Objekt/Projekt Projektblad nr Upprättad den Upprättad av
Kommunledningskontoret inventarier
Inventarier KLK
2014-04-29 Kommunkansliet
KS 001
Investeringsbudgeten redovisar ett schablonbelopp för det kontinuerliga utbytet av möbler och inredning på kommunledningskontoret. En större post är utbytet till höj- och sänkbara skrivbord. Kostnaderna för dessa är relativt höga, varför utbytet sker under längre tid. Likaså byts gamla utslitna arbetsstolar ut kontinuerligt. Under 2011 redovisades inventarie- och it-investeringar under gemensamt projektnummer. Fr o m 2012 är de separerade.
Nyckeltal
Begärd investering: Kkr:
2014-04-08
Bokslut 2013 Prognos 2014 Budget 2014
2015 125
2016 125
2017 125
1
0kkr 206kkr 206kkr
2018 125
2019 125
Objekt/Projekt Projektblad nr Upprättad den Upprättad av
Kommunledningskontoret it-investeringar
IT-investeringar KLK
2014-02-24 Kommunkansliet
KS 002
Investeringsbudgeten redovisar ett schablonbelopp för det kontinuerliga utbytet av datorer enligt rullande schema samt för inköp av skrivare, bärbara PC och programvaror. Under 2011 redovisades inventarie- och it-investeringar under gemensamt projektnummer. Fr o m 2012 är de separerade.
Nyckeltal
Begärd investering: Kkr:
2014-04-08
Bokslut 2013 Prognos 2014 Budget 2014
2015 175
2016 175
2017 175
1
21kkr 294kkr 294kkr
2018 175
2019 175
Objekt/Projekt Projektblad nr Upprättad den Upprättad av
Utveckling och uppgradering av Heroma
Heroma
2014-02-11 Personalavdelningen
KS 003
Plan för utveckling och uppgradering samt införande av nya funktioner gällande PA-systemet Heroma från CGI för åren 2015-2019:
Avtal Heroma Nuvarande avtal förlängdes from 2011-04-01 och gäller i 4 år med möjlighet att förlänga 1+1 år. Därefter kan avtalet förlängas efter överenskommelse mellan parterna. Kundspecifika funktioner Nyutvecklingar och förbättringsområden som inte tillhör grundfunktionaliteten. Önskar ta med kvarstående medel (433 kkr) i bokslut 2013 för tilläggsbudgetering 2014. Nya funktioner (samverkansutveckling) under planering • Schemaoptimering/-förslag • Framtida hantering av politiker Uppskattad kostnad: 150 + 100 kkr.
Nyckeltal
Begärd investering: Kkr:
2014-04-08
Bokslut 2013 Prognos 2014 Budget 2014
2015 150
2016 100
2017 0
1
kkr x xxxkkr 200kkr
2018 0
2019 0
Objekt/Projekt Projektblad nr Upprättad den Upprättad av
Beslutsstöd
Beslutsstöd
2014-02-24 Kommunkansliet
KS 004
I december 2009 fattades beslut om att anta Logica Sverige AB som leverantör av beslutsstödsystemet Hypergene EOS. Bakgrunden till beslutet om att inköpa Hypergene var att det fanns ett behov av att ytterligare tillgängliggöra data som var väsentlig för ledning och uppföljning av verksamheten. Betydande resurser användes till att söka i kommunens olika verksamhetssystem. System som många gånger var utformade för att i första hand användas av olika typer av specialister. Variation avseende användargränssnitt minskade tillgängligheten ytterligare. Ett generellt verktyg, som sammanförde information från olika verksamhetssystem, kunde frigöra resurser för att möjliggöra för verksamhetsansvariga att i större utsträckning arbeta med arbetsledning, verksamhetsutveckling och analys. Syftet med att inför ett beslutsstödssystem kan sammanfattas i följande punkter: • • • • • • • • •
Bättre analyser Bättre kvalitet på beslutsunderlagen Struktur på informationen Ökad tydlighet och bättre överblick Snabbare sammanställning - tidsvinster Gemensam helhetsbild Källsystemen kan bytas ut över tiden Ökad tillgänglighet Enhetlig verksamhetsuppföljning
I Hypergene presenteras ekonomiinformation från ekonomisystemet Raindance, PAinformation från PA-systemet Heroma, äldreomsorgsinformation från verksamhetssystemet Magna Cura, information från medborgarförvaltningens verksamhet från verksamhetssystemet Treserva . Under början på 2014 kommer en ny modul för ekonomisk prognos och uppföljning. Arbete pågår med att sammanställa och presentera verksamhetsinformation inom barn- och utbildningsförvaltningens område. Hypergene används också som ett verktyg för målstyrningsarbetet. Arbetet med att förbättra innehållet i Hypergene men också att lyfta in mer verksamhetsdata kommer att fortgå under hela perioden. För 2014 finns totalt 700 kkr disponibla för beslutsstödet, varav 200 kkr är tilläggsbudgeterade från 2013. Nyckeltal
Begärd investering: Kkr:
2014-04-08
Bokslut 2013 Prognos 2014 Budget 2014
2015 500
2016 300
2017 300
1
337kkr 700kkr 700kkr
2018 300
2019 300
Objekt/Projekt Projektblad nr Upprättad den Upprättad av
IT-utrustning centralt
IT-utrustning centralt
2014-04-07 IT-avdelningen
KS 006
Beskrivning I investeringsbudgeten ligger det ett generellt äskande om 300 kkr årligen för att förnya servrar, switchar och annan hårdvara som behöver bytas ut. Från och med 2016 minskar antagligen behovet av att byta ut switchar ute i verksamheterna, varför denna summa sänks till 200 kkr. Under 2015 finns ett behov att byta ut den centra switchen i serverrummet samt höja hastigheten från denna switch. Denna utrustning utgör de mest grundläggande delarna för att vi ska ha både snabb och säker kommunikation mellan enheter i kommunen. Det finns pengar upptagna för att börja bygga trådlöst nätverk inom omsorgen. Den summan som är upptagen avser i huvudsak central utrustning. De nästkommande åren finns pengar för komplettering där behov finns.
Nyckeltal
Begärd investering: kkr:
2014-04-08
Bokslut 2013 Prognos 2014 Budget 2015
2015 2 000
2016 1 000
1
2017 2 600
x xxx kkr x xxx kkr x xxx kkr
2018 1 100
2019 600
Objekt/Projekt Projektblad nr Upprättad den Upprättad av
Programvara centralt
Programvara centralt
2014-04-07 IT-avdelningen
KS 007
Beskrivning Det finns ett generellt behov att få ordning på kommunens licenser. Dels fattas det licenser och dels uppdateras programmen så att de gamla licenserna blir ogiltiga. Det finns ett generellt önskemål om 400 kkr till detta samtliga år förutom under 2015. Den stora posten inför 2015 avser uppgradering av Office. Den versionen vi använder kommer nästa år att vara åtta år gammal och det finns alla anledning att tro att det på kommer att komma krav från verksamhetssystemen på en nyare version. Vi vill också satsa på Citrix. Detta är ett system som gör att vi kan köpa enklare datorutrustning ute i verksamheterna samt att man troligen kan förlänga livslängden. Detta sammantaget bör leda till en besparing i övriga verksamheter.
Nyckeltal
Begärd investering: kkr:
2014-04-08
Bokslut 2013 Prognos 2014 Budget 2015
2015 1 500
2016 900
2017 900
1
x xxx kkr x xxx kkr x xxx kkr
2018 900
2019 400
Objekt/Projekt Projektblad nr Upprättad den Upprättad av
Utbildningsslar
Utbildningssalar
2014-04-07 IT-avdelningen
KS 009
Beskrivning De två utbildningssalar som finns i Stadshuset har varit väldigt väl utnyttjade. Dock behöver datorerna bytas med jämna mellanrum. För att hålla en god standard på utrustning krävs att dessa byts oftare än vad ”skrivbordsdatorer” gör, vilket innebär ca vartannat år. De utbytta datorerna används till annan verksamhet.
Nyckeltal
Begärd investering: kkr:
2014-04-08
Bokslut 2013 Prognos 2014 Budget 2015
2015
2016 140
2017
1
x xxx kkr x xxx kkr x xxx kkr
2018 100
2019
Objekt/Projekt Projektblad nr Upprättad den Upprättad av
Skolnätet
Skolnätet
2014-04-07 IT-avdelningen
KS 010
Beskrivning
I skolprojektet, som har pågått under slutet av 2012 samt hela 2013, har i stort sett samtlig pedagogisk personal fått egna datorer, gamla elevdatorer har bytts ut och det har byggts trådlösa nätverk i alla skolor och förskolor. Utöver detta så distribueras programmen på ett sätt som på sikt kommer att förlänga livslängden på befintlig utrustning. Under 2014 finns inga investeringspengar avsatt vilket är olyckligt eftersom leveransen inte beräknas vara färdig förrän under kvartal 2. För att hantera den uppkomna situationen kommer kostnader för innevarande år, dvs 2014, att belasta projektet för central IT-utrustning. Detta gör att vissa centrala satsningar kommer att behöva flyttas fram till 2015. Sedan några år tillbaka har IT-avdelningen bedömt att det finns ett årligt investeringsbehov på ca 2 miljoner kronor inom den delen av skolnätet som berör eleverna. Inför 2015 kvarstår denna bedömning. Nästkommande år har en uppdelning gjorts mellan BU-förvaltningen och Kommunledningskontoret. Den innebär att önskemål om 800 000 kr kvarstår i IT-avdelningens Investeringsbudget, vilket avser central utrustning medan differensen mellan 2 miljoner och 800 000 kronor, dvs 1 200 000 kronor, begärs av Barn- och utbildningsnämnden i deras investeringsbudget.
Nyckeltal
Begärd investering: kkr:
2014-04-08
Bokslut 2013 Prognos 2014 Budget 2015
2015 2 300
2016 800
2017 800
1
x xxx kkr x xxx kkr x xxx kkr
2018 800
2019 800
Projektblad nr KF: Projektblad nr Förv.: Upprättad den: 2014-02-20 Upprättad av: Kjell Fransson Reviderad den: Projektnr.:
Byte/uppgradering av ekonomisystem KS 011
Beskrivning Nuvarande ekonomisystem, Raindance, infördes 2003. Avtalet med leverantören löper till 2015-12-31. Viss förlängning kommer att göras. Under de senaste åren har stora satsningar gjorts på olika kringsystem till det egentliga ekonomisystemet, bl a beslutsstödsystemet Hypergene, verksamhets- och faktureringssystemet Future, leverantörsreskontra Inköp & faktura, inkassosystem. Som ekonomisystemet används idag är det bara vissa delar av arbetet som sker direkt mot ekonomisystemet (t ex budgetregistrering, internfakturering, bokföringsorder, anläggningsreskontra, projektredovisning). Värnamo kommun har köpt licenser för de system som används och numera köps därmed endast underhåll och systemutveckling från leverantören. Enligt ett uppdrag inom ramen för den s k Samverkansutredningen har en kartläggning gjorts av möjligheten att samarbeta med andra kommuner avseende ekonomisystem. Visst intresse finns hos grannkommunerna inom GGVV-området. Slutsats har dock dragits att möjligheten att upphandla och eventuellt byta ekonomisystem under perioden 2014-2015 av olika anledningar är begränsat. Beträffande byte av ekonomisystem finns det tre alternativ och valet är ännu inte klart. Ett alternativ är att byta ut hela ekonomisystemet och även de allra flesta av kringsystemen och upphandla en helt ny lösning. Det andra alternativet är att behålla kringsystemen och endast byta ut själva ekonomisystemet (navet). Ett tredje alternativ är att tillsvidare behålla det nuvarande systemet med kringsystem ytterligare en period och tillsammans med leverantören verka för att dessa utvecklas och förbättras. Frågan är komplex och kan dessutom vara kostsam såväl i inköp som i anpassning till behov, utbildning och de anställdas arbetstid. Ytterligare utredningar behöver göras i frågan under 2014-2015 men det är angeläget att i budgetprocessen avseende investeringar 2015-2019 påtala att frågan finns. I dagsläget är det omöjligt att göra en kostnadsbedömning som är adekvat. Aktuell systemskiss bifogas detta projektblad.
Bokslut 2012 Bokslut 2013 Budget 2014
Begärd investering: kkr:
2014-04-08
2015 0
2016 300
2017 700
1
x xxx kkr x xxx kkr x xxx kkr
2018 0
2019 0
Projektblad nr KF: Projektblad nr Förv.: Upprättad den: 2014-02-14 Upprättad av: Kjell Fransson Reviderad den: Projektnr.:
Byte av system för anläggningsreskontra KS 013
Beskrivning Nuvarande anläggningsreskontra hanteras som ett delsystem i ekonomisystemet Raindance. Detta infördes 2003. Kraven på uppgifter som ska kunna hanteras och tas ut från en anläggningsreskontra har ökat de senaste åren. Enligt rekommendation från Rådet för kommunal redovisning (RKR) ska ackumulerade investeringar och ackumulerade avskrivningar anges i årsredovisningen något som inte är möjligt med nuvarande system. Revisionen har påpekat bristen vid bokslutsgranskningar de senaste åren. RKR utreder i nuläget kravet på komponentavskrivningar för kommunerna. Från 2014 gäller detta för flertalet av bolag. Komponentavskrivningar innebär att en investering delas upp i olika komponenter och olika avskrivningstider används på dessa. Behovet av ett inventarieregister som är anpassat till kommunens behov och förutsättningar finns också. En närmare utredning om möjligheterna att koppla anläggningsredovisningen till inventarieregistret ska göras i början av projektet. Koppling till geografiskt informationssystem (GIS) är önskvärt för att lättare hitta bokförda värden på lägesbestämda ytor/fastigheter. Vid exploatering av nya bostads- eller industriområden finns nya regler för hur detta ska hanteras i redovisningen. Detta ställer även krav på anläggningsreskontran. Som nuvarande system används finns brister och pålitlighet/stabilitet är begränsad. Möjligheten till simuleringar och beräkningar är också begränsade. Kraven på att redovisa ackumulerade investeringar och ackumulerade avskrivningar uppfylls inte med nuvarande system. En djupare analys av vad nuvarande system klarar och vad andra system erbjuder behöver göras innan slutligt ställningstagande tas till om ett byte ska ske. Förslaget är att en kartläggning av alternativa lösningar görs i början av 2015. Beroende på utgången av denna klartläggning genomförs upphandling och systemet driftsätts under hösten 2015 för att vara fullt i drift i slutet av 2015.
Bokslut 2012 Bokslut 2013 Budget 2014
Begärd investering: kkr:
2014-04-08
2015 250
2016 0
2017 0
1
x xxx kkr x xxx kkr x xxx kkr
2018 0
2019 0
Objekt/Projekt Projektblad nr Upprättad den Upprättad av
DOH
Dokument- och ärendehanteringssystem KS 014
2014-04-07 IT-avdelningen
Beskrivning Behovet av ett nytt systemstöd för diarium, ärendehantering och dokumenthantering har diskuterats i Värnamo kommun under ett antal år . I modernare system finns stora möjligheter till dels ökad effektivisering och verksamhetsutveckling, dels ökad insyn och säkrad informationshantering. Möjligheter att publicera diariet på kommunens hemsida så att invånarna genom självservice kan uppdatera sig om läget i ett visst ärende och ett utökat administrativt stöd för hanteringen av underlag till nämnds- och beslutsmöten är exempel på etablerade utvecklingsområde där Värnamo idag inte har följt med en utveckling som finns i många andra av landets kommuner ’ En samlad iakttagelse är att samtliga förvaltningar saknar dokumenthanteringssystem Vi föreslår att en förundersökning genomförs under 2014. Förundersökningens uppgift är att kartlägga behov och utvecklingspotential i respektive förvaltning, samt att definiera tydliga och kvantifierbara mål med att inför ett dokument- och ärendehanteringssystem i kommunen. I förstudien bör det också definieras närmare vilka resurser som kommer att krävas centralt och hos respektive förvaltning vid ett införande. Dessutom krävs en investeringspost i 2015-års budget samt att man ser över och höjer ramen för driften från och med systemets införande.
Nyckeltal
Begärd investering: kkr:
2014-04-08
Bokslut 2013 Prognos 2014 Budget 2015
2015 1 500
2016
2017
1
x xxx kkr x xxx kkr x xxx kkr
2018
2019
Objekt/Projekt Projektblad nr Upprättad den Upprättad av
Förtroendevalda
Förtroendevalda
2014-04-07 IT-avdelningen
KS 015
Beskrivning När den nya mandatperioden börjar 2015 finns det behov att byta ut samtliga förtroendevaldas iPad. När de infördes hanterade respektive nämnd detta, vilket har visat sig vara ett tungrott system. Det blir betydligt enklare om vi kan hantera inköp av all utrustning på ett ställe. Ambitionen förra mandatperioden var att utrustningen skulle hålla alla fyra åren. Det finns en osäkerhet i kostnaden eftersom man i de olika nämnderna har hanterat utrustning till ersättare olika. Kostnaden är beräknad på ca 100 enheter samt central utrustning. Skulle det behövas ytterligare läsplattor måste summan öka i motsvarande grad.
Nyckeltal
Begärd investering: kkr:
2014-04-08
Bokslut 2013 Prognos 2014 Budget 2015
2015 800
2016
2017
1
x xxx kkr x xxx kkr x xxx kkr
2018
