EN

LATHUND

OUTLOOK 2000 SV/EN

RXK Läromedel AB, Riddarplatsen 36Plan 7 177 30 Järfälla Tel: 08-580 886 00, Fax: 08-580 259 40 www.rxk.se, e-post: [email protected]

Detta material är författat av RXK Läromedel AB Mångfaldigande av någon del av eller hela innehållet i denna Lathund är enligt lagen om upphovsrätt av 1960-12-30 förbjudet utan skriftligt medgivande från RXK Läromedel AB. Förbudet gäller alla former av mångfaldigande såsom kopiering, tryckning, överföring till datamedia, bandinspelning etc. ISBN 91-89364-89-9, produkt nr. Qrxk76 Copyright © RXK Läromedelt AB 2001-07-19 Uppdaterad 2002- 08-21 Detta material är tryckt på miljövänligt papper.

Hitta enkelt i Lathunden SÖKRUBRIKER

LEDBOKSTÄVER

Sökrubriker är de rubriker Du söker på när Du använder den alfabetiskt ordnade innehållsförteckningen.

Ledbokstäver visar sökrubrikens första bokstav.

C-D

Lathund Word 2000

Centrera text Gör så här

TIPS Tipsen beskriver ett snabbt sätt att lösa problem på och är tänkt för vana användare.

1

Markera texten

2

Klicka på Centrera (Center)

6EFI Kortkommandot för att centrera är

§+ e

Datum Automatiskt i dokumentet Varje gång filen skrivs ut uppdateras datumet automatiskt.

INSTRUKTIONER ”Gör så här”instruktionerna visar hur Du snabbt löser problem steg för steg.

Gör så här 1

Välj Infoga-menyn (Insert)

2

Välj Datum och tid... (Date and Time...)

3

Markera den typ och språk som önskas

4

Klicka på OK

BILDER Bilderna visar det Du ser på din skärm. Detta gör att instrukrtionerna blir lättare att följa

© RXKLäromedel AB 2002

Lathund Outlook 2000 sv/en

Innehållsförteckning Adresser .............................................................................................11 Postkontorets adresslista ..................................................................................... 11 Global adresslista och personlig adressbok ........................................................ 11 Lägga till adress i Adressboken .......................................................................... 11 Öppna adressbok ................................................................................................. 12 Ta bort adress från personlig adressbok ............................................................. 12 Lägga till egenskaper i personlig adressbok ....................................................... 12

Arkivering av post ............................................................................13 Skapa mappar för e-posthantering ...................................................................... 13 Ta bort mappar .................................................................................................... 14 Ta bort genvägar i Outlook-fältet ....................................................................... 14 Döpa om mappar ................................................................................................. 14 Töm Borttaget ..................................................................................................... 14

Autosignatur .....................................................................................15 Skapa ny autosignatur ......................................................................................... 15

Bifoga fil ............................................................................................15 Bifoga filer .......................................................................................................... 15

Brev .................................................................................................... 16 Skicka brev ......................................................................................................... 16 Vidarebefordra .................................................................................................... 17 Flytta brev ........................................................................................................... 17 Skriva ut .............................................................................................................. 18 Ta bort brev ......................................................................................................... 18 Markera flera brev i följd .................................................................................... 18 Markera brev som inte är i följd ......................................................................... 18 Avmarkera .......................................................................................................... 18

Delete ..................................................................................................19 Distributionslista ...............................................................................19 Lägga in en ny distributionslista ......................................................................... 19 Ändra distributionslista ....................................................................................... 20 Lägga till medlem ............................................................................................... 21 Ta bort medlem ................................................................................................... 21 Skicka brev till distributionslista ........................................................................ 21

E-post .................................................................................................22 Adresser .............................................................................................................. 23 Förklaring ........................................................................................................... 23

© RXK Läromedel AB 2002

5

Lathund Outlook 2000 sv/en

Förbjudna tecken i e-postadress .......................................................................... 23 E-post-kataloger på www ................................................................................... 23 Post master .......................................................................................................... 24 E-postlistor .......................................................................................................... 24 Förteckning E-postlistor ..................................................................................... 24 Katalogtjänster på Internet .................................................................................. 24 E-Postmallar ........................................................................................................ 24

E-post i HTML-format .....................................................................26 Flytta .................................................................................................. 27 Flytta brev ........................................................................................................... 27

Frånvaro ............................................................................................28 Frånvarohanteraren ............................................................................................. 28 Vidarebefordra brev till annan e-postadress ....................................................... 28

Fältväljaren ....................................................................................... 29 Lägga till fler kolumner med Fältväljaren .......................................................... 29

Färg .................................................................................................... 31 Färg på texten ..................................................................................................... 31 Färg på svarstexten ............................................................................................. 31

Fönsterhantering ..............................................................................31 Minimera ............................................................................................................. 32 Maximera ............................................................................................................ 32 Stäng ................................................................................................................... 32

Förhandsgranska e-post ...................................................................32 Grupper .............................................................................................33 Skapa grupper ..................................................................................................... 33

Inkorgen ............................................................................................34 Starta Inkorgen .................................................................................................... 34 Maximera fönstret ............................................................................................... 34 Olika visningslägen ............................................................................................ 35 Visa/dölja mappar ............................................................................................... 35 Verktygsfältet ...................................................................................................... 36 Skicka brev ......................................................................................................... 37 Verktygsfältet i brev ........................................................................................... 38 Använda Microsoft Word till e-postredigering .................................................. 39 Besvara ett brev .................................................................................................. 39

Inställningar ......................................................................................39 Generella inställningar för Microsoft Outlook ................................................... 40 Inställningar vid radering .................................................................................... 40

6

© RXK Läromedel AB 2002

Lathund Outlook 2000 sv/en

Inställningar för läsning av brev ......................................................................... 41 Inställningar för brev .......................................................................................... 41 Inställningar för stavningskontroll ...................................................................... 42 Inställningar för nytt inkommande brev ............................................................. 43 Inställningar för Teckensnitt ............................................................................... 44 Inställningar för att styra Journalposter för vissa Kontakter .............................. 45

Kalendern ..........................................................................................46 Verktygsfältet ...................................................................................................... 46 Välja månad/dag ................................................................................................. 47 Inställningar ........................................................................................................ 47 Spara som hemsida ............................................................................................. 49 Visa veckonummer i Kalendern ......................................................................... 49 Visa uppgifter i kalendern .................................................................................. 50 Publicera din kalender ........................................................................................ 50 Titta i någon annans kalender ............................................................................. 51

Klipp ut ..............................................................................................52 Klistra in ............................................................................................52 Kontakter ..........................................................................................52 Lägga till kontakt ................................................................................................ 53 Skicka mail till kontakt ....................................................................................... 53 Kontaktuppföljning (Contact Activity Tracking) ............................................... 54

Kopiera ..............................................................................................54 Brev ..................................................................................................................... 54

Kortkommandon .............................................................................. 55 Kvitto .................................................................................................56 Kvitto på levererat brev ...................................................................................... 56 Kvitto på läst brev ............................................................................................... 56

Ljud ....................................................................................................57 Mapphemsida ....................................................................................58 Ange mapphemsida ............................................................................................ 58 Visa mapphemsida .............................................................................................. 58

Markera ............................................................................................. 58 Markera flera brev i en följd i en mapp .............................................................. 58 Markera brev som inte ligger efter varandra ...................................................... 59 Markera alla brev i en mapp ............................................................................... 59 Avmarkera .......................................................................................................... 59

Nyheter ..............................................................................................59 Mapphemsida ...................................................................................................... 59 Välja delar av distributionslista .......................................................................... 59

© RXK Läromedel AB 2002

7

Lathund Outlook 2000 sv/en

Köra regler manuellt ........................................................................................... 59 Free/busy -info för en hel grupp ......................................................................... 60 Stöd för samtliga typer av länkar ........................................................................ 60 HTML-läsare ...................................................................................................... 60 Förbättrad synkronisering ................................................................................... 60 E-post från Microsoft Office .............................................................................. 60 Snabbsökning efter Kontakt ............................................................................... 60 Läskvittens .......................................................................................................... 60 Intelligenta menyer ............................................................................................. 60 Kombinera Kontaktposter ................................................................................... 61

Organisera .........................................................................................61 Organisera i Inkorgen (Inbox) ............................................................................ 61

Outlook i dag .....................................................................................62 Ändra egenskaper för Outlook i dag (Outlook Today) ...................................... 63 Sökfunktion ......................................................................................................... 64

Planera möte .....................................................................................64 Återkommande möte .......................................................................................... 66 Händelse .............................................................................................................. 67 Lägga till händelse .............................................................................................. 67 Ta bort händelse .................................................................................................. 67 Välja delar av distributionslista .......................................................................... 67

Postkontorets adresslista ..................................................................68 Postkontorets adresslista ..................................................................................... 68

Prioritet ..............................................................................................68 Ändra prioritetsnivå för enskilt brev ................................................................... 68 Ändra standardinställning för prioritet ............................................................... 69

Regler ................................................................................................. 70 Skapa regler ........................................................................................................ 70 Redigera regler .................................................................................................... 73 Köra regler på redan inkommna brev ................................................................. 73 Ta bort regel ........................................................................................................ 73

Signatur .............................................................................................74 Skapa Signatur .................................................................................................... 74 Lägga till flera Signaturer ................................................................................... 76 Infoga annan Signatur än standard ..................................................................... 76

Skicka e-post .....................................................................................77 Skriva ut e-post ................................................................................. 77

8

© RXK Läromedel AB 2002

Lathund Outlook 2000 sv/en

Skriva ut kalendern ..........................................................................78 Enkel kalenderutskrift ......................................................................................... 78 Avancerad kalenderutskrift ................................................................................. 78

Snabbsökning efter kontakt.............................................................79 Sortera ............................................................................................... 80 Sortera brev/projekt ............................................................................................ 80 Lägga till fler kolumner med Fältväljaren .......................................................... 80 Sortera efter Gruppering ..................................................................................... 81

Stavningskontroll ..............................................................................82 Aktivera automatiskt stavningskontroll av alla brev .......................................... 82

Starta Outlook...................................................................................83 Svara på e-post ..................................................................................84 Sökfunktionen ...................................................................................84 Uppgift ...............................................................................................85 Lägga till uppgift ................................................................................................ 85 Söka uppgift ........................................................................................................ 87 Avmarkera färdig uppgift ................................................................................... 87

Verktygsfält ....................................................................................... 88 Ändra inställning av Verktygsfält ....................................................................... 89 Verktygsfältet i brev ........................................................................................... 89

Vidarebefordra .................................................................................90 Vidarebefordra .................................................................................................... 90

Öppna i separat fönster ....................................................................91 Öppna nytt fönster .............................................................................................. 91

Engelska sökord ................................................................................92

© RXK Läromedel AB 2002

9

A

Lathund Outlook 2000 sv/en

Microsoft Outlook 2000 Adresser Postkontorets adresslista För att kunna skicka brev måste man vara ansluten till ett postkontor. Det är postkontorets adresslista som automatiskt visas när man har öppnat ett nytt brev och väljer Till... (To...).

Global adresslista och personlig adressbok Förutom postkontorets adresslista har man även andra adresslistor såsom den globala adresslistan och den personliga adressboken. Den globala är gemensam för hela kontoret och den personliga är din egen, som du själv uppdaterar. Den globala adresslistan sköts av en speciell administratör.

Lägga till adress i Adressboken Gör så här

1

Klicka på Adressbok (Address Book)

2

Klicka på Ny uppgift (New Entry) adress

3

Välj Ny Kontakt (New Contact)

för att lägga in en ny

© RXK Läromedel AB 2002

11

A

Lathund Outlook 2000 sv/en

4

Välj i vilken adressbok uppgiften skall läggas

5

Klicka på OK

6

Fyll sedan i den information om personen du vill ha med under de olika flikarna som finns.

7

Klicka på Spara och Stäng (Save and Close)

Öppna adressbok Gör så här

1

Klicka på Adressbok (Address Book)

2

Klicka på OK

Ta bort adress från personlig adressbok Gör så här

1

Öppna din personliga adressbok

2

Klicka på den adressat som skall tas bort

3

Klicka på Ta bort (Delete)

Lägga till egenskaper i personlig adressbok Man kan lägga in en hel del användbara kompletterande uppgifter, t. ex. anteckningar, telefonnummer och postadresser i den personliga adressboken. Gör så här

12

1

Klicka på Adressbok (Address Book)

2

Högerklicka på den medlem som du vill redigera uppgifter för

3

Välj Egenskaper (Properties) på snabbmenyn

4

Klicka på önskad flik

5

Lägg till önskade uppgifter

6

Klicka på OK

© RXK Läromedel AB 2002

A

Lathund Outlook 2000 sv/en

Arkivering av post När du först startar Outlook kan du välja mellan olika mappkataloger, nämligen Outlook Idag (Outlook Today), Inkorgen (Inbox), Kalender (Calendar), Kontakter (Contacts), Uppgifter (Tasks), Journal (Journal), Anteckningar (Notes) och Borttaget (Deleted Items) I Outlook Idag (Outlook Today) ligger de saker som man vanligtvis gör dagligen t. ex. tittar på e-posten och vad man ska göra den dagen. I Borttaget (Deleted Items) hamnar allt som du tar bort från mapparna tills du tömmer den.

Skapa mappar för e-posthantering Gör så här

1

Välj Arkiv-menyn (File menu)

2

Välj Mapp (Folder)

3

Välj Ny mapp (New Folder)

4

Ge mappen ett namn vid Namn: (Name:) t ex Privat e-post

5

Vid Mappen innhåller: (Folder contains) väljer du ämne

6

Markera var mappen ska placeras i mappträdet.

7

Klicka på OK

© RXK Läromedel AB 2002

13

A

Lathund Outlook 2000 sv/en

Ta bort mappar Ibland kan man behöva städa upp i sitt ”postarkiv” genom att ta bort onödiga mappar. Om du lagt till egna mappar behöver dessa tas bort både i Outlookfältet och i katalog-fönstret. Ikonen i Outlook-fältet fungerar på samma sätt som en genväg på skrivbordet i Windows. Tar man bort genvägen finns fortfarande originalet kvar. Tar man bort originalet finns fortfarande genvägen kvar. Gör så här

1

Markera den mapp som skall tas bort

2

Klicka på Ta bort (Delete)

Alternativt 1

Högerklicka på mappen

2

Välj Ta bort (Delete)

Ta bort genvägar i Outlook-fältet Gör så här

1

Klicka med höger musknapp på genvägen

2

Välj Ta bort från Outlook-fältet (Remove from Outlook Bar)

3

Svara Ja (Yes) i dialogrutan

Döpa om mappar Gör så här

1

Klicka med höger musknapp på mappen som skall döpas om

2

Välj Byt namn på xxxxx ... (Rename shortcut xxxxx...)

3

Skriv det nya namnet

4

Tryck på

«

Töm Borttaget Gör så här

14

1

Högerklicka på Borttaget (Deleted Items)

2

Välj Töm Borttaget (Empty ”Deleted Items” Folder)

3

Svara Ja (Yes) i dialogrutan Microsoft Outlook

© RXK Läromedel AB 2002