INDHOLD Standardprocedure for SILVAN ...................................................................................................... 1 A.
IT ........................................................................................................................................ 1
A.1. B.
Elektronisk dokumenthåndtering ....................................................................................... 1
Administration ....................................................................................................................... 1
B.1.
Varenummer .................................................................................................................. 1
B.2.
Pallegebyrer ................................................................................................................... 1
B.3.
Restordrer ..................................................................................................................... 1
B.4.
Leveringer til Køberens butikker og lagre ............................................................................ 1
B.5.
Direkte leveringer til Køberens kunder ............................................................................... 1
B.6.
Erstatningsvarer og reservedele ........................................................................................ 2
B.7.
Kampagner og specialtilbud .............................................................................................. 2
B.8.
Regel om undladelse af købsordrebekræftelse ..................................................................... 2
B.9.
Krav til bekræftelse af købsordrer ..................................................................................... 2
B.10.
Krav til faktura ............................................................................................................... 3
B.11.
M - mærkede varer ......................................................................................................... 3
B.12.
Forældet varebeholdning .................................................................................................. 3
B.13.
Åbninger, genåbninger, butiksombygninger og ændringer i sortimenter .................................. 3
C.
Leveringer til Centrallageret .................................................................................................... 4
C.1.
Modtagelsestider ............................................................................................................. 4
C.2.
Fakturaer på leveringer til Centrallageret skal sendes til ....................................................... 4
C.3.
Leveringsadresse på Centrallager ...................................................................................... 4
D.
Leveringer til butikker............................................................................................................. 5
D.1.
Modtagelsestider ............................................................................................................. 5
D.2.
Leverandørens tidsplan for levering til butikker.................................................................... 5
Bilag 1 – Pakliste ........................................................................................................................... 6 Bilag 2 – Leveringsformular ............................................................................................................. 7
Standardprocedure for SILVAN I denne S.P. refererer "Køber" udelukkende til SILVAN-kæden, en del af DT Group A/S, Daugbjergvej 15, DK8000 Århus C, CVR-nr. 55 82 84 15. A.
IT
A.1.
Elektronisk dokumenthåndtering
Alle Leverandører skal anvende elektronisk dataudveksling (EDI) med Køberen. Køberens EDI- kontaktoplysninger: E-mail:
[email protected] Tlf.: +45 8731 6900 B.
Administration
B.1.
Varenummer
Alle Varer skal mærkes med et TUN-nummer og registreres i TUN-systemet.
B.2.
Pallegebyrer
Se pkt. C.3.1. i Leverandørvejledningen. Ingen yderligere bemærkninger.
B.3.
Restordrer
Som generel regel gælder, at delleveringer ikke accepteres af Køberen. Restordrer vil blive afvist, og om nødvendigt vil en ny ordre blive oprettet. Hvis Leverandøren alligevel sender restordrer, forbeholder Køberen sig retten til at returnere varerne og debitere Leverandøren for fragtomkostningerne.
B.4.
Leveringer til Køberens butikker og lagre
I tilfælde af at de leverede varer eller mængder ikke svarer til de fakturerede varer eller mængder, vil Køberen fremsende en faktura til Leverandøren og automatisk trække beløbet fra betalingen. I tilfælde af forsinkelse skal Køberens butik informeres direkte, så snart forsinkelsen kommer til Leverandørens kendskab. Hvis forsinkelsen vedrører alle butikker eller Centrallageret, skal Køberens indkøbsafdeling informeres pr. e-mail, så snart Leverandøren bliver opmærksom på forsinkelsen. Hvis forsinkelsen ikke kan accepteres af Køberen, har Køberen ret til at annullere ordren.
B.5.
Direkte leveringer til Køberens kunder
Ordrer sendes til Leverandøren via EDI. Leveringsadresse, e-mail, telefonnummer og op til 40 tegn med meddelelser fra Køberens kunde sendes sammen med ordren, hvis disse oplysninger ikke allerede foreligger. Leverandøren skal bekræfte modtagelsen af ordren og leveringsdatoen over for Køberens butik pr. post, helst til
@silvan.dk. Online-ordrer skal bekræftes til [email protected]. Efter levering af varer efter aftale med Køberen til en kunde af Køberen skal følgesedlen sendes til den butik tilhørende Køberen, som afgav ordren. SIDE 1 AF 5 SILVAN-kæden er en del af DT Group A/S, Daugbjergvej 15, DK-8000 Århus C, CVR-nr. 55 82 84 15
I forbindelse med levering skal Leverandøren underrette Køberen 1 dag i forvejen. Hvis leveringstidspunktet ikke kan meddeles, skal Køberens kunde informeres om det senere telefonisk eller via sms. I tilfælde af forsinkelser skal Leverandøren underrette Køberens kunde telefonisk; hvis det ikke er muligt at nå Køberens kunde, skal Leverandøren underrette den butik tilhørende Køberen, der sendte ordren. På tidspunktet for afsendelsen af ordren skal Leverandøren både:
sende en følgeseddel til den butik tilhørende Køberen, som afgav ordren, pr. e-mail i henhold til bedste @silvan.dk.
sende en EDI-faktura eller benytte det webprogram, som Køberen stiller til rådighed til bekræftelse af afsendelse.
B.6.
Erstatningsvarer og reservedele
Leverandøren skal fortsætte med at yde vedligeholdelse og levere reservedele i et tidsrum på 36 måneder efter meddelelse om udgåede produkter.
B.7.
Kampagner og specialtilbud
Leverandøren skal bekræfte kampagnepriser skriftligt via kampagnebekræftelsesmeddelelsen, som Køberen sender til Leverandøren. Kampagnevarer skal leveres til Centrallageret 2 - 3 uger før kampagnens start eller til Køberens butik 1 - 2 uger før kampagnens start. Kampagnevarer leveres altid gratis.
B.8.
Regel om undladelse af købsordrebekræftelse
For at minimere omkostninger og optimere proceduren for afgivelse af købsordrer samt proceduren for bekræftelse af købsordrer er Parterne som udgangspunkt enige om, at en købsordrebekræftelse ikke er nødvendig. Dog skal Leverandøren ved særlige ordrevarer altid indsende en ordrebekræftelse til den relevante butik tilhørende Køberen via e-mail senest to arbejdsdage efter afgivelsen af ordren.
B.9.
Krav til bekræftelse af købsordrer
Parterne er enige om, at følgende oplysninger skal stå på købsordrebekræftelsen:
Leverandørens navn og adresse – inkl. momsnummer, hvis relevant
Køberens navn og adresse – inkl. momsnummer, hvis relevant
Købsordrenummer
Dato
Beskrivelse af bestilte varer
Vare (EAN- og varenummer)
Enheder (stk.) i henhold til købsordren
Mængde
Enhedspriser og valuta
Dato og tidspunkt for levering
Leveringssted SIDE 2 AF 5 SILVAN-kæden er en del af DT Group A/S, Daugbjergvej 15, DK-8000 Århus C, CVR-nr. 55 82 84 15
Incoterm 2010
Rabat
Fragt og forsikring, hvis aftalt med Køberen
Samlet købspris
Henvisning til Aftalen
Ordrebekræftelsen skal tydeligt anføre alt, som Leverandøren har til hensigt at fakturere, med nøjagtige beløb. B.10.
Krav til faktura
Den fakturerede pris skal svare til den pris, der er angivet på købsordren. Alle uoverensstemmelser mellem indholdet af købsordren og Leverandørens faktura skal afklares mellem Leverandøren og Køberen, inden fakturaen sendes til Køberen. Parterne er enige om, at følgende oplysninger skal stå på fakturaen:
Leverandørens navn og adresse – inkl. momsnummer, hvis relevant
Køberens navn og adresse – inkl. momsnummer, hvis relevant
Købsordrenummer
Dato
Beskrivelse af bestilte varer
Vare (EAN- og varenummer)
Enheder (stk.) i henhold til købsordren
Mængde
Enhedspriser og valuta
Dato og tidspunkt for levering
Leveringssted
Incoterm 2010
Rabat
Fragt og forsikring, hvis aftalt med Køberen
Samlet købspris
Henvisning til Aftalen
B.11.
M - mærkede varer
Leverandøren skal underrette SILVAN om midlertidigt udsolgte varer, hos SILVAN defineret som M- mærkede produkter, på adressen [email protected] med en kopi til indkøberen i Silvans indkøbsafdeling. B.12.
Forældet varebeholdning
Med henvisning til den Kommercielle Aftale, pkt. 7.2, er forældet varebeholdning defineret som produkter, hvoraf færre end eller svarende til 80 % af Køberens butikker har solgt en emballagestørrelse inden for 6 på hinanden følgende måneder. B.13.
Åbninger, genåbninger, butiksombygninger og ændringer i sortimenter
Leverandøren er forpligtet til at stille personale til rådighed for åbninger, genåbninger, butiksombygninger og ændringer i sortimenter eller at dække omkostningerne hertil. Køberen kan benytte et eksternt firma til dette og lade sidstnævnte fakturere Leverandøren efter forudgående aftale. Med hensyn til ombygning og genåbning af eksisterende butikker tilhørende Køber samt åbning af nye butikker tilhørende Køber skal Leverandøren udstille produkterne i henhold til tegninger og planogrammer, som angives af Køberen. I tilfælde af afvigelser er Leverandøren forpligtet til at udbedre fejlene for egen regning. SIDE 3 AF 5 SILVAN-kæden er en del af DT Group A/S, Daugbjergvej 15, DK-8000 Århus C, CVR-nr. 55 82 84 15
Leverandøren er forpligtet til aktivt at deltage i varerelateret oplæring af Køberens medarbejdere.
C.
Leveringer til Centrallageret
C.1.
Modtagelsestider
Alle leveringer til Køberen skal ske i overensstemmelse med følgende tidsplan: Centrallager (lokal tid) Køberen
Mandag - torsdag kl. 7 - 14 Fredag kl. 7 - 13
Alle Centrallagre har lukket for levering på lokale officielle fridage. Køberen kan afvise levering, hvis det er uden for ovennævnte tidsramme. Leverandøren skal have en skriftlig aftale med Køberen, hvis levering skal finde sted på tidspunkter, der ikke er omfattet ovenfor. Alle leveringer skal varsles pr. e-mail mindst 48 timer i forvejen. Varslingen skal indeholde købsordrenummer og nummer på lastvogn eller container. Ud over ovenstående skal leveringer via søfragt varsles pr. e-mail senest 4 uger før den forventede ankomst.
C.2.
Fakturaer på leveringer til Centrallageret skal sendes til
SILVAN DISTRIBUTIONSCENTER DAUGBJERGVEJ 15 8000 AARHUS C DANMARK C.3.
Leveringsadresse på Centrallager
Adresser: SILVAN C/O DKI LOGISTICS A/S EGESKOVEJ 19 8700 HORSENS DANMARK
Kontaktperson: Martin Just Mortensen Tlf.: +45 7020 2408 Mobil: +45 51631550 E-mail: [email protected], [email protected]
------------------------------------SILVAN C/O DKI LOGISTICS A/S MIMERSVEJ 5, PORT 29 - 37 4600 KØGE DANMARK
SIDE 4 AF 5 SILVAN-kæden er en del af DT Group A/S, Daugbjergvej 15, DK-8000 Århus C, CVR-nr. 55 82 84 15
Kontaktperson: Kim Jørgensen Mobil: +45 2023 4807 E-mail: [email protected], [email protected]
D.
Leveringer til butikker
D.1.
Modtagelsestider Butik (lokal tid) Køberens butikker
Mandag - fredag kl. 8 - 14
Alle Køberens butikker har lukket for levering på lokale officielle fridage. I tilfælde af at leveringen ikke er i overensstemmelse med ordren/ordrebekræftelsen, skal Køberens butik underrettes pr. e-mail, bedst på adressen @silvan.dk mindst 48 timer i forvejen. Varslingen skal indeholde købsordrenummer og nummer på lastvogn eller container.
D.2.
Leverandørens tidsplan for levering til butikker
Leverandøren er forpligtet til at udfylde Køberens Leveringsformular, bilag 2, med følgende oplysninger: a.
Leverandørnummer (dvs. Køberens interne leverandørnummer, jf. pkt. 1) og Leverandørens navn.
b.
Antal dage fra Leverandørens modtagelse af ordren til leveringen til Køberens butik/det relevante sted.
c.
Angiv, på hvilke dage Leverandøren kan levere til hver enkelt butik/det enkelte sted.
Desuden skal følgende bemærkes: I forbindelse med officielle fridage og andre dage, hvor Køberen ikke behøver levering, f.eks. under lageropgørelse, vil Køberen gøre brug af den næst følgende mulige leveringsdag. Ændringer i den almindelige levering skal godkendes af Køberens logistikafdeling og varsles af Leverandøren, senest en måned før ændringen træder i kraft. Hvis Leverandøren ikke melder tilbage, vil Køberen fastlægge leveringsdatoer og ordrebehandlingsdage, som er tre arbejdsdage fra den dato, hvor ordren modtages af Leverandøren.
SIDE 5 AF 5 SILVAN-kæden er en del af DT Group A/S, Daugbjergvej 15, DK-8000 Århus C, CVR-nr. 55 82 84 15
Bilag 1 – Pakliste
Bilag 2 – Leveringsformular
Leverandør-nr. og -navn: Leveringstid er defineret som antal arbejdsdage fra modtagelse af ordren til levering i butik. Hvis man f.eks. modtager en ordre om mandagen og leverer den torsdag, er leveringstiden 3 arbejdsdage. Hvis de forskellige butikker eller grupper af butikker, f.eks. regioner, har forskellige antal dage, skal nedenstående tabel benyttes.
Leveringstid
Fast leveringsdag Brug kun nedenstående tabel, hvis hver butik har en fast leveringsdag, eller hvis hver butik har sin egen leveringstid. Bemærk, at vores almindelige kunder vil opleve et lavere serviceniveau, hvis leveringsdagen er fast, da SILVAN ikke er i stand til at reagere hurtigt på små ændringer i markedsadfærden. Fast leveringsdag Butiksnumme r 137 177 187 197 257 277 287 297 347 377 397 447 467 487 497 557 577 587 591 593 594 595 596 637 638 640 647 662 665 666 667 737 757 787 807 817 877 357 527 547
Postnumme r 9000 9900 8500 8920 8000 8700 8200 8600 7100 6715 7000 5000 5800 5700 4200 3400 2500 2600 6400 4300 2630 5230 3000 1560 2770 8800 2400 2720 2670 6000 3460 4800 4930 2750 2860 4000 3600 6760 3230 4500
By Ålborg Frederikshavn Grenå Randers Århus Horsens Skejby Silkeborg Vejle Esbjerg Fredericia Odense V Nyborg Svendborg Slagelse Hillerød Valby Glostrup Sønderborg Holbæk Taastrup (City 2) Odense SØ Helsingør Fisketorvet Tårnby Viborg Nørrebro Vanløse Greve Kolding Birkerød Nykøbing F. Maribo Ballerup Gladsaxe Roskilde Frederikssund Ribe Græsted Nykøbing Sj.
Leveringsti d
Man
Tirs
Ons
Hvis du har spørgsmål, bedes du kontakte SILVANs logistikafdeling på adressen [email protected]
Tors
Fre
