Il modo in cui operiamo

www.pwc.com/it

Il modo in cui operiamo II nostro codice di comportamento professionale

Indice Introduzione al Codice di Comportamento • Il modo in cui operiamo: il nostro codice di comportamento professionale • Valori, Principi, Politiche • Guida per un etico processo di decisione

1 1 3

Utilizza il Codice I nostri doveri 4 • • • • • • • •

Cos’è il Programma di Comportamento Etico e Professionale? Ufficio di Comportamento Etico e Professionale Una strategia Globale Il Codice Rispettare gli impegni condividendoli Cercare assistenza e segnalare violazioni Disciplina per violazioni Sanzioni disciplinari

Responsabilità verso i nostri clienti

I nostri doveri • Offrire servizi ai nostri clienti • Mantenere l’indipendenza • Utilizzo e tutela delle informazioni del cliente • Preservare la riservatezza del cliente • Informazioni segrete • Informazioni riservate e Insider Trading • Evitare conflitti di interesse • Standard professionali e performance • Rispettare le regole e la proprietà del cliente

Responsabilità verso il nostro personale

I nostri doveri • Trattare i colleghi con rispetto, cortesia e dignità • Rispettare la privacy del lavoratore • Diversità • Pari opportunità di lavoro, programma contro le discriminazioni • Molestie sessuali e di altra natura • Uso corretto di strumenti di comunicazione • Rapporti di parentela e relazioni personali • Mantenere la sicurezza sul posto di lavoro • Sostanze stupefacenti e alcool sul posto di lavoro • Proteggere l’ambiente

4 4 4 5 5 6 6 7

8 8 8 9 10 11 12 13 14 15

17 17 18 20 21 22 24 25 27 28 29

Indice (seguito) Responsabilità verso la nostra organizzazione I nostri doveri • • • • • • • • •

Proteggere i beni di PwC Proprietà intellettuale e informazioni di proprietà esclusiva e confidenziali Computer, altre apparecchiature e sicurezza della rete Gestire il rischio relativo al cliente Attività esterne Rendiconti della società/associazione e ore lavorate Rappresentare PwC: immagine pubblica e comunicazione pubblica Impegnarsi contrattualmente e firmare per conto della società/associazione Procedure legali

30

30 31 32 36 36 39 41 44 44

Attività concorrenziali I nostri doveri 46 • • • • •

Concorrenza leale Regali, intrattenimenti e regalie Principi generali Linee guida specifiche Proteggere i diritti di proprietà intellettuale di terzi

Interagire con Enti Governativi

I nostri doveri • Mantenere elevati standard Etici • Stipulazione di contratti con Enti Governativi • Attività sui rapporti con Enti Governativi

Operare su scala globale

46 49 49 50 51

52 52 52 53

I nostri doveri • Norme sul business globale

54 54

Processo etico di decisione

55

• La guida per un etico processo di decisione • Grafico per un etico processo di decisione • Il programma di comportamento etico e professionale: L’operatività del processo grafico del processo Indice delle domande e delle risposte

55 56 57 59

Introduzione al Codice di Comportamento Il modo in cui operiamo: il nostro codice di comportamento professionale “Il modo in cui operiamo” è il nostro codice di comportamento professionale vigente in Italia. Tale codice contiene informazioni su una vasta gamma di linee guida riguardanti obblighi di natura legale e professionale, relazioni con il cliente e altri rapporti aziendali, disposizioni organizzative ed amministrative nonché sul comportamento personale. Esso si fonda su valori e principi di comportamento, professionale e personale generalmente richiesti dalla nostra organizzazione. Considera il codice come uno strumento. Non solo riassume le politiche che regolano il nostro comportamento in veste di lavoratore/collaboratore PwC, ma fornisce altresì molteplici suggerimenti per aiutarci ad aderire alle politiche enunciate, persino se tale osservanza risultasse difficile. Quando non comprendi una linea guida, o non sai se possa essere applicabile al tuo caso; quando ti senti costretto a violare una politica e temi una ritorsione se non cedi a tale pressione, o riporti la tua preoccupazione su un’eventuale violazione delle politiche, il codice ti spiega in che modo e dove trovare assistenza. Tuttavia il codice e le nostre altre politiche non si sostituiscono al tuo buon giudizio e al giudizio dei tuoi colleghi, giudizi che devono invece interagire al fine di conservare la nostra cultura di integrità. Svolgere la propria attività in conformità alle linee guida previste dal codice avrà un effetto positivo su di te, i tuoi colleghi e PwC. Ti mostrerà che sei degno della fiducia che è stata riposta in te. Ti aiuterà a vivere secondo i tuoi principi e i valori aziendali. Ricorda, tuttavia, che non è facoltativo comportarsi in conformità alle regole, poiché eventuali inosservanze possono causare serie conseguenze su tutti noi, i clienti e il network PwC. Il codice è un documento molto democratico: si applica in egual misura al personale PwC di ogni livello. I comportamenti non in linea con le sue disposizioni saranno trattati di conseguenza.

Valori, Principi, Politiche I dodici valori fondamentali di PwC sono:

Eccellenza Lavoro di Gruppo Leadership Innovazione





Relazioni





Coraggio

Formazione





Rispetto





Lungimiranza

Flessibilità





Condivisione





Integrità 1

Ci aspettiamo che tali valori definiscano chi siamo e cosa rappresentiamo, ci uniscano nella nostra organizzazione globale, multiculturale ed eterogenea, e convincano le persone a lavorare per noi ed i clienti a lavorare con noi. Se non si traducono in azione, questi valori rimangono semplicemente parole su carta. Come organizzazione e come individui, siamo tenuti a vivere, nel nostro ambiente di lavoro, secondo questi principi e dobbiamo applicarli in modo corretto, eticamente ed onorevolmente. Alcuni valori sono di natura deontologica: integrità, rispetto, condivisione. Altri possono essere etici o meno, secondo la loro modalità di applicazione. Per esempio, è possibile competere eticamente ed onorevolmente sul mercato, sviluppando metodi innovativi per rendere servizi ai propri clienti; ma esistono altresì metodi “innovativi” per guadagnare vantaggi non giustificati e ricevere ricompense non meritate. Come possiamo vivere seguendo i nostri valori nel modo corretto? Il primo passo prevede di sviluppare ed osservare principi generali di comportamento che definiscono come interagiamo tra noi, con i clienti ed i nostri interlocutori. Se ciascuno redigesse un elenco di tali principi, molto probabilmente si otterrebbe un risultato simile: • • • • • •

Osservare la legge, essere membri validi e attivi di tutti gli organismi a livello locale e globale Agire in modo equo ed onesto in tutte le relazioni Soddisfare fedelmente gli obblighi professionali Mantenere le promesse Trattare gli altri con cortesia e sensibilità Riconoscere che comportamento personale e reputazione sono indispensabili per il nostro successo, e agire di conseguenza • Sforzarsi di agire al meglio delle nostre capacità, e sfidare continuamente i limiti di tali capacità • Valutare le conseguenze potenziali delle nostre azioni, cercare assistenza nel prendere decisioni complesse e ritenersi responsabili • Dirigere in modo esemplare, sia da un punto di vista personale, che professionale Secondo passo – aderire alle nostre politiche. La nostra organizzazione globale e le sue member firms hanno politiche che delineano le aspettative definite da PwC per la società/associazione stessa, il suo personale, e le aspettative dei terzi. Tali politiche includono: • le politiche interne che stabiliscono come operiamo e conduciamo il business: politiche amministrative, politiche delle risorse umane e politiche che regolano le relazioni con il cliente; • standard tecnico-professionali nelle diverse discipline; • leggi e norme che regolano molti aspetti della nostra gestione interna e delle attività esterne. Il rapporto che intercorre tra le politiche da seguire, i principi generali di comportamento e i valori aziendali potrebbe non risultare sempre palese. Tuttavia, se consideri attentamente ciascuna linea guida, troverai sempre una connessione con uno o più principi o valori. Ognuno di noi è tenuto ad osservare sia le politiche globali di PwC sia quelle della propria società/ associazione per non esporre colleghi, clienti e l’intera organizzazione a rischi e danni considerevoli. Una corretta osservanza può aiutare PwC a diventare la Firm più prestigiosa ed affidabile per il nostro personale, i clienti ed il mercato. Il modo in cui operiamo è la tua guida alle politiche di PwC e alle risorse a tua disposizione per aiutarti ad osservarle.

2

Guida per un etico processo di decisione Uno strumento di primaria importanza incluso nel codice è la Guida per un etico processo di decisione (pagina 56). Questa guida contiene tutte le risorse e informazioni disponibili relative al nostro progetto sul Comportamento Etico e Professionale e sul Codice di Comportamento, aggiunte alla tua coscienza, alla tua capacità di giudizio etico e al tuo buon senso. Tutto questo in una serie di passi logici che vanno dalla definizione del problema fino all’identificazione e attuazione della sua soluzione. La guida è uno strumento utile da usare nei processi decisionali e specialmente quando devi affrontare una decisione complessa che ha implicazioni etiche per te o per il network PwC. Per esempio: • se hai una domanda riguardante un problema di carattere deontologico o legale che coinvolga te o PwC; • se non sei sicuro in merito alla linea di condotta deontologica in una situazione specifica; • se ti è stato richiesto da un cliente o un altro individuo di PwC di svolgere un compito che ritieni sbagliato, immorale e contraddittorio ai tuoi valori o forse illegale; oppure • se sei a conoscenza o sospetti un comportamento illegale o immorale da parte di altri sia presso PwC sia presso il cliente. Consulta la nostra guida alla sezione Guida per un etico processo di decisione (a pagina 56) per decidere una linea di condotta appropriata.

Utilizza il codice! Cerca aiuto! Consultati! Osservare al meglio le politiche, che definiscono i nostri obblighi professionali, è una sfida. Il codice ti aiuta ad affrontare tale sfida. Impara a conoscere il codice. Utilizza le fonti informative ivi contenute. Nel caso in cui non comprendessi una politica, chiedi assistenza. Se ti imbatti in un problema etico difficile, chiedi aiuto. Non giungere a conclusioni o non prendere decisioni senza prima documentarti.

Consultati! Utilizza il codice, ed il codice ti aiuterà.

3

Utilizza il Codice I nostri doveri

Essere guidati dal Codice e dalle altre fonti informative sul Programma di Comportamento Etico e Professionale durante difficili processi decisionali riguardanti questioni etiche, leggi, regolamenti o domande inerenti le politiche; Ricordare che non siamo gli unici a dover trovare le risposte giuste alle questioni complesse e impegnative; Rispettare l’impegno comune per conoscere e comprendere le politiche e le linee guida spiegate nel codice, oltre ai valori societari sui quali si fondano; Assumersi la propria responsabilità per guidare gli altri, chiedere assistenza e segnalare un comportamento scorretto.

Servizi Human Resources - Normativa Giuslavoristica di SAP Srl ed è responsabile della gestione del Programma di Comportamento Etico Il Programma di Comportamento Etico e e Professionale. Esso conserva e aggiorna il Professionale di PwC (il “programma”) è una Codice, sviluppa e supervisiona l’effettiva risorsa esauriente, ideata per guidare ognuno di formazione in ambito etico, identifica e applica le noi a vivere secondo i valori, i principi e gli migliori procedure, e fornisce tempestivamente standard aziendali e a prendere le giuste decisioni avvertenze su problematiche emergenti per quando affrontiamo questioni etiche o domande delineare la direzione futura del programma. La inerenti le politiche. Gli elementi del programma supervisione globale del Programma di includono il presente codice, Il modo in cui Comportamento Etico e Professionale è svolta operiamo (la brochure che vi è già stata dall’HR Partner, che a sua volta riferisce al legale distribuita), canali di comunicazione definiti, rappresentante della società o al Presidente del nonché la formazione e il training riguardanti i Comitato di Gestione dell’associazione. processi decisionali di natura deontologica.

Cos’è il Programma di Comportamento Etico e Professionale?

Ufficio di Comportamento Etico e Professionale L’Ufficio di Comportamento Etico e Professionale è rappresentato, per tutte entità giuridiche italiane aderenti al network PwC, dall’U.O.

Una strategia globale Il Programma di Comportamento Etico e Professionale ed il Codice di Comportamento sono stati sviluppati per soddisfare anche le esigenze dell’ambiente professionale e legale italiano.

4

Tuttavia, il programma si basa sui valori di fondo dell’organizzazione e sui principi universali che regolano il modo in cui PwC opera su scala globale. PwC intende sviluppare un network globale di Programmi di comportamento etico e professionale che unisca la comprensione per le esigenze delle situazioni locali, impegnandosi per un ideale di comportamento professionale e personale, capace di resistere ai mutamenti nel tempo, nei luoghi o nelle circostanze.

Il codice Sebbene ciascuno di noi sia responsabile nel supportare PwC ad agire conformemente ai propri ideali, non è necessario “agire da soli.” Esistono politiche, persone e procedure atte a guidare il nostro comportamento, rispondere alle domande e ad aiutarci nel prendere decisioni difficili per poi essere in grado di gestirle con fiducia. Il Codice vuole raccogliere informazioni riguardo a tutte queste politiche, persone e processi. In particolare, il Codice: • riassume tutte le politiche principali che regolano il comportamento di individui ed il modo in cui soddisfano le responsabilità verso clienti, colleghi e la nostra organizzazione; • offre esempi sulle modalità di applicazione di tali politiche a situazioni di vita reale; • fornisce collegamenti a documentazione di supporto e database che contengono le nostre politiche; • elenca funzioni ed uffici da contattare per informazioni ed assistenza sull’osservanza e fornisce collegamenti diretti a tali risorse; • delinea un processo per prendere decisioni etiche complesse; • spiega come contattare l’ufficio preposto, e descrive le procedure da seguire per domande su politiche, problematiche o segnalazioni di presunta trasgressione. Il Codice è “sempre attuale”; verrà aggiornato ed ampliato ogniqualvolta si modificheranno ed aggiungeranno nuove politiche e si inseriranno nuove risorse.

5

Rispettare gli impegni condividendoli Ciascuno di noi in PwC è tenuto a conoscere e comprendere non solo le politiche e le linee guida previste dal Codice, ma anche i valori sui quali si fondano. Questo è solo il primo passo. Siamo tenuti anche ad agire, aderendo nella forma e nella sostanza a tutte le politiche aziendali e professionali, segnalando comportamenti impropri e sapendo in che modo prendere decisioni “giuste” quando affrontiamo questioni e dilemmi etici. A tale fine, siamo tenuti a: • comprendere e impegnarci personalmente a seguire le politiche previste dal Codice; • cercare di agire sempre in modo corretto, persino quando le alternative sembrano più facili o vantaggiose; • comprendere e comportarci in conformità ad altre politiche e standard professionali di PwC (ad esempio, quelli applicabili a specifiche linee di servizio o discipline professionali) e a comunicare con l’HR Partner ed il responsabile della linea di servizio qualora le politiche sembrassero in conflitto tra loro; • garantire che non anteponiamo i nostri interessi a quelli della società/associazione quando svolgiamo il nostro lavoro, o utilizziamo la posizione che occupiamo all’interno di PwC o le informazioni acquisite attraverso tali posizioni, per scopi non aziendali; • condurre il lavoro ed il business con legalità ed integrità; • fornire assistenza e guida necessarie a garantire la comprensione e l’osservanza del Codice da parte di coloro per i quali siamo supervisori, o Coach; • cercare assistenza, guida o interpretazione su questioni etiche complesse; • segnalare episodi di un presunto comportamento immorale o illegale alla funzione competente; • promuovere un’immediata azione correttiva e (ove necessario) disciplinare quando è

provata la validità di un’accusa per trasgressione; e • creare un ambiente lavorativo che incoraggi una comunicazione onesta, aperta e costruttiva su tutte le questioni di business, incluso permettere ad ognuno di porre domande, offrire consigli, nonché segnalare errori e trasgressioni senza il timore di ritorsione.

Cercare assistenza e segnalare violazioni Il Codice contiene molteplici informazioni ed istruzioni sugli standard di integrità e di comportamento professionale che siamo tenuti a comprendere e seguire; non contempla ogni situazione né riporta tutte le norme o direttive; non rappresenta nemmeno un sostituto alla nostra responsabilità di esercitare il buon senso e ottenere istruzioni, laddove necessario. In qualsiasi momento puoi cercare ulteriore assistenza e un sostegno dal tuo Coach, da ogni partner e dal HR Partner. Le eventuali segnalazioni di atteggiamenti o situazioni non in linea con il Codice di Comportamento nonché di notizie relative alla commissione di reati, possono essere indirizzate attraverso i canali appositamente “dedicati”, ossia via posta elettronica (all’indirizzo organismo. [email protected]) o via telefono (al n. 0243515252). Tali canali di comunicazione sono già da tempo attivi sotto il controllo dell’Organismo di Vigilanza previsto dal Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n. 231 della società PwC SpA. Detto Organismo di Vigilanza, dotato di sufficiente indipendenza ed autonomia, provvederà, nel rispetto delle esigenze di riservatezza, alla raccolta di tutte le eventuali segnalazioni ed alla trasmissione delle stesse ai responsabili delle strutture societarie e/o delle funzioni aziendali competenti a trattare la materia di volta in volta oggetto di segnalazione. Sia le richieste di informazioni che l’invio delle segnalazioni possono essere eseguite attraverso i

suddetti canali di comunicazione anche in forma anonima e comunque tutte le relative informazioni verranno trattate in modo da rispettare la riservatezza. Se venissi a conoscenza o sospettassi un’azione illegale, immorale o fraudolenta all’interno di PwC, sei tenuto a discutere immediatamente la questione con il tuo Coach o comunicarla al Partner di riferimento o all’HR Partner ovvero a segnalarla attraverso i sopra descritti canali di comunicazione. PwC garantisce la tutela da qualsiasi forma di ritorsione per avere riportato in buona fede violazioni reali o presunte del nostro Codice di Comportamento o delle altre direttive e procedure in vigore, tutelando la riservatezza di chiunque effettui tali comunicazioni.

Disciplina per violazioni Con il presente codice si vuole aiutare Partner, lavoratori e collaboratori a comportarsi in conformità ai nostri valori, nonché a sospendere qualsiasi comportamento scorretto non appena ragionevolmente possibile dopo la sua scoperta. Il personale di PwC, oltre che adempiere i doveri generali di lealtà e correttezza e di esecuzione del contratto di lavoro secondo buona fede, deve rispettare le regole aziendali ed attenersi, di conseguenza, ai principi ed alle disposizioni contenute nel codice di comportamento professionale, la cui osservanza è parte essenziale degli obblighi contrattuali dei dipendenti ai sensi e per gli effetti di cui agli art. 2104 e 2105 cod. civ. I principi e i contenuti del presente codice di comportamento, pertanto, costituiscono specificazioni esemplificative degli obblighi di diligenza, lealtà, imparzialità che qualificano il corretto adempimento della prestazione lavorativa ed i comportamenti in genere nei confronti del datore di lavoro. La violazione, da parte del lavoratore, dello spirito, nonché delle regole e dei principi del presente codice di comportamento professionale

6

potrà costituire inadempimento degli obblighi inerenti il rapporto di lavoro e/o illecito disciplinare, con ogni conseguenza prevista dalla legge o dal CCNL, anche in ordine alla conservazione del rapporto di lavoro e potrà comportare, altresì, il risarcimento dei danni derivanti dalla condotta posta in essere. Per i professionisti, legati a PwC da un contratto di collaborazione, la violazione dei principi del Codice di Comportamento Professionale potrà costituire giusta causa di risoluzione immediata del contratto stesso.

Sanzioni disciplinari Il mancato rispetto o la violazione delle regole e principi contenuti nel presente codice di comportamento professionale è perseguibile con provvedimenti disciplinari che saranno adottati nel rispetto delle norme di cui agli art. 2106 cod. civ., art. 7 Legge n. 300/1970 (Statuto dei Lavoratori) e dal vigente Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro. Nel rispetto del principio di gradualità e proporzionalità delle sanzioni in relazione alla gravità della violazione, la tipologia e l’entità di ciascuna sanzione verrà determinata in relazione ai seguenti criteri generali: (a) (b) (c) (d) (e)

7

intenzionalità del comportamento, grado di negligenza, imprudenza o imperizia dimostrate, tenuto conto anche della prevedibilità dell’evento; rilevanza degli obblighi violati; responsabilità connesse alla posizione di lavoro occupata; rilevanza del danno o grado di pericolo arrecato a PwC, ai clienti o a terzi e del disservizio determinatosi; sussistenza di circostanze aggravanti o attenuanti, con particolare riguardo al comportamento del lavoratore nei



confronti di PwC, degli altri lavoratori e/o di terzi, nonché di precedenti disciplinari nell’ambito del biennio previsto dalla legge.

Eventuali sanzioni disciplinari non escludono il diritto e la facoltà di PwC di provvedere alla tutela dei propri diritti ed interessi nelle sedi amministrative e/o giudiziarie competenti e/o il diritto/dovere di segnalare eventuali infrazioni/ violazioni alle pubbliche autorità.

Responsabilità verso i nostri clienti I nostri doveri

Impegnarci ad offrire ai nostri clienti servizi professionali di alta qualità; Fornire ciò che promettiamo e promettere solo ciò che possiamo fornire; Comportarci e condurre il nostro business con professionalità, integrità, oggettività, competenza e dovuta cura; Conoscere ed osservare gli standard professionali e le politiche aziendali che regolano il modo in cui operiamo, incluse le politiche che regolano la nostra indipendenza e oggettività; Mantenere una stretta riservatezza in merito alle informazioni del cliente ed evitare di divulgare “le informazioni riservate “ a chiunque, incluso colleghi; Evitare conflitti di interesse reali o presunti; Rispettare politiche, procedure, proprietà e beni del cliente.

Offrire servizi ai nostri clienti Noi offriamo servizi di revisione e organizzazione contabile, attività di consulenza legale e tributaria, consulenza aziendale e assistenza in operazioni di finanza straordinaria, ecc. a clienti di ogni dimensione. La conoscenza e l’esperienza collettiva dei professionisti della nostra organizzazione ci aiuta a comprendere e rispondere alle sfide che la Direzione del cliente deve affrontare. Ciascuno di noi è tenuto ad adempiere gli impegni aziendali che consistono nell’offrire servizi professionali di alta qualità e nel condurre il business con integrità, oggettività, competenza e dovuta cura. Ne segue che è necessario tenere un comportamento professionale ineccepibile: promettere solo ciò che possiamo fornire e fornire ciò che promettiamo. Solo ascoltando i nostri clienti,

8

possiamo definire accuratamente le loro esigenze, aggiungere valore alle loro operazioni e garantire che il nostro servizio risponda alle loro richieste ed aspettative.

Mantenere l’indipendenza Norme di indipendenza globale La Politica di Indipendenza Globale di PwC stabilisce gli standard minimi di indipendenza a cui ciascuna entità del network PwC deve attenersi. È possibile reperire tale politica in apposita sezione del portale aziendale. La politica di Indipendenza specifica della PwC italiana è reperibile in apposita sezione del portale aziendale.

Mia moglie può investire in una società collegata di un cliente di revisione?

R: La politica di indipendenza di PwC vieta investimenti in titoli da parte del coniuge di un Partner, di un dirigente, di un associato o di un lavoratore di livello manageriale, di società

quotate clienti di revisione e di loro società collegate, con alcune eccezioni. Poiché sei un lavoratore di alto livello, se la società collegata fosse inclusa nella Lista di Indipendenza e non fosse un fondo comune di investimento, tua moglie non potrebbe effettuare l’investimento. Se si trattasse di un fondo comune di investimento, devi consultare la politica di indipendenza societaria sui requisiti di indipendenza per i lavoratori. Ogniqualvolta devi prendere una decisione di investimento, devi rivedere attentamente la Lista di indipendenza di PwC per determinare se tale specifico investimento è vietato. La Lista di indipendenza identifica tutte le entità quotate e talune non quotate. La politica e la Lista di indipendenza sono disponibili in apposita sezione del portale aziendale. Se permangono domande dopo aver consultato la Lista di indipendenza, si prega di contattare l’Independence & Risk Management Partner. D: Sono un lavoratore di supporto non a livello manageriale (non assegnato al servizio cliente) e sto considerando l’eventualità di investire in una società, cliente di revisione di PwC. È lecito? R: Sì. In generale, i lavoratori di supporto a livello non manageriale sono esenti dai requisiti di indipendenza di PwC, eccetto le disposizioni riguardanti alcuni servizi. Tuttavia, se fossi assegnato ad un cliente specifico su base regolare o esclusiva o ad un lavoro nella sede del cliente, dovresti contattare l’Independence & Risk Management Partner per discutere la tua situazione.

Sono soggetto alla politica di indipendenza?

casi, alle normative statali) ad essere indipendenti di fatto e in apparenza dai loro clienti di revisione. Di conseguenza, mantenere l’indipendenza di fatto e in apparenza è una priorità fondamentale per il network PwC. I requisiti di indipendenza si applicano ai Partner, ai lavoratori di livello manageriale e a tutto lo staff che fornisce servizi professionali. Non dimenticare che mantenere l’indipendenza comporta molto di più che semplicemente non fare investimenti diretti nei clienti di revisione. La politica di indipendenza regola altresì altre attività finanziarie (per es. finanziamenti, intermediazioni, opzioni su azioni e fondi pensione), e attività non finanziare (ad es. regali ed agevolazioni, prestare servizio in qualità di esecutore o fiduciario, prestare servizio in veste di funzionario o amministratore di un cliente e quant’altro contenuto nelle norme di indipendenza).

Utilizzo e tutela delle informazioni del cliente

In qualità di revisori indipendenti e advisor aziendali, abbiamo solitamente accesso ad informazioni non pubbliche e riservate sulle operazioni dei nostri clienti e suoi rapporti d’affari. Il nostro obbligo etico e professionale prevede di tutelare la riservatezza di tali informazioni e quelle inerenti al lavoro che stiamo svolgendo per i nostri clienti, sia durante gli incarichi sia successivamente. In certi casi, i clienti potrebbero richiedere che i loro nomi ed il fatto che ci abbiano contattato rimangano informazioni Integrità ed oggettività sono al centro dei nostri confidenziali. Quindi, come prassi, non riveliamo servizi professionali. Gli investitori attuali o pubblicamente i nomi dei clienti ed i relativi potenziali, tra gli altri, contano sul fatto che siamo incarichi, che non siano di dominio pubblico, indipendenti dai nostri clienti di revisione per salvo che il cliente non ci autorizzi in tal senso. garantire neutralità nel lavoro che eseguiamo per Manteniamo l’obbligo di tutelare le informazioni loro. Tutte le società di servizi professionali che delicate del cliente, anche successivamente alla svolgono attività di revisione ed altri incarichi di risoluzione del rapporto di lavoro con PwC. attestazione sono tenute, in conformità agli standard professionali applicabili, (e, in alcuni

9

Siamo tenuti altresì ad astenerci dall’utilizzare le informazioni del cliente o inerenti l’incarico per uso personale. Accedere a informazioni del cliente per trarne beneficio non è solo immorale, ma potrebbe anche violare disposizioni di leggi e normative sull’insider trading. Coloro che possono investire in clienti di revisione e non di revisione, in certe condizioni, devono usare buon senso e diligenza nel prendere decisioni di investimento. Dobbiamo sempre domandarci: “Acquisto azioni in questa società poiché possiedo informazioni che non sono disponibili al pubblico?”

Preservare la riservatezza del cliente La riservatezza del cliente mi preclude dal comunicare alla mia famiglia su cosa sto lavorando?

D: Sono coinvolto in una fusione riservata che mi richiede di lavorare per un certo periodo di notte e durante i week-end. I miei familiari vogliono sapere per quale motivo sto lavorando

con tale intensità e sento che devo loro una spiegazione. Quanto posso dire loro? R: Spiega alla tua famiglia che il progetto a cui stai lavorando è molto importante per il tuo cliente e che il tuo obbligo verso il cliente ti impedisce di rivelare qualsiasi informazione delicata. Puoi comunicare il nome del cliente, la sede dei loro uffici, un numero telefonico a cui possono rintracciarti in caso di emergenza ed una idea generale della natura del lavoro: per esempio, un incarico di revisione, consulenza o una proposta di acquisizione. Sebbene possa essere tentato di condividere ulteriori dettagli, ricorda che mantenere la riservatezza del cliente è uno dei più importanti obblighi professionali.

Posso parlare ad amici che svolgono la stessa professione di clienti o incarichi?

10

D: Ho molti amici che svolgono la mia stessa professione. Alcuni sono compagni di università, altri sono ex-lavoratori PwC. È difficile non parlare di lavoro. Tematiche conflittuali su clienti o incarichi potrebbero entrare

nel discorso, poiché la sensazione è che si stia parlando tra amici. Non voglio creare l’impressione che non mi fidi di loro. Come posso gestire la situazione? R: Spiega che non è questione di amicizia o fiducia. Le regole del network PwC richiedono la riservatezza sulle informazioni del cliente. Se tu ed i tuoi amici vi incontrate in luoghi pubblici, le vostre conversazioni possono essere ascoltate involontariamente da terzi. Anche in occasioni sociali una persona può perdere la cognizione di cosa considerare confidenziale. Un amico ti dice una notizia riservata. In modo innocente la riferisci poiché ti sei dimenticato o non sapevi che fosse confidenziale. Immagina come tu ed i tuoi amici vi sentireste se i dettagli di un vostro caso conflittuale finisse nelle mani di un concorrente o su un quotidiano nazionale.

La fiducia rappresenta un elemento essenziale nella relazione con i clienti. Quasi ogni incarico professionale comporta l’accesso ad informazioni delicate. I nostri clienti devono essere sicuri che tali informazioni rimarranno riservate. Cosa devo fare se sento che uno dei nostri clienti ha intenzione di intentare una procedura fallimentare contro un altro cliente di PwC?

D: Mentre lavoravo presso un cliente, ho sentito due dipendenti del cliente discutere del fatto che il cliente sta intentando una procedura fallimentare involontaria contro un altro cliente di PwC sul quale stiamo per rilasciare una relazione di revisione. Sento il dovere di rivelare al team dell’altro incarico di revisione cosa sta

succedendo, ma in tal caso violerò la riservatezza del mio cliente. Cosa devo fare? R: Poiché prestiamo servizio ad un’ampia gamma di clienti, è inevitabile confrontarsi con simili dilemmi. È necessario risolverli senza violare gli obblighi verso entrambi i clienti. Hai ragione quando pensi che si debbano prendere dei provvedimenti. È importante richiedere assistenza e ricevere istruzioni da qualcuno che non è coinvolto con nessuno dei due clienti. Puoi discutere la questione nel tuo ufficio con un Partner che non è legato a nessuno dei clienti. Oppure puoi contattare l’HR Partner che si consulterà con esperti competenti. Possono trovare un modo per sensibilizzare l’attenzione del team di revisione sulle

potenziali problematiche, senza violare la riservatezza del tuo cliente.

Salvo autorizzazione da parte del nostro cliente o obblighi di legge o normative professionali, non dobbiamo discutere gli affari privati dei nostri clienti al di fuori dell’azienda, né con alcun altro partner o lavoratore di PwC che non abbia legittima necessità di venirne a conoscenza. In certi casi, gli accordi di riservatezza limiteranno la discussione su informazioni di clienti con altri colleghi del network PwC. Siamo altresì tenuti a non condividere informazioni delicate con il personale del cliente non specificatamente autorizzato a ricevere tali informazioni. I manager dell’incarico devono garantire che i membri del team sappiano i contatti di riferimento autorizzati del cliente. Lo staff assegnato all’incarico deve avvisare il proprio supervisore diretto se riceve domande su questioni confidenziali dai dipendenti del cliente che non sono stati identificati come contatti adeguati. Dobbiamo prestare la massima cautela quando discutiamo d’affari o lavoriamo in posti pubblici quali aerei, ristoranti o ascensori, come ad esempio coprire adeguatamente lo schermo del PC o evitare di utilizzare i portatili per lavori riservati se ci troviamo in pubblico. Dobbiamo prestare attenzione anche nel preservare la privacy e la riservatezza quando usiamo cellulari, internet e altre forme di comunicazione che potrebbero non essere sicure. Siamo tenuti a tutelare informazioni e documenti confidenziali in nostro possesso. Dobbiamo scollegarci dalla rete o chiudere i computer quando non li utilizziamo e mantenere riservate password e user ID. I portatili devono sempre essere fisicamente in posti sicuri, anche quando siamo in ufficio. È nostro dovere essere cauti nel rivelare a persone estranee l’identità dei clienti presso cui stiamo lavoriamo. Le telefonate devono essere dirette al tuo numero di ufficio e devi essere raggiungibile

quando necessario. I membri della famiglia possono ricevere il numero di telefono ed il luogo di lavoro in casi di emergenza. Qualsiasi domanda riguardante il lavoro sul cliente o il contenuto delle carte di lavoro deve essere riferita al Partner dell’incarico. Non si può richiedere a PwC di divulgare informazioni riservate del cliente, salvo per procedimenti legali obbligatori. Se ricevi un mandato di comparizione, una citazione in giudizio o una richiesta di testimonianza, devi inviarla all’Independence & Risk Management Partner il giorno stesso dell’avvenuto ricevimento e consultarlo prima di dare qualsiasi risposta. Dopo aver ricevuto un mandato di comparizione, una citazione in giudizio o una richiesta di testimonianza, non si possono modificare, cancellare o distruggere informazioni e documenti relativi all’incarico o alla situazione in questione. Se il procedimento legale è connesso ad un lavoro in corso, separa con attenzione la documentazione relativa al lavoro svolto successivamente al ricevimento del mandato.

Informazioni segrete Le leggi ed i regolamenti richiedono un attento monitoraggio sull’accettazione, sulla tutela e sul controllo dei documenti e delle informazioni segrete. Il nostro personale è tenuto ad osservare tutti i regolamenti relativi a trattamento, divulgazione e tutela delle informazioni segrete. Qualsiasi violazione deve essere riportata immediatamente al Independence & Risk Management Partner. Persino qualora un lavoratore o Partner PwC lasciasse il network PwC, il suo obbligo a salvaguardare le informazioni pervenute da materiale segreto continuerebbe fino a quando tali informazioni non saranno più riservate. Sezioni del Codice collegate: Computer, altre apparecchiature e sicurezza della rete; rappresentare PwC: immagine pubblica e comunicazione pubblica; procedure legali

11

Informazioni riservate e Insider trading Qual è la definizione di “Insider Trading”

operazioni in esame quali acquisizioni o disinvestimenti, D: Sono un senior nella PwC introduzione di nuovi prodotti o cambiamenti Advisory SpA ed ho appena chiave dello staff. Il termine “titoli” assume ampio completato un progetto per una significato e copre non solo azioni e obbligazioni, società quotata di un cliente ma anche opzioni e warrant. non di revisione. Avendo

approfondito la mia conoscenza sulla strategia del cliente e avendo saputo della pianificazione di un nuovo prodotto, credo che le azioni del cliente rappresentino una buona opportunità di investimento. Poiché il cliente non è un cliente di revisione e ho terminato l’incarico di consulenza, vi è un motivo per cui non dovrei investire? R: Certo. In primo luogo, le regole di indipendenza del network PwC ti proibiscono di acquistare azioni di clienti non di revisione a cui sei stato assegnato sia durante l’incarico che durante l’anno successivo. Inoltre, la tua decisione di investimento sarebbe motivata da informazioni rilevanti sul cliente che non sono disponibili al pubblico. Le leggi vietano investimenti fondati su queste informazioni riservate.

Cosa succede se passo le informazioni riservate e la persona acquista azioni della società?

D: Cosa succede se trasmetto tali informazioni ad un caro amico che non lavora per noi e acquista le azioni della società? R: Una persona che passa le informazioni riservate rimane responsabile ai sensi di legge, anche se non ne beneficia

direttamente; e se un tuo amico agisce sulla base delle tue informazioni, sarà coinvolto nell’insider trading, sebbene non abbia ottenuto le informazioni in prima persona. Inoltre, violerai anche la riservatezza del cliente che sei tenuto a tutelare anche dopo aver portato a termine l’incarico.

Ai sensi della legge e dei regolamenti della CONSOB è illegale acquistare o vendere titoli sulla base di informazioni riservate rilevanti nonché trasmetterle a terzi che potrebbero acquistare o vendere titoli. Le informazioni sono considerate “rilevanti” se possono incidere sul prezzo dei titoli della società in questione o influenzare la decisione dell’investitore ad acquistare, vendere o tenere tali titoli. Tali informazioni includono stime degli utili,

12

Un’informazione è considerata “informazione riservata” quando non sia stata divulgata/resa al pubblico attraverso, tra gli altri, i seguenti canali: depositi presso enti di borsa o governativi, comunicati stampa, interviste con rappresentanti della stampa ed assemblee degli azionisti. Le informazioni riservate provengono non solo da clienti, ma anche da fornitori, subappaltatori, soci di joint venture, o da qualsiasi altra entità con cui la società/associazione o chiunque nella società/ associazione è in contatto nel normale corso degli affari. Le norme che governano l’insider trading si applicano ai titoli di qualsiasi società quotata. Le norme di indipendenza limitano ampiamente il possesso di titoli dei clienti e di certe entità collegate con i clienti stessi. Le prassi professionali precludono la divulgazione di informazioni confidenziali del cliente. Le seguenti politiche aziendali si applicano all’insider trading: • Le informazioni ottenute nel corso del lavoro svolto per la società, che non sono divulgate al pubblico (siano informazioni relative al cliente oppure informazioni collegate a qualsiasi società quotata), non possono essere utilizzate a tuo beneficio personale nella compravendita di titoli o ad uso personale dei soggetti con cui condividi tali informazioni. • Ogni acquisto o vendita di titoli di qualsiasi società quotata (persino una società che non è cliente) può essere interpretato come violazione alle norme di insider trading se la persona coinvolta nella transazione ha accesso ad informazioni rilevanti non-pubbliche sulla società per mezzo del suo impiego o di una

“soffiata” da qualcuno che ha avuto accesso a tali informazioni. • Se nel corso del tuo lavoro venissi a conoscenza di attività di un cliente o di un non cliente, che possa influenzare il prezzo delle azioni, non puoi acquistare o vendere titoli sulla base di quanto appreso su tale attività fino a quando le informazioni non saranno rivelate pubblicamente ed il mercato non avrà avuto tempo di assimilarle e reagire. Tali politiche aziendali (e le restrizioni governative sull’insider trading) si applicano a ciascun Partner e lavoratore di PwC a tutti i livelli e in ogni posizione. Chiunque violi coscientemente queste politiche potrebbe dover affrontare le seguenti conseguenze: azioni disciplinari decise dalla società/associazione fino al licenziamento o alla risoluzione del contratto di collaborazione; azione civile della CONSOB e relativi provvedimenti disciplinari; azione civile per danni intentata da coloro che hanno effettuato compravendite sul mercato nello stesso periodo in cui le informazioni riservate sono state utilizzate impropriamente; azione penale che potrebbe portare a sanzioni e detenzione. Nel dubbio di violare le politiche aziendali o le norme che regolano l’insider trading, lascia che il tuo buon senso, l’integrità e la discrezione ti guidino. Consulta l’HR Partner e l’Independence & Risk Management Partner. Ti sei assunto la responsabilità verso il network PwC e i nostri clienti di agire in modo etico e legale garantendo che la conoscenza acquisita nel corso del tuo lavoro sarà utilizzata solo per i servizi che la società/associazione si impegna a fornire, non a tuo vantaggio personale o a vantaggio di un terzo. Non dimenticare che, anche se non si tratta di informazioni riservate, la compravendita di certi titoli potrebbe essere vietata ai sensi delle regole di indipendenza, e che le informazioni confidenziali del cliente non

devono mai essere rivelate a nessuno al di fuori della società/associazione. Sezioni del Codice collegate: Mantenere l’indipendenza, Utilizzo e tutela delle informazioni del cliente

Evitare conflitti di interesse Come devo agire se penso che un potenziale incarico ponga un problema di indipendenza?

D: Una manager del Deals appena assunta mi ha riferito che ha ottenuto un impegno verbale all’utilizzo dei nostri servizi da parte di una società coinvolta in un’offerta pubblica

d’acquisto ostile. Credo che un nostro grande cliente di revisione abbia una partecipazione significativa nella società oggetto del takeover. Cosa devo fare? R: Se le tue supposizioni sul target sono corrette, l’incarico che tale manager sta perseguendo pone seri problemi di indipendenza, conflitto e relazione con il cliente. Comunica le tue preoccupazioni al manager. Spiegale che i clienti potenziali e gli incarichi devono essere sottoposti ad una valutazione di rischio per identificare eventuali conflitti. Sollecitala a contattare immediatamente l’Independence & Risk Management Partner.

Per la natura mutevole del nostro business e quello dei nostri clienti, è essenziale valutare continuamente le relazioni attuali del cliente ed indagare su quelle potenziali al fine di evitare conflitti di interesse. Tutte le linee di servizio dispongono di procedure per la gestione del rischio volte a raggiungere tale obiettivo. È vitale seguire tali procedure e consultare l’Independence & Risk Management Partner ed altri Partner impegnati ad evitare conflitti e violazioni di indipendenza.

13

D: Sono un Manager che svolge un lavoro per una società coinvolta in una fusione. Anche l’altra società è un cliente di PwC. Potrebbe verificarsi un conflitto di interesse o un problema di relazione con il cliente. Come devo gestirlo?

Cosa succede se in una fusione entrambe le società sono clienti di PwC?

R: Devi contattare il Partner responsabile della tua unità o ufficio, l’Independence & Risk Management Partner. A seconda delle specifiche del caso, PwC potrebbe sentire l’esigenza di informare il cliente ed ottenere il consenso del cliente per continuare a rappresentarlo.

Quando presti servizi professionali ad un cliente coinvolto in operazioni con un secondo cliente PwC, si potrebbe compromettere l’indipendenza e l’oggettività del network PwC, in apparenza se non di fatto. Se una situazione particolare presentasse un effettivo o potenziale conflitto di interesse, ma non compromettesse l’indipendenza, l’informazione al cliente dei fatti in questione e l’ottenimento del consenso da parte del cliente stesso potrebbero bastare per risolvere il conflitto. D: Sorgerebbero problemi di indipendenza e conflitti, se prestassimo servizi di Transaction Services ad entrambe le parti di una fusione amichevole, e se le due parti fossero clienti di revisione? R: Questa situazione non dovrebbe presentare problemi fino a quando entrambi i clienti si sentiranno a proprio agio con le disposizioni concordate e si presterà attenzione ad erigere i necessari “muri etici”. Sarà necessario utilizzare due differenti team e ciascun team é tenuto a tutelare la riservatezza del rispettivo cliente. Salvo esplicita autorizzazione delle parti, i team non devono scambiare informazioni, né i componenti del team di un cliente devono divulgare alcuna informazione a dipendenti o rappresentanti dell’altro cliente. Inoltre, nessun soggetto coinvolto nella revisione di uno dei clienti deve divulgare informazioni a dipendenti o rappresentanti dell’altro cliente.

Come viene influenzata l’indipendenza in una fusione “amichevole” di clienti di revisione?

14

In alcuni casi, provvedere a fornire informativa a riguardo o prendere misure precauzionali specifiche può essere sufficiente a risolvere il conflitto. In altri casi, tuttavia, il rischio di conflitti potrebbe risultare sufficientemente alto per precludere l’accettazione di un nuovo cliente. In tutte le questioni che presentano un effettivo o potenziale conflitto di interesse, è necessario chiedere consigli e assistenza ai responsabili incaricati della gestione del rischio e indipendenza. Il primo passo per evitare conflitti, comunque, consiste nell’effettuare le indagini necessarie ad identificare i potenziali conflitti. Sezioni del Codice collegate: Mantenere l’indipendenza; Gestire il rischio relativo al cliente; Regali, intrattenimenti e regalie; Rapporti di parentela e relazioni personali; Attività esterne

Standard professionali e performance Come revisori indipendenti e advisor aziendali, la fiducia del pubblico nei servizi prestati è di vitale importanza per ciascuno di noi. Quindi, dobbiamo conoscere bene ed osservare gli standard professionali e le politiche aziendali applicabili alle rispettive linee di servizio. Condividiamo altresì la responsabilità di consultarci con altri e di risolvere divergenze di opinione su questioni professionali e di servizio per il cliente. Garantire titoli adeguati Le nostre linee di servizio comprendono persone che ricoprono diversi ruoli professionali e presentano differenti aree di specializzazione. L’esercizio in alcune di queste professioni richiede l’iscrizione ad uno o più dei seguenti organismi: Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, Albo degli Avvocati, Registro dei Revisori Legali, ecc.. Ciascuno di noi è personalmente responsabile dei requisiti necessari, relativi a tali iscrizioni nelle specializzazioni professionali che pratichiamo. Lo staff deve essere incoraggiato ad ottenere le

appropriate qualifiche professionali. I Partner e lo staff di PwC, che abbiamo ottenuto l’iscrizione negli Albi professionali, sono personalmente tenuti a garantire che gli stessi siano validi. Formazione e sviluppo professionale permanente Il fattore umano è considerato da PwC elemento fondamentale per lo svolgimento della propria attività professionale. Esso viene accuratamente selezionato ed è valorizzato attraverso una particolare attenzione agli aspetti motivazionali ed alle esigenze formative, tenuto conto delle caratteristiche e potenzialità individuali. È essenziale che il personale della società/ associazione acquisisca sempre nuove competenze e sia aggiornato sugli sviluppi della specializzazione prescelta. Di conseguenza, PwC dispone di un ampio programma di formazione professionale.

formano parte integrante con le procedure di controllo qualità e di gestione del rischio, nonché soddisfano gli standard applicabili sul controllo qualità definiti dagli organismi professionali. Nel prestare il servizio ai clienti, li sollecitiamo sempre ad adottare politiche che riteniamo appropriate nella fattispecie. Le nostre direttive richiedono la consultazione con specifici Partner su problematiche significative, per esempio interpretazioni sugli Accounting standard. Inoltre, quando un potenziale cliente dissente dai suoi revisori attuali su questioni di revisione, contabilità e reporting, e richiede la nostra opinione, dobbiamo consultarci internamente.

Rispettare le regole e la proprietà del cliente

In qualità di rappresentanti del network PwC, è importante che le interazioni con i clienti e gli associati siano professionali. I dipendenti del cliente devono essere trattati in modo cortese e discreto. Se sorgesse un problema con un Noi riconosciamo che l’investimento che PwC effettua per la formazione e l’addestramento delle dipendente del cliente, riferisci la questione ad un diretto supervisore per discuterne quanto prima proprie risorse, se da un lato ha lo scopo di con il Partner responsabile dell’incarico. Siamo ottenere migliori performances attraverso l’accrescimento di conoscenze specifiche, è d’altro inoltre tenuti a conoscere e ad aderire alle norme del cliente e alle procedure applicabili quando ci canto per i singoli un arricchimento del proprio troviamo presso la sede del cliente. patrimonio personale e professionale. In tale consapevolezza, ne apprezza la valenza e si La natura del nostro lavoro ci richiede spesso di impegna ad affrontare ogni esperienza di assentarci dall’ufficio. Quindi, dobbiamo aggiornamento con il dovuto impegno e garantire di essere sempre raggiungibili dal puntualità. cliente nelle ore lavorative, riferire al nostro Alcuni corsi proposti sono obbligatori per lo staff ufficio un recapito quando siamo fuori, nonché informare l’ufficio se siamo impossibilitati a di specifiche linee di servizio o aree tecniche. presentarci al lavoro. Durante le ferie, dobbiamo Inoltre, conformemente ai nostri obblighi quali lasciare un recapito per casi di emergenza. membri dell’Albo delle Società di Revisione Legale abilitate dalla CONSOB e da ASSIREVI, PwC richiede a tutto il personale professionale di fare almeno 120 ore di formazione professionale ogni triennio. Performance professionale

Siamo sempre tenuti a proteggere e preservare i beni del cliente, esercitando lo stesso interesse che avremmo nel caso in cui tali beni fossero di proprietà nostra o della società; questo vale anche per i documenti del cliente in nostro possesso, sia di natura cartacea sia elettronica.

Abbiamo stabilito politiche e procedure per Non dobbiamo utilizzare i computer o altre garantire che gli incarichi di servizio al cliente siano apparecchiature del cliente senza la competenza o le pianificati ed eseguiti in modo adeguato. Le politiche istruzioni necessarie, o senza il permesso esplicito

15

Il personale che lavora presso le sedi del cliente non deve discutere con lo staff del cliente riguardo ad altri clienti o incarichi. L’utilizzo del telefono del cliente deve essere autorizzato dallo stesso. Le chiamate personali presso le sedi del cliente devono essere limitate allo stretto necessario. Sezioni collegate: Utilizzo e tutela delle informazioni del cliente

16

Responsabilità verso il nostro personale I nostri doveri

Trattare sempre gli altri con rispetto, cortesia e dignità; Creare un ambiente che incoraggi una comunicazione aperta; Rispettare la privacy di ogni individuo; Trovare il giusto equilibrio tra le esigenze lavorative e la vita privata; Contribuire al rispetto delle “diversità” impegnandosi ad offrire pari diritti di lavoro e pari opportunità di carriera a tutti coloro che aspirano ad un posto di lavoro e ai lavoratori; Non tollerare molestie sessuali o di qualsiasi altra natura; Utilizzare gli strumenti di comunicazione dell’azienda in maniera professionale ed etica; Garantire che le relazioni personali e i rapporti di parentela non diano origine a conflitti di interesse o impediscano di rispettare gli obblighi professionali; Impegnarci a mantenere un posto di lavoro salutare, sicuro e con i necessari requisiti ambientali. Trattare i colleghi con rispetto, cortesia e dignità

costruttiva e giustificata al momento opportuno e nel posto giusto. Vogliamo essere considerati per i nostri risultati e non ridicolizzati per aver R: Forse i componenti del team, Cosa posso fare se, ammesso di non sapere o capire qualcosa. Non come gruppo, possono in mia presenza, il vogliamo che nessuno alzi la voce contro di noi, parlare al manager e cercare di manager sminuisce fargli capire le conseguenze soprattutto davanti ad altri. qualcuno? delle sue azioni. Se non vi sentite Vogliamo essere ascoltati e non interrotti a vostro agio ad affrontare il continuamente, come se non avessimo nulla di utile da dire. Non vogliamo che ci vengano problema, esponete la questione al HR Partner o al Partner dell’incarico, che potrebbero consigliare il manager. impartiti ordini in modo brusco. Vogliamo che ci si rivolga a noi con cortesia, riconoscendo che non Tutti abbiamo uno schema mentale su come saremmo in PwC se non conoscessimo il nostro vogliamo essere trattati. Vogliamo una critica

17

lavoro e non volessimo eseguirlo in modo eccellente. Non vogliamo essere oggetto di molestie o comportamenti abusivi. Confidiamo che i colleghi siano abbastanza sensibili e intelligenti da definire cosa è appropriato dire e mostrare pubblicamente, e cosa potrebbe essere offensivo, sconvolgente o ingiurioso per alcuni di noi o tutti. Siamo tenuti ad utilizzare il nostro schema mentale come guida di riferimento per come trattare gli altri, non solo nell’ambiente lavorativo ma ovunque. Tuttavia, non dobbiamo confidare esclusivamente sul nostro istinto, ma avvertire anche i segnali che ci vengono trasmessi dagli altri per capire come, a loro volta, desiderano essere trattati. Il network PwC è fortemente impegnato a mantenere un ambiente lavorativo in cui si tenga un comportamento rispettoso, cortese e dignitoso sia internamente sia nelle relazioni esterne. Un atteggiamento rispettoso e cortese che riconosce la dignità delle persone come essere umani non è solo la cosa giusta da fare, è fondamentale per un ambiente di lavoro produttivo e positivo, specialmente in un’organizzazione che conta su iniziativa, interazione e cooperazione per essere di successo. Le persone, che sono fiduciose e sicure di come gli altri agiscono nei loro confronti, porranno domande, solleveranno problematiche, proporranno idee e prenderanno dei rischi. Capiranno che si può dissentire, esporre le proprie opinioni, partecipare a discussioni liberamente e dibattere su aspetti critici, purché in buona fede, con rispetto e cortesia. Un comportamento rispettoso include altresì il diritto di sollevare questioni e problematiche delicate senza timore di ritorsione, confidando che, in caso contrario, si prendano dei provvedimenti. La politica di PwC non solo promuove una comunicazione aperta, ma è diretta a risolvere le differenti opinioni e situazioni professionali che influenzano negativamente il personale, il loro lavoro e l’ambiente lavorativo.

Quando hai un problema personale o lavorativo parlane liberamente, anche per quelli riscontrati con il personale del cliente o presso le sue sedi. A volte, non sei certo di avere un problema vero: potrebbe trattarsi di una situazione che ritieni sbagliata, o potresti averlo già discusso e non credi sia stato risolto. Il tuo Coach è disponibile ad esaminare con te tali questioni e rappresenta, di prassi, il tuo primo contatto. Se, tuttavia, credessi di non aver ricevuto adeguata attenzione o una giusta soluzione, oppure non ti sentissi a tuo agio a parlarne con lui, puoi rivolgerti all’HR Partner, al Partner responsabile della tua unità o ufficio, o a qualsiasi Partner con cui hai confidenza. Puoi altresì contattare tramite e-mail (organismo. [email protected]) o linea telefonica dedicata (02 43515252), l’Organismo di Vigilanza. Sezioni del Codice collegate: Diversità; Molestie sessuali e di altra natura; Uso corretto di strumenti di comunicazione

Rispettare la privacy del lavoratore Rispettiamo la privacy di ogni individuo. Otteniamo e conserviamo solo le informazioni personali necessarie alla gestione effettiva del network PwC. L’accesso a tali informazioni è limitato al personale autorizzato che ne necessita per fini aziendali o legali, in conformità alle leggi applicabili sulla divulgazione di informazioni personali. La lista nominativa dei Partner e dei lavoratori e la rubrica con indirizzi e numeri di telefono di casa sono esclusivamente per uso interno. Dietro ragionevole richiesta, puoi esaminare il contenuto delle sezioni riguardanti la valutazione sulla performance e le informazioni personali riportate nella tua pratica. Sulla base di tale analisi, puoi richiedere correzioni ed aggiungere ulteriori commenti. Per referenze o controlli sul personale, PwC fornisce le date di assunzione, il titolo della mansione e le sedi dei lavoratori attuali e degli ex-lavoratori, su richiesta e senza autorizzazione

18

scritta. Rilasciamo anche i dati sulla retribuzione per lavoratori in forza ed ex-lavoratori previa autorizzazione scritta da parte del lavoratore stesso. Talvolta, i lavoratori di PwC possono ricevere direttamente richieste di referenze per lavoratori o ex-lavoratori del network PwC, o per il personale del cliente con cui hanno lavorato. Se ti richiedono una referenza per un lavoratore attuale o ex-lavoratore di PwC, devi inoltrarla alla funzione HR. La richiesta di referenze per un dipendente del cliente deve essere discussa con il Partner responsabile delle relazioni con il cliente. Poiché il nostro spazio lavorativo è sempre soggetto a cambiamenti e ad avvicendamenti di persone, dobbiamo prestare maggiore attenzione a rispettare tali spazi e la privacy degli altri, incluso la privacy in relazione agli strumenti elettronici. Per esempio, salvo autorizzazione, non puoi accedere ad informazioni contenute nel computer di un’altra persona o leggere informazioni sullo schermo. Oltre ad invadere la privacy di un individuo, potresti venire a conoscenza di informazioni confidenziali che non sei autorizzato a vedere, creare problemi agli altri utenti, interferire con il lavoro in corso, o danneggiare documenti importanti. Di solito PwC, non controlla le comunicazioni personali e l’utilizzo del computer di Partner, lavoratori e collaboratori o non perlustra i loro spazi lavorativi. Tuttavia, gli spazi lavorativi e le comunicazioni del lavoratore sono proprietà di PwC e non sono quindi privati. I lavoratori devono quindi riconoscere che, talvolta, il personale di PwC può accedere ai loro spazi lavorativi e monitorare comunicazioni elettroniche o di altra natura, se ritenuto necessario ed appropriato, osservando la normativa vigente in materia di privacy. Come raggiungo un compromesso tra il lavoro e l’attività come volontario?

19

D: Sono un volontario dell’Associazione “X” dagli anni dell’Università. Recentemente, mi hanno proposto un ruolo importante nella sede locale, che aumenterebbe sicuramente il

mio impegno nell’organizzazione in termini di tempo. Ricevo grande soddisfazione dal mio lavoro con l’Associazione “X” e credo che la stessa beneficerà delle capacità sviluppate presso PwC. Il mio orario lavorativo potrebbe però impedirmi di accettare questo nuovo ruolo. Il mio Partner lavora sotto pressione e spesso si aspetta che il nostro team faccia degli straordinari. Non voglio impegnarmi in attività con gli altri volontari e non essere poi in grado di parteciparvi. Come posso raggiungere un compromesso? R: Molte persone di PwC stanno cercando di raggiungere un miglior equilibrio tra la vita professionale e personale. PwC vuole concedere il suo aiuto poiché abbiamo riscontrato che un individuo offre una migliore prestazione quando è soddisfatto sia professionalmente sia personalmente. Stiamo cercando di creare un ambiente in cui il nostro personale possa trovare soddisfazione sia nel lavoro, rendendo un eccellente servizio al cliente, sia nella vita privata. La chiave per raggiungere il giusto equilibrio tra la sfera personale e professionale va ricercata nella pianificazione, nel lavoro di squadra, nella capacità di convincimento e nell’onestà. Incontra il Partner ed esponi il tuo interesse per l’Associazione “X” e l’attività di volontariato che vi svolgi. Se la pressione sul lavoro è dovuta ad una scarsa pianificazione, cerca la via per coinvolgere il tuo team nel processo di pianificazione.

Come trovo un compromesso tra gli obblighi lavorativi e familiari?

D: Mi dibatto tra i miei obblighi lavorativi e familiari. I miei bambini sentono realmente la necessità di avermi più vicino ed io amo stare con loro. Non voglio svegliarmi un giorno e

realizzare che vanno già all’università e ci conosciamo a malapena. Ho considerato la possibilità di prendere un lavoro meno impegnativo in un’altra azienda, ma mi piace il mio lavoro in PwC. Ho pensato di ridurlo a tre giorni settimanali o di intraprendere il telelavoro, ma percepisco che alcuni miei colleghi ritengano che avere un lavoro flessibile significhi non svolgere il proprio dovere. Ho sempre creduto che è necessario stare in ufficio per essere produttivi e rimanere ben concentrati. R: Potrebbe essere necessario modificare l’atteggiamento, incluso il tuo. L’idea, secondo cui un lavoro di qualità coincida con un lavoro svolto esclusivamente in ufficio e per lunghe ore, è dura a morire. Ma oggi PwC e molte altre aziende riconoscono che è il tipo di lavoro che svolgiamo che

dovrebbe determinare dove, come e quando lo facciamo. PwC è ben equipaggiata per trarre vantaggio da multimedialità, flessibilità e dalla tecnologia che permette al nostro staff di lavorare efficacemente ed essere collegato con i clienti ed i loro uffici ovunque si trovino. Esistono tre provvedimenti da prendere. Primo, definisci gli obiettivi professionali e personali. Secondo, comunica ai tuoi colleghi cosa intendi fare e per quale motivo; cerca il loro sostegno. Terzo, avvia una discussione chiara con il tuo Partner e l’HR Partner su come raggiungere al meglio i tuoi obiettivi. Sono disponibili diverse opportunità per il lavoro flessibile. Con un’attenta pianificazione ed uno spirito di cooperazione reciproca, si può creare un programma per soddisfare le tue esigenze e quelle di PwC.

Sezioni del Codice collegate: Diversità; Attività esterne

La nostra abilità nel raggiungere la Qualità della Vita Lavorativa dipende da un approccio collettivo volto a sviluppare politiche e programmi che permettano al nostro staff di perseguire obiettivi personali e professionali, nonché da atteggiamenti ed azioni individuali nei confronti di altre persone volte a creare una cultura di reciproco rispetto ed aiuto che celebri la nostra diversità e ci conferisca il potere di offrire brillanti carriere ai nostri migliori talenti. L’impegno di PwC verso la Qualità della Vita Lavorativa ha inizio con la nostra leadership e si realizza attraverso azioni concrete, quali l’inserimento di comportamenti che sostengono la Vita Lavorativa nel processo di valutazione e la promozione di un continuo sviluppo di nuove e innovative iniziative di Vita Lavorativa.

attraverso: • continue iniziative a livello locale e nazionale per garantire che i nostri leader rivolgano l’attenzione ad una vasta gamma di questioni prioritarie su qualità della vita e diversità; • un’educazione alla diversità per migliorare le capacità di comunicare e relazionarsi per aiutare il personale di PwC, sempre più eterogeneo, ad operare più efficacemente con colleghi e clienti; • una varietà di iniziative guida e networking per assicurare che ciascuno in PwC sia in grado di trarre pieno ed ugual profitto dalle opportunità di avanzamento e di leadership.

Diversità

In PwC, il termine “diversità” rappresenta un ambiente globale in cui si riconosce che ogni individuo proviene da esperienze, cultura e circostanze di vita differenti. Rispetto, stima e comprensione per la gente sono valori integrati nel modo in cui operiamo. Il nostro ambiente apprezza la differenza, ricerca punti di vista ed opinioni diverse, nonché potenzia queste differenze per risolvere le sfide In PwC definiamo la Qualità della Vita Lavorativa, professionali dei nostri clienti offrendo a tutti la un ambiente accogliente e flessibile in cui possibilità di esprimere al massimo le proprie incoraggiamo il nostro staff a lavorare insieme per capacità. raggiungere il successo aziendale. A tale fine, la Il nostro impegno verso la diversità è nostra cultura, come molti altri importanti mezzi fondamentale per il nostro business ed il nostro di espressione nella vita, rispetta ed onora il successo. controllo personale e le scelte individuali. Quando La diversità rafforza la performance aziendale la vita è soddisfacente, il lavoro ne trae beneficio; complessiva poiché approfondisce la conoscenza quando il lavoro è efficace, la vita ne beneficia. Il dei mercati globali, ci aiuta ad attirare e nostro obiettivo consiste nel migliorare il servizio trattenere le persone di maggior talento e ci offerto al cliente e la redditività permette di offrire ai clienti le soluzioni più di PwC incrementando la soddisfazione dei efficaci. lavoratori e dei Partner, cercando di trattenere le persone di maggior talento. Dimostriamo l’impegno a rispettare le diversità

20

Pari opportunità di lavoro, programma contro le discriminazioni PwC si impegna ad osservare il principio di uguaglianza nel lavoro. La nostra politica prevede di tutelare le opportunità di lavoro per soggetti appartenenti a particolari gruppi protetti da leggi applicabili, statali o locali, e di basare le decisioni riguardanti il personale su meriti e capacità individuali. Nel perseguimento di tale politica, il personale è assunto senza riguardo a razza, colore, religione, nazionalità, sesso, età, invalidità, orientamento sessuale, stato coniugale, cittadinanza o qualsiasi altro status tutelato dalla legge. Tale politica viene applicata nella formazione, nel processo di promozione, alla chiusura del rapporto di lavoro, per le condizioni di lavoro, per la retribuzione e in qualsiasi altro termine, condizione e privilegio del rapporto di lavoro. Al fine di raggiungere una condizione di pari opportunità in ogni fase del lavoro, il network PwC sostiene una politica contro le discriminazioni sul lavoro per membri appartenenti a gruppi di minoranze, donne, soggetti qualificati con invalidità. PwC intende mantenere un ambiente lavorativo professionale, privo di molestie causate per motivi di razza, colore, religione, nazionalità, sesso, età, invalidità, orientamento sessuale, stato coniugale, cittadinanza o qualsiasi altro status protetto dalla legge. Le molestie sul posto di lavoro indotte da qualsiasi di questi fattori da parte di un Partner, un membro dello staff, un funzionario o dipendente del cliente, o di un terzo non sarà tollerato. In conformità alla politica scritta prevista nel presente codice, saranno effettuate indagini su eventuali episodi di molestia riportati a PwC in modo tempestivo e confidenziale, e ove legalmente permesso, verranno presi appropriati provvedimenti. Coloro che necessitano di assistenza per risolvere questioni etiche o di osservanza, o che desiderano segnalare presunte violazioni, possono comunicarlo direttamente al HR Partner o all’Organismo di Vigilanza. Domande e segnalazioni

21

possono essere esposte mantenendo l’anonimato e tutte le informazioni fornite rimarranno riservate per quanto possibile. Verrà fatto ogni singolo sforzo per risolvere adeguatamente ogni problema sorto. Esperti in materia saranno consultati ove richiesto. Problemi complessi e seri saranno sottoposti al management competente di qualsiasi livello. Segnalazioni di potenziali violazioni devono essere riportate in buona fede e nel rispetto dei diritti e della privacy di terzi che potrebbero essere coinvolti. Sezioni del Codice collegate: Trattare i colleghi con rispetto, cortesia e dignità; Diversità; Molestie sessuali e di altra natura; Uso corretto di strumenti di comunicazione

Molestie sessuali e di altra natura D: Recentemente, sono entrata a far parte di un nuovo progetto. Il team è formato per la maggior parte da uomini. Una mia amica, che vi lavora da tempo, mi ha detto in confidenza che il manager del progetto le ha chiesto ripetutamente di uscire. Lei ha sempre rifiutato nonostante le sue continue insistenze. Ora le ha detto che il suo lavoro è inaccettabile e le sue possibilità di promozione e di lavoro sono a repentaglio. Vuole discutere la situazione a cena. Lei è preoccupata di declinare l’invito e non vuole riferire l’accaduto a nessuno poiché pensa che potrebbe mettere in pericolo anche la sua carriera.

Come posso reagire a commenti di carattere sessuale espressi da colleghi?

Oltre a ciò, il manager del progetto ha invitato a cena anche me per parlare del progetto. Stavamo conversando su quanto fosse lieto che una donna così attraente si fosse unita al team, poiché era sicuro che la mia presenza avrebbe migliorato la relazione con il cliente. Sono preoccupata, non so cosa fare. R: Se gli atteggiamenti del manager del progetto verso di te e la tua amica risultano sgradevoli, essi diventano inaccettabili anche secondo gli standard aziendali. Nessuno all’interno della società/associazione deve piegarsi a commenti o allusioni di natura sessuale, o tollerare, nonché accettare inviti sgraditi come parte di un incarico. Tu e la tua amica dovete segnalare i vostri casi all’ HR Partner, ad un Partner o all’Organismo di Vigilanza.

Spiega alla tua amica che dovrai riferire il comportamento che il manager ha tenuto nei suoi confronti, anche se lei non ne ha intenzione. Tale comportamento è parte dell’ambiente lavorativo del quale fai parte e potrebbe incidere sul tuo lavoro come su quello della tua collega. È possibile che il manager abbia trattato altre lavoratrici della società/ associazione nel medesimo modo e che loro abbiano avuto paura di esporre il fatto. I tuoi reclami saranno esaminati subito e su base confidenziale, per quanto possibile in relazione alla necessità di condurre indagini efficaci. Sarai anche tutelata da eventuali ritorsioni per aver sollevato tale problema.

che impressione potrebbe avere un dipendente di un cliente o un potenziale nuovo assunto, se vedesse quelle storielle etniche e razziste esposte in un ufficio. Non devi rimanere in silenzio. Se pensi che non ci sia alcun Partner a cui rivolgerti, solleva la questione con l’HR Partner oppure contatta l’Organismo di Vigilanza. Verrà fatto qualsiasi sforzo per tutelare la tua riservatezza, coerentemente con l’impegno di PwC ad eliminare un comportamento inadeguato.

PwC si impegna a mantenere un ambiente lavorativo professionale, privo di discriminazioni. Di conseguenza, è improprio e contro le politiche aziendali che un Partner o un membro del D: Le persone della mia area Come posso lavorativa recentemente sono personale molesti un altro collega sulla base di reagire a storielle sotto pressione. Negli ultimi discriminazioni di razza, colore, religione, di carattere mesi, molti di loro si sono inviati nazionalità, sesso, età, invalidità, orientamento razziale, etnico o e-mail che contengono materiale sessuale, stato coniugale, cittadinanza, o qualsiasi sessuale raccontate di natura sessuale. altro status tutelato dalla legge. Un Scaricano da Internet anche dai colleghi? comportamento molesto comprende storielle razziste sulle varie intimidazioni discriminatorie, derisione o insulti origini etniche. Alcune sono state anche esposte vicino alla aventi lo scopo o l’effetto di interferire stampante in condivisione o in zone di lavoro comuni. I irragionevolmente con la performance lavorativa Partner ed i manager non solo sono a conoscenza di tale di un individuo, o di creare un ambiente comportamento, ma spesso si uniscono allo scherzo verbale lavorativo intimidatorio, ostile o offensivo, e ridono per il materiale affisso. secondo la percezione di una persona Da principio, pensavo che fosse divertente ed un modo per ragionevole. socializzare ed alleviare la tensione. Sono a conoscenza che PwC disapprova che si ridicolizzino persone a causa delle loro origini etniche, ma in questo caso, ognuno partecipa scherzando sulla propria origine, incluso il sottoscritto, un uomo del sud. Di recente, ho iniziato a sentirmi a disagio in questa situazione e non so esattamente come comportarmi. Ho faticato per essere accettato da questo gruppo e non voglio mettere a repentaglio la mia carriera. R: La situazione descritta viola la politica societaria. PwC conferisce a ciascuno il diritto di lavorare in un ambiente privo di commenti offensivi, abusivi o ostili basati su sesso, razza, nazionalità, età o qualsiasi altro status tutelato. Per coloro che assistono a simili circostanze, risulta spesso difficile manifestare obiezioni, specialmente quando manager e Partner si uniscono e sembrano approvare tale comportamento. Come te, altre persone potrebbero aver cambiato opinione e non voler partecipare a tale offesa, oppure si sono sempre sentiti offesi ma non hanno mai avuto il coraggio di esprimere la propria idea. Inoltre, poiché il materiale viene esposto in aree comuni, l’impatto potrebbe non limitarsi ai partecipanti. Immagina

Molestie sessuali e di altra natura PwC vuole che la molestia sessuale, come qualsiasi altra forma di vessazione, non sia tollerata. Costituisce molestia sessuale illecita ogni atto di avance sessuale, richiesta di favori sessuali e/o altro comportamento verbale, visivo o fisico di connotazione sessuale ove: • l’accettazione a tale comportamento rappresenta, esplicitamente o implicitamente, una condizione per l’impiego di un individuo, • l’accettazione o il diniego a tale comportamento da parte di un individuo sia utilizzato come base per decisioni che riguardano tale individuo, o • tale comportamento abbia lo scopo o l’effetto di interferire irragionevolmente con la performance lavorativa di un individuo, o di creare un ambiente lavorativo intimidatorio,

22

ostile o offensivo. La molestia sessuale è una forma di discriminazione sessuale. Avviene in una serie di circostanze che presentano un elemento comune: l’introduzione inopportuna di attività o commenti sessuali indesiderati nella situazione lavorativa. Spesso, la molestia sessuale implica relazioni tra persone di diversa autorità e contiene elementi di coercizione quando, ad esempio, l’adesione a richieste di favori sessuali diventa un criterio per valutare la performance, programmare incarichi o concedere promozioni.

potranno essere rivelate a persone di PwC in base al principio della “esigenza di conoscere”. I soggetti coinvolti nell’indagine non possono discutere la questione al di fuori dell’indagine stessa. • PwC cerca, in armonia con il completamento di un’indagine accurata ed imparziale, di proteggere l’identità, l’anonimato e le confidenze dell’individuo che inoltra una denuncia al fine di promuovere la segnalazione di eventuali episodi di molestia e di tutelare la reputazione di qualsiasi soggetto che potrebbe essere stato accusato Tuttavia la molestia sessuale potrebbe ingiustamente di vessazione. coinvolgere relazioni anche tra pari, laddove • L’indagine sulla denuncia di molestia ripetute avance sessuali o un comportamento normalmente prevede la consultazione delle verbale degradante abbiano un effetto negativo parti coinvolte e di qualsiasi altro testimone sulla capacità di rendimento della persona in menzionato o apparente. Verrà fatto ogni campo lavorativo. singolo sforzo per garantire una valutazione Costituisce molestia sessuale illecita ogni imparziale ed equa. Tutti i membri dello staff comportamento che possa essere percepito come sono tutelati da coercizione, intimidazione, tale dalla persona che ne è vittima. ritorsione, interferenza, o discriminazione per La molestia sessuale include anche l’eventuale aver segnalato o assistito nell’indagine sulla ritorsione o “vendetta” verso un individuo che denuncia di molestia. ha rifiutato o denunciato avance o proposte • Se l’indagine rivelasse che la denuncia è sessuali. valida, si procederà con tempestività prendendo le misure disciplinari opportune, La molestia sessuale potrebbe essere esplicita o designate a fermare immediatamente la velata. Un comportamento che potrebbe risultare molestia e a impedire che si ripeta. La misura appropriato in un ambiente sociale potrebbe non disciplinare potrebbe includere: ammonizione esserlo sul luogo di lavoro. In qualsiasi forma si verbale o scritta, sospensione o, nei casi più manifesti (verbale, non verbale, fisica), la gravi licenziamento e denuncia alle autorità molestia sessuale è offensiva e degradante per la competenti. persona a cui è indirizzata e non è mai accettabile É necessario un accertamento sulla base di tutti i sul luogo di lavoro. fatti del caso specifico per determinare se una particolare azione sia puramente personale e Procedure di denuncia senza effetti discriminatori. • Qualsiasi membro dello staff, che pensi di aver Data la natura di questa tipologia di subito una molestia, è tenuto a segnalare discriminazione, è chiaro che false accuse di immediatamente l’atto/gli atti presunto/i ad molestia possano avere serie conseguenze su uno o più dei seguenti contatti: l’HR Partner, il persone innocenti. In ogni caso false accuse Partner del suo Gruppo/Ufficio, l’Organismo avranno lo stesso trattamento disciplinare: di Vigilanza. ammonizione verbale o scritta, sospensione o, nei • Ogni denuncia di molestia viene gestita in casi più gravi, licenziamento e denuncia alle modo tempestivo e confidenziale. Le autorità competenti. informazioni riguardanti una denuncia

23

PwC si aspetta che tutti i Partner e lo staff • in caso di tua assenza dall’ufficio il telefono agiscano responsabilmente per stabilire e deve essere deviato o sul telefono della mantenere un ambiente lavorativo privo di segretaria, o sul voice mail, permettendo così, discriminazioni e molestie illecite di connotazione a chi ti cerca, di lasciarti un messaggio; sessuale o di qualsiasi altra natura. PwC ti invita a • durante le riunioni, soprattutto con clienti o rivolgere qualsiasi domanda ai seguenti contatti: terzi, il telefono cellulare deve sempre essere HR Partner, Partner del tuo Gruppo/Ufficio, impostato su “riunione” o “silenzioso”; Organismo di Vigilanza. • la segreteria telefonica del cellulare deve sempre essere attivata in modo da consentire Sezioni del Codice collegate: Trattare i colleghi a chiunque ti cerchi di lasciare un messaggio. con rispetto, cortesia e dignità, Pari opportunità di Non è permesso il suo disinserimento o la sua lavoro, programma contro le discriminazioni; Uso disabilitazione anche momentanei; corretto di strumenti di comunicazione • bisogna rispondere a tutte le chiamate e in tempi ragionevoli. Poiché la nuova tecnologia consente di vedere anche le chiamate non Uso corretto di strumenti di risposte, non è permesso non richiamare i comunicazione colleghi o richiamarli dopo un giorno o due; Quando usiamo computer, telefono, fax, carta • si deve evitare di telefonare frequentemente e intestata del network PwC e altri strumenti di a lungo a colleghi o ad altri clienti quando si comunicazione, siamo tenuti ad utilizzare tali sta lavorando presso un cliente. Questo dà risorse: una cattiva impressione al cliente stesso che potrebbe domandarsi cosa ci stai a fare presso Legalmente, osservando tutte le leggi in materia di lui, quando spendi il tempo su altre di copyright, licenze ed altri accordi contrattuali; questioni e incarichi, con il dubbio che il Rispettosamente, mantenendo buoni standard di tempo speso sia comunque fatturato a lui; utilizzo, etichetta, buon gusto e cortesia; • il tono da usare al cellulare deve sempre Responsabilmente, utilizzando strumenti di essere pacato, tranquillo e mai enfatico o comunicazione di PwC in conformità con le alterato, soprattutto se sei in pubblico; procedure interne. • il non rispetto delle regole più sopra esposte, porterà al ritiro del cellulare aziendale. I sistemi di comunicazione aziendali sono stati L’utilizzo personale casuale o saltuario di espressamente sviluppati allo scopo di supportare telefoni, fax, e-mail e internet è consentito, le attività di PwC. L’utilizzo da parte tua di tali ma guidato dalla consapevolezza delle priorità strumenti potrebbe identificarti con PwC ed del sistema e tenendo presente sicurezza e implicare che stai parlando per conto della buon gusto. Usa moderazione e buon senso società. In generale, qualunque informazione che nell’utilizzo personale di tutti gli strumenti di tu vorresti comunicare personalmente ad un comunicazione, riconoscendo non solo le tue collega, ad un cliente, o a qualsiasi altra persona, priorità professionali, ma anche quelle dei o in luoghi pubblici, non deve essere trasmessa colleghi con cui condividi lo spazio di lavoro. per iscritto, via e-mail o internet, per telefono o È proibito utilizzare le reti elettroniche di attraverso fax o voicemail, per ragioni di comunicazione interna ed esterna o i mezzi sicurezza. telefonici per: Il telefono fisso e quello mobile sono strumenti che appartengono al network e come tali devono essere usati e quindi vanno osservate le presenti regole:

• •

prendere parte ad un’attività criminale; effettuare una richiesta di denaro non autorizzata o un’operazione non

24

•

• • •

•

•

•

• • • •

25

autorizzata in relazione ad affari personali; effettuare un accesso non autorizzato a qualsiasi sistema informatico o computer di PwC o di un’altra organizzazione o entità; diffondere messaggi a catena, materiale pubblicitario inviato per posta elettronica, o corrispondenza simile; trasmettere messaggi molesti o minacciosi; mandare messaggi generalizzati a gruppi di utenti se non previa autorizzazione del Partner o del Capo Gruppo/Ufficio (es. grp_tutti); usare la posta elettronica come strumento di aggressione per contestare, polemizzare, criticare o accusare colleghi di atti o comportamenti che ritieni personalmente non adeguati, di fronte a terzi utilizzando il cc, invece di cercare di evitare lo scontro, chiarendoti di persona con il Partner/collega/collaboratore; diffondere, osservare, scaricare, memorizzare o inoltrare materiale di natura sessuale o altre informazioni potenzialmente offensive, incluso linguaggio blasfemo, barzellette di cattivo gusto, materiale fanatico, discriminatorio o offensivo ad un gruppo specifico (ossia, qualsiasi materiale non in armonia con i valori e le politiche societarie); scaricare o memorizzare materiale (incluso software) protetto da legge su copyright, o quantità eccessive di file elettronici ad uso non professionale (ad esempio file musicali o video, ecc.); diffondere in maniera non autorizzata documenti aziendali interni o altre comunicazioni al di fuori di PwC; esprimere opinioni non professionali sul network PwC in forum pubblici, privati o in altre circostanze; descrivere negativamente i clienti del network PwC o i mercati dei clienti; diffondere intenzionalmente informazioni

inesatte. Per ulteriori istruzioni sull’utilizzo appropriato degli strumenti di comunicazione elettronica, fai riferimento alle procedure organizzative interne. Articoli di cancelleria o altri moduli sui quali compare il nome del network PwC non possono essere utilizzati a scopo personale. La carta intestata PwC deve essere utilizzata solo per comunicazioni sottoscritte da un Partner, un director, un associato, un amministratore, un senior manager, o tutte le figure professionali con procura ad hoc. Il contenuto e la firma di tali documentazioni, devono comunque rispettare le disposizioni previste nelle deleghe conferite dagli organi decisionali della società/associazione. Sezioni del Codice collegate: Molestie sessuali e di altra natura; Proprietà intellettuale ed informazioni di proprietà esclusiva e confidenziali; Computer, altre apparecchiature e sicurezza della rete

Rapporti di parentela e relazioni personali La società riconosce che all’interno di una grande organizzazione si possano instaurare relazioni personali strette tra colleghi, siano questi Partner o lavoratori. Inoltre, la società consente l’assunzione di persone imparentate a partner e membri dello staff. Tuttavia, è necessario prestare adeguata attenzione per garantire che le relazioni personali strette e i rapporti di parentela non creino situazioni in cui: • membri dello staff beneficino o soffrano a causa di una relazione personale o di parentela dentro e fuori PwC; • sorgano questioni di riservatezza, indipendenza e conflitti di interesse, questi ultimi anche solo percepiti; • risulti un reale o percepito nepotismo e/o favoritismo. PwC stabilisce che la persona più alta in grado deve agire con maggior senso di responsabilità per evitare che le relazioni strette personali

possano comportare rischi per la società e per le sue persone, informando il Partner HR oppure il Partner responsabile dei “Partners Affairs” di una qualsiasi relazione personale o di parentela. Assunzione Le persone, che hanno rapporti personali o di parentela con un candidato ad una posizione presso la società, non devono influenzare o partecipare in alcun modo al processo decisionale di assunzione e le procedure di assunzione devono essere rigorosamente applicate da personale della società indipendente dalla persona già in azienda. L’assunzione di tali persone deve essere approvata dal Los Leader e dal responsabile HR. Assegnazione Partner o membri dello staff non possono essere impegnati nella stessa unità operativa in cui lavorano parenti, o individui con cui hanno stretto una relazione personale. In nessun caso una delle due persone dovrà essere il diretto superiore dell’altro né in alcun modo partecipare ai processi di valutazione, avanzamento di carriera, assunzioni di responsabilità e decisioni riguardanti il trattamento economico dell’altro o di persone che sono in diretta competizione con una delle due persone coinvolte, per quanto riguarda la carriera aziendale. Le persone con stretti rapporti di parentela o relazioni personali tra di loro, non possono essere assegnate al medesimo cliente o incarico.

Cosa prevedono le regole se due colleghi si frequentano?

D: Un manager ed un neoassunto hanno iniziato a frequentarsi. Nel loro prossimo incarico dovrebbero lavorare assieme. Questo costituisce un problema?

R: Sì. La politica societaria, sebbene non vieti la frequentazione fra due colleghi, prevede che non possano lavorare sullo stesso cliente o incarico.

Relazioni con il personale del cliente D: Il responsabile del controllo di gestione del mio cliente ha invitato ad un appuntamento il senior del mio lavoro e ora hanno incominciato a frequentarsi regolarmente Devo trovarmi un altro senior per questo incarico? Che cosa prevedono le regole se si frequenta il cliente?

Cosa prevedono le regole se si frequenta il cliente?

R: Il senior non può restare su quell’incarico ed uscire con il responsabile del controllo del tuo cliente poiché dobbiamo rimanere indipendenti ed oggettivi sia di fatto che in apparenza. Frequentare un funzionario del cliente che occupi una posizione chiave, o che abbia un ruolo di supervisione nell’area contabile o di financial reporting, potrebbe nuocere alla percezione di indipendenza e offuscare la nostra obiettività.

PwC non scoraggia l’amicizia tra i membri dello staff ed il personale del cliente. Infatti, è auspicabile stringere rapporti con i clienti, ma è necessario mantenere l’obiettività, di fatto e in apparenza, ed evitare azioni che comprometterebbero sia gli interessi del cliente, sia quelli della società. Si prega di consultare l’HR Partner prima di prendere decisioni di assunzione o assegnazione che coinvolgano parenti o persone che hanno una relazione personale stretta con membri della direzione del cliente. Qualora si debba prendere una decisione di assegnazione sugli incarichi, che coinvolga parenti di, o persone aventi relazioni personali con, i membri della direzione del cliente, devi consultare il Partner Responsabile a livello nazionale per l’Indipendenza. Se, dopo tale consultazione, non risultassero limitazioni di indipendenza, contatta il Partner Responsabile a livello nazionale per il Risk Management per l’approvazione definitiva dell’assegnazione. I suddetti principi sussistono anche per le relazioni con appaltatori e venditori.

Se hai domande sulla politica societaria a tale proposito, contatta l’HR Partner.

26

Sezioni del Codice collegate: Mantenere l’indipendenza.

Mantenere la sicurezza sul posto di lavoro

dispositivi di protezione collettivi e/o individuali dai rischi presenti nei luoghi di lavoro. La formazione e l’informazione dei lavoratori in materia di salute e sicurezza, con particolare riferimento ai rischi effettivamente presenti sui luoghi di lavoro e alle relative misure di prevenzione, inizia in occasione dell’assunzione di ciascun lavoratore.

Il network PwC si impegna ad offrire ai suoi lavoratori/collaboratori un ambiente di lavoro salutare e sicuro, privo di tutti i pericoli insiti nell’ambiente stesso. D: Il Servizio di Prevenzione e Ho molto lavoro da È nostro dovere, osservare ogni norma e Protezione aziendale mi ha portare a termine. procedura di sicurezza vigenti ed assumerci la convocato per un corso di Posso non responsabilità di prendere tutte le misure formazione in materia di partecipare ad un necessarie per proteggere i nostri lavoratori e noi salute e sicurezza sui luoghi di corso in materia di stessi. Siamo altresì obbligati a segnalare lavoro, ma ho molto lavoro da salute e sicurezza tempestivamente infortuni, attività e condizioni portare a termine per la data sui luoghi di indicatami e i miei superiori pericolose e situazioni di lavoro preferirebbero che non lavoro? potenzialmente instabili al Partner responsabile del nostro gruppo o ufficio. La sicurezza sul posto di lavoro non include solo i beni di PwC ma anche partecipassi al corso. Come mi devo comportare? le sedi del cliente e i luoghi di incontro fuori sede. R: La valutazione in merito alla preparazione del personale Il sistema di sicurezza e la relativa gestione coinvolge direttamente ogni lavoratore di PwC, che deve attivarsi nella prevenzione e nell’eliminazione delle situazioni che, nell’espletamento dell’attività lavorativa, potrebbero generare rischi all’incolumità fisica delle persone all’interno o all’esterno dei luoghi di lavoro. Nello svolgimento dell’attività professionale presso il cliente è opportuno non limitarsi a osservare le istruzioni ricevute dai superiori PwC ma attivarsi, per quanto possibile, a ricevere direttamente dal personale del cliente stesso ulteriori informazioni e/o istruzioni sui rischi presenti presso la sede, ad esempio, richiedendo copia del manuale o del volantino contenente le “Norme Generali di Sicurezza”. PwC, al fine di raggiungere il massimo livello di sicurezza possibile, garantisce a tutti i lavoratori la partecipazione ad appositi corsi di formazione e il relativo aggiornamento periodico, consegnando al contempo apposita documentazione informativa e fornisce, quando necessario, idonei

27

in merito ai rischi presenti sui luoghi di lavoro deve coinvolgere il Servizio di Prevenzione e Protezione; di conseguenza è opportuno parlare della questione con il Partner responsabile per trovare una soluzione.

Devo indossare l’elmetto che il cliente mi ha consegnato?

D: Per svolgere la mia attività presso la sede di un cliente mi è stato consegnato un elmetto. Mi sembra una misura di protezione eccessiva e non

giustificata dall’attività che devo svolgere. Posso procedere comunque con l’attività di cui si tratta senza l’utilizzo di tale misura? R: No. È necessario contattare il Servizio di Prevenzione e Protezione per ricevere apposite istruzioni sulle modalità con cui il dispositivo in questione deve essere adoperato.

Devo segnalare che l’ascensore non si chiude correttamente?

D: Ho visto la porta dell’ascensore che non si chiude correttamente e temo che ciò possa causare a breve la rottura dell’impianto. Devo

segnalare il problema? R: È importante portare il Servizio di Prevenzione e

Protezione a conoscenza di ogni rischio, anche solo potenziale o presunto, per la sicurezza del personale e di terzi.

Sostanze stupefacenti e alcool sul posto di lavoro

Il network PwC si impegna a fornire e mantenere un ambiente di lavoro sicuro dove non circolino sostanze stupefacenti e che incoraggi la migliore produttività ed un servizio ottimale ai nostri clienti. L’abuso di alcool o di qualsiasi altra droga o sostanza, legale o illegale, può interferire con la propria capacità di rispettare responsabilità e obblighi professionali, compromettere la salute e la sicurezza di colui che ne fa uso o di terzi, danneggiare la reputazione e l’attività del network PwC, e comportare rischi di cause. Quindi, l’abuso di alcool, droga o altre sostanze Violenza sul posto di lavoro sul posto di lavoro è vietato e passibile di azione Atti o minacce di violenza da parte di un Partner o disciplinare da parte di PwC, e in caso di sostanze stupefacenti illegali, di azione legale nei termini di un lavoratore verso un altro individuo, un suo di legge. Inoltre, è vietato ai Partner e allo staff di parente o un bene sono inaccettabili e costituiscono motivo di licenziamento immediato. operare per PwC o di rappresentare PwC quando Questa politica si applica a minacce rivolte ai beni sono o possano sembrare sotto gli effetti di alcool o di droghe anche leggere. di PwC o del cliente, o altre circostanze che potrebbero incidere negativamente su PwC. Tali atti o minacce di violenza, dirette o indirette, D: Posso bere bevande alcoliche Posso bere manifestate tramite parole, gesti o simboli, durante un pranzo con il mio bevande alcoliche violano la capacità di PwC di offrire un posto di cliente? in ambienti di lavoro sicuro al nostro personale. R: Sebbene PwC non vieti il lavoro? Se ritieni di essere stato un bersaglio di violenze o consumo di bevande alcoliche in minacce di violenza, o se hai assistito o sei venuto a conoscenza di un comportamento violento o ambienti lavorativi, non ne devi abusare , poiché potresti dover ritornare in ufficio, incontrare un cliente o eseguire minaccioso, consulta il Partner responsabile del altri compiti in veste di rappresentante di PwC. Anche se la tuo Gruppo/Ufficio. Se parlando con un collega mi rendo conto che non sa dove sono situate le cassette di sicurezza da utilizzare in caso di emergenza e, in generale, ha scarsa cognizione delle misure in materia di sicurezza devo innanzitutto comunicargli le principali nozioni ed informazioni di cui sono a conoscenza e di cui ritengo necessaria la conoscenza per svolgere in sicurezza l’attività lavorativa. È opportuno, inoltre, che lo segnali per un corso di aggiornamento.

Armi È severamente vietato il possesso di armi da parte di un Partner o di un lavoratore nella sede di PwC o del cliente, o fuori sede per motivi di lavoro. Un Partner o un lavoratore che segnala di lavorare con un’arma o che viene scoperto in possesso di un’arma, mentre è al lavoro o fuori sede per motivi di lavoro, è passibile di appropriate azioni disciplinari, sino al licenziamento immediato o alla risoluzione del contratto, anche se in possesso di regolare licenza o porto d’armi.

quantità di alcool assunta non compromette la tua capacità, l’impressione che potresti dare sotto gli effetti dell’alcool, incluso l’odore di alcool proveniente dal tuo respiro, potrebbe danneggiare non solo la tua reputazione, ma anche quella di PwC.

PwC proibisce produzione, possesso, vendita, distribuzione, trasferimento o trasporto di qualsiasi droga illegale o sostanza controllata non autorizzata in qualsiasi momento, nella sede di PwC, presso strutture esterne utilizzate per riunioni o nelle sedi del cliente. La violazione di tale politica è passibile non solo di azione

28

disciplinare da parte di PwC, incluso il licenziamento, ma anche di azione legale da parte delle autorità competenti.

Proteggere l’ambiente La nostra politica prevede l’osservanza di tutte le leggi ed i regolamenti applicabili sull’ambiente. Prendiamo provvedimenti per ridurre il consumo di prodotti composti da sostanze esauribili (per esempio, contando su mezzi elettronici piuttosto che documenti cartacei), per riutilizzare e riciclare ove possibile. Siamo impegnati ad offrire al personale di PwC un luogo di lavoro salutare, sicuro e con i necessari requisiti ambientali. PwC , inoltre, incoraggia il proprio personale a viaggiare con i mezzi pubblici ogniqualvolta sia possibile e prevede, solo nel caso in cui non sia possibile o pratico l’utilizzo del mezzo pubblico, per gli spostamenti lavorativi, sia l’utilizzo di auto proprie sia di auto aziendali. Se sei preoccupato su questioni o condizioni ambientali sul posto di lavoro, sei vivamente pregato di metterti in contatto con il partner responsabile del tuo Gruppo/Ufficio per richiedere assistenza.

29

Responsabilità verso la nostra organizzazione I nostri doveri

Tutelare tutti i beni di PwC, incluso informazioni, conoscenza e tecnologia; Onorare gli obblighi verso i precedenti datori di lavoro e PwC per salvaguardare le informazioni di proprietà ed i segreti commerciali; Riconoscere i rischi relativi al cliente e sottoporli all’attenzione dei Partner competenti; Ottenere le dovute approvazioni per l’impiego esterno; Trarre beneficio dalla possibilità di partecipare ad attività politiche, professionali, iniziative di beneficenza e di servizio civile, ma evitare conflitti di interesse; Riportare accuratamente ed attentamente tutti i dati fondamentali, incluso ore lavorate, spese, documenti giustificativi, fatture e conti; Riconoscere che l’immagine e la reputazione di PwC si fondano sulla nostra prestazione e condotta professionale e personale, e cercare di tutelare ed accrescere tale immagine e reputazione; Segnalare immediatamente questioni inerenti indagini o cause legali all’Independence & Risk Management Partner. Proteggere i beni di PwC Ciascuno di noi è responsabile di salvaguardare e tutelare la proprietà fisica, la tecnologia e la conoscenza di PwC, incluso segreti commerciali, informazioni di proprietà esclusiva, proprietà intellettuale e tutti i servizi offerti da PwC. Pertanto: Non possiamo prendere, danneggiare, distruggere o eliminare intenzionalmente alcun tipo di bene o apparecchiatura di PwC, indipendentemente dalla condizione o valore; Non possiamo utilizzare informazioni e beni di PwC tutelati da copyright o di proprietà esclusiva

30

per fini non societari, salvo specifica autorizzazione; Siamo tenuti a tutelare ed utilizzare adeguatamente i fondi di PwC nonché comprendere ed osservare tutte le politiche finanziarie di PwC; Siamo tenuti a segnalare con precisione le ore di lavoro svolte assegnandole correttamente a clienti, progetti e mansioni; Siamo tenuti a prendere provvedimenti per evitare l’accesso non autorizzato nei locali di PwC, furti, danni e utilizzo scorretto dei beni aziendali; Siamo tenuti a segnalare furti effettivi o presunti

o l’uso scorretto dei beni di PwC, nonché le minacce alle risorse informatiche e alla sicurezza di PwC. Per segnalare incidenti che coinvolgono le risorse tecnologiche del network PwC sei pregato di rivolgerti alla funzione ITG (Information Technology Group).

Proprietà intellettuale e informazioni di proprietà esclusiva e confidenziali D: L’altra sera ero a cena con alcuni amici che lavorano per altre società di revisione. Hanno incominciato a comparare le metodologie di revisione delle loro aziende. Quando mi hanno rivolto alcune domande sulla metodologia di PwC, ho risposto che non potevo esprimermi a tale proposito e suggerito loro che non dovrebbero parlare delle metodologie delle loro società. Avevo ragione?

Posso comparare metodologie con amici che lavorano per altre società?

R: Certo, hai ragione. La nostra metodologia di revisione è un processo di business tutelato da copyright ed i dettagli sono riservati e di proprietà esclusiva.

D: Mia moglie lavora per una società che sviluppa programmi informatici di formazione su tematiche inerenti gestione e controllo finanziario. Sa che il mio ufficio dispone di una mailing list con i principali nominativi del settore finanziario (direttori finanziari, responsabili del controllo di gestione e manager di revisione interna) per i clienti della nostra regione. Vuole che le passi questo elenco in modo che possa inviare loro del materiale relativo ai programmi della sua società. Posso darglielo? D’altronde lei potrebbe procurarsi tali nominativi attraverso altre fonti, ma ci impiegherebbe più tempo per redigere una sua lista.

Posso dare a mia moglie una mailing list con i nominativi di responsabili del settore finanziario?

R: Non puoi dare a tua moglie l’elenco. Le nostre mailing list sono riservate, di proprietà esclusiva e solo ad uso aziendale.

Molti clienti non vogliono far sapere che stiamo lavorando per loro e le persone presenti nell’elenco si affidano alla nostra professionalità per non diventare il target di un mailing di massa da parte di altre fonti.

É importante riconoscere l’esistenza e l’effetto dei diritti di proprietà intellettuale, nonché tutelare i propri diritti ed evitare di violare i diritti degli altri. Le leggi sulla proprietà intellettuale permettono a PwC di tutelare i beni di valore incluso brevetti, marchi di fabbrica, copyright, segreti commerciali, metodologie e informazioni di proprietà esclusiva. In qualità di Partner o lavoratore di PwC puoi possedere, accedere, sviluppare o creare informazioni o materiale confidenziali o di proprietà di PwC o di uno o più clienti, licenziatari, fornitori o soci di joint venture di PwC. Le informazioni e/o il materiale di proprietà esclusiva includono: • • • • •

procedure di business; piani di marketing; clienti e mailing list; software e hardware; diritti di proprietà intellettuale (brevetti, copyright, segreti commerciali, marchi di fabbrica e di servizio); • qualsiasi informazione non generalmente nota o disponibile al pubblico o nell’ambito delle professioni in cui operiamo. È necessario prendere misure efficaci per tutelare il materiale confidenziale e di proprietà esclusiva di PwC, quali: porre sui documenti appositi riquadri di avvertenza di proprietà esclusiva; impedire l’accesso e la distribuzione non autorizzata di informazioni confidenziali e di proprietà esclusiva; rivelare informazioni confidenziali e di proprietà esclusiva a terzi, solo quando richiesto nell’esercizio delle funzioni societarie, come approvato dalla direzione; onorare tutti gli obblighi di legge e contrattuali

31

riguardanti la tutela della riservatezza. Le divulgazioni necessarie a terzi includerebbero descrizioni di procedure di business sviluppate da PwC nelle proposte e nella condivisione di informazioni sostanziali con subappaltatori, personale del cliente o soci di joint venture. In tutti questi casi, le parti che ricevono le informazioni devono capire che sono di proprietà esclusiva ed hanno l’obbligo di tutelarle. Al contrario, clienti, subappaltatori ed altre persone con cui la società opera, dovranno spesso renderci partecipi di informazioni confidenziali e di proprietà esclusiva; siamo quindi tenuti a salvaguardare tale materiale con la stessa attenzione che presteremmo se fosse nostro. Il tuo obbligo di tutelare la proprietà intellettuale e le informazioni di proprietà esclusiva di PwC Posso utilizzare un modello di software che ho sviluppato durante la mia permanenza in PwC nel mio prossimo lavoro?

rimane in vigore persino dopo aver lasciato il network PwC.

D: Ho intenzione di lasciare PwC per lavorare presso una società di software. Durante la mia permanenza in PwC, ho sviluppato un modello di previsione finanziaria. Il mio nuovo datore di lavoro è molto interessato a quel modello poiché vorrebbe usarlo come base per sviluppare nuovi prodotti software. Essendo stato io a crearlo, è di mia proprietà o no? R: No. Il software è stato sviluppato quando eri un lavoratore retribuito di PwC, lavorando ad un progetto aziendale che ti era stato assegnato e utilizzando le risorse di PwC. Pertanto, PwC possiede il modello e detiene i diritti per utilizzarlo.

Qualsiasi invenzione, scoperta, documentazione e sviluppo fatto o promosso durante il tuo impiego presso PwC relativo all’esercizio della tua professione è di proprietà di PwC, che si riserva il diritto di richiedere che tu formalmente ceda tale proprietà. Tali opere possono essere brevettate o tutelate da copyright solo per conto di PwC e devono rimanere riservate come le altre proprietà intellettuali aziendali. Se ti viene

32

chiesto di rivelare qualsiasi informazione di proprietà intellettuale, confidenziale o di proprietà esclusiva di PwC, in seguito ad un procedimento legale o altrimenti, devi ottenere il consenso dal Partner Responsabile della funzione ITG prima di divulgare qualsiasi Informazione. Nel contesto di contratti governativi, sussistono casi particolari per il ricevimento e l’utilizzo di informazioni delicate, riservate e per la sicurezza nazionale. Per ulteriori informazioni, consultare il materiale della sezione “Informazioni segrete e sulla sicurezza nazionale”. D: Ho acquistato dei software per il computer di casa e vorrei copiarli ed installarli sul computer dell’ufficio. Quando ho comprato il software, era avvolto in una confezione di plastica e conteneva una nota secondo cui aprendo la confezione acconsentivo a diventare un licenziatario. Ciò significa che non posso copiare il software?

Posso copiare dei software dal computer di casa a quello di PwC?

R: Le restrizioni sull’utilizzo dei software varia da articolo ad articolo. Leggi attentamente la documentazione allegata al prodotto per comprendere i tuoi obblighi. Tuttavia, anche se il software può essere utilizzato o copiato liberamente, ti è consentito installare sul computer dell’ufficio solo i software relativi al business e approvati dal network PwC. Per ulteriori informazioni, consulta la sezione su “Computer, altre apparecchiature e sicurezza della rete.”

Computer, altre apparecchiature e sicurezza della rete A causa della potenziale perdita di produttività, informazioni e riservatezza, è essenziale la massima protezione di computer, altre apparecchiature e la sicurezza delle nostre reti elettroniche di Comunicazione e delle informazioni da queste memorizzate e trasmesse. É nostro dovere osservare fedelmente tutte le procedure di sicurezza volte a raggiungere tale obiettivo.

D: Ho letto che è necessario proteggere il PC con la password ogni volta che lasciamo incustoditi i nostri computer. Non è un po’ esagerato? Come devo comportarmi se sono in ufficio o in una riunione aziendale?

Devo proteggere i file del mio pc quando sono in ufficio?

R: Anche quando sei in ufficio, di solito non tieni aperti tutti i cassetti e gli armadietti, lasciando accessibili tutte le informazioni delicate e confidenziali; non sei neppure solito condividere le informazioni riservate del cliente con quei collaboratori che non hanno l’esigenza di venire a conoscenza di tali informazioni. Permettere l’accesso al tuo PC e quindi l’accesso in rete quando non sei presente, è paragonabile a tutto questo. Nonostante i provvedimenti presi per impedire l’ingresso non autorizzato nei nostri uffici, si riscontrano delle violazioni. Più grande è il rischio di accesso da parte di estranei, come nel caso di riunioni aziendali che non si tengono nei nostri uffici, più importante diventa negare l’accesso alle informazioni memorizzate in rete.

I computer da tavolo e i portatili non sono solo apparecchiature di valore, ma rappresentano vere e proprie vie d’accesso ad informazioni confidenziali e di proprietà esclusiva del network PwC e del cliente nonché all’introduzione di virus esterni. È nostro dovere proteggere sempre tali apparecchiature ed il relativo accesso quando siamo in ufficio o fuori sede. É necessario sorvegliare i portatili se siamo fuori ufficio e sono in funzione, come chiuderli al sicuro quando sono spenti. Durante gli spostamenti, non dobbiamo mai perderli di vista, ma al contrario tenerli sempre con noi. Si devono prendere adeguati provvedimenti per proteggere le password ed inoltre bisogna sempre sconnettersi dalla rete se i computer vengono lasciati incustoditi, persino in ufficio. In conformità alla politica aziendale in vigore, i lavoratori possono essere chiamati a rimborsare il valore del materiale tecnologico (PC, BlackBerry, cellulare, ecc.) smarrito o rubato, come previsto dalle procedure organizzative interne. Tuttavia, i costi per le informazioni perdute e la mancata riservatezza, compreso il danno per la perdita di fiducia del cliente ed alla reputazione di PwC, potrebbe essere Incalcolabile. Poiché i virus informatici possono compromettere la sicurezza del computer e della rete, come

l’integrità dei dati, è necessario attuare misure ragionevoli per proteggerli dall’introduzione di virus come ad esempio: tenere file di backup, effettuare scansioni di rete e dei file su chiavette USB o su dischi esterni prima di scaricarli, utilizzare solo software su licenza ed approvati dal network PwC, e non rimuovere dai computer aziendali software anti-virus approvati dal network PwC. L’accesso al sistema di posta elettronica aziendale e ad internet richiede la ID personale e la certificazione dell’utente. Gli utenti devono utilizzare sempre una password per salvaguardare le informazioni collegate alla rispettiva ID. L’accesso alle caselle di posta e ad Internet è consentito per eseguire le attività aziendali. Sebbene sia comprensibile l’utilizzo personale saltuario di tali risorse, tale uso deve essere limitato, responsabile, rispettoso nei confronti della dignità di altri, in armonia con l’immagine pubblica e professionale della società. Gli utilizzatori di posta elettronica ed internet non devono inviare o scaricare file pesanti che impediscano l’efficacia del traffico aziendale, né accedere a, o trasmettere materiale illecito, osceno, offensivo, discriminatorio o in ogni caso inaccettabile. Le lettere a catena, l’ampia diffusione di messaggi non aziendali e l’utilizzo per affari privati sono vietati. L’uso personale di posta elettronica, lo scambio di e-mail e l’utilizzo della chat aziendale non collegate all’attività aziendale tra i componenti dei team della società/ associazione presso le sedi del cliente, e in fase di connessione alle reti del cliente, sono vietati, eccetto in casi di emergenza. Tutti i documenti, messaggi e corrispondenza creati usando le risorse di PwC, sia in forma elettronica o cartacea, sia di carattere personale o professionale, sono di proprietà del network PwC. Coloro che hanno originato tale materiale non hanno alcuna garanzia di privacy. PwC si riserva il diritto, previa autorizzazione del Garante della Privacy e dei soci, di accedere ed esaminare e-mail e altri usi della tecnologia, su base casuale e per giusta causa.

33

Posso inviare le informazioni del cliente via internet?

D. Ho appena completato la revisione del bilancio di un cliente. Il CFO è ansioso di riceverla e vuole che la spedisca via e-mail. Cosa devo fare?

R. Le informazioni delicate del cliente non devono essere inviate via e-mail poiché la trasmissione potrebbe essere oggetto di intercettazione, modifica o perdita. Sii certo che il CFO abbia compreso tali rischi. Cerca di offrire un’alternativa, posta prioritaria o possibilmente via fax se il CFO dispone di un fax personale o il fax è in un’area sotto controllo.

L’accesso a internet attraverso la rete aziendale deve essere gestito con responsabilità e nel rispetto delle disposizioni di sicurezza. A causa della complessa natura delle reti elettroniche pubbliche quali internet e il rischio potenziale di accesso non autorizzato alla posta elettronica e ad altri file trasmessi su tali reti, la sicurezza non può essere garantita. Quindi, informazioni confidenziali, di proprietà esclusiva o delicate non devono essere trasmesse via e-mail o attraverso altre reti pubbliche. Posso usare il computer di PwC per fare acquisti su internet?

D: Posso utilizzare il computer della società per fare acquisti su internet? R: L’utilizzo personale di internet è consentito, ma deve essere limitato e

responsabile. Fare acquisti su internet può comportare un rischio di sicurezza. Adotta le stesse precauzioni che utilizzi quando fai shopping dal computer di casa, come acquistare solo da venditori con siti sicuri. Inoltre, fornisci le tue informazioni personali piuttosto che quelle aziendali.

Utilizzo di Internet: • non è consentito navigare o registrarsi in siti non

•

•

34

attinenti lo svolgimento delle proprie attività lavorative, soprattutto in quelli che possono rivelare le opinioni politiche, religiose, sindacali o lo stato di salute del lavoratore; è consentita l’effettuazione di transazioni finanziarie personali (operazioni di remote banking, acquisto on line e simili). PwC non risponderà di eventuali problemi generati da questo tipo di operazioni; non è consentito lo scarico di software gratuiti (free

•

• •

ware o share ware) prelevati da siti internet, se non espressamente autorizzati dalla funzione ITG; non è permessa la partecipazione per motivi non professionali a forum, l’utilizzo di chat line e istant messenger, di bacheche elettroniche e le registrazioni di guest book anche utilizzando pseudonimi (o nick names); l’accesso remoto ad internet (quanto ci si trova fuori ufficio) è consentito solo per scopi lavorativi e solo tramite collegamenti sicuri (DVPN); l’eventuale accesso via internet alla propria casella personale (web mail) è consentito al di fuori dell’orario lavorativo.

Sezioni del Codice collegate: Utilizzo e tutela delle informazioni del cliente, Uso corretto di strumenti di comunicazione Sorveglianza contro lo spionaggio e il sabotaggio industriale L’importanza di salvaguardare le informazioni societarie che potrebbero essere preziose per coloro che si occupano di spionaggio industriale non può essere sottovalutata. Tali informazioni includono: password dei computer, procedure di sicurezza, dati di ricerca tecnica e di marketing, informazioni per lo sviluppo del prodotto, piani di business, piani e strategie di marketing, ed informazioni confidenziali e di proprietà esclusiva del cliente. Sezioni del Codice collegate: Utilizzo e tutela delle informazioni del cliente, Uso corretto di strumenti di comunicazione, Obblighi relativi al precedente o successivo impiego Obblighi relativi al precedente o successivo impiego D: Sono stato recentemente assegnato ad un importante incarico grazie alla mia notevole esperienza acquisita in PwC su software e sistemi, nonché alla mia capacità di risolvere problemi tecnici. La maggior parte di tale esperienza deriva dal mio precedente rapporto di lavoro. E’ da considerarsi di proprietà esclusiva? Ho sottoscritto un accordo di non divulgazione sulla metodologia del mio

Qual’è il confine tra informazioni di proprietà esclusiva e competenze generali sviluppate durante la mia carriera?

precedente datore di lavoro, ma molto di quanto fatto va oltre a tale metodologia. Il Partner PwC, responsabile di tale incarico, non è preoccupato, ma vorrei essere più sicuro a riguardo. R: Può risultare molto complicato tracciare una linea di demarcazione tra le informazioni di proprietà esclusiva e le competenze generali che hai sviluppato nel corso della tua carriera. L’accordo sottoscritto con il tuo precedente datore di lavoro non copre ciò che porterai al nuovo incarico, specialmente se verranno utilizzate le metodologie di PwC. Non devi, comunque, utilizzare alcun materiale tutelato da copyright o di proprietà esclusiva sviluppato dal tuo precedente datore di lavoro, come ad esempio manuali di formazione o di istruzione. In effetti, non dovresti essere più in possesso di tale materiale. Tuttavia, per essere doppiamente sicuro di non violare l’accordo di nondivulgazione proponi al partner di consultare un legale esperto in materia.

essere oggetto di differenti interpretazioni. Tutti gli accordi di non concorrenza, non sollecitazione o accordi similari stipulati con il tuo precedente datore di lavoro devono essere consegnati al Partner responsabile del tuo gruppo o ufficio prima dell’inizio del rapporto di lavoro con PwC e rispettati per tutta la durata dell’impiego. La tutela dei segreti commerciali rappresenta un’area in cui nessuna organizzazione può permettersi di non essere attenta. La mancanza di dovuta diligenza nel determinare ed onorare gli obblighi dei nuovi assunti verso i precedenti datori di lavoro può portare ad accuse di spionaggio economico, comportare rischi di cause e compromettere la reputazione.

Devi consultare un Partner se qualcuno nel network PwC o presso il cliente ti spinge a violare Nel tuo precedente impiego, potresti essere un accordo con il precedente datore di lavoro o a venuto a conoscenza, o aver avuto accesso a divulgare le informazioni che ritieni essere di informazioni appartenenti al tuo precedente proprietà esclusiva. datore di lavoro, ai suoi clienti o fornitori ed aver Ci aspettiamo altresì che chiunque lasci il network partecipato altresì allo sviluppo di prodotti e PwC, tuteli le informazioni di proprietà esclusiva metodologie di proprietà esclusiva. acquisite durante l’impiego presso PwC, in presenza o meno di accordi di non concorrenza o Ci aspettiamo che continui a tutelare qualsiasi non sollecitazione sottoscritti con la società/ informazione di proprietà esclusiva ottenuta o associazione. La maggior parte del materiale e sviluppata nel corso del precedente impiego e che delle metodologie utilizzate o sviluppate quando non la utilizzi nel corso del tuo lavoro con PwC, lavori per la società/associazione, sono di né la riveli al personale del network PwC, a clienti proprietà esclusiva di PwC, ma il grado di o ad altri con cui hai rapporti d’affari. Oltre a estensione dei tuoi obblighi a rispettare i segreti questioni di concorrenza leale ed integrità, commerciali aziendali deve essere determinato l’utilizzo da parte di un successivo datore di attraverso una schietta discussione con il partner lavoro di qualsiasi informazione o materiali responsabile del tuo gruppo o linea di servizio. classificati come “segreto commerciale” da un precedente datore di lavoro Sezioni del Codice collegate: Proprietà costituisce illecito. Questo vale anche per il intellettuale ed informazioni di proprietà materiale che è specificatamente tutelato da esclusiva e confidenziale copyright o licenze o per altro materiale che l’organizzazione considera di proprietà esclusiva. Di conseguenza, tu ed il tuo precedente datore di lavoro dovete cercare di raggiungere un’intesa in buona fede su cosa puoi e non puoi utilizzare nei tuoi posti di lavoro futuri. “Metterlo per iscritto” è un buon inizio, ma persino un accordo scritto può

35

Gestire il rischio relativo al cliente Accettazione del cliente e continuazione del rapporto Ciascuna linea di servizio ha le proprie politiche, linee guida e procedure riguardanti l’accettazione di nuovi clienti e la continuazione del rapporto con i clienti esistenti. Le decisioni in merito ad accettazione e continuazione sono incentrate sulla solidità del business, la reputazione, l’integrità del management, il realismo e la ragionevolezza delle aspettative del cliente (per esempio relative alla determinazione delle scadenze degli incarichi e all’assegnazione del personale), la potenzialità di conflitti, l’attinenza delle nostre competenze, i vantaggi potenziali dei nostri servizi al cliente e la corresponsione di un giusto onorario. Per valutare tali aspetti, è necessario ottenere e presentare informazioni accurate sui clienti esistenti e potenziali del network PwC. In linea generale, i clienti e i servizi a loro prestati su base ricorrente devono essere valutati almeno annualmente o al verificarsi di eventi importanti per determinare se la continuazione del rapporto è accettabile dal punto di vista del rischio. Gli “eventi importanti” includono principali cambiamenti del management o della situazione finanziaria. Ogni linea di servizio ha specifiche politiche in quest’area. Rischi identificati durante l’incarico I rischi relativi al cliente possono essere scoperti nel corso del suo incarico. In conformità alle politiche societarie di gestione del rischio e, in certe circostanze, agli standard e alle norme professionali applicabili, ciascuno di noi è responsabile sia di riconoscere i rischi relativi al cliente sia di sottoporli all’attenzione dei partner competenti. Se un lavoratore di PwC rileva un fattore di rischio durante il lavoro svolto per un cliente, incluso informazioni riguardanti atti fraudolenti o illeciti, è tenuto immediatamente a comunicarlo al diretto supervisore, al Partner competente e al rispettivo Independence & Risk Management Partner, prima di informare il

36

cliente. Sezioni del Codice collegate: Mantenere l’indipendenza, Evitare conflitti di interesse

Attività esterne Come indicano gli obiettivi della qualità della vita lavorativa, desideriamo che il personale PwC intraprenda attività esterne gratificanti che contribuiscano al suo sviluppo personale e professionale. Incoraggiamo, infatti, la partecipazione ad attività di beneficenza e di servizio per la comunità, ad organizzazioni professionali e nella sfera politica. Se decidi di svolgere tali attività, tuttavia, devi raggiungere un giusto equilibrio con le tue responsabilità professionali ed i tuoi obblighi per tutelare la reputazione del network PwC e gli interessi del business. Carica di amministratore D: Sono un Partner e so che non posso accettare una carica di amministratore presso un cliente di revisione. Tuttavia, ho appena ricevuto una proposta per un posto nel consiglio di amministrazione di una società che non è cliente del network PwC. Posso accettare tale posizione?

Posso accettare una carica di amministratore per un cliente non del network PwC?

R: Non solo ai Partner ma a tutti i lavoratori è vietato accettare una carica di amministratore o altre posizioni esecutive presso qualsiasi cliente di revisione. È possibile, quindi, stare nel consiglio di una società non cliente di revisione, ma è obbligatorio consultare sempre l’Independence & Risk Management Partner.

Per evitare eventuali conflitti di interesse, incompatibilità con nomine a revisore o ad altre posizioni professionali da parte di PwC e impegni prolungati non appropriati, i Partner e lavoratori ad ogni livello non possono, in genere, assumere cariche di amministratore o simili posizioni esecutive presso organizzazioni a scopo di lucro, incluso società di proprietà familiare. In modo analogo, si

deve valutare di volta in volta se accettare posizioni di influenza non esecutive presso organizzazioni a scopo di lucro, quali ad esempio membro di un organo di controllo o consultivo. Allo staff di PwC non è vietato prestare servizio nella veste di amministratore di organizzazioni private, a ristretta partecipazione azionaria, il cui unico scopo è collegato agli investimenti personali della persona di PwC (come club, società immobiliari e simili), purché: • l’organizzazione non sia quotata, né sia un’entità operativa; • lo sforzo coinvolto rappresenti un impegno di tempo minimo; • gli altri principi generali sopra illustrati (riguardo conflitti di interesse, incompatibilità con nomina di PwC) siano soddisfatti; • siano osservati i requisiti di indipendenza e altri requisiti professionali.

Impiego esterno o attività commerciali Posso accettare una posizione come insegnante di informatica presso una scuola locale?

D: Mi è stata offerta una posizione di insegnante ad un corso di informatica presso una scuola locale. Mi piacerebbe accettarla, se mi fosse permesso. R: PwC consente l’esercizio di un

impiego esterno in certe circostanze, a seconda del tempo richiesto e di altri fattori da prendere in considerazione. Per esempio, tale impiego accrescerà le tue capacità? Avrà conseguenze positive o negative su PwC? Causerà conflitti di interesse reali o presunti? Discuti l’offerta e qualsiasi altra problematica relativa con l’HR Partner o il Partner responsabile della tuo Gruppo o Ufficio, non solo per vedere se puoi ottenere l’approvazione, ma per assicurarti di aver considerato tutti i pro e contro.

L’esercizio di un impiego esterno può essere fonte di arricchimento e crescita sia personale che In genere, è permessa la carica di amministratore professionale o, al contrario, può dare origine a non retribuita presso organizzazioni non a scopo di stress e distrazione in modo da compromettere la tua lucro ma di beneficenza, culturali, didattiche o di performance, la reputazione di PwC o l’osservanza di servizio alla comunità, purché non siano cliente di disposizioni professionali e regolatorie. Di revisione. Tuttavia, prima della nomina, è necessario conseguenza, qualsiasi opportunità di impiego ottenere l’approvazione dall’Independence & Risk esterno al network PwC dietro compenso, onorario o Management Partner. profitto deve essere considerata con attenzione e In tutti i rapporti con una simile organizzazione, devi può essere accettata solo previa approvazione sottolineare che presti servizio come amministratore dell’HR Partner o del Partner responsabile del tuo individuale e non in veste di rappresentante di PwC. Gruppo/Ufficio. Prima della tua nomina, devi determinare il grado di Ovviamente, non puoi commercializzare o vendere adeguatezza della copertura assicurativa come prodotti o servizi in concorrenza con le prestazioni amministratore o funzionario della società. Se hai attuali o potenziali offerte da PwC. Tali attività si delle preoccupazioni in merito alla tua nomina, definiscono “commerciali” se si riceve un pagamento contatta l’Independence & Risk Management diretto o indiretto di qualsiasi natura. Le attività non Partner. commerciali in concorrenza con PwC sono consentite solo previa approvazione da parte del Ulteriori istruzioni sull’argomento “Carica di partner responsabile del tuo Gruppo/Ufficio. Tali amministratore” sono disponibili nella politica di attività non commerciali, potrebbero altresì portare indipendenza presente in apposita sezione del le organizzazioni non a scopo di lucro, a sviluppare portale aziendale. metodologie di business o programmi software da In tutti i casi, Partner e lavoratori, che prestano vendere in diretta concorrenza con prodotti PwC. servizio come amministratori, devono garantire che Quando non sai se una particolare attività è non sorgano conflitti di interesse. commerciale o concorrenziale o se è necessaria o meno un’approvazione, consulta immediatamente il tuo diretto superiore o l’HR Partner.

37

Non possiamo lavorare su attività commerciali private o promuovere business non aziendali nei locali di PwC o durante l’orario lavorativo. Inoltre, non è consentito utilizzare le apparecchiature, i materiali, le risorse o le informazioni di proprietà esclusiva del network PwC per un lavoro esterno senza l’autorizzazione specifica del Partner. L’onorario appartiene alla società/associazione o a me?

D: Sono stato invitato a pronunciare un discorso alla riunione annuale di un’Associazione nazionale di Categoria. Mi hanno offerto un

onorario. Appartiene a me o a PwC? R: Il network PwC possiede tutto il materiale che hai sviluppato durante il lavoro svolto per PwC, relativo alla tua professione. Quindi, se l’opportunità di tenere il discorso è associata a PwC e basata sulle tue esperienze professionali, l’onorario appartiene a PwC. Si presume inoltre che la preparazione e la presentazione del discorso avvengano nell’orario di lavoro, utilizzando le risorse aziendali ed addebitando le spese di viaggio a PwC. Di conseguenza, poiché spesso l’onorario ha lo scopo di compensare tali costi, è logico che appartenga a PwC. A seconda dell’organizzazione, potrebbe essere preferibile rinunciare all’onorario a nome del network PwC.

Attività politica È tuo diritto di cittadino partecipare all’attività politica mantenendo fede alle tue ideologie nonché influenzare l’indirizzo politico nelle aree di tuo interesse. La tua partecipazione politica deve comunque avvenire nel quadro delle leggi pertinenti, delle politiche aziendali e utilizzando buon senso professionale e personale. La tua eventuale attività politica non deve, comunque, inficiare la reputazione di completa indipendenza del network PwC nel suo insieme. Non devi trarre vantaggio o usufruire del tuo rapporto con PwC, oppure utilizzare le risorse aziendali, nel partecipare ad attività politiche che sono puramente personali. Se hai qualche dubbio, chiedi l’opinione dell’HR Partner.

38

Organizzazioni professionali Le organizzazioni professionali e commerciali promulgano spesso norme che devono essere osservate dalle nostre linee di servizio. È nostro interesse avere una voce in capitolo nei dibattiti che portano alla creazione di tali normative. Il personale è incoraggiato a partecipare attivamente alle organizzazioni professionali ed è tenuto a consultare i Partner Capi Gruppo/Ufficio o l’HR Partner, al fine di coordinare la partecipazione del network PwC e di capire o sviluppare le posizioni della stessa su questioni importanti, da sostenere successivamente. Coloro che cercano di diventare membri attivi di tali organizzazioni o comitati devono consultare l’HR Partner. Istituti di beneficenza e servizio alla comunità Devo preoccuparmi di un conflitto di interesse se sto aiutando un’organizzazione non a scopo di lucro?

D: Sono il presidente di una grande organizzazione non a scopo di lucro della mia comunità. So che le norme di indipendenza vietano a PwC di prestare servizi di revisione all’organizzazione a causa della mia posizione nel consiglio. Tuttavia, recentemente l’organizzazione necessita di

servizi di advisory e ha deciso di richiedere delle proposte ad alcune società di revisione, inclusa PwC. In veste di responsabile delle decisioni all’interno dell’organizzazione, sento l’obbligo di cooperare al processo di selezione. Tuttavia, in questo caso sorge chiaramente un conflitto di interesse. Credo di poter essere obiettivo e che la mia capacità di valutare le proposte, acquisita presso PwC, gioverà all’organizzazione. Posso assistere l’organizzazione nella scelta della società di revisione? R: La necessità di evitare conflitti di interesse si riscontra anche quando siamo coinvolti con organizzazioni di beneficenza e servizi per la comunità. Non possiamo compromettere la reputazione di PwC dando l’impressione di avere interessi conflittuali, indipendentemente dalle nostre buone intenzioni. Quindi, discuti la situazione con l’HR Partner che probabilmente suggerirà a PwC di non proporsi per questo incarico. Qualora non ci offrissimo per questo incarico, potresti

aiutare l’organizzazione a scegliere un’altra società di servizi. In alternativa, PwC potrebbe proporsi per l’incarico e tu potresti escluderti dal processo decisionale. Tuttavia, poiché sei in una posizione di leadership, questo non potrebbe essere sufficiente a dissipare l’apparenza di un conflitto.

Come parte del nostro impegno di coinvolgimento con le comunità in cui lavoriamo e viviamo, il personale di PwC è incoraggiato ad offrire il proprio contributo in termini di tempo o di risorse finanziare alle organizzazioni di servizi civili, didattici e di beneficenza. I lavoratori devono prestare il loro personale contributo in relazione ai propri interessi e priorità. Al fine di evitare l’apparenza di un conflitto di interesse, se sei impegnato in un’organizzazione esterna che ha rapporti con il network PwC, per esempio un istituto di beneficenza che intende richiedere i servizi di PwC, esonerati dal prendere qualsiasi decisione per conto di quella organizzazione che coinvolge nella fattispecie la società. L’esonero, tuttavia, può non essere sufficiente a dissipare l’apparenza di un conflitto se occupi una posizione di leadership. In tale caso, sarebbe auspicabile che la società rinunci alla possibilità di offrire servizi. D: Dal momento che PwC appoggia la partecipazione in attività di beneficenza e di servizi alla comunità, è giusto richiedere un contributo al personale del network PwC, o vendere articoli in ufficio per incrementare i fondi di tali attività?

Posso chiedere alla società contributi per organizzazioni di beneficenza?

R: E’ permesso, dietro autorizzazione dell’HR Partner, purché vengano osservate le stesse limitazioni sull’utilizzo delle risorse aziendali riguardanti le attività esterne e non venga data l’impressione che l’attività che stai promuovendo sia sponsorizzata da PwC. Devi dimostrare sensibilità nei confronti dei membri dello staff sui quali eserciti un’autorità diretta o indiretta e riconoscere che potrebbero sentirsi implicitamente costretti a dare un contributo o fare un acquisto. Devi chiarire che i contributi o gli acquisti sono completamente volontari.

Sezioni del Codice collegate: Mantenere L’indipendenza, Qualità della vita lavorativa, Uso corretto di strumenti di comunicazione,

Rendiconti della società/associazione e ore lavorate E se “nascondessi” qualche ora?

D: Il lavoro che sto svolgendo mi richiede più tempo di quanto pianificato. Secondo le analisi del tempo impiegato, la persona

che lo aveva eseguito l’anno scorso non ha avuto problemi a rispettare un simile budget. Se riferissi il numero di ore lavorate non farei una bella figura; non sarebbe meglio “nascondere” qualche ora? R: A volte ti senti costretto a “nascondere” ore per la pressione esercitata dai tuoi supervisori o da te stesso. La mancata segnalazione di tutte le ore lavorate su un incarico è contro la politica aziendale e quindi non corretta per diverse ragioni. Primo, pensa alla pressione a cui sei sottoposto quest’anno per uguagliare la prestazione avvenuta lo scorso anno sul medesimo incarico. Probabilmente, la persona che ha ricoperto il tuo ruolo l’anno scorso, avendo riscontrato una situazione simile, ha nascosto delle ore ed è quindi possibile che la pianificazione del lavoro richieda meno ore poiché non si sa in realtà il tempo necessario per eseguirlo. Segnalando tutte le ore svolte, contribuisci alla determinazione di un budget più realistico per l’anno successivo. Secondo, la società/associazione può voler utilizzare i tempi reali richiesti per rinegoziare gli onorari dell’anno successivo. Terzo, la segnalazione del tempo effettivamente impiegato è utilizzato dalla direzione per prendere importanti decisioni sul business e le risorse inerenti. Infine, se il lavoro che stai svolgendo richiede più tempo di quanto pianificato, il tuo team potrebbe voler rivedere l’impostazione generale utilizzata per tale incarico.

Alla luce delle circostanze che portano all’over time, potremmo avere diritto a fatturare ulteriori compensi. L’importo da fatturare dipende dalla leadership del team che è responsabile della determinazione degli onorari con il cliente; pertanto necessitiamo di un’accurata segnalazione delle tue ore lavorate in modo che si possano prendere decisioni in merito.

39

Se ti sentissi costretto a nascondere del tempo, discuti la situazione con il tuo supervisore. Nel caso non fossi soddisfatto della risposta ricevuta, consultati con un Partner o con l’HR Partner. Se pensi che l’over time sia al di fuori del tuo controllo o di quello del cliente (per esempio, turnover dello staff oppure decisioni aziendali riguardanti il livello dei nostri onorari), discuti su come segnalare le tue ore con il tuo supervisore, un Partner o con l’HR Partner. Quando ci impieghi più tempo del previsto per completare un lavoro, tieni presente che la qualità del lavoro è più importante delle ore extra utilizzate per garantire una corretta comprensione di quanto fatto. Non possiamo svolgere un lavoro professionale se non ci prendiamo il tempo necessario per discernere le problematiche complesse, incluso le ore utilizzate per condurre ricerche e per consultarsi con i colleghi. D: Ho impiegato molto tempo a reperire e ordinare documenti governativi necessari all’incarico su un cliente. Questo compito ha comportato visite ad enti governativi locali e chiamate interurbane. Il mio manager ha detto che non posso addebitare al cliente il tempo impiegato o le spese sostenute poiché sono costi amministrativi.

Posso addebitare piccole spese e il tempo utilizzato per reperire documenti per il cliente?

R: Non è corretto. Le piccole spese su attività inerenti l’incarico sono addebitabili al cliente, come pure il tempo e le spese associate con le seguenti mansioni: fotocopiare, verificare la battitura, pianificare un progetto o un compito di un incarico, dare o ricevere istruzioni ed informazioni e preparare le valutazioni delle prestazioni. Non devono mai essere addebitate a codici di amministrazione della società/ associazione o ad altri codici non addebitabili.

Tutti i rapporti della società/associazione, incluso prospetti delle ore lavorate, note spese, documenti giustificativi, fatture e conti, busta paga e rapporti di servizio, rapporti sulla performance e di misurazione ed altri dati essenziali, devono essere accurati e corretti. Ne segue che è necessario: osservare tutte le leggi, norme e procedure societarie per eseguire e riportare operazioni di business,

40

ottenere appropriate autorizzazioni e rispettare tutti gli aspetti di controllo contabile interno ed esterno; garantire l’accuratezza e completezza di tutta la documentazione di proprietà o relativa all’attività aziendale; conservare i conti, le scritture contabili o gli altri documenti ufficiali; informare clienti e fornitori circa errori di trascrizione o contabili non appena rilevati e correggerli prontamente attraverso accreditamenti, rimborsi o altri sistemi accettabili reciprocamente. Ciascun Partner e lavoratore/collaboratore è tenuto a preparare l’analisi del tempo lavorato una volta al mese. In armonia con le politiche della società/ associazione, deve altresì completare la nota spese. Istruzioni dettagliate sulla documentazione riguardante tempo lavorato e spese e sulle linee guida per il rimborso spese sono contenute nel portale aziendale. I Partner e il personale dovrebbero utilizzare la carta American Express per tutte le spese di viaggio e di lavoro a carico dell’azienda, ad eccezione di piccole spese in contanti, richiedendo fattura e ricevute per tutte le spese, conformemente alle linee guida aziendali. La pianificazione di viaggi e le spese relative devono essere eseguite e sostenute seguendo le dettagliate politiche di viaggio della società/ associazione, reperibili sul portale aziendale. Poiché la maggior parte delle spese è sostenuta in relazione ai servizi prestati al cliente e sarà addebitata ai clienti e rimborsata da questi, è importante essere in grado di fornire loro rendiconti dettagliati delle spese accompagnati da spiegazioni e documentazioni adeguate. Le spese sostenute e addebitate relative ai servizi prestati al cliente devono essere ragionevoli ed appropriate. Gli standard aziendali di comportamento professionale, giudizio, integrità e discrezione devono regolare la tua condotta nel sostenere e addebitare tali spese.

L’analisi del tempo lavorato e le note spese devono contenere informazioni complete ed accurate relative a codici clienti, località, ore, codici interni e importi di spesa.

comunicazioni pubbliche non danneggino la nostra reputazione, mettano in dubbio la nostra indipendenza, violino la riservatezza, ledano le relazioni con il cliente o compromettano i rapporti con soci di joint venture o di alleanze strategiche.

Rappresentare PwC: immagine pubblica e comunicazione pubblica

In generale, PwC occupa una prestigiosa posizione nel mercato presentando idee piuttosto che citando i nomi dei clienti o commentando situazioni intercorse con il cliente. Quindi, in qualsiasi modo si manifestino, le nostre comunicazioni pubbliche devono enfatizzare la nostra conoscenza sulle tendenze dei settori industriali, la nostra padronanza di nuovi sviluppi nel campo tecnologico e manageriale, nonché la nostra abilità nel risolvere complessi problemi di business.

Aspetto e comportamento professionale Come organizzazione di servizi professionali, il network PwC si distingue e ottiene il meritato rispetto solo grazie al livello del proprio personale. Il tuo abbigliamento, aspetto e comportamento personale devono in ogni momento riflettere buon gusto, professionalità, discrezione e buon senso. Rappresenti PwC anche quando non sei al lavoro e quindi il tuo comportamento deve sempre mantenere la reputazione di PwC. L’abbigliamento deve sempre essere adeguato. Per il personale professionale maschile è richiesto il completo giacca e cravatta, cercando di evitare stili o colori vistosi o sgargianti. Per il personale professionale femminile è richiesto un abbigliamento sobrio e, anche in questo caso, non vistoso o succinto. Non sono ammessi piercing e tatuaggi visibili. In alcune situazioni, e su istruzioni di un Partner (ad esempio corsi), è ammesso l’abbigliamento smart casual. Reperibilità Durante l’orario di lavoro devi sempre essere reperibile. La segreteria del tuo Gruppo o Ufficio o il responsabile del planning devono sempre sapere dove ti trovi. Il fatto che non si sappia dove ti trovi può dare adito ad azione disciplinare. La richiesta di ferie e permessi deve seguire le apposite procedure. Comunicazione pubblica Un’efficace comunicazione pubblica può accrescere la visibilità e la credibilità del network PwC nonché la nostra reputazione professionale. Allo stesso tempo, tuttavia, è necessario garantire che le nostre

Qui di seguito sono elencate alcune linee guida generali da seguire quando si considerano ed intraprendono comunicazioni di carattere pubblico. In alcuni casi, in conformità a tali linee guida, è necessario consultarsi o ottenere l’approvazione del Partner responsabile della comunicazione. Anche se non richiesto, è sempre auspicabile consultarsi con i professionisti aziendali di relazioni pubbliche. Possono aiutarti non solo ad evitare malintesi, ma anche a comporre e presentare il tuo messaggio in modo da realizzare al meglio i tuoi obiettivi e quelli del network PwC. Parlare alla stampa Come devo comportarmi se un cronista mi contatta per un parere?

D: Alla luce dell’esperienza sviluppata nel mio settore industriale, un quotidiano nazionale mi ha recentemente contattato per avere le mie opinioni inerenti a certi

andamenti del business. Vogliono identificarmi come un lavoratore di PwC. Posso rilasciare loro un parere? È giusto rappresentare PwC in tale contesto? R: Come prassi, solo i Partner (dopo essersi consultati con il Partner responsabile della comunicazione) rilasciano commenti ai media. Se sei un manager o un director con una vasta esperienza nel caso in questione, puoi fornire un parere appropriato dopo aver sentito il Partner responsabile della comunicazione. Se l’argomento

41

interessa un evento attuale, che influenza un cliente specifico o un settore industriale, devi prima consultare il Partner dell’incarico che potrebbe voler parlare con il cliente. Se è coinvolta la stampa nazionale (inclusi i principali quotidiani) o se l’argomento presenta implicazioni di natura legale o finanziaria per il network PwC, non sei autorizzato a rilasciare alcuna intervista. Nel caso in cui, per una qualsiasi ragione ti trovassi nelle condizioni di doverlo fare, sei tenuto a consultare il Partner responsabile della comunicazione prima di rilasciare qualsiasi intervista alla stampa.

La copertura stampa su idee ed iniziative del network PwC diffonde la nostra abilità nel prestare servizi eccellenti. Tuttavia, poca cautela ed esperienza nel trattare con la stampa, può far correre grossi rischi a PwC. Al fine di evitare tali rischi, è necessario osservare le seguenti politiche nei rapporti con i media: • solo i Partner, che sono stati istruiti su come trattare con la stampa, possono rilasciare interviste; • tutte le interviste con la stampa devono essere discusse e coordinate in anticipo con il Partner responsabile della comunicazione. Non è accettabile procedere con un’intervista senza aver prima consultato i responsabili più sopra citati; • ogni contatto con i maggiori organi di stampa, nazionali e non, sia su un’iniziativa di PwC o in risposta a domande ricevute, deve essere approvato dal legale rappresentante della rispettiva società/associazione; • prima di stabilire qualsiasi contatto con un giornalista al di fuori del tuo territorio nazionale, devi consultarti con il Partner responsabile della comunicazione. Possono aiutarti a capire le consuetudini della stampa locale e garantire l’osservanza con le direttive degli ordini professionali e locali; • nel corso di interviste pubbliche con cronisti o in presentazioni pubbliche dove possa essere presente la stampa e in altre tipologie di comunicazione pubblica, non fare commenti specifici su incarichi di clienti, non esprimere

42

opinioni su strategie di business, performance o prodotti e servizi di società specifiche, non fare riferimento a clienti in conversazioni pubbliche o private con i cronisti a meno che non ci sia una ragione convincente e non vengano seguite le procedure prescritte, non offrire commenti che potrebbero essere interpretati come consiglio di investimento o come approvazione di consigli di investimento di altri, o non commentare in modo denigratorio differenze culturali o attività di business di altri paesi; • evita di esprimere giudizi in via confidenziale e non aspettarti l’opportunità di rivedere o modificare i propri commenti prima della pubblicazione o della trasmissione. Riferimenti a clienti In alcuni casi, la divulgazione formale delle nostre relazioni con il cliente può essere vantaggiosa al network PwC, ma per evitare di compromettere i rapporti con il cliente e di infrangere la riservatezza, è necessario osservare le seguenti linee guida applicabili a clienti precedenti ed attuali, ove necessario: • i commenti pubblici sugli incarichi del cliente richiedono il permesso del cliente ed il riesame da parte della leadership del network PwC; • i rappresentanti del network PwC non possono esprimere commenti pubblici a sostegno di un cliente nuocendo eventualmente ad altri clienti; • informazioni su rapporti con clienti, che non sono di dominio pubblico non possono essere divulgate; • i casi di esemplificazione a fini didattici non devono identificare i clienti per nome a meno che il cliente non abbia acconsentito e gli sia stata concessa la possibilità di esaminare la presentazione prima della pubblicazione. Poiché le pubblicazioni interne del network PwC spesso finiscono nelle mani di persone esterne a PwC, è necessario rivedere attentamente i riferimenti ai clienti per garantire che siano stati rispettati i dati sensibili dei clienti menzionati e di altri clienti dello stesso settore. Il materiale che va

oltre la semplice identificazione (per esempio le descrizioni dell’incarico o i casi analitici) deve essere approvato dal Partner responsabile dalla linea di servizio. Riferimenti a specifiche società

livello superiore. Joint Venture e alleanze strategiche La promozione non esclusiva di prodotti e servizi in joint venture e alleanze strategiche è consentita quando il rapporto è regolato da un accordo formale rivisto dal legale rappresentante della rispettiva società/associazione e dall’Independence & Risk Management Partner. Tutti gli annunci pubblici di joint venture ed alleanze strategiche devono essere preventivamente esaminati dal legale rappresentante della rispettiva società/associazione e dal Partner responsabile della comunicazione.

I riferimenti a specifiche società espressi nel corso di comunicazioni pubbliche devono essere del tutto attinenti ai fatti e sostenibili da dati disponibili pubblicamente. Tuttavia, persino un riferimento reale può essere considerato negativo o dannoso per gli interessi della società identificata o per il cliente. In questo caso, tale riferimento deve essere riesaminato dal legale rappresentante della rispettiva Dichiarazioni su tematiche pubbliche società/associazione per valutare l’impatto In ogni tipo di comunicazione pubblica, i potenziale sui clienti settore stesso. rappresentanti di PwC non devono fare dichiarazioni In studi di ricerca pubblicati dalle linee di servizio o su tematiche pubbliche o problematiche inerenti la dai settori industriali, le società specifiche non professione che non siano in armonia con la devono essere menzionate, a meno che non si riceva posizione ufficiale di PwC. preventiva autorizzazione dalle società stesse. Quando interagiamo con enti regolatori o altri Approvazioni di prodotti o servizi professionisti terzi su richiesta di un cliente o di PwC, non dimenticare che rappresentiamo PwC e È proibito approvare pubblicamente prodotti o siamo tenuti a comportarci di conseguenza, servizi di clienti o fornitori di PwC, verbalmente, su trattando con rispetto tali persone e offrendo ogni carta stampata (incluso libri e articoli pubblicati) o possibile cortesia professionale. Se ci viene richiesto attraverso il nostro comportamento, nonché fare di sostenere una posizione (incluso quella di un approvazioni implicite. Alcuni esempi di approvazioni implicite sono: permettere l’utilizzo del cliente, della società/associazione, di un’organizzazione commerciale o di terzi) di fronte logo di PwC nella letteratura promozionale; ad un organismo che stabilisce gli standard, un ente abbinare il nostro logo con quello di un’altra società regolatore o legislativo, è necessario consultare un in stampati o materiale promozionale. Partner della funzione o linea di servizio pertinente. Consigliare i fornitori utilizzati da PwC potrebbe Contenzioso per attività professionali essere considerata un’approvazione implicita dei prodotti o servizi degli stessi. La scelta di un fornitore Contenziosi per attività professionali, problematiche è riservata e non deve essere divulgata da alcun delicate e conflitti, che possono portare a membro del personale senza consenso esplicito. controversie, devono essere sottoposte all’attenzione del Independence & Risk Management Partner non Una semplice dichiarazione sull’utilizzo da parte di appena si riscontrano dei problemi. PwC di uno specifico prodotto, quale per esempio, Ogni domanda della stampa riguardante tali una piattaforma tecnologica, non è considerata un’approvazione. Quindi, per esempio, è accettabile problematiche deve essere deviata o inoltrata senza alcun commento all’Independence & Risk nella comunicazione pubblica notare che il sistema Management Partner. Qualora fosse necessario di posta elettronica di PwC, sia basato sul Lotus menzionare un contenzioso per attività professionali Notes. Non sarebbe accettabile affermare in una comunicazione pubblica si prega di contattare che utilizziamo Lotus Notes perché è un prodotto di

43

il legale rappresentante della società/associazione e l’independence Risk Management Partner per ottenere l’approvazione preventiva. Sezioni del Codice collegate: Mantenere l’indipendenza

Impegnarsi contrattualmente e firmare per conto della società/associazione La sottoscrizione di corrispondenza, lettere di incarico, relazioni e altri documenti, che contengono opinioni, conclusioni o decisioni importanti o che vincolino legalmente la società/associazione, deve essere eseguita esclusivamente dai Partner o sotto il loro controllo. Solo i Partner (e, in alcuni casi con debita delega, director e manager) hanno l’autorità di firmare in nome della società/associazione. Si dovrà fare il possibile affinché ogni comunicazione riguardante opinioni importanti avvenga per iscritto. In caso di comunicazione orale, è necessario metterla immediatamente per iscritto ed inviarla. Un contratto per conto della società/associazione che legalmente e/o finanziariamente vincoli la società/associazione deve essere eseguito esclusivamente da un Partner dopo aver consultato il legale rappresentante della società/associazione. I

Procedure legali Come devo agire se la documentazione in mio possesso viene richiesta in giudizio?

D: Un mio cliente è sotto indagine e di conseguenza sono stato contattato dalla Finanza per informazioni. Sono stati richiesti in giudizio anche le mie carte di lavoro ed altra

documentazione relativa all’incarico in mio possesso. Come devo gestire questa situazione? R: Rispondi a simili richieste da parte dei funzionari della Finanza comunicando loro che la politica aziendale prevede la piena cooperazione con le indagini e che comunque i funzionari devono prima contattare l’Independence & Risk Management Partner. Quindi contattalo tu immediatamente per avvertirlo della situazione.

Tutte le questioni legali, connesse ad indagini

44

governative, controversie commerciali o contenziosi intentati da singoli individui, o altre problematiche, sono gestiti dall’Independence & Risk Management Partner. Quindi contattalo tu immediatamente per avvertirlo della situazione. Tutte le questioni legali, connesse ad indagini governative, controversie commerciali o contenziosi intentati da singoli individui, o altre problematiche, sono gestiti gestite dall’Independence & Risk Management Partner. Qualora fossi contattato da un soggetto esterno in merito ad indagini, azioni legali o qualsiasi altra questione legale, informalo gentilmente che tutte le comunicazioni a tale proposito devono essere coordinate dall’Independence & Risk Management Partner. Contattalo subito per avvertirlo della situazione. Se ricevi un mandato di comparizione o altra richiesta per testimoniare o fornire documenti, informa immediatamente l’Independence & Risk Management Partner ed il Partner responsabile del tuo gruppo o ufficio e spedisci via fax una copia del mandato di comparizione o della richiesta all’Independence & Risk Management Partner il giorno dell’avvenuta ricezione. Conservazione dei documenti Legislazioni, normative e politiche di PwC e delle linee di servizio richiedono che alcuni documenti vengano conservati per un determinato periodo di tempo. In caso di causa legale in corso o di indagine, non è consentito distruggere alcun documento pertinente. Qualora tu o la società/associazione aveste ricevuto una richiesta per fornire tali documenti, non puoi in alcun modo modificarli. Tali documenti includono, ma non si limitano a, fascicoli personali, carte di lavoro e documenti elettronici. La distruzione o falsificazione di qualsiasi documento potenzialmente attinente potrebbe causare un procedimento giudiziario per ostacolo alla giustizia o per falsa dichiarazione. Se dubitassi ragionevolmente sulla legalità o la correttezza nel distruggere o modificare qualsiasi documento, consultati con Risk Management Partner prima di agire. Se le circostanze presagissero un’eventuale controversia, indagine o mandato di

procedimento giudiziario per ostacolo alla giustizia o per falsa dichiarazione. Se dubitassi ragionevolmente sulla legalità o la correttezza nel distruggere o modificare qualsiasi documento, consultati con l’Independence & Risk Management Partner prima di agire. Se le circostanze presagissero un’eventuale controversia, indagine o mandato di comparazione, è necessario consultare immediatamente l’Independence & Risk Management Partner per ricevere istruzioni. Comunicazioni con un legale esterno Al fine di tutelare lavoratori, clienti e il network PwC in caso di controversia ed in merito a questioni legali, non comunichiamo con legali esterni o rilasciamo loro alcuna informazione relativa a PwC o al cliente senza aver prima consultato l’Independence & Risk Management Partner. Sezioni del Codice collegate: Mantenere l’indipendenza, rappresentare PwC: immagine pubblica e comunicazione pubblica

45

Attività concorrenziali I nostri doveri

Trattare clienti, fornitori e concorrenti in modo da creare una fiducia a lungo termine e rinforzare la nostra reputazione in termini di qualità, servizio ed integrità; Non discutere la determinazione di fees, politiche, contratti, servizi o qualsiasi informazione di proprietà esclusiva con i concorrenti; Non ottenere impropriamente, utilizzare o condividere con altri qualsiasi informazione confidenziale o di proprietà esclusiva sui nostri concorrenti; Non dare, ricevere o richiedere nulla di valore da clienti o fornitori che potrebbe essere percepito come un modo per influenzare una decisione per assegnare incarichi di consulenza o ordini d’acquisto; Non violare i diritti di proprietà intellettuale di altri copiando o duplicando materiale tutelato da copyright o rivelando a terzi informazioni di proprietà esclusiva. Concorrenza leale PwC dipende dalla sua reputazione in termini di qualità, servizio ed integrità. Il modo in cui trattiamo clienti, fornitori e concorrenti costruisce la nostra reputazione, crea fiducia a lungo termine e infine determina il nostro successo. Alcune politiche per competere eticamente e lealmente sono elencate qui di seguito: certe linee guida si basano sui valori e principi aziendali e su cosa crediamo sia necessario per guadagnare e mantenere la fiducia dei clienti, il rispetto dei nostri concorrenti e la nostra reputazione; altre si fondano sulla complessa legislazione antimonopolistica ed altre normative. Le domande in merito alla loro applicazione devono essere rivolte all’Independence & Risk Management Partner.

Non stipuliamo contratti o accordi intesi a ridurre slealmente o ad eliminare la concorrenza fissando con i concorrenti prezzi e ripartizione della clientela. Non scambiamo con concorrenti informazioni delicate dal punto di vista concorrenziale, quali ad esempio criteri per la determinazione delle tariffe o dati sulle retribuzioni del personale. Non interferiamo in modo illecito con contratti tra un potenziale cliente ed un concorrente. Promuoviamo i nostri servizi attraverso comparazioni leali ed accurate nei confronti dei concorrenti. Confidiamo nel giudizio ed integrità del nostro personale per delimitare il confine tra

46

concorrenza leale e sleale, e per chiedere consiglio in caso di dubbi. Le domande riguardanti le problematiche sulla concorrenza possono essere rivolte ad un Partner o all’Independence & Risk Management Partner. Raccogliere informazioni sulla concorrenza La raccolta da parte nostra di informazioni sulla concorrenza ai fini di proposte o ad altro uso deve rispondere ai seguenti requisiti: dobbiamo pensare che non riterremmo le stesse azioni illecite, se fatte nei nostri confronti; dobbiamo pensare che i metodi impiegati risponderebbero all’esame dell’opinione pubblica; dobbiamo evitare attività che compromettano la buona percezione del cliente o del potenziale cliente sulla nostra integrità e credibilità; Le nostre attività devono essere lecite ed in conformità con le politiche dei potenziali clienti; Dobbiamo cercare solo informazioni che è nostro diritto legittimo ottenere e che crediamo utili nel prestare il servizio al cliente. Proposte Veniamo spesso a conoscenza delle proposte dei concorrenti e di altre informazioni riguardanti i nostri concorrenti durante le diverse fasi del processo di presentazione delle proposte. Si manifesta anche la possibilità di ottenere o utilizzare tali informazioni in fase di preparazione delle proposte durante la scelta di un fornitore e dopo tale scelta. Queste situazioni sono illustrate qui di seguito: Come comportarsi se un potenziale cliente mi passasse informazioni che mi danno un vantaggio sulla concorrenza?

47

D: Sono impegnato nel fare una proposta ad un potenziale cliente. Anche due nostri concorrenti stanno presentando delle proposte. Il Direttore Amministrativo e Finanziario del potenziale cliente, si è offerto di mostrarmi le proposte delle

altre società e ha accettato di non condividere con le altre società la nostra proposta. Presumo che la condivisione di tali proposte violerebbe le politiche di acquisizione del potenziale cliente; tuttavia, vedendo l’offerta delle altre società acquisirei un vantaggio su questo potenziale cliente. Qual è il comportamento corretto da adottare in questa situazione? R: Innanzitutto, devi chiedere al tuo potenziale cliente informazioni sulla loro politica. Se tale situazione non è ammessa dalla politica del potenziale cliente, è bene non vedere le altre proposte. Anche nel caso in cui la politica del potenziale cliente non escludesse la condivisione a non ottenere o utilizzare le proposte dei nostri concorrenti o altre informazioni specifiche, è bene procedere come sopra indicato se riteniamo che si tratti di informazioni confidenziali o di proprietà esclusiva. Anche se in questo modo perdiamo un vantaggio in termini di raccolta di informazioni, guadagneremo il rispetto dei nostri clienti e accresceremo la loro fiducia nella nostra integrità professionale rifiutando l’opportunità di vedere le altre proposte. Come alternativa, suggerisci di discutere le esigenze del cliente ed il modo in cui potremmo modificare la nostra proposta per soddisfarli.

Potrebbero verificarsi situazioni in cui, prima della scelta della società di servizi, un potenziale cliente intenda condividere con noi le proposte dei concorrenti per ottenere il miglior servizio ed il miglior prezzo. Quando riceviamo tale offerta, siamo tenuti innanzitutto a determinare che tale condivisione non sia vietata né dalle politiche del potenziale cliente, né da altre restrizioni legali relative alla concorrenza; è nostro dovere chiedere al funzionario competente del cliente se la loro politica preveda tale condivisione e se le informazioni siano confidenziali o di proprietà esclusiva. Se siamo convinti che le informazioni non siano di natura confidenziale o di proprietà esclusiva, possiamo ottenere o utilizzare le informazioni qualora fossero soddisfatti i requisiti generali elencati alla sezione “Concorrenza leale”. Esistono molte circostanze in cui ci viene offerto o cerchiamo di accedere alle proposte dei concorrenti o ad informazioni relative. Possiamo utilizzare altri metodi per meglio rispondere alle esigenze del potenziale cliente. Il cliente potrebbe richiederci di

incorporare nel nostro approccio elementi o idee provenienti da altre proposte. Sebbene sia nostro dovere prestare sempre attenzione alle questioni di riservatezza e alle metodologie o informazioni di proprietà esclusiva, dobbiamo considerare anche approcci alternativi per ottenere ed utilizzare informazioni sulla concorrenza. Potrebbe manifestarsi il caso in cui il potenziale cliente o il cliente fornisca una descrizione generale o concettuale di cosa sta cercando, senza violare i diritti di riservatezza o di proprietà esclusiva dei concorrenti. Una volta completato l’iter della proposta, è consentito chiedere alla direzione della società di condividere con noi quelle informazioni non confidenziali sulle proposte dei concorrenti che ritengono sia appropriato rivelare, con lo scopo di fornire ulteriori indirizzi su come potremmo soddisfare meglio le loro esigenze o sulla ragione per cui non siamo stati scelti. Tali informazioni possono aiutarci a migliorare i nostri servizi ed è necessario ricercarle sia nel caso in cui fossimo stati selezionati per l’incarico che in caso contrario. Qualora avessi domande sulla correttezza o legalità nel ricercare o accettare informazioni sui concorrenti durante qualsiasi fase del processo di presentazione delle proposte, consulta l’HR Partner o l’Independence & Risk Management Partner, al fine di valutare l’integrità del potenziale cliente. Raccogliere altre informazioni sulla concorrenza

D: Sto lavorando su un cliente ed il mio supervisore vuole che chieda al controller un prospetto con allegate le relative fatture degli importi addebitati al cliente da altre società di servizi professionali e di consulenza. Capisco che PwC voglia identificare le possibili opportunità per ampliare i nostri servizi a questo cliente. Il controller del cliente mi ha chiesto il motivo per cui necessito di tali informazioni. Cosa devo rispondergli? R: Devi spiegare al controller che richiediamo tali

Come posso chiedere al cliente gli importi addebitati da altre società di servizi professionali e di consulenza?

informazioni affinché ci permettano di comprendere ulteriormente le loro problematiche di business e possano indicarci sia le opportunità per migliorare i servizi che prestiamo loro, sia le problematiche che potrebbero avere implicazioni di revisione. Inoltre, le informazioni ci facilitano la comprensione delle mutevoli esigenze di questo cliente, nonché del mercato in generale. Non devi affermare che l’ottenimento di tali informazioni sia una procedura di revisione necessaria, né tantomeno utilizzare altri pretesti per richiedere le informazioni. Infine, sebbene la richiesta del prospetto di tali spese costituisca un modo per raccogliere le informazioni in questione, sarebbe probabilmente meglio che il manager o il Partner chiedesse al controller, al Direttore Amministrativo e Finanziario o ad un altro dirigente, notizie sui servizi di consulenza esterna ricevuti. In tal modo, nel corso della conversazione, il manager o il Partner potrebbe presentare servizi di PwC non ancora noti al cliente, o spiegare aspetti non chiari.

Quando ricerchiamo presso i clienti informazioni sui concorrenti, dobbiamo sempre agire apertamente e non richiedere informazioni di natura confidenziale, di proprietà esclusiva o che il cliente non rilascerebbe a nessun’altra società in cerca dello stesso tipo di notizie. È del tutto lecito per noi raccogliere informazioni sul mercato, incluso notizie riguardanti i nostri concorrenti ed i relativi prodotti e servizi. Tuttavia, poiché è nostro dovere competere onestamente ed evitare persino l’apparenza di accordi ed intese impropri con i nostri concorrenti, non dobbiamo ottenere o utilizzare inadeguatamente qualsiasi informazione riservata sui loro prodotti, tariffe, condizioni, mezzi tecnologici o piani di marketing. Siamo vincenti sul mercato fornendo al cliente un servizio eccellente, non recuperando in modo illecito le informazioni sui concorrenti. Nel raccogliere informazioni sulla concorrenza, siamo tenuti ad osservare le seguenti linee guida: possiamo raccogliere informazioni sui nostri concorrenti da fonti appropriate quali articoli pubblicati, pubblicità, brochure, siti web e altro materiale non di proprietà, studi di consulenti e conversazioni con clienti; accettiamo informazioni sui nostri concorrenti solo quando crediamo sia lecito ed etico riceverle;

48

possiamo chiedere al personale del network PwC che ha precedentemente lavorato per i nostri concorrenti di dare informazioni sulle loro operazioni purché si sentano a proprio agio nel fornirle, non siano confidenziali o di proprietà esclusiva e non violino qualsiasi obbligo contrattuale o di altra natura che hanno verso i loro precedenti datori di lavoro; non dobbiamo mai tentare di acquisire segreti commerciali o informazioni di proprietà esclusiva di un concorrente attraverso mezzi illeciti, quali furto, spionaggio o incoraggiamento di terzi a violare gli obblighi di non divulgazione verso un concorrente; non dobbiamo mai dichiarare il falso sulla nostra identità quando tentiamo di raccogliere informazioni sulla concorrenza; quando prestiamo servizio ai clienti, non dobbiamo mai utilizzare le informazioni riservate di cui veniamo a conoscenza per competere con loro. Contratti di esclusiva A causa degli svantaggi commerciali e delle restrizioni in termini di esclusiva, in armonia con le politiche della gestione globale del rischio, non dobbiamo stipulare contratti di esclusiva o “vincolanti” con clienti o terzi che condizionino il lavoro che una delle entità del network PwC possa fornire ad un’altra società. Ove possibile, siamo tenuti ad utilizzare altri approcci (incluso la separazione dei team di servizio ed i “muri etici”) solo per rispondere alle preoccupazioni dei clienti che richiedono tali accordi. Saranno consentite eccezioni solo previa approvazione scritta da parte del legale rappresentante o del LoS Leader. Di prassi, si considerano solamente eccezioni in cui il cliente, il potenziale cliente o un terzo sia così strategicamente importante per il network globale di PwC che i sacrifici necessari risultanti da tale accordo (per esempio, la rinuncia di un potenziale lavoro da parte delle altre società/associazioni di PwC) possano essere giustificati. Se un contratto di esclusiva viene approvato, siamo tenuti ad aderire a specifiche linee guida su tali accordi delineate dal Global Risk Management.

49

Regali, Intrattenimenti e Regalie La nostra professione si fonda sull’integrità. Il prodotto che vendiamo perde valore quando gli individui che lo producono perdono la propria credibilità. Quindi, la nostra esigenza primaria consiste nel distinguere tra le attività che facilitano le relazioni d’affari e le attività che sono o sembrano eccessive, inadatte o volte ad influenzare decisioni da prendersi solo in base a motivi di business.

Principi generali Scambiare cortesie d’affari La politica generale di PwC non permette alcun genere di scambio con clienti, fornitori o altre persone con cui siamo in rapporti d’affari, salvo che il valore di tale scambio non sia di importo modesto. Le nostre relazioni devono basarsi sul servizio che prestiamo ai clienti in cambio dei nostri onorari, di importi corrisposti ai fornitori per beni e servizi, e sui vantaggi reciproci realizzati con i nostri partner d’affari. Lo scambio di cortesie quali piccoli regali, pranzi ed intrattenimenti costituisce tuttavia una pratica comune di business mirata a creare armonia e a stabilire un clima di fiducia. Se eseguito con buon senso e moderazione, lo scambio occasionale di intrattenimenti e regali è appropriato e rinforza le nostre relazioni d’affari. Poiché la percezione di cosa si intende per piccoli regali o intrattenimenti può variare, è necessario consultarsi con i Partner per garantire che vi sia uniformità di comportamento, valore, frequenza ed appropriatezza delle cortesie d’affari. Tali cortesie devono essere in armonia con le normali consuetudini di business in uso nel luogo in cui sono offerte o accettate, purché tali consuetudini non violino le politiche aziendali o le leggi e i regolamenti applicabili. Poiché non dobbiamo creare neppure l’impressione che l’indipendenza venga compromessa, lo scambio di cortesie deve essere percepito da una persona ragionevole ed indipendente semplicemente come un’azione intesa a rafforzare le nostre relazioni e non a influenzare una decisione specifica.

Trattare con clienti La nostra clientela è varia e di conseguenza anche le nostre politiche nei confronti dei clienti in tema di regali ed intrattenimenti. Per evitare di porre i nostri clienti e noi stessi in una posizione scomoda o compromettente, è importante conoscere bene la politica di ciascun cliente su regali e intrattenimenti prima di offrire o accettare regali o intrattenimenti di ogni tipo. Non dobbiamo accettare dal cliente un regalo o altro privilegio (ad esempio, lo sconto d’acquisto per i dipendenti) che non sia generalmente disponibile ad altri clienti o fornitori. Trattare con fornitori La politica societaria che regola le relazioni con i fornitori richiede la valutazione dei prodotti e servizi di ciascun fornitore in base a leadership tecnica, qualità, affidabilità, servizio, prezzo e altri fattori oggettivi. Siamo tenuti ad assicurare che le decisioni di acquisto siano prese con integrità, onestà, indipendenza ed imparzialità. L’obiettivo è di stringere un rapporto con il fornitore sufficientemente stretto da operare con efficacia e prendere decisioni appropriate, mantenendo tuttavia una certa distanza per evitare di apparire scorretti o di compromettere il nostro giudizio commerciale. Non dobbiamo accettare alcun regalo o intrattenimento che possa o sembri influenzare le nostre decisioni d’acquisto. La neutralità da un punto di vista psicologico consente, infatti, di governare sempre il rapporto e di operare le scelte migliori, senza subire condizionamenti di alcun tipo.

consulta il tuo supervisore. Qualora rifiutare l’invito ad un evento sociale possa essere causa di delusione per un fornitore o per un cliente, accettalo e richiedi la successiva approvazione dall’HR Partner. Il termine “intrattenimento” include, ma non si limita a pranzi, eventi di beneficenza e sportivi quali golf, feste, rappresentazioni teatrali e concerti. Siamo tenuti ad utilizzare buon senso quando accettiamo l’invito ad un evento. Un intrattenimento o un evento inadeguato non è consentito. In che misura posso offrire intrattenimenti ad un cliente o ad un potenziale cliente?

D: Sono un Director e sto preparando una proposta per una società. Recentemente ho invitato il potenziale cliente a cena per discuterne i dettagli e per instaurare un rapporto più stretto. Nel corso della cena, il

cliente ha espresso l’interesse di giocare a golf ad un club dove sono socio. Non ho problemi a portarlo. Mi chiedo, tuttavia, in che misura posso offrire intrattenimenti quando mi relaziono a potenziali clienti? R: Ti è consentito offrire intrattenimenti modesti e saltuari a clienti e potenziali clienti. Portare un potenziale cliente ad una partita di golf alcuni giorni dopo una cena di lavoro non infrange la nostra politica sugli intrattenimenti. Tuttavia, consulta il Partner responsabile della proposta prima di fare l’invito.

Dare e ricevere regali

Attiriamo e manteniamo i clienti offrendo e prestando loro un servizio eccellente ed in cambio fatturiamo per questi servizi in base a quanto concordato. Lo scambio di regali in contesto lavorativo non deve in alcun modo influenzare (o sembrare influenzare) tale processo. Linee guida specifiche Possiamo, tuttavia, donare occasionalmente regali di valore simbolico a clienti, fornitori e ad altri soggetti Intrattenimenti laddove appropriato e conforme ai nostri principi Ogni intrattenimento offerto o ricevuto deve essere generali sullo scambio di cortesie d’affari. Possiamo simbolico, occasionale e riguardare un ragionevole altresì ricevere modesti regali se non sono donati con prolungamento del rapporto d’affari. Inoltre, quando l’intento di influenzare il nostro processo decisionale. accettiamo un invito per un intrattenimento deve In termini generali, si deve osservare un limite di essere chiaro che lo intendiamo come un benefit 100 Euro sui regali donati o ricevuti. In ogni caso offerto nello stesso modo anche ad altri. Se ti qualsiasi regalo o altra forma di promozione devono sorgessero dubbi su una situazione particolare, essere decise dal legale rappresentante della

50

rispettiva società/associazione con il supporto della funzione Marketing & Communication. Quando ricevi un regalo di un certo valore, che superi comunque la cifra di 100 Euro, devi rifiutarlo. Nel caso insolito in cui un cliente che ti ha offerto un regalo più costoso rimanga offeso dal tuo rifiuto, sottoponi la questione al Partner responsabile dell’incarico, o all’HR Partner. I principi sopra descritti sono applicabili non solo a clienti e fornitori ma ad altre persone con cui siamo in affari. Poiché la nostra attività si estende su scala internazionale, i rapporti con società ed individui di altri paesi e culture richiedono di considerare con sensibilità le loro normative o usi in tema di regali. Dobbiamo essere comunque ugualmente cauti ad evitare conflitti di interesse reali o apparenti o violazioni di indipendenza ed osservare in ogni caso le leggi e le norme applicabili. E’ giusto se il responsabile del controllo di gestione mi offre un regalo?

D: Il controller di un cliente ha offerto ad una persona dello staff e al sottoscritto due biglietti della società per una partita di calcio. I biglietti hanno un valore nominale di 50 Euro l’uno. Posso accettarli?

R: Puoi accettare regali occasionali con un valore non superiore a 100 Euro senza consultarti. Se tuttavia avessi ricevuto altri e frequenti regali da questo cliente, dovresti rifiutare i biglietti. Se avessi domande o dubbi, consulta il tuo diretto superiore, il Partner responsabile dell’incarico oppure l’HR Partner. Inoltre, affinché un lavoratore possa accettare un benefit da parte di un cliente, PwC richiede che tali benefit siano disponibili in ugual misura per altri soggetti con cui il cliente ha rapporti d’affari. Se sapessi che è consuetudine del cliente offrire biglietti per le partite di calcio e non avessi ricevuto altri e frequenti regali dal cliente, potresti accettare i biglietti. Sarebbe preferibile che il controller ti accompagnasse alla partita; potresti proporlo poiché in tal modo coglieresti lo spirito di mantenere un buon rapporto d’affari anziché accettare un regalo che gioverebbe solo a te e al tuo collaboratore.

51

Operazioni vietate Non dobbiamo mai richiedere, accettare o offrire direttamente o indirettamente regalie, bustarelle o tangenti di alcun tipo. Questo include lo scambio improprio di denaro, finanziamenti, privilegi speciali, favori personali, agevolazioni o servizi. Nel caso non sapessi se un’operazione è permessa o meno, consulta l’Independence & Risk Management Partner o l’HR Partner. Sezioni del Codice collegate: Mantenere l’indipendenza, Stipulazione di contratti con enti governativi, Norme sul business globale

Proteggere i diritti di proprietà intellettuale di terzi D: Ho trovato su un sito web di una società del materiale che sarebbe perfetto per un corso aziendale che sto tenendo. Posso scaricarlo e duplicarlo e distribuirne delle copie alla mia classe? R: Se il materiale è tutelato da copyright, devi verificare presso la società e richiedere il permesso per utilizzarlo. La società potrebbe richiedere un compenso per l’utilizzo e la duplicazione o un diritto di licenza.

Posso utilizzare il materiale scaricato da internet quando insegno ad un corso aziendale?

Non dobbiamo prendere alcuna iniziativa che violi i diritti di proprietà intellettuale di terzi. Per esempio, la copia o la duplicazione di materiale tutelato da copyright incluso software, articoli di riviste, materiale video e audio e materiale che appare su internet, potrebbe infrangere le leggi sul copyright e, in molti casi, è vietata. Siamo inoltre tenuti a non utilizzare o divulgare intenzionalmente le informazioni di proprietà esclusiva di terzi, salvo accordo scritto che autorizzi tale uso o divulgazione.

Interagire con Enti Governativi I nostri doveri

Mantenere elevati standard etici ed osservare nella forma e nella sostanza tutte le leggi, norme e regolamenti che regolano i contratti con enti governativi quando si rendono servizi ad enti statali e locali; Familiarizzare con le norme generali ed i requisiti specifici della consulenza ad enti governativi; Prima di rispondere alla richiesta per una proposta, è necessario: • informare il Partner responsabile di area/gruppo; • consultarsi con l’Indipendence & Risk Management Partner e con l’ufficio Gare per la preparazione della documentazione necessaria. Mantenere elevati standard etici

Stipulazione di contratti con enti governativi

La prestazione di servizi ad enti statali e locali rappresenta una parte del nostro business. Le leggi, le normative e gli aspetti etici riguardanti l’interazione con enti governativi possono differire da quelli applicabili nei rapporti con clienti non governativi. In tutti i casi, siamo tenuti a mantenere i più elevati standard etici ed osservare nella forma e nella sostanza tutte le leggi, norme e regolamenti relativi alla stipulazione di contratti con enti governativi. Nel contesto legale attuale, le inosservanze etiche del nostro personale nell’ambito di rapporti con enti governativi, persino se dovute a mancanza di conoscenza, possono avere serie conseguenze. Persino l’apparenza di una scorrettezza può ledere la reputazione di PwC, nuocere alle relazioni con il cliente e ridurre le opportunità di business. Eccezioni nel seguire i nostri elevati standard possono esporre il network PwC a sanzioni penali quali contravvenzioni, annullamento del contratto, sospensione e preclusione dalla stipulazione di contratti con enti governativi.

Tutti i Partner ed i lavoratori impegnati nell’offerta, nella realizzazione o nell’esecuzione di contratti governativi devono essere a conoscenza delle norme basilari sulla stipulazione di contratti con enti governativi e dei requisiti specifici applicabili nel particolare contesto. Per esempio, qualsiasi situazione che comporti l’utilizzo di fondi pubblici è regolata da leggi e normative sull’approvvigionamento e acquisto pubblico. È nostro dovere conoscere queste singole leggi e regolamenti per mantenere i nostri elevati standard etici.

52

L’attività di formazione è essenziale per acquisire una comprensione base delle complessità e dei requisiti collegati alla conduzione di affari con enti governativi. Prima di iniziare il rapporto contrattuale, si deve ricevere una valida informativa sui requisiti riguardanti la stipulazione di contratti dell’organismo pubblico pertinente.

Prima di rispondere a richieste di proposte sulla prestazione di servizi ad organismi statali, regionali o comunali, consulta il Partner responsabile di area/ gruppo, l’Independence & Risk Management Partner ed il Partner Responsabile dell’ufficio Gare. Inoltre, tutte le persone di PwC sono tenute ad osservare le seguenti linee guida base: non influenzare impropriamente i funzionari del governo con tangenti o altre attività illegali; non scambiare regalie o favori con funzionari del governo; non pagare viaggi, soggiorni, pranzi, biglietti per eventi sportivi, forme di intrattenimento o qualsiasi altra cosa di valore eccessivo a favore di un funzionario del governo; non essere coinvolti in situazioni che diano origine a conflitti di interesse reali o apparenti personali o dell’organizzazione; conoscere le specifiche restrizioni applicabili a ex funzionari del governo; non promettere o discutere opportunità di impiego o di un business futuro con un dipendente del governo, salvo approvazione da parte del Partner responsabile del vostro Gruppo/ Ufficio; assicurarsi che i dati relativi a costi o tariffe presentati ad un organismo governativo siano attuali, accurati e completi; registrare ed addebitare accuratamente i costi addebitabili ai contratti governativi in conformità alle condizioni dei contratti specifici e delle leggi applicabili, conservando altresì le puntuali registrazioni; non sollecitare e/o accettare da qualsiasi fonte, direttamente o indirettamente, informazioni sensibili per la scelta del fornitore, o inerenti all’offerta o alla proposta di un concorrente;

Se fossi a conoscenza o sospettassi di una violazione degli standard etici sulla stipulazione di contratti con enti governativi di PwC o leggi, norme, regolamenti o politiche applicabili sulla stipulazione di contratti con enti governativi, contatta il tuo diretto supervisore o l’HR Partner. Quali provvedimenti speciali devo prendere quando si formulano proposte per un organismo governativo?

D: Una delle mie mansioni comporta la formulazione di proposte per un ente statale. Ho inviato il contratto all’attenzione dell’Independence & Risk Management Partner per un riesame. Devo seguire ulteriori direttive?

R: Sebbene si debba informare l’Independence & Risk Management Partner, il Partner dell’ufficio Gare copre il ruolo principale nel rivedere i contratti stipulati con gli organismi governativi ad ogni livello. Tuttavia, rimani responsabile dell’osservanza alle disposizioni legislative e contrattuali applicabili durante la fase di formulazione della proposta. Ti raccomandiamo di richiedere all’ente statale di fornirti ogni documentazione che ha sviluppato in tema di assegnazione di incarichi.

Sezioni del Codice collegate: Regali, intrattenimenti e regalie, Norme sul business globale

Attività sui rapporti con enti governativi PwC incoraggia una partecipazione aperta e onesta ai sistemi e processi politici. Tuttavia, per mantenere una pubblica credibilità, siamo tenuti a garantire sempre che le nostre attività e i nostri rapporti con enti governativi siano rigorosi e conformi ai nostri valori, principi, standard, nonché alle leggi, alle norme e ai regolamenti applicabili.

attenersi strettamente alle disposizioni governative riguardanti il trattamento, la divulgazione e la tutela di informazioni riservate.

53

Operare su scala globale I nostri doveri

Mettere in pratica e rispettare i nostri valori, principi e standard del codice di comportamento in qualsiasi posto, città o nazione ci troviamo; Conoscere, comprendere e rispettare leggi e norme italiane e straniere quando si opera all’estero, incluso quelle che riguardano la corruzione.

Norme sul business globale

prendere in considerazione dette norme “non scritte” rispettarle ed osservarle al meglio delle nostre capacità. Tuttavia, non possiamo adottare Poiché il network PwC ha opportunità e rapporti d’affari su scala globale, è importante che ciascuno di comportamenti che possano comportare la violazione di leggi o normative formali. noi, nella propria nazione e all’estero, operi in Siamo sempre tenuti ad onorare i nostri impegni armonia con i valori, i principi e gli elevati standard operando con onestà, integrità e nel rispetto della etici di PwC. Molte leggi italiane ed estere sul legge, costruendo relazioni con il cliente fondate business internazionale puntano ad eliminare le sulla fiducia e sull’eccellenza dei nostri servizi, forme di corruzione nel business e tutelano i propri nonché garantendo che il nostro personale sia cittadini, i loro affari e l’ambiente lavorativo. É nostro obbligo conoscere, comprendere ed osservare trattato lealmente, coerentemente, con rispetto e dignità. tutte le leggi italiane nonché le leggi e le normative straniere applicabili nei paesi e località in cui operiamo. Violazioni intenzionali o non intenzionali Riconosciamo che i Partner ed il personale italiano assegnati all’estero possano riscontrare conflitti tra delle leggi e normative applicabili, dovute a requisiti legali e regolatori locali e italiani, nonché mancanza di conoscenza e comprensione, possono tra i costumi culturali locali e quelli italiani. Per avere serie conseguenze per il network PwC, per i quanto possibile, devono informarsi in anticipo su Partner e per i lavoratori coinvolti, incluse sanzioni cosa aspettarsi dai Partner e i colleghi delle PwC penali e civili. locali, nonché dall’HR Partner e dal responsabile del Global Mobility in Italia e all’estero. Ove possibile, Quando operiamo all’estero, ci confrontiamo anche devono consultarsi con questi stessi responsabili in con leggi e normative “non scritte”, ossia con prassi caso di conflitti di natura etica. culturali ed etiche accettate che regolano il comportamento e le relazioni personali e d’affari a livello locale. Poiché le società e associazioni italiane fanno parte del network PwC , con molti uffici che operano in numerose realtà che hanno profonde radici nelle rispettive comunità, è nostro dovere

54

Processo etico di decisione Il nostro Codice definisce in dettaglio come noi di PwC dobbiamo agire e condurre il business in una vasta gamma di scenari e situazioni. In questa sezione, verrà descritto il processo etico di decisione, che illustra cosa succede dal momento in cui sorge una situazione critica fino alla sua risoluzione. Disponiamo di due strumenti che ci guidano attraverso questo processo. La Guida per un etico processo di decisione (a pagina 56) è ideata per aiutarci a riflettere su una questione etica ponendoci domande quali “È legale?” e “Senti che è la cosa giusta?” e ci aiuta, passo dopo passo, a “Procedere con sicurezza”. L’operatività del processo (a pagina xx), illustrata dal grafico, è una carta stradale che indica dove dirigerci per trovare istruzioni ed assistenza. I due strumenti, congiuntamente al tuo buon senso, ti permetteranno di prendere le decisioni migliori.

La Guida per un etico processo di decisione

Decisioni complesse

D: Quando si deve utilizzare questa Guida per un etico processo di decisione? R: Questa guida è uno strumento utile da utilizzare nei processi decisionali e specialmente quando devi affrontare una decisione complessa che ha implicazioni etiche per te o per PwC. Per esempio: se hai una domanda riguardante un problema di carattere deontologico o legale che coinvolga te o PwC; se non sei sicuro in merito alla linea di condotta deontologica in una situazione specifica; se ti è stato richiesto da un cliente o un’altra persona di PwC di svolgere un compito che ritieni sbagliato, immorale e contraddittorio ai tuoi valori o forse illegale; oppure se sei a conoscenza o sospetti un comportamento illegale o immorale da parte di altri sia presso PwC sia presso il cliente.

D: Prendere la giusta decisione etica quando ci troviamo in situazioni complesse è un compito arduo. Qual è l’approccio migliore da intraprendere in un processo decisionale? Cos’è necessario?

In che modo mi è utile questa guida?

Di cosa necessito per iniziare il mio processo decisionale?

R: PwC ha ideato la Guida per un etico processo di decisione con lo scopo di aiutarti ad operare quando devi prendere decisioni complesse. Dopo aver consultato la guida, capirai che disponi di molte risorse. Ti serviranno: la capacità di riconoscere una situazione etica complessa o una potenziale violazione della legge o di una politica; la sicurezza di prendere la decisione migliore; equilibrio nel giudizio e buon senso; la conoscenza delle politiche aziendali e delle fonti di informazioni al riguardo; una sufficiente conoscenza delle legislazioni o delle fonti di informazioni a riguardo; la profonda conoscenza dei valori aziendali; la volontà di consultarsi con persone che hanno più esperienza.

55

La risposta “giusta” Ogni problema etico ha una risposta chiara?

D: Come posso sapere quale è la risposta giusta?

R: Tieni presente che non tutti i dilemmi hanno risposte giuste o sbagliate. Infatti, due persone ben informate e con la stessa conoscenza dei valori possono giungere a due conclusioni differenti pur trovandosi nelle stesse circostanze. Al contrario, potresti già sapere la giusta linea di azione, ma essere riluttante o preoccupato ad intraprenderla per diverse ragioni: potresti mettere nei

guai un amico, temere una ritorsione, trovarti in una situazione in cui è coinvolto il cliente. Quello che conta è partecipare alla discussione e alla consultazione, parte fondamentale del processo, e accedere alle risorse che ti aiuteranno a prendere la decisione giusta e a comportarti di conseguenza tutelando allo stesso tempo la tua riservatezza.

Grafico per un etico processo di decisione Come guida per decidere il comportamento, segui questi passi

Domande da considerare

1) Identifica fatto, decisione o problema • Ti è stato chiesto di fare qualcosa che tu pensi sia sbagliato • Sei a conoscenza di una potenziale condotta illegale o non etica di altri in PwC o di clienti? • Stai prendendo una decisione e non sei sicuro che sia etica? 2) Pensa prima di agire • Riassumi e chiarisci il problema • Chiediti, qual è il problema? • Considera le alternative e le conseguenze • Considera chi potrebbe subire conseguenze • Consultati con altri 3) Decidi le linee di azione • Determina le tue responsabilità • Rivedi tutte le informazioni e i fatti rilevanti • Fai riferimento alle politiche di PwC e agli altri appropriati standard professionali • Valuta il rischio e come potresti ridurlo • Considera le migliori linee di azione • Consultati con altri – se non ti senti a tuo agio o non sai con chi parlare, rivolgiti al Partner responsabile delle Risorse Umane o all’Organismo di Vigilanza 4) Esamina la tua decisione • Rivedi le “Domande etiche da considerare” • Applica i valori di PwC alla tua decisione • Sii certo di aver preso in considerazione le regole di PwC, le leggi e gli standard professionali • Consultati con altri e accogli le loro opinioni sulla tua decisione 5) Procedi con sicurezza

1) E’ contro PwC o gli standard professionali?

56

2) Senti che è la cosa giusta? 3) E’ legale? 4)

Si rifletterà negativamente su di te o su PwC?

5) Chi altro potrebbe subire le conseguenze di tutto ciò (altri in PwC, clienti, tu stesso, ecc.)? 6) Pensi che possa crearti imbarazzo sapere che altri sono a conoscenza di come ti sei comportato? 7) Ci sono azioni alternative che non creino problemi etici? 8) Come potrebbe apparire sulla stampa? 9) Cosa potrebbe pensare una persona ragionevole? 10) Puoi dormire la notte?

Il Programma di comportamento etico e professionale: L’operatività del processo Di fronte ad un problema complesso sulle politiche o ad un dilemma di natura etica, la prima domanda che sarebbe naturale porsi é “Cosa devo fare?”. Il seguente grafico risponde a tale quesito fornendo uno schema, che indica passo dopo passo, dove possiamo rivolgerci quando cerchiamo assistenza o riportiamo un’imputazione e cosa avviene in seguito a tale segnalazione. Il dipendente cerca assistenza o denuncia delle irregolarità

Il dipendente si rivolge al proprio coach o al responsabile di area/ gruppo o all’HR Partner

Assistenza

Denuncia di irregolarità

Il dipendente scrive a: [email protected]

Tutte le informazioni sono strettamente riservate e confidenziali

L’Organismo di vigilanza raccoglie le informazioni e consiglia

Il dipendente prende una decisione ragionata

Assistenza

Denuncia di irregolarità

Questioni sul comportamento professionali sorgono quando il dipendente necessita di assistenza nel prendere la decisione giusta

Questioni sul comportamento professionali sorgono quando il dipendente sospetta un presunto illecito Organismo di vigilanza

Ufficio comportamento etico e professionale Agisce come guida Offre assistenza e interpretazioni Riceve input da esperti

Apre il caso e raccoglie informazioni

Organismo di vigilanza Guida, interpreta e coordina le indagini o si rivolge ad esperti funzionali

Il dipendente prende una decisione ragionata

Organismo di vigilanza Conclude il caso con il dipendente

Caso chiuso

57

Le mie responsabilità D: Quali sono le mie responsabilità o i miei obblighi quando mi imbatto in dilemmi etici? Per esempio, se fossi a conoscenza o sospettassi di un comportamento illegale da parte di un altro individuo, so che è necessario agire. Ma come devo comportarmi quando sul luogo del lavoro riscontro situazioni non etiche? Quali sono le mie responsabilità in tal caso?

A volte esiste una netta differenza tra azione e non azione. Come posso scegliere?

R: Siamo tenuti ad assumerci personalmente la responsabilità di agire quando riscontriamo situazioni in cui si manifesti una circostanza o una decisione potenzialmente illegale, non etica o contraria ai valori aziendali. Se supponessimo che in una situazione si verificasse un comportamento scorretto, dovremmo prendere provvedimenti. Il Programma di comportamento etico e professionale di PwC è ideato per offrire sostegno e strumenti ad ognuno di noi mentre ricerchiamo la linea di azione migliore. Nella fattispecie, siamo tenuti a discutere immediatamente tali situazioni con il nostro supervisore, un altro Partner o l’HR Partner.

Riservatezza D: Sono preoccupato per una potenziale questione di carattere etico e forse dovrei chiamare l’HR Partner per discutere la situazione e ricevere assistenza. Non ho alcun problema a fornire il mio nome poiché sono sicuro che faciliterebbe lo svolgimento di un’eventuale indagine. Vorrei inoltre che andasse a fondo e mi comunicasse i risultati dell’indagine. Tuttavia, non voglio rivelare il mio nome a nessun altro di PwC. Come posso essere sicuro che la mia riservatezza verrà tutelata?

In caso di una questione etica delicata, posso essere sicuro che il mio nome rimarrà riservato?

R: L’HR Partner e l’Organismo di Vigilanza garantiscono la riservatezza e cercheranno in ogni modo di tutelare l’identità di qualsiasi persona che si metta in contatto, a meno che tu non decida di renderlo noto. I fascicoli sono tenuti sotto chiave e l’accesso è limitato, inoltre la tua chiamata non sarà documentata nel tuo fascicolo personale.

58

Solo gli individui coinvolti nell’indagine verranno avvisati e i risultati saranno riportati esclusivamente alle persone che devono essere informate a causa della loro posizione all’interno di PwC. Certamente, colui che chiama può scegliere di mantenere l’anonimato. Ma nel caso fornisse il suo nome, non sarà rivelato a nessun altro al di fuori dell’Organismo di Vigilanza a meno che non sia necessario per l’indagine o richiesto dalla legge.

Se la tua richiesta di assistenza desse luogo ad un’indagine sulla questione da te segnalata e se fossi in qualche modo connesso in tale situazione (per esempio, lavorando nel gruppo sotto esame), potresti essere contattato. Per tutelare la tua riservatezza, nessuno all’interno del reparto sarà informato che sei stato tu a segnalare la situazione a meno che non sia necessario, e in tal caso la persona, a cui verrà comunicato, avrà l’obbligo di mantenere la riservatezza. Se scegliessi di rimanere in anonimato e venissi contattato, si tratterebbe puramente di una coincidenza e non dipenderebbe dall’Organismo di Vigilanza che sa come rintracciarti. Anonimato Come posso mantenere l’anonimato durante un’indagine?

D: Se mi trovassi in una situazione talmente delicata da non voler rivelare il mio nome a nessuno, ma essere comunque disponibile per rispondere a domande e tenermi aggiornato

sullo svolgimento delle indagini, come dovrei comportarmi? R: I Responsabili lavoreranno con te per risolvere questa situazione il più facilmente possibile in tali circostanze. Un approccio che adottiamo con coloro che desiderano mantenere l’anonimato consiste nel fissare un’ora precisa in cui possano chiamare l’Ufficio per informarsi sullo stato di avanzamento delle indagini e per rispondere ad eventuali domande.

Indice delle domande e risposte

Ritorsione Metto a rischio il mio lavoro quando segnalo la violazione di etica da parte di un collega?

D: Sono a conoscenza di un problema di carattere etico che coinvolge il mio supervisore. Se contattassi l’HR Partner o l’Organismo di Vigilanza per chiedere consiglio o per segnalare la situazione, sarei tutelato contro eventuali

ritorsioni? R: PwC si impegna a trattare ogni Partner e lavoratore in modo leale e a tutelare il proprio personale da punizioni o molestie per aver sollevato una potenziale questione di etica. Il personale, che in buona fede segnali possibili violazioni del presente Codice di comportamento professionale o di altre disposizioni del network PwC, non è passibile di provvedimenti. Non si prenderà o non si minaccerà di prendere alcun provvedimento contro un lavoratore per aver presentato esposti o denuncie o per aver rivelato informazioni, a meno che non abbia agito con la consapevolezza di dichiarare il falso o trascurando intenzionalmente l’accuratezza dei fatti.

Qualora ritenessi di aver subito una ritorsione o credessi che ci sia una seria possibilità di ritorsione, sei pregato di contattare immediatamente l’Organismo di Vigilanza.

Responsabilità verso i nostri clienti Mia moglie può investire in una società collegata di un cliente di revisione? Sono soggetto alla politica di indipendenza? La riservatezza del cliente mi preclude dal comunicare alla mia famiglia su cosa sto lavorando? Posso parlare ad amici che svolgono la stessa professione di clienti o incarichi? Cosa devo fare se sento che uno dei nostri clienti ha intenzione di intentare una procedura fallimentare contro un altro cliente di PwC? Qual è la definizione di “Insider Trading”? Cosa succede se passo le informazioni riservate e la persona acquista azioni della società? Come devo agire se penso che un potenziale incarico ponga un problema di indipendenza? Cosa succede se in una fusione entrambe le società sono clienti di PwC? Come viene influenzata l’indipendenza in una fusione “amichevole” di clienti di revisione? Responsabilità verso il nostro personale Come raggiungo un compromesso tra il lavoro e l’attività come volontario? Come trovo un compromesso tra gli obblighi lavorativi e familiari? Come posso reagire a commenti di carattere sessuale espressi da colleghi? Come posso reagire a storielle di carattere razziale, etnico e sessuale raccontate dai colleghi?

59

Cosa prevedono le regole se due colleghi si frequentano? Cosa prevedono le regole se si frequenta il cliente? Posso bere bevande alcoliche in ambienti di lavoro? Ho molto lavoro da portare a termine. Posso non partecipare ad un corso in materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro? Devo indossare l’elmetto che il cliente mi ha consegnato? Devo segnalare che l’ascensore non si chiude correttamente? Responsabilità verso la nostra organizzazione Posso comparare metodologie con amici che lavorano per altre società? Posso dare a mia moglie una mailing list con i nominativi di responsabili del settore finanziario? Posso utilizzare un modello di software che ho sviluppato durante la mia permanenza in PwC nel mio prossimo lavoro? Posso copiare dei software dal computer di casa a quello della società/associazione? Devo proteggere i file del mio pc quando sono in ufficio?

Posso accettare una posizione come insegnante di informatica presso una scuola, ente o altro a livello locale? Il relativo onorario appartiene alla società/ associazione o a me? Devo preoccuparmi di un conflitto di interesse se sto aiutando un’organizzazione non a scopo di lucro? Posso richiedere in ufficio contributi per organizzazioni di beneficenza? E se “nascondessi” qualche ora? Posso addebitare piccole spese e il tempo utilizzato per reperire documenti per il cliente? Come devo comportarmi se un cronista mi contatta per un parere? Mi è consentito sottoscrivere un contratto per conto della società/associazione? Come devo agire se la documentazione in mio possesso viene richiesta in giudizio? Attività concorrenziali Come comportarsi se un potenziale cliente mi passasse informazioni che mi danno un vantaggio sulla concorrenza?

Come posso chiedere al cliente gli importi addebitati da altre società di servizi professionali e di Posso inviare le informazioni del cliente via internet? consulenza? Posso usare il computer della società/associazione per fare acquisti su internet? Qual è il confine tra informazioni di proprietà esclusiva e competenze generali sviluppate durante la mia carriera? Posso accettare una carica di amministratore per un cliente non della società/associazione?

60

Come posso agire con informazioni confidenziali datemi inavvertitamente dal legale della controparte in una causa in corso? Posso utilizzare informazioni quando lavoro per un cliente se ho sottoscritto un accordo di riservatezza con un altro cliente?

Interagire con enti governativi Quali provvedimenti speciali devo prendere quando si stipulano contratti con un ente governativo? Etico processo di decisione In che modo mi è utile questa guida? Di cosa necessito per iniziare il mio processo decisionale? Ogni problema etico ha una risposta chiara? A volte esiste una netta differenza tra azione e non azione. Come posso scegliere? A chi rivolgermi se desidero un consiglio su un problema o una decisione di carattere etico? In caso di una questione etica delicata, posso essere sicuro che il mio nome rimarrà riservato? Come posso mantenere l’anonimato durante un’indagine? Metto a rischio il mio lavoro quando segnalo la violazione di etica da parte di un collega? Chi sono i miei contatti locali di etica?

61

"PricewaterhouseCoopers" and "PwC" refer to the network of member firms of PricewaterhouseCoopers International Limited (PwCIL). Each member firm is a separate legal entity and does not act as agent of PwCIL or any other member firm. PwCIL does not provide any services to clients. PwCIL is not responsible or liable for the acts or omissions of any of its member firms nor can it control the exercise of their professional judgment or bind them in any way. No member firm is responsible or liable for the acts or omissions of any other member firm nor can it control the exercise of another member firm's professional judgment or bind another member firm or PwCIL in any way. © 2011 PricewaterhouseCoopers. All rights reserved.