Mode d’emploi du « Tableau de bord des Indicateurs de votre activité Paie »
L’outil d’analyse que nous vous proposons reprend toutes les étapes relatives à l'établissement d'un bulletin de paie en fonction du profil d'organisation de votre cabinet. Il doit vous permettre de mieux chiffrer le coût de revient d'un bulletin de paie et de proposer ainsi à vos clients une offre pour la prestation Paie « au juste prix ». En plus de vous aider à un meilleur suivi de votre coût de revient du bulletin de paie, ce Tableau de bord vous propose des indicateurs afin de vous comparer aux tendances de votre profession, mis en évidence dans les études ADP/La Profession Comptable sur l'organisation de la Paie au sein des cabinets d'expertise comptable. Deux étapes sont nécessaires pour la mise en œuvre de votre tableau de bord.
Etape 1 : paramétrage et choix du modèle d’organisation Une fois passé l’onglet d’accueil, le second onglet intitulé « Paramétrage » vous invite à sélectionner le profil d’organisation de votre cabinet. Vous devez donc choisir parmi les modèles d’organisation suivants : Les Polyvalents qui correspondent au modèle de l'activité Paie réalisée par les collaborateurs comptables, Les Spécialisés qui correspondent au modèle de l'activité Paie réalisée par un pôle spécialisé inférieur à 4 collaborateurs, Les Industriels qui correspondent au modèle de l'activité Paie réalisée par un pôle spécialisé supérieur ou égal à 4 collaborateurs. Vous pouvez ensuite cliquer sur l’une des trois catégories d’informations et d’indicateurs que vous souhaitez étudier, à savoir : Le temps nécessaire à la réalisation d'un bulletin de paie au sein de votre cabinet Le coût de réalisation d'un bulletin de paie au sein de votre cabinet Les indicateurs qui composent le Tableau de bord « Paie » de votre cabinet.
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Etape 2 : la consultation des Indicateurs du Tableau de bord
Pour chaque catégorie d’information sélectionnée, vous disposez de trois espaces de saisie et de consultation de données. 1° La situation actuelle de votre cabinet : cette zone est à renseigner par l’utilisateur du Tableau de bord en mentionnant les informations obtenues de la pratique actuelle de son cabinet. 2° L’indicateur de Benchmark ADP/La Profession Comptable : cette zone comprend les informations issues des études ADP/La Profession Comptable sur les performances moyennes des cabinets selon votre profil d’organisation. 3° Vos objectifs cabinet : cette zone est à personnaliser en fonction des objectifs que vous souhaitez vous fixer dans le cadre de l’évolution de votre organisation sociale. La comparaison entre votre situation actuelle et les indicateurs de Benchmark ADP/La Profession Comptable doit vous permettre de fixer des objectifs réalistes pour l’optimisation de votre process de production de la paie. Les différents tableaux d’information
Le Tableau des Temps de réalisation du Bulletin de paie Le Tableau des Temps de réalisation d’un bulletin de paie a pour objectif de vous aider à mieux appréhender le nombre de minutes consacrées à la réalisation de chacune des tâches composant la réalisation d’un bulletin de paie au sein de votre cabinet. Il se décompose en cinq processus clés, à savoir : la production du bulletin, la gestion des événements de paie, la gestion des déclarations sociales, la maintenance du dossier et l’assistance clientèle directement liée à la paie.
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Pour chacun de ces processus clés, nous vous invitons à analyser et mesurer les temps moyens que vous consacrez à la réalisation de ces opérations au sein de votre cabinet. Les temps sont à exprimer en minutes. Cette analyse rigoureuse qui inclut l’ensemble des opérations liées à la production du bulletin doit vous permettre d’établir un temps moyen de réalisation d’un bulletin de paie au sein de votre cabinet et ainsi de mieux mesurer votre performance. Le Tableau d’analyse des coûts de réalisation d’un bulletin de paie Le Tableau d’analyse des coûts de réalisation d’un bulletin de paie en euros a pour objectif de vous aider à mieux appréhender le coût de revient de chacune des tâches composant la réalisation d’un bulletin de paie au sein de votre cabinet. Afin d’obtenir une approche de votre coût de revient du bulletin de paie, il est nécessaire que vous disposiez préalablement du salaire chargé moyen de vos collaborateurs en charge de l’activité « Paie ». Ce taux moyen doit être exprimé en salaire en euros à la minute afin de réaliser un lien entre les temps exprimés dans le tableau d’analyse des temps de réalisation d’un bulletin de paie. Cette étape vous permet ainsi de disposer d’un coût de revient des opérations de paie. Cette approche par le coût de revient à la minute est valable pour l’ensemble des opérations figurant dans les process : Production de la Paie, Gestion des événements, Déclarations sociales, Maintenance du dossier et Assistance clientèle. Pour les process SI (Système d’information), Gestion des compétences et Frais de structure, il est nécessaire de calculer le coût réel au sein de votre cabinet de ces process et de diviser les coûts calculés par le nombre de bulletins réalisés au sein de votre cabinet. Pour une information plus détaillée sur la démarche à retenir dans l’analyse de ces coûts, nous vous invitons à consulter l’étude 2012 ADP/La Profession Comptable « Quel est le coût de revient d’un bulletin de paie en cabinet ? ».
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Le Tableau des indicateurs de pilotage de votre cabinet Le Tableau des indicateurs de pilotage de votre cabinet a pour objectif de vous aider à mieux visualiser les objectifs que vous pouvez vous fixer en vous comparant aux indicateurs constatés dans les études ADP/La Profession Comptable. Ce Tableau des indicateurs est à adapter en fonction des informations que vous souhaitez suivre au sein de votre cabinet. Afin de vous aider dans le suivi de votre activité sociale, nous avons retenu les indicateurs suivants : Chiffre d’affaires du cabinet : cet indicateur vous permet de vous situer au sein des différents modèles d’organisation de l’activité sociale, Effectif moyen du cabinet : cet indicateur permet d’appréhender le nombre de collaborateurs au sein du cabinet, Nombre d’experts-comptables : cet indicateur permet de mesurer la capacité d’encadrement de l’activité sociale au sein du cabinet, Prix de vente du bulletin de paie : le prix de vente est un prix moyen pratiqué au sein de votre cabinet et doit inclure la réalisation des déclarations sociales liées à la paie, Le coût de revient estimé du bulletin de paie : ce coût de revient est celui que vous avez calculé au sein de votre cabinet, Le nombre de bulletins traités : cet indicateur est intéressant car il doit vous permettre de réfléchir au dimensionnement de votre activité Paie et il est un bon indicateur de productivité de votre collaborateur, Le % de paies refaites : l’analyse et le suivi dans le temps de cet indicateur sont importants car celui-ci permet d’analyser les temps perdus à refaire des bulletins de paie. D’autre part, il est un bon indicateur de la sécurisation de votre processus de production au sein du cabinet, Le % de paies supervisées : cet indicateur identifie le ratio de bulletins de paie qui ont fait l’objet d’un contrôle par une autre personne que celle ayant traité les bulletins. La supervision permet de s’assurer que l’ensemble des composants du bulletin de paie est juste au regard du droit social et des obligations conventionnelles. Cet indicateur est un élément essentiel à maîtriser dans le cadre du processus « Qualité » de la paie, 4
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Nombre de jours passés en formation « social » par collaborateur et par an : cet indicateur est à renseigner en fonction de l’investissement en formation réalisé au sein de votre cabinet. Le « Social » est un domaine qui change en permanence et qui demande une réactivité quasi immédiate dans la mise en œuvre des changements, L’importance des problèmes de turn-over au sein de votre cabinet : il s’agit dans cet indicateur de mesurer la sensibilité de votre cabinet à la problématique du turn-over. Eviter la désorganisation de la prestation « Paie » suite au turn-over des collaborateurs est un véritable enjeu pour les cabinets, Existence d'une offre formalisée en matière de conseil social proche de la paie (% de cabinets ayant formalisé l'offre) : cet indicateur vise à évaluer le pourcentage de formalisation de votre offre en matière de prestations proches de la paie, Salaire annuel brut moyen par collaborateur en charge du social : cet indicateur permet de comparer le salaire annuel brut moyen pratiqué au sein de votre cabinet à celui des autres cabinets de votre modèle d’organisation (France entière), Taux moyen de frais de structure : le taux moyen de frais de structure est le taux qui, rapporté à votre chiffre d’affaires, permet de prendre en considération les infrastructures et équipements nécessaires à la réalisation de bulletins de paie, Coût du système d'information par bulletin de salaire : cet indicateur permet d’exprimer le coût pour une paie de votre système d’information (à savoir : le logiciel de paie, les matériels, la maintenance, les fournitures ainsi que les coûts hommes de mise à jour du logiciel). A la fin de votre Tableau de bord et en fonction de votre profil d’organisation, nous vous proposons un certain nombre de leviers d’efficacité à prendre en considération pour optimiser le traitement de la paie au sein de votre structure opérationnelle. Nous restons à votre disposition pour vous renseigner sur l’ensemble de nos offres vous permettant d’optimiser votre organisation. Nous vous souhaitons une très bonne découverte de ce kit « Tableau de bord des Indicateurs de votre activité Paie » !
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