Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri
EU udbud Udbudsbetingelser
Køb af kaffe, te og relaterede produkter
0
Indhold Introduktion ............................................................................................................................................................... 2 Den ordregivende myndighed ................................................................................................................................... 2 Den udbudte aftales omfang ...................................................................................................................................... 3 Udbudsmaterialets bestanddele ................................................................................................................................. 3 Udbudsprocedure....................................................................................................................................................... 4 Spørgsmål om udbuddet ............................................................................................................................................ 4 Ændringer af udbudsmaterialet ................................................................................................................................. 4 Tilbudsgivers egnethed .............................................................................................................................................. 5 Evaluering af tilbudsgivers økonomiske og tekniske formåen .................................................................................. 6 Tildeling af kontrakt .................................................................................................................................................. 7 Evaluering af tilbud ................................................................................................................................................... 8 Øvrige forhold ......................................................................................................................................................... 10 Meddelelse om ordretildeling .................................................................................................................................. 10 Tidsplan for udbud .................................................................................................................................................. 11 Forbehold................................................................................................................................................................. 11 Forhandling.............................................................................................................................................................. 12 Fortrolighed ............................................................................................................................................................. 12
1
Introduktion
Disse udbudsbetingelser gælder for Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeris udbud af en rammeaftale om anskaffelse af kaffe og te efter udbudsdirektivet (direktiv 2004/18) i henhold til udbudsbekendtgørelse offentliggjort den 16. marts 2015 i EU-tidende/TED-databasen. Udbuddet gennemføres i overensstemmelse med EU’s udbudsregler, herunder de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling.. Tilbudsgiver må derfor påregne, at Ordregiver vil afvise tilbud, der er fejlbehæftede eller mangelfuld. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket indebærer at alle tilbudsgivere har mulighed for at afgive tilbud. Den ordregivende myndighed Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri bestående af departementet, Fødevarestyrelsen og NaturErhvervstyrelsen(adresser, se bilag 2B). I det følgende kaldet Ordregiver. Fødevareministeriet beskæftiger ca. 3.000 medarbejdere. Fødevareministeriet arbejder for at skabe rammerne for et udviklings- og vækstorienteret fødevareerhverv, en ansvarlig forvaltning af naturressourcer fødevaresikkerhed og forbrugernes valgmuligheder og sunde kostvaner.
Kontaktperson Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til den af Ordregiver udpegede kontaktperson, der er: Jette Christoffersen
[email protected] Henvendelser skal ske skriftligt via e-mail. Ordregiver kan på et hvilket som helst tidspunkt udpege en anden kontaktperson.
2
Den udbudte aftales omfang Ved nærværende udbud ønsker Ordregiver at indhente tilbud på køb af kaffe, te og relaterede produkter. Kravene til ydelsen er detaljeret beskrevet i kravspecifikationen (bilag 2A og 3), mens Ordregivers kontraktvilkår fremgår af rammeaftalen. Det samlede udbudte forbrug er anslået til 600.000 kr. årligt (2014). Forbruget på de vigtigste produkter fordeler sig med 90 % på kaffe og 10 % på te. Ordregiver kan ikke garantere for tilbudsgivers omsætning på aftalen, ovenstående tal er historiske med baggrund i det nuværende forbrug. Aftalens varighed Aftalen udbydes for en periode af to år, med mulighed for forlængelse i yderligere to perioder på hvert et års varighed. Udbudsmaterialets bestanddele
Nærværende udbudsbetingelser Rammeaftale Bilag 1: CSR Bilag 2a: Kravspecifikation Bilag 2b: Leveringsadresser Bilag 3: Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 4: Leverandørens personlige forhold Bilag 5: Arbejdspladsforhold Bilag 6: Erklæringer om tavshedspligt Bilag 7: Erklæring om Konsortiedannelse Bilag 8: Evalueringsskema
Udbudsmaterialet og efterfølgende supplerende oplysninger er tilgængeligt på NaturErhvervstyrelsens hjemmeside. www.naturerhverv.dk/servicemenu/naturerhvervstyrelsen/udbud / Det er tilbudsgivers eget ansvar, at holde sig opdateret om eventuelt efterfølgende supplerende materiale. 3
Udbudsprocedure Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med udbudsdirektivet (direktiv 2004/18).
Spørgsmål om udbuddet Spørgsmål til udbudsmaterialet mv. skal rettes skriftligt til Ordregivers udpegede kontaktperson: Navn: Jette Christoffersen E-mail:
[email protected] I emnefeltet angives: Offentligt udbud af Kaffe. Te og relaterede produkter. Spørgsmål der stilles senere end den 29. april 2015, vil alene blive besvaret i det omfang besvarelsen kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. Alle spørgsmål og svar vil løbende og i anonymiseret form blive besvaret skriftligt og offentliggjort på NaturErhvervstyrelsens hjemmeside: www.naturerhverv.dk/servicemenu/naturerhvervstyrelsen/udbud/ Rettelsesblad om eventuelle ændringer i udbudsmaterialet vil også blive offentliggjort på samme hjemmeside. Ændringer af udbudsmaterialet Såfremt tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver straks at gøre Ordregiver opmærksom herpå, således at Ordregiver får mulighed for at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af rettelsesblad. Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelse eller kontrakt. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for tilbudsgiverne generelt, og uhensigtsmæssigheder der er udtryk for fravigelse branchemæssig sædvane på markedet. Opfordringen må ikke opfattes som invitation til generel dialog om hensigtsmæssigheden af udbudsmaterialets krav.
4
Tilbudsgivers egnethed Tilbudsgiver skal opfylde nedenstående egnethedskrav for, at tilbudsgiver anses som værende egnet, og for at tilbuddet vil blive taget i betragtning. Tilbudsgiver skal således være opmærksom på, at manglende eller mangelfulde oplysninger kan medføre, at Ordregiver kan være berettiget eller forpligtet til at afvise tilbuddet. Personlige forhold Tilbudsgiver skal angive virksomhedsoplysninger, herunder navn, adresse, CVR-nummer, kontaktperson og kontaktoplysninger. Tilbudsgiver skal vedlægge tro og loveerklæring vedrørende Udbudsdirektivets udelukkelsesgrunde i henhold til artikel 45, stk. 1 og 2, litra a-g, samt ubetalt og forfalden gæld til det offentlige på over 100.000 kr., hvilket skal ske ved anvendelse af bilag 4. Erklæringen må ikke være ældre end 3 måneder regnet fra tilbudsfristen.
Arbejdspladsforhold Tilbudsgiver skal angive arbejdspladsforhold i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen, og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres, jf. bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004, sammenholdt med udbudsdirektivets artikel 27, hvilket skal ske ved anvendelse af bilag 5.
Erklæring om tavshedspligt Tilbudsgiver skal afgive tro og loveerklæring vedrørende tavshedspligt. Hvilket sker ved anvendelse af bilag 6. Erklæringen må ikke være ældre end 3 måneder fra tilbudsfristen.
Serviceattest Ordregiver forbeholder sig ret til at kræve, at den tilbudsgiver, som Ordregiver på baggrund af nærværende udbud agter, at indgå rammeaftale med (efter offentliggørelse af udbuddets resultat) over for Ordregiver fremlægger dokumentation for ovenstående i form af serviceattest eller tilsvarende indenfor en fastsat tidsfrist. Serviceattesten må ikke være ældre end 3 måneder. 5
Såfremt den vindende tilbudsgiver udgøres af et konsortium, skal hver enkelt konsortiedeltager kunne præstere en serviceattest eller tilsvarende.
Evaluering af tilbudsgivers økonomiske og tekniske formåen Den økonomiske formåen
Tilbudsgiver skal vedlægge følgende oplysninger om tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen jf. nedenfor. Omsætning Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation for dennes omsætning, der vedrører den eller de relevante aftaler som der afgives tilbud på, præsteret indenfor de seneste to regnskabsår. Omsætningen skal per år være mindst det dobbelte af ordregivers forventede årlige forbrug kr.1.200.000.
Dokumentation for relevant erhvervsansvarsforsikring Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation for, at tilbudsgiver har eller kan få en relevant erhvervsansvarsforsikring med følgende dækning eller mere: Tingskade 5.000.000 kr. og personskade 10.000.0000 kr. Dokumentationen kan bestå af kopi af policen eller i form af tilbud fra forsikringsselskabet. Med erhvervsansvarsforsikring menes den forsikring, der dækker det erstatningsansvar, som den sikrede pådrager sig under udøvelse af den erhvervsmæssige virksomhed, der er angivet i forsikringspolicen. Såfremt tilbudsgiver udgør et konsortium vedlægger hver enkelt konsortiedeltager dokumentation for relevant erhvervsansvarsforsikring.
Den tekniske formåen Liste over betydeligste leverancer Tilbudsgiver skal indsende referencer med navn på 3 større kunder. for så vidt angår type, mængde, kvalitet. Tilbudsgiver skal påføre kontaktoplysninger vedrørende de relevante referencer, og Ordregiver forbeholder sig ret til uden videre varsel, at kontakte den pågældende reference. Såfremt tilbudsgiver 6
fremsender mere end tre referencer vil Ordregiver udelukkende forholde sig til de tre øverste på listen. Såfremt tilbudsgiver er et konsortium skal tilbudsgiver fremsende to referencer samlet for alle konsortiedeltagere. Ordregiver gør opmærksom på, at tilbudsgivere ikke kan forlade sig på underleverandørers og /eller moderselskabers referencer. Såfremt tilbudsgiver fremsender virksomhedsreferencer fra underleverandører og moderselskaber vil Ordregiver se bort fra disse i evalueringen. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte tilbudsgivers referencer og såfremt referencerne ikke har en for ordregiver tilfredsstillende tilbagemelding, ikke at tage tilbudsgivers tilbud i betragtning, Ordregiver vil bede referencerne om at besvare to spørgsmål og vægte dem på en skala mellem 1-5, hvor 5 er ”meget tilfredsstillende” og 1 er ”ikke tilfredsstillende”. Spørgsmål: Hvordan opleves det generelle samarbejde med Leverandøren. Leveres der i rette tid, mængde og kvalitet. Oplysning om konsortiedannelse Såfremt tilbud afgives af en sammenslutning af flere økonomiske aktører, det vil sige et konsortium eller tilsvarende, skal samtlige oplysninger angives for alle deltagere i sammenslutningen. Det er ikke påkrævet, at hver enkelt økonomisk aktør opfylder ovenstående krav, men alene at sammenslutningen giver oplysning om konsortiedannelse ved anvendelsen af bilag 7. Tilbud fra sammenslutning af flere økonomiske aktører, det vil sige et konsortium eller tilsvarende, skal vedlægge en erklæring vedrørende fælles befuldmægtiget, som overfor Ordregiver er tegningsberettiget, samt solidarisk direkte og ubegrænset hæftelse. Erklæringen må ikke være ældre end 3 måneder regnet fra tilbudsfristen. Tildeling af kontrakt Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt på baggrund af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud med underkriterierne.
Pris, vægtning 50 % Kvalitet, vægtning 50 % 7
Evaluering af tilbud
Prisen: Prisen evalueres på baggrund af leverandørens prisoplysninger i bilag 3. Kaffe bliver vægtet forholdsmæssig, se bilag 3. pos. 1A-4A Hvad angår te skal der kunne leveres mindst fire af de fem typer anført i bilag 3 (pos 1B til 5B). Te bliver vægtet forholdsmæssigt, se bilag 3. pos. 1B-5B. Kan en tilbudsgiver ikke levere en af de typer te, der er anført i bilag 3 (pos 1B til 5Bb) medfører dette, at ordregiver indsætter en pris, der svarer til den dyreste af Leverandørens tilbudte typer af te.
Kvalitet: Generelt: Kaffe og te evalueres af et smagspanel. Smagspanelet vil blive sammensat af repræsentanter fra DEP, FVST og NAER. Kvaliteten af kaffe evalueres på baggrund af smag, og der gennemføres en blindsmagning, hvor der gives point fra 1-5, hvor 1 er den laveste score. 5 personer indgår i smagspanelet. Kvaliteten af te evalueres på baggrund af smag, og der gennemføres blindsmagning, hvor der gives point fra 1-5, hvor 1 er den laveste score. Kan Leverandøren ikke levere et af de ønskede produkter, scorer Leverandøren 0 point på kvalitet for det pågældende produkt. 3 personer indgår i smagspanelet.
Vareprøver: Vareprøver fremsendes med tilbud: Vareprøver fremsendes for tilbudsgivers regning og leveres i øvrigt uden beregning. Vareprøver skal mærkes tydeligt med tilbudsgivers Leverandørnavn, positionsnummer jf. bilag 3. Tilbudsgiver kan sammen med vareprøver indlevere en kaffemaskine Bonomat Novo 2. Hvis der ikke indleveres en kaffemaskine, vil ordregiver sørge for at samme model bliver stillet til rådighed til smagstesten. Indleverede kaffemaskiner returneres, hvis pakkeseddel(porto) leveres med maskinen. Alternativt kan maskinen efter aftale afhentes i receptionen hos NaturErhvervstyrelsen. 8
Vareprøver på kaffe: De fremsendte 4 forskellige vareprøver jf. bilag 3 pos. 1A-4A skal være mindst 500g pr prøve. Tilbudsgiver skal angive hvor mange gr. der skal til at brygge en kande på 1,8 liter. Kaffen bliver evalueret friskbrygget og efter 2 timer på termokande. Vareprøver på Te: Sort te med frugtsmag, urtete(ikke kamille), Grøn te, kamillete og hvid te med smag. Mindst 25 breve pr. type. Te bliver evalueret frisklavet.
Afgivelse af tilbud Tilbudsfrist Tilbud og vareprøver skal for at være rettidigt og for at Ordregiver kan tage det i betragtning være Ordregiver i hænde senest: Den. 5. maj 2015 kl. 12.00 Tilbud der er modtaget efter dette tidspunkt indgår ikke i tilbudsevalueringen. Tilbudsgiver er ansvarlig for at tilbuddet er modtaget i rette tid og til rette sted. Tilbudsgiver har ikke mulighed for at præsentere sit tilbud.
Formkrav Tilbud skal afgives i 3 eksemplarer (1 original og 2 kopier) og 1 elektronisk udgave i PDF format på et USB-stik. Originale papireksemplarer skal være underskrevet af en for tilbudsgiver tegningsberettiget. Tilbudsgiver har ikke krav på efterfølgende, at få tilbageleveret sit tilbud.
Tilbuddet skal som minimum indeholde følgende:
Følgebrev med angivelse af tilbudsgivers kontaktoplysninger. Bilag 3:Leverandørens løsningsbeskrivelse(Leverandøren skal udfylde begge faneblade) Bilag 4:Leverandørens personlige forhold Bilag 5:Arbejdspladsforhold Bilag 6:Erklæringer om tavshedspligt Bilag 7:Erklæring om Konsortiedannelse – samt erklæring om fælles befuldmægtiget. 9
Beskrivelse af Tilbudsgiveres økonomiske formåen (regnskaber) Beskrivelse af Tilbudsgivers tekniske formåen (referencer) Smagsprøver af te og kaffe jf. bilag 3 Beregningseksempel på prisevaluering for kaffe og te. Evt. Bonomat novo 2, samt forudbetalt pakkeseddel til brug for returnering, hvis ikke maskinen afhentes i receptionen.
Sprog Tilbud skal være på dansk, dog kan eventuelle regnskabsoplysninger, og oplysninger om referencer leveres på engelsk.
Afleveringssted Tilbuddet skal afleveres eller sendes til: NaturErhvervstyrelsen Nyropsgade 30 1780 København V Danmark Att: Jette Christoffersen Mrk: må ikke åbnes – Udbud af kaffe, te og relaterede produkter.
Øvrige forhold Tilbudsgivers omkostninger forbundet med afgivelsen af tilbud under nærværende udbud, er under alle omstændigheder Ordregiver uvedkommende. Meddelelse om ordretildeling Efter evaluering af de modtagne tilbud, vil Ordregiver underrette såvel den tilbudsgiver, der måtte få ordren tildelt, som de tilbudsgivere, der ikke vil blive indgået aftale med. Efter tildeling af ordren er der i tidsplanen indlagt obligatorisk stand-still periode på 10 dage, efter tidspunktet for underretning herefter indgås kontrakt. Det tilstræbes, at der kan underskrives kontrakt 15. juni 2015 10
Udbudsforretningen anses først for afsluttet, når kontrakten er underskrevet. Uanset om kontrakten tildeles andre tilbudsgivere er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil Ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen på 3 måneder. Omkostninger i forbindelse med udbuddet er Ordregiver uvedkommende, herunder såfremt Ordregiver på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse.
Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver og skal vedstås i 3 måneder efter tilbudsfristens udløb. Vedståelsesfristen suspenderes, hvis der indgives klage over nærværende udbud til Klagenævnet for Udbud, indtil klagens endelige afgørelse.
Tidsplan for udbud Offentliggørelse af udbudsmateriale Frist for spørgsmål Tilbudsfrist Levering af smagsprøver på te Smagedag på kaffe Underretning om tildelingsbeslutning Kontraktunderskrivelse Kontraktstart
16.marts 2015 29. april. 2015 5. maj.2015 kl. 12.00 7. maj 2015 12. maj 2015 23. maj 2015 8. juni 2015 15. juni 2015
Ordregiver forbeholder sig retten til at foretage ændringer i tidsplanen.
Alternative tilbud Der er ikke mulighed for at afgive alternative bud.
Forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbud medfører, at ordregiver skal betragte tilbuddet, som et tilbud indeholdende forbehold. Herunder også 11
uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikationen eller kontraktudkast. Kontrakten skal indgås på grundlag af det vedlagte kontrakts udkast, hvorfor tilbudsgivers eventuelle øvrige kontraktbestemmelser vil blive anset som forbehold. Tilbudsgiver opfordres derfor til ikke at tage forbehold. Kun brancheforbehold vil kunne accepteres. Ordregiver er forpligtet til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet.
Forhandling Ordregiver kan ikke i traditionel forstand forhandle med tilbudsgiver, idet Ordregiver skal holde sig indenfor de rammer for forhandling, der er givet i vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): ”Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne ved offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver form for forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplerer indholdet af deres bud eller de ordregivendes myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling.” Der gælder således snævre grænser for drøftelser med tilbudsgivere, og tilbudsgiver bør derfor drage omsorg for, at deres tilbud er udformet således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem Ordregiver og tilbudsgiver. Det er derfor nødvendigt, at tilbuddene behandler alle relevante forhold, og er præcise i enhver henseende, og herunder indeholder alle de nødvendige oplysninger inklusive priser. Fortrolighed Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i nogen anden sammenhæng. Efter afslutning af udbuddet er Ordregiver berettiget til at kræve udbudsmaterialet tilintetgjort / slette enhver kopi heraf, medmindre tilbudsgiver har en legitim interesse i at besidde en kopi heraf. 12
Ordregiver er forpligtet til at offentliggøre oplysninger om tildeling af kontrakt på TED. Ordregiver forbeholder sig derfor ret til at offentliggøre navn på vindende tilbudsgiver samt kontraktsum inkl. alle optioner.
13
