Come presentare una proposta di successo nel Programma Quadro di Ricerca e Innovazione UE
Claudia Zurlo Punto di Contatto Nazionale Aspetti Legali e Finanziari - APRE www.apre.it APRE 2013
AGENDA
COSTRUZIONE DI UN BUDGET
PRINCIPI DELLA RENDICONTAZIONE
COSTI DIRETTI ED INDIRETTI
DEFINIZIONI (art.2, 5a)
INNOVATION ACTION, ATTIVITA’ DI DIMOSTRAZIONE (RIMBORSATA AL 50%)
CARATTERIZZATA DA ATTIVITA’ DI PROTOTIPIZZAZIONE, TEST, DIMOSTRAZIONE, PILOTING, VALIDAZIONE, ETC…FINALIZZATE ALLA DEFINIZIONE/PRODUZIONE/DESIGN DI NUOVI PRODOTTI E PROCESSI.
NEW
FINANZIAMENTO DELL’AZIONE (Art. 22)
NEW
UNICA % DI RIMBORSO PER PROGETTO, SENZA DISTINZIONE TRA BENEFICIARI •fino al 100% dei costi eleggibili per progetti R&S (cd. RESEARCH & INNOVATION action) • fino al 70% per progetti dimostrativi cd. INNOVATION action (fatta eccezione per organismi no-profit, finanziabili fino al 100%) e CO-FUND
IMPATTO NUOVO MODELLO DI FINANZIAMENTO Esempio: Nell’ FP7, circa il 90 % delle Università e più della metà degli Organismi di Ricerca hanno utilizzato lo special flat rate (60%) per il calcolo dei costi indiretti. Per tutti questi partecipanti l’impatto sul contributo UE in H2020 sarà faviorevole:
Flat-rate (60 %)
100 / 25 Funding
Direct costs
Indirect costs
Total costs
100
60
160
Direct costs
Indirect costs
Total costs
100
25
125
% EU EU contribution contribution
75%
€ 120
% EU EU contribution contribution
100%
€ 125
ESEMPIO: PROGETTO RTD NEL VII PQ
Participant short name
University A Foundation B University C SME D Enterprise E SME F
Funding rate for RTD % 75 50 75 75 50 75
RTD Indirect costs metho d Direct costs 60% 100 20% 100 Simplif ied 100 60% 100 Real 100 Real 100 Total 600
Indirect costs 60 20 46 60 104 78 368
Demonstration Management (50% (100% reimbursement reimburse) ment) IndiIndiDirect rect Direct rect costs costs costs costs 100 60 100
100 100 100 400
Other (100% reimbursement)
Total costs
EU contribution
480
440
20
240
120
60 104 78 262
146 480 408 534 2288 6
109.5 360 204 356 1589.5
100
60
Direct costs 100
Indirect costs 60
100
60
100 300
78 198
ESEMPIO: PROGETTO RESEARCH AND INNOVATION ACTION HORIZON 2020
Participant short name University A Foundation B University C SME D Enterprise E SME F Total
Estimated eligible costs Indirect Direct costs costs (25%) 100 25 100 100 100 100 100 600
25 25 25 25 25 150
Total costs
EU contribution (100%)
125
125
125 125 125 125 125 720
125 125 125 125 125 750
7
ESEMPIO: PROGETTO DIMOSTRATIVO VII PQ
RTD
Participant short name
University A Enterprise B University C SME D Enterprise E SME F
Funding rate for RTD %
Indirect costs method
75 50 75
60% 20% Simpli-fied
75 50 75
60% Real Real Total
Direct costs 100
Demonstra-tion (50% reimbursement)
Indirect costs 60
100
46
200
104
Direct costs
Indirect costs
Management (100% reimbursement)
Direct costs 100
Indirect costs 60
Other (100% reimbursement)
Direct costs
Total costs
EU contribution
200 60 182.5 80 102 89 713.5
Indirect costs
100
20
320 120
100 100 100 100 500
46 60 104 78 308
292 160 204 178 1274
100
60
8
ESEMPIO: PROGETTO INNOVATION ACTION HORIZON 2020 Estimated eligible costs Participant short name
Total costs Indirect Direct costs costs (25%)
Requested EU contribution (70%)
University A 100
25
125
87,5
100
25
125
87,5
100 100
25 25
125 125
87,5 87,5
100 100 600
25 25 150
125 125 750
87,5 87,5 525
Enterprise B University C SME D Enterprise E SME F Total
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CRITERI DI SELEZIONE E ATTRIBUZIONE (Art. 14.5)
VERIFICA CAPACITA’ FINANZIARIA NEW PER TUTTI I COORDINATORI E PER I BENEFICIARI CON CONTRIBUTO UE > 500.000€, A MENO CHE CI SIANO DUBBI SULLA SOLIDITA’ FINANZIARIA DEI PARTECIPANTI
SOLO PER COORDINATORI CON CONTRIBUTO UE > 500.000€, A MENO CHE CI SIANO DUBBI SULLA SOLIDITA’ FINANZIARIA DEL COORDINATORE O DEI PARTECIPANTI
RECEIPTS
Receipts (entrate)
Income
Il contributo UE non può essere superiore al totale dei costi detratte le entrate
(introiti) No Receipts (Introiti che non costituiscono entrate)
RECEIPTS Trasferimenti finanziati al beneficiario da parte di terzi: Per co-finanziare il progetto o una risorsa usata dal beneficiario per il progetto
Contributi in natura da parte di terzi per co-finanziare il progetto
Entrate generati dal progetto: Attraverso azioni intraprese durante il progetto e generati dalla vendita di beni acquistati nel contratto fino al valore inizialmente caricato sul progetto
RECEIPTS RECEIPT
Non saranno considerati “receipt” le seguenti entrate:
I trasferimenti finanziari e i contributi in natura da parte di terzi se il loro utilizzo è a discrezione di gestione da parte del beneficiario Introiti generati dall’”use of foreground” del progetto.
SOGGETTI TERZI “Qualsiasi soggetto giuridico coinvolto nel progetto che non firma il contratto con la Commissione”
- Terze Parti - Subcontraenti - Fornitori di beni e servizi - Affiliati
TERZE PARTI
“Il beneficiario può usare risorse che sono rese
disponibili da un terzo per svolgere la sua parte di attività”
A. Le terze parti mettono a disposizione risorse per i beneficiari B. Le terze parti svolgono una parte del progetto
A.
TERZE PARTI
LE TERZE PARTI METTONO A DISPOSIZIONE RISORSE PER I BENEFICIARI Adempimenti/Effetti: Il beneficiario utilizza le risorse del terzo, in base ad un accordo precedente I costi sostenuti saranno rendicontati dal beneficiario sul proprio Form C Il valore è un “receipt” nel caso in cui le risorse siano attribuite per gli usi specifici del progetto. Il valore delle risorse non sarà considerato “receipt” qualora venga rimborsato dal beneficiario o non sia attribuito in modo specifico al progetto. Il beneficiario avrà l’onere di evidenziare nell’Allegato I il fatto che il terzo metterà a disposizione le proprie risorse.
B.
TERZE PARTI
LE TERZE PARTI SVOLGONO UNA PARTE DEL PROGETTO
Ipotesi: Soggetti collettivi (GEIE, associazioni, società, consorzi) Affiliati (Gli affiliati sono soggetti terzi che sono sottoposti al controllo, di fatto o di diritto, diretto o indiretto, di un beneficiario o che sono assoggettati allo stesso controllo di beneficiari) Adempimenti/Effetti: Clausola speciale (…) Identificazione nell’Allegato I Form C della Parte Terza, allegata al Form C del beneficiario Rispetto delle regole di rendicontazione Certificazione dei costi se raggiunta la soglia prevista
TERZE PARTI Differenze con i subcontratti: Il subcontraente percepisce un corrispettivo, basato sulle condizioni di mercato. La terza parte viene rimborsata solo dei costi sostenuti, secondo le regole di rendicontazione. Il subcontraente lavora in modo autonomo La terza parte in collaborazione con il beneficiario e secondo le direttive di questo. Il subcontratto ha soprattutto un interesse commerciale le terze parti intendono soprattutto partecipare all’attività di ricerca.
CALCOLO DEL CONTRIBUTO UE IN PRESENZA DI RECEIPT
Contributo UE Costi- Receipt 100
100
-
20 =
80
120
-
10 = 110
(finanziamento UE = 80 €)
100 (finanziamento UE = 100 €)
GESTIONE
PRINCIPI DI ELEGGIBILITA’
BUDGET
CRITERI DI ELEGGIBILITA’ Per essere considerati eleggibili, i costi devono essere: • • • •
• •
•
REALI (non stimati) – eccezione: costi medi del personale!!! SOSTENUTI DAL BENEFICIARIO DETERMINATI IN ACCORDO CON LE USUALI PRATICHE CONTABILI DEL BENEFICIARIO(legislazione nazionale; esclusi criteri ad hoc per i progetti VII PQ) SOSTENUTI NEL CORSO DEL PROGETTO – eccezione: costi relativi ai rapporti finali e alla certificazione dei costi!!! UTILIZZATI NEL SOLO SCOPO DEL RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI PROGETTUALI (essenziali per la gestione del progetto; in linea con i principi di economia, efficacia ed efficienza) REGISTRATI NEI LIBRI CONTABILI DEL BENEFICIARIO(e, nel caso di contributo di parti terze, nei libri contabili delle parti terze) INDICATI NELL’ANNESSO I DEL GRANT AGREEMENT
COSTI ELEGGIBILI
COSTI DIRETTI
• Personale • Subcontratti
• • • •
TIPOLOGIE
Viaggi Attrezzature Materiale di Consumo Altri costi specifici
Macro categoria OTHER DIRECT COSTS
COSTI ELEGGIBILI= COSTI DIRETTI + COSTI INDIRETTI
Costi attribuibili direttamente al progetto ESEMPI: personale, viaggi, attrezzature, consumabili, ecc…
Costi NON attribuibili direttamente al progetto, ma sostenuti in relazione ai costi diretti ESEMPI: costi connessi alle infrastrutture (affitto, ammortamento edifici), acqua, gas, elettricità, manutenzione, assicurazione, spese postali, costi di connessioni rete, personale tecnico-amministrativo, ecc…
COSTI INDIRETTI (Art. 24)
NEW STANDARD FLAT RATE (20%) SPECIAL FLAT RATE (60%) SIMPLIFIED METHOD or ACTUAL INDIRECT COSTS
UNICO TASSO FORFETARIO DEL 25% DEI COSTI DIRETTI
(ECCETTO I SUBCONTRATTI E COSTI DELLE RISORSE MESSE A DISPOSIZIONE DA TERZI CHE NON VENGONO UTILIZZATE NEI LOCALI DEL BENEFICIARIO)
COSTI DIRETTI
PERSONALE Personale specificamente assunto per il progetto Personale strutturato e personale a tempo determinato CARATTERISTICHE: • La prestazione lavorativa si svolge sotto la supervisione tecnica e la responsabilità del Beneficiario • Il costo comprende tutte le voci che compongono la remunerazione (lordo): salario, contributi previdenziali, oneri carico Ente. • Il costo rimborsato è solo quello delle ore effettivamente lavorate sul progetto, documentate da Time sheet (base giornaliera, settimanale o mensile). • Inammissibilità di stime concernenti le ore lavorate.
PERSONALE
LAVORATORI AUTONOMI Sono da considerarsi Costi del personale i contratti con i lavoratori autonomi (co.co.co., co.co.pro., cons. partita IVA) se :
Stipulati con persone fisiche; Il Consulente lavora presso il Beneficiario; Il Consulente è soggetto alla supervisione del Beneficiario; I risultati del lavoro appartengono al Beneficiario; Il costo del lavoro del Consulente non differisce in modo significativo da quello adottato dal Beneficiario per i dipendenti che svolgono analoghe mansioni
ORE PRODUTTIVE ANNUALI (Art. 25)
CRITERI ELEGGIBILITA’ COSTI PERSONALE SCELTA TRA MONTE ORE FISSO (eg. 1720 ore) OPPURE DETERMINATO SECONDO I PRINCIPI CONTABILI DELL’ENTE NEW COSTI DEL PERSONALE AMMISSIBILI SOLO SE RICONDUCIBILI A PERSONE CHE LAVORANO NELL’AMBITO DELL’AZIONE TRAMITE UN SISTEMA DI REGISTRAZIONE DEL TEMPO LAVORATO (eg. TIME-SHEET) REQUISITI MINIMI PER IL SISTEMA DI REGISTRAZIONE TEMPO LAVORATO/DEFINIZIONE NUMERO ORE PRODUTTIVE ANNUALI PREVISTI DAL GA SISTEMA DI REGISTRAZIONE NON RICHIESTO SE LA PERSONA LAVORA ESCLUSIVAMENTE SULL’AZIONE (sufficiente una dichiarazione del Resp. scientifico)
PERSONALE
DETERMINAZIONE DEL COSTO COSTO EFFETTIVO = costi sostenuti dal soggetto giuridico per la
retribuzione ordinaria (determinati per persona/sulla base dei minimi stipendiali)
COSTO MEDIO = opzionale/calcolato a livello di soggetto giuridico.
CRITERI DI ACCETTABILITA’:
• Procedura usuale dell’ente • Calcolo basato su costi reali (così come risulta dalla busta paga) • Escludere i costi non eleggibili • Certificazione della metodologia non obbligatoria
COSTI DIRETTI (Other Direct Costs)
VIAGGI
I costi sostenuti per le missioni inerenti al progetto sono eleggibili. Se previsto dai regolamenti interni, sono in alternativa eleggibili le diarie
FLAT RATE per la determinazione dei costi di vitto/alloggio e per la diaria del personale impiegato sul progetto (no biglietto di viaggio!!!)
NOVITA’ VII PQ
[Decisione CE adottata il 23.03.09] PUO’ ESSERE UTILIZZATA: Per qualsiasi schema di finanziamento Da qualsiasi beneficiario Per progetto Se esplicitamente previsto dal Work Programme Per viaggi riconducibili al progetto
A COPERTURA DI: Diaria giornaliera Tetto massimo per le spese d’albergo Importi forfettari aplplicabili ai funzionari UE per Stato Membro o Non Membro Importi sono aggiornati periodicamente e pubblicati su CORDIS
FLAT RATE SUBSISTENCE
COSTI DIRETTI (Other Direct Costs)
ATTREZZATURE & BENI DUREVOLI Possono essere caricati nel progetto in proporzione al deprezzamento risultante Devono essere rispettati i normali principi contabili del beneficiario per calcolare il valore del deprezzamento Deve essere dimostrato la percentuale d’uso nel progetto Può essere caricato l’ammortamento dei beni acquistati prima dell’inizio del progetto
COSTI DIRETTI (Other Direct Costs)
‘CONSUMABLES’ • Consumabili: devono essere acquistati dopo l’inizio del progetto
COSTI DIRETTI (Other Direct Costs)
SUBCONTRATTI
Il sub-contratto è un accordo tra un beneficiario e un terzo: “per svolgere una parte del lavoro del progetto senza una diretta supervisione e senza subordinazione” (art. II.7 GA)
Normalmente non riguardano ‘core task’, ma ‘minor services’ (es. stampa, catering, ecc…) Non possono riguardare il coordinamento Vanno indicati nell’Allegato I Stipulati “on business conditions”, "best value for money“ Trasparenza, parità di trattamento, motivazione
CERTIFICATE ON FINANCIAL STATEMENT (Art. 28)
AL RAGGIUNGIMENTO DELLA SOGLIA CUMULATIVA DI CONTRIBUTO UE ≥ 375.000€
(oppure un unico CFS alla fine del progetto se ≤ 2 reporting period)
NEW
ALLA FINE DEL PROGETTO, PER CONTRIBUTI UE ≥ 325.000€
EX POST AUDITS
NEW
ENTRO CINQUE ANNI DALLA FINE DEL PROGETTO
ENTRO DUE ANNI DAL PAGAMENTO FINALE
LA CERTIFICAZIONE Certificate on financial statements (CFS) (MGA- Annex V) Obbligatorio per i beneficiari il cui finanziamento richiesto è ≥ a 325,000 € (il CFS deve essere emesso alla fine del progetto)
LA CERTIFICAZIONE ESEMPIO : 1 reporting: contributo UE= 175.000€ (175.000€ < 325.000€) NO CFS 2 reporting: contributo UE= 200.000€ (175.000€+200.000€> 325.000€) NO CFS NEW 3 reporting: contributo UE= 250.000€ (250.000€ < 325.000€) SI CFS !!!! NEW
CERTIFICATE ON FINANCIAL STATEMENT
CERTIFICATORE COMPETENTE La certificazione è effettuata da: - Auditor esterno indipendente dal beneficiario - Qualificato ai sensi VIII Dir. 84/253/CEE del 10 aprile 1984 Per l’Italia v. Registro dei revisori contabili, Istituito dal D.Lgs. n. 88/1992 presso il Ministero di Giustizia
La certificazione degli enti pubblici può essere effettuata da un pubblico funzionario competente secondo quanto stabilito dall’autorità pertinente
FASI AUDIT
Controllo Ex ante (certificatore )
CONTROLLO Ex post (UE/AGENZIA):
Fino a 2 anni dal pagamento finale
In merito a questioni finanziarie, legali e tecniche
Visione del Form C da parte dell’UE prima di procedere al pagamento del contributo Certificato sul/i Form C presentati rilasciato dal certificatore selezionato dal beneficiario (All. IV - del MGA)
AUDIT EX POST
Audit ex-post dalla Commissione • Obiettivo e fasi dell’audit • Costi eleggibili e non eleggibili • Cosa controllerà l’auditor?
Obiettivo dell’Audit ex-post • Per la Commissione: avere la certezza che non ci sia un sovraccarico di fondi • Form C contenga spese eleggibili e reali • Tutte le spese sostenute siano registrate nei libri contabili
Quando e da chi viene svolto l’Audit? Quando? • In qualsiasi momento fino a 2 anni dopo il pagamento finale.
Chi? • Auditor della Commissione o auditor esterni
FASI AUDIT 1. Invio della lettera raccomandata della Commissione 2. Contatto per stabilire luoghi e date 3. Richiesta di documentazione 4. Controllo in loco
5. Verbale 6. Lettera della Commissione sugli esiti del controllo 7. Osservazioni del beneficiario entro 30 gg. 8. Lettera definitiva della Commissione 9. Eventuale ricorso giurisdizionale
DOCUMENTAZIONE RICHIESTA NEGLI AUDIT
Personale: controlli ed evidenze oggettive Il Beneficiario dimostra:
L’auditor verifica :
Esistenza di un contratto per ciascuna risorsa impiegata Retribuzione contabilizzata Salario e oneri indicati nella busta paga Esistenza di uno strumento di registrazione delle ore Definizione del tempo produttivo secondo CCNL adottato
il numero delle ore del tempo produttivo utilizzate
Il Beneficiario provvede: regolamento interno per specifica definizione di: (salario/bonus/contributi sociali, strumento per registrazione ore, etc.) Emissione dei contratti di lavoro Buste paga Registrazione delle ore Procedura di calcolo del tempo produttivo Procedura di calcolo del costo orario
L’esattezza delle ore registrate retribuzione calcolata secondo le procedure interne e legislative Contratti destinati ai progetti Relazione del certificato di audit (se presentato).
Personale: errori comuni…. …. Riguardo la gestione del Time Sheet: Assenza degli elementi richiesta dalla Commissione Europea:
No firma Non individuale Registrazione delle ore incomplete o nulle Errori di imputazione delle ore registrate sulla rendicontazione
Ore registrate non coincidenti con le ore rendicontate Dichiarazione di ore non inerenti solo al progetto ma anche ad altre attività
Personale: errori comuni…. ….. Riguardo la modalità di calcolo del costo orario: La remunerazione include I costi non eleggibili (es. IRAP) Il tempo produttivo non riflette le condizioni previste dal CCNL
Personale: errori comuni…. ….. Riguardo la gestione interna del: Personale non impiegato direttamente sul progetto Costi rendicontati ma non contabilizzati Procedure contabili e regole interne non applicate per i progetti
Attrezzature Il Beneficiario dimostra:
L’auditor verifica :
Prova dell’acquisto dell’attrezzatura (data e costo)
Registrazione in contabilità del costo rendicontato
Prova dell’utilizzo per il progetto/i EU
L’utilizzo dell’attrezzatura per il progetto
Descrizione del criterio dell’ammortamento
Verifica dell’esclusione dell’IVA dal costo
Registrazione delle ore di utlizzo dell’attrezzatura – “diario d’uso” (in caso di utilizzo su più progetti)
Subcontratto & Parti Terze Il Beneficiario provvede:
Descrizione delle Terze Parti coinvolte
L’auditor verifica:
Inserimento nell’Allegato Tecnico
Contratti con i Subcontraenti
delle attività assegnate al
Fatture
subcontraente/Terze parti
Prova della realizzazione dell’attività assegnata.
Criterio di selezione
Viaggi Il Beneficiario provvede:
Procedura interna per la gestione delle trasferte (es. rimborso a piè di lista , flate Elenco dei viaggio effettuato per il progetto Collegamento al progetto: motivo del viaggio
L’auditor verifica:
Inerenza del viaggio al progetto
Costi rendicontati coerentemente con il regolamento interno del beneficiario
IVA non rendicontata
Beni consumabili •
Il beneficiario provvede:
•
Il certificatore verifica:
Procedure contabili per la gestione del bene consumabile
Registrazione dei costi in contabilità
IVA non rendicontata
Fatture destinate al progetto
Bene non considerato spesa in c/capitale
Libro degli inventari
Vita breve del bene
Bene escluso dalle spese generali
Costi Indiretti Il Beneficiario provvede:
N.A.
L’Auditor verifica:
N.A.
DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE
12. AGGIUSTAMENTI
Dettaglio su file di excel degli importi dichiarati nel Form C. I dettagli dovranno essere forniti come specificato per le singole categoria di costo Copia della documentazione a supporto di tali costo
GRAZIE! APRE
Claudia Zurlo
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