Knivsta kommun 2012-03-25 Verksamhetens återkoppling till utbildningsnämnden, mars 2013, avseende ”Granskning av Knivsta kommuns Stöd- och konsultationsteam”, en granskning genomförd av verksamhetscontroller, Strategiskt ledningsstöd, Knivsta kommun. Rapporten ”Granskning av Knivsta kommuns Stöd- och konsultationsteam, inklusive en genomlysning av systemet för resurser till barn i behov av särskilt stöd” presenterades utbildningsnämnden och verksamhetschef för Stöd- och konsultationsteamet (fortsättningsvis SoK-teamet) hösten 2011. Rapporten mynnar fram i ett antal ”förslag på utvecklingsområden” och dessa utvecklingsområden skall verksamheten återkomma till utbildningsnämnden med kommentarer till och analys av, samt redovisa vilka eventuella konsekvenser dessa förslag får för verksamheten. Verksamhetscontrollerns rapport har noga lästs, analyserats och diskuterats av samtliga medarbetare i SoK-teamet under december 2011-februari 2012. Samtliga medarbetare har alltså aktivt medverkat i produktionen av denna återkoppling och är delaktiga i densamma. Rapporten kommer i denna återkoppling inte kommenteras, vare sig i sin helhet, eller i delar därav, då en längre analys av anslag och skrivningar i rapporten skulle lyfta fokus från de utvecklingsområden som verksamheten fått utbildningsnämndens uppdrag att återkomma till. Att diskutera, analysera och utveckla tillsyns- och granskningsverksamheten inom Knivsta kommun är inte utbildningsnämndens uppdrag till verksamheterna i samband med denna återkoppling. Som verksamhetschef och därmed ansvarig för verksamhetens svar kommer jag lägga fokus på två delar av rapporten. Dels föra ett allmänt resonemang runt delar av rapportens ”Sammanfattning”, sidan 1 i rapporten, dels konkreta kommentarer/åtgärder runt ”Förslag till utvecklingsområden”, sidan 13 i rapporten.
Allmänt resonemang runt delar av ”Sammanfattning”, sid. 1. ”Teamets sammansättning och kompetenser motsvarar i stort verksamheternas behov”. Då det är kommunens rektorer och förskolechefer som, genom att avsätta centrala resurser för SoKteamets organisation, beslutar om den dimensionering och sammansättning teamet skall ha så borde de också ansvara för att verksamhetschefen får i uppdrag att forma SoK-teamet efter verksamheternas behov. ”Det saknas ett dokumenterat grunduppdrag för teamet,….. Detta blir för SoK-teamet och verksamhetschefen svårt att förhålla sig till. Dels är den nya Skollagen explicit i sin skrivning om elevhälsans uppdrag, dels är Knivsta kommun en av mycket få kommuner som har ett så tydligt formulerat uppdrag från nämnd som SoK-teamet, det unika uppdrag som av någon anledning kallas ”tilläggsuppdrag” i granskningen. ”När teamets arbete resulterar i att rektorer och teamet gör olika bedömningar, måste en dialog som klargör roller och ansvar finnas”. Det är en mycket viktig fråga som verksamhetscontrollern lyfter fram, av vital betydelse för SoKteamets uppdrag och ansvar för kommunens elever. En av styrkorna i beslutet att inrätta ett centralt team i Knivsta var att skapa autonomi för medarbetarna, att de inte skulle vara avhängiga enskild rektors tanke och uppfattning vid utvecklandet av pedagogik och verksamhet. Att, som skett från januari 2011, ge SoK:s medarbetare ett tydlig uppdrag att deltaga i grundskolans elevhälsoteam, har flera syften,; att förtydliga behovet av strategisk diskussion i elevhälsoarbetet, bort från ett individfokus; att bidraga till överföring av insatser och ageranden mellan enheterna, att ”berika” det lokala elevhälsoarbetet; att öka verksamhetschefs och skolchefs insyn i elevhälsoarbetet samt att lägga fokus på uppdraget, att säkerställa organisationen, lärarnas, ansvar för att organisera sin verksamhet utifrån alla elevers behov. Rektors ”frihet” i Knivsta är inte total, beslut som rör kommunens gemensamma resurser, placering på externa resursskolor, eller verksamhetsförstärkning ur den centrala BBSS-potten måste fattas annorstädes, i dessa fall formellt av verksamhetschef för SoK. I vissa av dessa fall är SoK-teamets insyn i verksamheterna viktiga beståndsdelar. I övrigt begränsas naturligtvis rektors/förskolechefs
”frihet” av tvingande skrivningar i skollag, övriga nationella styrdokument samt av nämnden fattade beslut, varav uppdraget till SoK är ett. Hur hanterar man i detta läge utbildningsnämnden syfte med uppdraget, ”ett team som tydligare får ett utvecklings- och förändringsuppdrag”. Kan man som rektor i Knivsta motsätta sig förslag på insatser formulerade av SoK-teamet? Detta, om något, är ett utvecklingsområde, ett område där systematiserat samarbete mellan verksamhetschef SoK och skolchef har påbörjats.
Verksamhetscontrollerns förslag till utvecklingsområden
Tydliga rollbeskrivningar för teamets olika funktioner bör upprättas i en gemensam diskussion. Teamet bör ta fram en handlingsplan för genomförande av nämndens tilläggsuppdrag från 2008. Utarbeta gemensamma rutiner för dokumentation och statistik. Tydliga rutiner för uppföljning, utvärdering, verksamhetsplaner och verksamhetsberättelser upprättas. Se över systemet för fördelning av resurser för barn i behov av särskilt stöd med utgångspunkt i tydliga kriterier för likvärdig bedömning.
Verksamhetens kommentarer och åtgärder med anledning av ovanstående förslag till utvecklingsområden. ”Tydliga rollbeskrivningar…” SoK-teamet och teamets verksamhetschef anser med eftertryck dels att de professionella yrkesbenämningarna inom den av Skollag definierade elevhälsan, skolsköterska, psykolog, kurator, speciallärare/specialpedagog m.fl. är så väl kända inom förskola och grundskola att ytterligare definition, begreppsförtydligande inte är nödvändigt. Det, i detta sammanhang, intressanta är också att teamets uppdrag är generellt, oaktat profession. Teamet arbetar med observation, konsultation, handledning, fortbildning, utredningar, individuella samtal och organisationsanalys oaktat profession. Teamets funktion och uppdrag kommer fortlöpande, vid fast inplanerade möten och/eller vid ärenden av mer akut natur kontinuerligt träffa kommunens rektorer/förskolechefer under skolchefens och verksamhetschefens ledning. Dessa möten kommer klarlägga elevhälsans uppdrag, SoK-teamets uppdrag, ansvar och synsätt, samt även den ständigt pågående diskussionen om dimensionering och kompetens. ”Teamet bör ta fram en handlingsplan…..” SoK-teamet är hadlingsplanen. Nämndens redskap för att ”utveckla barn- och kunskapssyn i förskola och skola så att fokus förskjuts från individen som problembärare till att anpassa verksamheten till individen”. Detta är en ständigt pågående process, i varje möte, i varje samtal, i varje situation, i varje beslut SoKteamet deltar i är detta nämnduppdrag fokus. Det som dock behövs, och som verksamhetschefen behöver bistånd med, är att frågan lyfts så att resultatet av detta uppdrag blir synliggjort, frågan bör ställas av nämnd till rektorer/förskolechefer, av verksamhetscontrollern i samband med kvalitetsredovisnigen, av skolchefen i sina kvalitetsdialoger men också utvärderas av SoK-teamet. Under våren 2012 kommer verksamhetschefen begära verksamhetscontrollerns medverkan i att genomföra någon slags uppföljning av detta uppdrag. ”Utarbeta gemensamma rutiner….” Genomfört. Finns nu samlat centralt. På ett avkodat sätt i en gemensam mapp i vårt datasystem. Systemet skall utvärderas i juni, för att se om det fyller tillräckliga krav på dokumentation och tillräckliga behov av statistik etc. ”Tydliga rutiner…” Rutiner för verksamhetsplan och verksamhetsberättelse finns nu. Vad gäller uppföljning och utvärdering så skall dessa vara klara i slutet på april, för genomförande i maj 2012. Ansvarig verksamhetschefen. Detta avslutar genomgången av SoK-teamet.
Varje granskning eller tillsyn av verksamheterna är intressanta och givande att läsa, diskutera, analysera och åtgärda. Bara det faktum att de finns, redovisas inför nämnd och att verksamheten får återkomma med sin återkoppling innebär att denna process sätter fokus på verksamhets- och utvecklingsfrågor, både internt i nämnd, mellan nämnd och verksamhet, mellan verksamheter samt, inte minst viktigt inom verksamheten. Den inre processen har stärkt verksamheten, SoK-teamet genomför nu en fortlöpande handledning för hela gruppen, för att stärka samarbetet, samsynen och funktionaliteten inom gruppen. En kraftfull, livaktig process har på börjats mellan SoK-teamet, både på chef- och medarbetarnivå med kommunens skolchef, en process som resulterat i ett gemensamt ansvarstagande för Knivsta kommuns Elevhälsoplan, men också aktiva, temastyrda, möten mellan SoK-teamet och rektorer/förskolechefer under verksamhetschefs och skolchefs ledning, med start i maj 2012. ”Se över systemet….” Ett system som kommunens rektorer skapat och utvärderar minst vart annat år. Ett system väl känt och gemensamt beslutat, med direkta, återkommande och tydliga kriteriediskussioner, med en tydlig, konsekvent blankett inför ansökan, som gör att behandlingen av begäran skall vara rättvis och likvärdig. Det betyder inte att den är lätt, eller att schabloniserade kriterier skulle göra det lättare. Verksamhetsstödet går INTE till individ utan till verksamheten, för att Knivsta kommun skall kunna vara stolt över att ha en inkluderande verksamhet, där varje barn och elev finns i den miljö, barngrupp, grupp eller klass den har rätt till. Verksamhetschefen för SoK, som också är ytterst ansvarig för fördelning av BBSS-resurser har därför, ånyo, tillsatt en arbetsgrupp, bestående av honom själv, skolchef, två rektorer samt en förskolechef för att utvärdera och se över systemet. Nytt beslut kommer att fattas i maj månad 2012.
Bengt Casterud Knivsta kommun
GRANSKNING AV KNIVSTA KOMMUNS STÖD- OCH KONSULTATIONSTEAM
Kerstin Eskhult Strategiskt ledningsstöd
GRANSKNING AV KNIVSTA KOMMUNS STÖD- OCH KONSULTATIONSTEAM inklusive en genomlysning av systemet för resurser till barn i behov av särskilt stöd
SAMMANFATTNING Teamets sammansättning och kompetenser motsvarar i stort verksamhetens behov. Det är också positivt att delar av teamet ingår i skolornas elevhälsoteam. Samarbetet inom teamet behöver utvecklas. Det saknas ett dokumenterat grunduppdrag för teamet, samt även rollbeskrivningar för de olika professionerna. Stöd- och konsultationsteamet saknar också rutiner för dokumentation, verksamhetsplaner och verksamhetsberättelser. Teamet arbetar i enlighet med utbildningsnämndens tilläggsuppdrag, men saknar en gemensam handlingsplan och strategi för arbetet. Det försvårar uppföljning och utvärdering och möjligheterna att mäta hur arbetet på förskolor och skolor utvecklas. När teamets arbete resulterar i att rektorer och teamet gör olika bedömningar, måste en dialog som klargör roller och ansvar finnas. Stöd- och konsultationsteamet deltar inte aktivt i fördelningen av medel till barn i behov av särskilt stöd, men rådfrågas ibland. Hur ansvaret för fördelningen av medel ska gå till i den nya skolorganisationen är under utredning. Önskemål finns att tydliga kriterier för att säkra likvärdighet i bedömningarna ska upprättas.
Bakgrund Utbildningsnämnden gav vid sitt sammanträde 2010-09-08 verksamhetscontroller uppdraget att granska och utvärdera kommunens Stöd och konsultationsteam 1 . I granskningsuppdraget ingick även en genomlysning av systemet för resurser till barn i behov av särskilt stöd. Syftet med granskningen är att se hur teamets arbete fungerar utifrån gällande lagstiftning, läroplaner och givet uppdrag. En viktig del är också att belysa kundnöjdheten hos dem som använder sig av teamets tjänster. Granskningen har både ett utförar- och ett kundperspektiv.
1
I texten förkortat SOK
1
Genomförande Granskningen har genomförts så att projektgruppen tagit del av aktuell dokumentation samt genomfört intervjuer med berörda parter. Intervjuer har även genomförts med ansvariga för liknande team i Gnesta och Håbo kommuner, för att få ett omvärldsperspektiv. Resultatet av granskningen är en bedömning av verksamheten med identifierade utvecklingsområden, som presenteras i denna rapport.
Inledning Utdrag ur tjänsteskrivelse 2010-08-31, diarienummer UN-2010/258 ”Stöd- och konsultationsteamet har varit i funktion i mer än fem år. Teamet har ett konsultativt arbetssätt som är fastställt av nämnden. Vidare skall teamet sträva efter inkludering och motverka exkludering. Då och då har arbetssättet ifrågasatts av en eller flera rektorer. Idag är anvisade medel för barn i behov av särskilt stöd slut inom skolan, medan det finns ett överskott inom förskolan. Samtidig finns en viss kritik mot hur systemen hanteras. Det anses att de tjänstemän som beslutar i systemen är alltför restriktiva. Området behöver därför en genomlysning.”
Resultat Organisation Dokumentation Dokumentationen beskriver vilka funktioner som finns i teamet. Under 2010 har teamet bestått av 1,75 psykolog, 1,75 kurator samt 2,0 specialpedagoger med inriktning mot förskola, grundskola och gymnasium. Kurator, psykolog och
2
specialpedagog ingår också i kommunens VITS 2 -team på del av sina tjänster. Teamet servar förskolor, kommunala och enskilda, samt kommunala skolor. Intervjuer SOK- teamets personal Stöd och konsultationsteamet, SOK, är en samling professionella som i team kan ge stöd åt verksamheterna. Det är en styrka med olika professioner i samma grupp. En förstärkning av teamet i form av ytterligare en psykologtjänst innebär att kötiden för utredningar kan kortas och utrymme skapas för andra arbetsuppgifter. Sedan årsskiftet ingår psykologer och kuratorer i skolornas elevhälsoteam 3 , medan specialpedagogerna inte deltar i det arbetet. Samtliga intervjuade har synpunkter på samarbetet inom teamet. Upplevelsen är att de olika professionerna sätter gränser, som både kan vara svåra att kliva över och att hålla. Svårigheterna i samarbetet kan också bero på att de olika funktionerna har otydliga uppdrag. Blandningen av kompetenser är bra, men det är viktigt med tydlighet i vad de olika kompetenserna kan bidra med. Några i teamet har övergripande uppdrag, vilket ökar arbetsbelastningen i form av fler ärenden för andra. Olikheter i arbetssätt innebär också att arbetsbelastningen upplevs vara ojämlik. Tidigare har teamet haft handledning och kamrathandledning, men det har avslutats. Det är enligt de intervjuade fortfarande en bit kvar innan man kan säga att de olika funktionerna i gruppen arbetar och fungerar som ett team. Delar av teamet ingår i externa nätverk utanför kommunen. SOK- teamet har ärendemöten varje vecka, teammöten varannan vecka och möte med skolhälsovården var 4:e vecka. Varje vecka finns också en avsatt tid för spontana möten. Teamets möten fungerar sedan i våras betydligt bättre med en dagordning som är öppen för gruppens förslag. Det ger en tydligare struktur till mötena och inbjuder till öppnare diskussioner. SOK- teamets ledning SOK – teamet är helt finansierat av gemensamma budgetmedel, vilket innebär att teamets sammansättning och vilka kompetenser som ska finnas i gruppen, bestäms av rektorerna och de behov som finns i verksamheterna. Teamet kan både krympa eller öka utifrån verksamheternas behov. Utökningen med ytterligare en psykolog är ett utslag av detta. SOK teamet är en grupp med mycket stark professionell egensyn och är inte alldeles lätt att leda. Gruppen vill arbeta som ett team och från och med hösten kommer alla i SOK att få handledning för att förstärka det arbetet. I de ärenden där det är lämpligt sker ett samarbete mellan två eller flera ur teamet. 2 3
Vardagsnära Insatser med Tydlig Samverkan EHT
3
Från och med årsskiftet ingår psykologer och kuratorer i skolornas EHT, vilket upplevs som ett mycket positivt samarbete. Rektorer De funktioner som finns i teamet motsvarar behoven. Det som skulle behöva kompletteras är en specialpedagogfunktion riktad mot äldre elever med neuropsykiatriska problem samt en talpedagog. Kunskap om svårigheter i matematik saknas ute på skolorna. Det optimala vore om specialpedagogen i teamet behärskar både svenska och matematik. Rektorerna träffar en gång per år SOK teamets ledning för att diskutera teamets sammansättning och olika funktioner kopplat till den ekonomiska insatsen. Man får den kompetens i teamet som man är beredd att betala för. Idag betalar några skolor för extern kompetens som inte finns i teamet. Det har också funnits skolor som varit beredda att betala för extern hjälp om inte teamet bedömt behovet på samma sätt som rektor. Alla har tillgång till teamets samtliga kompetenser, vilket är bra. Ibland kan det dock vara lite väl långa väntetider. Förskolechefer I förberedelsearbetet för att inrätta ett resursteam fanns önskemål om att en logopedfunktion skulle finnas. Det skulle också vara bra med en psykolog som var kopplad till förskolan, så som det fungerade tidigare. Syftet skulle vara att handleda personalen – inte utreda/behandla barnen. Idag använder en del förskolor SOK teamets ena kurator för handledning.
Uppdraget Dokumentation I en presentationsfolder står att teamet 2008 fått ett nytt, förtydligat uppdrag av utbildningsnämnden. Uppdraget innebär ”att utveckla barn- och kunskapssyn i förskola och skola så att fokus förskjuts från individen som problembärare till att anpassa verksamheten till individen.” Uppdraget innebär enligt dokumentationen ett mer aktivt team, som har ett tydligare utvecklings- och förändringsuppdrag. Grunden för arbetet är lösningsfokuserat och framåtsyftande och baseras på ett systemteoretiskt perspektiv. Intervjuer SOK- teamets personal Grunduppdraget är att vara ett pedagogiskt stöd för pedagoger och skolans chefer runt barn i behov av särskilt stöd. En tidig uppfattning är att SOK teamet skulle utgöra spetskompetens i kommunen. Från starten saknades ett skriftligt uppdrag för teamet och de olika funktionerna. De intervjuade har inte heller sett eller tagit del av något dokument som beskriver uppdraget specifikt. Eftersom uppdraget för teamet inte fanns formulerat, har man skapat sina egna uppdrag utifrån den egna professionen. Några formulerade uppdrag eller gränsdragningar för de olika funktionerna finns inte.
4
Det tilläggsuppdrag som nämnden gav, skrevs av teamet och anger en riktning på teamets arbete. Förankring finns i rektorsgruppen, men det nya synsättet är ibland inte så populärt på skolorna och kan ge upphov till konflikter. Det diskuteras ofta på SOK möten, hur man ska arbeta för att ändra synsätt i verksamheterna i enlighet med nämnduppdraget. Man ser ändå en positiv tendens där verksamheterna fokuserar mer på den egna insatsen än problem hos enskilda barn/elever. En viktig del är att SOK finns med i skolornas elevhälsoteam. SOK- teamets ledning Ledningen för SOK teamet har varit med och skapat teamet i sin nuvarande form. Här fanns en diskussion om grunduppdraget med från början. Teamets olika kompetenser går i varandra, och det förs diskussioner i gruppen om vad som är de olika professionernas uppdrag. Inga uppdrags- eller rollbeskrivningar finns och det förekommer glidningar mellan de olika kompetensområdena. Våren 2008 fattade nämnden, på initiativ av ledningen och teamet, beslut om ett förtydligat uppdrag. Det fördjupade uppdraget är formulerat utifrån styrdokumenten och har arbetats fram av gruppen. Det fungerar bra i förhållande till rektorerna och man märker att verksamheterna nu mer koncentrerar sig på det pedagogiska arbetet än att problematisera eleven. Nu finns en diskussion i teamet om uppdraget ska omformuleras, beroende på vilken nivå som det inkluderande arbetet blir mest verkningsfullt. Rektorer Rektorerna är medvetna om nämndens fördjupade uppdrag till teamet, men har inte sett någon ursprunglig uppdragsbeskrivning. Det finns en presentationsfolder av SOK teamet, som alla känner till. Förskolechefer SOK teamet kom till på grund av att förskolor och skolor efterfrågade specialpedagoger som skulle finnas på en central nivå. Teamets fördjupade uppdrag från nämnden i april 2008 har påverkat förskolornas sätt att tänka. Tidigare förekom det att både pedagoger och rektorer använde SOK teamet för att ”beställa” åtgärder eller diagnoser. Visserligen fanns ett inkluderande synsätt sedan tidigare tack vare den förskolepsykolog som arbetade i verksamheten före kommunbildningen, men ytterligare förbättringar har skett. Tänket i förskolan är bättre än i skolan, enligt en av förskolecheferna.
Arbetssätt och arbetsformer Dokumentation Enligt dokumentationen är teamets arbetssätt i huvudsak konsultativt och riktar sig mot personalen i förskolan och skolan. Ambitionen är att arbetet ska gälla hela arbetslag och arbetsgrupper för att insatserna ska ge varaktiga effekter i verksamheten. Uppdrag från förskolor och skolor kommer till teamet genom en blankett ”Begäran om stöd och konsultation”. Ansökan behandlas och arbetet fördelas
5
inom gruppen. Förskolan/skolan kontaktas och en planering eller utredning genomförs tillsammans med de sökande. Intervjuer SOK- teamets personal Ärenden anmäls via en särskild blankett. Barnets namn finns på blanketten, vilket kan ge upphov till ett ökat individperspektiv. Diskussion har förts om att slopa blanketten, men den ger struktur och insyn i de andras arbete. Den är också ett bra underlag för diskussion med den verksamhet som lämnar begäran. Många kontakter sker informellt och i ett tidigt skede, vilket innebär att det förebyggande arbetet ökat och därmed de formella begärandena om utredningar minskat. Teamets medverkan i EHT har bidragit till detta eftersom kuratorer och psykologer är mera ute på skolorna. Antal formella ärenden har minskat. Statistiken över de informella uppdragen behöver förbättras för att få en riktig bild av teamets arbete. Vissa, men inte alla, för en egen statistik, men ingen sammanställning finns. Fristående förskolor i kommunen har inte tillgång till intranätet där blanketten finns, utan tar kontakt med teamet via telefon eller mail. När verksamheterna lämnar in begäran om teamets insatser kan det handla om både önskemål och faktiska behov. Önskemål kan gälla att man vill ha en diagnos på en elev. Teamet diskuterar med verksamheten för att pröva andra alternativ. Samma sak gäller önskan om basutredningar. Basutredningarna har blivit tydligare vad gäller den pedagogiska utredningsdelen, som genomförs av lärare på skolan. Den nyligen framtagna Handboken inför bas-, dyslexiutredningar och VITS- ansökan förtydligar arbetet. Nu finns också tydligare mallar, som är gemensamma för skolorna att använda. Det kan ibland uppstå konflikter med skolan i samband med begäran om utredning. Skolan beställer utredningen trots att det, enligt teamet, inte föreligger ett behov. Man kan också bli ifrågasatt i sin profession om utredningsresultatet inte blir vad skolan förväntat. Det är ibland svårt att få en positiv grundton i samarbetet med rektorerna. Det kan bero på olika synsätt på hur nämnduppdraget ska utföras och att det i teamet finns olika förhållningssätt, vissa vill ha dialog och andra tycker att det är bra med en viss konflikt för att utveckling ska ske. Arbetet med att revidera Fundamentet för god språkutveckling utgår från en enkät som lämnades till verksamheterna. Förskolan hade svårt att förstå enkäten då den var för inriktad på skolan. Uppdraget att arbeta fram ett fundament var gemensamt för teamets pedagoger, men har tagits över av specialpedagogen som arbetar mest mot skolan. Det finns en skillnad i synsätt mellan teamets specialpedagoger. Upplevelsen är att arbetet ofta blir för skolinriktat.
6
SOK- teamets ledning Antalet ärenden som kommer via begärandeblanketten har minskat. Istället får teamet fler spontana uppdrag, vilket kan bero på att teamet finns med i skolornas elevhälsoteam. Kravet på en begäran/ansökan för nya ärenden är inte lika strikt som tidigare. Det kan finnas olika skäl till att verksamheten begär en basutredning. Om en utredning önskas för att omplacera en elev och utredningen inte tillstyrker det, uppstår svårigheter för teamet. Det är svårt att se om det finns en skillnad mellan förskolor och skolor i ärendemängd. Däremot finns en skillnad mellan olika förskolor och skolor i vilken utsträckning som man efterfrågar teamets tjänster. Rektorer Antal formella ansökningar av ärenden har minskat. Kontakterna med teamet sker mer informellt än tidigare. Det är också lättare att nå teamet nu då de finns med i elevhälsoteamen på skolorna. De beslut som fattas inom elevhälsoteamen blir inte alltid dokumenterade i en ansökan. Begärandeblanketten är inte enda ingången, utan många ärenden initieras genom personlig kontakt. Begärandeblanketten är viktig för dokumentation. Blankettens innehåll är bra, men den är svår att fylla i digitalt. Om man önskar handledning av personal fungerar inte blanketten. Flera rektorer är nöjda med handledning av personal, medan andra inte använt den tjänsten så mycket. Det är viktigt att det är en god kontakt mellan personalgruppen och den som handleder. Enligt rektorerna finns det en upplevelse att SOK teamet inte alltid är samstämda, vilket kan påverka handledning av skolans personal. ”Man måste leva sin värdegrund.” Det reviderade fundamentet för språkutveckling och handboken med arbetsgången vid olika utredningar är bra och ger tydlighet och struktur. Förskolechefer En styrka med teamet är att informella kontakter kan tas. Ibland leder det till att en formell begäran på blanketten skrivs, ibland stannar det vid en informell rådgivning. Från 2008 finns begärandeblanketten, som formaliserar kontakten med SOK. Blanketten fungerar bra, men då verksamheten önskar handledning av personal är insatsen som önskas svår att beskriva. Alla i intervjugruppen är mycket nöjda med teamets arbete. Man uppskattar att få snabb respons på frågor till och kontakter med teamet. Specialpedagog och kurator är de funktioner som förskolan utnyttjar mest. Specialpedagogen kommer in tidigt i verksamheten och ser till den allmänpedagogiska kvaliteten i förskolans arbete. Hon tar ofta in olika perspektiv och det blir sällan motsättningar, även om det finns olika uppfattningar om vilka åtgärder som ska genomföras. Specialpedagogen har en hög legitimitet inom verksamheten.
7
Specialpedagogen arbetar mestadels ute i verksamheterna. Förskolecheferna upplever att det finns en obalans i arbetsfördelning mellan teamets specialpedagoger. Den specialpedagog som arbetar med förskolans verksamhet har också uppdrag i skolans tidiga årskurser, vilket innebär en mycket hög arbetsbelastning. Under pågående arbete och efter avslutat uppdrag får verksamheterna en bra återkoppling från teamet.
Uppföljning och utvärdering Dokumentation Efter att ett uppdrag är avslutat görs en utvärdering tillsammans med uppdragsgivaren. I verksamhetsplanen står att en ärendelista ska upprättas för att kunna genomföra en kartläggning av enheternas behov. I dokumentationen finns en förteckning över ärenden, aktuell enhet, inkommet datum samt handläggare, från de senaste fyra läsåren. Om ärendet är avslutat är detta också noterat. Ärendenas art framgår inte av förteckningen. En analys av ärendenas art och beslutad insats ska genomföras i slutet av vårterminen varje år. Uppföljningen ska redovisas i verksamhetsberättelsen för läsåret. Verksamhetsberättelse för läsåret 10/11 saknas i dokumentationen. Intervjuer SOK- teamets personal Den verksamhetsplan som finns för läsåret 10/11 är svår att följa upp och utvärdera då målen inte är mätbara eller tidsatta. Teamet har varit med och diskuterat planen, men ledningen har skrivit den. Uppföljning sker i en ständigt pågående diskussion. I arbetet med nämndens uppdrag för ett inkluderande synsätt har man kommit en bit, men det är långt kvar. En verksamhetsberättelse har skrivits inför en träff med rektorerna. Kritik framfördes mot formen på berättelsen, men inte innehållet. Uppfattningen i gruppen är att årligen återkommande verksamhetsberättelser för SOK teamet saknas helt. Var och en dokumenterar sina ärenden och följer upp sitt eget arbete, men någon gemensam uppföljning för hela teamet finns inte. Det finns ett förslag att följa upp resultatet av utredningar tre månader efter det att de avslutats. Önskemål finns också om uppföljningar av gemensamma möten och föreläsningar. Ett önskemål är att teamet ska ha en verksamhetsplan och verksamhetsberättelse som fungerar. Målen ska vara mätbara och uppföljningsbara och en utvärdering ska leda till utveckling. För att utveckla resursteamets arbete krävs tydliga strukturer, där arbetet med en förbättrad mötesstruktur har påbörjats. En gemensam teamhandledning är planerad för att utveckla samarbetet och lagarbetet inom gruppen. I den processen ställs krav på både ledarskap och medarbetarskap för att teamet ska fungera optimalt.
8
SOK- teamets ledning Efter tre månader följs ärenden upp genom kontakt med aktuell förskola/skola. Då kollas hur verksamheten arbetat med de rekommendationer som teamet gett och vilket resultat som uppnåtts. Om rektorer inte lyssnar till det som teamet föreslår, går SOK:s ledning in för att stötta. Teamet för loggbok över ärenden och skriver vad som gjorts och ska göras. SOK teamets verksamhet har följts upp vid två dagar i juni och en verksamhetsberättelse för läsåret 10/11 är på gång. Dokumentation, uppföljning och utvärdering är en av ledningens svagheter, enligt egen utsago. Rektorer Rektorerna vet inte om SOK teamet gjort någon utvärdering av sitt arbete. Ingen brukar/kundenkät har förekommit. Förskolechefer Förskolecheferna vet inte om SOK teamet gjort någon utvärdering av sitt arbete. En enkät har skickats ut för att utvärdera, Fundamentet för språkutveckling, men den var inte anpassad till förskolan och var otydlig. Verksamheten dokumenterar resultatet av teamets insatser i t.ex. åtgärdsprogram.
Kundnöjdhet Dokumentation Dokumentationen innehåller inget som berör kundens uppfattning om verksamheten. Intervjuer SOK- teamets personal Inom gruppen finns olika uppfattningar om vem/vilka som är teamets kunder. Några tycker att eleverna är kunder och rektorerna beställare, medan andra ser rektorerna som kunder. De som ser rektorerna som kunder, gör det eftersom det är rektorerna som betalar för teamets tjänster. En fråga som teamet ställer sig är om rektorerna vet på vilket sätt teamet kan utnyttjas på bästa sätt. Det finns ett informationsdokument som beskriver SOK teamets uppdrag och arbetssätt, men ingen information finns på intranätet. Tid för reflektion inom teamet behövs, vad vill kunden ha, vet kunden alltid vad den vill ha, gör vi rätt saker? Vissa rektorer vill använda ”sina” pengar till annat, samtidigt som de tycker att det är bra att ha ett kommungemensamt resursteam. Kontakten som rektorerna tar med teamet varierar och är personberoende. Teamet uppmuntrar synpunkter och frågor. Synpunkter på teamets verksamhet framförs från rektorerna till ledningen via mail eller telefon. Den mesta kritiken handlar om att man inte är överens om teamets uppdrag och att teamets lösningar inte anses passa skolan. Oftast står teamet fast i sin uppfattning, men det har hänt att skolchefen gått in och ändrat teamets rekommendationer.
9
Inga brukarundersökningar har gjorts. SOK teamet fick anteckningar från ett rektorsmöte där teamets arbete diskuterats. Rektorernas synpunkter på teamet framfördes via ett mail där enskilda personer i teamet nämndes med namn och ingen hänsyn togs till teamets funktioner. Teamet har pratat om kritiken från rektorsgruppen, men inte fått tillfälle att bemöta den som grupp. SOK- teamets ledning Rektorerna träffas två gånger varje år för att diskutera hur teamet ska vara uppbyggt. Vid ett rektorsmöte kom diskussionen att handla om kompetenser men även om synpunkter på individer i teamet. SOK teamet fick ta del av en sammanställning av dessa diskussioner via mail, vilket gav starka reaktioner. Rektorer och SOK team träffades och diskuterade synpunkterna som kommit, vilket gav en påtaglig förändring i teamets förhållningssätt gentemot verksamheterna. Rektorer Vem avgör vad som är rätt åtgärd? Teamet ”talar om för oss” hur vi ska göra. Det är svårt att ställa krav trots att vi är kunder och finansierar teamet. Om man har skilda uppfattningar bör teamet ha en bra motivering. Ansvaret i skollagen ligger ändå helt på rektor, vilket gör att rektors/skolans uppfattning bör väga tungt om det finns olika åsikter om vilka åtgärder som ska vidtas. SOK teamet kan ge rekommendation, men rektors beslut bör gälla. I rektorsgruppen finns de som är helt nöjda med SOK teamets arbete, medan andra är mer kritiska. En utvärdering som gjordes i en rektorsgrupp kom att skickas direkt till teamet. Här fanns personrelaterad kritik som inte kunde bemötas eller förklaras, vilket varit jobbigt för berörda rektorer. En försiktighet bör råda med vad man säger och skriver på möten. Det är viktigt att det finns ett förtroende mellan verksamheten och teamet för att nå bästa resultat. Återkoppling av avslutade ärenden fungerar bra, både mot föräldrar och mot skola. I kontakten med föräldrarna är det viktigt att teamet bara rapporterar vad man sett och inte går in på olika lösningar, som är rektors ansvar. Förskolechefer Inga formella kundundersökningar har gjorts av teamet. Det vore bra med enkäter som riktar sig till pedagogerna för att få deras syn på teamets arbetssätt. Det finns ett missnöje hos vissa skolrektorer, men förskolecheferna delar inte den uppfattningen.
Fördelning av medel/resurser för barn i behov av särskilt stöd, förskola och skola Dokumentation Skriftliga rutiner finns för ansökan om medel ur den centrala BBSS 4 -potten. Ansökningarna ska innehålla beskrivningar, dokumentation utifrån förutbestämda rubriker. Beviljade insatser kommer att följas upp. 4
Barn i Behov av Särskilt Stöd
10
I dokumentationen finns statistik över sökta och beviljade medel. Statistiken är uppdelad per sökande förskola/skola. I skolornas ansökningar framgår vilken årskurs ansökan gäller samt aktuell problematik. Besluten, utom ett som avser vårterminen 2011, är undertecknade av tre områdesrektorer. Intervjuer SOK- teamets personal Teamet finns som regel inte med i fördelning eller prioritering av BBSS pengarna, men undantag har förekommit. Det händer att de som ansvarar för fördelningen frågar om teamets erfarenheter i enskilda fall. Det finns delade meningar inom teamet huruvida teamet ska finnas med vid bedömning av BBSS- ansökningarna. Några tycker att teamets kunskaper och kompetens borde tas tillvara, medan andra ser en risk för sitt professionella arbete i att bli förknippad med pengar. Det finns en uppfattning inom teamet att det som ger verksamheterna BBSS pengar är beskrivningar av svårigheterna för den enskilda individen, vilket motverkar/motarbetar det inkluderande, icke utpekande synsättet. Skolan tilldelas en större andel av BBSS pengar än förskolan, vilket kan bero på ett synsätt som problembelägger barnet/eleven. En uppfattning är att verksamheterna inte kartlägger och söker efter lösningar i tillräcklig utsträckning, vilket gör att enkla åtgärder kan missas. I vissa fall behöver inte åtgärderna som kan sättas in vara kostsamma, men de kan kräva förändringar i skolans/förskolans organisation, pedagogens förhållningssätt mm. Ibland verkar det som om skolan och framförallt förskolan tror att det måste finnas en diagnos för att de ska få resursförstärkning. SOK- teamets ledning SOK teamet deltar inte i fördelningen av BBSS medel. De kan rådfrågas i vissa fall där de har närmare kännedom om de behov som beskrivs i en ansökan. Ansökningarna sker två gånger per läsår, inför varje termin och avser resurs eller insats, inte pengar. Det finns inga fastställda riktlinjer vid beslut om tilldelning av medel. Erfarenheten gör att man har ett bra grepp över vilka ansökningar som ska beviljas. Vid tveksamhet kallar man till möte med rektor. Lämnas en ny ansökning in som gäller ett fortsatt behov, krävs en redovisning av hur tidigare beviljade medel använts. Förskolans tilldelade medel räcker, medan skolans pengar tar slut. Det är upp till rektorerna att avgöra hur mycket pengar som ska avsättas till den centrala potten för BBSS. Fram till nu har områdesrektorerna ansvarat för fördelningen. Systemet behöver ses över utifrån den nya skollagen, men också den organisationsförändring som är genomförd inom förskolan och skolan i Knivsta påverkar vem som ska ansvara för fördelningen av BBSS medel i fortsättningen.
11
Rektorer Ansökan om medel sker i särskild mall 2 gånger per år. Beslut om fördelning av pengarna har hittills skötts av ledningsgruppen (områdesrektorer). De har gjort sina prioriteringar utifrån inkomna ansökningar och lång erfarenhet, enligt rektorerna. En utredning pågår vem/vilka som ska ansvara för inkomna ansökningar i den nya skolorganisationen. Det ansöks om mer pengar än vad som finns att dela ut. Behoven är olika mellan skolorna. Nuvarande system garanterar inte att alla barn får det stöd som de behöver. Det finns en oro att fördelningen av medel inte är likvärdig då det saknas tydliga kriterier vid bedömningen. Önskemål finns bland rektorerna att samarbeta mer kring olika behov, t.ex. språkutveckling. En annan tanke är att ”ta hem” elever från resursskolor i andra kommuner och ge stödet på hemmaplan. Om man arbetar tillsammans räcker pengarna längre. Vidare tänk i frågan behövs. Förskolechefer Det finns inga BBSS – pengar utlagda i förskolans á priser utan allt finns i en central pott. När förskolorna ansöker om medel från potten används ofta SOKteamet som rådgivare. Blanketten kan i sin utformning uppfattas som om man problematiserar barnet, men den har förbättrats. Barn med fysiska funktionsnedsättningar beviljas alltid extra resurser. I övrigt är det ett svårt uppdrag att göra en bedömning utifrån ansökningarna, enligt en av förskolecheferna som suttit med i ledningsgruppen som hittills beslutat om fördelningen av medel. SOK teamet finns inte med i besluten, men kan användas för att förtydliga ansökningarna då de känner till barnen och behoven. Förskolans pott går inte alltid åt, vilket ger en buffert för oförutsedda händelser under läsåret. Förskolecheferna är nöjda med det fördelningssystem som är och tycker att de behov som man ansökt resurser för, blivit tillgodosedda.
Jämförelse med Gnesta och Håbo kommuner Resursteamen i Håbo och Gnesta liknar det som finns i Knivsta kommun. I Gnesta arbetar en språkpedagog med barnen i förskolan, förskoleklass och upp till åk 1. I Håbo kommer teamets uppdrag att finnas formulerat i Håbo kommuns elevhälsoplan, som är under framtagande. Gnesta har övergripande politiska mål för teamet som helhet och individuella uppdragsbeskrivningar för varje profession. De flesta ärenden som teamen arbetar med finns i skolan. I Håbo finns en blankett för ansökan om teamets tjänster. I Gnesta finns inte någon beställningsblankett utan ärenden initieras i skolornas elevhälsogrupper, där minst tre av teamets medarbetare finns med. Samtliga ärenden följs alltid upp. I kommunerna finns verksamhetsplaner och verksamhetsberättelser för att planera och följa upp teamens arbete.
12
Medel för barn i behov av särskilt stöd fördelas centralt utan teamens medverkan. I Gnesta sker besluten i rektorsgruppen.
Bedömning Organisation Teamets sammansättning och kompetenser motsvarar i stort verksamhetens behov, men önskemål uttrycks om en logoped/talpedagogfunktion inom teamet. Den utökning av psykologresurs som nu genomförs kommer att medföra att köerna till utredningar minskar och att tid till andra ärenden frigörs. Samarbetet inom teamet behöver utvecklas. Personalen inom teamet uttrycker att det finns svårigheter. Även rektorer och förskolechefer märker i teamets arbete att enighet och samsyn saknas i vissa frågor. SOK teamets ledning kommer att införa handledning i teamet under hösten, vilket ses som en början av ett förändringsarbete.
Uppdraget Det saknas ett dokumenterat grunduppdrag för teamet som helhet, vilket inneburit att varje profession skapat sitt eget uppdrag. Det saknas också tydliga rollbeskrivningar, vilket leder till glidningar eller gränsöverskridanden mellan de olika professionerna. Detta kan betraktas som ett mått på flexibilitet, men kan likaväl utgöra ett hinder i gruppens samarbete. För att stärka samarbetet inom teamet behöver tydliga rollbeskrivningar upprättas. Det tilläggsuppdrag som nämnden beslutat om, anger en riktning i arbetet och diskuteras i gruppen. Teamet arbetar för ett inkluderande synsätt och för att inte problematisera barnet/eleven. Arbetet blir dock svårt att följa upp, då en tydlig handlingsplan eller strategi för att genomföra uppdraget saknas. Ska resultatet av uppdraget kunna mätas bör en handlingsplan skrivas. Där ska framgå vilka gemensamma strategier som teamet valt för att utveckla barn- och kunskapssynen inom förskola och skola i enlighet med uppdraget. För att kunna följa arbetet över tid bör uppföljningar och utvärderingar inplaneras med indikatorer som visar på en positiv utveckling.
Arbetssätt/arbetsformer Psykologer och kuratorer finns sedan årsskiftet med i skolornas elevhälsoteam, vilket upplevs mycket positivt av alla. Förskolornas och skolornas kontakter med teamet har blivit mer informella och antalet ärenden som kommer via begärandeblanketten har minskat. Blanketten är bra för den egna dokumentationen, men både rektorer och förskolechefer upplever svårigheter med blanketten då man vill ansöka om handledning av sin personal. Förskolecheferna upplever att det finns en obalans i arbetsfördelning mellan teamets specialpedagoger. Ett handledande och konsultativt arbetssätt ute i verksamheterna tar mycket tid och specialpedagogen för förskolan har även fått uppdrag i skolans lägre årskurser. Specialpedagogerna uppger att det finns svårigheter att nå en samsyn på det specialpedagogiska uppdraget, vilket
13
påverkar samarbetet. Även här bör tydliga rollbeskrivningar underlätta både samarbete och arbetsfördelning mellan de olika funktionerna.
Uppföljning/utvärdering Uppföljningen av teamets arbete sker, enligt personalen, i en ständigt pågående diskussion. Det saknas rutiner för en gemensam dokumentation och tillförlitlig statistik över de olika ärendena. Teamet har ägnat två dagar i slutet av terminen till utvärdering av sitt arbete. Det saknas tydliga former för uppföljning och utvärdering. Den verksamhetsplan som finns för läsåret upplevs vara svår och otydlig och går ej att utvärdera. Verksamhetsberättelser saknas helt. För att kvalitetssäkra verksamheten bör tydliga rutiner för uppföljning, utvärdering, verksamhetsplaner och verksamhetsberättelser upprättas.
Kundnöjdhet Det finns olika uppfattningar inom SOK teamet vem som är teamets kunder. Några säger barnen och eleverna, andra anser att det är rektorer eller förskolechefer. Detta bör diskuteras i gruppen för att fastställa vem man ska utvärdera emot. Rektorerna ser sig som kunder, som beställer och bekostar teamets verksamhet. De anser att det ger dem rätt att ha inflytande över de förslag till åtgärder som teamet presenterar efter sina uppdrag. Värdet av att se saker ur flera perspektiv är självklar och berikande. Om teamets och rektors uppfattningar helt går isär, bör det vara rektor, som är ansvarig för elevhälsan enligt skollagen, som beslutar. Även här borde ett tydliggörande av roller och ansvar kunna minska eventuella motsättningar. Liknande problematik finns inte bland förskolecheferna. Som en del av SOK teamets kvalitetssäkring bör en brukarenkät genomföras.
Fördelning av medel/resurser för barn i behov av särskilt stöd, förskola och skola SOK teamet finns inte med vid fördelningen av BBSS pengar, men rådfrågas ibland. Fastställda rutiner för beslut om tilldelning saknas, utan besluten utgår från tidigare erfarenheter. Vem/vilka som kommer att fatta dessa beslut i den nya skolorganisationen är under utredning. Rektorerna lyfter fram att det saknas särskilda kriterier för bedömning av inkomna ansökningar. Man anser också att nuvarande system inte garanterar att alla barn får det stöd som de behöver. Önskemål finns om ett utökat samarbete mellan rektorerna och ”hemmaplanslösningar” i stället för dyra resursskolor, för att få pengarna att räcka längre. Förskolecheferna är nöjda med det fördelningssystem som finns idag. De pengar som brukar bli över av deras BBSS pott är en bra buffert för oförutsedda händelser.
14
Förslag till utvecklingsområden För att stärka och utveckla arbetet inom Knivsta kommuns Stöd och Konsultationsteam, föreslås följande utvecklingsområden:
Tydliga rollbeskrivningar för teamets olika funktioner bör upprättas i en gemensam diskussion.
Teamet bör ta fram en handlingsplan för genomförande av nämndens tilläggsuppdrag från 2008.
Utarbeta gemensamma rutiner för dokumentation och statistik.
Tydliga rutiner för uppföljning, utvärdering, verksamhetsplaner och verksamhetsberättelser upprättas.
Se över systemet för fördelning av resurser för barn i behov av särskilt stöd med utgångspunkt i tydliga kriterier för likvärdig bedömning.
Kerstin Eskhult Verksamhetscontroller
Strategiskt ledningsstöd
15
