La dématérialisation des documents administratifs en France et à l’étranger en 2015
De quoi parlons nous ?
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Cela comporte généralement une dimension de numérisation, c’est-à-dire de transfert sur un support numérique
Les outils de la dématérialisation Les logiciels de bureautique : word ; tableurs : Excel ; doc pdf, etc...) Les ordinateurs (tour, portable, tablette, etc...) Les scanners Google apps, dropbox, Bureau Virtuel (partage d’information), les clouds
Les règles de la dématérialisation Le document dématérialisé, conserve des exigences juridiques Et toute dématérialisation doit être précédée d’un accord entre l’émetteur et le destinataire Le dématérialisé n’est pas du virtuel
En 2012, en France, le plan France NUMERIQUE 2012-2020 présenté par le ministre de l’Industrie, de l’énergie et de l’économie numérique Eric Besson prévoyait la dématérialisation de 100% des démarches administratives les plus attendues puis de toutes les démarches administratives d’ici à 2020.
Directive européenne relative à la facturation des marchés publics – 2014 Harmonisation européenne sur les factures électroniques En 2020 toutes les factures entre l’état et ses fournisseurs seront dématérialisées Loi Macron obligation pour les entreprises d’accepter les factures électroniques (obligation réception et non émission)
Les plans, la législation...
Avantages... ou pas ?...
Gain de place :
m2 de rangement, locaux d’archivage transport d’information (clé usb) Récupération directe à partir d’un outil connecté, rien à transporter
mais...
Les locaux à serveurs prennent aussi de la place Il faut des locaux pour les services informatiques et le personnel affecté
Gain de temps :
Le courriel est plus rapide que le courrier postal Enregistrer un document est plus rapide que le photocopier, le classer dans un dossier, le ranger, l’archiver in fine... Partage d’informations et échanges de données facilités Traitement statistique plus efficient Meilleure traçabilité des documents
mais... Il faut du temps pour former le personnel et pour changer les habitudes de travail...
GAIN ECONOMIQUE :
Economie : de papier ; d’encre ; de frais d’envoi ; etc... Productivité des personnels augmenté
mais...
Les frais diffèrent : Frais de fluides (électricité des serveurs, des outils informatiques) Achat de matériel informatique : Investissement de matériels couteux (serveurs, ordinateurs, tablettes, etc...) Masse salariale dédiée (services informatiques) Frais de formation des personnels (logiciels, nouvelles technologies)
GAIN ECOLOGIQUE :
Economie de papier Economie de fourniture papeterie Economie de transport
mais : •
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Remplacement d’un support par un autre... Quid des nouveaux déchets (ordinateur, composant, etc...)? Recyclage ou pas... Dépenses énergiques : électricité (usine électrique ; nucléaire)
GAIN SECURITE :
Documents récupérables si incendie, inondation si serveurs non atteints, si cloud non atteint Accès cryptés aux dossiers, aux documents
Mais...
Sécurité du réseau informatique à assurer Nécessité de matériels performants et modulables Risque de piratage informatique Nécessaire fiabilité du serveur, du cloud Personnels dédiés à la mission sécurité informatique
◦ Des écueils juridiques subsistent... ◦ De plus, il y a : ◦ une nécessaire réorganisation des services, des pratiques ◦ une incontournable pratiques...
évolution
des
outils,
des
Comme dans tout.... il y avantages et inconvénients...
Que dit notre enquête ?
36 Réponses : 7 hors de France ; En France : 2 en Santé ; 20 en Médecine ; 7 en Odontologie Petites précisions : J’ai considéré : comme non, si un original devait être transmis après l’envoi d’un pdf Si pas de facture scannée reçue parce que service facturier destinataire : non = oui, puisque finalement c’est accepté…
A l’étranger
L’Afrique et le Maghreb ont moins de réponses positives que le Liban, le Luxembourg et la Belgique. La dématérialisation y semble, pour le moment, un peu moins présente.
En France Pas de tendance d’écart entre :
Médecine & Odontologie
Paris et la Province
Seul les regroupements « Santé » paraissent légèrement plus enclin à la dématérialisation
MEDECINE
Les Facultés qui ont au moins 50% de oui sont :
Nantes (groupe de travail dématérialisation) Paris 6 Toulouse et La réunion (ex aequo) Lyon Sud (groupe de travail dématérialisation gestion des vacataires)
Paris Descartes
ODONTOLOGIE Mêmes
critères :
Marseille Montpellier Reims
Analyse générale
Il n’y a pas vraiment de politique globale de dématérialisation mise en œuvre… Pour le moment, c’est encore du cas par cas…
Objectifs 1er semblent être les gains : de Temps & Économiques
Domaines les + concernés : Finances (SIFAC web, ordre de mission, réservation transport -hébergement) ; la RH (e-contrat BIATSS - Nice, e-vacataire Lyon) ; Scolarité : APB, e-candidat, IA web, IP web, SIDES)
Domaine le + avancé : Finance (Volonté politique
nationale et européenne dans ce domaine). La GBCP en France (Gestion Budgétaire et Comptable Publique) va dans ce sens
◦ La dématérialisation en finance se réalise la plupart du temps avec un logiciel dédié ◦ C’est souvent lié à l’existence d’un service facturier
Dans une même ville, Médecine et Odontologie peuvent avoir des réponses très différentes. ◦ Exemple : Marseille) Pas de politique au niveau de l’Université mais plutôt au niveau des UFR.
Certaines dématérialisations se font sans valeur juridique reconnue à ce jour
Conclusion La dématérialisation est une évolution en marche, une évolution inexorable...
La fonction publique aborde lentement mais surement cette évolution
Nécessité d’une période de transition pour de : ◦ Nouvelles pratiques, méthodes de travail, nouvelles procédures ◦ Adaptation des services, des personnels (Evident pour la jeune génération née dans une monde informatisé…, moins parfois pour les plus anciens…)
Quelques images de NICE avant de nous quitter...
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