Leverantörsperspektivet i IT-upphandlingar Gabriel Svedberg, Advokatfirman Lindahl Caroline Appelberg, Advokatfirman Lindahl 8 oktober 2014

Leverantörsperspektivet i IT-upphandlingar Gabriel Svedberg, Advokatfirman Lindahl Caroline Appelberg, Advokatfirman Lindahl 8 oktober 2014

Leverantörsperspektivet  Utgångspunkt: upphandlingen är en affär som ska gynna båda parterna (partnerskap)  Ändamålsenliga krav och avtalsvillkor  Riskbedömning – fördelarna ska överväga nackdelarna med uppdraget

Leverantörsperspektivet  IT-leverantörer har färdiga standardlösningar

 Befintliga modeller för leverans  Supporttjänster  Uppgraderingar  Standardprocesser

 Fördelar med standardprodukter och standardmodeller  Säkrare  Billigare  Hållbarare

Inför upphandlingen  Inventera verksamhetens faktiska behov

 Definiera tydliga mål med upphandlingen  Stäm av varje krav mot dessa mål  Begär inte ”extra allt” utan uttryckligt behov

 Förfrågningsunderlag

 Inventera leverantörers befintliga lösningar och modeller för leverans

 Överväg att ställa kraven så att befintliga modeller kan utnyttjas (skallkrav – börkrav)

 Undvik kostnadsdrivande krav och avtalsvillkor – (tydlighet och förutsebarhet)

Inför upphandlingen  Vilka förväntningar har olika ”stakeholders” hos beställaren?  Säkerställ att förväntningarna i inköpsorganisationen motsvarar verksamhetens förväntningar i stort  Förankra förväntningarna och syftet med upphandlingen internt för att undvika ”förväntningsglapp” - Uppföljning

Avtalet – parternas åtaganden  Utgångspunkt: balanserad riskfördelning – fördela risken där den passar bäst mellan beställaren och leverantören  Samverkan/kommunikation mellan beställaren och leverantören  Reglera upphörande och åtaganden i samband med upphörande  Viten vs Incitament (basleverans vs innovation)

Avtalet – övrigt  Ansvarsbegränsningens omfattning, storlek eller avsaknad av densamma är prispåverkande  Balanserade uppsägningsbestämmelser – ta höjd för uppdragets karaktär och varaktighet  Underleverantörer - huvudregel snarare än undantag vid större komplexa IT-lösningar (Back-to-back -problematiken)

Undvik misslyckade ITsatsningar genom att anta leverantörsperspektivet

• Bättre förståelse för vad marknaden erbjuder • Bättre slutprodukt • Bättre pris • Bättre samarbete med leverantören • Förebygger eventuella tvister

Tillämpningsområde  Myndigheten vet vilket resultat som ska uppnås men inte hur det ska uppnås.  Särskilt komplicerade kontrakt och om öppet eller selektivt förfarande inte kan användas.  Tänk på att dokumentera valet av konkurrenspräglad dialog där skälen framgår.

Processen  Förberedelsen  Behovsanalys, marknadsundersökning, planering, kontroll innan genomförande

 Genomförande  Två faser, annonsfas som följs av en anbudsfas

 Uppföljning  Efter avslutat projekt bör resultatet följas upp för framtida upphandlingar

Genomförande - annonsfas Urval och inbjudan



Information och tydlighet gentemot leverantörer innebär att processen effektiviseras och förhindrar att potentiella leverantörer avstår från att delta i upphandlingen.



Tilldelningskriterier - Hur tilldelningskriterier ska utvärderas behöver inte anges förrän vid inbjudan till dialog. Kriterierna bör utformas ”brett” så att dessa inte utesluter att den bästa lösningen kan väljas.

Genomförande - annonsfas Dialog



Informera leverantörerna på förhand om hur dialogen kommer att genomföras. Att delta i en dialog är ofta kostsamt och kräver omfattande förberedelser.



Tydlig information om genomförandet underlättar för leverantörerna och skapar därmed ett bättre beslutunderlag för myndigheten.



Avsluta dialogen först när det är sannolikt att attraktiva anbud kommer att lämnas och alla oklarheter är utredda.

Genomförande – anbudsfas  Preliminära anbud

 Inbjudan att lämna anbud – bestäm tidsfrist efter samråd med leverantörerna  Kontraktstilldelning

Undvik misslyckade ITsatsningar genom att anta leverantörsperspektivet

• God kommunikation är ett absolut krav för en lyckad upphandling. • Leverantörer bör löpande informeras om betydelsefulla omständigheter i de olika faserna i processen • Uppföljning när projektet är avslutat.

Kontaktuppgifter Gabriel Svedberg Advokat, delägare Advokatfirman Lindahl +46 709 49 06 01 [email protected]

Caroline Appelberg Biträdande Jurist Advokatfirman Lindahl +46 70 482 53 31 [email protected]