Handbok Medlemsförening Svenska Celiakiungdomsförbundet (SCUF)
Handbok - Medlemsförening i Svenska Celiakiungdomsförbundet, SCUF Senast uppdaterad: 8 september 2016
Inledning Det här är en handbok som beskriver vad en medlemsförening i Svenska Celiakiungdomsförbundet (SCUF) är och vad engagemang i en medlemsförening innebär. Handboken ska fungera som stöd för dig som redan är engagerad i en medlemsförening och hjälpa dig som är intresserad av att starta en egen medlemsförening. Tillsammans med handboken har du alltid stöd av människor i förbundet. Att vara engagerad i en medlemsförening i SCUF är lärorikt, enkelt och mycket roligt! Mallar, formulär och andra viktiga dokument som du behöver till ditt styrelsearbete hittar du på SCUF:s hemsida: scuf.se/foreningsmallar/.
Innehåll 1. Vad är Svenska Celiakiungdomsförbundet (SCUF)? 2. Vad är en medlemsförening? 3. Förväntningar på en medlemsförening 4. Att starta en medlemsförening 5. Styrelsen i en medlemsförening 6. Styrelsemöten 7. Medlemsföreningens verksamhet 8. Medlemsföreningens ekonomi 9. Redovisning av medlemsföreningen 10. Medlemsföreningsårsmötet 11. Viktiga dokument
Svenska Celiakiungdomsförbundet, SCUF
Sida 4 5 6 7 8 9 10 12 13 14 17
3
1. Vad är Svenska Celiakiungdomsförbundet (SCUF)? Svenska Celiakiungdomsförbundet (SCUF) är ett barn- och ungdomsförbund där du som är 0-29 år får vara medlem. Förbundet arbetar för att barn och unga med celiaki ska ha en vardag utan hinder. Genom en stor social verksamhet och ett starkt påverkansarbete skapar SCUF mötesplatser för erfarenhetsutbyte och ökar tillgängligheten i samhället.
Medlemmarna Det är förbundets medlemmar som är SCUF och som bestämmer vilka frågor SCUF ska arbeta för, samt hur arbetet ska se ut. Det är trots allt ingen som vet mer om hur det är att vara barn och ung med celiaki än vi själva! Med över 7000 medlemmar är SCUF Sveriges största ungdomsförbund för dem med en funktionsvariation.
Förbundsstyrelsen Medlemmarna väljer varje år ut en Förbundsstyrelse som har i uppdrag att leda SCUF under året. Förbundsstyrelsen är förtroendevald då medlemmar har gett dem förtroendet att leda SCUF, vilket är ett arbete som de gör ideellt – utan lön. Förbundsstyrelsen har ansvar att de beslut som medlemmarna fattar verkställs i praktiken, de sätter strategiska mål för förbundet och delegerar arbetsuppgifter till kansliet. I SCUF består förbundsstyrelsen av fem eller sju personer, som alla är medlemmar i förbundet.
Kansliet På SCUF:s kansli arbetar personal som är anställd för att stötta Förbundsstyrelsen och sköta SCUF:s dagliga verksamhet. Kansliet delegeras ansvar och arbetsuppgifter från Förbundsstyrelsen, som exempelvis kan vara att
4
Handbok - Medlemsförening i SCUF
anordna nationella träffar för medlemmar, ansvara för SCUF:s kommunikation samt ansvara för förbundets ekonomi.
2. Vad är en medlemsförening? I SCUF finns det flera medlemsföreningar. Som medlem i förbundet tillhör du automatiskt en medlemsförening. Vanligtvis den som har sitt säte närmast din bostadsadress. Det är i medlemsföreningarna som det mesta av SCUF:s sociala verksamhet sker. Medlemsföreningarnas verksamhet drivs av varsin styrelse. En styrelse består av minst tre personer, som är medlemmar i förbundet. Alla medlemmar i SCUF har möjlighet att engagera sig i en medlemsförenings styrelse och arbetar då ideellt för att driva medlemsföreningens verksamhet – anordna aktiviteter. Hur en medlemsförenings verksamhet ser ut får styrelsen och övriga medlemmar i medlemsföreningen bestämma, så länge den följer förbundets ändamål. SCUF:s ändamål är att arbeta för att: • Minska den funktionsnedsättning som celiaki innebär • Sprida kunskap om celiaki och glutenintolerans • Skapa mötesplatser för erfarenhetsutbyte mellan förbundets medlemmar • I samarbete med andra organisationer förverkliga gemensamma intressen Vanligt är att en medlemsförenings styrelse anordnar mötesplatser som ger medlemmarna möjlighet att träffa varandra. Utflykter, sportaktiviteter, caféoch restaurangbesök etc. är populära mötesplatser där gemenskap och Svenska Celiakiungdomsförbundet, SCUF
5
erfarenhetsutbyte kan förekomma. Som engagerad i en medlemsförenings styrelse har du möjlighet att anordna just den typ av aktivitet som du tycker är rolig. Styrelsen i en medlemsförening har ansvar över medlemsföreningens verksamhet, ekonomi och att medlemsföreningen återkopplar till förbundsstyrelsen hur medlemsföreningens år har sett ut.
3. Förväntningar på en medlemsförening Som medlemsförening i SCUF finns en del krav och förväntningar från förbundet. Medlemsföreningarna representerar SCUF ute i landet och bedriver den största delen av förbundets sociala verksamhet. Förbundets medlemmar möter med andra ord vanligtvis ideellt engagerade styrelsemedlemmar i mötet med SCUF. Det som krävs av en medlemsförening är: • Att följa förbundets ändamål - Minska den funktionsnedsättning som celiaki innebär - Sprida kunskap om celiaki och glutenintolerans - Skapa mötesplatser för erfarenhetsutbyte mellan förbundets medlemmar - I samarbete med andra organisationer förverkliga gemensamma intressen
• •
Att varje år ha ett medlemsföreningsårsmöte, mellan 1 januari-15 mars. Att varje år redovisa medlemsföreningens verksamhet och ekonomi.
Det som förväntas av en medlemsförening är: • Att anordna minst två aktiviteter varje år dit medlemmar är inbjudna. • Att arbeta för att uppmärksamma SCUF:s syfte och verksamhet. • Att arbeta för att skapa gemenskap bland SCUF:s medlemmar.
6
Handbok - Medlemsförening i SCUF
4. Att starta en medlemsförening I SCUF finns det plats för hur många medlemsföreningar som helst. Ju fler medlemsföreningar förbundet har, ju fler aktiviteter kan anordnas för SCUF-medlemmar. Finns det ingen medlemsförening där du bor kan du enkelt starta en egen och möjliggöra chansen för medlemmar att delta på aktiviteter i ditt område. Vill du starta en medlemsförening ska du börja med att kontakta SCUF:s förbundsstyrelse eller kansli. De hjälper dig med varje steg på vägen och det är mycket lättare än vad många tror! Listan nedan visar hur det går till: 1. Hitta personer som kan starta en medlemsförening med dig! Det behöver vara minst tre personer i en medlemsföreningsstyrelse. Alla tre ska vara medlemmar i SCUF. 2. Läs SCUF:s stadgar för medlemsföreningar (kallas normalstadgar och är riktlinjer/regler för medlemsföreningarna). 3. Välj ett namn på medlemsföreningen. 4. Välj var medlemsföreningen ska ha sitt säte (medlemsföreningens postadress). 5. Bjud in medlemmar till ett första årsmöte där ni beslutar: - att skapa medlemsföreningen - väljer vilka som ska sitta i medlemsföreningens styrelse - antar de stadgar som finns för SCUF:s medlemsföreningar - väljer firmatecknare, ordförande och kassör
6. Ansök om organisationsnummer hos Skatteverket (medlemsföreningens personnummer). 7. Börja planera och anordna aktiviteter för medlemmar!
Svenska Celiakiungdomsförbundet, SCUF
7
5. Styrelsen i en medlemsförening Styrelsen i en medlemsförening väljs på medlemsföreningens årliga årsmöte, som med ett ord kallas medlemsföreningsårsmöte. För att vara en styrelse i en medlemsförening behövs minst tre personer, som alla är medlemmar i SCUF. Genom att bli vald till en styrelse har du fått förtroendet att, tillsammans med dina styrelsekollegor, driva medlemsföreningens verksamhet och ekonomi under ett år framåt. Det innebär att ni ansvarar för att medlemsföreningen följer förbundets ändamål och att verksamheten följer sina syften och mål. Det är styrelsen i en medlemsförening som vårdar och driver föreningen framåt.
Förväntningar på en styrelsemedlem Som styrelsemedlem i en medlemsförening förväntas du, tillsammans med medlemsföreningens andra styrelsemedlemmar, att: • •
Delta på styrelsemöten. Ha koll på medlemsföreningens ekonomi.
• • • •
Anordna och delta på medlemsföreningens årsmöte. Följa medlemsföreningens stadgar (riktlinjer/regler). Anordna aktiviteter dit medlemmar bjuds in. Lämna in korrekta redovisningar gällande medlemsföreningens verksamhet och ekonomi.
Roller i styrelsen Enligt SCUF:s riktlinjer ska styrelsen ha en ordförande, en kassör och ett udda antal ledamöter. Rollerna utser styrelsemedlemmarna mellan sig och det görs vanligtvis på det första styrelsemötet.
8
Handbok - Medlemsförening i SCUF
Ordförande Ordförande är den roll som ansvarar för att leda styrelsen. Rollen kan ses som en lagledare som leder, peppar, inspirerar och stöttar de andra styrelsemedlemmarna. Det är ofta ordförande som samordnar och håller övergripande koll, för att se till att saker händer – att de beslut som tas verkställs och att allt går rätt till. Kassör Kassör är den roll som sköter medlemsföreningens ekonomi. Medlemsföreningens ekonomi är dock hela styrelsens ansvar och det är viktigt att kassören regelbundet rapporterar hur föreningens ekonomiska läge ser ut till de andra styrelsemedlemmarna. Kassören för dagbok över hur medlemsföreningens pengar kommer in och lämnar bankkontot, vilket kallas att bokföra. Kassören ansvarar även för att alla kvitton, fakturor, bankpapper etc. sparas och organiseras för att fungera som underlag till bokföringen. Ledamot Ledamöter kallas alla medlemmar i en styrelse som inte har en specifik roll. Styrelsen kan dela upp olika ansvarsområden mellan sig och en ledamot kan till exempel vara kommunikationsansvarig eller projektledare för en medlemsaktivitet.
6. Styrelsemöten En viktig del i engagemanget som styrelsemedlem i en medlemsförening är att träffas inom styrelsen för att diskutera, planera och fatta beslut i aktuella frågor. Det är upp till styrelsen hur ofta möten anordnas. För att kunna fatta ett beslut i en medlemsförenings styrelse måste alla styrelsemedlemmar ha blivit inbjudna till mötet och minst hälften måste vara närvarande. Kom ihåg att ett möte kan ske digitalt, via Skype eller liknande.
Svenska Celiakiungdomsförbundet, SCUF
9
Ett styrelsemöte blir ofta smidigare och mer effektivt om det redan innan mötet är bestämt vad det ska handla om. En dagordning över vad som ska tas upp och som skickas ut till alla styrelsemedlemmar innan mötet är en bra idé. Under mötet kan en person utses att leda mötet och gå igenom punkterna på dagordningen. Mötet ska alltid protokollföras, vilket innebär att en utvald person antecknar det som diskuteras och beslutas under mötet. Mötesprotokollet ska efter avslutat möte läsas igenom och skrivas under av dem som deltagit. Ett möte kan se ut på olika sätt. Möten som syftar till att ta beslut kräver kanske mer förberedelse i form av skriftliga handlingar och tydliga förslag, medan möten som syftar till att bolla idéer och diskutera strategiska mål inte behöver lika mycket förberedelser. Något som är viktigt oberoende vilken typ av styrelsemöte det är, är att alla ska kunna delta på lika villkor. Alla deltagare på mötet ska få komma till tals!
7. Medlemsföreningens verksamhet SCUF är ett förbund med en stor social verksamhet och det är förbundets medlemsföreningar som står för största delen. Genom medlemsföreningarna har medlemmar möjlighet att träffas, utbyta erfarenheter och känna gemenskap. Tillsammans stärker vi varandra och kan höja våra röster i frågor kring celiaki. Medlemsföreningarnas verksamhet anordnas och drivs av medlemsföreningarnas styrelser. Hur verksamheten ser ut, vilka aktiviteter som anordnas, bestämmer styrelserna och medlemmarna själva. Så länge verksamheten följer förbundets ändamål kan endast fantasin sätta gränser. Som engagerad styrelsemedlem i en medlemsförening kan du fundera över vad du skulle vilja göra och sedan skapa just den typ av verksamhet som du tycker är rolig! 10
Handbok - Medlemsförening i SCUF
Vanligt är att medlemsföreningarnas styrelser anordnar mötesplatser där SCUF-medlemmar får möjlighet att lära känna varandra, prata om celiaki och ha roligt tillsammans. Mötesplatser kan exempelvis vara café- och restaurangbesök, sportaktiviteter, utflykter eller enkla tillfällen att träffas på. Kom ihåg att det ofta är själva mötet mellan medlemmar som är mest uppskattat, aktiviteter behöver inte vara stora och tidskrävande projekt. Det är även möjligt att som styrelse i en medlemsförening driva verksamhet som syftar till att påverka utanför förbundet, och öka tillgängligheten för oss med celiaki i samhället. Att sprida kunskap gällande celiaki är ett sätt att som medlemsförening driva påverkansarbete och det kan göras exempelvis genom SCUF-märkning eller genom att sprida SCUF:s marknadsundersökning. (Läs mer om dessa aktiviteter på SCUF:s hemsida; scuf.se).
Att anordna en aktivitet Det är bra att ha god tid på sig att planera en aktivitet. Här nedan följer några frågor som kan vara bra att diskutera i medlemsföreningens styrelse inför planeringen av en aktivitet. • • • • • • • • •
Står det något i medlemsföreningens stadgar (nedskrivna riktlinjer) som är värt att ha i åtanke inför planeringen av aktiviteten? Vad är syftet med aktiviteten och har aktiviteten något mål? Vem är aktivitetens målgrupp? För vem är aktiviteten tillgänglig – vilka inkluderas och vilka exkluderas? Hur bör inbjudan se ut och i vilka kanaler ska den vara synlig? Hur sker anmälan till aktiviteten? Hur fungerar en eventuell avanmälan? Behövs det någon deltagaravgift för aktiviteten? Hur kan den hållas så låg som möjligt och betalas den tillbaka till deltagaren vid avanmälan? Hur agerar ni som styrelse på plats när aktiviteten pågår? Vad är er roll som styrelsemedlem för en medlemsförening? Hur sker utvärdering och återkoppling till de medlemmar som deltog?
Svenska Celiakiungdomsförbundet, SCUF
11
8. Medlemsföreningens ekonomi SCUF är en ideell organisation, vilket innebär att SCUF inte får vara vinstdrivande. Pengarna som finns i förbundet, och som till största del består av stadsbidrag, ska användas för att nå förbundets ändamål. Medlemsföreningarna i SCUF ansvarar för att en stor del av SCUF:s pengar används till rätt syfte – att driva verksamhet som får förbundets medlemmar att träffas, utbyta erfarenheter, samt höja sina röster och påverka i frågor kring celiaki. Medlemsföreningarna i SCUF får ett årligt ekonomiskt stöd, för att driva lokal verksamhet. Som medlemsförening är det även möjligt att ansöka om extra ekonomiskt stöd för specifika aktiviteter. Det kallas att äska pengar och görs genom att medlemsföreningens styrelse skickar en äskningsansökan till förbundsstyrelsen. Ansökan ska tydligt beskriva vilken typ av aktivitet pengarna ska användas till och varför medlemsföreningen behöver ett extra ekonomiskt stöd för att anordna den. Förbundsstyrelsen kan sedan godkänna eller neka ansökan. SCUF:s medlemsföreningar har egna bankkonton där de tar hand om sina pengar. För att ha ett eget bankkonto krävs det att en av styrelsemedlemmarna är över 18 år och är så kallad firmatecknare för medlemsföreningen. Som firmatecknare har du tillgång till medlemsföreningens bankkonto och kan skriva på dokument för medlemsföreningens räkning.
Att tänka på gällande medlemsföreningens ekonomi •
Gör en budget (planering) för hur pengarna bör användas.
•
Var noga med att medlemsföreningens pengar endast används till föreningens verksamhet och kostnader för att bedriva den.
12
Handbok - Medlemsförening i SCUF
• •
Allt som betalas med medlemsföreningens pengar ska kunna redovisas – spara därför alltid kvitton, fakturor och andra viktiga papper. Använd pengarna! En medlemsförening ska inte gå med vinst, utan pengarna ska användas för att ge tillbaka till medlemmarna genom att bedriva verksamhet efter förbundets ändamål.
9. Redovisning av medlemsföreningen SCUF:s medlemsföreningar måste varje år redovisa vad medlemsföreningen gör. Redovisningarna skickas till kansliet senast 31 mars, vilket står i medlemsföreningarnas stadgar (riktlinjer/regler). Medlemsföreningarna redovisar hur föregående år har sett ut; vilken typ av verksamhet som har bedrivits (vilka aktiviteter som har anordnats) och hur pengarna har använts. Detta sker genom att medlemsföreningarnas styrelser skriver en så kallad verksamhetsberättelse samt en ekonomisk redovisning. Viktigt att komma ihåg är att en medlemsförenings verksamhetsår pågår mellan medlemsföreningarnas årsmöten, medan det ekonomiska året (räkenskapsåret) följer kalenderår.
Redovisning av medlemsföreningens verksamhet För att redovisa en medlemsförenings verksamhet skriver styrelsen i medlemsföreningen en så kallad verksamhetsberättelse. I en färdigt utformad mall berättar styrelsemedlemmarna i medlemsföreningen vilka aktiviteter som har anordnats under verksamhetsåret, vilka som har engagerat sig i styrelsen och hur många medlemmar som har varit kopplade till medlemsföreningen. Verksamhetsberättelsen används för att visa upp vad styrelsen har arbetat med sedan deras senaste medlemsföreningsårsmöte. Berättelsen är Svenska Celiakiungdomsförbundet, SCUF
13
intressant för övriga medlemmar i medlemsföreningen, för förbundet, samt för Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor (MUCF) som SCUF får stadsbidrag från. Kort beskrivet är verksamhetsberättelsen en sammanfattning av medlemsföreningens verksamhet under ett verksamhetsår. För att redovisningen av en medlemsförenings verksamhet ska vara komplett skickar styrelsen även in deras senast antagna stadgar (riktlinjer/ regler) samt ett påskrivet mötesprotokoll från deras senaste medlemsföreningsårsmöte.
Redovisning av medlemsföreningens ekonomi Den ekonomiska redovisningen sammanfattar medlemsföreningens ekonomi under ett räkenskapsår (ekonomiskt år). Räkenskapsåret följer kalenderår med start 1 januari och slut 31 december. I den ekonomiska redovisningen ska det finnas en bokföring som visar hur medlemsföreningen har använt sina pengar och kvitton/fakturor/ bankverifikationer ska sparas som underlag. Redovisningen ska även innehålla medlemsföreningens kontosaldo med det totala saldot vid årets början och det totala saldot vid årets slut.
10. Medlemsföreningsårsmötet En gång om året har medlemsföreningarna ett så kallat årsmöte. Detta årsmöte kallas medlemsföreningsårsmöte och är medlemsföreningens högsta beslutande organ. På medlemsföreningsårsmöten har medlemmar i medlemsföreningen möjlighet att få inblick i och bestämma gällande medlemsföreningens arbete. De beslut som tas under detta möte är de beslut som gäller och efter avslutat möte är det den valda styrelsens ansvar att verkställa dessa beslut under kommande år.
14
Handbok - Medlemsförening i SCUF
Medlemsföreningsårsmötet ger medlemmarna möjlighet att: • Granska och godkänna det år som har varit, genom att styrelsen redovisar verksamhetsberättelse och ekonomisk redovisning. Tycker medlemmarna att styrelsen har skött verksamheten och ekonomin på ett sätt som stämmer överens med medlemsföreningens stadgar och med vad årsmötet beslutade förra året, godkänner medlemmarna styrelsens arbete och ger dem så kallad ansvarsfrihet. Det innebär att styrelsen inte längre har ansvar för medlemsföreningen och att de inte längre behöver försvara den verksamhet och ekonomi som har drivits under året. • Besluta om medlemsföreningens riktlinjer och form. Det är nämligen endast på medlemsföreningens årsmöte som förenings stadgar kan ändras och medlemmar kan inför mötet lämna in förslag på förändringar som exempelvis namn, syfte, verksamhet etc. • Besluta om framtiden, genom att exempelvis anta den verksamhetsplan och budget som styrelsen skriver som förslag till den nya styrelsen och används då som underlag för kommande verksamhetsår och räkenskapsår. • Välja medlemsföreningens styrelse för kommande år. På medlemsföreningsårsmötet väljs den styrelse som får i uppdrag att leda medlemsföreningens verksamhet och ekonomi, samt verkställa de beslut som tagits under mötet.
Inför medlemsföreningsårsmötet Det är styrelsen i medlemsföreningen som har i uppgift att planera och genomföra medlemsföreningsårsmötet. Enligt SCUF:s stadgar för medlemsföreningar, (som kallas normalstadgar), ska detta årsmöte äga rum mellan 1 januari och 15 mars varje år. Det är viktigt att läsa igenom medlemsföreningens stadgar inför planeringen av ett årsmöte, då det finns regler för när en inbjudan ska skickas ut och liknande.
Svenska Celiakiungdomsförbundet, SCUF
15
Inbjudan till ett årsmöte kallas för kallelse. Vad som gäller kring kallelsen står tydligt i SCUF:s stadgar för medlemsföreningar (normalstadgarna). Den ska innehålla information som datum, tid och plats, samt hur medlemmarna anmäler sig till mötet och hur de kan skicka in förslag som de vill ska tas upp för beslut på mötet. Dessa förslag kallas motioner. Inkomna motioner (förslag från medlemmar), propositioner (förslag från styrelsen), dagordning och övriga dokument gällande årsmötet ska vara tillgängliga för medlemmar att läsa innan årsmötet. Dessa dokument kallas möteshandlingar. Dokument som styrelsen ska ha förberett till deras medlemsföreningsårsmöte är de dokument som redovisar hur deras arbete har sett ut under året; verksamhetsberättelse (redovisar deras verksamhet) och ekonomisk redovisning (redovisar deras ekonomi). Styrelsen förbereder även dokument där de skrivit förslag för hur de tycker att kommande år bör se ut; verksamhetsplan (förslag på verksamhet) och budget (förslag på hur pengarna ska användas). Tycker medlemmarna att verksamhetsplanen och budgeten är bra, godkänns dem på medlemsföreningsårsmötet och fungerar som underlag till nästa styrelse. Viktigt att komma ihåg är att medlemsföreningsårsmötet är medlemmarnas möte och även om det måste uppfylla en del formella krav bör det vara lättsamt och roligt. En önskan är att så många medlemmar som möjligt deltar och ett tips är därför att kombinera mötet med en rolig aktivitet! Håll det även så enkelt och lättförståeligt som möjligt.
16
Handbok - Medlemsförening i SCUF
Efter medlemsföreningsårsmötet När medlemsföreningens årsmöte är avslutat har ett verksamhetsår i medlemsföreningen tagit slut och ett nytt börjar. Medlemsföreningens arbete granskas av medlemmarna på årsmötet, därefter ska det även granskas av förbundet. Styrelsen ska skicka in följande dokument till kansliet efter avslutat verksamhetsår: • Verksamhetsberättelse • Medlemsföreningens senast antagna stadgar • Protokoll från senaste medlemsföreningsårsmöte • Ekonomisk redovisning (bokföring, kontoutdrag)
11. Dokumentbeskrivningar Budget Budget kallas den planering av medlemsföreningens pengar som styrelsen skriver inför kommande räkenskapsår (ekonomiskt år). Budgeten är förslag som innehåller en ekonomisk plan för hur kommande styrelse bör använda medlemsföreningens pengar. Budgeten antas på medlemsföreningsårsmötet genom att medlemmarna godkänner den och fungerar som underlag till nästa styrelse.
Dagordning Dagordning är en punktlista över de frågor som tas upp under ett möte. När en dagordning har godkänts av mötets deltagare, är det endast punkterna på dagordningen som behandlas under mötet och inga fler. På ett årsmöte kan beslut endast tas på de beslutsfrågor som finns med på dagordningen. En dagordning bidrar till att ett möte blir strukturerat. Svenska Celiakiungdomsförbundet, SCUF
17
Ekonomisk redovisning Ekonomisk redovisning kallas den redovisning som medlemsföreningens styrelse skriver för att visa upp hur de har använt medlemsföreningens pengar under ett räkenskapsår. Redovisningen innehåller bokföring, samt totalt saldo på bankkontot vid det ekonomiska årets start och slut. Räkenskapsåret (det ekonomiska året) följer kalenderåret med start 1 januari och slut 31 december. Den ekonomiska redovisningen ska redovisas på medlemsföreningsårsmötet samt skickas in till förbundet för granskning.
Mötesprotokoll Mötesprotokoll är de anteckningar som skrivs under ett möte. I dem står vilka beslut som tas samt andra viktiga diskussioner som bör sparas. Mötesprotokollet skrivs av mötets sekreterare och ska läsas igenom av justerare, samt skrivas under av ordförande, sekreterare och justerare. Mötesprotokoll används för att visa vilka beslut som tagits, samt vid eventuella kontakter med bank och bidragsgivare.
Protokoll En medlemsförenings möten ska dokumenteras och sparas. Detta gör medlemsföreningen genom att utse en person på mötet som skriver ned de diskussioner och beslut som tas. Anteckningarna kallas protokoll och ska efter avslutat möte skrivas under av mötets ordförande, sekreterare samt justerare. Justerare utses också innan mötet och har i uppgift att läsa igenom protokollet och skriver under att det stämmer överens med vad som diskuterades och beslutades under mötet.
18
Handbok - Medlemsförening i SCUF
Stadgar Stadgar kallas de regler och riktlinjer som en ideell förening, som SCUF, följer och styr sin verksamhet efter. Det är SCUF själv som skriver sina stadgar och de antas genom att medlemmarna godkänner dem på ett årsmöte. Det är endast på årsmöten som stadgarna kan ändras, genom att ändringsförslag tas upp för beslut och röstats igenom av medlemmarna på mötet. SCUF har färdiga stadgar till medlemsföreningar som har röstats igenom på Förbundsårsmötet. Dessa kallas för normalstadgar. För att få vara en medlemsförening i SCUF måste normalstadgarna antas på medlemsföreningens första årsmöte.
Verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelse kallas den redovisning som medlemsföreningens styrelse skriver för att visa upp den verksamhet som de har bedrivit i medlemsföreningen under ett verksamhetsår. Med andra ord skriver styrelsen ner vilka aktiviteter de har anordnat under året, hur många medlemmar som har deltagit, vilka som ingår i styrelsen etc. Ett verksamhetsår pågår från ett medlemsföreningsårsmöte till ett annat. Verksamhetsberättelsen ska redovisas på medlemsföreningsårsmötet samt skickas in till förbundet för granskning.
Verksamhetsplan Verksamhetsplan kallas den planering av verksamhet som styrelsen skriver inför kommande verksamhetsår. Verksamhetsplanen är förslag från styrelsen och innehåller aktiviteter som kommande styrelse bör anordna under sitt verksamhetsår. Verksamhetsplanen antas på medlemsföreningsårsmötet genom att medlemmarna godkänner den och fungerar då som underlag till nästa styrelse.
Svenska Celiakiungdomsförbundet, SCUF
19
Handbok - Medlemsförening i Svenska Celiakiungdomsförbundet, SCUF Senast uppdaterad: 8 september 2016
