Lanseringsmöte Statligt ramavtal för ekonomisystem med information om personalsystem och beslutsstödsystem
11 december 2014
Praktiska detaljer
2
Vad ni kan förvänta er av den här dagen • Ramavtalet för ekonomisystem • Kort om Uppdragsavtalet • Överblick över övriga ramavtalsområden • Unit4 Agressos erbjudande • Inblick i hur ett avrop går till • Träffa kolleger i en liknande situation 3
Agenda 09:30-10:00 10:00-10:10 10:10-10:30 10:30-10.50 10:50-11:10 11:10-11:20 11.20-11.35 11.35-11.50 12:00-13:15 13:15-13:50 13:50-14:00 14:00-14:35 14:35-14:50 14:50-15:30
Kaffe & registrering Inledning Våra ramavtal och upphandlingar Ramavtalet för ekonomisystem Unit4 Agresso Bensträckare Internredovisning i staten Ekonomisystem fortsättning Lunch och samtal med Unit4 Avrop – process och dokument Bensträckare Grupparbete avrop Kaffe Genomgång, avslutning 4
Inte bara de nya ekonomisystemen… ESV:s nya ramavtal för administrativa system
Vad händer med de gamla avtalen
5
Vi ser till att myndigheterna har bra administrativa system Stödja införande
Upphandla Förvalta ramavtal
6
ESV bedriver ett aktivt ramavtalsägarskap •
Vi följer upp att ramavtalsparterna lever upp till gjorda åtaganden – via strategiråd
•
Vi har god och aktuell kunskap om myndigheternas behov – via nätverk med avropande myndigheter och årliga kundenkäter
•
Vi ger råd och stöd till myndigheterna – myndigheten ansvarig
•
Vi underlättar kompetensöverföring och informationsspridning inom den statliga sektorn. 7
Ni kan nu avropa ramavtal i alla områden
2 ramavtal, avropbara tom september 2015
E-handelstjänst
3 ramavtal, avropbara t o m juni 2018
BI-system Ekonomisystem
1 ramavtal, avropbart till i mitten av november 2015
Personalsystem 1 ramavtal, avropbart t o m december 2018 (om förlängning)
Oberoende konsulter 5+1 ramavtal, avropbara tom september 2015
Uppdragavtalet för Agresso har upphört
9
Hur det påverkar er • Gamla kundavtal består tills vidare •
ESV har inte längre någon egentlig roll kring dessa avtal: • Inga strategiråd • Inga kundenkäter • Ingen prisreglering • Ingen uppföljning av åtagande
10
Dags skaffa ett långsiktigt bra avtal för myndighetens ekonomisystem • Tidsbegränsa kundavtal •
Använd nya ramavtal
•
Ta ett helhetsgrepp
Mindre än ett år kvar att avropa dagens ramavtal 11
PERSONALSYSTEM
Åsa Fröding
[email protected]
12
Statligt ramavtal för personalsystem Avtal är tecknat med Evry HR Solutions AB, systemet Primula Avropsbart nu
december 2018
Vad innehåller avtalet?
14
Olika typer av ut-data • Rapporter och redovisning • skatt och kontrolluppgifter • införsel och intresseavdrag • bokförings- och lönelistor • semester- och kompskuldslistor • Bevakning av löneskulder och negativa löner • Nyckeltal till årsredovisningen • Sjukfrånvarokostnad 15
Nytt i ramavtalet • Extra timmar varje år för utveckling - snabb • • •
teknikutveckling Skyddad identitet – på tre sätt Kodsträng anpassad till ekonomisystemsavtalen Ärendehantering (även) via webb
• E-rekrytering (ReachMee) • Bemanning 24/7 (BeSched) 16
Optioner Integrationer till/från
Övrigt
Ekonomisystem BI-system Bemanning- tid- och schemasystem Kompetens- och rekryteringssystem Resesystem Kurs- och utbildning Förmåns- och sjukhantering
Konsulter Utbildning Driftövergång Extra support
17
Priser Fasta priser på: • Integrationer • Migrering
Priser baserade på antal anställda för: • Införandeprojekt • Systemkostnad • Driftservice, underhåll, support • Övergång mellan driftservice och egen drift • Utökad support 18
Ramavtal för beslutsstödsystem (BI-system) Birgitta Österman
[email protected] Elisabeth Perntz
[email protected]
19
Ramavtal för beslutsstödsystem • Ramavtal tecknades den 8 juli 2014 med: * TRIMMA AB * Hypergene AB * CGI Sverige AB
20
Ramavtalen omfattar: •
Ett komplett åtagande kring beslutsstödsystem och datalager som helhet och levereras med standardkonfiguration och standardintegrationer.
•
Avrop görs med förnyad konkurrensutsättning.
•
Ett avrop kan omfatta tre olika alternativ: - Ett komplett beslutsstödsystem - Enbart rapport- och analysverktyg - Enbart budgetverktyg 21
Ramavtalen omfattar dessutom: • Tjänster för:
• •
- Underhåll - Support - Utbildning - Konsulter - Olika optioner. Ramavtalen gäller 24 månader med möjlighet till förlängning om ytterligare 24 månader. Avropsavtalet gäller längst 4 år efter att ramavtalen har upphört. 22
Standardintegrationer och optioner Ekonomisystem -Agresso
Personalsystem
Ekonomisystem -Unit4 Agresso
Standard Option 5
Personalsystem - EVRY Primula
Personalsystem -Palasso -Agresso -Heroma
Standard
Ekonomisystem
Standard Option 4
Datalager
Option 1
Befintligt Tid- och projektverktyg
Option 2
Standard Standard
Rapport- & analysverktyg
Standard
Budgetverktyg
Option 3
Ärende / Verksamhetssystem
Befintligt budgetverktyg
RAMAVTALET FÖR OBEROENDE KONSULTER
Birgitta Österman
[email protected]
24
Ramavtalet •
Område ekonomi • 5 leverantörer • Rangordning under 200 timmar • Förnyad konkurrensutsättning över 200 timmar
•
Område personal • 1 leverantör • Samråd
• Omfattar tjänster knutna till de administrativa processerna för respektive
område, till exempel processer för redovisning, rapportering, e-beställning, budgetering, kund- och leverantörsreskontra, lager och anläggningsregister.
• Uppdrag kan avse framtagning av förstudier, faktaunderlag, genomförande av utredningar och analyser, framtagning av skriftliga rapporter samt kvalificerad rådgivning och projektledning av dessa uppdrag.
25
RAMAVTALET FÖR EKONOMISYSTEM
Anderz Petersson
[email protected]
26
Ramavtalet omarbetat sedan juli 2014 En leverantör – UNIT4 Agresso
• Nytt avropsförfarande • Sänkta takpriser • Kortare ramavtalstid – tecknat ramavtal senast nov 2015 • Möjlighet att göra kompletterade avrop • Tre avropsavtal hittills – stort antal dialoger pågår 27
Avtalstid Max 8 år efter ramavtal ej kan avropas
Ramavtal 3 år
Avropsavtal
28
Generellt om avtalet och avtalstiden Fundera på hur er avtalstid ska utformas. Det finns möjligheter att använda förlängningsoptioner. Förlängningsoptioner ger er frihetsgrader att avsluta avtalet i det fall andra prioriteringar uppstår Undvik att göra tillägg eller att ta bort skrivningar i avtalsmallen. Ändringar kan strida direkt mot ramavtalet.
29
Några grundbegrepp 1 ramavtal – funktionella och tekniska krav - avropsavtal 2 takpriser 3 samråd 4 driftform 5 standardkonfigurering 6 myndighetsspecifika anpassningar 7 underhåll och support 8 optioner
30
Ramavtalet • Ramavtalet är resultatet av ESV:s upphandling. Avser • •
parterna ESV och Unit4 Agresso. Finns publicerat på esv.se 9 st Ramavtalsbilagor hanterar allt ifrån definitioner (1) och krav (2) till prislista (5) och mallar för avropsförfrågan och avropsavtal (8 & 9) Avtalade takpriser framgår i prislistan på esv.se
31
Funktionella och tekniska krav • Samtliga skall- och börkrav som var med i • •
upphandlingen Kraven är indelade i rubriker A-M, t.ex. generella krav, huvudbokföring, leverantörsfakturahantering, rapporter samt driftservicekrav Ramavtalsdokument, ramavtalsbilaga 2.1
32
Avropsförfrågan och avropsavtal • ESV har tagit fram förenklade mallar för avropsförfrågan • •
och avropsavtal. Dessa baseras i allt väsentligt på de mallar som finns som ramavtalsbilagor 8 & 9. Även prislistan till avropsförfrågan finns som mall Nu till webben!
33
Takpriser Takpriserna är den högsta kostnaden som Unit4 Agresso kan tillämpa i anbud Unit4 Agresso har full frihet att sänka priset i sitt anbud till myndigheten. Prislistan 34
Avrop via samråd
Ger möjlighet till ett preliminärt avrop som beslutsunderlag för myndigheten
Standardkonfigurering • Det levererade ekonomisystemet har en färdig • • • •
uppsättning för arbetsflöden, roller, behörigheter och användargränssnitt. En ekonomimodell – 8 fält koddelar / objekt Baskontoplan för staten Rapporter Integrationer för staten
36
Myndighetsspecifika anpassningar Avsnitt 2.6, ramavtalsbilaga 2 • Integration med andra system och tjänster • Integrering med befintlig katalog över användare • Migrering av data och information • Anpassning till IT-infrastruktur • Anpassning av arbetsflöden och roller • Anpassning av standardkonfigurering • Anpassning av tillgänglighet vid driftservice • Konsulttjänster för anpassning till förutsättningar 37
Underhåll och support • Ramavtalet präglas av ett helhetskoncept så också i avsnittet underhåll och support.
•
Utan tillkommande kostnader ingår bland annat: anpassning pga. förändrade lagar etc, felavhjälpning, systemunderhåll, funktionsutveckling, effektivisering samt tillgång och installation av nya versioner av ekonomisystemet
•
Se t.ex. avropsavtalsbilaga 2 & 3 38
Optioner • En möjlighet men inte skyldighet för myndigheten att avropa en viss tjänst till bestämd kostnad. Avropet av option bör alltid åtföljas av en beskrivning av tänkt leveranstidsperiod och /eller redogörelse för framtida beslutssituationer.
39
Exempel på optioner • Integration med andra system t.ex. personalsystem, BIsystem och e-handelstjänst • Myndighetsspecifika anpassningar • Tillkommande licenser och utbildningar
40
Ramavtalet erbjuder val av driftform
1. 2.
Egen drift – myndigheten tar hand driften Driftservice – Unit4 tar hand om driften
41
Ramavtalen omfattar 1.
Licenser - Lättanvändare, fullanvändare
2.
Egen drift –
3.
Driftservice -
4.
Integrationer och myndighetsspecifika anpassningar
5.
Utbildning
6.
Övriga tjänster (konsulttimmar)
Leverans, installation, validering, standardkonfigurering, integrationer, underhåll, support och utökad support
Leverans, installation, validering, standardkonfigurering, integrationer, driftsservice, underhåll, support och utökad support
42
Agenda 09:30-10:00 10:00-10:10 10:10-10:30 10:30-10.50 10:50-11:10 11:10-11:20 11.20-11.35 11.35-11:50 12:00-13:15 13:15-13:50 13:50-14:00 14:00-14:35 14:35-14:50 14:50-15:30
Kaffe & registrering Inledning Våra ramavtal och upphandlingar Ramavtalet för ekonomisystem Unit4 Agresso Bensträckare Internredovisning i staten Ekonomisystem fortsättning Lunch och samtal med Unit4 Avrop – process och dokument Bensträckare Grupparbete avrop Kaffe Genomgång, avslutning 43
UNIT4 Agresso AB
BENSTRÄCKARE
45
Agenda 09:30-10:00 10:00-10:10 10:10-10:30 10:30-10.50 10:50-11:10 11:10-11:20 11.20-11.35 11.35-11:50 12:00-13:15 13:15-13:50 13:50-14:00 14:00-14:35 14:35-14:50 14:50-15:30
Kaffe & registrering Inledning Våra ramavtal och upphandlingar Ramavtalet för ekonomisystem Unit4 Agresso Bensträckare Internredovisning i staten Ekonomisystem fortsättning Lunch och samtal med Unit4 Avrop – process och dokument Bensträckare Grupparbete avrop Kaffe Genomgång, avslutning 46
Internredovisning Hur ser det ut i statsförvaltningen? ESV:s stöd
[email protected] Avdelningen Statlig redovisning och finansiering (SRF) Enheten Redovisning och finansiering (RF)
Myndigheterna ser internredovisningen som ett stöd för styrning och uppföljning. Att det finns metoder och stöd som är ändamålsenliga. Våra målgrupper känner till det stöd ESV kan ge.
48
Enkät om internredovisning Få en bild av hur internredovisningen är upplagd och hur den används hos myndigheterna. Enkät till 200 myndigheter tillfrågades – 176 svarade (88 procent). Urval >20 miljoner i intäkter. Inga nya eller (snart) avvecklade myndigheter.
49
Myndigheternas ekonomisystem Agresso
161 (91%)
Raindance
6
Övriga
9 0
50
100
150
200
Antal 50
Har tidredovisning
Har tidredovisning
139 (79%)
Saknar
37 0
20
40
60
80
100
120
140
160
Antal
51
System för tidredovisning Agresso
71
Palasso
26
Excel
20
Annat Standardprogram
11
Egenutvecklat
11
Har ingen tidredovisning
37 0
10
20
30
40
50
60
70
80
Antal 52
Antal objektsfält som används 7 (eller fler)
34
6
50
5
38
4
27
3
15
2
9
1
3
0
10
20
30
40
50
60
Antal 53
Metod för interna fördelningar 101
Använder kontoklass 9 Använder kontoklass 9 och annan metod
17 22
Annan metod än kkl 9
36
Ingen intern fördelning i bokföringen 0
20
40
60
80
100
120
Antal 54
Stöd som önskas från ESV Utveckling ..av nyckeltal för uppföljning av verksamheten
102
Metoder för fördelning av gemensamma kostnader
74
ESV tar fram en gemensam objektplan
28
Metoder för objektplan (vägledning)
21
Annat
48 0
20
40
60
Antal
80
100
120 55
Former av stöd Vägledningar
122
Utbildningar
114
Möten
75
Webbforum
47
Annat
30 0
50
100
150
Antal 56
Betyg på den egna internredovisningsmodellen
Fyra
52
Trea
102
Tvåa
19
Etta
3
0
20
40
60
80
100
120
Antal
57
ESV Handledningar • •
•
Redovisningsplan i praktiken Handledning 2006:4 Redovisning mot anslag med hjälp av internredovisning Handledning 2011:19 Flerfinansierad verksamhet Handledning 2006:28
58
Lunchpaus Även tid för samtal med Unit4 Agresso
60
EKONOMISYSTEM FORTS.
Anderz Petersson
[email protected]
61
Standardkonfigurering 1. Gemensam ekonomimodell och kontoplan 2. Anpassningar för anslagsredovisning
3. Anpassningar övrigt statligt regelverk 4. Behörighetssystem och dokumentation 5. Rapportpaket 6. Integrationer till Hermes och BG, PG 62
Standardkonfigurering en ekonomimodell Ramavtalsbilaga 2.2, avsnitt 1.1 och 1.2 kodsträng / objektfält – turordningen kan se annorlunda ut Konto
ORG
VHT
PROJ
FIN
MOTPART
RESURS
ÖVR
Konton kopplade till S-koder Rapporter utgår från standardkonfigureringens uppsättning
63
Standardkonfigurering - stöd vid uppföljning 27 specificerade färdiga rapporter och analysvyer • Flera versioner av resultaträkningar • Flera versioner av balansräkningar • Anslagsredovisning • Finansieringsanalys. • Årets kapitalförändring • Avräkning mot Statsverket • Råbalans
64
Stöd vid uppföljning forts… • • • • • • • •
Flera versioner av leverantörsreskontror inkl. avstämningsrapporter Flera versioner av kundreskontror inkl. avstämningsrapporter Flera versioner av anläggningsregister inkl. avstämningsrapporter Likviditetsprognos Momsrapport Låneanmälan till Riksgälden Flera versioner av projektrapporter Rapport baserad på Koddel och kombinationer av Koddelar
Plus ytterligare 23 individuella rapporter och analysvyer 65
Minsta avrop på ramavtalet
• • •
Licenser för antalet användare per kategori Leverans, installation och validering Standardkonfigurering
66
Agenda 09:30-10:00 10:00-10:10 10:10-10:30 10:30-10.50 10:50-11:10 11:10-11:20 11.20-11.35 11.35-11:50 12:00-13:15 13:15-13:50 13:50-14:00 14:00-14:35 14:35-14:50 14:50-15:30
Kaffe & registrering Inledning Våra ramavtal och upphandlingar Ramavtalet för ekonomisystem Unit4 Agresso Bensträckare Internredovisning i staten Ekonomisystem fortsättning Lunch och samtal med Unit4 Avrop – process och dokument Bensträckare Grupparbete avrop Kaffe Genomgång, avslutning 67
AVROP EKONOMISYSTEM
Anderz Petersson
[email protected]
68
Utdelat material – en översikt • Avropsförfrågan • Prislista till avropsförfrågan • Avropsavtal • Avropsavtalsbilagor • Blå texter, kursiva texter • Ange ett av alternativen Ingår eller Avropas ej • Behåll indexering • Undvik egna tillägg i avtalet 69
Viktiga steg på vägen (som man ropar får man svar)
70
Förbered, analysera och besluta Nuläge – system och avtal •
Vilka system har ni idag?
•
Integrationer mot ekonomisystem?
•
Hur ser dagens driftsituation ut?
•
Kostnad för drift?
•
När går era avtal ut?
Skapa en systemkarta! 71
Nuläge – resurser, verksamhet och innehåll •
Vilka jobbar med och i systemet?
•
Resurskostnader?
•
Vilka verksamheter stöttar ekonomisystemet?
• Vilken information finns i systemet?
72
Nuläge – krav och rutiner • • •
Saknar ni funktioner idag? Har verksamheten nya krav eller behov? Finns nya externa krav?
•
Vilka rutiner/processer vill ni effektivisera eller förändra? Vad fungerar bra idag? Vad fungerar sämre?
•
73
Önskat nyläge • Verksamhetens utveckling/framtid • Resursbehov framöver • System- och IT-strategi inklusive förvaltning • •
Vilken information är viktig? Vilket stöd behöver ni?
•
Hur vill ni jobba?
Framtida systemkarta med förvaltningsbehov! 74
Vad erbjuder Agresso via ramavtalet? • Boka informationsmöte med Unit4 Agresso
75
Beslut! • Att göra avrop från ramavtalet • Att köpa tjänster från Statens servicecenter
• Att genomföra en egen upphandling
76
Avrop - stödjande dokument och mallar •
Vägledning inför avrop
•
Mallar • • •
•
Mallar för avropsförfrågan och avropsavtal Prislista till avropsförfrågan Bilagor till avropsavtalet
Frågor och svar på webben 77
Från avropsförfrågan till avtal • Skicka avropsförfrågan tillsammans med prisbilagan och avropsavtalsbilaga 1
• Unit4 Agresso svarar genom att ange priser
• Samrådsdialog • Teckna avropsavtal 78
Avrop och samråd
79
Utforma avropsförfrågan •
Driftservice eller Egen drift - välj en av mallarna
• • • •
Beskriv ert införandeprojekt – Avropsavtalsbilaga 1 Antal licenser 1.1.1 Önskad leveransdag 2.1 och 2.2 Avropsavtalets giltighetstid 2.5
80
Utforma fortsättning… Optioner • Integrationer – specificera behov 1.3-1.6 (1.21.5) • Myndighetsspecifika anpassningar 1.7 (1.6) • Driftövergång 1.9 (1.8) • Utbildningsbehov 1.10 (1.9) • Konsulttjänster – fyra konsultkategorier 1.11 (1.10) Tydlig avropsförfrågan är viktigt för bra leverans! 81
Teckna avropsavtal • Fakta från avropsförfrågan överförs till avropsavtalet •
med bilagor. Prislistan färdigställs också som bilaga till avropsavtalet.
82
Leverans och införande - vem gör vad? Unit4 Agresso ansvarar för • införande enligt projektplan (avropsavtalsbilaga 5) • att genomföra validering Myndigheten ansvarar för • intern information • leveransprov och provdrift • utbildning • förvaltning 83
Leverans och införande Leverantörens validering klar §23
Myndighet genomför leveransprov
Leverantör levererar
Godkännande av provdrift
Leveransgodkännande §19 Myndighet genomför provdrift Leveransdag
5 dagar Leveransprov 60 dagar. Fel? §24 Leveranstid enligt avtal, max 9 månader efter avtal
Provdrift 90 dagar. Fel? §25
Fel • Fel klass 1 – Allvarligt fel, hindrar användningen av • • •
ekonomisystemet Fel klass 2 – Fel som innebär att minst en väsentlig funktion eller process inte fungerar och där konsekvenserna inte kan undvikas….. Fel klass 3 – Funktionshindrande avvikelse….men där konsekvenserna kan undvikas…… Fel klass 4 – Fel som inte är något av ovan
85
Myndighetens ansvar - leveransprov, provdrift och godkännande •
Leveransprova realistiska händelser
• •
Efter godkännande – provdrift Provdrift pågår i 90 dagar
Verifiera innan ni godkänner! Fel ska klassificeras!
Tre dagar efter provdrift godkänns leveransen med automatik om inga anmälda fel kvarstår. 86
Ett lyckat införande av system Lägg tid och resurser på att informera och utbilda er personal!
87
Glöm inte att systemförvaltning är viktigt Planera för en bra förvaltning!
Skapa en bra överlämning till förvaltning!
88
BENSTRÄCKARE
89
GRUPPARBETE AVROP
90
Myndighet X och Z • A-E grupperna •
Det finns bokade mindre rum här utanför Debet & Kredit, Fordringsägare, Kronbruden och Svanevit
•
Kaffe finns från 14.30 ca
•
Återsamling kl
91
KAFFEPAUS
92
GENOMGÅNG OCH DISKUSSION GRUPPARBETE
93
Sammanfattningsvis • ESV:s ramavtal ger en paketlösning • Lyckade avrop förutsätter goda förberedelser
• Nyttja stödet som erbjuds. Samarbeta med andra • Aktiv ramavtalsförvaltning skapar trygghet 94
Frågor
95
Ekonomisystem Anderz Petersson
[email protected] www.esv.se
E-handelstjänst Eva Ringman Personalsystem Åsa Fröding Beslutsstödsystem Elisabeth Perntz
LinkedIn: Statliga ramavtal ESV
Oberoende konsulter Birgitta Österman
