SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Sida
1(8) Götene Skara gemensamma lönenämnd Plats och tid
Sammanträdesdatum
2015-10-12 Presidierummet, Centrumhuset Götene 12 oktober 2015 klockan 10.00-11.30
Beslutande
Ledamöter Åsa Karlsson (S) Götene kommun Susanne Andersson (C) Götene Kommun Håkan Ehn (S), Skara kommun Leif Brohede (KD), Skara kommun
Tjänstemän
Monika Dirnberger, personalstrateg, Götene kommun §§17-22 Lena Lyresten, enhetschef, Götene kommun §§ 17-22 Kjell-Ove Karlsson, personalchef, Skara kommun §§ 17-22 Jonna Sanfridsson, förvaltningssekreterare, Götene kommun §§ 17-22 Övriga närvarande Cornelia Graje, prao-elev, Götene kommun §§ 19-22
Justerare
Leif Brohede
Justeringens plats och tid
Götene respektive Skara den 14 oktober 2015
Underskrifter
Paragrafer
Sekreterare
Jonna Sanfridsson Ordförande
Åsa Karlsson Justerare
Leif Brohede
ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Sammanträdesdatum
Lönenämnden 2015-10-12
Datum då anslaget sätts upp Förvaringsplats för protokollet
Datum då anslaget tas ned
Centrumhuset, Götene, kommunstyrelsens arkiv
Underskrift
Jonna Sanfridsson
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
§§ 17-22
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Sida
2(8) Götene Skara gemensamma lönenämnd
Sammanträdesdatum
2015-10-12
Ärendelista § 17 KS 2015-652 Godkännande av föredragningslistan ................................................................. 3 § 18 KS 2015-653 Övriga frågor under sammanträdet ................................................................... 4 § 19 KS 2015-656 Information: Kartläggning av Västra 6 Skaraborgs kommuners förutsättningar för gemensamt lönekontor ........................................................ 5 § 20 KS 2015-655 Internkontroll - rapportering av frånvaro år 1 ................................................. 6 § 21 KS 2015-658 Revisionsrapport avseende löneprocessen .......................................................... 7 § 22 KS 2015-657 Sammanträden lönenämnden 2016 ..................................................................... 8
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Sida
3(8) Götene Skara gemensamma lönenämnd
§ 17
Sammanträdesdatum
2015-10-12
KS 2015-652
Godkännande av föredragningslistan Lönenämndens beslut 1. Föredragningslistan godkänns med följande tillägg: -
Revisionsrapport avseende löneprocessen
_________
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Sida
4(8) Götene Skara gemensamma lönenämnd
§ 18
Sammanträdesdatum
2015-10-12
KS 2015-653
Övriga frågor under sammanträdet Lönenämndens beslut 1. Information ges vid mötet och noteras till protokollet. Sammanfattning av ärendet Lönenämnden informeras om att kommunfullmäktige i Skara respektive Götene kommun har antagit reglemente för Götene-Skara gemensamma lönenämnd. Reglementet administrerades inte med fullständiga handlingar inför antagandet men beslutet är formellt riktigt. _________
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Sida
5(8) Götene Skara gemensamma lönenämnd
§ 19
Sammanträdesdatum
2015-10-12
KS 2015-656
Information: Kartläggning av Västra 6 Skaraborgs kommuners förutsättningar för gemensamt lönekontor Lönenämndens beslut 1. Informationen ges vid mötet och noteras till protokollet. 2. Lönenämnden ställer sig bakom inriktningen vad gäller det fortsatta arbetet med planering enligt följande: - Inrikta och starta planeringsarbetet mot en gemensam löneadministration i Västra 6. - Ta fram delmål samt en tidplan för genomförandet. - Identifiera resurser som behövs för genomförandet. - Upphandla ett gemensamt personaladministrativt system, om möjligt tidigarelägga upphandlingen före nuvarande avtals utgång. Sammanfattning av ärendet Monika Dirnberger, personalstrateg informerar om kartläggning av löneenheter i Västra 6. Västra 6 är ett samarbete mellan kommunerna Götene, Skara, Lidköping, Grästorp, Essunga och Vara. Kartläggningen syftar till att utreda förutsättningarna för att bilda ett gemensamt lönekontor inom Västra 6 och har hittills undersökt: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Antal anställda och årsarbetare i kommun och bolag Antal lönespecifikationer-anställda i kommun och bolag Antal politikerlöner i kommun och bolag Pensionsadministration System och systemförvaltning Övriga arbetsuppgifter Avtal Ekonomi Ansvarsfördelning medarbetare-chef – löneadministratör
Lönenämnden diskuterar även juridiska aspekter och olika former för samarbete. _________
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Sida
6(8) Götene Skara gemensamma lönenämnd
§ 20
Sammanträdesdatum
2015-10-12
KS 2015-655
Internkontroll - rapportering av frånvaro år 1 Lönenämndens beslut 1. Information ges vid mötet och antecknas i protokollet. Sammanfattning av ärendet Monika Dirnberger, personalstrateg informerar om de interna kontrollområdena 2014, lönehantering och rapportering av frånvaro. Interkontrollen består av: 1. Tillsättning av resurser 2. Intern tidplan 3. Processbeskrivning 4. Rutinbeskrivning – inventering vad vi har, vad behöver uppdateras/nya 5. Riskbedömning 6. Val av internkontroll utifrån riskbedömningen 7. Genomförande av internkontroll 8. Genomförande av internkontroll på förra årets åtgärder 9. Åtgärder 10. Rapportering Internkontrollen utfördes vid Kastanjegården (äldreboende), Hällekis äldreomsorg, Skogstorp (gruppboende), Prästgårdsskolan och Ljungsbackens förskola under perioden september till november 2014. Resultatet presenteras. Årets internkontroll genomförs under perioden september till november 2015. _________ Beslutet skickas till: Personalstrateg Monika Dirnberger Enhetschef Lena Lyresten
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Sida
7(8) Götene Skara gemensamma lönenämnd
§ 21
Sammanträdesdatum
2015-10-12
KS 2015-658
Revisionsrapport avseende löneprocessen Lönenämndens beslut 1. Uppdrag ges till verksamheten att analysera och arbeta vidare med revisionsrapporten avseende granskning av löneprocessen. Sammanfattning av ärendet Kjell- Ove Karlsson, personalchef, Skara kommun informerar om Deloittes granskning av löneprocessen och det svar som kommunledningskontoret i Skara avgett till personalutskottet och beredningsutskottet. Revisionens granskning och de rekommendationer som ges tas med i det vidare arbetet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse gällande Rapport avseende granskning av löneprocessen i Skara kommun, 15 juli 2015. Rapport avseende granskning av löneprocessen – Deloitte, maj 2015. _________ Beslutet skickas till: Personalstrateg Monika Dirnberger, Götene Enhetschef Lena Lyresten, Götene Personalchef Kjell-Ove Karlsson, Skara
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Sida
8(8) Götene Skara gemensamma lönenämnd
§ 22
Sammanträdesdatum
2015-10-12
KS 2015-657
Sammanträden lönenämnden 2016 Lönenämndens beslut 1. Lönenämnden beslutar att kommande möten ska hållas den 4 april 2016 samt den 10 oktober 2016 med start klockan 10.00. _________ Beslutet skickas till Lönenämndens ledamöter och ersättare
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
