Cos’è un foglio elettronico Il foglio elettronico o foglio di calcolo (in inglese spreadsheet) è una tabella che contiene parole e numeri che possono essere elaborati applicando formule matematiche e funzioni statistiche. Un foglio elettronico si compone di colonne (identificate da una lettera) e di righe (identificate da un numero). All’incrocio tra le righe e le colonne vi sono le celle, che sono le unità fondamentali di un foglio elettronico. Le celle vengono identificate con la lettera e il numero corrispondenti alla colonna e alla riga cui appartengono.
Cos’è un foglio elettronico Ogni dato che inseriamo in un foglio elettronico, sia esso testo, numero oppure formula matematica, sarà contenuto in una singola cella e il programma lo identificherà con le coordinate della cella stessa. Non sempre ciò che vediamo in una cella è il suo reale contenuto: è quindi importante imparare a distinguere ciò che una cella visualizza da ciò che essa realmente contiene. Una cella, ad esempio, pur visualizzando un numero, può contenere una formula. Per conoscere il reale contenuto di una cella è sufficiente fare clic su di essa: il suo contenuto apparirà automaticamente nella barra della formula.
Primi passi con Excel Un foglio elettronico, che è formato da uno o più fogli di lavoro, è chiamato in Excel cartella di lavoro. Per default Excel usa un modello predefinito di cartella con tre fogli di lavoro. Per passare da un foglio di lavoro all’altro, basta cliccare sulle linguette in basso a sinistra. Per aggiungere nuovi fogli a una cartella di lavoro basta fare clic sul menu Home -> Inserisci e selezionare la voce Inserisci foglio, oppure facendo clic con il tasto destro del mouse sulla linguetta del foglio di lavoro prima del quale vogliamo aggiungerne un altro, poi selezionando Inserisci e infine Foglio di lavoro.
Primi passi con Excel Per creare una nuova cartella, clicchiamo sul pulsante Office e quindi sulla voce Nuovo; facciamo quindi clic
su Cartella di lavoro vuota e infine su Crea.
Primi passi con Excel Per aprire uno o più file esistenti clicchiamo sul pulsante Office e quindi sulla voce Apri. Si aprirà la finestra
Apri dove andremo a selezionare il file o i file da aprire; infine, clicchiamo su Apri.
Salvare una cartella di lavoro Per salvare una cartella di lavoro clicchiamo sul pulsante Office e quindi su Salva con nome. Si aprirà la
finestra Salva con nome dove andremo a rinominare la nostra cartella e a selezionare in quale posizione salvarla.
Salvare una cartella di lavoro L’opzione Salva con nome serve anche per salvare una copia di una cartella di lavoro con un nome diverso o su un supporto diverso. Invece, per il normale salvataggio delle modifiche apportate alla cartella, basta fare clic sull’icona o selezionare Salva dopo aver cliccato il pulsante Office.
Chiudere una cartella di lavoro e chiudere il programma Per chiudere una cartella di lavoro clicchiamo sul pulsante Office e quindi selezioniamo la voce Chiudi, oppure clicchiamo sul pulsante della barra dei menu. Analogamente si può chiudere l’intero programma attraverso il pulsante Office e la voce Esci da Excel oppure con il pulsante della barra del titolo.
La Guida in linea La Guida in linea fornisce informazioni sulle funzioni del programma. La Guida di Excel si apre premendo il tasto F1 della tastiera oppure facendo clic con il mouse sull’icona
La Guida in linea Per visualizzare un argomento si digita una parola chiave nella casella di ricerca e poi si fa clic su Cerca. Facendo clic sull’icona Mostra sommario è possibile trovare informazioni suddivise per argomento.
Inserire testi nelle celle Per poter scrivere in una cella dobbiamo per prima cosa selezionarla facendo clic con il mouse su di essa. Digitiamo quindi il testo che vogliamo venga visualizzato e premiamo il tasto Invio. Per spostarci in altre celle possiamo utilizzare il mouse oppure le frecce sulla tastiera. Se inseriamo un contenuto errato in una cella, possiamo rimediare facendo clic su di essa e digitando nuovamente. In questo modo il testo precedente sarà cancellato e sostituito. Se invece vogliamo soltanto modificare il contenuto già esistente nella cella, facciamo doppio clic su di essa per entrare in modalità scrittura.
Inserire testi nelle celle Possiamo modificare il contenuto di una cella anche scrivendo nella barra della formula, che si trova sotto la barra degli strumenti. Per inserire un numero è sufficiente digitarlo; per inserire le date si usano barre o trattini, come 16/01/2009 o 17-02-2010.
barra della formula
Inserire testi nelle celle Conviene sempre inserire in ogni cella un solo dato, in modo da poterlo gestire indipendentemente dagli altri; se per esempio dobbiamo inserire il cognome e il nome di una persona, è preferibile metterli in due celle separate.
Modificare la larghezza delle colonne e l’altezza delle righe Per modificare la larghezza di una colonna portiamo il puntatore fra le intestazioni, finché esso assume la forma mostrata nella figura seguente, poi trasciniamo il mouse verso sinistra o verso destra. Con lo stesso procedimento possiamo modificare la larghezza di una riga.
Modificare la larghezza delle colonne e l’altezza delle righe A volte può essere necessario definire in modo preciso la dimensione delle righe e delle colonne. In tal caso facciamo clic su Home -> Celle -> Formato e selezioniamo Larghezza predefinita per impostare la larghezza di tutte le colonne. Nella finestra che apparirà potremo inserire il massimo numero di caratteri che la colonna deve visualizzare. Per impostare l’altezza di tutte le righe selezioniamo tutte le celle, clicchiamo con il tasto destro del mouse e selezioniamo la voce Altezza righe. Per le righe il numero da inserire determina l’altezza in punti.
Usare lo zoom Per ingrandire/rimpicciolire il foglio di lavoro, si utilizza l’opzione Zoom, attivabile dal menu Visualizza. Per ottenere un particolare ingrandimento basta digitarne il valore percentuale nella finestra Zoom e confermare premendo il tasto Invio.
Selezionare celle, righe e colonne • Per selezionare una cella/riga/colonna basta cliccare su di essa con il tasto sinistro del mouse. • Per selezionare celle/righe/colonne adiacenti basta cliccare su una cella/riga/colonna con il tasto sinistro del mouse, tenere premuto il tasto e trascinare con il mouse fino alla cella/riga/colonna desiderata. • Per selezionare celle/righe/colonne non adiacenti basta cliccare con il tasto sinistro sulla prima cella/riga/colonna e quindi selezionare le altre con il tasto sinistro del mouse, tenendo premuto il tasto CTRL. • Per selezionare l’intero foglio cliccare con il tasto sinistro del mouse nel quadratino all’incrocio tra l’intestazione delle righe e l’intestazione delle colonne.
Inserire righe e colonne Primo metodo: Selezioniamo una riga/colonna, clicchiamo su di essa con il tasto destro del mouse, e quindi su Inserisci. Viene creta una nuova riga/colonna subito prima alla riga/colonna selezionata.
Secondo metodo: Selezioniamo una riga/colonna, andiamo nel menu Home -> Celle -> Inserisci e selezioniamo Inserisci righe foglio oppure Inserisci colonne foglio.
Eliminare righe e colonne Primo metodo: Selezioniamo una riga/colonna, clicchiamo su di essa con il tasto destro del mouse, e quindi su Elimina.
Secondo metodo: Selezioniamo una riga/colonna, andiamo nel menu Home -> Celle -> Elimina e selezioniamo Elimina righe foglio oppure Elimina colonne foglio.
Usare la funzione Blocca riquadri Se un foglio contiene un gran numero di dati, spesso è utile poter mantenere visualizzati in permanenza alcuni dati che altrimenti scomparirebbero quando si scorre il foglio, uscendo dalla zona di visualizzazione. Per farlo si usa l’opzione Blocca riquadri del menu Visualizza, dopo aver selezionato: • una riga, se si vuole bloccare il riquadro orizzontale che sta sopra di essa • una colonna, se si vuole bloccare il riquadro verticale che sta alla sua sinistra • una cella, se si vogliono bloccare entrambi i riquadri (al di sopra e a sinistra). Per annullare il blocco si usa l’opzione Sblocca riquadri.
Allineare il testo Per allineare il testo di una o più celle, è sufficiente selezionare le celle e quindi usare le icone del menu Home -> Allineamento: testo allineato in alto
testo allineato a sinistra
testo al centro della cella
testo centrato
testo allineato in basso
testo allineato a destra
Unire le celle Per unire più celle, è sufficiente selezionarle e quindi scegliere la voce Unisci del menu Home -> Allineamento. La voce Unisci e centra, oltre a unire le celle, centra anche il contenuto.
Aggiungere bordi alle celle Per aggiungere bordi ad una o più celle è sufficiente selezionare le celle e quindi usare le icone del menu Home -> Carattere. Si possono inoltre cambiare lo stile e il colore del bordo.
Cambiare lo sfondo alle celle Per cambiare lo sfondo ad una o più celle è sufficiente selezionare le celle e quindi usare l’icona del menu Home -> Carattere, scegliendo il colore desiderato.
Il formato delle celle Selezioniamo una cella e clicchiamo con il tasto destro del mouse. Scegliamo la voce Formato cella (oppure andiamo su Home -> Celle - > Formato – Formato celle). Si apre la finestra Formato celle.
Il formato delle celle • Nella scheda Numero si può scegliere come deve essere trattata la cella selezionata: come testo, come numero, come data, come valuta, come percentuale, ecc. • Nella scheda Allineamento si può allineare il testo all’interno della cella • Nella scheda Carattere si può decidere il tipo di carattere, lo stile e la grandezza • Nella scheda Bordo si può decidere se creare un bordo alla cella • Nella scheda Riempimento si può scegliere un colore per lo sfondo della cella
Trovare dati Spesso i fogli elettronici hanno dimensioni molto grandi: non sono perciò visualizzabili su una singola schermata di Excel, e risultano illeggibili se si usa la funzione zoom per ridurre le dimensioni del foglio. In questi casi si rivelano molto utili le funzioni di ricerca e ordinamento dei dati. Per cercare dati, dal menu Home selezioniamo l’opzione Trova e seleziona e clicchiamo quindi su Trova.
Trovare dati Nella finestra che si apre inseriamo il testo che vogliamo cercare e selezioniamo Trova successivo per trovare la prima occorrenza di quel testo; per trovare la seconda occorrenza clicchiamo nuovamente su Trova successivo e così via. Per cercare tutte le occorrenze di quel testo, clicchiamo invece su Trova tutti. Nota bene: Se cerchiamo ad esempio la parola “in” Excel troverà non solo la preposizione “in”, ma anche tutte le parole che contengono il prefisso “in” (ad esempio “inizio” oppure “vicino”).
Trovare dati Se clicchiamo su Opzioni possiamo decidere se ricercare il testo nel singolo foglio di lavoro o in tutta la cartella, se ricercare per righe o per colonne, se ricercare solo tra le formule, se ricercare solo il testo in maiuscolo e così via…
L’opzione Confronta intero contenuto della cella restringe la ricerca alle celle il cui contenuto è esattamente quello digitato nella casella Trova. (quindi, tornando all’esempio di prima, Excel troverà solo le occorrenze della preposizione “in”).
Sostituire dati esistenti Per sostituire dati, dal menu Home selezioniamo l’opzione Trova e seleziona e clicchiamo quindi su Sostituisci. Nella finestra che si apre inseriamo il testo che vogliamo trovare e il testo che vogliamo inserire al posto di quello cercato. Clicchiamo poi su Sostituisci se vogliamo sostituire il testo solo una volta, oppure su Sostituisci tutto se vogliamo sostituire il testo ogni volta che compare nel foglio di lavoro. Le opzioni sono identiche a quelle della finestra Trova.
Ordinare i dati Per ordinare i dati di una colonna, selezioniamo la colonna e quindi dal menu Home selezioniamo l’opzione Ordina e filtra e clicchiamo quindi su Ordina dalla A alla Z per ordinare i dati in senso crescente oppure su Ordina dalla Z alla A per ordinare in senso decrescente.
Inserire semplici formule in una cella Excel interpreta come formula ogni cella in cui si digita il segno = (uguale) seguito da riferimenti a celle oppure da valori numerici. Per esempio, se in una cella digitiamo «=2+2» e premiamo Invio, la cella visualizzerà il numero 4. Per eseguire la sottrazione si utilizza il simbolo «-», per la moltiplicazione il simbolo «*», per la divisione il simbolo «/», per elevare a potenza il simbolo «^». Nelle formule si utilizzano anche le parentesi, secondo le regole della matematica. Se per esempio dobbiamo sommare due numeri (14 e 4) e dividere la loro somma per 3, digiteremo: «=(14+4)/3».
Calcolare una percentuale Se vogliamo calcolare una percentuale, ad esempio il 20% di 7500, scriviamo in una cella (ad esempio nella cella E2) il numero 7500 e in’altra cella (ad esempio la G2) calcoliamo il 20% usando la formula «=E2*20%», poi premiamo Invio.
Aggiornare i calcoli Le formule di un foglio elettronico sono operazioni astratte sui dati contenuti nelle celle: se si cambia il valore numerico di una cella, il risultato dell’operazione si aggiornerà automaticamente. Se per esempio digitiamo «8000» nella cella E2 (al posto di «7500»), vediamo che il dato della cella G2 si aggiorna automaticamente.
I messaggi di errore Se si commette un errore nel digitare una formula, Excel avverte dell’errore visualizzando, invece del risultato, un messaggio preceduto dal simbolo «#». I messaggi di errore più comuni sono:
I messaggi di errore Un messaggio particolare è ######: non si tratta di un avviso di errore, ma soltanto della segnalazione del fatto che il risultato di una formula non è interamente visualizzabile nella cella. In tal caso basta aumentare la larghezza della cella.
Copiare e incollare dati La procedura più semplice per inserire più volte uno stesso dato è usare la procedura copia-e-incolla. Per copiare e incollare il contenuto di una cella procediamo in uno dei seguenti modi: • selezioniamo la cella, clicchiamo con il tasto destro del mouse, clicchiamo su Copia, ci portiamo su una nuova cella, clicchiamo con il tasto destro del mouse e infine clicchiamo su Incolla; • selezioniamo la cella, usiamo i tasti CTRL+C per copiare, ci portiamo sulla nuova cella e usiamo i tasti CTRL+V per incollare
Copiare e incollare dati • selezioniamo la cella, clicchiamo sull’icona Copia del menu Home, ci portiamo sulla nuova cella e infine clicchiamo sull’icona Incolla del menu Home.
Uno stesso contenuto può essere copiato e incollato anche in più celle. Possiamo inoltre copiare intere aree (se scegliamo un’area di destinazione multipla di quella da copiare). Infine, possiamo utilizzare la procedura anche per copiare contenuti tra fogli di una stessa cartella o di cartelle diverse.
Spostare dati Se anziché copiare il contenuto di una cella vogliamo spostarlo, invece del comando Copia useremo il comando Taglia. Per tagliare e incollare il contenuto di una cella procediamo in uno dei seguenti modi: • selezioniamo la cella, clicchiamo con il tasto destro del mouse, clicchiamo su Taglia, ci portiamo su una nuova cella, clicchiamo con il tasto destro del mouse e infine clicchiamo su Incolla; • selezioniamo la cella, usiamo i tasti CTRL+X per tagliare, ci portiamo sulla nuova cella e usiamo i tasti CTRL+V per incollare
Spostare dati • selezioniamo la cella, clicchiamo sull’icona Taglia del menu Home, ci portiamo sulla nuova cella e infine clicchiamo sull’icona Incolla del menu Home.
Annullare un’operazione Per annullare un’operazione è sufficiente cliccare sul tasto Annulla digitazione.
Copiare e incollare formule La procedura copia-e-incolla in Excel si rivela particolarmente utile quando si tratta di copiare formule: in tal caso infatti il programma aggiorna automaticamente tutti i riferimenti contenuti nella formula, in base alla cella in cui essa viene incollata (per questa ragione, tali riferimenti sono detti relativi).
Copiare la formattazione Per copiare la formattazione di una cella, selezioniamo la cella, quindi dal menu Home selezioniamo la voce Appunti e clicchiamo sull’icona Copia formato. Selezioniamo poi tutte le celle alle quali vogliamo applicare la formattazione e in automatico verrà applicata la formattazione desiderata.
Le funzioni Le funzioni che possono essere utilizzate in Excel si attivano dal menu Formule - > Inserisci funzione. Nella finestra che si apre, selezioniamo nel menu a tendina l’opzione “Tutte”. In questo modo possiamo visualizzare tutte le formule che si possono usare in Excel.
La funzione Somma La funzione Somma può essere inserita tramite il comando Inserisci funzione:
Oppure scrivendo direttamente il testo della funzione:
La funzione Somma • Se le celle da sommare sono contigue, si usano i due punti: = SOMMA (D5:F5) Indirizzo prima cella
Indirizzo ultima cella
La funzione Somma • Se le celle da sommare NON sono contigue si usa il punto e virgola: = SOMMA (D5:F5;D6:F6) PER SELEZIONARE CELLE NON CONTIGUE: TASTO CTRL
primo intervallo
secondo intervallo
La funzione Somma La funzione Somma può essere inserita anche facendo clic sull’icona
Il riempimento automatico Se vogliamo estendere una formula ad altre celle, per evitare di dover digitare la formula in ogni singola cella, possiamo utilizzare lo strumento chiamato riempimento automatico.
Selezioniamo la cella in cui abbiamo appena applicato la formula e spostiamo il puntatore del mouse sul quadratino nero in basso a destra, fino a fargli assumere la forma di una croce nera. Facendo clic e trascinando la selezione, Excel inserirà automaticamente la formula in ogni cella selezionata.
Il riempimento automatico Se applichiamo questo stesso metodo a una cella che contiene una data (o un’ora), il programma incrementerà automaticamente i valori di un giorno (o un’ora) alla volta.
Se selezioniamo due o più celle che hanno un incremento particolare, il programma manterrà questo incremento anche per le celle successive. Così se in una cella digitiamo «1» e in una cella adiacente «2», poi selezioniamo entrambe le celle e trasciniamo il mouse, i valori delle celle successive saranno incrementati automaticamente.
La funzione Media La funzione Media può essere inserita tramite il comando Inserisci funzione:
Oppure scrivendo direttamente il testo della funzione:
La funzione Media • Se le celle di cui vogliamo calcolare la media sono contigue, si usano i due punti: = MEDIA (D12:F12) Indirizzo prima cella
Indirizzo ultima cella
La funzione Media • Se le celle di cui vogliamo calcolare la media NON sono contigue, si usa il punto e virgola: PER SELEZIONARE CELLE NON CONTIGUE: TASTO CTRL
= MEDIA (D12;F12) prima cella
seconda cella
Le funzioni Max e Min Le funzioni MAX e MIN trovano il valore più alto o più basso contenuto in un insieme di celle: = MAX(D9:F9)
= MIN(D9:F9)
Le funzioni Conta Le funzioni Conta contano le celle con una certa caratteristica: = CONTA.VUOTE restituisce il numero di celle vuote nell’intervallo selezionato; = CONTA.VALORI fornisce il numero delle celle non vuote nell’intervallo selezionato; = CONTA.NUMERI fornisce il numero dei valori numerici presenti nell’intervallo selezionato. =CONTA.SE fornisce il numero delle celle che presentano un determinato criterio nell’intervallo selezionato;
La funzione Arrotonda La funzione ARROTONDA (X;N) permette di arrotondare un valore (X) a un numero determinato di cifre (N).
Esempi: =ARROTONDA(4,154;2) restituirà «4,15», perché il programma arrotonda alla seconda cifra decimale; =ARROTONDA(4,154;1) restituirà «4,2». Quando si arrotonda, infatti, se la prima cifra da eliminare è compresa tra 0 e 4, la cifra precedente rimane immutata; se invece la cifra da eliminare è compresa tra 5 e 9, la cifra precedente va incrementata di 1.
La funzione Se Se in una cella digitiamo =SE(B2=C2;E3;G4) quella cella assumerà il valore di E3 se B2 e C2 sono uguali, quello di G4 se sono diverse. La funzione SE consente anche di inserire direttamente nella formula i termini che devono comparire nella cella nei due possibili casi (vero oppure falso). Per esempio, se nella cella C4 c’è il punteggio percentuale di un esame ECDL, per vedere l’esito in un’altra cella basta scrivere:
=SE(C4>=75;“Superato”;“Non superato”) In questo caso nella cella in cui è stata inserita la funzione comparirà «Superato» se il punteggio presente in C4 è maggiore o uguale a 75, e «Non superato» se il punteggio è inferiore a 75.
I riferimenti di cella In Excel è possibile avere tre tipi di riferimenti: • riferimenti relativi • riferimenti assoluti • riferimenti misti
I riferimenti relativi Per impostazione predefinita, quando si inserisce una formula, Excel utilizza i riferimenti relativi. Questo significa che se, ad esempio, copiamo una formula dalla colonna C e la incolliamo nella colonna D, le operazioni saranno fatte sui contenuti della colonna di destinazione, cioè sulla colonna D (e non più sui contenuti della colonna di origine, cioè la colonna C).
Riferimenti relativi - Esempio
I riferimenti assoluti Nei riferimenti assoluti l’indirizzo di cella in fase di copia rimane inalterato, fornendo sempre la stessa posizione di cella in cui ricercare i dati. Quindi se si copia una formula dalla colonna C alla colonna D, le operazioni saranno fatte sue contenuti della cella di origine, cioè la colonna C (e non più la colonna D).
Per rendere assoluto un riferimento, è necessario aggiungere nella formula il simbolo $ (dollaro) prima della lettera e prima del numero della cella che intendiamo rendere assoluta.
Riferimenti assoluti: esempio VOGLIAMO SOMMARE 4 AD OGNI NUMERO DELLA COLONNA C
Riferimenti assoluti: esempio ECCO COSA SUCCEDE SE NON METTIAMO IL RIFERIMENTO ASSOLUTO!!!
Riferimenti assoluti: esempio
IL RIFERIMENTO ASSOLUTO BLOCCA LA CELLA D3
I riferimenti misti Per riferimento misto si intende un indirizzo di cella in cui è presente un riferimento relativo e un riferimento assoluto. Per rendere misto un riferimento è necessario aggiungere nella formula il simbolo $ (dollaro) davanti alla lettera per bloccare la colonna e non la riga, oppure davanti al numero per bloccare la riga e non la colonna.
Creare grafici Per creare un grafico, selezioniamo innanzitutto i dati che vogliamo inserire nel grafico, quindi nel menu Inserisci scegliamo un tipo di grafico tra quelli presenti.
Personalizzare grafici Se vogliamo aggiungere un titolo al grafico appena costruito, selezioniamo il grafico, quindi nel menu Layout selezioniamo Titolo del grafico e decidiamo se mettere il titolo sopra il grafico oppure sovrapposto al grafico e centrato. Il comando Titolo degli assi serve per aggiungere un titolo all’asse delle ascisse o a quello delle ordinate. Il comando Legenda serve per spostare la legenda. Il comando Etichette dati serve per aggiungere un’etichetta ad ogni elemento del grafico: essa contiene il valore numerico rappresentato dal grafico.
Personalizzare grafici Se vogliamo ingrandire o rimpicciolire il grafico è sufficiente selezionarlo e ingrandirlo o rimpicciolirlo utilizzando il mouse. Per spostare l’intero grafico è sufficiente fare clic sulla sua area grafico e trascinarlo. Possiamo anche usare il metodo copia-e-incolla o taglia-e-incolla per copiare o spostare il grafico in altri fogli. Per modificare singoli elementi del grafico bisogna per prima cosa selezionarli e quindi fare clic su di essi. Una volta effettuata la selezione di un grafico o di un suo elemento, cambiano anche le voci della barra dei menu.
Modificare i colori degli elementi di un grafico Esistono vari modi per cambiare il colore degli elementi che compongono un grafico: • fare clic su di essi e scegliere un nuovo colore mediante l’icona • fare doppio clic sull’elemento da modificare e selezionare il colore da assegnargli nel menu Formato -> Riempimento forma • fare clic con il tasto destro del mouse sull’elemento da modificare e selezionare Formato coordinata se si tratta di un elemento del grafico, Formato asse se si tratta di un asse e così via
Modificare etichette Per modificare le etichette di un grafico, selezionare un elemento del grafico, cliccare con il tasto destro del mouse e scegliere la voce Formato etichette dati. Da qui si possono, ad esempio, inserire le etichette con formato in percentuale, o cambiarne la posizione.
Eliminare un grafico Per eliminare un grafico, selezionarlo e quindi premere il tasto Backspace oppure il tasto CANC.
Impostare l’area di stampa Se vogliamo selezionare solo una certa area del foglio di lavoro, selezioniamo l’area con il mouse, quindi nel menu Layout di pagina selezioniamo l’opzione Area di stampa e quindi Imposta area di stampa.
L’anteprima di stampa Per poter vedere come apparirà il lavoro una volta stampato, dal Pulsante Office clicchiamo la voce Anteprima di stampa. È importante utilizzare l’anteprima di stampa per verificare il contenuto e l’aspetto grafico di un documento, per poter correggere eventuali errori e migliorare l’impaginazione prima di andare in stampa. Tramite la barra dei pulsanti in alto è possibile modificare le impostazioni di stampa e i margini del foglio; si possono anche inserire eventuali interruzioni di pagina e sfogliare le pagine qualora fossero più di una. Non è però possibile modificare i contenuti del foglio di lavoro. Per uscire dall’anteprima si fa clic sul pulsante Chiudi.
Cambiare orientamento, margini e dimensioni della carta Sempre dal menu Layout di pagina, possiamo cambiare l’orientamento della pagina, che di default è verticale, tramite l’opzione Orientamento. Con l’opzione Margini, invece, possiamo modificare i margini della pagina. Per modificare le dimensioni della carta usiamo l’opzione Dimensioni.
Intestazione e piè di pagina Tramite l’opzione Stampa titoli del menu Layout di pagina è possibile inserire un’intestazione e un piè di pagina al documento che vogliamo stampare.
Altre opzioni di stampa Sempre nel menu Layout di pagina si può decidere se stampare o meno la griglia e le intestazioni di riga e di colonna.
Stampare un file Per stampare un file premiamo il pulsante Office e quindi Stampa. La finestra di dialogo che appare offre numerose opzioni: in primo luogo possiamo definire l’Intervallo di stampa, ossia scegliere se stampare l’intero foglio di lavoro oppure soltanto alcune sue pagine.
Stampare un file La casella Copie permette di definire quante copie del lavoro stampare. L’ordine di stampa delle pagine può essere stabilito usando l’opzione Fascicola: se l’opzione è selezionata, l’intero documento verrà stampato prima di iniziare la seconda copia; in caso contrario, tutte le copie di ogni singola pagina saranno stampate di seguito.
Stampare un file Le tre opzioni poste in basso a sinistra consentono di scegliere se stampare: • soltanto una parte del foglio di lavoro precedentemente selezionata, come per esempio un’Area di stampa • soltanto i Fogli attivi, vale a dire l’intero foglio attualmente aperto e gli altri eventualmente selezionati (per selezionare altri fogli si fa clic sulle relative linguette tenendo premuto il tasto CTRL) • tutta la cartella di cui il foglio attualmente aperto fa parte
