FÖRFATTNING 7.3 Antagen
Antagen av kommunfullmäktige § 103/08
Ekonomistyrprinciper för Staffanstorps kommun
För att stärka gemenskapen i kommunen ska det internationella samarbetet ske över stor bredd. På så vis kan vi gemensamt överbrygga kulturskillnader och språkbarriärer, öka förståelsen för andras situation, motverka främlingsfientliga stämningar och utveckla och uppmuntra medborgarnas och näringslivets engagemang i kommunen. Bilden visar Ecuadorianska elever och lärare på besök i Staffanstorp med anledning av den EU finansierade miljökonferensen (Minirio) som hölls i början på maj 2007.
2(52)
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. SAMMANFATTNING 2. POLICY FÖR EKONOMISK PLANERING OCH UPPFÖLJNING 2.1 Syfte 2.2 God ekonomisk hushållning 2.3 Budget 2.3.1 Budgetprocessen 2.3.2 Investeringsbudgeten 2.3.3 Ansvar/ befogenheter 2.3.4 Tilläggsanslag 2.4 Uppföljning/ delårsrapport 2.5 Bokslut/ årsredovisning 2.6 Interndebitering/ kostnadsfördelning 2.7 Resultatenheter och kommunala bolag 3. FINANSPOLICY 3.1 Syfte 3.2 Principer 3.2.1 Övergripande 3.2.2 Upplåning 3.2.3 Leasing 3.2.4 Utlåning 3.2.5 Likviditetsplanering 3.2.6 Borgen 3.2.7 Betalningsströmmar 3.2.8 Fakturering och fodringsbevakning 3.3 Rapportering, uppföljning 3.4 Organisation och ansvarsfördelning 3.4.1 Kommunfullmäktige 3.4.2 Kommunstyrelsen 3.4.3 Nämnd 3.4.4 Ekonomichefen 3.4.5 Kommunala bolag
3(52)
4. PLACERINGSPOLICY 4.1 Bakgrund 4.2 Avgränsning 4.3 Syfte 4.4 Målsättning 4.5 Placeringsriktlinjer 4.5.1 Förvaltningsfilosofi 4.5.2 Extern rådgivare 4.5.3 Extern förvaltning 4.5.4 Tillåtna tillgångsslag 4.5.5 Allokering 4.5.6 Övriga riskbegränsningar 4.6 Etiska riktlinjer 4.7 Organisation och ansvarsfördelning 4.7.1 Kommunfullmäktige 4.7.2 Kommunstyrelsen 4.7.3 Ekonomichefen 4.8 Uppföljning och rapportering 4.8.1 Inriktning för uppföljningen 4.8.2 Uppföljning av pensionsåtagande 4.8.3 Förvaltningsrapport 4.8.4 Årsrapport 4.8.5 Utvärdering av delportföljer/ förvaltare 4.9 Ordlista 5. INTERNKONTROLLPOLICY 5.1 Syfte 5.2 Huvudprincip 5.3 Organisation och ansvarsfördelning 5.3.1 Kommunstyrelsen övergripande 5.3.2 Kommunstyrelsen som nämnd 5.3.3 Produktionsstyrelsen 5.3.4 Beställar nämnderna och övriga nämnder 5.3.5 Nämndsansvarig chef 5.3.6 Verksamhetsansvarig/ produktionschef
4(52)
6. ATTESTPOLICY 6.1 Syfte 6.2 Omfattning/ avgränsning 6.3 Huvudprincip 6.4 Organisation och ansvarsfördelning 6.4.1 Kommunstyrelsen övergripande 6.4.2 Nämnder 6.4.3 Kommundirektör 6.4.4 Nämndsspecialister/ Produktionschef/ Resultatenhetschefer 6.4.5 Attestanter 6.4.6 Revisorer 6.5 Undantag 7. EXPLOATERINGSPOLICY 7.1 Syfte 7.2 Definitioner 7.3 Markreserv 7.4 Detaljplan 7.5 Exploateringsavtal 7.6 Markanvisningsavtal 7.7 Exploateringsprojekt 7.7.1 Riktlinjer 7.7.2 Ekonomisk redovisning 7.7.3 Rapportering 7.8 Organisation och ansvarsfördelning 7.8.1 Kommunfullmäktige 7.8.2 Kommunstyrelsen 7.8.3 Tekniska nämnden 7.8.4 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden 8. POLICY FÖR BALANSRÄKNINGSENHETER 8.1 Definition/ Syfte 8.2 Avgränsning 8.3 Organisation och ansvarsfördelning 8.3.1 Kommunfullmäktige 8.3.2 Tekniska nämnden 8.4 Ekonomisk redovisning
5(52)
1. Sammanfattning
Ekonomistyrprinciperna i Staffanstorps kommunkoncern har som huvudsyfte att säkerställa god ekonomisk hushållning och består av ett antal policys som beslutas av kommunfullmäktige. Dessa är: -
Policy för ekonomisk uppföljning och uppföljning Finanspolicy Placeringspolicy för medel avsatta för pensionsförpliktelser Intern kontrollpolicy Attestpolicy Exploateringspolicy Policy för balansräkningsenheterna
De övergripande uppdragen till organisationen beskrivs för varje mandatperiod i en programförklaring och verksamheternas inriktning i ett längre perspektiv i verksamhetsplanerna. I samband med att budgeten fastställs definieras sedan kopplingen mellan tilldelade resurser och önskat resultat, såväl finansiellt som verksamhetsmässigt (s k ”God ekonomisk hushållning”). Resultatet följs och kommuniceras över året och fastställs sedan i samband med bokslutet. Den kunskap som genereras används tillsammans med övrig information (ex från uppföljning av internkontrollplaner, avtalsuppföljningar, medborgarenkäter m m) i det fortsatta arbetet med att kvalitetssäkra styrning, processer och rutiner. För att säkerställa att den praktiska tillämpningen överensstämmer med intentionen i de lagar och förordningar som berör området samt de beslutade policydokumenten, upprättas tillämpningsanvisningar då så behövs. Ekonomichefen ansvarar för detta samt för att anvisningarna efter upprättandet lämnas till kommunstyrelsen för kännedom. Ansvarsstrukturerna hanteras i övrigt i respektive policydokument.
6(52)
2. Policy för ekonomisk planering och uppföljning 2.1
Syfte
Syftet med policyn för ekonomisk planering och uppföljning är att skapa helhetssyn i förhållandet mellan verksamhet och ekonomi samt säkerställa god ekonomisk hushållning i Staffanstorps kommunkoncern.
2.2
God ekonomisk hushållning
I ett finansiellt perspektiv fastställer kommunallagen att intäkterna måste täcka kostnaderna för att upprätthålla god ekonomisk hushållning. Detta räcker emellertid inte. Det egna kapitalet måste inflationssäkras och reserver måste skapas för att klara exempelvis konjunktursvängningar, en ökande befolkning och framtida investeringsbehov. God ekonomisk hushållning finansiellt definieras därför i Staffanstorps kommun av ett antal ekonomiska mål. Dessa beslutas inför varje års budgetarbete och utgör ett yttre ramverk för driftbudgetutrymmet. Att sätta finansiella mål räcker inte eftersom en förutsättning för att uppnå god ekonomisk hushållning innebär att det även finns ett definierat samband mellan resursåtgång och resultat (både kvantitet och kvalitet). I denna process skall det finnas en tydlig koppling mellan vision, programförklaring och de finansiella och verksamhetsmässiga prioriteringarna. Detta samband ska sedan speglas i fastställandet av budget, resursfördelningssystem och slutligen i överenskommelserna/ avtalen mellan beställare och utförare. Resultatet ska gå att följa, kommunicera över året och fastställa i samband med bokslut. Den kunskap som genereras ska kunna användas i det fortsatta arbetet med att kvalitetssäkra styrning, processer och rutiner.
7(52)
2.3
Budget
Budgeten är ett av de viktigaste verktygen en organisations ledning kan använda för strategisk planering och styrning. Den uttrycker förväntningar, fördelar ansvar och befogenheter och beskriver sammanhang. 2.3.1
Budgetprocessen
Budgetprocessen ses över årligen och vid behov fattas beslut om förändring. Staffanstorps kommun har vad som brukar kallas en vårprocess. Det innebär i korthet att: •
kommunfullmäktige beslutar om en definition av god ekonomisk hushållning (finansiellt och verksamhetsmässigt), fokusområden och prioriteringar på hösten två år innan budgetåret. Detta material sammanställs sedan till årets budgetdirektiv.
•
kommunstyrelsen beslutar om nämndernas beräkningsunderlag i mars året innan budgetåret,
•
nämnderna beslutar om driftbudgeten, effekter av lagd budget, resursfördelningssystemen samt eventuellt förändrade taxor/ avgifter i april,
•
kommunfullmäktige beslutar om finansieringen (skattesatsen), driftbudgetram för varje nämnd, investeringsvolym samt eventuellt förändrade taxor/ avgifter i juni,
•
nämnderna fattar beslut om internbudget, investeringsbudget per projekt samt mätbara mål i september,
•
produktionsstyrelsen beslutar om resultatenheternas budgetar i oktober/ november,
•
kommunstyrelsen fattar beslut om investeringsbudget per projekt i oktober/ november
8(52)
2.3.2
Investeringsbudget
Beslutet om investeringsbudget innefattar kalkyl och tidplan per projekt. I de fall fastställd tidplan förändras under löpande år ska denna information ingå i uppföljningen. Resultatenheternas investeringar budgeteras inom kommunstyrelsen medan driftskostnaderna budgeteras hos resultatenheterna. 2.3.3
Ansvar/ Befogenheter
Nämnden skall lägga ett budgetförslag som ligger inom beslutad ram. Eventuellt tillkommande behov/ kvalitetsförbättringar skall prioriteras inom beslutad ram. Nämnden förfogar över tilldelad ram (sk kommunbidrag) och kan fritt omdisponera denna mellan verksamhetsområdena. Ombudgetering (nollsummespel) mellan nämnderna kan verkställas utan särskilt beslut om detta är en följd av redan fattade beslut och kommunstyrelsen är informerad. Ett exempel kan vara att en verksamhet skall flyttas från en nämnd till en annan.
2.3.4
Tilläggsanslag
Grundprincipen är att tilläggsanslag inte beviljas. Skulle nämnden under budgetåret anse sig behöva ytterligare ekonomiska resurser för att uppnå uppsatta mål och/- eller lagstadgade krav kan kommunfullmäktige i undantagsfall besluta om tilläggsanslag. Detta skall dock vara fullt finansierat och inrymmas inom de ekonomiska målen. Nämnd skall innan tilläggsanslag begärs pröva frågan om det ökade behovet av ekonomiska resurser kan finansieras inom nämndens ram genom omdisponering av medel. Begäran om tilläggsanslag i investeringsverksamheten som medför att den totala investeringsvolymen ökar skall prövas av kommunfullmäktige. Ekonomichefen skall avge skriftligt yttrande som del i beslutsunderlaget i varje enskilt ärende. Kan tilläggsanslaget finansieras genom omdisponeringar inom investeringsvolymen beslutas detta av kommunstyrelsen.
9(52)
2.4
Uppföljning/ delårsrapport
Uppföljningen ska syfta till att vara lärande, förebyggande, stoppa ogynnsam/ främja gynnsam utveckling, skapa ansvarskänsla och dialog. Den ska dessutom vara aktuell, inspirerande och utvecklande. Månadsuppföljningarna lämnas till respektive nämnd för beslut, till kommunstyrelsen för beslut och till kommunfullmäktige för kännedom. Nämnder och resultatenheter skall alltid, inom ramen för sitt uppdrag, vidta åtgärder för budgetbalans vid årets slut. I de fall dessa åtgärder är oförenliga med uppdraget måste beslut i frågan föregå verkställighet. Denna process hanteras i samband med månadsuppföljningen. Nämnderna och resultatenheterna skall till kommunstyrelsen, förutom årsredovisning, upprätta delårsrapport efter augusti månads utgång där det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet i förhållande till av kommunfullmäktige beslutad budget redovisas. Rapporten skall även inkludera bolagen samt innehålla en rapportering av finansverksamheten och en förteckning över koncernens lån. Koncerndelårsrapporten beslutas av kommunfullmäktige. Investeringsredovisningen skall följas upp avseende kalkyler, tidplaner och verksamhetsmässigt innehåll. Kommunstyrelsen kan under löpande år besluta om ev omdisponeringar inom investeringsbudgeten. Under löpande år kan resultatenheterna endast ta i anspråk sitt egna kapital upp till den gräns som beslutats i årsbudgeten för respektive enhet.
2.5
Bokslut/ Årsredovisning
Koncernens årsbokslut är uppdelat i preliminärt bokslut (bokslutskommuniké, endast kommunen) och årsredovisning (bokslut inklusive sammanställd
10(52)
redovisning). Det preliminära bokslutet presenteras för kommunstyrelsen i februari och årsredovisningen fastställs av kommunfullmäktige i april/ maj. Ombudgeteringar inom driftbudgeten i samband med bokslut tillåts inte utan ska hänskjutas till budgetprocessen. Budget och tidsram per investeringsprojekt beslutas i budgetprocessen. I de fall fastställda tidsramar förändrats under löpande år ska denna information ingå i bokslutsmaterialet. Redovisning av avslutade investeringsprojekt skall lämnas till kommunfullmäktige i samband med bokslut.
2.6
Interndebitering/ kostnadsfördelning
Huvudprincipen för all interndebitering är att denna skall styra mot ett önskat beteende eller handlingsmönster som inte kan uppnås på annat sätt och den skall alltid utgå ifrån självkostnadsprincipen. Nyttan med interndebiteringen skall alltid vägas mot den administrativa kostnaden. I de fall en verksamhet till övervägande del finansieras via interndebitering bör verksamheten organiseras i form av resultatenhet. Interndebitering görs i huvudsak av resultatenheter. Fakturering bör utgå från faktisk leverans (plats, tid, kvm, portioner m m). Då faktisk leverans inte kan utgöra underlag för interndebitering kan kostnadsfördelning genom schablon användas. Schablonfördelning används med fördel då kostnaden för annan fördelning överstiger nyttan. All interndebitering ska alltid då så är möjligt fastställas inför varje budgetår enligt beslutad budgetprocess för att ge verksamheterna bästa möjliga planeringsförutsättningar.
Interndebitering avseende exploateringsverksamheten och de avgiftsfinansierade verksamheterna regleras i policyn för balansräkningsenheterna.
11(52)
I anskaffningsvärdet för anläggningstillgångar skall utöver externa kostnader även interna kostnader för administration och projektering ingå.
2.7
Resultatenheter och kommunala bolag
Resultatenheter och kommunala bolag får inte optimera effektiviteten i sin verksamhet om detta som helhet medför nackdelar för den kommunala koncernen som överväger fördelarna för resultatenheten eller bolaget. Under löpande år kan resultatenheterna endast ta i anspråk sitt egna kapital upp till den gräns som beslutats i årsbudgeten för respektive enhet. Resultatenheternas fastställda över/- underskott tas normalt med till kommande år. Vid fastställandet av resultatet prövas om resultatenheten har uppnått produktionsmålet. Produktionsstyrelsen beslutar om uppkommet över/- underskott inte skall föras över till kommande år. Beslutet fattas som senast i samband med bokslutets fastställande för att ge verksamheterna bästa möjliga planeringsförutsättningar.
12(52)
3. Finanspolicy 3.1
Syfte
Stora och snabba förändringar sker inom det finansiella området. Penning- och kapitalmarknaden internationaliseras och blir allt mer komplicerad. Samtidigt med detta ökar kraven stadigt på kommunerna att bedriva effektivare verksamhet, inte minst inom det finansiella området. För att kunna följa med i den finansiella utvecklingen måste arbetet bedrivas efter genomtänkta strategier och riktlinjer samt under säkra och kontrollerade former.
3.2
Principer
3.2.1
Övergripande
Koncernens finansverksamhet skall bedrivas på ett tryggt och affärsmässigt sätt med kommunmedborgarens bästa för ögonen. Verksamheten skall bedrivas utan spekulativa inslag och samtidigt förvaltas så att god avkastning och betryggande säkerhet erhålls. Målsättningen är att på lång sikt, utifrån i denna handling angivna regler, uppnå en så hög förräntning av koncernens likviditet som möjligt och att koncernens upplåning skall ske till lägsta möjliga kostnad. Kapitalets säkerhet är utgångspunkt för placering. 3.2.2
Upplåning
I samband med behandling av årsbudget fattar kommunfullmäktige beslut om storleken av den långfristiga nyupplåning som skall gälla för budgetåret. Lånen tas upp i konkurrens på lånemarknaden och med utgångspunkt från behovet av likvida medel och bedömning av låneräntans utveckling. Löptid och lånevillkor för upptagna lån skall avgöras med ledning av koncernens framtida likviditetsbehov, ränteläget och andra faktorer på lånemarknaden, som vid upplåningstillfället kan vara av betydelse.
13(52)
De kommunala bolagen bör i första hand låna internt. Långfristig upplåning verkställs under förutsättning av att upplåningen ryms inom den av kommunfullmäktige beslutade låneramen. Lån får ske hos: • • • • • • 3.2.3
Svenska staten Svenska banker eller bankägda finansinstitut Kommuner och landsting Svenska hypoteksföreningar Kommunägda bolag Europeiska Investeringsbanken Leasing
Leasing eller avbetalningsfinansiering som alternativ till köp av maskiner skall ske med försiktighet. Beslut om leasing får ej fattas utan skriftligt yttrande från ekonomichef och upphandlingschef.
3.2.4
Utlåning
Kommunens bolag kan låna internt hos kommunen inom av kommunfullmäktige fastställd ram. Vid utlåning tillämpas marknadsmässiga villkor, med ett internt påslag.
3.2.5
Likviditetsplanering
För att maximera avkastningen för koncernen Staffanstorps kommun skall koncernens (dvs kommunens och bolagens) likviditet hanteras via koncernkontot, vilket får öppnas i svensk bank. Inom koncernkontot beviljas begränsade internkrediter. Koncernen har periodvis överlikviditet. En eventuell återstående överlikviditet skall placeras hos banker eller på penningmarknaden enligt nedanstående regler:
14(52)
•
placering får ske i värdepapper emitterade i svenska kronor av banker och försäkrings- och kreditinstitut godkända av respektive lands tillsynsmyndighet och med en rating på lägst A hos Standard & Poor´s eller A3 hos Moody´s avseende den långa kreditvärdigheten,
•
kapitalets säkerhet skall vara utgångspunkt för placeringen. Vid val mellan säkerhetsmässigt likvärdiga placeringar skall högsta räntenivå vara avgörande,
•
förvaltningen av medel avsatta för pensionsförpliktelser skall ske enligt särskild policy beslutad av kommunfullmäktige
3.2.6
Borgen
Borgensåtaganden skall sammanfalla med kommunens syften, intressen och normalt sett endast ges till företag i kommunkoncernen för finansiering av investeringar. Stor restriktivitet skall iakttas.
3.2.7
Betalningsströmmar
In- och utbetalningsströmmarna skall hanteras så effektivt som möjligt i syfte att frigöra kapital.
3.2.8
Fakturering och fodringsbevakning
Rutinerna för fakturering och fodringsbevakning skall vara utformade så att kommunens fordringar omsätts så snabbt och säkert som möjligt, kundförluster minimeras och kunderna behandlas enhetligt och konsekvent. Kravverksamheten skall bedrivas inom ramen för god inkassosed. Om en kund inte betalar efter påminnelse och krav bör de då så är möjligt avstängas från aktuell tjänst. Alternativa fakturerings- och betalningsmetoder skall erbjudas då så är möjligt.
15(52)
3.3
Rapportering, Uppföljning
Rapportering /uppföljning av likviditetssituationen (aktuell och förväntad vid årets slut) samt placerade medels fördelning per placering och löptid ska ske i samband med delårsrapport 2. Utestående kundfodringar skall värderas två gånger årligen, vid delårsrapport 2 och årsbokslut), och i de fall de bedöms värdelösa, avskrivas bokföringsmässigt. Beslut ska fattas i den nämnd kundfodringen uppkommit.
3.4
Organisation och ansvarsfördelning
För den kommunala koncernen gäller följande ansvars- och befogenhetsfördelning inom den finansiella verksamheten:
3.4.1 Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige har det yttersta ansvaret för den koncernövergripande finansverksamheten och fastställer finanspolicyn. Kommunfullmäktige beslutar om den totala utlåningsvolymen, årets nyupplåning, borgensram för helägda kommunala bolag och borgensåtaganden i varje enskilt fall i övriga sammanhang (kommunfullmäktige har delegerat åt kommunstyrelsen att gällande Staffanstorpshus AB ingå borgensförbindelse samt bestämma avgift inom beslutad borgensram, se nedan). 3.4.2 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen ansvarar för att: • • •
besluta om beloppsram för utlåning till kommunala företag, besluta om att ingå borgensförbindelse för Staffanstorpshus AB inom av kommunfullmäktige beslutad borgensram, i samband med tecknande av borgen för Staffanstorpshus AB, besluta om borgensavgift (dock högst med det belopp per år som motsvarar bolagets årliga besparing till följd av det kommunala borgensåtagandet)
16(52)
3.4.3 Nämnd Beslut om av-/ nedskrivning av kapitalbelopp, ränta och avgifter beviljas av den nämnd inom vars verksamhetsområde fordringen uppkommit. Nedskrivning får endast medges i samband med en betalningsuppgörelse. Om gäldenären är juridisk person ska nedskrivning av kapitalskulden alltid beredas i samråd med kommundirektören. Beslut om bokföringsmässig avskrivning fattas av respektive nämnd. 3.4.4 Ekonomichefen Det är ekonomichefens ansvar att: • • • • • • •
policyn efterlevs och vid behov initiera omprövning placera kommunkoncernens likviditet administrera koncernens in- och utlåning bevaka och samordna kommunkoncernens betalningsflöden upprätta rapporter till kommunstyrelsen vid behov upprätta tillämpningsföreskrifter till policyn besluta om avbetalningsplaner
3.4.5 Kommunala bolag Styrelserna i kommunkoncernens företag skall fastställa en finanspolicy som i tillämpliga delar skall baseras på denna policy och med särskilt beaktande av ägardirektiv och avtal. Dessa skall delges kommunstyrelse och kommunfullmäktige.
17(52)
4. Placeringspolicy för medel avsatta för pensionsförpliktelser 4.1 Bakgrund Kommunallagens 8 kap § 3a föreskriver att ”Fullmäktige skall meddela särskilda föreskrifter för förvaltningen av medel avsatta för pensionsförpliktelser. I föreskrifterna skall det anges hur medlen skall förvaltas. Därvid skall tillåten risk vid placering av medlen fastställas. Vidare skall det anges hur uppföljning och kontroll av förvaltningen skall ske. Föreskrifterna skall omprövas så snart det finns skäl för det.” Denna policy utgör kommunens särskilda föreskrifter för pensionsmedelsförvaltningen.
4.2 Avgränsning Kommunen har åtaganden för pensioner till anställda. För pensioner som intjänats efter 1997 (PFA 98) hanteras huvuddelen individuellt av de anställda. För pensioner som upparbetats innan 1998 (PA-KL) finns åtaganden som kommer att belasta kommunens ekonomi under mycket lång tid. Kommunen har avsatt kapital för att täcka delar av pensionsåtagandet. Genom att förvalta kapitalet och fördela utbetalningar ur kapitalet över tiden utjämnas den framtida årliga belastningen på kommunens ekonomi. De av kommunen avsatta medlen ska i första hand täcka åtaganden som upparbetats fram till 1998 (PA-KL). Nyintjänad pensionsavsättning (avseende inkomster över 7,5 basbelopp) hanteras f n via löpande finansiering. Denna policy är intern och avser den totala portföljen. Särskilda direktiv med relevanta avsnitt av denna policy skall utformas som en del i avtal med förvaltare när så är befogat.
18(52)
4.3 Syftet med policyn Placeringspolicyn skall: •
precisera strategiska beslut och riktlinjer kring den långsiktiga förvaltningsinriktningen och utbetalningar för täckandet av delar av pensionsåtagandet,
•
tydliggöra roller och ansvarsfördelning,
•
fungera som vägledning i det dagliga arbetet för ansvariga personer inom kommunen och för anlitade externa rådgivare/ förvaltare
4.4 Målsättning med förvaltningen Det finns två övergripande mål med förvaltningen av avsatta medel: •
att uppnå en god avkastning med betryggande säkerhet
•
att uppnå en jämn och förutsägbar utbetalning av pensionskapitalet över tiden
Med god avkastning med betryggande säkerhet menas att kommunen ska ta finansiella risker i syfte att uppnå en avkastning som över tiden överstiger skuldens diskonteringsränta. Därmed bidrar förvaltningen till att minska den finansiella bördan av åtagandet. Kommunen ska vidare utnyttja tidsfaktorn i åtagandet. Med det menas att kommunen kan acceptera kortfristiga variationer i värdet av tillgångarna, om tillgångarna över lång tid (> 5 år) med rimliga antaganden kan förväntas skapa ett mervärde som motsvarar risken. En jämn och förutsägbar utbetalningstakt är viktig för att uppnå stabilitet i förutsättningarna för den årliga kommunala driften.
19(52)
För att uppnå målsättningarna har kommunen utvecklat en matchningsstrategi. Strategin anger hur de fonderade tillgångarna ska tas i anspråk för att hantera åtagandet. Kommunens åtagande kopplad till den gamla skulden illustreras schematiskt i figur nedan. Skuldens struktur innebär att utbetalningarna ökar fram till ca 2020-2025, för att därefter avta. Staffanstorps kommuns pensionsåtagande 2008-2047 i fasta priser (KPA:s beräkning) 20 000
400 000 350 000
16 000 300 000 14 000 250 000
12 000 10 000
200 000
8 000
150 000
6 000 100 000
tusentals kronor totala skulden (linje)
tusentals kronor utbetalningar
18 000
4 000 50 000
2 000 0
0 2007
2012
2017
2022
2027
Årliga utbetalningar
2032
2037
2042
2047
Värdering av skulden
Steg 1 Steg ett i strategin är att fastslå ett långsiktigt tak för den årliga pensionsbelastningen avseende den gamla skulden (”maximibelopp”) i reala termer. Beräknade kostnader över taket kan säkerställas av det avsatta pensionskapitalet. Nuvärdet av utbetalningarna som överstiger taket kan matchas med de medel som avsatts.
Steg 2 För att säkerställa ett utrymme att ta risk sätts den initiala konsolideringsgraden till 100 %. Det innebär att tillgångarnas värde motsvarar nuvärdet av skulden. Matchningen baseras på värdet av tillgångarna per den 31/12 2007 samt nuvärdet av den gamla skulden såsom pensionsadministratören, KPA, beräknat den i långtidsberäkningen hösten 2007 (med antaganden baserade på Rips 07).
20(52)
Steg 3 En femårig utbetalningsplan preciseras som anger det årliga belopp som kan realiseras från pensionskapitalet och läggas till driftsbudgeten under perioden 2008-2012. Taket för utbetalningar avseende gamla skulden som bedöms behöva betalas ur löpande drift uppgår till 9,5 mkr/år (i fast penningvärde, basår 2008). Maxbeloppet gäller från 2009 och framåt. Kommunens utbetalningsplan för den närmaste femårsperioden anges nedan. För tiden därefter görs en prognostiserad utbetalningsplan baserad på antaganden om normal avkastning under lång tid, givet en balanserad tillgångsportfölj (se bilaga ALM-analys, mars 2008). Om inget oförutsett inträffar görs en förnyad analys efter fem år, där den kommande femårsperiodens utbetalningsnivåer fastslås.
Belopp (Mnkr)
År 2008
2009
2010
2011
2012
0
2,4
3,0
4,4
5,0
4.5 Placeringsriktlinjer 4.5.1 Förvaltningsfilosofi Kommunens målsättning med förvaltningen skall uppnås med följande principiella riktlinjer: •
Helhetsansvar Kommunen ska ha kontroll och ansvar över skulder och tillgångar som härrör till pensionsmedelsförvaltningen. Det åvilar därför kommunens företrädare att sköta den riskhantering, tillgångsallokering, m m, som följer med detta ansvar.
21(52)
•
Matchning Tillgångarna ska förvaltas i syfte att matcha en del av kommunens pensionsskuld, såsom utvecklats i avsnitt 4. Normalportföljen som anges nedan är framtagen för att över tiden dels säkerställa den konsolidering som fastslagits av kommunen, dels skapa utrymme för att successivt minska belastningen på kommunens ekonomi med anledning av pensionsåtagandet.
•
Diversifiering Tillgångsförvaltningen skall utformas för att säkerställa en bra diversifiering inom och mellan de tillgångar som ingår i portföljen, i syfte att uppnå en effektiv riskspridning.
•
Långsiktighet Investeringar på finansiella marknader innebär risker. I en väldiversifierad portfölj är risken främst relaterad till att tillgångarna på de marknader som kommunen investerar i fluktuerar i värde. Eftersom huvuddelen av kommunens pensionsåtagande ännu ligger långt fram i tiden är kortfristiga svängningar i portföljvärdet mindre relevant. I takt med att kommunen närmar sig utbetalningstopparna kring år 2020 kan tillgångsmixen förändras så att de kortsiktiga svängningarna i portföljvärdet minskar.
4.5.2 Extern rådgivare Kommunen kan insatsvis eller löpande anlita externa rådgivare. Det kan avse upphandling av extern kapitalförvaltare, utvärdering, rådgivning kring riskoch tillgångsallokering, etc. Den externa rådgivaren skall vara oberoende. Med oberoende menas att denne inte skall bedriva verksamhet som kan innebära en intressekonflikt, eller via formella samarbeten, ägande eller liknande stå i beroendeställning till sådan verksamhet.
22(52)
4.5.3 Extern förvaltning Kommunens tillgångar kan förvaltas av externa förvaltare. Vid anlitande av externa förvaltare skall principen om diversifiering iakttas, så att god riskspridning erhålls. Externa förvaltare skall följa formella och branschmässiga krav som följer av dennes verksamhet. Det innebär att förvaltare skall vara ett fondbolag eller ett värdepappersinstitut som har erforderliga tillstånd (se 4.5.6 b). Vid placering i investeringsfond utformas inga särskilda avtal utöver eventuella rabattavtal. Fondbestämmelserna skall i allt väsentligt överensstämma med placeringspolicyn. Investeringsfonder skall stå under tillsyn av Finansinspektionen eller motsvarande utländsk myndighet. Investeringar kan även ske i s k strukturerade produkter (t ex aktieindexobligation). Då transparensen i strukturerade produkter ofta är sämre än i diskretionära förvaltningsmandat och investeringsfonder ställs särskilda krav på kommunens företrädare i samband med förvärv av strukturerade produkter. Kostnads- och villkorsstruktur, löptid, exponering, motpartsrisk och likviditet är aspekter som noggrant och initierat måste värderas.
4.5.4
Tillåtna tillgångsslag och riktlinjer
Portföljens medel får placeras i följande tillgångsslag: • • •
Räntebärande värdepapper (4.5.4 a) Aktier och andra värdepapper som kan jämställas med aktier (4.5.4 b) Alternativa tillgångar: Investeringar som ej ryms i punkterna ovan, t ex hedgefonder, råvaror eller motsvarande (4.5.4 c)
Strukturerade produkter skall hänföras till det tillgångsslag som exponeringen i huvudsak avser. Likvida medel skall inte hållas annat än som transaktionslikviditet inom respektive tillgångsslag.
23(52)
4.5.4 a) Räntebärande värdepapper Kommunen har valt att inte matcha åtagandets skuldstruktur med motsvarande duration och löptidsstruktur i portföljen av räntebärande värdepapper av två skäl. För det första täcker avsättningarna endast en mindre del av kommunens totala åtaganden. För det andra har åtagandet mycket lång löptid med jämn förfallostruktur, vilket inte är möjligt att matcha med svenska noterade räntebärande värdepapper. Det finns f n endast ett fåtal nominella och reala statsobligationer med löptid överstigande 10 år. I den valda strategin syftar därför aktieportföljen till att matcha det långfristiga reala åtagandet, medan ränteportföljen ur ett löptidperspektiv snarare skall matcha kortfristiga (<10 år) åtaganden. Ränteportföljen skall därför ha en duration som understiger 10 år, och sträva efter att ha en jämn löptidsstruktur. Kreditrisk definieras som risken att utfärdaren av ett finansiellt kontrakt inte fullgör sina förpliktelser, exempelvis inte betalar tillbaka nominellt belopp vid kontraktets förfall. För att bedöma graden av kreditvärdighet hos emittenter och motparter tillämpas Standard & Poor’s, Moody’s eller annat erkänt ratinginstituts ratingklassificering. 100% av de räntebärande tillgångarna får placeras i värdepapper utgivna eller garanterade av svenska staten. Utöver detta skall kommunen eftersträva en effektiv riskspridning, t ex genom att placera i många olika emittenter och, där det är relevant, olika branscher. Tabellen anger max tillåtna andel av räntebärande portföljen som får investeras i respektive kategori.
Löptidssegment
Emittentkategori (S&P/Moody’s)
Max andel, emittentkategori
Max andel, enskild emittent
Kortfristig rating (< 1 år)
1
A2/P2 (och bättre)
50%
10%
Långfristig rating (> 1 år)
2a
Svenska staten, svenska kommuner och landsting
100%
20%*
2b
AAA-/Aaa3 (2a ej inräknat)
70%
20%
50%
10%
2c A-/A3 – AA+/Aa1 *Begränsningen gäller inte svenska staten
24(52)
Vid investering i väldiversifierad fond skall det kapitalvägda genomsnittliga kreditbetyget i fonden motsvara ratingen som avses i tabell. Investering i värdepapper som inte är ratade är tillåtna, om ägargaranti eller annat förhållande i sak innebär en motsvarande rating som avses ovan. Innehav i räntebärande värdepapper noterad i annan valuta än SEK skall i normalfallet valutasäkras.
4.5.4 b) Aktier och aktierelaterade instrument Vid investeringar i aktier skall allmänt vedertagna principer om diversifiering inom och mellan olika aktiemarknader beaktas. Likaså skall riskspridning avseende förvaltare och förvaltningsstil eftersträvas. Investering skall i huvudsak ske i noterade aktier. Med noterade aktier avses aktier som är föremål för regelbunden handel på auktoriserad marknadsplats öppen för allmänheten och under tillsyn av Finansinspektionen eller motsvarande utländsk myndighet (behörigt organ). Andelen onoterade aktier får uppgå till max 5 %. En enskild emittent får inte utgöra mer än 10 % av den totala aktieportföljen. Aktieinnehav noterad i utländsk valuta valutasäkras normalt inte.
4.5.4 c) Alternativa tillgångar Med alternativa tillgångar avses t ex hedgefonder, fastigheter och råvaror. Syftet med alternativa tillgångar är dels att få exponering mot absolutavkastande strategier, dels för att skapa riskspridning i portföljen i syfte att minska den totala risken och höja den riskjusterade avkastningen. Kommunen skall, som en generell regel, eftersträva en god diversifiering genom att investera i flera olika marknader, strategier och förvaltare.
25(52)
Inriktningen för de investeringar som görs är att de skall uppvisa låg korrelation till traditionella aktieplaceringar och ha en förväntad positiv avkastning och en historisk risknivå (mätt som volatilitet) som är lägre än aktiemarknaden. Investeringar i alternativa tillgångar skall, så långt är möjligt, ske i fonder eller i strukturerade instrument, för att minimera administrationen och de operativa riskerna. Investeringar i hedgefonder får endast göras via hedgefond-i-fond. Innehav noterad i annan valuta än SEK valutasäkras i normalfallet.
4.5.5
Allokering
Normalportföljen anger den totala portföljens strategiska, långsiktiga fördelning mellan tillgångsslag. Vid beräkning av vikterna skall tillgångarnas aktuella marknadsvärde utgöra utgångspunkt. Fördelning (uttryckt i SEK) skall gälla totalt för portföljen.
Tillgångsslag min
normal
max
Räntor och alternativa tillgångar
20
40
60
Svenska räntebärande värdepapper
0
60
Alternativa tillgångar
0
40
Aktier
40
Svenska aktier
0
60
Utländska aktier
0
40
60
80
Taktisk allokering innebär kortfristiga avvikelser från normalportföljen. Det finns två alternativ för hanteringen av den taktiska allokeringen:
26(52)
•
Passiv taktisk allokering: Portföljvikterna balanseras tillbaks till normalvikter vid vissa förutbestämda tidpunkter, exempelvis årsvis, samt om limiter överskrids
•
Aktiv taktisk allokering: Portföljvikterna justeras löpande i syfte att tillvarata möjlighet till meravkastning och/ eller minska på risken för att skydda portföljen för eventuella värdeminskningar
En aktiv taktisk allokering ställer krav på kvalificerad analys och bedömning. Extern rådgivare eller förvaltare kan behöva anlitas för sådan tjänst. Val av strategi för taktisk allokering kan variera över tiden.
4.5.6
Övriga riskbegränsningar
4.5.6 a) Motparter Godkända motparter vid transaktioner med portföljernas noterade tillgångar är: •
Värdepappersinstitut som har finansinspektionens tillstånd för utförande av order avseende finansiella instrument på kunders uppdrag enligt 2 kap 1 § p 2 lag (2007:528) om värdepappersmarknaden. Annan svensk juridisk person som enligt lag eller förordning har tillstånd för handel med finansiella instrument för annans räkning i eget namn.
•
Utländska institutioner som har tillstånd liknande det som anges i ovanstående punkter och som står under tillsyn av myndighet eller annat behörigt organ.
Vid investeringar i strukturerade OTC-instrument, private placements eller motsvarande skall dessa genomföras via etablerade finansiella institutioner. Motsvarande kreditbegränsningar som anges i 4.5.4 a) är tillämpliga.
27(52)
4.5.6 b) Förvaltare Diskretionär förvaltare eller fondförvaltare skall vara värdepappersinstitut eller fondbolag och ha erforderliga tillstånd för sin verksamhet enligt lag (2007:528) om värdepappersmarknaden, respektive lag (2004:46) om investeringsfonder. Utländsk förvaltare skall ha tillstånd motsvarande de som anges ovan och stå under tillsyn av myndighet eller annat behörigt organ.
4.5.6 c) Förvar Portföljernas tillgångar skall förvaras hos: •
Värdepappersinstitut som har Finansinspektionens tillstånd att ta emot värdepapper för förvaring, enligt 2 kap 2§ p 1 lag (2007:528) om värdepappersmarknaden.
•
Utländska institutioner som har tillstånd motsvarande det som anges i punkt 1 och som står under tillsyn av myndighet eller annat behörigt organ.
Andelar i investeringsfonder registreras dock normalt hos fondbolaget utan leverans till värdepappersinstitut.
4.5.6 d) Belåning Portföljernas tillgångar skall inte belånas.
4.5.6 e) Aktielån och blankning Aktielån är tillåtet om det sker på för branschen sedvanliga villkor och säkerhetskrav. Blankning av lånade aktier får inte ske, annat än av anlitad hedgefond eller förvaltare inom ramen för dess normala investeringsverksamhet, fondbestämmelser och avtal.
28(52)
4.5.6 f) Valutarisk Värdet av placeringar i utländska valutor sjunker i värde vid försvagning av placeringsvalutan, eller vid en förstärkning av den svenska valutan. Utländska aktieinnehav valutasäkras normalt inte. Ränteplaceringar och alternativa tillgångar skall i normalfallet vara valutasäkrade.
4.5.6 g) Likviditetsrisk Likviditetsrisk innebär att ett finansiellt instrument eller annan tillgång inte kan avyttras eller förvärvas vid avsedd tidpunkt utan större prisreduktion eller att transaktionen medför stora kostnader. Likviditetsrisken förekommer främst i ickestandardiserade finansiella instrument som inte är föremål för börshandel eller clearing via clearingorganisation, såsom strukturerade produkter. Kommunens tillgångar skall i huvudsak vara noterade, det vill säga vara föremål för regelbunden handel på börs eller annan reglerad marknadsplats som är öppen för allmänheten och som står under tillsyn av tillsynsmyndighet. Här avses även fonder som huvudsakligen investerar i noterade bolag och som är föremål för frekvent handel. Maximalt 40 % av portföljen får från tid till annan vara placerad i strukturerade produkter. Alternativa innehav skall i normalfallet kunna avyttras inom tre månader.
4.5.6 h) Derivatinstrument Derivatinstrument (terminer, optioner, swapavtal) får användas för att minska den finansiella risken och för att effektivisera förvaltningen av kommunens tillgångar. Derivatinstrument är inte en del av kommunens normala förvaltningsverksamhet. Som huvudregel gäller att derivatinstrument endast får hanteras av intern eller extern part i de fall denne har: •
ingående kompetens och kunskap om instrumentens egenskaper och natur,
•
administrativa resurser och kompetens att bokföra och rapportera derivattransaktioner och –innehav,
29(52)
•
system och insikter som är erforderliga för att rätt mäta och förstå riskerna i hanteringen av derivat
Följande generella regler gäller: •
restriktioner avseende externa förvaltares derivatanvändning skall i förekommande fall preciseras i placeringsdirektiv och avtal
•
vid investeringar i fonder gäller respektive fonds fondbestämmelser för derivathantering
•
handel med derivatinstrument får inte ske på ett sådant sätt att portföljerna avviker, eller efter lösen eller motsvarande kommer att avvika, från reglerna i placeringspolicyn.
•
derivat avseende enskilda värdepapper eller index får inte ställas ut eller anskaffas så att kommunens allokeringsstrategi med avseende på exponering mot olika marknader blir väsentligt annorlunda än den avsedda. Det åvilar kommunen att tillse att reglerna för derivatanvändande i enskilda mandat sammantaget inte strider mot detta.
•
valutaderivat får anskaffas i syfte att hantera valutarisken inom valda ramar för valutaexponering
4.6 Etiska riktlinjer Utöver avvägningen mellan avkastning och risk ska också etiska aspekter beaktas i placeringsverksamheten. Härmed avses att placeringar ej bör ske i företag som har sin huvudsakliga verksamhet, produktion eller försäljning, inom krigsmateriel, spel eller tobaks- och alkoholvaror. Placeringar ska inte göras i företag som uppenbarligen bedriver verksamhet av någon omfattning i länder som omfattas av Förenta Nationernas sanktioner, eller företag som på annat sätt (efter noggrann prövning) funnits bedriva oetisk verksamhet, exempelvis oacceptabla arbetsförhållanden, barnarbete, våld, narkotika, prostitution eller annan kriminell verksamhet. Detta iakttas genom att
30(52)
placeringar i normalfall görs i välkända och välrenommerade företag. Inför eventuella placeringar i mindre kända företag ska ambitionen i dessa fall vara att genom seriös utredning utröna huruvida företaget bedriver någon etiskt tveksam verksamhet. Vid osäkerhet av etiska skäl ska grundregeln vara att avstå från placering. Om placering av misstag skett i oetisk verksamhet ska engagemanget snarast upphöra. Innehav av derivatinstrument, baserade på breda marknadsindex och som inte innebär ett direkt ägande i underliggande tillgångar, undantas från reglerna ovan. Det innebär att aktieindexobligationer undantas från reglerna ovan. Undantaget gäller även placeringar i alternativa investeringar, som t ex hedgefond-i-fond.
4.7 Organisation och ansvarsfördelning
4.7.1 Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige har det yttersta ansvaret för pensionsmedelsförvaltningen och fastställer placeringspolicyn.
4.7.2 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen är formell medelsförvaltare och delegerar kommunfullmäktiges operativa förvaltningsuppdrag till ekonomichefen. Kommunstyrelsen är ansvarig för strategiska frågeställningar. Kommunstyrelsens ansvar omfattar: •
beredning av placeringspolicyn för beslut i kommunfullmäktige, säkerställande att förvaltningen sker i överensstämmelse med placeringspolicyn och gällande lagar,
•
löpande utvärdering av förvaltningen i förhållande till fastställda förvaltningsmål
31(52)
4.7.3 Ekonomichefen Det är ekonomichefens ansvar att: •
placeringspolicyn efterlevs,
•
utforma förvaltningsinriktning inom ramen för policyn (t ex beslut om aktiv/ passiv förvaltning, blandmandat eller specialistmandat, etc),
•
finansiella avtal och transaktioner sker inom ramen för denna placeringspolicy och gällande delegation,
•
löpande rapportera till kommunstyrelsen om utfallet i förvaltningen och portföljernas exponering i relation till fastställda limiter,
•
genomföra förändringar avseende förvaltare, investeringar och andra uppdrag inom ramen för placeringspolicyn,
•
initiera, bereda och genomföra förändringar av placeringspolicyn,
•
följa upp efterlevnad av placeringsdirektiv och avtal,
•
företräda kommunen gentemot externa motparter,
•
i övriga fall rapportera till kommunstyrelsen rörande omständigheter som påverkar förvaltningen av portföljerna
Vid plötsliga, oväntade marknadshändelser kan ekonomichefen i samråd med kommunstyrelsens ordförande ta initiativ till lämpliga placeringsförändringar som kan innebära tillfälliga avvikelser från placeringsreglerna. Dessa avvikelser skall anmälas vid närmaste kommunstyrelsemöte, och kommunstyrelsen skall fatta beslut om den fortsatta hanteringen. Om händelserna föranleder en permanent förändring skall placeringspolicyn uppdateras och beslutas av kommunfullmäktige.
32(52)
4.8 Uppföljning och rapportering
4.8.1 Inriktning för uppföljningen Uppföljningen avser i första hand att mäta portföljens värdeutveckling i förhållande till pensionsskulden, och det i avsnitt 2 prognostiserade maximibeloppet för täckande av framtida pensionsutbetalningar. Därutöver till att utvärdera utfallet av förvaltningen i förhållande till relevanta jämförelseindex.
4.8.2 Uppföljning av pensionsåtagande En gång per år inhämtas aktuell uppgift om ansvarsförbindelsen från kommunens pensionsadministratör. Utvecklingen i förhållande till prognosen utvärderas och kommenteras i kommunens årsredovisning.
4.8.3 Förvaltningsrapport Kommunen skall löpande under året, med jämna intervall, sammanställa en rapport över förvaltningsutfallet med åtminstone följande innehåll: •
aktuell värdering av tillgångar i förhållande till pensionsåtagandet
•
tillgångsportföljens totala avkastning under perioden, dels under året och dels sedan start
•
procentuell fördelning på olika tillgångsslag,
•
Utvärdering av delportföljer/ förvaltare mot jämförelseindex, med tillämpning av vedertagna nyckeltal
33(52)
4.8.4 Årsrapport En årsrapport över pensionsmedelsförvaltningen skall lämnas till kommunstyrelsen. Utöver innehållet angiven i punkten 4.8.3 skall rapporten innehålla en redogörelse över det gångna årets placeringsverksamhet samt en bedömning av det kommande årets utveckling. Det övergripande förvaltningsmålet, enligt avsnitt 2, skall uppdateras med aktuell siffra med hänsyn tagen till de uttag som gjorts från pensionsportföljen under året samt den nya underliggande värderingen av pensionsåtagandet som erhållits från pensionsadministratören.
4.8.5 Utvärdering av delportföljer/ förvaltare Förvaltningsresultatet skall utvärderas mot relevanta index som mäter utvecklingen på de marknader där investeringar görs. I tabellen anges relevanta index för delportföljerna. Tillgångsslag
Index
Svenska räntebärande vp
OMRX Total motsvarande
Alternativa investeringar
SSVX30d + 2%
Svenska aktier
Six Portfolio Return Index eller motsvarande
Utländska aktier
MSCI World NDR eller motsvarande**
Aktier, tillväxtmarknader
MSCI Emerging Markets free NDR**
eller
* eller motsvarande lands- eller regionindex, där det är relevant
Totalportföljen kan jämföras med ett sammanvägt index av ovanstående delindex. Sammanvägningen baseras på aktuell normalvikt för totalportföljen.
34(52)
4.9 ORDLISTA Diskretionär förvaltning
Innebär att kapitalet förvaltas i en särskild portfölj som följer de specifika placeringsramar som kunden har bestämt.
Diversifiering
Ett grundläggande begrepp i modern portföljteori. Bygger på att den samlade risken när två tillgångar läggs ihop är mindre än summan av riskerna i de enskilda tillgångarna var för sig. Genom att placera kapitalet i fler olika tillgångar och hos förvaltare med olika förvaltningsstil erhålls diversifiering, d v s riskspridning.
Duration
Kan beskrivas som den räntebärande portföljens vägda genomsnittliga återstående löptid. Durationen bestäms av obligationernas och kupongernas återstående löptid, kupongernas storlek samt räntenivån. Ju högre värde desto mer känslig är portföljen för förändringar i marknadsräntan. Durationen för en s k nollkupongsobligation är lika med dess löptid och för en kupongobligation lägre än dess löptid.
Exponering
Det värde, uttryckt i kronor eller i procent av den totala portföljen, som förändras p g a förändringar i kursen/räntan på ett värdepapper.
Hedgefond
Ett samlingsbegrepp för många olika typer av förvaltningsinriktningar, med vissa gemensamma drag: Absoluta avkastningsmål, låg korrelation till traditionella tillgångar (aktier, räntebärande värdepapper) och mycket vida, okonventionella placeringsregler (belåning, derivat, korta positioner). Bidrar till diversifiering i en portfölj.
Index, jämförelseindex
Mått på en marknads eller delmarknads värde, t ex SIX Portfolio Return Index (svenska aktier) och OMRX Total (svenska nominella räntor).
Indexobligation
En indexobligation beskrivs ofta såsom bestående av en obligation och en option. En annan, mer korrekt, beskrivning är att indexobligationen är en obligation med variabel kupong. Kupongens storlek är beroende på utvecklingen av en annan tillgångs prisutveckling.
Investeringsfond
Fond som förvaltar aktier och andra värdepapper och som administreras av särskilt fondbolag. Fonden ägs av andelsägarna, vilket betyder att förvaltaren inte under några
35(52)
omständigheter kan använda fondens tillgångar för att täcka förluster i förvaltarens verksamhet. En fond som är registrerad i Sverige står under Finansinspektionens tillsyn och följer den svenska fondlagstiftningen. Inom EU finns ett särskilt direktiv som gäller fondverksamhet (UCITS). Det gör att fondlagstiftningen i de olika EU-länderna i stort överensstämmer. I länder utanför EU kan det dock finnas stora avvikelser i regelverken. Det finns två typer av investeringsfonder, specialfonder och värdepappersfonder. Specialfonder har friare placeringsbestämmelser, och vänder sig oftast till professionella investerare (hedgefonder är oftast specialfonder). Värdepappersfonder styrs av EUs UCITS-direktiv. KAP
KAP-KL arbetstagare hos
KAP-KL gäller för den som är född 1938 eller senare och som är anställd i kommun, landsting, region, kommunalförbund, kommunförbund och vissa kommunala och privata företag. står för Kollektiv Avtalad Pension – pensionsavtal för kommunal arbetsgivare. Avtalet ersätter från och med 2006 det tidigare avtalet PFA.
KPA
pensionsbolag inom kommunala sektorn
Konvertibla skuldebrev helt
Av aktiebolag utgivet skuldebrev som ger innehavaren rätt att eller delvis byta ut sin fordran mot aktier i bolaget.
Konvertibla vinstandelsbevis
En mellanform mellan konvertibler och aktier. Skiljer sig från konvertibla skuldebrev såtillvida att avkastningen från vinstandelsbeviset är beroende av den utdelning företaget lämnar.
Likvida medel
Likvida medel definieras som kassamedel, medel på depåkonto, bankräkning, dagsinlåning, specialinlåning samt sådana kortfristiga räntepapper som förvärvats i syfte att utgöra en likvid placering.
Likviditet
Mått på omfattningen av handeln, eller omsättningen, i ett instrument eller på en marknad. Även benämning för kassamedel.
Likvidschema
När ett värdepapper omsätts finns i normala fall standardiserade tidpunkter mellan avslutsdag och likviddag.
Nollkupongare
Fastförräntat obligations- eller förlagslån som emitteras utan kupongränta. Denna ackumuleras i stället och utbetalas vid lånets inlösen. Till skillnad från vanliga lån garanteras
36(52)
härigenom den angivna avkastningen. För vanliga lån måste kupongen återinvesteras till gällande marknadsränta. Obligation
Skuldebrev med löptid (ursprungligen) över ett år.
PFA
Pensions- och försäkringsavtal - PFA är ett kollektivavtal som gällde för anställda inom den kommunala sektorn 1998-01-012005-12-31. PFA ersattes av KAP-KL från och med 2006
Rating, ratingkategorier
En rating är en relativ bedömning av en emittents förmåga att i tid infria sina betalningsförpliktelser. En rating avser i regel ett givet låneprogram eller annan given skuldförpliktelse och är en uppskattning av kredittagarens förmåga till en tidsmässigt korrekt återbetalning av emitterat papper i programmet. En rating kan dock även avse en viss emittents förmåga att fullgöra alla sina betalningsförpliktelser. Internationellt förekommer rating bland annat från Moody's och Standard & Poor's.
Kortfristiga ratingskalor: Förklaring Högsta kreditvärdighet Hög kreditvärdighet Adekvat kreditvärdighet Spekulativ kategori Bristande betalningsförmåga Betalningsinställelse/Konkurs
Standard & Poor's A-1 A-2 A-3 B Not prime C D Moody's Prime-1 Prime-2 Prime-3
Standard&Poor's – nordisk rating K-1 K-2 K-3 K-4 K-5 BK
Långfristiga ratingskalor: Förklaring Investment Grade Högsta kvalitet Hög kvalitet Övre mellannivå Mellannivå Speculative Grade Övervägande spekulativ Spekulativ, låg nivå Svag, nästintill konkurs Högsta spekulation Lägsta kvalitet Konkurs
Moody's
Standard & Poor's
Aaa Aa A Baa
AAA AA A BBB
Ba B Caa Ca C
BB B CCC CC C D
37(52)
Standard & Poor's kan använda + eller - för att modifiera vissa ratings. Moody's använder siffror 1 (högst), 2 och 3 inom intervallet Aa1 till B3. RIPS
Står för RIktlimjer för beräkning av PensionsSkuld
Ränteswap
Avtal om byte av räntebetalningar från fast till rörlig räntesats och vice versa.
Standardavvikelse
Statistiskt mått på hur kraftigt värdet på en tillgång (värdepapper, portfölj) eller en marknad fluktuerar över tiden (även kallat volatilitet).
Strukturerad produkt
Strukturerade produkter är en samlingsbenämning för olika produkter. När man generellt talar om strukturerade produkter menas oftast olika former av indexobligationer, varav den vanligaste formen är aktieindexobligationer.
Teckningsoptioner
Optioner som ges ut i samband med optionslån och som innebär rätt att delta i en framtida nyemission av aktier.
Termin
Ömsesidigt förpliktande avtal mellan två parter om köp och försäljning av en viss mängd av en viss vara med likvid vid en bestämd framtida tidpunkt. Exempel på sådan termin är aktie-, ränte- och indextermin.
Tillgångsslag
Räntebärande värdepapper och aktier är två exempel på tillgångsslag.
Valutarisk
Risken att tillgångar noterade i utländsk valuta faller i värde mätt i egen valuta p g a att den egna valutan stiger/utländska valutan faller.
38(52)
5. Internkontrollpolicy 5.1 Syfte Internkontroll är primärt ett ledningsverktyg. Syftet är att säkra en effektiv förvaltning, se till att beslut vilar på korrekt underlag, skydda mot förluster eller förstörelse av koncernens tillgångar samt skydda personalen mot oberättigade misstankar om oegentligheter. Den interna kontrollen delas in i redovisningskontroller och administrativa kontroller. Redovisningskontroller syftar till att uppnå säkerhet i systemen och rutiner samt rättvisande räkenskaper. Administrativa kontroller syftar till att främja effektivitet och se till att resurserna används för uppställda mål och i enlighet med fattade beslut samt att säkerställa att lagar och bestämmelser efterlevs.
5.2 Huvudprincip En viktig förutsättning för att den interna kontrollen ska fungera på ett tillfredsställande sätt är att personalen har tillräcklig kunskap om dess syfte och beståndsdelar. Intern kontroll måste uppfattas som en naturlig del i de olika verksamheterna och vara en integrerad del i organisationens styrsystem.
5.3 Organisation och ansvarsfördelning 5.3.1 Kommunstyrelsen övergripande Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en organisation kring intern kontroll upprättas inom Staffanstorps kommun samt att kommunövergripande policys och regler upprättas, och förankras i hela den kommunala organisationen.
39(52)
Kommunstyrelsen beslutar om en kommungemensam intern kontrollplan som sträcker sig över ett flertal år. Vid framtagandet av denna plan skall fastställandet av kontrollmomenten utgå ifrån en avvägning mellan kontrollkostnaden, kontrollnyttan och en risk- och väsentlighetsbedömning. Vid bedömningen av kontrollnyttan ska inte enbart ekonomiska faktorer vägas in utan även vikten av att upprätthålla förtroendet för verksamheten hos olika intressenter. Kommunstyrelsen skall med utgångspunkt från nämndernas och utförarnas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs, besluta om sådana. Rapportering skall samtidigt ske till kommunens revisorer. Kommunstyrelsen skall även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala bolagen. 5.3.2 Kommunstyrelsen som nämnd Ansvaret utgår från organisationsansvaret vilket innebär att kommunstyrelsen ansvarar för den interna kontrollen för den egna verksamheten. Det som gäller beställarnämnderna gäller också för övriga nämnder inkl kommunstyrelsen som nämnd. 5.3.3Produktionsstyrelsen Produktionsstyrelsen ansvarar för den interna kontrollen för resultatenheterna (utförarna). 5.3.4 Beställarnämnderna och övriga nämnder Nämnderna ansvarar för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde, i den delen där kommunstyrelsen inte påtalat annat ansvar. Den enskilda nämnden ansvarar därmed för att: • • •
en organisation upprättas för den interna kontrollen kommunövergripande policys och regler följs upprätta policys och regler internt
Nämnderna skall i samband med att internbudgeten beslutas på hösten anta en särskild plan utöver den av kommunstyrelsen beslutade kommungemensamma
40(52)
kontrollplanen för granskning/ uppföljning av den interna kontrollen. I planen skall framgå: • • • •
vad som ska granskas under året vilka policys eller regler som berörs vem som är ansvarig för granskningen och hur denna kommer att utföras när granskningen ska rapporteras till nämnden
Planen ska överlämnas till kommunstyrelsen tillsammans med årsbudget. Återrapportering/ uppföljning av nämndens interna kontrollplan lämnas till nämnden och kommunens revisorer. 5.3.5 Nämndsansvarig chef Inom beställarnämndens verksamhetsområde ansvarar respektive chef för att konkreta regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll. Ansvarig chef är också skyldig att löpande rapportera till nämnden hur den interna kontrollen fungerar. 5.3.6 Verksamhetsansvarig/ produktionschef De verksamhetsansvariga cheferna på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll samt att informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. Vidare har de att verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen skall omedelbart rapporteras till närmast överordnad. Produktionscheferna är skyldiga att se till att resultatenhetscheferna följer antagna regler och anvisningar om intern kontroll.
41(52)
6. Attestpolicy 6.1
Syfte
Attestering är ett sammanfattande begrepp för ett antal olika kontrollåtgärder och är en viktig del i den interna kontrollen. Kontrollsystemen sammantaget bidrar dels till att säkra en effektiv förvaltning som överensstämmer med tagna beslut, dels till att skydda mot förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar, både avsiktliga och oavsiktliga.
6.2
Omfattning/ avgränsning
Policyn omfattar samtliga ekonomiska transaktioner. Med ekonomiska transaktioner avses transaktioner som bokförs i kommunens bokföringssystem enligt lagen om kommunal redovisning.
6.3
Huvudprincip
Huvudprincipen är att beslutsattestansvaret alltid ska vara kopplat till ett budgetansvar samt att en ekonomisk transaktion alltid skall innehålla signaturer av minst besluts- och granskningsattesterna. Beslutsattesträtten anger den yttersta gränsen för befogenhet att ådra kommunen utgifter/ kostnader och/ eller påverka fordran/ skuld. I granskningsattesten ingår kontroll mot prestation/ fullgjord leverans samt kontroll av verifikationens fullständighet (bl a uppfyller kraven enligt god redovisningssed)
42(52)
6.4
Organisation och ansvarsfördelning
6.4.1
Kommunstyrelsen övergripande
Kommunstyrelsen ansvarar för övergripande uppföljning och utvärdering och för att vid behov ta initiativ till förändring av policyn. Kommunstyrelsen ansvarar också för att utse beslutsattestanter för balanskontona (kontoklass 1-2) samt för finansförvaltningen (ansvarskod 8X). Kommunstyrelsens ordförande ersätter kommundirektören som beslutsattestant i händelse av att jävsituation uppstår, se § 5.
6.4.2
Nämnder
Kommunens nämnder och kommunstyrelsen som nämnd ansvarar för att antagna regler och tillämpningsanvisningar avseende denna policy följs. Respektive nämnd utser årligen beslutssattestanter samt ersättare för dessa. Attesträtten knyts till person och omfattningen av attesträtten fastställs genom begränsningar angivna som intervall i koddelarna. Respektive nämnd svarar för att upprätthålla aktuella förteckningar över utsedda beslutsattestanter och ersättare. Rätten att beslutsattestera inom ramen för tilldelat ansvarsområde kan begränsas till ett belopp som nämnden fastställer. Även i detta fall måste bedömningen göras att transaktionen faller inom verksamhetens budgetram. 6.4.3
Kommundirektör
Kommundirektören ersätter nämndsspecialisterna och produktionschefen som beslutsattestant i jävsituationer.
43(52)
6.4.4
Nämndsspecialister/ Produktionschef/ Resultatenhetschefer
I de fall ny beslutsattestant behöver utses under löpande år kan närmst överordnad chef utse denne. Nämndsspecialisterna ansvarar inom nämndens verksamhetsområde för att handläggarna är informerade om reglerna och anvisningarnas innebörd och för att beslutad förteckning över beslutsattestanter och ersättare finns tillgänglig för berörd personal. Produktionschefen ansvarar för att resultatenhetscheferna är informerade om reglerna och anvisningarnas innebörd och för att beslutad förteckning över beslutsattestanter och ersättare finns tillgänglig för berörd personal. Resultatenhetscheferna ansvarar inom sitt ansvarsområde för att handläggarna är informerade om reglerna och anvisningarnas innebörd och för att beslutad förteckning över beslutsattestanter och ersättare finns tillgänglig för berörd personal.
6.4.5
Attestanter
Den som attesterar ansvarar var och en för att fastställda anvisningar tillämpas samt att när brister upptäcks rapportera dessa till närmast överordnad chef. I de fall ny ersättare behöver utses under löpande år, kan aktuell beslutsattestant utse denne. Löner och sociala avgifter är den största kostnadsposten i kommunen och inrapportering sker av många olika befattningshavare inom skilda organisatoriska enheter. Det finns i redovisningen inget enkelt sätt att följa upp och kontrollera utbetalda löner. Det är därför särskilt viktigt att all personal som handlägger utbetalningen av löner har rätt kompetens och är väl insatta i aktuella avtal och tillgängliga programvaror. Arbetsorganisationen bör vara sådan att personal som handlägger inrapporteringen av löner har tillräcklig överblick och insyn i personalens närvaro och frånvaro och att en särskild attest av månadslönerna utförs innan utbetalning.
44(52)
6.4.6
Revisorer
Revisorerna kan aldrig ansvara för den interna kontrollen utan har som skyldighet enligt kommunallagen att pröva om denna är tillräcklig.
6.5
Undantag från regeln att beslutsattestant alltid ska vara budgetansvarig
För att skapa en smidigare och kostnadseffektivare hantering i samband med rena tekniska rättningar i redovisningen kan regeln att beslutsattestant alltid ska vara budgetansvarig, frångås. För att undantag ska medges för flyttningar inom driftsredovisningen (kontoklass 3-7 och projekt blank-499999) måste samtliga av nedanstående kriterier vara uppfyllda: -
ordinarie beslutsattestant skall skriftligen utse den person som har rätt att i hans/ hennes ställe beslutsattestera enligt detta undantag, endast rättningar via bokföringsorder rättningen får inte ske mellan olika ansvarskoder,
45(52)
7. Exploateringspolicy 7.1 Syfte Syftet med policy för markexploatering är att: •
säkerställa att en rättvis, tydlig och transparent policy ligger till grund för kommunens agerande gentemot alla aktörer inom markexploatering,
•
fastställa principer för fördelning av kostnader hänförliga till markexploatering,
•
genomföra detaljplaner och följa kommunens översiktsplan, tillväxtprogram och andra strategiska beslut samt denna policy.
7.2 Definitioner Med markexploatering avses en verksamhet (process) som innebär att markanvändningen fastställs och att bebyggelse, anläggningar, parker, rekreationsområden och andra samhällsbehov anläggs eller bevaras. I begreppet inryms åtgärder för att anskaffa, förvalta, iordningställa och sälja mark. Markexploatering kan avse kommunalt ägd mark eller av annan ägd mark. Med ett exploateringsprojekt avses ett geografiskt avgränsat område som exploateras. Större exploateringsområden skall delas upp i delar. Den som gentemot kommunen ansvarar för att genomföra ett exploateringsprojekt benämns exploatör.
46(52)
Överenskommelser mellan kommun och exploatör regleras i olika genomförandeavtal. Avser överenskommelsen exploatering av mark ägd av annan än kommunen benämns den exploateringsavtal. Avser överenskommelsen en rätt för en exploatör att under viss tid och på vissa villkor ensam få förhandla med kommunen om förutsättningarna för en exploatering på av kommunen ägd mark benämns den markanvisningsavtal. Med exploateringsredovisning avses ekonomisk redovisning av pågående exploateringsprojekt.
7.3 Markreserv Kommunalt markinnehav skall omfatta en långsiktig markreserv som möjliggör genomförande av kommunens långsiktiga utvecklingsstrategier.
7.4 Detaljplan Exploatörs begäran om detaljplaneläggning föregår samverkan mellan denne och kommunen. Av begäran skall framgå att exploatör förbinder sig att bidra till de kostnader som uppstår för följdinvesteringar i kommunal infrastruktur utanför exploateringsområdet. Om kommunen beslutar att detaljplanearbete kan påbörjas skall kommunens riktlinjer för samarbete med exploatör tillämpas. Detaljplan skall inte antas av kommunen innan exploateringsavtal slutits med exploatör.
47(52)
7.5 Exploateringsavtal Exploatering av ett område får endast ske i enlighet med antagen detaljplan. Avtalet skall bland annat reglera: • • • • • •
parternas åtaganden och ansvarsfördelning vid exploateringsområdets utbyggnad, exploateringsområdets avgränsning, exploateringens utbyggnadstakt och tidpunkt för färdigställande, påföljdsklausuler gentemot exploatör om avtalet inte följs, ekonomisk garanti/ säkerhet för avtalets fullföljande, erläggande av anslutningsavgifter för VA
7.6 Markanvisningsavtal Markanvisningsavtal tecknas när förutsättningarna för ett exploateringsprojekt på kommunal mark kan beskrivas genom projektets storlek, innehåll, tekniska förutsättningar och pris på marken. Markanvisning kan ges på olika sätt. För bostäder bör normalt genomföras en markanvisningstävling/ jämförelseförfarande. Undantagsvis kan också direktanvisning tillämpas. Markanvisningsavtalet skall bland annat reglera: • • • • • •
parternas åtaganden och ansvarsfördelning vid exploateringsområdets utbyggnad, exploateringsområdets avgränsning, exploateringens utbyggnadstakt och tidpunkt för färdigställande, påföljdsklausuler gentemot exploatör om avtalet inte följs, ekonomisk garanti/ säkerhet för avtalets fullföljande, erläggande av anslutningsavgifter för VA,
48(52)
Vid val av exploatör ska hänsyn tas till dennes ekonomiska stabilitet, intresse av långsiktighet och erfarenheter av tidigare genomförda projekt. Prissättningen skall vara marknadsmässig.
7.7 Exploateringsprojekt 7.7.1 Riktlinjer Markexploatering skall bedrivas och redovisas i form av exploateringsprojekt och en kalkyl som upptar kommunens kostnader och intäkter skall upprättas. Ett exploateringsprojekt skall belastas med kostnader för: •
utredningar, förstudier, skisser, program, detaljplan, kommunaltekniska utredningar, väg- och trafikutredningar, miljökonsekvensbeskrivningar eller andra miljöutredningar, arkeologiska studier, utredningar eller utgrävningar som krävs innan exploatering kan ske,
•
kommunens medverkan i av projektet föranledda utredningar och planer enligt ovan,
•
iordningställande av allmän plats såsom gata, cykelväg, gångväg, park eller annan i detaljplan redovisad allmän plats inom exploateringsområdet
•
vatten och avlopp
För vatten och avlopp skall särskild kalkyl redovisas grundad på fastställd VAtaxa. Huvudregeln för ett exploateringsprojekt är att kommunens inkomster inte skall understiga kommunens utgifter. Exploateringsprojektet skall bidra till kostnader för exploateringens följdinvesteringar i kommunal infrastruktur.
49(52)
7.7.2 Ekonomisk redovisning Exploateringsredovisningen skall fullgöras på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed. Exploateringsredovisningen kan även avse byggnationer som kommunen kommer att använda i den egna verksamheten om dessa är belägna inom ett pågående exploateringsområde. Den avgiftsfinansierade verksamheten skall särskiljas i exploateringsredovisningen.
7.7.3 Rapportering Ekonomisk uppföljning av exploateringsprojekten ska ske löpande och redovisas till kommunstyrelsen minst två gånger om året. Slutredovisning av ett exploateringsprojekt sker till kommunstyrelsen när kommunens åtaganden i projektet är färdigställda.
7.8. Organisation och ansvarsfördelning 7.8.1 Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar om exploateringspolicyn.
7.8.2 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens ansvar innefattar: • • • •
beslut om markköp och exploaterings- och markanvisningsavtal, beslut om program för detaljplan samt uppdrag till nämnd att påbörja detaljplanearbete beslut om kalkyl för exploateringsprojekt, beslut om slutredovisning av exploateringsprojekt,
50(52)
7.8.3 Tekniska nämnden Ansvarar för planering, genomförande samt förvaltning av allmän platsmark, VA och renhållning och budgeterar för tillkommande driftskostnader.
7.8.4 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Ansvarar för utarbetande av detaljplan.
51(52)
8. Policy för balansräkningsenheter
8.1
Definition / syfte
VA- och fjärrvärmeverket inrättades som balansräkningsenheter den 1 januari 1999 och renhållningen den 1 januari 2005. Målsättningen är att VA-verket och renhållningen skall vara avgiftsfinansierade till 100 % och fjärrvärmeverket ska finansieras genom upprättat arrendeavtal.
8.2
Avgränsning
Policyn avser att beskriva förutsättningarna för en korrekt redovisning så att finansieringsmålet kan säkerställas. För VA-verket gäller att verksamheten ska följa praxis enligt VA-lagen och de regelverk som gäller i övrigt.
8.3
Organisation och ansvarsfördelning
8.3.1
Kommunfullmäktige
Kommunfullmäktige beslutar om: • • •
8.3.2
balansräkningsenhetens policy VA- och renhållningstaxan investeringar
Tekniska nämnden
Tekniska nämnden ansvarar för: •
balansräkningsenheten
52(52)
8.4
Ekonomisk redovisning
Balansräkningsenhetens verksamhet ska särredovisas så att de kostnader och intäkter som ska hänföras till verksamheten tydligt kan avläsas. Utöver direkta kostnader ska kostnader som är gemensamma med annan verksamhet föras till balansräkningsenheten. Balansräkningsenheten har rätt att lyfta lån (internt) motsvarande storleken av tillkommande anläggningstillgångar. Räntan på lån för övertagande av anläggningstillgångar ska vara densamma som internräntan med undantag för övertagandet av fjärrvärmeverkets anläggningstillgångar t o m år 2002 då räntan ska uppgå till 5,6 %. Amorteringen av det interna lånet skall för varje år vara lika stor som enhetens planenliga avskrivning förutom avseende de interna lån som avsåg övertagandet av fjärrvärmeverkets anläggningstillgångar t o m år 2002, som skall vara amorterade per 15 år. Avskrivningarna beräknas på anläggningstillgångarnas anskaffningsvärde enligt den nominella metoden. Avskrivningstiderna skall uppfylla kriterierna för god redovisningssed och Sveriges Kommuners och Landstings rekommendationer skall följas. Balansräkningsenhetens behov av rörelsekapital administreras inom ramen för kommunens koncernkontosystem. Vid varje tillfälle tillämpas aktuell koncernränta. Resultat- och balansräkningens uppställning skall överensstämma med kommunens.
