Bilaga till ärende 2009.0181
Kommunens resor och fordonshantering Analys och förslag
Koncernledningsstaben David Larsson Juni 2010
Sammanfattning Att arbeta med kommunal verksamhet innebär bland annat att resa. Det kan vara resor hem till människor som behöver vår hjälp, ut i naturen för att göra besiktningar av olika slag, eller för sammanträden med kollegor och andra. Vissa resor kan undvikas och ersättas med till exempel ett telefonsamtal, men många andra måste genomföras. Hur vi reser spelar en stor roll för våra kostnader och för vår miljöbelastning. Därför har kommunen riktlinjer som säger att resan i första hand ska ske med kollektivtrafik, cykel eller till fots. Om resan måste ske med bil, ska vi i första hand använda kommunens egna bilar, som uppfyller höga krav på trafiksäkerhet och miljöprestanda. För att ytterligare förbättra vårt sätt att resa, både praktiskt, ekonomiskt och miljömässigt, har koncernledningsstaben fått i uppdrag att analysera resandet och fordonshanteringen och föreslå alternativa lösningar. Analysen visar att det finns vissa brister i förutsättningarna för att följa resedirektiven. Bland annat behövs fler cyklar och kollektivtrafikkort på arbetsplatserna. Koncernledningsstaben föreslås få i uppdrag att fortsätta med den pågående utvecklingsprocess för kommunens resor, som drivs tillsammans med förvaltningar och bolag. Särskild vikt har lagts vid frågan om kommunen bör upphandla en bilpool med bokningsbara bilar i extern regi. Utredningen visar att alternativet Egen regi innebär lägst kostnader, medan alternativet Extern bilpool innebär störst miljönytta. För beslut krävs därför en prioritering mellan ekonomi och miljö som överlämnas åt kommunstyrelsen. Om de bokningsbara bilarna hanteras i egen regi föreslås att även de fasta bilarna administreras i egen regi och vice versa. I övrigt föreslås att ett datorsystem köps in som hjälper till att vägleda personalen vid val av färdmedel, i enlighet med resedirektiven.
Innehåll BAKGRUND................................................................................................................... 4 ARBETE HITTILLS ........................................................................................................... 4 UPPDRAGET.................................................................................................................... 5 ARBETSGÅNG ................................................................................................................. 5 NUVARANDE RESANDE ............................................................................................ 6 RESFRIA MÖTEN ............................................................................................................. 7 KOSTNADER ................................................................................................................... 8 NUVARANDE HANTERING AV FORDON OCH RESANDE ............................... 9 KOLLEKTIVTRAFIK ......................................................................................................... 9 CYKLAR ......................................................................................................................... 9 PERSONBILAR ................................................................................................................. 9 RESFRIA MÖTEN ........................................................................................................... 10 UPPLEVDA PROBLEM ............................................................................................. 11 STOR ANDEL BILRESOR ................................................................................................. 11 RESURSKRÄVANDE ADMINISTRATION .......................................................................... 11 MÅNGA SKADOR PÅ BILARNA....................................................................................... 11 TÄNKBARA LÖSNINGAR ........................................................................................ 12 MINSKAT RESANDE ...................................................................................................... 12 MINSKAD BILANVÄNDNING .......................................................................................... 12 EFFEKTIVARE ADMINISTRATION ................................................................................... 13 FÄRRE BILSKADOR ....................................................................................................... 14 BILPOOL I EGEN ELLER EXTERN REGI?.......................................................... 15 BILPOOL I EGEN REGI.................................................................................................... 16 EXTERN BILPOOL .......................................................................................................... 17 LÄGST KOSTNAD MED BILPOOL I EGEN REGI ................................................................. 19 STÖRST MILJÖVÄRDE MED EXTERN BILPOOL ................................................................ 20 FÖR BESLUT KRÄVS PRIORITERING MELLAN EKONOMI OCH MILJÖ ................................ 21 FÖRSLAG TILL FORTSATT ARBETE .................................................................. 22 UTVECKLINGSPROCESS KNUTEN TILL FÖRVALTNINGAR OCH BOLAG ............................ 22 EVENTUELL UPPHANDLING AV EXTERN BILPOOL .......................................................... 22 EVENTUELL UPPHANDLING AV SYSTEM FÖR BILBOKNING ............................................ 22 VÄGLEDNING VID VAL AV FÄRDMEDEL ........................................................................ 23
3
Bakgrund Att resa är en förutsättning för kommunens uppdrag till medborgarna, men vi bör ständigt ompröva hur vi reser och varför. En effektiv hantering av personalens resor och kommunens fordon är viktigt både av ekonomiska och miljömässiga skäl. I denna rapport analyseras kommunens resor och fordonshantering mot bakgrund av kommunens övergripande mål om effektiv kommunal förvaltning, miljö och folkhälsa, så som de presenteras i kommunens utvecklingsstrategi och klimatstrategi.
-
Kommunen ska, med förvaltningar och bolag, ses som en sammanhållen koncern vars uppgift är att ge mesta möjliga nytta till kommunens invånare.
-
Vid val av energilösningar och trafikplanering ska miljöaspekterna beaktas speciellt för att minimera klimatpåverkan.
-
Arbeta för hållbar utveckling när det gäller folkhälsa, miljö och energi.
Några av de övergripande målen i kommunens utvecklingsstrategi
Arbete hittills Två motioner, som rörde upphandling av miljöbilar och bilpool i extern regi, låg till grund för en tidigare utredning som genomfördes av dåvarande kommunledningsstaben. Utifrån denna utredning föreslog kommunstyrelsens miljöberedning i maj 2008 en handlingsplan med sju punkter, som senare godkändes av kommunfullmäktige. Den beslutade inriktningen var att först effektivisera fordonsanvändningen i egen regi och på sikt handla upp delar av bilpoolen från ett externt bolag. I handlingsplanen ingår också att utreda produktion och distribution av biogas eller biodiesel i kommunen.
-
År 2020 är utsläppen av växthusgaser i Lindesbergs kommun 40% lägre än år 1990.
-
År 2012 ska den genomsnittliga energiförbrukningen i bilpoolens fordon understiga 0,7 kWh/km
-
År 2012 ska andelen inköpta förnybara drivmedel överstiga 40%
Några av målen i kommunens klimatstrategi
Utifrån klimatstrategin har även en utvecklingsprocess inletts där koncernledningsstaben, tillsammans med förvaltningar och bolag, utreder möjligheter till effektiviseringar genom sparsam körning, ruttplanering, schemaläggning och resfria möten.
4
Uppdraget Den 26 januari 2010 beslutade kommunstyrelsen att ge i uppdrag åt koncernledningsstaben att: genomföra en övergripande behovsinventering av kommunkoncernens transportbehov och att föreslå alternativa lösningar som innebär minskat resande föreslå verktyg/lösningar för administration av totala resandebehovet, samåkning, val av transportmedel, kostnadsredovisning för olika alternativ m.m. se över kommunkoncernens regler för tjänstebilshantering utifrån ett miljö- och nyttjandeperspektiv belysa ur ett kostnads- och användarperspektiv administration av bilpoolsverksamheten i egen regi, i sin helhet som upphandlad tjänst eller i ett alternativ där viss del är upphandlad.
Arbetsgång Den tidigare utredning som genomförts har legat till grund för denna utredning, tillsammans med kompletterande material och intervjuer av fordons- och ekonomiansvariga på kommunkontoret, LIBO och Linde Energi. Dessutom har konsultföretaget Sweco genomfört en resvaneundersökning bland personalen (inom ramen för ett projekt om hållbart resande som drivs av Örebro kommun). Kommunstyrelsen fick en delredovisning av uppdraget vid det beredande kommunstyrelsesammanträdet i maj 2010.
5
Nuvarande resande Under april 2010 blev all personal inom kommunförvaltningen, Lindesbergsbostäder AB (LIBO) och Linde Energi tillfrågade via e-post att besvara en enkät om sina resvanor. Av totalt cirka 2100 anställda var det 1160 personer, eller cirka 55 procent, som svarade på enkäten. 75 procent, 869 personer, uppger att de ibland gör någon typ av tjänsteresa. Nedan redovisas skillnaderna över bland annat hur och hur ofta korta- och längre tjänsteresor görs. Med korta tjänsteresor menas resor kortare än 5 km från arbetsplatsen och med längre tjänsteresorna menas alla de resor som är längre än 5 km. 54 procent av dem som gör tjänsteresor uppger att de kör mindre än 50 mil per år i tjänsten och 3 procent kör mer än 1 500 mil. På frågan ifall man upplever att det finns möjlighet att effektivisera tjänsteresandet är 52 procent tveksamma. 20 procent upplever att det skulle gå att effektivisera resandet och 28 procent tror inte att det går. Hur ofta brukar du göra korta tjänsteresor?
Vanligaste typerna av ärenden vid korta tjänsteresor
Hur ofta brukar du göra långa tjänsteresor?
Vanligaste typerna av ärenden vid långa tjänsteresor
6
Hur reser du vanligtvis när du gör korta tjänsteresor?
Hur reser du vanligtvis när du gör långa tjänsteresor?
Övrigt 10%
Tåg, buss 10%
Privatbil (milersättning) 31%
Cyklar, går 14%
Övrigt 6%
Privatbil (milersättning) 25%
Annan kommunägd bil 24% Annan kommunägd bil 23%
Bokningsbar kommunbil 35%
Bokningsbar kommunbil 22%
Resfria möten 50 procent av de svarande anger att de har möjlighet till resfria möten i sitt arbete. Totalt anger 6 procent av de svarande att de har video- eller webbkonferens minst en gång per år och 16 procent att de har telefonmöten minst en gång per år. Hur ofta har du videoeller webbmöten? M inst en gång per månad M inst en gång 1% per år 5%
Hur ofta har du telefonmöten?
M inst en gång per månad M inst en gång 5% per år 11%
Aldrig 84%
Aldrig 94%
7
Kostnader Utifrån ekonomisystemen var kostnaderna för tjänsteresor år 2009 cirka 8,8 Mkr för kommunförvaltningen, 0,8 Mkr för LIBO och 1.0 Mkr för Linde Energi. Fördelningen mellan egna bilar, ersättning till privat bil och kollektivtrafik framgår av diagrammen nedan. Libo
Kommunförvaltningen
Kollektivtrafik 10%
Privata bilar 11%
Linde Energi
Kollektivtrafik 3%
Kollektivtrafik 2% Privata bilar 20%
Privata bilar 10%
Egna bilar 80%
Egna bilar 86%
8
Egna bilar 78%
Nuvarande hantering av fordon och resande Enligt kommunens direktiv för tjänsteresor ska längre resor i första hand ske med kollektivtrafik och kortare resor i första hand med cykel eller till fots.
Kollektivtrafik Resor med tåg och buss kan bokas via resebyrå. På vissa arbetsplatser finns också Länstrafikens rabattkort att låna, för resor inom länet. I övrigt sker ersättning för utlägg i samband med kollektivtrafikresor efter redovisning på reseräkning.
Har du för dina tjänsteresor tillgång till...? 800 700 600 500 400 300 200 100 0 Ko mmunägd bil, po o lbil
Tjänstecykel
B ussko rt
Cyklar På vissa arbetsplatser finns tjänstecyklar att låna för korta tjänsteresor.
Personbilar Kommunkoncernen som helhet har i dagsläget knappt 160 personbilar (inklusive minibussar), fördelade enligt nedan: Tillhörighet Personbilar 18 8 90 9 3 12 17 157
Kommunkontoret Bergslagens miljö- och byggförvaltning Socialförvaltningen Barn- och utbildningsförvaltningen Vuxenutbildning Lindesbergsbostäder AB Linde Energi
Geografisk placering Lindesberg Frövi Storå Fellingsbro Guldsmedshyttan Ramsberg Vedevåg Gusselby
110 12 11 9 6 4 3 2 157
9
Varav bokningsbara 11 7
1 19
Nej, inget av dessa
Kommunförvaltningens fordon leasas centralt och kostnaderna fördelas utifrån användandet (35-50 kr/km beroende på bilmodell). I varje bil finns en körjournal, där datum, ärende, mätarställning, verksamhet och ansvarig ska fyllas i av användarna. Av de bokningsbara bilarna finns 11 vid kommunhuset och 7 vid Gamla Kirurgen. Bokning sker via kalenderfunktionen i e-postsystemet. Samtliga kommunförvaltningens fordon administreras av en person på heltid. För de bokningsbara bilarna sköts lämning och hämtning på verkstad, samt tvättning med mera, av en person på halvtid. Motsvarande uppgifter för övriga bilar hanteras av personalen på respektive förvaltning. Bolagens fordon administreras av varsin fordonsansvarig, med en uppskattad omfattning av någon timme per vecka.
Resfria möten Tillgången på konferenstelefoner, som är anpassade för flera användare i ett konferensrum, bedöms vara begränsad på de flesta arbetsplatser, men alla som har tillgång till en vanlig telefon har naturligtvis möjlighet att delta vid telefonmöten. Teknik för video- och webbkonferens finns framför allt på Masugnen, där den används inom vuxenutbildningen och för olika projektmöten.
10
Upplevda problem Stor andel bilresor För många ärendetyper är bilen det enda rimliga alternativet, medan andra resor kan genomföras med kollektivtrafik, cykel eller till fots. Detta gäller framför allt möten/konferens/seminarium som är den vanligaste ärendetypen. Trots att kollektivtrafik, cykel och gång är prioriterat i kommunens direktiv för tjänsteresor sker den övervägande delen av resorna med bil, även för mötesresorna. Detta innebär både onödigt höga kostnader1 och onödigt stor miljöpåverkan. Dessutom går många miste om den chans till vardagsmotion det innebär att cykla eller gå, alternativt gå till och från tåg eller buss. För de fordon som finns placerade på de olika förvaltningarna innebär den kostnadsfördelning, som idag sker med fasta kilometerpris, en snedfördelning jämfört med självkostnaden per fordon. Det innebär att de verksamheter som inte utnyttjar sina bilar så mycket (t.ex. skolor) betalar för lite, på bekostnad av de verksamheter som kör mycket bil (t.ex. hemtjänsten). Andelen resor med privat bil är möjligen något hög, mot bakgrund av att resedirektiven anger att sådana resor endast ska ske undantagsvis. Det finns också brister i uppföljningen av de privata bilarnas trafiksäkerhet och miljöprestanda, vilket resedirektiven också ställer krav på.
Resurskrävande administration Den manuella hanteringen av körjournaler inom kommunförvaltningen är tidskrävande. Ekonomienheten bedömer att administrationen kan rationaliseras från en heltids- till en halvtidstjänst med ett effektivt datorstöd. Relativt mycket arbetstid går också åt för att tvätta och serva bilarna.
Många skador på bilarna Ekonomienheten bedömer att antalet skador på bilarna är hög och uppkomna skador rapporteras inte alltid omgående, vilket leder till onödigt höga kostnader.
1
Dock ska tilläggas att ett flertal personer svarat att de kör privat bil utan att begära ersättning för detta.
11
Tänkbara lösningar Minskat resande Möjligheten att undvika resor genom resfria möten i form av telefon-, webb- eller videokonferens används hittills i begränsad omfattning. I resvaneunderökningen angav 24 procent av de tillfrågade att uppemot 1-25 procent av de långa tjänsteresorna skulle kunna bytas ut mot resfria möten2. Att använda sig av resfria möten är fortfarande något som är ovant för de flesta och det kommer troligen att ta flera år innan det är lika naturligt som vanliga möten. Kommunen bör dock tillhandahålla utrustning för webbkonferens på alla arbetsplatser och utreda om det finns behov av utrustning för videokonferens på fler platser än Masugnen. För att stimulera fler att genomföra resfria möten kan det behövas utbildning av personalen.
Minskad bilanvändning För att minska bilresandet behöver det bli enklare att välja alternativen. Sedan omkring ett år finns det datorsystem på marknaden som knyter ihop bilbokning med information om kollektivtrafik med mera. Systemet kan dessutom utformas så att det vägleder specifikt utifrån våra resedirektiv. För att göra personalen medveten om kostnaden för olika resealternativ bör dessa (åtminstone schablonmässigt) presenteras i systemet. Där flera förvaltningar har verksamheter nära varandra geografiskt bör det övervägas att låta några fordon bli bokningsbara och öppna för alla förvaltningar. Detta skulle kunna minska behovet av resor med privatbil något. De bokningsbara bilarna bör prissättas både per timme och per kilometer, för att undvika resor där vägsträckan är kort och cykel eller taxi är mer kostnadseffektivt. De bilar som är knutna till en förvaltning bör prissättas per år (fasta kostnader) och per kilometer. Resedirektiven styr redan mot minskat bilresande, men det kan behövas förtydliganden kring hur lång restid som är acceptabel med kollektivtrafik. (Dessutom finns några formuleringar om hanteringen av fordon, som är svåra att följa och bör ses över.) De krav som kommunen ställer på trafiksäkerhet och miljöprestanda för privata bilar som används i tjänsten, behöver förtydligas så att det blir möjligt att följa upp om de följs. Ett intygande om att kraven är uppfyllda skulle kunna ske på reseräkningen. På reseräkningen skulle det också kunna finnas vissa andra förtydliganden kring vad som gäller för resor med privatbil. 2
De som fick denna fråga hade tidigare angett att de har möjlighet att genomföra resfria möten och att de gör långa tjänsteresor i dagsläget.
12
För att underlätta kollektiva resor bör personalen ha tillgång till Länstrafikens rabattkort på sin arbetsplats. Att fylla på rabattkorten innebär viss administration som behöver hanteras. Under 2011 planerar Länstrafiken att införa fakturakort, vilket kommer att underlätta kommunens hantering eftersom betalning sker i efterskott mot faktura. När fakturakort införs bör all personal som reser kunna få tillgång till ett sådant. För att underlätta cykling bör fler tjänstecyklar införas på de olika arbetsplatserna. Där personalen färdas långa sträckor eller på backiga vägar, bör elcyklar3 övervägas. Förutom cykel bör arbetsgivaren tillhandahålla hjälm och regnställ. Hur administration och skötsel av cyklarna ska hanteras behöver utredas närmare. Likaså var cyklarna ska parkeras (och laddas). När det gäller verksamheter som kör mycket bil (t.ex. hemtjänsten) är ruttplanering och utbildning i sparsam körning två verktyg för att minska bilresandet och bränsleåtgången. För att dessa åtgärder ska bli effektiva krävs också återkommande uppföljning av drivmedelsförbrukning och återkoppling till personalen.
Effektivare administration För att effektivisera administrationen av kommunförvaltningens fasta fordon behövs ett utvecklat datorstöd, antingen i egen eller i extern regi. I båda fallen föreslås också att kostnadsfördelningen mellan olika verksamheter görs enligt förutbestämda procentsatser, vilket underlättar administrationen. Extern administration bedöms vara något mer kostnadseffektiv än administration i egen regi, särskilt om den sker i form av ett paket med finansiering med mera (så kallad fleet management). Autoplan, som ägs av Swedbank, är ett företag som erbjuder sådana tjänster. Detta bygger dock på att de samlingsfakturor kommunen får är väl anpassade efter våra behov och inte leder till extra administration i efterhand. Om kommunens fordon hanteras externt är det inte självklart att kommunens kontaktperson för fordonshanteringen ska tillhöra ekonomienheten, men det är också svårt att hitta en annan naturlig hemvist. En tänkbar lösning är att det inrättas en ny kommunövergripande servicefunktion som har hand om denna fråga, vid sidan av flera andra. Kommunens administration kan också minska genom att handla upp bilpool i extern regi, se vidare under Bilpool i egen eller extern regi?
3
Elcykel är en cykel med hjälpmotor.
13
Färre bilskador Personal som kör mycket bil i tjänsten bör erbjudas extra körutbildning, anpassad för deras verksamhet. Bokningsbara bilar som hanteras av många användare, bör inte parkeras i trånga utrymmen där skador kan uppstå (t.ex. carporten vid kommunhuset, där vissa sådana bilar finns idag).
14
Bilpool i egen eller extern regi? Att organisera bilar i en bilpool med bokningsbara bilar är ett sätt att effektivisera fordonsanvändningen, så att bilarna står outnyttjade så lite som möjligt. En bilpool är mest effektiv för användare som reser sällan. För verksamheter som hemtjänsten, som reser mycket, eller distriktssköterskorna, som ibland behöver åka ut akut, är det mer naturligt att ha egna fordon. Man skulle dock kunna tänka sig att någon annan använder vissa av dessa fordon på kvällar och helger. I dagsläget har kommunförvaltningen bokningsbara bilar med två uppställningsplatser, kommunhuset och Bergslagens Miljö- och Byggförvaltning. Dessutom har LIBO en bokningsbar bil för sin personal. För att effektivisera fordonsanvändningen ytterligare skulle man kunna tänka sig att införa bokningsbara bilar på fler platser där olika verksamheter finns lokaliserade nära varandra. Kommunallagen begränsar kommunens möjlighet att låta allmänheten utnyttja kommunens fordon på kvällar och helger (och skattelagstiftningen försvårar att låta egen personal använda dem). Genom att anlita ett externt företag som hanterar kommunens bokningsbara bilar, blir det dock möjligt att öppna upp för andra användare. Förutom en ren service till medborgarna är allmänna bilpooler en viktig pusselbit för ett mer hållbart transportsystem. Om det blir möjligt att få tillgång till bil utan att äga den, öppnas helt nya möjligheter att använda cykel och kollektivtrafik som grund för resandet, med bilen som komplement. I dagsläget finner många att kollektivtrafiken är alltför dyr, eftersom de fasta kostnaderna för den egna bilen redan är betalda. Allmänna bilpooler skulle också underlätta introduktionen av elbilar, som är dyrare i inköp och har kortare räckvidd än vanliga bilar. Inköpskostnaden skulle då fördelas på flera användare och när man har behov av längre räckvidd kan man välja en annan bil än en elbil från bilpoolen. I resvaneundersökningen tillfrågades personalen om intresset för att använda en bil från en bilpool privat. Det visade sig att detta intresse var mycket stort. Hela 25 procent av de svarande angav att de skulle använda bilpoolen minst en gång per månad.
15
Om det fanns en bilpool som var öppen för privatpersoner nära ditt hem, hur ofta skulle du använda den då?
Flera gånger per vecka 3-5 gånger per 9% månad 8% 1-2 gånger per månad 8% Mindre än 1 gång per månad 12%
Aldrig 63%
Bilpool i egen regi Om kommunen väljer att behålla de bokningsbara bilarna i egen regi bör ett nytt bokningssystem köpas in, som gör det möjligt att prissätta bilanvändningen både per timme och per kilometer. Systemet bör också fungera så att det underlättar samåkning. Nyckelutlämning kan även fortsättningsvis ske från reception eller nyckelskåp. Möjligen bör man prioritera nyckelskåp och förse dem med kortlås, så att personalen kommer åt dem oavsett tidpunkt och utan att obehöriga kommer åt dem. Ett alternativ är att köpa in teknik som gör det möjligt att låsa upp bilen med mobiltelefon eller smart kort, men det innebär ökade kostnader på omkring 10 000 kr per bil. Antalet bokningsbara bilar föreslås öka, samtidigt som några förvaltningsknutna bilar tas bort. Detta för att få bättre utnyttjande av fordon som idag används lite och ge ökade förutsättningar att undvika resor med egen bil i tjänst. Tänkbara placeringar för bokningsbara bilar är: Lindesberg Kommunhuset Gamla Kirurgen Lindeskolan Björkhagaskolan Masugnen Polishuset LIBO Linde Energi
Frövi Fröviskolan/ Solliden Tallen Storå Storåskolan/ Grönboda
16
Fellingsbro Ekbackens skola/Ekgården
Extern bilpool Det finns en handfull företag som driver kommersiella bilpooler i Sverige. De två största är Sunfleet och City Car Club. Flera andra kommuner har handlat upp externa bilpooler för delar av sin verksamhet, bland andra Göteborg, Linköping, Gävle och Umeå. Örebro kommun genomför en upphandling under våren 2010 (utvärderas i juni). Om kommunen väljer att handla upp en extern bilpool innebär det följande: Bilbokning sker på Internet Bilarna låses upp med mobiltelefon eller smart kort Allmänheten kan boka bil kvällar och helger, alternativt hela dygnet De bokningsbara bilarna bör placeras så att de är lättillgängliga för allmänheten. Tänkbara placeringar är: Lindesberg Kommunhuset Lindehov Lindeskolan Gamla Kirurgen Källgården Polishuset Björkhagaskolan Masugnen
Frövi Fröviskolan/ Solliden Tallen
Fellingsbro Ekbackens skola/Ekgården
Storå Storåskolan/ Grönboda
På nästa sida följer några kartbilder med ovanstående punkter utritade. Vid varje punkt finns också två cirklar med radierna 300 meter och 400 meter. Den siffra som anges är antalet boende inom 300 meter.
17
800 700
30
800 400 400
900
Bilpoolsplatser i Lindesberg 5-10 bilar
100
1-5 bilar
Frövi
700
100
Storå
Fellingsbro
300
300
18
Lägst kostnad med bilpool i egen regi Det är svårt att få en god bild av kostnadsskillnaderna mellan en bilpool i extern och egen regi, eftersom det saknas bra uppföljningar för jämförbara kommuner. Det verkar dock ganska klart att man bör räkna med något högre kostnad för en extern bilpool, främst på grund av bilpoolsföretagets vinstmarginal och att det behövs mer teknik i bilarna. På sikt bör kostnaderna dock närma sig dem för en egen bilpool, i takt med att fler användare ansluter sig till bilpoolen och därmed delar på de fasta kostnaderna. De högre kostnaderna gör att ett alternativ där kommunens samtliga bilar hanteras av ett bilpoolsföretag, inte ses som realistiskt. Kostnader för kommunförvaltningens fordonshantering
8 000 000 7 000 000
7 335 000 6 775 000
6 000 000 Administration
5 000 000
Drift- och underhåll
4 000 000
Fordonskostnader
3 000 000 2 000 000 1 000 000 0 Egen regi
Extern bilpool
Som grund för jämförelsen har följande antaganden gjorts:
Kommunens fordon administreras av ett Fleet Management-företag.4 Ytterligare tolv av kommunens fordon blir bokningsbara. En extern bilpoolsbil kostar 75 000 kr per år.5
Bolagens fordon ingår inte i jämförelsen. Skillnaden mellan alternativen är cirka 560 000 kr per år. För alternativet Egen regi är kostnaderna cirka 280 000 kr lägre än de var 2009, medan de är cirka 280 000 kr högre än år 2009 för alternativet Extern bilpool. Om det visar sig att en extern bilpoolsbil kostar 85 000 kr per år, ökar kostnaderna för alternativet Extern bilpool med 300 000 kr. Om det däremot visar sig att en extern bilpoolsbil kostar 65 000 kr per år, minskar i stället kostnaderna för alternativet Extern bilpool med 300 000 kr. För den totala kostnadsbilden är det också väsentligt hur väl kommunen lyckas styra över från bilresor till resor med kollektivtrafik och cykel, samt hur många resor som kan ersättas med resfria möten. 4
Administrationen antas kosta 1 200 kr per bil och år. (Schablonmässig kostnadsuppgift från Autoplan.) Enligt uppgifter från Örebro kommun kostar en externt upphandlad bilpoolsbil i Göteborg cirka 86 000 kr per år och i Umeå cirka 67 000 kr per år.
5
19
Störst miljövärde med extern bilpool Möjligheterna att minska miljöpåverkan består av tre delar: Ersätta tjänstebilar med miljöbilar Minska tjänsteresandet och andelen tjänsteresor med bil Påverka allmänhetens bilresor
ton CO2 per år
Minskade koldioxidutsläpp från kommunförvaltningens fordonshantering
300
270
250 Bilpool allmänheten
200
Minskat bilresande
150
140
Miljöbilar
100 50 0 Egen regi
Extern bilpool
Som grund för jämförelsen har följande antaganden gjorts: De flesta av kommunens bilar och poolbilar blir miljöbilar.6 Tjänsteresandet minskar med 1 procent. (Privatbil -20%, kommunbil/poolbil -5%, kollektivtrafik +30%.) Bilpoolsplatser finns på sammanlagt 12 platser i kommunen, enligt kartorna på sidan 17. Bilpoolsbilarna ersätter 5 procent av allmänhetens bilar som finns inom en radie på 300 meter från bilpoolsplatserna.7 Bolagens resor ingår inte i jämförelsen. Skillnaden mellan alternativen är 130 ton koldioxid per år. Andelen miljöbilar och hur många tjänsteresor som sker med bil antas samma för båda fallen. Det som skiljer är den påverkan en extern bilpool skulle ha på allmänhetens resor. Som synes är denna post ungefär lika stor som de andra två tillsammans. Om bilpoolsbilarna i stället ersätter 10 procent av allmänhetens bilar blir skillnaden mellan alternativen 260 ton koldioxid. Om bilpoolsbilarna ersätter 3 procent av allmänhetens bilar blir skillnaden 80 ton koldioxid. De långsiktiga effekterna som kan komma genom att externa bilpooler underlättar introduktionen av elbilar har inte kvantifierats. 6
Kommunförvaltningens bilar har idag genomsnittliga koldioxidutsläpp på 166 g/km. När de flesta bilarna är miljöbilar antas de genomsnittliga utsläpp bli 100 g CO2 per km. (Gränsen för miljöbilsdefinitionen är 120 g/km.) 7 Inom en radie på 300 meter från bilpoolsplatserna bor cirka 5000 personer och finns uppskattningsvis 2000 bilar. De bilar som ersätts av bilpool antas i snitt gå 1000 mil per år. Studier visar att den som går med i bilpool normal minskar sina bilresor med 30%, enligt uppgift från Örebro kommun. De ersatta bilarna antas ha genomsnittliga koldioxidutsläpp på 200 g/km.
20
För beslut krävs prioritering mellan ekonomi och miljö Sammanfattningsvis kan konstateras att för ett beslut om bilpool i egen eller extern regi krävs en prioritering mellan ekonomi och miljö. Är det värt uppemot en halv miljon kronor per år för att ge våra medborgare tillgång till bil från en bilpool, och därmed stärka kollektivtrafiken och underlätta introduktionen av elbilar? Frågan kompliceras naturligtvis av osäkerheten kring vad en extern bilpool verkligen kommer att kosta, på kort och lång sikt. På samma sätt finns det naturligtvis osäkerheter kring hur många privatpersoner som till slut väljer att använda bilpoolsbilarna. Men så är det väl med alla större beslut om framtiden…?
21
Förslag till fortsatt arbete Utvecklingsprocess knuten till förvaltningar och bolag Som nämnts inledningsvis pågår en utvecklingsprocess för kommunens resor, där koncernledningsstaben utreder möjligheter till effektivisering, tillsammans med förvaltningarna och bolagen. Denna process föreslås fortsätta och arbeta vidare med de tänkbara lösningar som redovisas i rapporten. Minskat resande Vilken utrustning för telefon-, webb- och videokonferens bör köpas in? Vilken form av utbildning krävs för de anställda? Minskad bilanvändning Vilka fasta bilar kan bli bokningsbara? Var kan bokningsbara bilar placeras? Vilka personer har behov av att resa med privat bil? Vilka justeringar behövs i resedirektiven? Hur kan hanteringen av kollektivtrafikkort och tjänstecyklar ske på respektive arbetsplats? Inom vilka verksamheter kan ruttplanering och utbildning i sparsam körning vara lämpligt? Hur kan uppföljning och återkoppling av drivmedelsförbrukning ske? Färre bilskador Inom vilka verksamheter kan det vara lämpligt med extra körutbildning? Finns det andra sätt att minska antalet skador på bilarna?
Eventuell upphandling av extern bilpool Om kommunstyrelsen ställer sig positiv till bilpool i extern regi föreslås att koncernledningsstaben får i uppdrag att genomföra en upphandling. I uppdraget bör ingå att bestämma lämplig omfattning och lämpliga uppställningsplatser för bilarna, i samråd med förvaltningar och bolag. Vidare förslås i detta alternativ att koncernledningsstaben får i uppdrag att handla upp extern administration av kommunförvaltningens fasta fordon.
Eventuell upphandling av system för bilbokning Om kommunstyrelsen väljer att behålla bilpool i egen regi föreslås att ekonomienheten får i uppdrag att genomföra upphandling av ett datorstöd för administration av fordon samt ett system för bilbokning. Systemet ska göra det möjligt att prissätta bokningsbara bilar både per timme och per kilometer.
22
Vägledning vid val av färdmedel Koncernledningsstaben föreslås få i uppdrag att handla upp ett datorstöd som vägleder personalen vid val av färdmedel, i enlighet med kommunens resedirektiv. Systemet ska fungera väl ihop med bokningssystem för fordon och information om resmöjligheter med kollektivtrafik.
23
Koncernledningsstaben David Larsson, transport- och miljöstrateg 0581-811 61
[email protected]
