Vous pouvez passer vos commandes en ligne sur notre site http://suivi.floralis.net. Toutes vos demandes d’achats, de déplacements et d’hébergements seront traitées dans un délai maximum de 3 jours ouvrés.
Suivi des commandes ___________________________________________________ 12
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1. Démarrage Lors de votre connexion sur notre site http://suivi.floralis.net, vous accédez à une fenêtre du type :
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Vous avez alors la possibilité: -
De consulter les documents de référence suivants : Demande de congés 2011 Fiche de renseignements Floralis 2011 Note de frais Floralis 2011 Procédure N.D.F. 2011 Procédure Gestion des commandes en ligne
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D’utiliser les outils suivants : Liste de commandes déjà passées Exporter les lignes d’affaires
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De sélectionner l’affaire de votre choix et de passer une commande : D’achat De déplacement D’Hébergement
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2. Passer une commande 2.1. Achats Vous avez la possibilité de commander : Du matériel, des livres, … De la sous-traitance Des inscriptions à un congrès Si votre solde est insuffisant ou négatif, votre commande ne pourra pas être passée et un message vous avertira.
Cliquez sur « ACHAT » :
Le code affaire et votre nom sont enregistrés et ne peuvent être modifiés. Compléter les champs, les champs en rouge sont obligatoires. Si un champ rouge n’est pas complété, la commande ne peut être enregistrée.
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Les champs : Libellé : vous permet d’identifier votre commande Fournisseur : nom du fournisseur de l’article avec les coordonnées complètes Contact livraison : personne à qui adresser la commande et contacter en cas de problème sur cette commande Lieu de livraison : où vous souhaitez voir livrer l’article avec les coordonnées complètes Téléphone / Email : coordonnées de la personne à qui adresser la commande et à contacter en cas de problème sur cette commande Prix unitaire : en HT Devise de la commande Zone commentaire
La suite du formulaire :
La date de votre demande sera enregistrée automatiquement. Par la suite, vous pourrez compléter le formulaire en indiquant si la commande a été livrée.
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La fenêtre suivante apparaît :
Vous pouvez soit valider votre commande, soit attacher une pièce jointe à votre demande (un devis par exemple…voir ci-dessous) soit saisir une autre commande d’achat.
Pour la consultation de la commande, voir la section « Suivi des commandes ».
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2.2. Déplacements La saisie d’une mission comporte plusieurs étapes : Etape 1 : Informations générales
Si vous ne connaissez pas le montant, indiquez le montant maximum que vous souhaitez mettre pour l’achat de votre billet.
Le champ contact réservation = personne à qui adresser les billets et à contacter en cas de problème sur cette réservation.
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Etape 2 : Saisissez un trajet
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Etape 3 : informations sur le voyageur
Pour les billets d’avion, le n° de passeport est obligatoire ainsi que la date de naissance et la nationalité du voyageur. Vous pouvez saisir également vos différents types et N° de carte d’abonnement et de fidélité.
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Etape 4 : Que souhaitez vous faire ?
Vous pouvez : Ajouter un trajet retour à ce voyage Ajouter un voyageur à ce voyage Ajouter un hébergement à ce voyage Ajouter une pièce jointe à ce voyage Visualiser / Modifier votre commande : pour toute modification, cliquez sur le petit crayon
Ou VALIDER
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2.3. Hébergement Indépendamment d’un déplacement, il est possible de réserver un hébergement.
Le champ contact réservation = personne à qui adresser les éléments de la réservation et contacter en cas de problème.
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La suite du formulaire :
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3. Suivi des commandes Dans la rubrique « OUTILS » Cliquer sur « liste des commandes déjà passées », vous y retrouvez les commandes passées :
Les commandes ont un statut : En attente : elles n’ont pas encore été traitées, vous pouvez les modifier ou les supprimer. La couleur du statut est orange. Commandé : les commandes ne peuvent plus être modifiées, hormis pour indiquer la livraison. En ce cas le statut change et est de couleur verte. Livré : Vous avez précisé en cochant la case comme ci-dessous que vous avez bien été livré. Le statut change et est de couleur violette. Payé : les commandes sont payées. Le statut change de couleur et est de couleur bleue.
Confirmation de livraison :
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Exemple de tableau avec statut commandé.
Toutes les commandes passées restent accessibles en ligne, pour la visualisation. Ce tableau vous permet de voir l’évolution de toutes les commandes que VOUS avez passées avec vos codes personnels. Pour information, en cliquant sur « OUTILS » et « Exporter les lignes d’affaires », vous aurez un récapitulatif sous Excel de toutes les dépenses sur une affaire avec le bon libellé et le montant exact. Il s’agira ici de TOUTES les transactions réalisées sur une affaire.
