht. software.

I bruttotallet indgår pulje-pc’er, udlåns-pc’er og øvrige ikke fast-disponerede pc’er I tallet for pc’er i undervisningen kan der forekomme unøjagtigheder, idet undervisernes pc’er ikke konsekvent er talt med her

2 3

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

12

CVU Fyn anvender som eneste institution en dedikeret løsninger til lagring af data (SAN-løsning). Windows er den helt dominerende platform på serverområdet med anvendelse af Active Directoty til styring af ressourcer på netværket. Dog anvender CVU Fyn Novell som deres primære serverplatform til fil og print og med NDS til styring af ressourcer på netværket. 3.4.3

Netværk Institutionerne er underlagt Sektornettets struktur med en opdeling i et administrativt net og et pædagogisk net. Mellem de to net tillades trafik fra anettet til p-nettet. Fra hvert net er der etableret adgang til internettet. På nær en enkelt institution har alle i forskellig grad etableret trådløst netværk – primært til brug for de studerende, der kommer med egen pc. Alle institutioner har etableret løsninger, der muliggør opkobling til systemer og data udefra. Disse løsninger anvendes primært af underviserne. Brug af open source på institutionerne Anvendelsen af Open Source (programmel der ikke er beskyttet af ophavsret og som frit kan anvendes og modificeres af alle) er yderst begrænset. På pc’erne forekommer ikke Open Source-programmer som fx kontorpakken OpenOffice.org. Tilsvarende på serverplatformen er der kun enkeltstående eksempler på brug af Open Source. Det skal dog nævnes at styresystemet i de ”tynde klienter” som anvendes til terminalløsningerne er baseret på Open Source-systemet Linux.

3.4.4

It-sikkerhed It-sikkerheden som den praktiseres på institutionerne, må anses for at være håndteret forsvarligt. Der forekommer at være styr på de basale sikkerhedsrutiner – firewall, backup, virusbeskyttelse mv. – og der er kun i begrænset omfang sket udfald af systemer og tab af data. På det administrative net er Sektornettet med til at lægge et godt niveau for it-sikkerheden.

3.4.5

Problemstillinger af betydning for it-strategien •

Mange af de nuværende løsninger som anvendes i it-infrastrukturen og til administration af servere, netværk og pc’er er kun i begrænset omfang dokumenteret. Det gør løsningerne sårbare og personafhængige.

•

Ingen af institutionerne har en formuleret it-sikkerhedspolitik som beskriver ansvarsforhold, og hvordan it-sikkerheden skal håndteres. Også dette forhold øger sårbarheden.

•

Der findes rundt om i institutionerne mange it-løsninger på det tekniske plan som forekommer velfungerende. Der er god basis for at bruge bestående erfaringer og vælge blandt de gode løsninger.

3.5

Nuværende it-organisering, bemanding og kompetencer

3.5.1

It-organisationerne Hver af de 8 institutioner har interne it-funktioner – varierende i størrelse fra en deltidsmedarbejder til en bemanding på 5–6 it-medarbejdere.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

13

Alle institutionerne benytter sig af ekstern assistance til forskellige mere tekniske opgaver – ny-installationer, konfigureringer af servere og vanskeligere problemløsninger. Det skal også nævnes, at flere institutioner har valgt at placere driften af nogle af de administrative systemer hos eksterne leverandører. Samlet set er antallet af årsværk i de interne it-funktioner opgjort til 20. 3.5.2

It-opgaverne Det er ikke overraskende support-opgaverne der fylder mest. Det kræver noget at holde så mange pc’er kørende, specielt i det pædagogiske miljø, hvor der sker så meget. Institutionerne CVSU Fyn og CVU Fyn har med baggrund i deres standardiseringer på pc-platformen skåret supporten meget ned. Det betyder, at der er support til hjælp, når brugerne har problemer med at få it-systemerne til at fungere. Supporten til mindre kritiske ting og tilstedeværelsen af supportmedarbejdere hos brugerne er reduceret og formaliseret mere end på på øvrige institutioner. Fra undervisningsside efterlyses generelt bedre support til problemer ud over de rent tekniske – fx hjælp til at anvende de forskellige programmer. CVU Jelling har som eneste institution afsat en medarbejder til at støtte op om it i undervisningen. De øvrige institutioner klarer sig med at kollegaer kan hjælpe. Den gennemgående holdning i it-funktionerne er, at sådanne mere anvendelsesrettede supportopgaver ikke skal løses af it-medarbejderne. It-funktionerne anvender noget tid på udviklingsopgaver og projekter i form af at implementere nye løsninger. Desuden anvendes tid på at sikre, at de integrationsløsninger, der bringer data mellem de forskellige systemer, fungerer, og at foretage ad hoc udtræk af data til rapporter eller til brug ved systemintegration.

3.5.3

De eksterne it-opgaver på amtscentret i Vejle ACU Vejle udfører it-opgaver for flere af amtets undervisningsinstitutioner på kommercielle vilkår. Amtscentret udfører for disse eksterne kunder installation og drift af servere, netværk og pc’er, typisk på en timebaseret aftale. I 2005 havde amtscentret indtægter på sådanne eksterne opgaver på omkring ¾ mio. kr.

3.5.4

Kompetencerne It-medarbejderne udgøres for størstedelens vedkommende af medarbejdere med en undervisningsbaggrund, som har vist interesse for it og som gradvis har skiftet fag og beskæftigelse. Der findes også it-medarbejdere, som har en egentlig it-mæssig uddannelsesbaggrund. Med baggrund i den måde, it-medarbejderne er rekrutteret på, er der en dyb tradition for blandt it-medarbejderne, at kompetenceudvikling sker ved ”learning by doing” – man kaster sig ud i opgaverne og lærer undervejs. Til trods herfor forekommer it-medarbejderne at være kompetente til de opgaver, de udfører, og det er også vurderingen, at de er gode til at vurdere, når der er brug for ekstern bistand eller råd fra en kollega i en anden itfunktion.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

14

De midler der afsættes til kompetenceudvikling af it-medarbejderne, må vurderes klart at ligge i underkanten af, hvad der generelt afsættes i andre it-organisationer. 3.5.5

Økonomien I kortlægningen er it-økonomier gjort op. Det viser, at der årligt er itomkostninger på i størrelsesordenen 21,5 mio. kr. En sådan opgørelse indeholder altid usikkerheder af et vist omfang. Engangsbevillinger kommer sjældent fuldt ud med, og it-anskaffelser som foretages uden for it-funktionen og dennes budget er også vanskelige at opsamle fuldt ud. Derfor er det vurderingen, at de reelle it-omkostninger ligger en del højere – snarere på et niveau på 25 mio. kr årligt.

3.5.6

Problemstillinger af betydning for it-strategien •

It-funktionerne har en størrelse der gør, at de i stor udstrækning er baseret på enkelte medarbejderes indsats. It-medarbejderne har selvstændigt taget de nødvendige initiativer og etableret de løsninger, der var brug for. På den måde har it-udviklingen ikke i særlig høj grad været styret at strategier og ledelsesmæssig påvirkning.

•

Ved behandling af it i undervisningen blev der peget på et supportproblem på undervisningsområdet. Samme problem bliver også synlig ved kortlægning af it-funktionernes opgaver.

•

Det er en strategisk beslutning for det nye CVU at forholde sig til den forretning, som amtscentret i Vejle driver med ekstern it-assistance til uddannelsesinstitutioner. Ved en beslutning af at fortsætte denne virksomhed må der foretages en vurdering af, hvordan der kan opnås kritisk masse i disse opgaver.

•

Det er en styrke for CVU’erne, at deres it-medarbejdere i så stor udstrækning udspringer af institutionernes faglige miljø. Men måden kompetenceudviklingen er foregået på, er ikke optimal – hverken for institution eller for medarbejdere.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

15

4. Udgangspunkt for it-strategien Udgangspunktet for it-strategien er at gøre det nye CVU i stand til at håndtere de udfordringer, krav og forventninger, som omgivelserne stiller, og samtidig at sikre, at CVU’et it-mæssigt kan understøtte CVU’ets egne mål og visioner. I dette afsnit tegnes et billede af, hvilken adfærd dagens studenter har, og hvilke krav de vil møde med i forhold til deres uddannelsesinstitution. At kunne opfylde disse krav vil være en betydende konkurrenceparameter for det nye CVU. Desuden gives i afsnittet en kort introduktion til det nye CVU – de institutioner der indgår heri og de mål, der er sat for CVU’et. 4.1

Kravene fra nutidens studenter til uddannelsesinstitutionerne Følgende billede af nutidens student bygger dels på analyser, som Rambøll Management har selv har foretaget4 og fra en international undersøgelse af effekten af studerendes it-anvendelse5.

4.1.1

Spredningen i de studerendes niveau for it-kompetencer Det skal indledningsvis bemærkes, at der ikke kan tegnes et entydigt billede at nutidens student. En problemstilling som har stor betydning for uddannelsesinstitutionerne, er de studerendes forskellige baggrunde i forhold til at anvende it, samt deres forskellige niveauer af kompetencer og motivation for at anvende it i deres studie. Spredningen i de studerendes it-kompetencer betyder, at undervisningsinstitutionerne må forholde sig til, om der skal stilles krav om it-kompetencer på et grundlæggende niveau som en forudsætning for optag på et studie, eller at man optager alle. I sidstnævnte beslutning må institutionen i starten af studiet gør en indsats for at hæve kompetenceniveauet, så det svarer til uddannelsesinstitutionens forventninger og krav til de studerende. Andelen af unge med meget begrænsede it-færdigheder er reduceret i de seneste år. De generationer som nu søger optag på de videregående uddannelser er vokset op samtidig med, at alle de teknologiske muligheder er udviklet og stillet til rådighed. Derfor har en meget stor del af de unge generelt et forhold til teknologi, som ikke indebærer de barrierer, som tidligere generationer havde. Vi benævner herunder sådanne studerende som den digitale student og illustrerer hvilke krav de stiller specielt til tilgængelighed og fleksibilitet.

4.1.2

Krav om tilgængelighed når som helst og hvor som helst Den digitale student stiller krav til uddannelsesinstitutionerne om tilgængelighed som er ny. Det kommer til udtryk ved krav som: •

at der er fuld adgang til underviserne – via mail eller chat

”Studies in the Context of the E-learning Initiative: Virtuel Models of European Universities” EU Kommissionen, marts 2004 “E-learning Nordic 2006 – effekten af it i uddannelsessektoren”, Rambøll Management

4

5

”ECAR Study on Students and Information Tecnology, 2004”

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

16

• • • •

at der er fuld adgang til studiematerialer – via digitale materialesamlinger at der er fuld adgang til studieplaner og timeplaner – via elektroniske opslagstavler og med adviseringer, når der sker ændringer pr. mail eller SMS at der er fuld adgang til de medstuderende – via konferencesystemer og chat-programmer at der er fuld adgang til studieadministrative services – at man kan få de nødvendige informationer om karakterer, krav til optag mv. og at man selv via web-sider kan klare sine tilmeldinger og frameldinger.

Ovennævnte krav skal gerne kunne opfyldes når som helst og hvor som helst. 4.1.3

Krav om fleksibilitet fra uddannelsesinstitutionernes side Den digitale students krav om fleksibilitet på mange områder kommer til udtryk ved følgende punkter, som direkte eller indirekte stiller krav til digitale services: ƒ

Studerende som de facto-deltidsstuderende ƒ Hensyntagen til erhvervsarbejde samtidig med studiet ƒ Familiære hensyn – mulighed for hensyntagen til børn og fødsler

ƒ

Erhvervsaktive i efter- og videreuddannelse

ƒ

Fleksibel adgang til undervisere ƒ Adgang hele døgnet, alle dage – og med forventning om hurtig tilbagemelding ƒ Personlig vejledning ƒ Tværinstitutionelle underviserteams med inddragelse af eksterne, herunder internationale gæstelærere

ƒ

Fleksibel kombination af uddannelser ƒ Modularisering ƒ Kombinationer på tværs af institutioner ƒ Internationalisering ƒ Individuelle studieplaner

ƒ

Fleksible meritsystemer

ƒ

Fleksible akademiske tjenester ƒ Studievejledning ƒ Bibliotekssystemer

ƒ

Fleksible studieadministrative systemer og tjenester ƒ Selvbetjeningssystemer

ƒ

Og – som forudsætning for ovenstående - fleksibel adgang til itinfrastruktur og it-systemer Terminal- og netværksfleksibilitet (mobilnetværk, internet) ƒ ƒ Trådløs internetopkobling ƒ VPN ƒ Single-Sign-On ƒ Support ƒ m.m.

Fra ECAR-analysen vises grafisk, hvor effekten af de studerendes itanvendelse især står igennem. Som det fremgår, er det i forhold til para-

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

17

metren ”Convenience” som kan oversættes til understøttelse af fleksibilitet, og at gøre det bekvemt for den studerende.

ECAR analyse af efffekter af studerendes IKTanvendelse Convenience

16%

Improve Learning

4% 2% 48%

17% 13%

Manage Class Activities Save Time No Benefits Other

Kilde: “ECAR Study on Students and Information Technology, 2004”

4.2

Det nye CVU – hvor det står nu Det nye CVU, omfattende de 8 institutioner, har nu en status, hvor fusionen er endelig godkendt af ministeriet. Fusionen sker formelt pr. 1. januar 2006 for institutionerne CVU Jelling, CVU Fyn, CVSU Fyn, Odense Socialpædagogiske Seminarium og Skåde Seminarium. De amtslige institutioner Sygeplejeskolen i Vejle og de to amtscentre for Fyns Amt og Vejle Amt indgår formelt først i fusionen pr. 1. januar 2007, når amterne nedlægges. De otte institutioner der nu går sammen, rummer tre lærerseminarier, tre pædagogseminarier, tre sygeplejerskeuddannelser og de tre sundhedsuddannelser: ergoterapeut-, fysioterapeut- og radiografuddannelser samt to amtscentre for undervisningsmidler. Sammenlagt bliver det nye CVU arbejdsplads for i alt ca. 700 medarbejdere, der vil samlet være indskrevet omkring 7.000 studerende, og CVU’et vil have en årlig omsætning på omkring 450 mio. kr. Disse tal gør det nye CVU til Danmarks største6. Målet med etablering af det nye CVU er at skabe et stærkt professionsrettet uddannelsesmiljø i den syddanske region med gode vækstbetingelser for udvikling af både eksisterende og nye uddannelser.

4.2.1

Mål for det nye CVU De mere konkrete forretningsplaner og organiseringen af CVU’er er ikke på plads endnu, men følgende mål er formuleret for det nye CVU:

Der foregår forskellige mere uformelle drøftelser med andre uddannelsesinstitutioner, som kan føre til, at der etableres samarbejdsrelationer med en yderligere kreds af institutioner eller egentlig fusion med yderligere. 6

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

18

•

De nuværende uddannelsessteder i Jelling, Odense, Skårup, Svendborg og Vejle fastholdes og udvikles. Samtidig skabes der langt stærkere efter- og videreuddannelsesmuligheder med sammensmeltningen mellem de to amtscentre for undervisning og uddannelsernes efter- og videreuddannelsesenheder.

•

Med fusionen tilbydes de studerende bedre uddannelser ter- og videreuddannelsestilbud, og der skabes grobund nye uddannelser og uddannelsestilbud. Samtidig kan de dannelsessteder fastholdes og geografien udnyttes til at fessionsrettede uddannelser

og bredere effor udvikling af nuværende udstyrke de pro-

Et konkret mål for det nye CVU er at blive godkendt som University College. Dette vil for it-området indebære: Godkendelse af CVU’et som University College vil indebære • Har en formuleret strategi for institutionens fysiske og elektroniske ressourcer. •

Udvikler institutionens biblioteksvirksomhed og andre former for informationsfaciliteter til nytte for institutionens brugere, bl.a. i samarbejde med Det Elektroniske Forskningsbibliotek

•

Udvikler og vedligeholder institutionens øvrige faciliteter, bygninger, laboratorier, bygninger, udstyr, it-teknologi, materialer, idrætsanlæg mv., så de er tidssvarende og relevante i forhold til institutionens og uddannelsernes behov

•

Har etableret nem og brugervenlig adgang til information for eksterne samarbejdspartnere, interessenter, ansøgere mv.

I kommissoriet for it-analysen har CVU’et formuleret følgende bud på, hvordan it skal medvirke til, at CVU’et realiserer sine mål: •

at uddannelserne teknologisk er på højde med de krav, som dimittenderne skal kunne håndtere på arbejdsmarkedet,

•

at uddannelserne pædagogisk og fagligt udnytter de muligheder, som it giver for at understøtte og udvikle læring,

•

at der kan tilbydes uddannelser og uddannelsesaktiviteter, som er uafhængige af tid og sted,

•

at arbejdsgange er digitaliseret, og at teknologien understøtter den geografiske spredning i højskolen ved inddragelse af blandt andet virtuelle konferencesystemer og sikrer løsning af administrative og pædagogiske opgaver uafhængigt af tid og sted,

•

at institutionen bliver koblet sammen i overført betydning, som sikrer et godt grundlag for hurtig og effektiv information og kommunikation.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

19

4.2.2

De 8 institutioner i fusionen

Profil for de 8 institutioner i det nye CVU CVU Jelling

Sygeplejeskolen i Vejle Amt

Omsætning 70 mio. kr.

Omsætning 30 mio. kr.

120 medarbejdere

50 medarbejdere

1426 studerende

600 studerende

Uddannelser: Lærer- og pædagogudd.

Uddannelser: Sygeplejerskeuddannelse

CVU Fyn

Skårup Seminarium

Omsætning 120 mio. kr.

Omsætning 30 mio. kr.

220 medarbejdere

55 medarbejdere

2300 studerende

500 studerende

Uddannelser: Lærer- og pædagogudd.

Uddannelse: Læreruddannelse

Odense Socialpædagogiske Seminarium

CVSU – Fyn

Omsætning 35 mio. kr.

Omsætning 90 mio. kr.

50 medarbejdere

140 medarbejdere

700 studerende

1400 studerende

Uddannelser: Pædagoguddannelse

Uddannelser: Ergoterapeut-, fysioterapeut, radiografog sygeplejerskeuddannelsen

Amtscentret for Undervisning i Fyns Amt

Amtscentret for Undervisning i Vejle Amt

Omsætning 34 mio. kr.

Omsætning 41,5 mio. kr.

50 medarbejdere

50 medarbejdere

325 kurser årligt

260 kurser årligt

Opgave: Information/vejledning om samt udlån af

Opgave: Information/vejledning om samt udlån af

læremidler

læremidler

Til billedet af ovennævnte 8 institutioner skal der gøres følgende bemærkninger i forhold til it-strategien: •

De to forskellige institutionstyper i fusionen: 1) Undervisningsinstitutionerne med traditionel undervisningsvirksomhed og 2) Amtscentrene, der til dels kan karakteriseres som konsulentvirksomheder. De to institutionstyper stiller ikke på alle områder samme krav til itløsninger. Amtscentrene har særlige behov vedrørende styring af deres konsulentaktiviteter – time-/sagsstyring og styring af deres omfattende udlånsvirksomhed. Omvendt har styring af amtscentrenes kursusvirksomhed med de mange korte kursusforløb lighedstræk med de styringsproblemer, der findes inden for uddannelsesinstitutioernes efter- og videreuddannelse.

•

Den store variation på tværs af de 6 undervisningsinstitutioner i forhold til betydningen af it’s rolle i fagene og i undervisningen – spændvidden kan illustreres med radiografuddannelsen som det ene yderpunkt som et eksempel på en meget ”it-tung” uddannelse og med pædagoguddannelserne som et andet yderpunkt, hvor it ikke fylder så meget. Denne spændvidde vil også eksistere fremover – omend den forventes indsnævret noget. Spændvidden vil indebære, at der må anlægges differentierede mål og fordelingsnøgler for anvendelse af it og for disponering af it-midler.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

20

5. It-strategien for det nye CVU Dette afsnit indeholder Rambøll Managements anbefalinger til en it-strategi for det nye CVU opdelt på de enkelte områder. 5.1

Strategi for it i undervisningen På trods af forskelligheder i anvendelsen af it i undervisningen såvel inden for de nuværende uddannelser som imellem uddannelsesstederne og amtscentrene, så er it en forretningskritisk faktor – både i markedsføringen af uddannelserne og ved tilrettelæggelse og formidling af uddannelserne. It spiller forskellige roller i undervisningen: • • •

It er et pædagogisk redskab især til formidling af læringsmateriale It er emnet for dele af undervisningen – hvor undervisningen skal bibringe studenten it-mæssige færdigheder i relation til forskellige fag It er et kommunikationsmedie – i dialogen mellem underviseren og den studerende

Desuden har it en rolle i forbindelse med at understøtte samarbejde mellem undervisere og uddannelsesstederne, herunder samarbejde om nye uddannelser, udnyttelse af lærerressourcer og andre fysiske ressourcer. Radiografuddannelsen står som et eksempel på, hvad man kan opnå ved en målrettet og offensiv satsning af it i uddannelsen. CVU’et vil styrke it i uddannelserne gennem følgende indsatsområder: 1. Kompetenceudvikling og motivationsskabende aktiviteter blandt underviserne 2. Etablering af en fælles it-støttet læringsplatform på tværs af CVU’et med integration til studieadministrative systemer samt CVU’ets kommunikations- og planlægningsværktøjer i øvrigt (intranet, konferencesystem, videokonference, kalender- og bookingsystem mv.) 3. Etablering af en organisation som kan støtte op om it i undervisningen 4. En styrkelse af det ledelsesmæssige fokus og opfølgning på it i undervisningen

5.1.1

Kompetenceudvikling og øvrige motivationsskabende tiltag Tilkendegivelser fra underviserne og CVSU’s netop afsluttede undersøgelse peger på et stort spænd mellem de it-pædagogiske svage og de itpædagogiske stærke undervisere. It-strategien skal have som fokus at hæve det generelle niveau for it i undervisningen frem for at udvikle særlige spydspidsområder og spidskompetencer. Ved at løfte området bredt skaber CVU’et samtidig grobund og motivation for at igangsætte udvikling af særlige områder og demonstrationsprojekter. •

Definition af en it-kompetenceprofil pr. undervisningsområde

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

21

Ledelsen for hvert af de enkelte undervisningsområder definerer hver en it-pædagogisk kompetenceprofil, som alle underviserne som minimum skal kunne matche inden for en given tidsramme (1 – 2 år). I tidsplanen tages hensyn til arbejdet med studiereformer på pædagog- og læreruddannelsen • •

•

Fastsættelse af it-udviklingsmål for den enkelte underviser Ledelsen for hvert undervisningsområde fastsætter i samarbejde med underviserne udviklingsmål for den enkelte underviser Planlægning, gennemførelse og opfølgning Ledelsen for hvert af de enkelte uddannelsesområder planlægger undervisningsaktiviteter for at gennemføre kompetenceudviklingen og følger op på disse Indtænk it-kompetencekrav ved nyansættelser og ved i adjunkt-forløb Ved alle nyansættelser skal ledelsen sikre, at it-kompetencekravene indgår i vurderingen af ansøgerne. Som en del af adjunkt-forløbet skal der beskrives en model, som sikrer, at nyansatte opkvalificeres i de nødvendige generelle it-kompetencer og uddannes i de konkrete systemer, der anvendes.

5.1.2

Etablering af en fælles it-støttet e-læringsplatform på tværs af CVU’et Det er Rambøll Management’s helt klare vurdering, at en fælles elæringsplatform på tværs af det nye CVU vil indebære store fordele: •

En fælles ramme for det it-pædagogiske udviklingsarbejde vil styrke videndeling, samarbejde og fornyelse på tværs i CVUet og dermed bidrage til en styrkelse af institutionens pædagogiske og uddannelsesmæssige kvalitetsmål

•

En fælles læringsplatform er en forudsætning for samarbejde inden for uddannelsesområderne og på tværs af uddannelsesstederne, men vil også tilvebringe de nødvendige rammer for faligt-uddannelsesmæssigt samarbejde på tværs af uddannelsesområder og dermed for udvikling af nye uddannelsestilbud

•

Udveksling af undervisningsmaterialer og undervisningsforløb forudsætter en fælles læringsplatform

•

En fælles læringsplatform vil styrke ledelsens muligheder for at tilbyde den enkelte underviser adgang til it-pædagogisk og teknisk støtte i forbindelse med den daglige udvikling af undervisningsmateriale, planlægning af kursusforløb og gennemførelse af undervisningsforløb

•

En fælles læringsplatform vil indebære klare serviceforbedringer i forhold til de studerende, som man vil kunne tilbyde en ensartet og standardiseret digital adgang til CVU’et

•

En fælles læringsplatform er en forudsætning for den ønskede integration mellem studieadministrative systemer, planlægningsværktøjer, den interne kommunikation og undervisningsaktiviteter. Integration til flere forskellige læringsplatforme vil være en teknisk, praktisk og økonomisk uoverkommelig opgave

•

Endelig vil en fælles læringsplatform give økonomiske besparelser i form af lavere licensudgifter (mængderabat) og lavere it-omkostninger til integration og til drift/support

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

22

Omvendt ligger der ikke i valget af en fælles læringsplatform pædagogiske eller organisatoriske begrænsninger, der reducerer den enkelte uddannelses eller for den sags skyld den enkelte undervisers pædagogisk-didaktiske frihedsgrader. Det er Rambøll Managements erfaring, at der på tværs af uddannelser eksisterer en stor og dominerende fællesmængde af behov, og at de enkelte uddannelsers og fags særlige system- og værktøjsbehov sagtens kan forenes med en fælles platform. Som nævnt kan der være særlige bindinger i forhold til de faglige, nationale fora, der understøttes af SkoleKom, og som anvendes i primært læreruddannelserne. Der skal foretages en vurdering af, hvor stor vægt sådanne bindinger skal have i forhold til det strategiske mål om en fælles elæringsplatform. Der vil dog som udgangspunkt ikke være konflikt mellem en fælles CVU-læringsplatform og adgang til eksterne, nationale platforme som SkoleKom.og andre informationstjenester.

5.1.3

•

Behovsafdækning og vurdering af løsninger Der nedsættes en mindre arbejdsgruppe på tværs af CVU’et for at fastsætte behov/krav til en fælles e-læringsplatform. Arbejdsgruppen vurderer forskellige løsninger og udarbejder en indstilling til ledelsen senest pr. 1/1 2007. Markedet for læringsplatforme er yderst dynamisk i disse år, og Rambøll Management anbefaler, at der i afdækningen af systemog funktionalitetskrav kigges længere ud end FirstClass, SkoleKom og Fronter. Rambøll Management anbefaler endvidere, at krav til læringsplatformen afstemmes med behov og krav til CVUets intranet, jf. nedenfor.

•

Beslutning, systemanskaffelse og implementering Det skal i sidste ende være CVU’ets ledelse, som på baggrund af arbejdsgruppens indstilling vurderer de strategiske parametre i forhold til en kommende e-læringsplatform. En sådan vil tidligst kunne implementeres medio 2007. Der skal i implementeringsplanen tages hensyn til behovet for migrering af kursusforløb, undervisningsmaterialer og andre data til den fælles platform.

Etablering af en organisation som kan støtte op om it i undervisningen Hidtil har it-support og –udvikling inden for undervisningsområdet i det væsentlige været båret af enkelte underviseres engagement og initiativ. Svagheden herved er, at der ikke er veldefinerede ressourcer til området, og at initiativer og beslutninger ikke træffes i et strategisk perspektiv. Rambøll Management anbefaler, at der etableres en selvstændig organisatorisk enhed med tilknytning til it-funktionen (se senere) med følgende ansvar og opgaver: •

Er systemansvarlig og systemejer (se senere) for e-læringsplatformen

•

Er ansvarlig for at tage initiativer til nye projekter, samt at planlægge og styre it-udviklingsprojekter inden for undervisningsområdet

•

Er ansvarlig for at udvikle vejledninger og at bidrage med at undervise i anvendelse af de generelle it-systemer, der anvendes i undervisningen

•

Er ansvarlig for at styre området med rettigheder og aftaler for digitale undervisningsmaterialer (bl.a CopyDan-aftaler).

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

23

Egentlig konkret support til den enkelte underviser om it-systemer og brugen af disse vil en sådan enhed ikke kunne løfte på tværs af CVU’ets samlede geografi. Derfor må hvert undervisningsområde og hvert uddannelsessted sikre, at der etableres tilbud om anvendelsessupport til underviserne, som supplement til den tekniske it-support, der ydes af it-funktionen. Dette anbefales organiseret gennem udvalgte superbrugere blandt underviserne suppleret med studenterhjælp. 5.1.4

En styrkelse af den ledelsesmæssige fokus og opfølgning på it i undervisningen En forudsætning for at det nye CVU opnår en synlig og markant it-profil inden for undervisning er, at ledelsen på alle niveauer sætter sig klare mål for området og følger konsekvent op på disse. Dette er ikke sket i tilstrækkeligt omfang i de bestående organisationer. Et øget ledelsesmæssig fokus vil bl.a. indebære: • at ledelsen tager initiativ til, at der udvikles strategi og mål for området • at ledelsen forholder sig til foreslåede udviklingsprojekter og foretager en prioritering af disse • at ledelsen bevilger ressourcer og økonomi til de valgte udviklingsprojekter • at ledelsen stiller konkrete krav til underviserne om at understøtte elæring og at gøre materialer tilgængelige digitalt • at ledelsen følger op på kompetenceudviklingen.

5.2

It til kommunikation og samarbejde Det er af afgørende betydning, at ledelsen i det nye CVU har gode muligheder for at kommunikere ud til hele organisationen på en målrettet og præcis måde. Tilsvarende er kommunikation og videndeling på tværs af institutioner og medarbejdere i det store CVU afgørende for CVU’ets fælles identitet og udvikling – kommunikation på tværs er en forudsætning for at samarbejde kan finde sted og udvikles. Internt og eksternt skal det nye CVU fremstå som en samlet uddannelsesinstitution med en fælles identitet. Den fælles identitet skal understøttes af en gennemgående designramme og et fælles logo. For at fastholde den fælles identitet for CVU’et skal de enkelte uddannelsessteder præsenteres på den fælles hjemmeside under det fælles logo og den fælles designramme Den it-mæssige understøttelse af kommunikation og samarbejde skal i det nye CVU understøttes og styrkes gennem følgende 4 indsatsområder: 1. Etablering af en intern portal for kommunikation og videndeling (intranet) 2. Etablering af en fælles hjemmeside for præsentation af det nye CVU og for tilbud om digital kommunikation 3. Implementering af et mail- og kalendersystem for medarbejdere og studerende 4. Etablering af et system til elektronisk sags- og dokumenthåndtering 5. Etablering af et fælles telefonsystem

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

24

5.2.1

Etablering af en intern og ekstern portal for kommunikation og videndeling I en overgangsperiode foreslås fusionssitet www.cvu-fusion.dk videreført og udvidet. Dette vil skabe tid til at etablere den permanente portalløsning. Den allerede etablerede kommunikationsgruppe gives i opdrag at foretage en overordnet afdækning af behov for et fælles Content Management System (CMS), der skal være fødesystem til både den interne og den eksterne side. Systemet skal desuden danne input til forskellige digitale info-standere på de enkelte institutioner. Det anbefales at anskue systemet så bredt, at det også kan understøtte den faglige kommunikation og videndeling internt i institutionen og dermed erstatte en del af den kommunikation og videndeling, der i dag foregår via forskellige konferencesystemer. Der bør stiles mod fælles kommunikationsværktøjer på både læringsplatform og intranet. For at sikre, at den interne kommunikation fra ledelsen når ud i organisationen, vil det for det første være nødvendigt at bringe informationer på hovedsiden, der er aktuelle og interesserer en bred skare af personalet, og for det andet vil den interne hovedside skulle gøres til obligatorisk startside i browseren. Forslag • • • • • •

til indholdselementer på hovedsiden: Information fra ledelsen Personalenyheder Dagens postliste (med links til ESDH-systemet) Facts om fusionsprocessen Aktuel medieomtale af det nye CVU Oversigter over medarbejdere, deres placering og fag.

Ud over aktuel information på sitet skal det rumme fælles information som: • Artikelsamlinger • Love, cirkulærer og bekendtgørelser • Studieordninger • Kompetencekort for alle medarbejdere • Mv. Den mere uformelle og direkte kommunikation – såvel internt som eksternt – kan understøttes gennem etablering af Blog for at skabe interesse og dialog og for at profilere CVU’et. Organisering af de interne og eksterne sider Der vil være behov for en stram central styring af layout, struktur og indhold på sitet. Hertil kræves en web-master med vide beføjelser. Samtidig er det også af stor betydning, at mange medarbejdere overalt i organisationen kan være indholdsleverandører inden for afgrænsede områder på sitet uden at skulle gennem en større bureaukratisk proces. Ligeledes skal det prioriteres, at medarbejdere kan oprette egne rum på sitet til faglige diskussioner o.l. Flere har løbende behov for at oprette midlertidige web-sites til dedikerede formål. Fx opretter Amtscentret i Vejle en web-site pr. kursus de udbyder. Sådanne behov skal et kommende system også kunne understøtte.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

25

5.2.2

Implementering af et fælles mail- og kalendersystem for medarbejdere og studerende Der bør snarest muligt etableres et fælles mail- og kalendersystem for det nye CVU. Dette vil lette kommunikationen i det daglige og være med til at understøtte den fælles identitet både indadtil og udadtil. Der er behov for at fastlægge en politik for medarbejdernes brug af mail og for at introducere en systematik mht. at holde kalendere opdateret med aftaler. I den forbindelse skal man sikre, at de planlægningssystemer, der tages i anvendelse i CVU’et indeholder mulighed for at foretage opdateringer i den elektroniske kalender. Også de studerende skal ved optag tildeles en mail-adresse til brug ved kommunikationen mellem den studerende og CVU’et. Det skal være målet, at al skriftlig kommunikation mellem student og CVU’et sker elektronisk. For at kunne håndtere kommunikation også af fortrolige oplysninger skal CVU’et implementere en signaturløsning. Dette kunne være i form at en portal, hvor studenterne kan logge på med deres digitale signatur og hente deres personlige oplysninger.

5.2.3

Etablering af et system til elektronisk sags- og dokumenthåndtering Det nye CVU vil i kraft af sin størrelse have behov for at implementere et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH). Blot personalesagerne vil berettige et sådant system. Postmodtagelsen til CVU’et vil principielt ske til en central adresse eller en central mailkonto og herfra distribueres ud i organisationen. Post der modtages lokalt, skal videreformidles til den centrale postmodtagelse. Et ESDH-system vil være grundlaget for elektronisk at distribuere sagsoplysninger, postliste mv. incl. alle dokumenter til alle relevante i CVU’et. Implementering af et ESDH-system skal følges op af retningslinjer for journalisering af post/mails som modtages lokalt og retningslinjer for journalisering af udgående post/mails.

5.2.4

Etablering af et fælles telefonsystem Det nye CVU skal have et fælles, sammenhængende telefonsystem, hvor man fra et fælles hovednummer og en fælles omstilling kan stille samtaler om til alle medarbejderne. En fælles telefonomstilling vil være afhængig af, at medarbejderne anvender den fælles elektroniske kalender og holder denne opdateret, for at omstillingen kan give et ordentlig service. Et sammenhængende telefonsystem skal muliggøre, at interne samtaler i hele CVU’et anvender dataforbindelserne (IP-telefoni) mellem de forskellige adresser og dermed i princippet bliver gratis. I en første fase vil man etablere IP-telefoni mellem centralerne og anvende de almindelige analoge forbindelser ud til de enkelte apparater. Senere kan man gradvis og efter behov udskifte de nuværende telefoner med IPtelefoner. Det kræver imidlertid, at de aktive netkomponenter kan understøtte dette.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

26

Der findes på flere af de nuværende institutioner omstillingsanlæg, der kan indgå i en samlet telefonløsning

5.3

It inden for biblioteker og medier Et samlet system, hvor materialesamlinger er digitaliseret og organiseret i en fælles database, med et samlet kartotek over samtlige lånere og med bibeholdelse af de nuværende udlånssteder – en sådan løsning vil indebære en forbedret service over for de studerende og ansatte samtidig med, at den vil give driftsmæssige besparelser. De studerende vil kunne vælge at søge i den lokale materialesamling og evt. derefter udvide søgningen til alle udlånssteder på CVU’et. Herfra kan søgningen udvides til eksterne baser. Den studerende vil desuden kunne låne og aflevere bøger på alle institutionens udlånssteder. En samlet organisering af biblioteket med anvendelse af et fælles bibliotekssystem vil indebære nogle licensmæssige og it-driftsmæssige besparelser, ligesom visse opgaver i forbindelse med systemvedligehold vil kunne minimeres. De væsentligste it-mæssige indsatsområder for biblioteksområdet vil derfor være at samle de 8 bibliotekssystemer i et fælles system og at arbejde for at stille digitale ressourcer til rådighed for CVU’ets undervisere og studerende. En handlingsplan for at samle de 8 biblioteker i et fælles system vil indebære følgende aktiviteter: 1. Etablering af en tværgående arbejdsgruppe med biblioteksansatte med det kommissorium at vælge og implementere en fælles itløsning – bibliotekarerne ønsker at dette igangsættes meget hurtigt! 2. Arbejdsgruppen foretager en vurdering af de nuværende løsninger – Intergra, BookIT, og amtscentrenes nye Dantek-løsning. Desuden ser de, hvilke systemer der ellers anskaffes på andre CVU’er 3. Der foretages en afklaring af, hvordan organiseringen og arbejdsdelingen omkring bibliotekssystemet forventes at blive, idet dette kan afstedkomme særlige krav til et nyt system 4. Der foretages en analyse af om amtscentrenes informations- og udlånssamlinger kan være en del af en samlet biblioteksdatabase eller der kan etableres link hertil fra biblioteksdatabasen. 5. Når der er foretaget en opgørelse over hovedkravene til nyt bibliotekssystem gennemføres et udbud mellem 2 – 3 mulige leverandører. Der skal efter beslutning om nyt system påregnes en vis periode til implementering, konvertering, uddannelse mv. på mellem 3 og 4 måneder. Bibliotekarernes rolle i det nye CVU skal afklares. Dette er nødvendiggjort af, at den traditionelle bibliotekarrolle er under kraftig forandring. Nye bibliotekaropgaver kan f.eks. være: • at varetage at materialesamlinger bliver digitaliseret • at tage sig af problematikken med ophavsrettigheder og kopibeskyttelse • at undervise de studerende i informationskompetencer • at vejlede de studerende i informationssøgning og vejlede ved vurdering af kilder og udarbejdelse af litteraturlister

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

27

Flere af ovennævnte opgaver udføres delvis af bibliotekarerne i dag.

5.4

It i administrationen It skal bidrage til forenkling af administrative processer og give forbedret styring og overblik. Der skal tilbydes selvbetjeningsløsninger for de studerende, og arbejdsgangene skal digitaliseres. It skal medvirke til at understøtte den geografiske spredning og muliggøre løsning af opgaver, uafhængigt af tid og sted. Af konkrete delmål for administrationen skal gælde: •

At systemerne skal suppleres med selvbetjeningsløsninger (især med tilknytning til det studieadministrative system) for at tilbyde bedre service og for at opnå rationalitet i løsningerne

•

At der skal sikres sammenhæng/integration mellem de forskellige systemer. Et mål skal være, at samme data kun skal registreres og lagres ét sted

•

At systemerne skal medvirke til at skabe overblik/synlighed over fysiske ressourcer i form af lokaler og av-udstyr mv. på tværs af institutionsgrænserne

•

At planlægningssystemerne udbygges og fuldt ud integreres i øvrige systemer (kalendersystem m.fl.).

I en fusion som den aktuelle vil der være et rationale i at samle dele af de administrative funktioner i fælles enheder og i at anvendelse fælles systemer. For dele af de administrative områder vil der skulle bibeholdes en vis lokal administration og lokale kompetencer. Indsatsområderne for it i administrationen er organiseret efter de væsentligste hovedområder: 1. Etablering af et fælles økonomi- og lønsystem 2. Etablering af et fælles studieadministrativt system 3. Etablering af fælles servicesystemer. For alle indsatsområderne skal fusionsprocessen tilrettelægges på baggrund af en grundig planlægning: •

Der skal indledningsvis skabes overblik over den nuværende administrative praksis

•

Der skal lægges en strategi for det administrative område – hvordan vil man arbejde, hvordan vil man styre området, hvilke snitflader skal der understøttes

•

Der skal fastlægges registreringsstrukturer, koder, numre og øvrig terminologi

•

Endelig skal der lægges en plan for implementeringen af det fælles system omfattende uddannelse, konvertering mv.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

28

Hele arbejdet med at etablere fælles systemer er både tids- og ressourcekrævende for den administrative stab. I processen skal der trækkes på de fusionserfaringer, som allerede findes i organisationen. 5.4.1

Etablering af et fælles økonomi- og lønsystem Det ligger fast at det nye CVU skal anvende Navision Stat som økonomiløsning og at lønadministrationen skal foregå via Statens Lønsystem (SLS). En overordnet handlingsplan for konvertering til Navision Stat vil være: 1. Senest pr. 1/1 07 at etablere en midlertidig økonomiløsning for de tre amtsinstitutioner. Dette vil ske på en Navision-platform. 2. Pr. 1/1 07 at overføre de amtslige medarbejdere til det statslige lønsystem SLS 3. Pr. 1/1 at implementere en ens kontoplan i de øvrige institutioners XAL-løsninger. Den tværgående økonomiopfølgning sker ved manuel konsolidering af data fra institutionernes systemer. 4. Pr. 3. kvartal 07 at konvertere til Navision Stat (kan ikke ske før, idet der skal udvikles integration mellem det studieadministrative system SIS og Navision Stat inden konverteringen kan finde sted). I forbindelse med overgang til Navision Stat vil der være behov for at vurdere det fremadrettede behov for ledelsesinformation fra de administrative systemer. En del institutioner anvender rapporteringsværktøjet Crystal Report som overbygning på Navision Stat. Hvis CVU’et ønsker egentlige analyseværktøjer og mulighed for at opsamle og sammenstykke data fra både økonomisystemet og det studieadministrative system vil der givet være behov for et mere udbygget værktøj end Crystal Report.

5.4.2

Etablering af et fælles studieadministrativt system Valget af studieadministrativt system ligger fast, idet SIS bliver det system, som CVU’et samler sin studieadministration på. Der skal fastlægges en systemstrategi for anvendelse af SIS. En sådan skal forholde sig til, hvilke funktioner i SIS der skal anvendes. Det er vigtigt, at der hurtigt træffes en beslutning om SIS skal anvendes til skemaplanlægning og lokalebooking, således at en løsning er på plads inden undervisningsåret 2007/2008 skal planlægges. Vejen over på en samlet SIS-løsning vil indebære følgende skridt: 1. Fastlæggelse af en løsning for administration af praktikpladser SIS skal indledningsvis besluttes 2. Amtscentrenes særlige behov for understøttelse af deres kursusvirksomhed skal afklares. SIS er på visse punkter ikke optimal hertil – ressourcestyring af lokaler og undervisningssteder, udskrivning af kursuslister og brugerdefinerede rapporter samt arbejdsgangen omkring timeregistrering 3. I forbindelse med overgang til Navision Stat til økonomistyringen skal der foretages en konvertering fra de enkeltstående Ludus- og SIS-løsninger ind i et fælles SIS-system Konverteringsstrategien skal vælges med omhu og planlægges grundigt for at opnå sikkerhed i konverteringen.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

29

CVU’et skal fremadrettet arbejde for, at SIS løbende bliver udviklet med ny funktionalitet. Især skal udvikling af en selvbetjeningsløsning prioriteres højt. 5.4.3

Etablering af fælles servicesystemer Der skal træffes beslutning om anvendelse af fælles servicesystemer og lægges en plan for at konsolidere de forskellige servicesystemer – adgangskort, kopi/print-løsning, oprettelse i it-systemerne m.fl. – til fælles systemer. Konsolideringen på dette område er afhængig af konsolideringen af studieadministrationen på et fælles SIS-system og vil først foregå herefter.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

30

6. Understøttelse af it-strategien It-strategien som den præsenteres i forrige afsnit har et anvendelsesmæssigt sigte, idet den forholder sig til it-anvendelsen inden for de enkelte funktioner og områder på CVU’et. I dette afsnit tegnes billedet af, hvad der skal til af teknisk it-infrastruktur og it-organisation for at understøtte it-strategien.

6.1

En fælles, sammenhængende it-infrastruktur Den tekniske it-infrastruktur behandles med følgende disponering: 1. 2. 3. 4. 5.

6.1.1

Dataforbindelser og lokalnet Serverplatform Pc-platform Anvendelse af Open Source It-sikkerhedsløsninger.

Dataforbindelser og lokalnet Sammenbinding af CVU’ets adresser med en fiberforbindelse Det mest presserende indsatsområde er at etablere dataforbindelser mellem CVU’ets 12 forskellige adresser. Dette vil være fundamentet og forudsætningen for, at næsten alle øvrige it-mæssige tiltag vil være mulige. Dataforbindelserne vil være det direkte grundlag for: • at der kan etableres en samlet telefoniløsning • at der kan etableres fælles kommunikationssystemer • at der kan anvendes fælles administrative systemer • at it-drift af servere og systemer kan samles. Hvor kapaciteten i tidligere dataforbindelser blev målt i megabit pr. sek. og var velegnet til overførsel af tegnbaserede data, så anbefales det nye CVU at etablere dataforbindelser med en kapacitet på 1 Giga bit/sek. – et såkaldt fibernet, som vil være velegnet også til overførsel af grafik med høj opløsning og levende billeder. Det anbefales at vælge dataforbindelser med et sikkerhedslag indbygget – et MPLS-net, der er lukket for udefrakommende og sender data krypteret. Et fibernet er økonomisk muliggjort og fordelagtigt på grund af den rigelige kapacitet af fiberforbindelser i Danmark. En arbejdsgruppe på CVU’et arbejder på at udarbejde et beslutningsgrundlag for valg af udbyder for dataforbindelserne. Målet er, at dataforbindelserne er klar primo 2007. Det har været diskuteret, hvorvidt CVU’er fortsat skulle anvende Sektornettet. Rambøll Management anbefaler, at CVU’et fortsat anvender Sektornettet og lader Sektornettet styre sikkerheden på det administrative net. Hvis Sektornettet skulle fravælges, så skulle det i givet fald ske efter en grundig analyse af mulige problemstillinger og efter en dialog med CVU’ets samarbejdspartnere i Økonomistyrelsen og i Undervisningsministeriet.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

31

Gennemgang og planlægning af lokalnettets udbygning Lokalnettene på de enkelte institutioner og de anvendte netkomponenter vil skulle kortlægges og der skal herefter lægges en plan for gradvis harmonisering og opgradering af udstyr på nettet. Der skal herunder tages højde for, at IP-telefoni kan transmitteres over lokalnettet. Fastlæggelse af en fælles løsning for opkobling udefra Det skal være muligt for medarbejdere at koble sig på lokalnettet udefra og få de samme adgange som var de på nettet. Hertil skal der vælges én løsning for hele CVU’et. En terminalløsning med kryptering kan anbefales. 6.1.2

Serverplatform og serverkonsolidering Samling og konsolidering af serverne Med etablering af et fibernet er det i princippet uden betydning, hvor serverne er placeret. En samling af driften i et enkelt serverrum vil give den mest rationelle drift, især hvis man samtidig konsoliderer de mange fysiske serverne på nogle få virtuelle servere. Der skal træffes beslutning om, hvilket serversystem der skal anvendes på CVU’et – Novell eller Microsofts Windows. Begge systemer må anses som velfungerende og meget driftsstabile. Én enkelt institution – CVU Fyn – anvender Novell/NetWare, medens de 7 andre alle anvender Microsoft/Windows. En vurdering af de kompetencemæssige udfordringer der vil være ved at skifte serversystem taler stærkt for at vælge Windows som den fælles serverplatform og med Active Directory til styring af netværksressourcerne. Det anbefales i den forbindelse at opbygge en AD-struktur, hvor det samlede CVU betragtes som ét domæne. Etablering af en fælles løsning til datalagring – SAN-løsning Håndtering af de voksende datamængder bliver en vedvarende udfordring for it-funktionen i det nye CVU. Det anbefales i forbindelse med serverkonsolideringen at anskaffe en SAN-løsning eller udbygge den bestående løsning på CVU Fyn og samtidig etablere en central backup-løsning.

6.1.3

Pc-platformen Som pc-platform i administrationen anbefales klart en terminalløsning med ”tynde klienter” som den gennemgående løsning. Enkelte administrative medarbejdere vil have behov for en egentlig pc frem for en ”tynd klient”. Til de undervisnings-pc’er som CVU’et fortsat vil have behov for at stille til rådighed for de studerende i it-klasserum, skal der i de konkrete tilfælde foretages en vurdering af pc’erne og deres anvendelse. Hvor det er muligt, så anbefales også her en terminalløsning grundet dennes enkle driftshåndtering. Hvor en terminal løsning ikke er velegnet, må der installeres en traditionel pc-løsning. I det hele taget vil der være behov for at anlægge et differentieret syn på de pc’er der benyttes på det pædagogiske net. På nogle uddannelser vil man kunne foretage en forholdsvis restriktiv opsætning af pc’er med begrænsede tekniske muligheder for brugerne. På andre uddannelser – fx på læreruddannelsen argumenteres der for, at de studerende skal lære at arbejde med pc’en og selv foretage installationer mv. For at muliggøre dette kræves der her en pc-opsætning med vide beføjelser for den studerende.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

32

Som pc-platform for underviserne anbefales generelt en bærbar pc. En bærbar pc giver størst mobilitet – kan medbringes i undervisningslokalerne og tages med hjem og benyttes ved forberedelse. 6.1.4

Anvendelse af Open Source Rambøll Management anbefaler det nye CVU at vurdere Open Source programmel på linje med øvrigt programmel ved anskaffelse af nye systemer. Ved beslutning om Open Source-programmel skal indgå overvejelser om, hvordan programmellet supporteres, og om hvordan det kan holdes opdateret.

6.1.5

It-sikkerhedsløsninger I forbindelse med etablering af dataforbindelser mellem CVU’ets forskellige adresser anbefales det at samle og begrænse de eksterne udgange fra CVU’ets net til to internet-forbindelser – en internetforbindelse for det pædagogiske net og en intenetforbindelse for det administrative net. Med denne løsning bliver det lettere for CVU’et at kontrollere både den udgående og indgående trafik fra internettet med en central firewall-løsning. Der skal endvidere foretages et fælles setup af alle CVU’ets pc’er, så der er sikkerhed for at de er virusbeskyttet og at dette sker med opdateret software.

6.2

Organisering af it-opgaverne CVU’ets It-funktion skal have en grundlæggende forståelse for de behov, som CVU’et og dets medarbejdere har i forhold til it. It-funktionen skal agere serviceorienteret og professionelt i dialogen med CVU’ets medarbejdere. Det er brugernes og CVU’ets behov, der skal være udgangspunkt for it-mæssige initiativer. CVU’et vil etablere en styringsmodel og struktur for it-området med det formål at skabe en effektiv, sammenhængende og fælles it-organisation som basis for at understøtte de faglige og administrative enheders aktiviteter. It-funktionen skal besidde en solid viden om, hvilke systemer og it-ydelser, der bedst tjener CVU’ets mange forskellige virker. It-funktionen skal være omkostningsbevidst og altid gøre sig økonomiske og ressourcemæssige betragtninger forud for alle beslutninger. Det skal i sidste ende være CVU’ets ledelse, der fastlægger niveauet for it-services under hensyn til de brugermæssige og økonomiske konsekvenser. It-funktionen skal sammen med ledelsen løbende vurdere, hvilke it-opgaver der skal løses af interne it-medarbejdere, og hvilke der skal overlades til eksterne leverandører. Organiseringen af it-området foreslås opdelt i en tredelt struktur:

1. It Basis

2. It U

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

3. It A

33

Enheden It Basis (It B) er kendetegnet ved at være ansvarlig for den tekniske del af it – dvs. it-drift, vedligeholdelse af it-infrastruktur og teknisk support. Enheden It U har ansvar for den anvendelsesmæssige side af it inden for undervisningen i det samlede CVU. Funktionen It A har ansvaret for den anvendelsesmæssige side af it inden for administration bredt betragtet. Der er her ikke tale om en traditionel organisatorisk enhed, men om en række funktioner der varetages i de administrative enheder i tæt samspil især med It Basis. Herunder beskrives, hvordan it-opgaverne er fordelt i den tredelte struktur. 6.2.1

Opgaver i enheden It Basis Enheden er ansvarlig for at systemer og øvrige digitale tjenester er tilgængelige og velfungerende for medarbejdere og studerende overalt på CVU’et. Der er fire hovedopgaver: 1. At varetage drift af servere, netværk, pc-platform og sikkerhedsløsninger i den udstrækning, at disse opgaver er placeret internt. 2. At etablere en service desk som indgang for alle henvendelser fra brugere og support og services, og at udføre teknisk support på itudstyr og systemer (at sikre at systemerne fungerer) og serviceydelser som indkøb, brugeradministration, licensadministration o.l. 3. At vedligeholde og udbygge den tekniske it-infrastruktur – dvs. at opgradere servere og systemer, at udskifte netkomponenter, at udrulle nyt software på pc’er o.l. 4. At bistå både administration og undervisning med it-teknisk kompetence i forbindelse med indførelse af nye systemer, etablering af integration mellem systemer mv. Opgaverne i It Basis varetages i teams med udgangspunkt i principper fra It Service Management.

6.2.2

Opgaver i enheden It U Enheden It U er sammen med den faglige ledelse ansvarlig for at støtte og styrke it-anvendelsen inden for undervisningen. Opgaven indebærer: • At være systemejer for de it-systemer, der indgår i e-læringsplatformen •

At tage nye initiativer for at anvende it i undervisningen

•

At udvikle undervisningsmateriale og vejledninger og at undervise i anvendelse af de generelle it-systemer, der anvendes i undervisningen

•

At være ansvarlig for styring af rettigheder og aftaler vedr. digitale undervisningsmaterialer.

Den direkte anvendelsesmæssige hjælp og support til underviserne organiseres inden for de enkelte fagområder og geografiske enheder, baseret på en superbrugerordning (undervisere der i dele af deres tid er dedikeret til at hjælpe kolleger) plus studenterhjælp.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

34

Hovedparten af opgaverne i It U varetages i en projektorienteret organisering med deltagelse af både medarbejdere fra It U og medarbejdere fra den traditionelle organisation. 6.2.3

Opgaver i It A I de administrative enheder og øvrige fælles stabsfunktioner er der placeret et it-ansvar og nogle it-opgaver i forbindelse med at anskaffe, implementere og anvende it-systemerne. I disse opgaver indgår: • At være systemejer7 for konkrete systemer inden for enheden. Ledelsen af en enhed kan uddelegere systemansvaret til en medarbejder i enheden

6.3

•

At være ansvarlig for at systemerne anvendes efter hensigten og at systemerne giver den nødvendige effekt og værdi

•

At yde support i forbindelse med anvendelse af det pågældende system

•

At undervise brugerne i systemets funktioner

Overordnet styring af it-området De samlede overordnede styringsprincipper for it-området vil være: En fælles it-chef • Der ansættes en fælles it-chef for CVU’et med det direkte ledelsesansvar for It Basis. •

Enheden It U refererer organisatorisk til it-chefen.

•

It-chefen er ansvarlig for den overordnede koordinering af alle større itanskaffelser og ansvarlig for at sikre en sammenhængende it-arkitektur for CVU’et.

•

It-chefen har inden for sine budgetmæssige rammer og godkendte handlingsplaaner et budget- og beslutningsansvar for it-projekter og øvrige større nyanskaffelser af it-systemer – også i forhold til de administrative systemer og systemerne i undervisningen.

Et it-pædagogisk udvalg Der etableres et tværgående it-pædagogisk udvalg, som rådgiver CVU’ets ledelse, it-chefen og enheden It U i forhold til spørgsmål om it i undervisningen. Det it-pædagogiske udvalg udgør den arbejdsgruppe, som skal opsamle behov og vurdere løsningsmuligheder vedr. valg af e-læringsplatform. Arbejdsgruppen udarbejder en indstilling til beslutning. Ledelsens styringsrolle i forhold til it CVU’ets ledelse har følgende ansvar og styringsopgaver i forhold til it: •

Forankringspunkt for it-chefen – it-chefen refererer til direktionen. Direktionen har derved en rolle i forbindelse med at sikre, at it-chefens disponeringer er i overensstemmelse med CVU’ets mål

En systemejer er ansvarlig for et system og dets anvendelse. Systemejeren anskaffer, implementerer og sikrer brugen af systemerne inden for deres ansvarsområde, og er ansvarlig for tildeling af brugerrettigheder til disse systemer

7

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

35

6.4

•

Ledelsen skal forholde sig til it-handlingsplaner og større anskaffelsessager. Ledelsen skal træffe beslutninger om retning og prioritering

•

På baggrund af it chefens oplæg fastlægger ledelsen budgettet for itområdet. Ledelsen har et ansvar for løbende at foretage økonomistyring på it-området

•

Ledelsen på alle niveauer er ansvarlig for, at it-systemerne anvendes efter hensigten og at der opnås den tilstræbte værdi og effekt af itsystemerne

•

Ledelsen på alle niveauer er ansvarlig for, at deres medarbejdere besidder de nødvendige it-kompetencer til at kunne varetage deres opgaver på det it-mæssige ambitionsniveau, der er lagt.

•

Ledelsen er overordnet ansvarlig for it-sikkerheden på CVU’et. Ledelsen skal udvirke, at der foreligger en it-sikkerhedspolitik for CVU’et med beskrivelse af ansvar og sikkerhedsmæssige principper.

Outsourcing Følgende it-opgaver skal løbende vurderes i forhold til, om de skal løses internt eller eksternt:

6.5

•

Drift af fagsystemer – Det anbefales som minimum, at fagsystemerne Navision Stat og SIS driftes eksternt, især for at få eksterne kompetencer til at stå for systemvedligehold og opgradering

•

Øvrig systemdrift vurderes i forhold til krav om tilgængelighed. Der vil givet på et tidspunkt komme krav om, at e-læringsplatformen og selvbetjeningsløsningerne er tilgængelige hele døgnet alle ugens dage. I den forbindelse vil vurderingen om ekstern drift blive aktuel

•

Teknisk support på hardware – både pc’er og servere anbefales indkøbt med ”on site” support for hardwarefejl i min. 3 år. Specielt er det vigtigt i forhold til bærbare pc’er, der oftere fejler på hardwaren (grundet at de bliver mere udsat for stød)

•

Teknisk assistance til konfigurering af serversystemer – der foreslås etableret et samarbejde med en ekstern leverandør, der kan udføre eller støtte dette arbejde, og som kan tilkaldes ved større problemer.

Bemanding, kompetencer og økonomi I de bestående it-organisationer indgår netto omkring 20 årsværk. Ud over de 20 årsværk anvendes der i varieret grad mere sporadisk assistance til support bl.a. bemandet med studerende. Bemanding Med en samling af it-opgaverne som beskrevet herover anses den bestående bemanding at udgøre en tilstrækkelig ramme for den nye it-organisation. Man skal dog være opmærksom på, at der i fusionsperioden vil forekomme mange ekstraopgaver i forbindelse med fusionen. Efter fusionsperioden og når it-driften er samlet, forventes der at kunne frigøres it-ressourcer til andre opgaver end de beskrevne. Der vil også efter fusionsperioden være udviklingsprojekter, som kræver it-kompetencer, og der vil fremover være behov for at styrke anvendelsessiden af it.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

36

Rambøll Management foreslår, at It Basis som udgangspunkt bemandes med 15 – 16 årsværk, og at It U bemandes med 3 – 4 årsværk suppleret med periodisk tilknyttede undervisere i forbindelse med udviklingsprojekter. Kompetencer It-bemandingen anses generelt for at være velkvalificeret. En kompetencemæssig indsats skal især rette sig imod: •

Kompetenceudvikling i forhold til de fælles platforme og systemer der vælges

•

Kompetenceudvikling inden for It Service Management og projektledelse.

Som det er bemærket, vil der herudover være behov for at løfte budgettet for generel kompetenceudvikling af it-medarbejderne i forhold til det niveau, der er gennemgående i dag. Økonomi I handlingsplanen anføres det, hvilket behov der vil være for de særlige itanskaffelser, der sker i forbindelse med fusionen og hvilken økonomisk ramme der kræves hertil. I forhold til det løbende it-driftsbudget, er der i de nuværende budgetter afsat i størrelsesordenen 21,5 mio. kr årligt til it-området. Af dette beløb er de 2,5 mio. rubriceret under ”nyanskaffelser”. I realiteten forventes dette tal at være noget større, hvis alle engangsinvesteringer og de it-anskaffelser, som er foretaget uden om it-budgettet, tælles med Det er Rambøll Managements vurdering, at det nuværende it-budget vil kunne dække de driftsmæssige it-omkostninger i det nye CVU, og at denne ramme også vil kunne rumme, at den tekniske it-platform – servere, netværk og pc’er løbende vedligeholdes. På sigt vil den it-driftsmæssige konsolidering give økonomiske stordriftsfordele af en vis størrelsesorden.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

37

7. Handlingsplan I dette afsnit er der lagt en plan for realisering af it-strategien, idet der er foretaget en vurdering af, hvilke initiativer der er påkrævet, og derefter foretaget en tidsmæssig placering af aktiviteterne. Der er i planen forsøgt taget hensyn til, at aktiviteterne nødvendigvis må udstrækkes over en så lang periode, at det ressourcemæssigt og planlægningsmæssigt er muligt at gennemføre disse. På den anden side er planen udformet så komprimeret, at det er til at se en ende på fusionen. Et tidsmæssigt mål i planlægningen er, at alle væsentlige fusionsaktiviteter er afsluttet inden udgangen af år 2007. Planen bygger på den forudsætning, at ledelsesstruktur og den overordnede organisering for CVU’er er på plads senest i 4. kvartal i år. 7.1

Handlingsplan for it i undervisningen

Handlingsplan for it i undervisningen 4. kvartal 2006

1. kvartal 2007

Ny org. It U

Driftsstart for enhe-

Udpeg leder og

den It U

2. kvartal 2007

3. kvartal 2007

4. kvartal 2007

bemanding for den

Evaluering af It U-

organisatoriske

enhedens arbejde

enhed IT U. Udarbejd plan for It U’s virke i 1. halvår 2007 It-Pædagogiske Udvalg Etablering af udvalg E-læringsplatform

Udvalget foretager

Beslutningsoplæg for

Klargøring og imple-

Ny e-læringsplat-

behovsafklaring og

e-læringsplatform

mentering af e-

form i drift

læringsplatform

Pga. at det er midt i

vurderer løsninger for fælles e-lærings-

et studieår, vil der

platform. Koordineres

ske en gradvis

i nødvednigt omfang

ibrugtagning

med kravspecificering

Migrering er gen-

af CVUets intranet

nemført til start af det akademiske år 2008-2009

Kompetence-

Fastlæggelse af it-

I dialog med underviserne fastsættes behov for it-kompetence-

udvikling

kompetenceprofil i

udvikling.

ledelsen af undervisningsområderne Indsats fra ledel-

Fastlæggelse i leder-

sen

forum hvilken ledel-

Kompetenceudviklingen påbegyndes Ledelsesinitiativer gennemføres

sesindsats, der skal ske for at styrke it i undervisningen

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

38

7.2

Handlingsplan for it til kommunikation og samarbejde Handlingsplan for it til kommunikation og samarbejde 4. kvartal 2006

1. kvartal 2007

2. kvartal 2007

3. kvartal 2007

4. kvartal 2007

CMS og portal Opgør krav til fælles CMS og portalløsninger. Koordineres i nødvendigt omfang med kravspecifice-

Implementer CMS og

Driftsstart af CMS og

ring af læringsplat-

portalløsning

portal

Forbered anskaffelse

Vælg system og for-

Driftsstart af ESDH

af ESDH-system

bered implementering

system

form. Vælg løsning Udarbejd designmanual for sitet og fastlæg den overordnede indholdsstruktur Planlæg organisationen som skal styre sitet, og udpeg indholdsejere og –leverandører Fusionssitet Udbyg fusions-sitet generelt. Udbyg fusions-sitet med daglige postlister og links til væsentlige dokumenter ESDH system Telefonsystem Indgå leverandøraf-

Driftsstart af fælles

tale om levering af

telefonsystem og

fælles telefonsystem

fælles omstilling

herunder opgradering af bestående omstillinger Mail og kalender

Driftsstart på fælles

Planlæg fælles mail

Driftsstart på fælles

Planlæg indførelse af

mail og kalender for

for studerende

mail for studerende

fælles mail og kalen-

alle medarbejdere

der for medarbejdere

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

39

7.3

Handlingsplan for it i administration og biblioteker Handlingsplan for it i administration og på biblioteker 4. kvartal 2006

1. kvartal 2007

2. kvartal 2007

3. kvartal 2007

tre amtsinstitutioner

Forbered konverte-

Implementering og

Start på at forberede

ring til Navision Stat

driftsstart af fælles

Økonomi og løn

Driftsstart for midler-

Planlæg løsninger for

tidig løsning for amts-

økonomi og løn for de

institutionerne

en fælles økonomiløs-

Driftsstart på fælles

ning.

kontoplan

4. kvartal 2007

Navision Stat

Fastlæg kontoplan og øvrige registreringsdimensioner Studieadministration Afklar løsning for

Forbered konvertering til fælles SIS-løsning

Implementér fælles

håndtering af adm. af

Afklar brugen af SIS

SIS-løsning

Afklar fælles løsning for diverse servicesy-

Implementér og start drift af fælles ser-

stemer

vicesystemer

praktiktikpladser i SIS Servicesystemer Bibliotekssystem

7.4

Afklar behov og vurder

Indgå aftale og start

Driftsstart af fæles

løsninger

implementeringen

bibliotekssystem

Handlingsplan for den tekniske it-infrastruktur Handlingsplan for den tekniske it-infrastruktur 4. kvartal 2006

1. kvartal 2007

WAN-forbindelser

Driftsstart for WAN-

Indgå aftale med

løsning med fiber

leverandør

mellem adresserne.

2. kvartal 2007

3. kvartal 2007

4. kvartal 2007

Etablering af fælles firewall Struktur i netværk Planlæg domænestrukturen for det samlede netværk Fælles serverrum Beslut placering af

Konsolidering af servere og etablering af SAN

serverrum og it-drift

Vælg system management værktøjer til overvågning mv.

PC-platform Vælg politik, meto-

Implementér fælles metoder og setup for desktop-området

der og værktøjer for desktop management It-sikkerhed

Udarbejd en itsikkerhedspolitik (baseret på DS484)

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

40

7.5

Handlingsplan for etablering af en fælles it-organisation Handlingsplan for etablering af en fælles it-organisation 4. kvartal 2006

1. kvartal 2007

2. kvartal 2007

It chef

Organisering af

Udarbejd ydelseska-

Stillingsopslag og an-

teams og bemanding

talog og servicede-

sættelse

af It Basis

klaration på it-

3. kvartal 2007

4. kvartal 2007

ydelserne (SLAaftale) Support og service Fastsæt retningslinjer

Implementér samlet

for support og service-

system til understøt-

Gennemfør uddannelse i ITIL og fastlæg processer

opgaver, herunder lokal telse af service Desk tilstedeværelse

og It Service Management

Systemejere

Fastlæg rolle og ansvar for systemejer. Præcisér snitflade til it-chef

Kompetenceudvikling Kortlæg it-medarbejdernes kompetencer og behov for

Kompetenceudvikling i it-funktionen

udvikling. Start udviklingen

7.6

Estimat over investeringsbudget til planen Det er på nuværende tidspunkt vanskeligt at opgøre, hvilken økonomi der skal til for at gennemføre handlingsplanen. Følgende skal derfor tages med de nødvendige forbehold og betragtes som en økonomiramme, hvor man med afpasning af ambitionsniveau vil kunne komme meget langt i gennemførelse af handlingsplanen. I overslagene herunder er ikke medtaget udgifter til kompetenceudvikling, idet dette for en dels vedkommende vil kunne ske via interne ressourcer. Område It i undervisningen - primært ny fælles e-læringsportal It til komm. og samarbejde - CMS + portal + telefoni + ESDH + mail-kalender It til adm. og bibliotek - SIS, Navision, bibliotekssystem, Crystal Report It infrastruktur - WAN, SAN, serverkonsolidering System til Service Desk Kompetenceudvikling i it-funktionen I alt

Investeringsbudget for etablering af fælles løsninger 1 mio. kr 2,5 - 4 mio. kr 1 - 1,5 mio. kr 2 - 3 mio. kr 0,5 mio. kr 0,3 mio. kr Ca. 7 – godt 10 mio. kr

Det vil være muligt at financiere en mindre del af ovennævnte udgifter via de nuværende it-budgetter. Budgettet forudsætter, at nuværende programlicenser kan genbruges i vid udstrækning.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

41

7.7

Organisering af fusionen Hovedparten af aktiviteterne i handlingsplanen falder i 2007 – hvor mange projekter og aktiviteter skal gennemføres. Rambøll Management anbefaler CVU’et, at der etableres en overordnet programledelse bestående af en programleder plus en sekretær. Programledelsen skal have til formål at styre og koordinere de mange projekter og sikre deres indbyrdes sammenhænge. Programledelsen vil desuden skulle foretage prioriteringer, når flere projekter trækker på samme ressourcer. Programledelsen skal fastsætte rapporteringskrav, som skal gælde for alle projekter. En kommende it-chef vil af flere grunde være oplagt som programleder i fusionsperioden, vel vidende at vedkommende også har travlt med at etablere egen organisation.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

42

Bilag A - Kommisorium for it-analysen

IKT området skal understøtte realiseringen af de overordnede mål med fusionen -

-

gennem profilering, arbejdsdeling og specialisering at fastholde de nuværende uddannelsessteders særlige værdier, at skabe sammenhæng mellem grund-, efter- og videreuddannelse samt udmønte videncenterstrategien, så man udnytter ressourcer og netværk på de enkelte uddannelsessteder i overensstemmelse hermed, at udnytte den store institutions muligheder for større bredde i uddannelses- og kursusudbud, at udnytte de stærkere faglige kompetencer i bredden og dybden inden for egne rammer og gennem samarbejde med andre videninstitutioner udvikle nye uddannelser

Dette sikres blandt andet ved at det indenfor IKT området sikres at -

-

Projektbekrivelse

at uddannelserne teknologisk er på højde med de krav, som dimittenderne skal kunne håndtere på arbejdsmarkedet, at uddannelserne pædagogisk og fagligt udnytter de muligheder, som IT giver for at understøtte og udvikle læring, at der kan tilbydes uddannelser og uddannelsesaktiviteter, som er uafhængige af tid og sted, at arbejdsgange er digitaliseret, og at teknologien understøtter den geografiske spredning i højskolen ved inddragelse af blandt andet virtuelle konferencesystemer og sikrer løsning af administrative og pædagogiske opgaver uafhængigt af tid og sted, at institutionen bliver koblet sammen i overført betydning, som sikrer et godt grundlag for hurtig og effektiv information og kommunikation.

IT- og medier som forudsætning Tidssvarende IT- og mediefaciliteter er en forudsætning for at CVUet kan løse sine hovedopgaver, herunder at skabe attraktive studie- og arbejdsmiljøer, udvikle nye uddannelser, styrke og videreudvikle grund-, videre- og efteruddannelsesaktiviteter, konsulentopgaver, videncenterfunktioner, udviklingsprojekter, forskningstilknytning og samarbejde med eksterne parter. Effektivitet og kvalitet IT og medier skal sikre effektivitet og høj kvalitet i løsningen af CVUets daglige ledelsesmæssige, administrative, serviceorienterede og pædagogiske/uddannelsesmæssige opgaver. Tilgængelighed og sammenhæng IT og medier skal være tilgængelige og skabe sammenhæng på og mellem alle niveauer i CVUet - både afdelinger, geografiske lokaliteter, og for den samlede højskole - og så vidt muligt uafhængigt af både tid og sted. Udvikling IT og medier er et centralt element i CVUets udvikling af nye undervisningsog læringsformer, nye læremidler og undervisningsmaterialer og nye læringsmiljøer. Der er en række kernesystemer (økonomisystem, studieadministrative systemer, konferencesystemer, webløsninger mv) som skal forankres i den nye fusionerede institution og som skal fungere fra første dag. Det skal afklares hvorvidt der skal iværksættes større IKT tiltag i forbindelse med etablering af fælles ESDH løsning og workflow system i forbindelse med overgangen til Navision Stat i 2007.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

43

Organiseringen sker i form af en styregruppe suppleret med en række arbejdsgrupper Styregruppen nedsættes under ledergruppen, og består af 2 af lederne, en række personer forskellige kompetencer af institutionerne (ITorganisationen, administration, pædagogisk indsigt. Styregruppen består af: -

Organisering

Erik Knudsen, CVSU – Fyn (ledergruppen) Jørgen Knudsen, Skårup Seminarium (ledergruppen) Steen Uldal, CVU Fyn (IT-org) Christian Jansson, CVU Jelling (IT-org) Margit Birkebjerg Pedersen (administration) Stefan Graf (IT-pæd) Karsten Pedersen, Sygeplejeskolen i Vejle Amt (IT-pæd m.m.) Linda H. Nielsen, ACU

Der kan forventes, at der som et led i det konkrete arbejde nedsattes arbejdsgrupper med fokus på følgende områder teknisk infrastruktur administrative systemer ledelsesinformationer samt kvalitets- og dokumentationssystemer web-platform og CMS (koordineres med informations- og kommunikationsgruppe) pædagogisk IT & medier – understøtning biblioteks-IT-systemer organisering og styring af IT-organisation kommunikation, dialog og samarbejde Den langsigtede IT-strategi skal understøtte: Nye undervisningsformer Indholdsproduktion, læremidler, publicering, dokumenthåndtering Mobilitet og mobile enheder for studerende/brugere/medarbejdere Løbende brugerinvolveret teknologiudvikling

Kvalitet i IT Kommissoriet bør også indeholde at IT-styregruppen skal komme med forslag til hvordan IT-faciliteternes kvalitet og IT-arbejdets kvalitet løbende kan dokumenteres samt udvikling af kvalitetskriterier og kvalitetsstandarder som IT bør leve op til. Altså indtroducere kvalitetsudvikling, kvalitetsmålinger og kvalitetsstyring i CVUets løbende IT-indsats

Kompetence

Projektgruppen udarbejder særskilt indstilling til ledergruppen jvf. "tidsramme og projektopdeling"

Økonomi

Der er konsulentudgifter til Rambøll på kr. Projektet opdeles i fire dele -

Tidsramme og projektopdeling

-

en kortlægning af IT – området etablering af en IT –strategi i forbindelse med selve sammenlægningen og den mere langsigtede IT-udvikling i CVUet. rådgivning en fremtidig organisering af området så det understøtter det nye CVUs mål samt udarbejdelse af en handlingsplan for den it-mæssie sammenlægning.

Processen gennemføres som en projektorganisering.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

44

Selve processen består af en kortlægning, som resulterer i et billede af den nuværende IT-situation (udarbejdet af Rambøll). Dernæst udformes en ITstrategi (både kortsigtet og langsigtet). Endelig udarbejdes der beskrivelse af en række indsatsområder samt i tilknytning hertil en række handlingsplaner og konsekvensvurdering. En del af arbejdet sker gennem etablering af en række arbejdsgrupper. På baggrund af handlingsplanerne vil også de økonomiske, teknologiske og organisatoriske konsekvenser blive vurderet..

Den konkrete IT-kortlægning kan vise, at der vil være behov for andet. Slutproduktet for projektet - handlingsplanerne - udarbejdes med henblik på at være færdige ved udgangen af 3. kvartal 2006

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

45

Bilag B - Interviewliste

Følgende medarbejdere er blevet interviewet i forbindelse med kortlægningen af it-situationen: CVU Fyn Steen Uldall Kirsten Slæbæk Jensen Stefan Ting Graf Morten Lykkebo Andersen

It Adm Pæd Pæd

OSS Manuel Mercado Solveig Pedersen Tom Poulsen Viggo Madsen

It Adm Pæd Pæd

CVSU Fyn Jørn Plet Tore Storgaard Annette Dehlholm Leila Pedersen Søren Bech Steen G. Schack

It It Adm Adm Pæd Pæd

Skårup Seminarium Jørgen Nygaard Sørensen Margit Pedersen Carsten Oxenvad

It Adm Pæd

ACU Vejle Allan Hansen Linda H. Nielsen Helge Blom Andersen

It Adm Pæd

ACU Fyn Lars G. Nesting Hans Ove Olesen John Kraaer

It Adm Pæd

Sygeplejeskolen Vejle Per Johan Jensen Jesper Mogensen Karsten Petersen

It Adm Pæd

CVU Jelling Christian Jansson Tove Dalgaard Ole Gramgåård Olesen Jens Åge Poulsen Poul Lauritzen Judith Thromborg

It Adm Pæd Pæd Pæd It-pæd

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

46

Bilag C - Opsamling fra workshops Arbejdsgruppen vedr. it i undervisningen Deltagere: • • • • • • • • •

Steen Greve Schack, CVSU Fyn Peder Berg, CVSU Fyn Peder Ohrt, Sygeplejeskolen i Vejle Amt Elsebeth Warthoe, CVU Jelling Jens Åge Poulsen, CVU Jelling Keld Vorup, CVU Fyn Stefan Graf, CVU Fyn Lene Rasmussen, ACU Fyn Carsten Oxenvad Skårup Seminarium

Rambøll Management har endvidere den 31. august 2006 haft møde med Poul Lauridsen og Judith Tromborg, CVU Jelling. Materiale til mødet • •

CVSU omdelte rapporten ”IT i undervisningen”, der er udarbejdet af Peder Berg i august 2006 med baggrund i en arbejdsgruppe nedsat i juni 2005 af CVSUs ledelse. Lene Rasmussen, ACU Fyn, havde udarbejdet notat med forslag til forskellige behov, der skal adresseres i IT-strategien. Notatet blev efter mødet givet til Rambøll Management.

Arbejdsgruppens anbefalinger til prioriteringer i IT-strategi og handlingsplan Deltagerne pegede på fire områder som værende særligt vigtige for den videre udbygning og styrkelse af IT i undervisningen: • Afklaring af fælles behov i forhold til undervisnings- og læringsrelaterede IT-værktøjer generelt og det nye CVUs læringsplatform specifikt; • Kompetenceudvikling; • Opbygning af et IT-pædagogisk udviklingsmiljø – gerne med tilknytning til relevante forskningsmiljøer - og sikring af ITpædagogisk videndeling samt support og rådgivning. • Klar ledelsesudmelding af alle beslutninger, der vedrører eksisterende IT-platforme og værktøjer i undervisningen. Sådanne udmeldinger skal også indeholde en angivelse af tidshorisont for evt. platforms- og/eller teknologiskift. IT som forretningskritisk faktor •

• •

På trods af forskelle i anvendelsen af IT i undervisningen såvel imellem institutionerne som inden for den enkelte institution er IT allerede en forretningskritisk faktor i markedsføring, tilrettelæggelse og formidling af uddannelserne. Hele EVU-området er i væsentlig grad afhængig af IT i tilrettelæggelsen af fleksible uddannelser og undervisningsforløb. Radiografuddannelsen ved CVSU har igennem de seneste år investeret målrettet i integrationen af IT i undervisningen både infrastrukturelt (netværk, bærbare arbejdsstationer til alle undervisere m.v.) og fagligt-undervisningsmæssigt. Det har dels medvirket til en styrkelse af uddannelsens placering i det

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

47

•

•

fynske og syddanske område, dels medvirket til en fagligpædagogisk nyudvikling, bl.a. eksemplificeret ved uddannelsens Billeddiagnostiske Læringscenter, der har etableret samarbejde med Nordjyllands Amt, og som giver de studerende helt nye muligheder for at arbejde selvstændigt med billeder i deres studieprojekter. IT styrker mulighederne for styrket samarbejde og synergi imellem uddannelsesstederne, herunder samarbejde om udvikling af nye uddannelser, udnyttelse af lærerressourcer og andre fysiske ressourcer. Teknologistrategien skal understøtte bredden i CVUets aktiviteter, herunder hensynet til de behov, der skal imødekommes i forhold til Regionen.

Kompetenceudvikling og motivtation •

•

• • •

•

CVSUs undersøgelse peger på et stort spænd mellem de ITpædagogisk svage og IT-pædagogisk stærke (motiverede) undervisere. CVSUs undersøgelse viser dog også, at andre faktorer er af væsentlig betydning for undervisernes holdning til anvendelsen af IT i deres undervisning, herunder ikke mindst de tekniske faciliteter og ressourcer, der stilles til rådighed. CVSUs investering i IT-infrastruktur og ressourcer på radiografuddannelsen har været medvirkende til at løfte den undervisningsmæssige anvendelse af IT. Erfaringerne fra CVSU blev bekræftet af de øvrige institutioner, og der var enighed om, at der er behov for et kompetenceløft. Samtidig er der i et vist omfang nogen skepsis over for IT blandt nogle undervisere. Denne skepsis bør udfordres af de overvejende positive erfaringer på CVUets uddannelsessteder. Motivation for anvendelse af IT i undervisningen er for mange CVU-undervisere knyttet til en bredere læringsteoretisk og metodisk (didaktisk) forankring af IT. Det fremførtes dog også, at kravet om kompetenceudvikling kan blive en undskyldning og sovepude for faglig-pædagogisk nyudvikling. Ledelsen bør definere en it-pædagogisk kompetenceprofil, som underviserne skal kunne matche. Kompetenceprofilen vil indeholde såvel en fællesmængde, som deles på tværs af uddannelser, som en uddannelsesspecifik del. Ledelsen bør være opmærksom på det arbejds- og udviklingspres, som underviserne allerede skal kunne håndtere i forbindelse med studiereformer på både pædagog- og læreruddannelserne.

Læringsplatforme •

• • •

CVU Fyn (egen FirstClass tjeneste) og Sygeplejeskolen i Vejle Amt (egen Fronter tjeneste) er i tvivl om værdien af en fælles læringsplatform for alle uddannelsessteder i det nye CVU og peger på, at andre videregående uddannelsesinstitutioner driver indtil flere forskellige platforme. Det blev fremført, at forskellighed (diversitet) kan være en kvalitet – også i forhold til IT-systemer. Omkostningerne i forbindelse med evt. migrering til én platform kan være større end gevinsterne. Man kan stile mod én fælles indgang med forskellige platforme nedenunder.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

48

•

• •

Heroverfor stod det synspunkt, at der erfaringsvis ikke er de store pædagogisk begrundede forskelle i undervisernes krav til en læringsplatform, og at der let kan etableres enighed om de grundlæggende krav, som skal opfyldes i en læringsplatform. UVM har fået udarbejdet en kravsmatrice til læringsplatforme, der bør inddrages i forbindelse med en evt. behovsanalyse. Såfremt der migreres til fælles platform, skal migreringen planlægges nøje, så eksisterende undervisningsressourcer kan porteres til ny platform. Den viden, der er opbygget omkring de eksisterende platforme (egne FirstClass systemer, UNI●Cs SkoleKom tjeneste samt egne Fronter systemer) skal kunne bringes i anvendelse på den nye platform og må ikke gå tabt. Det bør evt. overvejes i en overgangsperiode at videreføre eksisterende platforme parallelt med den nye platform.

Teknologisk udvikling og IT-pædagogisk udvikling •

•

Det er vigtigt, at den IT-pædagogiske udvikling ikke låses fast i bestemte læringsteoretiske og metodiske modeller, men hele tiden er åben for de små og store teknologispring, som sker hos primært de yngre generationer. Såvel teknologisk som pædagogisk skal det nye CVUs ITstrategi være åben for de unges bevægelse over på mobile platforme og i øvrigt være fleksibel nok til at kunne fange væsentlige nye teknologibevægelser.

Digitale undervisningsmaterialer •

•

Der skal i videst muligt omfang sikres portabilitet og kompatibilitet i anvendelsen af digitale undervisningsmaterialer gennem fastlæggelse af institutionelle standarder for de mest gængse materialetyper. Der kan dog være særlige forhold inden for bestemte uddannelser som kræver specialiseret software og udstyr, som ikke er relevant for alle uddannelser. Ledelsen skal være opmærksom på rettighedsproblematikken i forbindelse med digitalt undervisningsmateriale og skal tage initiativ til formulering af regler for anvendelsen af 3. parts materialer.

Administrative redskaber og planlægningsredskaber Der er stort behov for planlægningsredskaber, der letter underviserens administrative arbejde og planlægningsarbejde i forbindelse med undervisningen, herunder fælles kalendersystemer, som giver adgang til booking af lokaler og udstry m.v. Behov for integration med / adgang til studieadministrative systemer. • Der er behov for redskaber som understøtter planlægning og gennemførelse af praktik. Platforme og support •

•

Studerende: På flere uddannelsessteder har mere end halvdelen af de studerende egne bærbare computere, som de er parate til at bruge i undervisningen. Til gengæld forventer de adgang til trådløs opkobling. Undervisere: Bør have bærbare computere med let adgang til opkobling på institutionen.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

49

•

•

Undervisningslokaler: Udstyr i undervisningslokalerne skal være mere driftsstabilt end tilfældet er i dag. Udstyr, der ikke fungerer, får underviserne til at droppe anvendelsen af IT. Klasselokalerne skal have en infrastruktur, som gør det let og hurtigt for læreren at anvende IT i den daglige undervisning. Ved simple problemer skal der være adgang til lokal support med øjeblikkeligt varsel. En række simple supportfunktioner skal kunne overdrages til pedellerne. Dette vil dog kræve uddannelse af pedellerne, der i dag ofte afviser at påtage sig opgaver i forbindelse med IT-udstyr.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

50

Arbejdsgruppen vedr. kommunikation og samarbejde

Deltagere: • • • • • • • •

Kim Christophersen, CVSU Fyn Karsten Petersen, Syplejeskolen i Vejle Amt Michael Laursen, CVU Jelling Christian Wang, CVU Fyn Jan Apollo, CVU Fyn Helge Blom Andersen, ACU Vejle Michael Bjørn, Skårup Seminarium Viggo Madsen, Odense Socialpædagogiske Seminarium

Materiale til mødet • Jan Apollo og Christian Wang, CVU Fyn, har efterfølgende til Rambøll Management fremsendt beskrivelse af FirstClass systemet. Overordnede anbefalinger til prioriteringer af kommunikation og samarbejde i CVUets IT-strategi og handlingsplan •

• •

• • •

• •

Den IT-mæssige understøttelse af kommunikation og samarbejde skal tage udgangspunkt i, at det nye CVU er én institution og én organisation – selvom det omfatter flere uddannelsesområder og flere lokaliteter. IT-strategien skal aktivt understøtte opbygningen af en fælles identitet indadtil og udadtil. Derfor skal intern og ekstern kommunikation tage udgangspunkt i én designramme (designmanual) og ét logo, ét offentligt website (hjemmeside) og ét intranet med fælles informationsressourcer og fælles værktøjer til samarbejde og videndeling, herunder kommunikationsplatform(e). Skårup Seminarium og Odense Socialpædagogiske Seminarium understregede behovet for det enkelte uddannelsessteds mulighed for at ”brande” sig, ligesom der vil være behov for adgang til til information om aktiviteter m.v., som kun vedrørerer det enkelte uddannelsessteds studerende og ansatte, ligesom CVUets website kan have besøgende, som er specielt interesserede i et specifikt uddannelssessted, dets kompetenceprofil og geografiske placering. Så snart det er praktisk, teknisk og økonomisk gennemførligt, skal der etableres ét fælles postsystem og ét fælles telefonsystem. Samtidig skal IT-arkitekturen og IT-systemerne være så fleksible, at de ikke unødigt begrænser den enkelte undervisers og den enkelte studerendes eller gæsts behov. IT-strategien skal altså dække over et bredt felt med regelsatte, administrative systemer med højt sikkerhedsniveau i den ene ende og mere åbne og fleksible værktøjer til fri anvendelse i undervisning og samarbejde i den anden ende. Fusionssitet www.cvu-fusion.dk skal videreføres og udvides med de relevante informationer i en overgangsperiode indtil etableringen af et egentligt intranet. I fusionsfasen bør fælles mail- og kalendersystem gives større prioritet end fælles konferencer og læringsplatform.

IT-arkitektur, informationsarkitektur og platform

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

51

• • •

• •

•

Alle systemer og services, som anvendes til ekstern og intern kommunikation og samarbejde, skal kunne tilgås fra én og samme indgang. Der er derfor behov for at gennemtænke struktur på især Intranet/Konferencesystem, så den lever op til de ønsker der var for at opnå de rette kommunikationskanaler. Systemer til kommunikation og samarbejde skal samles på én ”platform”, dvs. ét driftsmiljø, med højest mulig dataintegration og dataudveksling mellem delsystemer, herunder integration med administrative systemer og planlægningsværktøjer (kalendere, bookingsystemer m.v.) Parolen for denne del af IT-strategien bør være: samme viden ét sted. Ekstern kommunikation (Hjemmeside): • Skal give et klart overblik over uddannelsesområder (søjler), uddannelsernes opbygning samt uddannelsessteder • Skal kunne præsentere alle uddannelser – herunder efter- og videreuddannelser – på en klar og overskuelig måde i et kursuskatalog med standardiserede kursus- og uddannelsesbeskrivelser • Skal kunne give eksterne besøgende information om CVUets medarbejdere, herunder kompetenceprofiler og kontaktinformation • Online kursustilmelding og online betaling af kursusgebyrer Intern kommunikation (Intranet): • Skal give filtreret adgang til forskellige typer af information og kommunikation afhængig af brugerprofil (ledelse, teknisk-administrativt personale, underviser, studerende). Dynamisk, privilegiestyret generering af menu. • Skal være både et ”samlingssted”for institutionens medarbejdere og studerende og et praktisk-organisatorsik værktøj. • Énvejskommunikation fra institutionens ledelse og administrative funktioner til medarbejdere og studerende (Push-information). • Logisk struktureret samling af de dokumenttyper (personalevejledninger, procedurebeskrivelser osv.), som medarbejdere og studerende har brug for i deres daglige arbejde (Pull-information). • Platforme til kommunikation: én-til-én, én-til-mange, mange-til-mange. • Asynkron kommunikation: mail- og konferencesystemer • Synkron kommunikation: videokonferencer • Evt. gennemstilling til eksterne (nationale) kommunikationsfora som f.eks. SkoleKom. • Planlægnings- og bookingsystemer: kalendere (individuelle, udvalg, lokaler, kurser/hold osv.), lokalebooking m.v. • Studieadministrative selvbetjeningssystemer for studerende Medarbejderoversigter og profiler: hvem sidder hvor, gør • hvad og ved hvad om hvad. • Værktøjer til evaluering og kvalitetsmåling. • Tilgængelighedsstandarder: Intranettet (og Hjemmeside) skal opfylde de officielle tilgængelighedskrav og skal kunne kommunikere på alle væsentlige kanaler (SMS, oplæsning).

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

52

Standarder og etiske spilleregler •

• •

På den ene side er der behov for et minimum af fælles standarder for kommunikation eksternt og internt. På den anden side skal man være varsom med at starte med at løfte for mange pegefingre. Mere effektivt, hvis der uden alt for tunge formaliseringer udvikler sig en best practice kultur for anvendelse af interne kommunikationskanaler. Behovet for minimale retningslinjer kan imødekommes med en række anbefalinger, der indarbejdes i personalehåndbogen (som naturligvis er tilgængelig på intranettet).

Adgang til oprettelse af individuelle (kursusspecifikke) websites • •

Flere og flere undervisere har behov for at kunne oprette (midlertidige) websites i tilknytning til enkeltkurser i efter- og videreuddannelserne. Dette gælder f.eks. ACU Vejle. Dette behov er identisk med behovet for kursus- og hold websites i grunduddannelserne. Det kan enten imødekommes med det CMS, som CVUet vælger at bruge til redigering og publicering af hjemmeside og intranet, eller på CVUets læringsplatform.

Mailsystem • •

Alle medarbejdere skal være på samme mailsystem med samme domænenavn og bruger-id format. Der skal tages stilling til, om studerende skal oprettes på samme mailsystem som medarbejderne eller på separat mailsystem. Studerende vil i udstrakt grad ønske mulighed for forwarding af CVU-mail til ekstern, privat mailboks.

Videokonferencer •

CVUets geografiske distribution vil gøre videokonferencer nødvendige i det daglige samarbejde inden for uddannelsesområderne og, i visse tilfælde, i undervisningen.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

53

Arbejdsgruppen vedrørende it i administeration Deltagere: • • • • • • • • • • • •

Annette Dehlholm Leila Pedersen Per Johan Jensen Ole Grangaard Kim Lauge Madsen Christian Jansson Kirsten Slebæk Hanne Bak Charlotte Rasmussen Jørgen Knudsen Dorthe Vistrup Larsen Solveig Pedersen

CVSU Fyn CVSU Fyn Sygeplejeskolen Vejle Jelling Jelling Jelling CVU Fyn CVU Fyn ACU-Vejle Skårup Skårup OSS

Gruppens input til forbedringer man skal tilstræbe i forbindelse med fusionen • Have som mål at data kun skal registreres ét sted – ingen dobbeltregistreringer • God integration mellem de forskellige systemer, så data kan anvendes på tværs uden besvær • Fuld digital adgang til alle relevante oplysninger for medarbejdere og studerende • Udbyggede selvbetjeningsløsninger primært i forhold til de studerende – tilmeldinger, frameldinger m.v. • Anvend Amtscentrenes erfaringer ved etablering af et system til online kursustilmelding • Skabe tværgående overblik over alle tilgængelige ressourcer i form af lokaler m.v. på tværs af det samlede CVU. Aftale retningslinier for brug af ressourcer på tværs af geografien. • Udbyggede planlægningssystemer – skemaplanlægning m.v. med fuld integration til kalender • Optimere udnyttelsen af de nuværende systemer – anvend uudnyttet funktionalitet Tilrettelæggelse af fusionen af de administrative funktioner og systemerne 1. Sæt god tid og tilstrækkeligt med ressourcer af til processen og sørg for en grundig planlægning. 2. Sikre stabil drift i den periode, hvor man arbejder med konvertering 3. Nedsæt en effektiv arbejdsgruppe pr. administrativt område – sikre at der er fusionserfaring til stede i gruppen 4. Skal overblik over nuværende administrative praksis og brug af systemer 5. Læg en strategi for den kommende administration – hvordan vil man arbejde, hvordan vil man styre området, hvilke snitflader skal understøttes til andre områder 6. Fastlæg registreringsstrukturer (kontoplan m.v.), koder, holdnumre og øvrig terminologi 7. Foretag en uddannelse i det system, som skal anvendes 8. Udarbejd en plan for konvertering og implementering

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

54

Økonomiområdet • De tre amtsinstitutioner overgår til midlertidig Navision-løsning pr. 1/1 07 • Optimalt set implementeres en fælles kontoplan for alle institutioner pr. 1/1 07. Ændring af kontoplan har følgevirkninger for integrationen til SIS/Ludus, som skal håndteres • De lokale XAL-systemer fortsætter ind i 07. Det undersøges om systemerne kan samles i en fælles database (med adskilte regnskaber) • Tidligst medio 07 konverteres til samlet Navision Stat-løsning (evt. før hvis CVU’et vælger at blive pilot-kunde) Studieadministration • Analyse af de særlige behov der er for administration af praktikpladser og hvordan de kan løses inden for SIS-rammen (primært på sygeplejeskolerne og pædagog uddannelserne) • Fortsættelse af de lokale løsninger ind i 07. • Evt kan der være fordele ved at LUDUS-brugerne konverterer til SIS enkeltvis inden konvertering til samlet system. • I forbindelse med at der er en samlet Navision Stat-løsning klar foretages en konvertering til samlet SIS-løsning. Servicesystemer • Ønske om et fælles låsesystem og studiekort/adgangskort, så medarbejdere og studerende kan færdes på tværs. • Lokalebooking – sikre at der besluttes fælles procedurer på tværs. Afklar om lokalebooking skal ske vis SIS. • Der bør træffes beslutning om at skemalægning og lokaleplanlægning sker i SIS i løbet af foråret 2007 med henblik på at virke fra undervisningsåret 2007/08. Ellers går der mindst et år yderligere. • Lokal tilstedeværelse af administrativt personale • Studiesekretærer skal være ude på institutionerne. • Diskussion om hvorvidt at optag kan ligge centralt. Der skal tages højde for særlige lokale regler og hensyn. • Behov for en form for kassefunktion lokalt. Den administrative it-arbejdsplads • Tilfredshed med terminalløsninger og ”tynde klienter” • Øget behov for adgang til systemer hjemmefra på grund af geografien

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

55

Arbejdsgruppen vedrørende den tekniske it-infrastruktur Deltagere: • • • • • • • • • • •

Tore Storgaard Jørn Plet Per Johan Jensen Christian Jansson Morten Andersen Ole Thomsen Allan Hansen Lars Nesting Jørgen Nygaard Sørensen Søren Nipper Vagn Toft Jensen

CVSU-Fyn CVSU Fyn Sygeplejeskolen Vejle Jelling CVU Fyn CVU Fyn ACU-Vejle ACU-FYN Skårup Rambøll Management (RM) Rambøll Management (RM)

Materiale til mødet • •

CVU-Fyn omdelte et notat med status og forslag til kommende konfigurering Skårup omdelte et notat med en række forslag til den videre diskussion af strategi

Gennemgang af slides om status-situationen • •

Opgørelsen over pc’er er upræcis i forhold til antal undervisningspc’er, idet ikke alle har registreret undervisernes pc’er i denne kategori I opgørelsen over fordeling af tid på it-opgaver er tiden ikke fordelt på opgavekategorier for OSS og Skårup pga. vanskeligheder med at fordele en enkelt medarbejders tid på disse kategorier. Dette kræver en anmærkning i den endelige rapport.

Vagn gjorde opmærksom på, at hensigten med opgørelserne over timer og økonomi ikke var at benchmarke de enkelte institutioner, men at få et samlet overblik over ressourcer og økonomi. Diskussion af desktop platform • •

•

Terminalserver løsning vil være oplagt til den administrative arbejdsplads. Det må formodes at underviserne vil foretrække bærbar pc. Til kursus-pc’er skal man se differentieret på, om man kan/skal anvende terminalserver eller lokalt installerede Windows programmer. Det afhænger bl.a. af hvor grafiktunge applikationerne er. Argumentet for terminalserverløsninger er primært at disse løsninger drifts- og supportmæssigt kan holdes kørende med et minimum af indsats.

Serverløsning • Der var enighed om, at der skulle ske en konsolidering af servere og indføres SAN-løsning for at konsolidere og effektivisere driften. • Vi diskuterede behov for 24/7 drift på servere og netværk. Kræver en vagtordning. • Flere fremhævede kvaliteter ved egne løsninger, dog registrerede referenten en villighed til at samle sig om fælles løsninger,

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

56

når der bag den fremadrettede løsning lå en velbegrundet beslutning. It-sikkerhed • Formalisme omkring sikkerhed skal øges. Ansvar og procedurer skal dokumenteres. • Vi diskuterede Sektornet-opkobling – om dette var et ”must” eller et tilbud, der kunne afviges med en anden løsning på samme sikkerhedsniveau. • Skal der være linier ud fra alle væsentlige adresser – til Sektornet og det åbne Internet – eller skal der blot være én firewall med to udgange, som dækker det samlede CVU’s behov? • Forslag om at outsource drift og konfigurering af sikkerhedsløsninger. Support og lokal tilstedeværelse • CVU-Fyn og CVSU-Fyn har ordninger med begrænset lokal tilstedeværelse. Og det kan fungere. • Behov for at afgrænse supportopgaven – holdningen var at anvendelsessupport ikke hører til IT-afdelingens opgaver. Den kommende organisering af it-området • P.t. er der usikkerhed om den kommende organisering af itområdet. Gruppen ønsker en hurtig ledelsesmæssig udmelding om, hvad der kommer til at ske. • Ønske om at der hurtigst muligt bliver ansat en fælles it-chef for det samlede CVU.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

57

Arbejdsgruppen vedr. it på bibliotekerne Deltagere: • Lena B. Nielsen • Lone Hansen • Ellen Bohlbro • Lisbeth Michelsen • Steen Aamand Olesen • Tove Woldby • Ester Thomsen

CVSU Fyn Sygeplejeskolen Vejle CVU Jelling CVU Fyn ACU Vejle Skårup OSS

Afbud fra • Christian Wang

CVU Fyn

Vi indledte mødet med en runde hvor deltagerne præsentere sig selv og deres organisation og bemanding på biblioteket. Der var enighed om, at bibliotekar-rollen er under forandring (”ikke længere lagerforvalter af de mange hyldemeter bøger”). Der blev nævnt nye opgaver som: • • • • • •

Digitalisere materialesamlinger (problem med aftaler med CopyDan) Vejledninger i at håndtere litteraturlister og referencer ved skrivning af bachelor opgaver Arbejde på at gøre bachelor opgaver tilgængelige for andre studerende Undervisning i informationskompetencer At bearbejde information så der kommer læring ud af det organisering af database over digitale undervisningsmaterialer

De bestående systemløsninger OSS og Skårup anvender Mikromaster – et system under udfasning og hvor der snarest (senest i 07) skal findes en anden løsning CVU Fyn, CVU Jelling og Sygeplejeskolen anvender Integra (en afløser for Mikromaster). CVSY Fyn anvender DDE Libra/BookIt. Sygeplejeskolen anvender Integra i et samarbejde med andre sygeplejeskoler. Her har man bundet sig til at fortsætte samarbejdet år 007 ud. Amtscentrene har i fællesskab været i udbud med nyt system og går i drift med dette her i efteråret. Systemet er fra Dantek og i stor udstrækning baseret på specialudvikling grundet amtscentrenes særlige behov i forhold til styring af deres forskellige samlinger (Informationssamling, Udlånssamling, TV-bånd-samling). It-løsning til det nye CVU Vigtigt at problemstillingen med it-løsning til det nye CVU ses i forhold til de studerendes behov. Desuden er der en rational vinkel – vil nogle løsninger være lettere/billige at administrere end andre.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

58

Der var – efter lidt diskussion - enighed om, at der skulle etableres et fælles bibliotekssystem for det nye CVU med en samlet beholdnings-database og en samlet låner-database. Et samlet system skulle muliggøre at søgninger som udgangspunkt blev foretaget i forhold til den lokale materialesamling. Herefter kunne søgningen udvides til det samlede CVU’s materialesamling. Fordelene ved en samlet løsning ville være, at man lettere kunne stille materiale til rådighed på tværs af institutionerne, og at man bedre kunne understøtte studerende, som ville tage kurser forskellige steder på CVU’et. Desuden ville der være et rationale i at kunne foretage system administration o.l. fælles. Endelig kan der være økonomiske fordele ved en fælles løsning. Licensudgifter er i dag på i størrelsesordenen 35.000 årligt foren enkelt institution. Muligheden for at anvende UNI-logon i et nyt system skal undersøges. Bibliotekerne forventer også fremover at have behov for at kunne tilbyde stationære pc-arbejdspladser til de studerende. Hvordan kommer vi videre med fælles it-løsning Vi diskuterede om organisationen skulle være på plads før spørgsmålet om it-løsning kunne tages op. Dog mente flere, at der ikke måtte gå for lang tid, før der blev startet et arbejde for at finde en fælles it-løsning. En vej frem til indførelse af et fælles system ville indebære følgende aktiviteter: •

Nedsættelse af en arbejdsgruppe på tværs af de bestående boblioteker.

•

Nærmere vurdering – hvad er godt og hvad er dårligt - ved løsningerne Integra og BookIT (det regnes ikke for sandsynligt, at det system som amtscentrene nu indfører vil være en optimal løsning for undervisningsinstitutionerne, men det skal undersøges nærmere)

•

Undersøgelse af hvilke beslutninger andre CVU’er har taget om it-løsning til biblioteksområdet

•

Afklaring af, hvordan man forventer at arbejde med det nye system – håndtering af de forskellige funktioner og arbejdsdelingen imellem disse.

•

Opgørelse af hovedkrav til ny it-løsning

•

Vurdering af et par oplagte løsninger

•

Implementering af ny løsning med konvertering, uddannelse m.v.

Fra man starter arbejdet til en fælles løsning er i drift skal man regne med 6 – 8 måneder.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

59

Bilag D – Referencer til institutioner med integration af læringsplatform og intranet IT-styregruppen har på sit møde den 25. september 2006 bedt Rambøll Management give referencer på uddannelsesinstitutioner, som har arbejdet med integration af læringsplatforme og intranet. Rambøll Management har den 26. og 27. september kontaktet en række uddannelsesinstitutioner og leverandører og kan på baggrund heraf foreslå nedenstående referencer. Vi vil gerne understrege, at den snævre tidsramme ikke har gjort det muligt at gennemføre en mere systematisk scanning. Integration af læringsplatforme, intranet og studieadministrative systemer bliver et strategisk og forretningsmæssigt mere kritisk krav fra uddannelsesinstitutionerne, men det er Rambøll Managements vurdering, at kun få europæiske uddannelsesinstitutioner har gennemført en sådan integration. Der vil formentlig kunne hentes eksempler på fuld integration på større amerikanske universiteter. A: Læringsplatforme med indbygget eller egenudviklet portal/intranet funktionalitet Blackboard:

Niels Brock: Website: http://www.brock.dk Portal/LMS: http://nb.blackboard.uni-c.dk Kontaktperson: Steffen Herskind, pædagogisk IT ([email protected]) Durham University: Web site: http://www.dur.ac.uk Portal/LMS: http://duo.dur.ac.uk Contact: Dr. Malcolm Murray ([email protected]) FirstClass: Nørre Sundby Gymnasium Kontaktperson: Steen Hestehave ([email protected], tel. 9816 7886 og 2680 7856) Denne FirstClass tjeneste er baseret på omfattende egenudvikling på Nørre Sundby Gymnasium. Tjenesten er selvsagt rettet mod gymnasiets særlige organisation og undervisning. Fronter: EUC Syd Kontaktperson: René Schülein (tel. 74124242) EUC Syd planlægger i øjeblikket en overflytning af intranettet fra Fronter til et ”rigtigt” portalsystem.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

60

B: Integration mellem læringsplatform og (3. parts) intranet/portal system Microsoft Learning Gateway / Sharepoint Portal Server Århus Købmandsskole Kontaktperson: Anne Malberg ([email protected], tel. 8936 3231 Leverandør: Ementor

Integration mellem Oracle portal server og læringsplatformen It’s Learning: NTNU Norges Teknisk Naturvitenskaplige Universitet Kontaktperson: Vil blive meddelt snarest muligt. Både Århus Købmandsskole og NTNU i Norge er stadig i udviklingsfasen og kan således ikke vise en integration i drift. Århus Købmandsskole forventer, at udviklingen af deres platform er gennemført medio 2007.

Nyt CVU for Fyn, Vejle og Jelling – oplæg til It-strategi og -handlingsplan

61