Teknik & Miljø Plan Dato: 07-08-2015 Sagsnr.: 14/58942 Sagsbehandler: vpevg
Referat
Dialogmøde med Bjerringbro Boligselskab, Bjerringbro Andelsboligforening og Boligselskabet Sct. Jørgen, Viborg
Mødedato:
Den 5. februar 2015
Mødetidspunkt: kl. 13.30 Mødested:
Multisalen, Viborg Rådhus
Mødeleder:
Karl Johan Legaard Jensen
Referent:
Viborg Kommune
Mødedeltagere: Boligselskabet Sct. Jørgen, Viborg: direktør Hans Erik Lund, Tina Schmidt og Klaus Madsen Viborg Kommune: planchef Karl Johan Legaard Jensen, Janni L. Kristensen, Birgit Michler og Eva Grønborg
1. Velkommen v. Karl Johan samt opfølgning på aftalen fra 2013 Karl Johan Legaard bød velkommen, og vi tog en præsentationsrunde. Bjerringbro Boligselskab Bjerringbro Boligselskab (Bj Bs.) er fra 1. juli 2014 fusioneret med Boligselskabet Sct. Jørgen, Viborg (BSJ). Bj. Bs.har en ansøgning om en fysisk helhedsplan i Landsbyggefonden (LBF). BSJ har aftalt med LBF, at der inden godkendelse af helhedsplanen må benyttes op til 3,5 mio. kr. til opretning af legeplads og skure. LBF forventer at kunne meddele tilsagn om støttede lån til renovering af afdeling 332, Brokbakken, i 2015. BSJ oplyser, at der i øjeblikket ikke er problemer med tomgangsleje. Det tidligere tab på tomgangsleje vil blive indregnet i helhedsplanen, hvorved BSJ holdes skadesfri og huslejen bliver uændret. BSJ oplever, at der er synergieffekt ved at administrere alle almene boliger i Bjerringbro. Aftale mellem Boligorganisation og Kommune Bjerringbro Boligselskab er opløst og eksisterer ikke med udgangen af 2014. Afdelingerne vil fremadrettet være omfattet af aftalen med Boligselskabet Sct. Jørgen.
Bjerringbro Andelsboligforening Bjerringbro Andelsboligforening (Bj Abf.) er et veldrevet selskab. Afdeling 5, Egeparken, har modtaget foreløbigt tilsagn om renovering fra LBF, som forventer at meddele endeligt tilsagn om støttede lån til renovering i 2015. Boligselskabet forventer, at den fysiske igangsætning sker i 2016 sideløbende med den boligsociale helhedsplan, og oplyser, at den beboerdemokratiske proces har haft en meget positiv effekt. Der var enighed om, at henlæggelserne skal øges i afdelinger med kritiske nøgletal. Niveauet for henlæggelser i afdeling 3, Nørreport, blev drøftet, idet afdelingen opsamlet har mange henlæggelser, men samtidigt også problemer med fraflytninger. BSJ følger op på, om gæld i afdelinger bliver afviklet i henhold til aftalen fra dialogmødet fra 2013. Bj. Abf. har i 2014 indgået nye forsikringsaftaler samt en driftsaftale med BSJ. Aftale mellem Boligorganisation og Kommune Det blev aftalt at henlæggelserne i Bjerringbro Andelsboligforening øges at der udarbejdes en plan for henlæggelser i afdeling 3, Nørreport
Boligselskabet Sct. Jørgen, Viborg 3. Hovedorganisation (Økonomi, drift, administration og sideaktiviteter) BSJ har ikke udarbejdet en skriftlig årsberetning, hvilket Viborg Kommune (VK) fremadrettet forventer at modtage, da bl.a. bestyrelsens stillingtagen til revisors bemærkninger mangler. Bestyrelsen skal desuden underskrive beretningen. Egenkapitalen og arbejdskapitalen er faldende. BSJ arbejder på at øge den disponible del af egenkapitalen, og ultimo 2014 vil den være stigende. De løbende 10 års planer for dispositionsfonden er medtaget i forvaltningsrevisionen. VK har ikke modtaget oversigten over 10-års planerne, men BSJ vil sende den. BSJ har indregnet kommende LBF-renoveringsprojekter i 10 årsplanerne, hvorfor de af økonomiske hensyn er flyttet tidsmæssigt i forhold til hinanden. Andelen til kapitaltilførsel er indregnet i den bundne del. I 2013 har trækket på dispositionsfonden været større end tilførslen. BSJ vil sende en opgørelse over dispositionsfondens bundne og disponible del. De store udlån til afdelinger er konverteret til banklån. BSJ har stor fokus på tomgangsleje, og har en målsætning om gennemsnitligt højst 10 ledige boliger. Afdelinger med tab på fraflytninger får dækket udgifter til markedsføring fra dispositionsfonden. BSJ sparer 3 mio. kr. om året på driften. Der har været foretaget udbudsrunder, som giver besparelser i afdelingerne, som slår igennem i 2014, 2015 og 2016. Stillinger i driftsenheden bliver ikke genbesat ved naturlig afgang, men erstattet af sæsonarbejdere. På dialogmødet i 2013 gjorde VK opmærksom på, at der ikke er registret garager/carporte i regnskabet. Det kan i år konstateres, at garager/carporte fortsat ikke fremgår af regnskabet og heller ikke af stamdata i LBF – ligesom der heller ikke er overensstemmelse i data for institutioner og erhverv i henholdsvis regnskabet og stamdata i LBF. Udbetaling Danmark har sendt nyhedsbrev den 4. februar 2015 om, at boligorganisationerne skal være meget opmærksomme på at indberette data korrekt til Huslejeregistret, hvorfra Udbetaling Danmark modtager oplysninger. BSJ oplyser, at der har været møder med BBR i forbindelse med opgradering af registre. BSJ ser på det og indberetter til LBF med besked til kommunen. Niveauet for lejetab, der er ældre end 6 måneder blev drøftet. BSJ oplyste, at man nu afskriver lejetabet hurtigere og løbende vurderer risikoen ved det enkelte tilgodehavende hos fraflyttere. Niveauet for byggesagshonoraret blev drøftet, og BSJ oplyste, at udgifter til ekstern rådgivning fremover ikke vil indgå i honoraret. Repræsentantskabet for BSJ’s har i juni 2013 godkendt ændrede vedtægter for boligorganisationen. Hvis vedtægterne er blevet ændret efter denne dato, skal de indsendes til VK med angivelse af, hvilke bestemmelser, der er ændret, jf. almenboliglovens § 12, stk. 5. Forsikringsporteføljen er netop opdateret ved skift af forsikringsselskab i 2014. Dette omfatter også Bjerringbro Andelsboligforening. Kvols-energiprojektet er endeligt afsluttet for BSJ’s vedkommende ved aftalen mellem kommunen og Energi Viborg - § 19, stk. 2. Der er ikke opkrævet noget hos BSJ, og det sker heller ikke på grund af aftalen om at blive holdt skadesløs for eventuelle omkostninger, som ikke kan indregnes i varmeprisen.
Lægehuset i Thorsø (Favrskov Kommune), afd. 406. Købet er ikke forelagt VK til godkendelse som hjemstedskommune, og tilsynet har ikke modtaget den efterspurgte redegørelse. Afdelingen skal udlejes gennem et skattepligtigt selskab, men det er ikke sket. VK opfordrede til, at afdelingen udlejes gennem det nu oprettede skattepligtige selskab efter godkendelse i Byrådet, eller at den alternativt sættes til salg. 4. Afdelinger (Økonomi, drift og vedligeholdelse) I samarbejde med Boligselskabet Viborg har BSJ ansat en økonomi- / udsættelseskonsulent, hvilket har haft en positiv effekt og mindsket antallet af udsættelser. BSJ informerede om status for råderetssager, som nu er blevet behandlet på både afdelings- og hovedbestyrelsesmøder. Der var enighed om, at eventuelle tab som følge af fejladministrationen dækkes af arbejdskapitalen (idet individuelle råderetsarbejder ikke kan finansieres af afdelingen eller ved optagelse af eksternt lån). BSJ oplyste, at man stadig udlejer til nedsat husleje i få afdelinger for at begrænse tomgangslejen. Boligselskabet vil fremadrettet overveje muligheden for huslejedifferentiering i nye afdelinger. Følgende afdelinger blev drøftet: Afdeling 40, Ibsgården: 10 ældreboliger mangler at blive udlejet. Bevilling fra byrådet på 1,5 mio. kr. er bl.a. brugt til nyt inventar. Regnskabet er afsluttet og sendes til J&V. Der udlejes ikke længere til nedsat leje.
Afdeling 69, Langdammen: VK har opsagt lejekontrakten, og BSJ ønsker at ombygge lejlighederne til ungdomsboliger.
Afdeling 94, Camp Logos: Et tilgodehavende på 5,3 mio. kr. er en mellemregning med boligorganisationen, som VK vil følge op på i 2014 regnskabet.
Afdeling 99, Søndersøparken (Brøndumsgård): Byrådet har truffet beslutning om selvfinansiering af overskridelse af anskaffelsessummen (parkeringskælder).
Afdeling 107, Asmild Landbrugsskole: Ungdomsboligerne bliver lejet ud til 2 personer, hvilket VK har en forespørgsel om hos ministeriet. BSJ oplyste, at ved 2 beboere i ét lejemål står begge lejere på lejekontrakten, bl.a. for at hindre misbrug af boligstøtte. Begge lejere må dele risikoen for hærværk. Kopi af lejekontrakt sendes til VK med oplysning om omfanget af 2 personer pr. ungdomsbolig. Asmild Landbrugsskole har stillet huslejegaranti for boligselskabets ungdomsboliger. Hæftelsesforholdene skal afdækkes – dette spørgsmål ligger hos ministeriet. BSJ er ved at være klar på, at BSJ henviser til boligerne og påser, at det er frivilligt, at to deler en bolig. BSJ deltager i møder med bl.a. VK (udviklingsafdelingen) om behovet for ungdomsboliger i kommunen. Udlejning af ungdomsboligerne sker gennem UngBo, og efter ventelister.
Afdeling 111, Karup: Renovering i ”Granly”, etape 2 er ved at blive indberettet, og BSJ forventer, at den bliver sendt til VK i den nærmeste fremtid.
Afdeling 116, Nytorv-delen: BSJ har solgt erhvervsdelen (turistkontoret) til købsprisen, og den bagved liggende bindingsværksbygning (totalfredet). Boligselskabet forventer, at udlejningen af de første lejligheder begynder i april. Der er flere interesserede lejere til bofællesskabet.
Afdeling 122, Plejecenter i Banebyen: BSJ vil få opført en mock-up af lejlighederne i forbindelse med projekteringen af plejecenteret. BSJ oplyser, at det vil være muligt inden udløb af 9 måneders fristen for skema B (godkendelse af anskaffelsessum før påbegyndelse af byggeriet). Fleksibel udlejning kan benyttes, så længe frikommuneforsøget er aktuelt. Når det ophører, kan beboeren ikke flyttes. Det vil kræve en ændring af udlejningsbekendtgørelsen. Forsøgsbyggeri og systemeksporten er uændret, og projektet i Kina bliver dækket af driften.
Afdeling 123, Latinerskolen: BSJ er i dialog med Kulturstyrelsen vedrørende mulighederne for ombygning og en eventuel affredning af de fredet bygninger.
Afdeling 522 og 531, Kjellerup: Et lån vil blive udamortiseret i 2015, hvilket vil give mulighed for, at et opsamlet underskud kan begynde at blive afviklet.
Afdeling 821 og 822, Landsbyerne Fjends og Stoholm: LBF forventer at meddele tilsagn om støttede lån til renovering i 2016.
Borgergade i Løgstrup: BSJ har konstateret, at et køb ikke kan lade sig gøre på grund af manglende godkendelse fra afdelingsmødet. BSJ har i overtagelsesperioden betalt ejendommens driftsudgifter på 75.000 kr. og 25.000 kr. til advokat, men erkender, at der nok ikke har været den fornødne hjemmel.
Øverste etage på Kjellerup Sygehus er ombygget til almene lejligheder med støtte fra Silkeborg Kommune. BSJ’s indskud i Sundhedscenter Kjellerup er ikke realiseret.
Projekthåndbogen er færdig og kræver login, som BSJ vil sende til VK. 5. Ledelse og beboerdemokrati Det formelle beboerdemokrati har altid eksisteret, men det giver ikke liv i boligområderne. Derfor uddanner BSJ ildsjæle/aktivitetsledere – som et indskudt niveau i forhold til beboerdemokratiet. Ildsjælene skaber liv i afdelingerne, hvilket også fremgår af antal deltagere i aktiviteterne. Beboerne kommer til arrangementerne – livreddende førstehjælp, juletræsfest, fodboldklub i Ellekonebakken, praktikforløb for unge m.m. Der blev foretaget en ny tilfredshedsundersøgelse i efteråret 2014. Temaet for BSJ i 2015 er: ”Sundt liv” 8. Formaliserede samarbejder med Viborg Kommune VK’s oplevelse af, at det er svært at komme i kontakt med boligselskabet både via mail og telefon blev drøftet. VK gjorde opmærksom på, at udlejningsaftalen mellem BSJ og VK udløber i december og skal genforhandles i efteråret. VK ønsker, at de såkaldte ”VK boliger” kommer til at indgå i den nye aftale.
Brev fra konkurrencestyrelsen til landets kommuner blev drøftet, og BSJ oplyste at baggrunden for brevet skyldes en sag fra Aarhus. BSJ oplyser, at det er drøftet med kommunaldirektøren og mener ikke, at problemet er stort i dag, hvor begge de store boligorganisationer bygger hen over hinandens området. BSJ mener dog, at der er i orden at konkurrere på kvaliteten, f.eks. målt på byggeskadefondsrapporterne. Aftale mellem Boligorganisation og Kommune Det blev aftalt
at Viborg Kommune fremover modtager en skriftlig årsberetning og 10-års plan for anvendelsen af dispositionsfondsmidler at Boligselskabet Sct. Jørgen sender en opgørelse over dispositionsfondens bundne og disponible del at Boligselskabet Sct. Jørgen sender eventuelt ikke indsendte vedtægter, (som måtte være godkendt efter juni 2013) til Viborg Kommune at Viborg Kommune modtager kopi af indberetning /opdatering af registre til LBF at Boligselskabet sender regnskab for bevilling til afdeling 40 til Job & Velfærd at Boligselskabet sender kopi af lejekontrakt samt en opgørelse om omfanget af dobbelt udlejning af ungdomsboliger på Asmild Landbrugsskole til VK af Viborg Kommune lettere kan komme i kontakt med Boligselskabet Sct. Jørgen at Viborg Kommune indkalder til møde om udlejningsaftaler
