MANUEL D’UTILISATION POUR LA PLATEFORME BEEXCELLENT
BeExcellent
Manuel d’utilisation pour la plateforme BeExcellent
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Qu’est-ce que BeExcellent
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1. Qu’est-ce que BeExcellent? ‘BeExcellent’ est l’environnement en ligne de l’IEC, accessible via le nom de domaine beexcellent. be. L’IEC (environnement mère) offre à tous ses membres l’accès à cet environnement en ligne via une URL privée sécurisée (environnement fille) dans le cadre de leur cabinet. Cette URL est constituée d’une abréviation du nom du cabinet, suivie du nom de domaine ‘beexcellent.be’. (Exemple : https://nomdecabinet.beexcellent.be). BeExcellent comprend le logiciel (= programme) ‘Scienta’ qui se compose de deux parties : le portail et la gestion. Le portail est l’écran d’accueil de votre environnement BeExcellent et n’est accessible qu’aux utilisateurs de votre cabinet à l’aide d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe. Il est destiné aux collaborateurs du cabinet qui pourront lire les articles et proposer des modifications. La partie gestion est destinée à la personne responsable au sein du cabinet de l’environnement BeExcellent. Le gestionnaire traite régulièrement les propositions de modifications de l’IEC et des collaborateurs et reste le responsable final pour le contenu des manuels au sein de l’organisation.
Différentes versions Le logiciel Scienta se décline en trois versions : Start, Business et Premium. Le but de ce manuel synthétisé est de vous familiariser rapidement avec toutes les fonctionnalités de Scienta Start, tel qu’il vous est offert par l’IEC dans le cadre de votre cabinet. Entrez dans votre environnement ‘BeExcellent’. Via le point d’interrogation dans la partie supérieure droite de votre écran, vous avez accès au manuel complet de Scienta. Ce manuel est destiné à tous les utilisateurs de Scienta et donc pas uniquement aux membres de l’IEC. C’est pourquoi, toute l’information ne vous est pas destinée. Nous vous recommandons néanmoins de consulter ce manuel en ligne car il décrit dans les détails toutes les fonctionalités de Scienta Start. Important à savoir : ✥✥ La licence Start vous permet de créer 1 gestionnaire et 7 utilisateurs ✥✥ Cette licence ne permet pas de créer des manuels, chapitres et un nombre illimité d’articles. ✥✥ La licence Start ne vous permet pas d’imprimer un manuel dans son intégralité. Vous avez la possibilité d’imprimer par article. ✥✥ La licence Start ne vous permet pas de créer des organigrammes. Cependant, vous avez la possibilité d’adapter les organigrammes que l’IEC vous propose. ✥✥ La licence Start ne vous permet pas de créer des tags. Des questions? N’hésitez pas à prendre contact avec notre helpdesk au numéro 02 543 74 90 ou par e-mail :
[email protected]. BeExcellent
Qu’est-ce qu’un manuel? Un manuel est une compilation de documents, tels que des descriptions de processus, des instructions de travail ou des protocoles qui, ensemble, décrivent le fonctionnement de votre organisation. Un manuel est en quelque sorte un plan de votre organisation, un ouvrage de référence où l’on trouve des réponses à des questions telles que « comment fait-on ceci? » ou « que fait-on dans telle ou telle situation? ». Un manuel est un document qui garantit l’uniformité et la qualité des opérations au sein de votre organisation. C’est un document qui montre clairement la voie à suivre, qui invite à l’introspection et qui souligne le professionnalisme de votre organisation, aussi bien en interne que vis-à-vis des clients. Les manuels assurent stabilité et vue d’ensemble, et aident les collaborateurs à trouver rapidement les informations dont ils ont besoin lorsqu’ils ne s’en sortent pas.
Pourquoi utiliser Scienta? Scienta rend vos données (procédures, instructions de travail, check-lists, etc.) facilement accessibles à toute personne au sein de votre organisation. Les manuels comprennent plusieurs chapitres et articles. L’actualisation 100 % numérique améliore et accélère le traitement des modifications et mises à jour. Dès qu’un article est modifié, les collaborateurs reçoivent une alerte automatique. Toutes les versions, différences et modifications sont automatiquement communiquées et enregistrées.
Droits différents Chaque utilisateur possède des droits qui lui sont conférés par son nom d’utilisateur et le mot de passe correspondant. Seul le gestionnaire est habilité à modifier un article. Les collaborateurs, eux, peuvent uniquement proposer des modifications.
Modifications La gestion des modifications est facilitée par une fonction unique de Scienta. Il existe trois façons d’apporter des modifications dans les manuels de votre organisation : ✥✥ Le gestionnaire du cabinet a la possibilité de modifier lui-même les manuels. ✥✥ Les collaborateurs du cabinet peuvent aussi proposer des modifications. Le gestionnaire devra ensuite approuver les changements effectués. BeExcellent
Qu’est-ce que BeExcellent
Scienta est un progiciel en ligne de création, publication et gestion de toutes sortes de manuels. Scienta a été conçu pour une prise en main rapide et facile, quel que soit votre niveau en informatique. Trois clics suffisent pour préparer un article. Le suivi est quasiment automatique. Le tout grâce au puissant éditeur Scienta et son environnement familier pour les utilisateurs de MS Word.
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Qu’est-ce que Scienta?
Enregistrement initial
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16 ✥✥ Les changements émanant de l’IEC vous seront soumis sous la forme de propositions de modifications. Important! ✥✥ Si le gestionnaire ne traite pas régulièrement les propositions de modifications de l’IEC et des collaborateurs, les manuels restent statiques ! Le gestionnaire conserve en effet la responsabilité finale du contenu des manuels au sein de son organisation.
2. Enregistrement initial ✥✥ Avant de pouvoir utiliser Scienta dans votre cabinet, vous devez activer votre environnement BeExcellent. Cette procédure ne doit se faire qu’une seule fois. Voici comment procéder. ✥✥ Ouvrez votre navigateur et tapez l’URL de votre environnement BeExcellent dans la barre d’adresse. ✥✥ Lisez peut-être d’abord le manuel en cliquant sur Ouvrir l’aide de Scienta. ✥✥ Dans Généralités, introduisez les données suivantes : ✥✥ Nom du cabinet ✥✥ Code de licence ✥✥ Dans l’espace Gestion de Scienta, introduisez les données suivantes : ✥✥ Nom ✥✥ Nom d’utilisateur ✥✥ Adresse e-mail ✥✥ Mot de passe ✥✥ Abonnements ✥✥ La case Télécharger les manuels maintenant est cochée par défaut. Vos manuels sont automatiquement ajoutés à votre environnement BeExcellent dès la fin de la procédure d’enregistrement. ✥✥ Attention : si vous ne comptez pas travailler sur vos manuels dans un futur proche, nous vous conseillons de les télécharger plus tard. Décochez la case Téléchargez les manuels maintenant. Pour plus d’infos, lisez l’article Mises à jour de contenus disponibles.
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✥✥ Cochez la case Accepter les conditions. ✥✥ Après avoir introduit correctement toutes les données, cliquez sur Terminer l’enregistrement en haut à droite de l’écran. ✥✥ Votre enregistrement vous est confirmé par e-mail. ✥✥ Une fois enregistré, votre environnement Scienta est actif et automatiquement ouvert.
3. Prise en main rapide Vous avez enregistré votre environnement, et vous vous demandez par où commencer? Pour vous faciliter la tâche, nous avons résumé pour vous les principales étapes afin de vous familiariser directement avec les principales fonctions de Scienta Start. Avant de commencer, il est important que vous fassiez la distinction entre le Portail et l’espace Gestion.
4. Instructions pour le gestionnaire 1) Importer les manuels que l’IEC met à votre disposition Allez dans Gestion/Abonnements et cliquez sur Mises à jour de contenus disponibles. Cliquez ensuite sur Traiter les mises à jour. Les manuels sont désormais ajoutés à votre environnement BeExcellent. Vous n’avez plus qu’à personnaliser les articles contenus dans les manuels à votre cabinet. 2) Créer un utilisateur à votre environnement BeExcellent 1 Allez dans Gestion/Paramètres. 2 La liste des utilisateurs apparaît. 3 Cliquez sur le bouton Nouveau. 4 Dans Nom, tapez le prénom et le nom de l’utilisateur. 5 Le Nom d’utilisateur doit se composer de minimum 5 signes. 6 Complétez l’Adresse e-mail de l’utilisateur.
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Instructions pour le gestionnaire
✥✥ Lisez les conditions générales.
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17 ✥✥ Accord de licence
Instructions pour le gestionnaire
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18 7 Cochez la case Recevoir les e-mails. L’utilisateur recevra des messages de Scienta et éventuellement des fournisseurs de contenus. 8 Cochez la case Activé. L’utilisateur est désormais activé et peut se connecter. 9 Saisissez un Mot de passe. Choisissez un mot de passe sûr, c’est-à-dire composé de minimum 6 signes et comprenant aussi bien des minuscules que des majuscules. 10 Cliquez sur Sélectionner les groupes liés et ajoutez les groupes auxquels vous souhaitez ajouter l’utilisateur. L’article Utilisateurs : introduction vous en dit plus sur le contenu de chaque groupe. 11 Cliquez sur le bouton Enregistrer. 12 L’utilisateur reçoit un e-mail contenant son nom d’utilisateur et son mot de passe. 3) Créer un article ✥✥ Allez dans Gestion/Manuels. ✥✥ Vous êtes désormais dans le Gestionnaire de manuels. ✥✥ Placez-vous derrière le manuel ou chapitre dans lequel vous voulez ajouter l’article. ✥✥ Cliquez sur le bouton Nouveau qui apparaît. ✥✥ Cliquez sur Ajouter un nouvel article. ✥✥ L’éditeur Scienta s’ouvre. ✥✥ Ajoutez un titre en haut de l’écran et commencez directement à rédiger votre article. ✥✥ Cliquez sur le bouton Enregistrer. 4) Modifier un article existant ✥✥ Allez dans Gestion/Manuels. ✥✥ Le Gestionnaire de manuels s’ouvre. ✥✥ Cliquez sur l’article que vous souhaitez modifier. ✥✥ L’éditeur Scienta s’ouvre. ✥✥ Modifiez le texte et/ou les paramètres. ✥✥ Cliquez sur le bouton Enregistrer.
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5. Instructions pour l’utilisateurs (Portail)
Contenu du menu Le menu situé à gauche de l’écran contient tous les manuels de votre environnement BeExcellent. Chaque manuel a sa couleur et son titre abrégé.
Fonctionnement du menu ✥✥ Lorsque vous cliquez sur un manuel, le menu s’ouvre sur le tableau de bord, masquant partiellement ce dernier. ✥✥ Lorsque vous cliquez sur les trois traits, le tableau de bord se déplace pour dévoiler les noms complets des manuels. ✥✥ Lorsque le menu d’un manuel est ouvert, vous voyez apparaître tous les chapitres et les articles qu’il contient. ✥✥ Vous pouvez refermer les différentes parties du menu en cliquant sur les petites flèches en regard du titre du chapitre, article ou manuel. ✥✥ Le bouton avec les trois traits vous permet à tout moment de refermer le menu tout entier.
Mon Scienta ✥✥ Le livre avec le marque-page qui figure tout en haut du menu des manuels s’appelle Mon Scienta. Il s’agit de votre manuel personnel dans lequel sont enregistrés tous vos articles favoris.
Plusieurs icônes ✥✥ Le menu contient plusieurs types d’icônes. Chaque manuel a sa couleur et son titre abrégé. Les chapitres sont toujours représentés par des petits dossiers. Pour les articles, cela dépend : un fichier texte est représenté par un petit A4 avec plusieurs BeExcellent
Instructions pour l’utilisateurs (Portail)
✥✥ Pour prévenir les utilisateurs de Scienta de la modification de l’article, cliquez sur la petite flèche à côté du bouton Enregistrer et sélectionnez Enregistrer et envoyer une notification. Choisissez les destinataires, rédigez le message, puis cliquez sur le bouton Envoyer.
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20 traits, un organigramme par un mini-organigramme et un fichier par un petit A4 avec un coin droit plié. Important! ✥✥ À partir du quatrième bandeau vertical, le premier bandeau du manuel se referme. ✥✥ Cliquez sur le logo Scienta à tout moment pour revenir au tableau de bord.
Connexion 1 Allez dans votre Environnement Scienta. 2 Cliquez en haut à droite sur le bouton Connexion. 3 Saisissez votre Nom d’utilisateur. 4 Saisissez votre Mot de passe. 5 Si vous le souhaitez, cochez la case Retenir mes données de connexion. 6 Cliquez sur le bouton Connexion. Important ! ✥✥ Si vous cochez la case Retenir mes données de connexion, vous ne devrez plus introduire votre nom d’utilisateur et votre mot de passe pour ouvrir votre environnement Scienta. N’utilisez l’option Retenir mes données de connexion que dans un environnement sûr, par exemple au sein de votre organisation. ✥✥ Votre mot de passe est sensible à la casse. ✥✥ Si votre mot de passe ne fonctionne pas, vérifiez que vous n’avez pas ajouté une espace par erreur.
Déconnexion 1 Cliquez en haut à droite sur l’icône représentant la Personne. 2 Cliquez sur Déconnexion. Important! ✥✥ Il est conseillé de toujours vous déconnecter lorsque vous travaillez sur l’ordinateur de quelqu’un d’autre.
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Demander un nouveau mot de passe 1 Allez dans votre Environnement Scienta. 2 En haut à droite, cliquez sur le bouton Connexion. 3 Cliquez sur le lien Demander un nouveau mot de passe. 4 Introduisez votre Adresse e-mail. 5 Cliquez sur le bouton Envoyer. 6 Vous recevez un e-mail contenant le lien qui vous permet de demander votre mot de passe. 7 Cliquez sur ce lien. 8 Vous recevez automatiquement un e-mail contenant votre nom d’utilisateur et votre nouveau mot de passe. 9 Allez dans votre Environnement Scienta. 10 Connectez-vous à l’aide des données contenues dans l’e-mail. Important! ✥✥ Si vous ne connaissez plus l’URL de votre Environnement Scienta, vous pouvez retrouver celle-ci dans l’e-mail d’enregistrement de Scienta. Si vous n’avez plus cet e-mail, vous pouvez toujours contacter le helpdesk de Scienta. ✥✥ Éventuellement, votre gestionnaire peut aussi modifier votre mot de passe.
Partie supérieure La partie supérieure de votre environnement comprend une barre de menus se composant de plusieurs boutons. Voici à quoi ils servent :
Tableau de bord Le bouton Tableau de bord vous permet à tout moment de revenir au tableau de bord.
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Instructions pour l’utilisateurs (Portail)
Suivez la procédure ci-dessous si vous avez oublié votre mot de passe. Attention ! Vous recevrez deux e-mails. Le premier contient un lien qui vous permettra de redemander vos données. Le deuxième contiendra les données dont vous avez besoin pour vous connecter.
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Mot de passe oublié
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Table des matières Le bouton Table des matières affiche le contenu de tous les manuels. Celle-ci vous permet d’accéder directement à l’article de votre choix.
Propositions de modifications Le bouton Propositions de modifications affiche une liste contenant toutes les propositions de modifications que vous avez soumises. Vous pouvez voir la date à laquelle la proposition de modifications a été soumise, ainsi que son statut.
Rechercher Cette fonction vous permet d’effectuer facilement une recherche dans un manuel. Pour plus d’infos au sujet de la fonction de recherche, lisez l’article Fonction de recherche dans le manuel en ligne de Scienta.
Connexion Le bouton La personne vous permet de vérifier que vous êtes bien connecté(e). Vous pouvez aussi modifier vos données de connexion ou vous déconnecter. Pour plus d’infos, lisez le chapitre Mon compte dans le manuel en ligne de Scienta.
Gestion Ce bouton n’est visible que lorsque vous possédez des droits de gestionnaire. L’espace Gestion vous permet de modifier des articles, traiter des mises à jour, ajouter des utilisateurs et effectuer toutes les autres opérations qui relèvent de la gestion de Scienta.
Qu’est-ce qu’une proposition de modifications? Les utilisateurs peuvent proposer au gestionnaire de modifier un article (soumettre des propositions de modifications) et contribuer ainsi facilement à la qualité des manuels et à leur développement futur. Une proposition de modifications n’est jamais publiée directement, mais doit d’abord être proposée au gestionnaire. Ce dernier décide ensuite si l’article : ✥✥ est approuvé tel qu’il a été soumis ; ✥✥ doit être modifié ; ✥✥ est refusé tel qu’il a été soumis.
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1 Ouvrez l’Article que vous voulez modifier. 2 En haut de l’article, cliquez sur le bouton Créer une proposition de modifications. 3 Apportez les modifications souhaitées. 4 Ajoutez éventuellement une remarque 5 Cliquez sur le bouton Envoyer au gestionnaire. 6 Vous quittez l’éditeur Scienta. Important! ✥✥ L’éditeur Scienta vous donne la possibilité d’ajouter un commentaire à l’intention du gestionnaire, afin que vous puissiez lui expliquer votre proposition de modifications. Pour ce faire, cliquez sur la petite flèche à côté du bouton Enregistrer et choisissez Ajouter un commentaire et enregistrer. Vous pouvez également le faire au moment où vous envoyez votre proposition de modifications au gestionnaire, via le champ Remarques qui apparaît automatiquement. ✥✥ Les remarques que vous ajoutez s’affichent dans l’historique de la proposition de modifications. ✥✥ Pour modifier une proposition de modifications précédemment créée ou pour l’envoyer au gestionnaire, cliquez sur Mes propositions de modifications puis sur le titre de la proposition de modifications que vous souhaitez ouvrir. ✥✥ Une proposition de modification ne remplace pas l’article existant. La proposition de modification doit d’abord être envoyée au gestionnaire du manuel.
Fonction de recherche La fonction de recherche de Scienta est très puissante et permet de retrouver rapidement et facilement une information précise dans un manuel, un chapitre ou un article. 1 Allez dans : votre environnement Scienta. 2 Dans la Fenêtre de recherche, saisissez les termes de votre recherche. 3 Appuyez sur Entrée ou cliquez sur la Loupe. 4 Une liste de résultats apparaît. 5 Ouvrez l’article de votre choix. BeExcellent
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Pour créer une proposition de modifications, l’utilisateur doit s’être connecté à l’aide de son nom d’utilisateur et de son mot de passe.
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Soumettre une proposition de modifications
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Exploitez au maximum vos résultats de recherche ✥✥ Utilisez les filtres Termes de recherche, Manuels et Type d’article pour augmenter la pertinence de vos résultats. ✥✥ Effectuez une recherche dans vos résultats en saisissant de nouveaux termes de recherche dans la fenêtre de recherche à gauche de l’écran. ✥✥ Le manuel et le chapitre sont toujours indiqués en regard du résultat de recherche. Cliquez dessus pour afficher les autres articles du manuel/chapitre correspondant dans le menu. Important ! ✥✥ Pour améliorer la pertinence de vos résultats de recherche, vous pouvez également effectuer une recherche avancée en cliquant sur le bouton Recherche avancée dans le widget Rechercher. ✥✥ Si votre recherche renvoie à plusieurs articles, vous pouvez les ouvrir tous en même temps en les cochant, puis en cliquant sur Ouvrir la sélection en haut à gauche.
Conseils pour les gestionnaires ✥✥ Désignez le gestionnaire de votre cabinet afin qu’il puisse rapidement créer les utilisateurs dans la partie Gestion. ✥✥ Choissiez la langue de votre environnement via votre Compte. ✥✥ Lisez l’article Prise en main rapide. Il vous aidera dans vos premiers pas dans Scienta. ✥✥ Inscrivez-vous à l’un de nos webinaires gratuits sur www.beexcellent.be. ✥✥ Traitez régulièrement les propositions de modifications de façon à ce que votre manuel soit toujours à jour. ✥✥ Avant de commencer à traiter les propositions de modifications, vérifiez d’abord s’il n’y a pas de mises à jour en suspens. Cela vous évitera de refaire deux fois la même chose. ✥✥ Des questions? Lisez le manuel contenant les questions fréquemment posées sur www.Beexcellent.be. ✥✥ Important : veillez à fermer correctement vos écrans, c.-à-d. en utilisant les boutons prévus à cet effet (Enregistrer, Annuler et Fermer l’éditeur Scienta) et pas les flèches de votre navigateur internet. Vous éviterez ainsi que des articles, catégories ou manuels se retrouvent bloqués.
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✥✥ Ajoutez les articles que vous consultez souvent dans vos favoris. ✥✥ Lorsque vous lisez un article, vérifiez s’il y a des articles liés dans Autres options. ✥✥ Des questions? Lisez d’abord le manuel contenant les questions fréquemment posées. ✥✥ Lorsque vous relevez une erreur dans le manuel et que vous souhaitez la corriger, ou lorsque vous tombez sur un article qui n’est plus d’actualité, vous pouvez en informer le gestionnaire en créant une proposition de modifications. ✥✥ Passez en mode lecture lorsque vous lisez un article sur votre e-reader, smartphone ou tablette. ✥✥ Utilisez la fonction de recherche pour retrouver facilement les articles qui vous intéressent. ✥✥ Un problème? Appelez le helpdesk de BeExcellent au 02 543 74 90 prenez contact via
[email protected].
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✥✥ Choissiez la langue du software via Mon Compte.
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Conseils à l’intention des utilisateurs
