Objectifs de la présentation 1) Partager l’expérience du Lean management au sein de l’administration municipale • • • • • •
Historique Lean Concepts Lean Mise en contexte Expérience Lean Résultats Leçons apprises
2) Échanger et partager les connaissances acquises 2
Sujet de la conférence Votre degré de connaissance du Lean management ?
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Histoire du Lean
Origine 1867, métiers à tisser
Création de l’entreprise Toyota en 1937 1945 difficultés financières arrivée de M. Ohno Création « Toyota production system » (TPS) 1970 à 1990 adaptation de la méthode en Occident - PDCA – Roue de Deming - James Womack – Lean management 4
Concepts Lean
• Valeur ajoutée pour le citoyen • Éliminer les gaspillages • Flux tiré • Implication des collaborateurs aux solutions • Mesure
« La stratégie, l’art d’exécuter » Napoléon
• Communication visuelle 5
Rôles et responsabilités / gestionnaire
Approche traditionnelle
Approche Lean
Hiérarchie (PODC) Contenu Fonctionnement
Coaching, au service de …. Gestion des RH Amélioration continue 6
Glossaire Lean
Terme
Définition
5 pourquoi 5S Muda Fiche A3 Gemba Kaizen Kanban Andon Chaîne de valeur VSM (value stream mapping) Flux tiré, poussé, en continu
Cause racine
Heijunka
Lisser le travail
Réaménagement physique Gaspillage Proposition, résolution de problème, avancement Visite sur le terrain Activité résolution de problème Indicateur visuel exigeant l’action Indicateur visuel résolution de problème immédiat Ensemble des processus permettant de donner un service à un citoyen Cartographie CV Réalisation progressive des tâches
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Mise en contexte • Juin 2011 Nouvelle direction, mandat de réorganisation
• Automne 2011 Diagnostic organisationnel – plan stratégique (qualimètre)
• Automne 2011 Coupure budgétaire 14 % sur 4 ans
• Janvier 2012 Développement de la stratégie Lean
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Stratégie Lean • Approbation de la haute direction • Identification d’un leader Lean • Sentiment d’urgence • Ressources experts Lean • Formation des collaborateurs - Master Lean - White belt - Principes Lean - Mudas 9
Stratégie Lean
• Réalisation d’un VSM (value stream mapping)
• Identification des opportunités d’amélioration • Déploiement d’une stratégie de gestion de changement
• Plan de communication • Plan d’action 10
Objectifs stratégiques • Taux de satisfaction des citoyens et des organismes de plus de 85 % - Qualité - Coût - Délai • Taux d’utilisation de nos équipements de plus de 85 % • Une offre de service continuellement adaptée aux citoyens (flux tiré) • Taux de mobilisation des ressources humaines de plus de 85 % • Dégagement d’une marge de manœuvre annuelle de 5 % du budget • Application des principes Lean par les cadres à plus de 85 % 11
Système de management ANALYSE DES INTRANTS (CAC) Plan - Do - Check - Act (PDCA) Hebdomadaire - mensuel - annuel
PRINCIPES LEAN MANAGEMENT
Leadership
PLANIFIER
Planification Attention aux Attention aux Mesure, anal. Attention aux stratégique citoyens ress. hum. gestion info. opérations Vision:
Objectifs:
Référence
85 % taux de satisfaction
Performance Qualité
Plan stratégique
Réduction budget 3,5% Accroissement qualité de vie 85% taux de mobilisation
1- Philosophie valeur ajoutée citoyen 2- Des cadres qui embrassent la philosophie 3- Formation des équipes selon la culture 4- Influencer les partenaires à la culture
85% utilisation plateaux Chaines de valeurs Processus clés
Système intégré processus PEP Structure lean
RÉALISER
Fiche A3
Standards COMPARER Écarts
Revue de direction - scrums Tableaux de bord (4 NIVEAUX) Vérification interne
5- Le flux tiré engendre l'action 6- Standardisation des tâches 7- Utiliser des outils simples et pratiques 8- Lisser le travail entre les collaborateurs 9- Créer et optimiser les processus 10- Créer et utiliser des contrôles visuels 11- Implanter une culture de résolution de problème
12- Aller voir sur le terrain 13- Décider par consensus 14- Apprendre par les activités Kaizen
Plan opérationnel
Plan amélioration continue Résultats
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Nos principes Lean Principe # 1 : Valeur ajoutée pour le citoyen Exemple : • Ancienne structure • Structure Lean
Identification valeur ajoutée
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Nos principes Lean Principe # 2 : Processus clés permettant la réflexion continue Exemple : • Système intégré des processus clés
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Nos principes Lean Principe # 3 : Flux tiré comme élément déclencheur d’action Exemples : • Structure administrative • Programmation • Entretien des parcs
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Nos principes Lean Principe # 4 : Lisser le travail entre les collaborateurs Exemples : • Appels téléphoniques • Tâches majeures et mineures • Coordination verticale •
Scrum hebdomadaire
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Nos principes Lean Principe # 5 : Développer culture résolution de problèmes Exemples : • Rencontre « scrum » • Prévoir à l’horaire • Fiche A3
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Nos principes Lean Principe # 6 : Standardisation des tâches Exemples : • 4 mini kaizen pour chacun des corps professionnels
• Programme d’entraînement à la performance
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Nos principes Lean Principe # 7 : Utilisation des contrôles simples et visuels Exemples :
• Élaboration de tableaux indicateurs • 5S administratifs
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Nos principes Lean Principe # 8 : Valorisation de méthodes simples et pratiques Exemple : • Outil suivi de projet
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Nos principes Lean Principe # 9 : Formation des leaders transfert connaissances Exemples : • Formation Master, green et white belt • Formation résolution de problème • Formation culture amélioration continue • Présence Salon MPA
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Nos principes Lean Principe # 10 : Développement des équipes de travail Exemple : • Formation de tous les employés manuels white belt
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Nos principes Lean Principe # 11 : Adhésion des autres services
Actions : • Rencontre de sensibilisation • Invitation conférence de presse kaizen
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Nos principes Lean Principe # 12 : Présence sur lieux pour mieux comprendre Exemples : • « Gemba » plus grande présence des gestionnaires sur le terrain • Marcher le processus pour mieux comprendre (tous les vendredis)
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Nos principes Lean Principe # 13 : Décision consensus personnes concernées Exemple : • Réorganisation de la structure administrative (12 personnes) • Présence des syndicats aux activités d’amélioration
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Nos principes Lean Principe # 14 : Organisation apprenante par le Kaizen Exemples : •
Kaizen structure
•
Kaizen standardisation des tâches (TWI)
•
Kaizen processus de réservation
•
Kaizen processus de communication
•
Kaizen processus entretien des parcs
•
Kaizen gestion des occasionnels
•
Kaizen processus patinoires extérieures
•
Kaizen stratégique 26
Nos kaizen en photos
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Nos Kaizen en photos
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Nos Kaizen en photos
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Nos résultats QUELQUES RÉSULTATS APRÈS 15 MOIS LEAN AVANT
APRÈS
48 % taux de mobilisation
85 % taux de mobilisation
84 % taux de satisfaction des usagers
94 % taux de satisfaction des usagers
0$
290 000 $ d’économies sans impact sur le niveau de service
Aucune formation Lean
1 employé formé Master Lean 1 employé formé green belt 45 employés formés white belt
Délai de 24 heures à 12 jours réservation de plateaux
Guichet unique
23 intervenants processus comm.
1 seul intervenant processus comm.
21 véhicules entretien des parcs
15 véhicules pour l’entretien des parcs
180 000 km de déplacements entretien des parcs
Réduction de 40 % des déplacements (km)
Visite et entretien des parcs sporadiques
Chaque parc visité et entretenu à chaque semaine
Augmentation de 20 % temps à valeur ajoutée pour les employés manuels entretien des parcs
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Nos résultats (suite…) QUELQUES RÉSULTATS APRÈS 15 MOIS LEAN
AVANT
APRÈS
• 5 patinoires secteur privé coût 45 000$
• Ajout des 5 patinoires en régie, économie 45 000$
• Temps supplémentaire patinoires extérieures
• Diminution de 40% du temps supplémentaires
• Structure administrative traditionnelle
• Structure administrative en fonction des chaines de valeur
• Gestion des ressources occasionnelles en silo
• Création d’un « bureau » des affectations et de gestion des ressources occasionnels
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Nos références • Toyota • Ville Cape Coral • Ville de Denver • Ville de Fort Wayne
• Industrielle Alliance
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Ce que nous avons appris •
Donner un sens à la démarche
•
Connaissance de la valeur ajoutée
•
Culture - leader – structure / phase de déploiement
•
Approbation de la haute direction
•
Gestion du changement (culture), approche personnalisée
•
Kaizen meilleure façon d’apprendre / implentation
•
Passer à l’action, ne pas attendre l’expert Lean
•
Mettre l’accent sur « le comment » pour de meilleurs résultats
•
COURAGE – PERSÉVÉRANCE – RÉSILIENCE - PASSION 33
Culture Lean Adhésion à la nouvelle culture Lean…???
