Il Sistema di Comunità Tematiche della Community Network E-R
A cura del Coordinamento del Sistema a rete della Community Network dell'Emilia-Romagna
[email protected] D.G.C. Organizzazione, Personale, Sistemi informativi e Telematica c/o Servizio Sviluppo Amministrazione Digitale e Sistemi Informativi Geografici
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1. Il Sistema di Comunità Tematiche: finalità
Il sistema delle Comunità Tematiche è lo strumento sul quale si fonda lo sviluppo operativo delle attività della Community Network Emilia-Romagna e rappresenta uno degli strumenti di governance dell’intero Sistema a rete regionale. La CN-ER, infatti, è stata pensata e costruita affinché tutti gli enti possano disporre degli stessi strumenti e opportunità, per sfruttare i vantaggi e le potenzialità che si accompagnano allo sviluppo della società dell’informazione e al dispiegamento dei processi di e-government. Il modello di cooperazione interistituzionale che sottende la CN-ER intende rispondere a esigenze concrete e bisogni strategici di tutti gli attori attuali, potenziali e futuri coinvolti nei processi d’innovazione: lavorare insieme, condividere strumenti, conoscenze e metodi e valorizzare le eccellenze e le vocazioni di ogni territorio. Il primo prodotto della CN-ER, il Progetto di Sistema a rete regionale, è nato in questo spirito ed ha evidenziato quanto il raggiungimento degli obiettivi sia legato allo sviluppo di un nuovo modello organizzativo che permetta di produrre e garantire i prodotti (servizi attivati in termini di soluzioni tecnologiche, procedimentali e organizzative) e, al tempo stesso, coltivare il sistema di relazioni tra tutti i soggetti degli enti investiti dall’innovazione, non solo il responsabili informatici e dei sistemi informativi quindi, ma anche i responsabili e i funzionari dei servizi. Il Sistema delle Comunità Tematiche è stato pensato per rispondere a entrambe queste esigenze, nel tentativo di creare un ambiente di lavoro e condivisione della conoscenza, nella consapevolezza che l’informazione assume valore solo se resa accessibile e fruibile. La logica con cui nascono le CT è appunto quelle di esplorare insieme un campo tematico, sfruttando al massimo il know-how presente su tutto il territorio e facendo anche emergere nuove best practice, rispetto a quanto già delineato nel Sistema a rete con l’identificazione dei tutor. Per loro natura le CT costituiscono un ambiente ideale per implementare le strategie esistenti e svilupparne di nuove, offrendo gli elementi conoscitivi ed esperienziali necessari alla realizzazione di prodotti e servizi a vantaggio dell’intero sistema regionale. Pertanto le prime attività realizzate nell’ambito del Sistema di Comunità Tematiche (così come descritto di seguito) saranno indirizzate alla realizzazione/dispiegamento dei servizi descritti nel Progetto di Sistema a rete regionale e integrati in diversi progetti del Piano Telematico. In particolare, le iniziative progettuali del Piano Telematico che coinvolgeranno in prima battuta il Sistema delle Comunità Tematiche per la realizzazione del Sistema a rete regionale sono principalmente riconducibili a tre macro aree d'intervento: •
Anagrafi, con le iniziative: o
SIMPER: Anagrafe Regionali delle Imprese e portale di servizi
o
Anagrafe del territorio Comunità Tematiche
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o •
•
Anagrafe della popolazione e circolarità anagrafica
Centri di competenza, con il: o
Centro di competenza riuso
o
Centro di competenza DOCAREA
Filiere servizi e-government, con i progetti o
Catasto e fiscalità
o
SIV: Sistema Informativo della Viabilità
o
Pianificazione e gestione del territorio
o
Co-design dei servizi pubblici on-line per cittadini e imprese
o
ComunicAzione: comunicazione dell'e-government in Emilia-Romagna
Sulla base di quanto affermato sopra, è tuttavia evidente che il Sistema di Comunità Tematiche non esaurisce il suo compito con la realizzazione di quanto previsto nel progetto di Sistema a rete regionale, ma al contrario si auspica possa essere il modello organizzativo per la gestione della conoscenza e la governance dell’innovazione anche nell’ambito di progetti che potranno essere proposti e realizzati nei prossimi anni. Con questo spirito si procederà, ad esempio, alla costituzione della Comunità Tematica “Soluzioni web per e-inclusion” in relazione al progetto RAcER: Rete per l’accessibilità in Emilia-Romagna del Piano Telematico. Partecipare alla costruzione e alla vita delle comunità tematiche significa coltivare il senso di identità professionale, creando così una rete che può indurre nel tempo reali processi di innovazione e cambiamento. Le Comunità Tematiche non devono essere luoghi in cui si discute astrattamente di un dato set di problemi: la loro efficacia deriva dal fatto che i contenuti discussi soddisfano le esigenze di operatività, tempestività e contestualizzazione messe in campo dai partecipanti/professionisti. La realizzazione di un Comunità Tematica permette di costruire, nel tempo: •
un repertorio condiviso di risorse
•
un linguaggio comune
•
stili d’azione convergenti
•
routine (comuni modalità ricorrenti) d’azione e di pensiero
Per questi motivi è fondamentale investire e adoperarsi per un adeguato coinvolgimento dei soggetti provenienti da tutto il territorio emiliano-romagnolo, in termini di rappresentatività e di competenza professionale, così da garantire la creazione di una rete che travalichi i confini organizzativi della singola istituzione, favorendo le relazioni interorganizzative e contribuendo a creare una sorta di organizzazione estesa necessaria e servente alle iniziative messe in campo dal singolo ente come dall’intero sistema. Le CT sono anche il primo contesto nel quale si inquadra la formazione, infatti:
sono luogo per lo scambio di conoscenze e saperi che contribuiscono a formare chi vi prende parte: sono per certi versi comunità di apprendimento non formalizzate;
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Comunità Tematiche
a livello regionale, è assegnato specificatamente il compito di preparare linee-guida e materiali per la formazione;
possono essere intese e fatte evolvere, anche oltre i limiti del momento puramente progettuale, come comunità di pratica in cui il personale delle pubbliche amministrazioni che affrontano la messa in esercizio dei nuovi servizi, delle nuove procedure, dei nuovi modelli organizzativi, può scambiare esperienze anche allo scopo di risolvere problemi comuni.
Sarà per tanto indispensabile accompagnare lo sviluppo delle CT con l’elaborazione di un modello formativo che impedisca di disperderne il portato di conoscenze. Tale modello dovrà porre tra i suoi fini quello di:
intercettare i saperi impliciti e le dinamiche di apprendimento in gioco negli scambi entro le CT anche per riversarne le esperienze in comunità di apprendimento strutturate;
definire le modalità di formalizzazione dei materiali prodotti dalle CT in modo che possano essere sviluppati abbastanza agevolmente in materiali per la formazione, anche in eLearning;
identificare coloro che, entro le CT, possano porsi come “esperti di materia” la cui esperienza possa essere messe al servizio di attività formative in senso lato;
progettare l’evoluzione delle Comunità Tematiche in comunità di pratica a sostegno della messa in esercizio dei nuovi servizi e di quel cambiamento organizzativo (in termini di semplificazione e trasparenza) che dovrebbe essere il maggiore effetto di lunga durata non solo dei progetti di riuso ma anche dell’istituzione della CN ER.
Comunità Tematiche
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2.
Logiche di funzionamento
Articolazione Il lavori del sistema delle Comunità Tematiche si sviluppano secondo una logica a rete che coinvolge il livello provinciale (con la creazione di Comunità Locali articolate in sotto-comunità di materia) e il livello regionale (con la creazione di Comunità Tematiche a livello regionale) come descritto di seguito.
Comunità Locale
Sotto comunità di materia
Membri della TF partecipanti alla CT
Comunità Tematica a livello regionale
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Comunità Tematiche
Comunità Locale La Comunità Locale (una per ogni territorio provinciale) accoglie gli Enti locali di ciascun territorio provinciale affinché i nuovi servizi di cui saranno beneficiari e dispiegatori raccolgano quanto più possibile i loro fabbisogni e risolvano le problematiche locali che il processo di riuso implica. Il coordinamento della Comunità Locale è affidato al Responsabile del Dispiegamento a livello locale che ha il compito di governare gli interventi e coordinare tutte le attività inerenti la diffusione sul proprio territorio delle soluzioni (e relativi servizi). In particolare il Responsabile del Dispiegamento dovrà: •
gestire l’architettura centrale del sistema anche attraverso il coordinamento dei SIA presenti sul territorio
•
animare la Comunità Locale (organizzare gli incontri, facilitare le discussioni, mettere a disposizione documentazione, etc.);
•
presidiare il processo di realizzazione delle attività (consegna stati d’avanzamento, produzione deliverable, etc.)
Ferma restando l’autonomia organizzativa in capo a ciascun ente e territorio provinciale, il RD nello svolgimento di tali funzioni sarà supportato dallo staff centrale di coordinamento e si avvarrà di uno staff che deve mettere in campo competenze di management e competenza tecniche, per coprire le seguenti funzioni: •
Project Management
•
Segreteria Tecnica
•
Relazioni con gli enti locali
•
Presidio tecnico dell’architettura di sistema complessivo
Il Responsabile del Dispiegamento definisce le azioni da svolgere in ambito locale in raccordo con i Responsabili dei Progetti del Programma Operativo del Piano Telematico per l’attuazione del Progetto di Sistema a rete regionale. La partecipazione di ciascuna Comunità Locale alla vita dell’intero sistema delle CT si realizza per mezzo della Task Force locale in due fasi: o
“Fase ascendente” (dal livello locale al livello regionale) attraverso la raccolta di esigenze e fabbisogni in relazione alla soluzioni d’interesse.
o
“Fase discendente” (dal livello regionale a livello locale) supportando il dispiegamento di dei servizi e diffondendo la conoscenza sul territorio.
L’organizzazione di dettaglio delle Comunità Locali è lasciata all’autonomia dei singoli territori provinciali, tuttavia devono essere garantiti alcuni elementi cruciali: o
la Comunità Locale, laddove non presente, è auspicabile che nasca;
Comunità Tematiche
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o
al fine di garantire un efficace svolgimento delle funzioni di cui sopra, la Comunità Locale deve articolarsi in sotto-comunità tematiche (ai lavori dei quali parteciperanno referenti, esperti nei diversi temi messi in gioco dalle iniziative progettuali, provenienti dagli Enti Locali del territorio).
Task Force locale Il Responsabile del Dispiegamento locale per lo svolgimento delle sue funzioni si avvale della Task Force locale che è composta, oltre che dallo staff del RD, dai referenti esperti di materia ed esperti tecnici provenienti dalle diverse realtà locali. La Task Force è composta da: •
staff del RD
•
esperti di materia ed esperti tecnici di servizio dei Comuni (e/o delle forme associative e SIA) e, per tutte le materie di sua specifica competenza, delle Province.
La task force deve prevedere un numero di partecipanti non particolarmente elevato, ma tuttavia sufficiente a “coprire” tutti i temi di interesse per quel territorio provinciale. Infatti, nel momento in cui “sale” a livello regionale, la Task Force si riaggrega dinamicamente e di volta in volta in funzione del tema, coinvolgendo le figure necessarie a prendere parte attivamente ai lavori di ciascuna Comunità Tematica cui è chiamata a partecipare.
Dalla Task Force locale alla Comunità tematica a livello regionale La Comunità Tematica relativa ad un dato tema accoglie i componenti delle Task Force locali e i partecipanti regionali relativi al tema stesso. Il coordinamento è affidato al Community Manager (le cui funzioni sono descritte di seguito). Esplorando insieme un campo tematico, i partecipanti alla CT mettono a fattor comune il knowhow presente su tutto il territorio, creando un ambiente favorevole all’implementazione delle strategie esistenti, nonché allo sviluppo di nuove, ed offrendo gli elementi conoscitivi ed esperienziali necessari alla realizzazione di prodotti e servizi a vantaggio dell’intero sistema regionale. La CT ha infatti il compito di individuare le attività tecniche e organizzative, relative a soluzioni applicative verticali o a funzionalità trasversali, che possano facilitare il successivo dispiegamento delle soluzioni e dei servizi, garantendo la convergenza dei bisogni e delle richieste di tutti i territori interessati al riuso e la definizione di standard di valenza regionale. Accanto a queste CT, sono presenti CT che si occupano di tematiche trasversali, ovvero non vincolate allo specifico dell’una o dell’altra soluzione e filiera di servizi. Esse riguardano la comunicazione dei servizi, la misurazione dei processi realizzati tramite il loro dispiegamento, la
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possibilità di condividerne la progettazione con i vari stakeholder a partire dal principale: gli utilizzatori finali e la diffusione di una cultura per il web accessibile. A queste CT prendono parte, come alle precedenti, rappresentanze di enti locali, ma anche, laddove necessario, rappresentanze dei destinatari dei servizi esterni alla PA, ovvero di cittadini, professionisti e imprese. Esse, in alcuni casi, si concentrano su un numero limitato di servizi e sono il luogo deputato ad esperienze-modello tese ad elaborare metodologie che, laddove possibile, verranno applicate immediatamente al processo di riuso dei servizi (favorendo – se risultasse necessario – una loro parziale riprogettazione), ma che soprattutto mirano a riversarsi sul territorio regionale almeno come buone pratiche che agevolino il mantenimento e miglioramento in esercizio dei servizi stessi.
Coordinamento L’intero sistema delle Comunità Tematiche opera sotto il coordinamento generale posto in capo alla Regione e per ciascuna Comunità Tematica di livello regionale è previsto un coordinamento specifico (Community Manager) che può essere svolto da un referente della Regione o di un Ente Locale designato, in funzione del tema trattato e/o delle soluzioni ricompresse nell’ambito della CT stessa. Il Community Manager ha il compito di coltivare la crescita della CT, supportando persone che condividono un interesse comune, indirizzando l’interesse della comunità verso gli obiettivi prefissati, stimolando la creazione di un senso d’appartenenza, facilitando la comunicazione e la condivisione di informazioni e conoscenze, incoraggiando l’utilizzo della tecnologia per la comunicazione. I compiti dei Community Manager attengono per lo più alla sfera relazionale al fine di creare la rete di relazioni e competenze cruciale alla sopravvivenza delle CT nel tempo e al di là dei progetti attualmente in corso di realizzazione. Al tempo stesso, e proprio in relazione ai progetti in corso, il Community Manager manterrà un rapporto privilegiato e diretto con il/i responsabili dei Progetti di riferimento del Piano Operativo (RPpo) al fine di indirizzare al meglio le attività della CT stessa. Nello svolgimento delle sue funzioni il Community Manager si avvale del supporto: •
dei tutor, portatori di know-how sulle soluzioni;
•
dello staff di coordinamento centrale, per quanto attiene la componente organizzativa, nonché la relazione con i contenuti delle iniziative di riferimento del Piano Telematico.
Il Community Manager si relaziona con e supporta i Responsabili del Dispiegamento a livello locale in particolare attraverso la relazione con i componenti della Task Force provinciale che prendono parte ai lavori della CT stessa. Questi ultimi, partecipando attivamente alla vita della Comunità Tematica potranno riportarne sul territorio i prodotti, garantendo così il supporto conoscitivo necessario al dispiegamento dei servizi.
Comunità Tematiche
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RPpo
CM
RD
Attività delle Comunità Tematiche Le attività delle Comunità Tematiche hanno come obiettivo di massima quello di dare vita ad un ambiente di condivisione della conoscenza, scambio di esperienze e creazione di innovazione attraverso il contributo di ciascuno dei soggetti coinvolti. Grazie alla creazione di tale ambiente di condivisione, ogni CT è in grado poi di perseguire obiettivi specifici legati alla realizzazione del Progetto di Sistema a rete regionale e delle iniziative correlate ricomprese nel Piano Telematico. Tali obiettivi, definiti dal Community Manager in collaborazione con lo staff di coordinamento centrale e con l’apporto dei componenti stessi della CT, in qualità di esperti del tema, costituiscono il portato che ogni CT produce a vantaggio della Sistema e della CN-ER. Inoltre, per la realizzazione del progetto di Sistema a rete regionale e la concretizzazione dei processi di Riuso, le Comunità Tematiche agiscono a supporto del progetto Pilota. In particolare le Comunità Tematiche supportano i seguenti processi legati all’uso e riuso delle soluzioni: •
verifica dell’applicabilità dei servizi a gruppi di comuni di piccola dimensione e definizione degli eventuali adattamenti ed estensioni;
•
individuazione dei servizi prioritari (eventuale) e dei livelli incrementali di dispiegamento, in relazione al contesto in cui opera ciascun Ente;
•
individuazione e progettazione degli adattamenti, estensioni ed integrazioni con altre iniziative;
•
individuazione e progettazione delle architetture di integrazione con i back-office sulla base degli standard già definiti;
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Comunità Tematiche
•
contributo alla realizzazione della “master copy regionale” del software;
•
verifica e l’eventuale revisione dei percorsi formativi già realizzati e dei relativi materiali;
•
verifica e rielaborazione dei processi di dispiegamento e di gestione, con particolare attenzione all’impatto derivante dall’aggregazione dei Comuni;
•
produzione di manuali/linee guida: o
tecniche (di supporto alla fase di impianto tecnologico)
o
organizzative (per la gestione dell’impatto nei diversi enti dispiegatori)
o
amministrative e normative (per le redazione di direttive e regolamenti attuativi e l’adeguamento normativo)
o
formative (per la formazione del personale)
o
comunicative (per la promozione verso cittadini e imprese) – in sinergia con il lavoro della CT trasversale
o
di valutazione
In un’ottica di azione sistemica e di offerta integrata di servizi, quale quella che sottende sia la costruzione del Progetto di sistema a rete sia le iniziative del Piano Telematico, è evidente che ogni CT deve lavorare in maniera omogenea rispetto a quanto stabilito nell’ambito dei progetti, assicurando la necessaria integrazione con quanto prodotto nelle CT più strettamente connesse dal punto di vista tematico. I prodotti di diversa natura frutto del lavoro di ciascuna CT devono essere fruibili e trasferibili ad altri soggetti della CN-ER che ne facciano richiesta nello svolgimento delle proprie funzioni, assicurando in tal modo la reale crescita dell’intero sistema e della Community Network e favorendo la reale diffusione della conoscenza.
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