KARLSTADS KOMMUN
Ärende 9
Dnr KS-2012-378
Dpl09
KARLSTADS KOMMUN
KOMMUNLEDNINGSKONTORET Stadssekretariatet Tjänsteskrivelse 2012-06-30 Karin Holmgren, 064-640 10 12 karin.
[email protected]
Breddinförande av digital distribution av möteshandlingar via läsplatta till kommunstyrelsen Dnr KS-2012-378
Dpl 09
Kommunledningskontorets förslag 1. Från och med september 2012 övergår kommunstyrelsen från pappersutskick till
digital distribution av möteshandlingar i läsplatta. 2. Kommunledningskontoret får i uppdrag att teckna ett avtal, omfattande 36 månader, med Netpublicator för appen Docs som möjliggör ett införande i hela koncernen. 3. Kostnaden för ett breddinförande för kommunstyrelsen, perioden augustidecember 2012, är 55 tkr och finansieras ur kommunstyrelsens anslag för oförutsedda utgifter (ansvar 141, verksamhet 901). Sammanfattning av ärendet
Under våren 2012 har det genomförts en pilot gällande digital distribution av möteshandlingar i läsplatta för kommunstyrelsen. Under piloten är det appen Docs från Netpublicator som har testats iläsplattan iPad. Piloten har omfattat tio användare, varav två administratörer som har laddat och publicerat handlingar i appen. Piloten har pågått under en fyramånadersperiod. Beslutsunderlag
Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse den 30 maj 2012. Kommunledningskontorets tjänstemannayttrande den 30 maj 2012.
C~V0~-(>5 ~~uV\ Carina Wiberg administrativ chef
Karin Holmgren administrativ utvecklare
\
Postadress: Kommunledningskontoret, 651 84 Karlstad Besöksadress: Tage Erlandergatan 8 Webb: karlstad.se Tel: 054-540 00 00 Fax: 054-18 34 06 E-post:
[email protected] Org.nr: 212000-1850 PIusGiro: 8174-5 Bankgiro: 405-2213
sid 1 (2)
Dnr KS-2012-378
Beslutet skickas till
Samtliga nämnder och bolag (fdr kännedom) Kommunledningskontoret, IT-enheten, Inge Hansson och Emil Joelsson Kommunledningskontoret, Karin Jonsson
Dpl09
sid 2 (2)
Dnr KS-2012-378
Dpl 09
KARLSTADS KOMMUN
KOMMUNLEDNINGSKONTORET Stadssekretariatet Tjänstemannayttrande 2012-05-30 Karin Holmgren, 054-540 10 12
[email protected]
Breddinförande av digital distribution av möteshandlingar via läsplatta till kommunstyrelsen Dnr KS-2012-378
Dpl 09
Ärende
Under våren 2012 har det genomförts en pilot gällande digital distribution av möteshandlingar i läsplatta för kommunstyrelsen. Under piloten är det appen Docs från Netpublicator som har testats iläsplattan iPad. Piloten har omfattat tio användare, varav två administratörer som har laddat och publicerat handlingar i appen. Piloten har pågått under en fYramånadersperiod. Användarna har erbjudits en utbildning i hur man läser handlingar i appen. Resultat av utvärderingen
I slutfasen av piloten skickades en enkät till de åtta användarna. Svarsfrekvensen var 62,5 %. Vi är medvetna om att det är ett litet underlag för att kunna dra tydliga slutsatser men det ger en vägledning. Enkäten fokuserar på appens funktionalitet och användarvänlighet. När vi sammanfattar svaren på de frågor som handlar om att förflytta sig i appen, läsa handlingar och gör anteckningar i handlingarna i appen så är en övervägande del av användarna positiva och tycker att det fungerar "bra till mycket bra". Vad gäller funktionen att följa möteshandlingar i appen under sammanträdet tycker tre av användarna att den är mycket bra medan två anser att det är mindre bra. En synpunkt som kommer från användarna är att man ska kunna ha flera handlingar öppna samtidigt. Detta är inte möjligt idag men kommer i nästa version av appen. En övervägande del av användarna tycker att inläsning av beslutsunderlag har underlättats i och med appen. När det gäller att helhets bedöma digitala utskick jämfört med pappersutskick är fYra av fem positiva till digitala utskick.
Postadress: Kommunledningskontoret, 651 84 Karlstad Besöksadress: Tage Erlandergatan 8 Webb: karlstad.se Tel: 054-540 00 00 Fax: 054-18 34 06 E-post:
[email protected] Org.nr: 212000-1850 PIusGiro: 8174-5 Bankgiro: 405-2213
sid 1 (4)
Dnr KS-2012-3?8
Säkerheten i appen
Kommunledningskontoret har undersökt säkerheten i appen och gör bedömningen att leverantören har ett högt säkerhetstänkande. All kommunikation med servern sker krypterat. Leverantören använder sig av ett certifikat på samma nivå som storbanker använder. Sekretessfunktionen har inte kunnat testas under piloten men den kommer att bygga på en 2-faktorsinloggning där man som användare av appen ombeds att mata in en engångskod som skickats ut via SMS kopplat till de dokument som administratörer markerat att de kräver verifiering. Fördelar med digital distribution av möteshandlingar
Kommunledningskontoret har också utvärderat effekt- och kvalitetsvinster inom administration och distribution. Att jämföra administrationskostnader får de två olika arbetssätten är svårt. Stadssekretariatet, som ansvarar för utskicken, kan endast uppskatta och jämföra de två olika arbetssätten. Vi ser flera fördelar med digital distribution: • Tillgängligheten av handlingar för förtroendevalda ökar - Läsplattan är enkel att ha med sig och man kan läsa handlingar i stort sett överallt. Dessutom finns alltid tillgång till äldre möteshandlingar och anteckningar. • Bättre service till förtroendevalda - Stadssekretariatet kan snabbare och enklare få ut handlingar till förtroendevalda genom att distribuera dem i läsplattan. Arbetssätt som att kopiera och lägga handlingar i postfack respektive skicka med post försvinner. • Effektivisering - Stad ssekretariatet bedömer att administrationsarbetet effektiviseras genom digital distribution och att vissa arbetsmoment försvinner och den arbetstiden kan istället läggas på att kvalitetssäkra handlingarna. • Den befintliga årskostnaden för kommunstyrelsens tryck av möteshandlingar och porto är drygt 160 tkr/år. Utöver det tillkommer kostnader för extra tryck, vilket stadssekretariatet till stor del kopierar själva, samt administrationskostnader för att sammanställa möteshandlingarna till tryck. Dessa kostnader försvinner i och med övergången till digitala utskick. Bedömning av piloten som helhet
Kommunledningskontoret konstaterar att piloten har visat ett positivt resultat, både från användarna och från administratörerna. Kommunledningskontoret föreslår att ett breddinförande för hela kommunstyrelsen sker från septembers sammanträden. Breddinförandet kommer att omfatta totalt 46 användare, fördelat på förtroendevalda, politiska sekreterare och tjänstemän på kommunledningskontoret. Avtalet ska omfatta 36 månader och gälla från och med augusti 2012. Avtalet innefattar licenser för hela koncernen.
Dpl09
sid 2 (4)
Dnr KS-2012-3?8
Kostnader för ett bredd införande
Infor piloten gjordes en ekonomisk kalkyl på helårs basis for ett breddinforande i kommunstyrelsen. Den beräknade kostnaden var då drygt 240 tkr. Kalkylen har reviderats med anledning av att antalet användare har ökat från 36 till 46 stycken samt räknats om till att omfatta augusti till december 2012 (5 månader), se tabellen nedan. Det kommer även att bli en kostnadsminskning när fler nämnder och styrelser använder sig av digital distribution eftersom många fortroendevalda har fler uppdrag i koncernen. Den har inte räknats in i kalkylen. Kalkyl för kommunstyrelsen 2012 (tkr Totalt Kostnad för pilot Kostnad för införande komm unstyreisen 2012 10 användare augusti - december 2012 45 startpaket 45 licenskostnad app 27 27 125 läsplatta 50 75* 23 skalskydd 23 125 220 summa 1 95 -70 -70 kostnad for pappersutskick 150 summa 2 95 55 *Finns två läsplattor som köptes in/öre piloten. Kostnaden/ör dessa är inte redovisad här. Kommunstyrelsens kostnad 2013 - .juli 2015 (tkr)
2013 kommunstyrelsens andel av licenskostnad app* läsplattor** summa 1 kostnad for pappers utskick summa 2
2014
2015
13
13
7 mån 6
241
241
140
254
254
146
-160
-160
-90
94
94
56
*Kommunstyrelsens andel av kostnaden for fast och rörlig licens sjunker i takt med att antal användare i koncernen ökar. Kalkylen är räknad på uppskattade volymer under kommande år. Kommunledningskontoret har gjort en intresseforfrågan angående digitala utskick till samtliga nämnder och bolag och intresset är stort. Under 2013 kommer flertalet av nämnderna att vilja distribuera sina möteshandlingar digitalt i läsplatta. ** I kostnad för läsplattor igår 3G abonnemang med fri surf 948 kr/år samt licens for Lotus Notes 760 kr/år. Licens for synkijänsten Traveler är inte inräknad.
Dpl09
sid 3 (4)
Dnr KS-2012-378
administrativ chef
administrativ utvecklare
Dpl09
sid 4 (4)