Effektiv digital forvaltning med Lean og IT
Hvordan kan vi udnytte det bedste fra Lean og det bedste fra IT til at skabe højere effektivitet? April 2009
Effektiv digital forvaltning med Lean og IT
Alt for mange Lean-projekter har ikke fokus på, hvordan IT bidrager til effektiviteten! Alt for mange IT-projekter mangler de effektivitetsgevinster, som Lean kan tilbyde!
Er det genkendeligt? Hvorfor er det sådan? Hvad er det, der går galt?
2
Effektiv digital forvaltning med Lean og IT Effektivisering med IT Effektiv digital forvaltning med Lean og IT
Digital forvaltning
Lean Effektivisering med Lean
3
Effektiv digital forvaltning med Lean og IT Effektivisering med IT
Digital forvaltning • Elektronisk borgerservice/selvbetjening • Elektronisk sagsbehandling • Samarbejdsværktøj, CMS/Intranet • ERP og procesoptimeringsværktøj • Mobilitet, PDA • Ledelsesinformation, måling og styring • IT-arkitektur, SOA, komponentbaseret, webservices
Digital forvaltning
Lean Effektivisering med Lean
4
Effektiv digital forvaltning med Lean og IT Effektivisering med IT
Lean • Forstå, hvad der skaber værdi for kunden • Kortlægge værdistrømmen og fjerne de ikke-værdiskabende aktiviteter • Skabe jævnt flow af værdiskabende aktiviteter • Kunden “trækker” den ønskede ydelse gennem produktionen • Stræbe efter den perfekte proces gennem løbende forbedringer
Digital forvaltning
Lean Effektivisering med Lean
5
Effektiv digital forvaltning med Lean og IT Fem generiske modeller for vejen til effektivisering
1
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
Lean
Drift
2
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
IT
Drift
3
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
Lean
IT
Drift
4
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
IT
Lean
Drift
5
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
IT Drift Lean
6
Effektiv digital forvaltning med Lean og IT Fem generiske modeller for vejen til effektivisering
1
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
Lean
Drift
2
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
IT
Drift
3
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
Lean
IT
Drift
4
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
IT
Lean
Drift
5
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
IT Drift Lean
7
Effektiv digital forvaltning med Lean og IT
3
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
Lean
IT
Drift
4
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
IT
Lean
Drift
5
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
IT Drift Lean
8
Effektiv digital forvaltning med Lean og IT
3
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
4
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
5
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
Lean IT Drift Indledende faser • Bliver tænkt og forstået med udgangspunkt i Lean-tankegangen • IT i værste fald en ”disabler” i forhold til løsningsdesign Implementering Lean Drift • IT Fokus på at opnå Lean-forbedringer, evt. supporteret af IT-tiltag • IT kommer på banen, EFTER at Lean-aktiviteterne er overstået Effekt • IT Tilbageløb, fordi teknikken ikke kan følge med Drift manuelle arbejdsprocesser med IT • Mulighederne for at erstatte Lean kommer ikke i spil • Introduktion af ikke-Lean-processer for at omgå begrænsningerne i IT-understøttelsen
9
Effektiv digital forvaltning med Lean og IT
3
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
Lean
IT
Drift
4
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
IT
Lean
Drift
5
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
IT Drift Lean
10
Effektiv digital forvaltning med Lean og IT
3
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
Lean
4
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
IT
5
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
IT
Drift
Lean Drift Indledende faser • Bliver tænkt og forstået med udgangspunkt i IT • Processer tilrettes systemerne og ikke omvendt IT • Lean-principperne for optimering er ikke tænkt ind Drift i løsningen fra starten Lean • Ikke fokus på kortsigtede gevinster Implementering • Udvikling og effektivisering sker i spring/Big Bang Effekt • Tilbageløb, fordi teknikken ikke understøtter de optimale processer
11
Effektiv digital forvaltning med Lean og IT
3
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
Lean
IT
Drift
4
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
IT
Lean
Drift
5
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
IT Drift Lean
12
Effektiv digital forvaltning med Lean og IT
3
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
Lean
4
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
IT
5
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
IT
Drift
Lean Drift Indledende faser • Samtænkning af IT og Lean fra starten • IT kan være en ”enabler” i forhold til løsningsdesign IT Drift Implementering Lean • Lean-implementering er afstemt med ITmuligheder/-begrænsninger Effekt • Få eller ingen tilbageløb, da indsatsen er koordineret • Gevinst på kort og lang sigt
13
Effektiv digital forvaltning med Lean og IT
Hvilken model er den bedste?
3
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
Lean
IT
Drift
4
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
IT
Lean
Drift
5
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
IT Drift Lean
14
Effektiv digital forvaltning med Lean og IT
Hvilken model er den bedste?
3
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
Lean
IT
Drift
4
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
IT
Lean
Drift
5
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
IT Drift Lean
15
Effektiv digital forvaltning med Lean og IT Det er i starten, at synergien mellem IT og Lean skal etableres
5
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
IT Drift Lean
16
Effektiv digital forvaltning med Lean og IT Det er i starten, at synergien mellem IT og Lean skal etableres
5
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
IT Drift Lean
Det handler om samarbejde og forståelse!
IT om Lean
Lean om IT Det, vi ikke ved, ved vi ikke
Det, vi ikke ved, ved vi ikke
Det, vi ved, vi ikke ved
Det, vi ved, vi ikke ved
Det, vi ved
Det, vi ved
17
Effektiv digital forvaltning med Lean og IT Det er i starten, at synergien mellem IT og Lean skal etableres
5
Ide-/problembeskrivelse
Analyse og planlægning
IT Drift Lean
Udfordringen er at få samarbejdet til at fungere, og forståelsen til at indfinde sig! IT om Lean
Lean om IT Det, vi ikke ved, ved vi ikke
Det, vi ikke ved, ved vi ikke
Det, vi ved, vi ikke ved
Det, vi ved, vi ikke ved
Lean og IT Det, vi ved
Det, vi ved
Det, vi ved
18
Effektiv digital forvaltning med Lean og IT
En praktisk case Indførelse af digital talegenkendelse i forbindelse med diktering Ullevål Universitetssykehus, Oslo
19
Effektiv digital forvaltning med Lean og IT – i praksis
Indførelse af digital talegenkendelse i forbindelse med diktering Lægen retter selv på skærmen
Diktat
Lægen dikterer
Udkast
Sekretær skriver udkast
Korrektur
Lægen læser + retter
Færdig dok
Sekretær retter elektronisk
Lægen godkender
Sekretær distribuerer + arkiverer m.v.
Godkendt tekst
Lægen dikterer, retter og godkender
Sekretær distribuerer, arkiverer, m.v.
20
Effektiv digital forvaltning med Lean og IT – i praksis
Indførelse af digital talegenkendelse i forbindelse med diktering Lægen retter selv på skærmen
Business case-værktøj, der understøtter samarbejde, ejerskab og synergi
Diktat
Lægen dikterer
Udkast
Sekretær skriver udkast
Korrektur
Lægen læser + retter
Færdig dok
Sekretær retter elektronisk
Lægen godkender
Sekretær distribuerer + arkiverer m.v.
Godkendt tekst
Lægen dikterer, retter og godkender
Sekretær distribuerer, arkiverer, m.v.
21
Effektiv digital forvaltning med Lean og IT – i praksis • Bygger på Lean-principper
Felles regional e-læringsplattform
• Fokus på: – Ansvar – Opfølgning
Talegjenkjenning & kurveprosjekt
– Realisering af gevinster – Fortløbende forbedringer Scanning - PAS-EPJ, Gyn.avdeling
Opprettelse av korttidspost
PPS - Praktiske Prosedyrer i Sykepleietjenesten
Regionalt omstillingsprogram
22
Effektiv digital forvaltning med Lean og IT – i praksis Værktøjet er bygget op om en samarbejdsmodel mellem klinikere og IT-medarbejdere
Feedback
Idebeskrivelsesfase
Analyse- og planlægningsfase
Udviklings- og implementeringsfase
Etablering af business case med konkrete målsætninger og risikovurderinger
Udfyldelse af estimeringer i gevinstrealiseringsmodellen
Opfølgning på vurderet risiko og målsætninger for gevinstrealisering
Udfyldelse af trin 1-6
Afslutnings- og evalueringsfase Måling og opfølgning af gevinstrealisering
Driftsfase
Fortsat måling og opfølgning af gevinstrealisering
Udfyldelse af trin 7 og brug af rapporten
Gevinstrealiseringsarbejde
23
Effektiv digital forvaltning med Lean og IT – i praksis Klinikere og IT bringes sammen om at afklare målsætninger og forventede gevinster
Mandat Målsætninger Lovkrav/forordning Kvalitet
Gevinstområder
Styring Effektivitet Patientsikkerhed
Målbare gevinster
Målinger
Økonomiske og ikke-økonomiske gevinster
Tid, kr., mængde
24
Business case binder IT og Lean sammen Talegenkendelsesprojektet er nu i business case-værktøjet med budgetter og opfølgningsrapportering Mål og resultater • Maks. 7 dage fra udskrivning af patient til fremsendelse af epikrise: 100% målopfyldelse • Reduktion i sekretærbemandingen med 10% – • økonomisk gevinst på godt 3,3 mio. NOK årligt, udgift på i alt 9,3 mio. NOK • Større effektivitet i informationsbehandlingen • Øget patientsikkerhed – færre fejl
Effekt Godkendt tekst
Klinikerne tager ansvar for at bruge systemet og for at realisere effekterne Lægen dikterer, retter og godkender
25
Sekretær distribuerer, arkiverer, m.v.
Business case binder IT og Lean sammen Talegenkendelsesprojektet indgår nu i business case-værktøjet med budgetter og opfølgningsrapportering Mål og resultater Eksempel på Kaizen-tavle
Effekt Klinikerne tager ansvar for at bruge systemet og for at realisere effekterne – samt for at der sker løbende forbedringer
26
Effektiv digital forvaltning med Lean og IT
Næste generation af effektivisering er, når Lean og IT går ”hånd i hånd”: • Når IT er med fra starten i ethvert Lean-projekt • Når alle IT-projekter indeholder Lean-effektivisering • Når IT og Lean samtænkes fra projektets start
27
Lean og digitalisering Kaare Pedersen, projektchef, KL Arbejdsgangsbanken Tlf. 3125 3504 /
[email protected]
Kaare Pedersen – Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009
Lægekonsulent
Lægeerklæring – 4-5 IT-systemer Åbner DocAjour Finder sag Skriver notat DocAjour/ DocsOpen
Jobcenter
Indkalde læ geoplysninger – mindst 15 min Åbner Dafolo Finder blanket Skriver Printer ud Overf. DocsOpen Profilér Åbn sag i DocAjour Tilknyt sag Åben KMD Sag Finde journal Skriv journalnotat
Modtage læ geoplysninger – 10 min. Modtager original Laver kopi og sender original til scanning i Maribo Åbner DocsOpen Gennemgår dagens post Åbn alle (uden titel)
Dafolo/ O-drev
DocAjour/ DocsOpen
KMD Sag
Læ gge udprintet blanket i brev og sende
Læ geoplysninger modtages i posten Kan gå lang tid Nogle læger svarer ikke
Profilér Åbn sag Tilknyt Gem
Overføre til ressourceprofil – 5 min DocAjour/ DocsOpen
DocAjour/ DocsOpen DocAjour/ DocsOpen
Åbner KMD-sag Finder journal Skriv journalnotat
DocAjour/ DocsOpen
Outlook
Åbner ressourceprofil Sæ tter tekst ind Ressourceprofil
KMD Sag
Sæ tte advis i kalender eller DocAjour
Åbner DocsOpen Finder sag Kopierer tekst
Åbner ressourceprofil Indtaster læ geoplysninger
RessourceSkal tastes ind manuelt profil fordi læ geoplysninger er scannet ind uden OCR
Kaare Pedersen – Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009
Lægekonsulent
Lægeerklæring – 4-5 IT-systemer
Åbner DocAjour Finder sag Skriver notat DocAjour/ DocsOpen
Jobcenter
Indkalde læ geoplysninger – mindst 15 min Åbner Dafolo Finder blanket Skriver Printer ud Overf. DocsOpen Profilér Åbn sag i DocAjour Tilknyt sag Åben KMD Sag Finde journal Skriv journalnotat
Modtage læ geoplysninger – 10 min. Modtager original Laver kopi og sender original til scanning i Maribo Åbner DocsOpen Gennemgår dagens post Åbn alle (uden titel)
Dafolo/ O-drev
D ocAjour/ DocsOpen
KM D Sag
Lægge udprintet blanket i brev og sende
Lægeoplysninger m odtages i posten Kan gå lang tid Nogle læger svarer ikke
Profilér Åbn sag Tilknyt Gem
Overføre til ressourceprofil – 5 min DocAjour/ DocsOpen
DocAjour/ DocsOpen DocAjour/ DocsOpen
Åbner KMD-sag Finder journal Skriv journalnotat
D ocAjour/ DocsOpen
Outlook
Åbner ressourceprofil Sætter tekst ind Ressourceprofil
KM D Sag
Sæ tte advis i kalender eller DocAjour
Åbner DocsOpen Finder sag Kopierer tekst
Åbner ressourceprofil Indtaster lægeoplysninger
R essourceSkal tastes ind m anuelt profil fordi læ geoplysninger er scannet ind uden OCR
Problem: - IT beslutninger uden forståelse for arbejdsgange - For lidt lytten til medarbejderne på gulvet - Systemer der løser hver deres problem
Kaare Pedersen – Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009
Lønprocesser i Høje-Taastrup Kommune ● Mål: Effektivisering - Som her er lig med mindre
●
Kvalitet og service
arbejde for de samme ydelser - Scenarier for effekt på kvalitet/service og trivsel Effektivitet Trivsel Kundeværdi - Den nye medarbejder: rigtig løn og hurtig kontrakt - Lederen: Rigtig løn, hurtig ind i planen
Kaare Pedersen – Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009
Kaare Pedersen – Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009
Fra effektiv til supereffektiv
Kaare Pedersen – Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009
NU
Fase 1
● Forenkling: - For mange breve sender, printe, scannes, profileres - Dokumentationskrav for omfattende
Fase 2
Fase 3
● Tre genindtastninger (manglende integration) ● Manuel postgang
Kaare Pedersen – Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009
Fase NU1
Fase 1
Fase 2
● 5 breve går uden om processen ● Nye valideringer i regnearksløsningen ● Decentral indscanning - Re-use ● Godkendelser hos fagforening via sikker mail - Re-use
Kaare Pedersen – Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009
Fase 3
NU
Fase 1
Fase 2
● Profiler og opret sag i ESDH decentralt (40% af kommunen er allerede på) - Re-use - Indtænk i kommende ESDHinvestering
Kaare Pedersen – Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009
Fase 3
NU
Fase 1
Fase 2
● Taster én gang - Direkte i lønsystem ● Dokumentation scannes ind og profileres ved kilden - Re-use ● Breve flettes ud fra data i lønsystem - Buy/build ● Kompetencer og præferencer bliver vigtige
Kaare Pedersen – Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009
Fase 3
Hypotese om resultat ● Gennemløbstid – fra 30-60 dage ned til 0-6 ● Aktiv tid - næsten halvering af den aktive tid - Dog forbehold for øget tidsforbrug på vejledning ●
og rådgivning af decentrale Kvalitet og service vurderes at være uændret og trivsel generelt forbedret
● Plan – do –check – act - Derfor Kaizenmøder ugentlig med præcise måltal
Kaare Pedersen – Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009
Tast kun én gang
Kompetence/præference matche opgave
Gør kun det der skaber værdi
Gør det rigtigt første gang
Kaare Pedersen – Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009
BPMN
Kaare Pedersen – Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009
En af delprocesserne
Kaare Pedersen – Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009
VSM versus BPMN ● ●
●
VSM – procestrin - De ”tilfældige” afbrydelser af faktiske arbejdsgange BPMN/Arbejdsgangsbanken - delprocesser - Logiske områder af arbejde - Producerer samlet set et produkt Kombinationen - Proceslandkortet fra arbejdsgangsbanken kan identificere de områder hvor det er godt at køre VSM på
Kaare Pedersen – Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009
KLAR Kommunernes Lean og Arbejdsgangsbank Mobilisering og forberedelse
Kortlægning
Redesign
Implementering
Løbende optimering
Blitz-Kaizen (Optimering på 3 dage)
Ledelsesforankring
Brown paper
Redesign
Handleplan
Kaizen
Udvælge processer
Gemba
Konsekvensanalyse
Implementering
PDCA
Interessentanalyse
Kulturarbejde
Kulturarbejde
Præsentation
Audit
Organisering
Måling
Kompetence analyse
Kompetenceudvikling
Procesorgan.
Kommunikationsstrategi
Ledelsessparring
KPI’er
Ledelsessparring
Kick-off Kom- KomMisso- munik. rium plan
Rentegne BPMN AGB Diagrammer
Rentegning
Handleplan
Kaare Pedersen – Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009
Måltavle
Pointerne ● Vi skal sætte strøm til brownpaperet ● Procesoptimering uden syn for digitalisering er for svagt ● Proceskonsulenterne skal have basal arkitekturforståelse – så der ikke bare foreslås nye systemer - Reuse, buy, build ● I løncasen bygger de fleste løsninger på noget der allerede eksisterer ● BPMN kan vise hele processen – den manuelle og den automatiserede
Kaare Pedersen – Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009