La gestion des documents administratifs à la Bibliothèque nationale de France …en 12 diapos
BnF-ADM-2011-006550-01
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La gestion des documents administratifs à la BnF
La Bibliothèque nationale de France
Missions
Collecte du dépôt légal (livres, revues et Internet français)
Valorisation culturelle (1 M de lecteurs, 200 000 entrées dans les expositions)
Bibliothèque numérique, missions de recherche et développement
Tête du réseau national pour le catalogage et la numérisation
Coopération européenne et projets internationaux
Collections :
14 millions de livres et imprimés, 250 000 manuscrits
40 millions d’estampes, photographies, partitions musicales, monnaies et médailles, cartes et plans
1 million de documents audiovisuels et multimédia
12 milliards de fichiers web (dépôt légal de l’Internet français)
Personnel
3 grandes directions, environ 50 départements 2500 agents, plusieurs dizaines de métiers, des centaines d’experts
…dont 1 200 producteurs réguliers de documents administratifs et scientifiques
7 sites, dont 3 hors de Paris
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La gestion des documents administratifs à la BnF
Les données de la BnF Le “Catalogue” (toute la chaîne de gestion des collections)
Sites Intranet et Internet Documents bureautiques “Lotus”
•Acquisitions •Catalogage •Magasins •Conservation •Communication
Reproductions et commercialisation
Annuaire LDAP : métadonnées
Gestion budgétaire et financière (Sirep@net)
Ressources humaines (HRAccess) Documents techniques •plans •photographies
Gestion des temps et activités (GTA)
Magasins virtuels (Gallica, Europeana, données audiovisuelles, etc.)
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La gestion des documents administratifs à la BnF
Les objectifs du projet « Records management »
Affirmer que le document de référence est le document électronique Classer les documents dès leur création Permettre un travail collaboratif efficient Assurer l’intégrité et la fiabilité des documents Rechercher et fournir un accès contrôlé aux documents Évaluer et gérer le sort final des documents (dont la conservation très longue durée) Centraliser le système pour faciliter pilotage et mises à jour
Considérer l’information comme un actif de l’établissement
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La gestion des documents administratifs à la BnF
Moyens et chronologie
Depuis 1999 :
Lotus Notes/Domino utilisé comme base applicative et outil de gestion des mails (acquisition des licences et développements internes)
2004 :
Création à la Direction générale d’une mission pour la gestion de la production documentaire et des archives (1 ETP) : réalisation d’un audit informationnel complet, préparation d’un plan de classement fonctionnel unique et des référentiels de conservation.
2e sem. 2005 :
Nouvel annuaire informatique unique pour la BnF. Conception et développement des fonctionnalités RM dans Lotus Notes (2 développeurs internes) et du programme de formation
2006- 2007 :
Déploiement des “bases de production”, département par département, avec formation en parallèle des agents (prestataire + formations internes des correspondants et encadrants)
Depuis 2006 :
Maintenance et évolutions des outils RM (1 ETP), formation des nouveaux arrivants, accompagnement des services (1 records manager)
2011 :
Premières migrations pour les documents issus du RM vers le magasin virtuel d’archivage électronique pérenne de la BnF.
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La gestion des documents administratifs à la BnF
Un système client/serveur centralisé
Création des documents sur un serveur central : 1 exemplaire authentique, actualisable, sauvegardé Diffusion par liens hypertextes et non en pièces jointes : gestion sécurisée des accès En cas d’envoi à l’ensemble de la BnF : 1 document de référence, sans encombrement du réseau
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La gestion des documents administratifs à la BnF
Espaces de production et de stockage à la BnF Applications métiers
Extractions de données de synthèse
Production documentaire Messageries
Bases de production
électroniques
(Lotus)
Documentation professionnelle Espaces partagés (serveurs Caplets)
Documents personnels Espaces personnels (« D: » et « U: »)
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La gestion des documents administratifs à la BnF
Faire communiquer les hommes à travers les machines
Catalogue Recherche d’information
(métadonnées uniquement)
Accès (édition ou lecture) Production d’information
AGENTS BnF
BASES DE DONNEES = Documents + pièces jointes + métadonnées Sur un serveur IBM Domino
une interface Lotus pour 2 ensembles : •Documents
Injection contextualisée, semi-automatique, des métadonnées (annuaire, classement, typologie, cycle de vie)
•Mails •Agenda •Liste de tâches
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La gestion des documents administratifs à la BnF
Une interface pour toutes les informations
Bases de production documentaire
Messagerie
Recevoir et transférer l’information courante Que faire des mails ?
Agenda
Création, classement, recherche/partage de documents électroniques Travail collaboratif
Gérer ses disponibilités, Avoir une vue de la disponibilité de son service Optimiser l’organisation des réunions ou rendez-vous
Liste des tâches
Répartir et suivre des tâches ou projets
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La gestion des documents administratifs à la BnF
Outils et référentiels
Un identifiant unique, non signifiant
permettant un versioning dynamique
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Un plan de classement fonctionnel
référentiel unique pour l’ensemble de la BnF référentiel thématique unique, indépendant de l’organigramme
en 3 niveaux pérennes, les fonctions, activités et actions de la BnF
Des typologies documentaires communes
Un annuaire des groupes et des individus
Une charte de la production documentaire
les objectifs du programme les procédures les instances d’appui et de contrôle
Des modèles de documents
pour accélérer la production documentaire pour injecter automatiquement métadonnées et contenus BnF-ADM-2011-006550-01
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La gestion des documents administratifs à la BnF
L’essentiel : accompagner !
…et de leurs assistantes
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La gestion des documents administratifs à la BnF
Statistiques et pilotage Créations annuelles dans les bases de production documentaire (inclu la migration en novembre de 8000 dossiers d'autorité auteurs) Synthèse de la provenance des docum ents 96604
100000
90000 83609
85000
Scanners 10663 3%
Courriels 49220 13%
95000
Imports 71476 20%
80000 75000
70663
70000 65000 60000
55873
55000 50000
Documents
45000
Dossiers
40000 35000 30000
25743
25000 20000
14839 7326
2010
2008
2007
2006
2005
2004
6804
6267
5720 3820
1154
128
170
2002
3801 107 111
2001
541 18 2000
0
2173
5674
2003
10000
2009
15000
5000
Documents V4 47728 13%
Documents V6 186574 51%
16415
Activité dans les bases de production documentaire (nb de lectures) Statistiques détaillées depuis le 15 mai 2009 (V2)
D ocum ents de travail par date de dernière lecture 170000
160878
161131
158950
160000 150000
138007
138640 131948
140000 74414
120000
70000
110000
126660
129408
96957 Dossiers
Doc uments
80000
20267 10949
70000 60000
46342
Doc uments 50000
38995
42792
40795
35937
44477
39649
39829
51271
50700
49431 42800
42652
42137
42468
45613
49880
51330
31703
40000 30000 20000 10000
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déc-10
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0 Aout-2009
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0
févr-10
2210
10000
juil-09
30000
Docum ents
90000
26952
40000
Non lu V6
149957
144138
132134
100000
40208
50000
20000
130621
119250
juin-09
60000
133166
117767
130000
80000
151093
143295 142545
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