Procédure mise à jour Le 24/04/07
CLOTURE ET ARCHIVAGE D’UN EXERCICE COMPTABLE
A. Clôture d’un exercice comptable Les traitements de fin d’exercice s’effectuent dans la comptabilité à partir du menu Traitement / Fin d’exercice. Ce menu regroupe les fonctions suivantes : Nouvel exercice : permet d’enregistrer les dates du nouvel exercice et de définir les paramètres nécessaires à la génération des à-nouveaux. Clôture de l’exercice : après clôture, seules des consultations et éditions sont autorisées. Suppression du 1er exercice : cette commande permet de supprimer l’exercice le plus ancien de votre comptabilité SAGE, sachant que nous rappelons que vous avez droit à 5 exercices en ligne pour les utilisateurs équipés de comptabilité SAGE 100 et de 3 exercices pour les utilisateurs équipés de la comptabilité SAGE 30.
Rappels : La clôture d’un exercice étant une opération irréversible, il est conseillé avant tout traitement de réaliser une sauvegarde de la base comptable. Cette procédure nécessaire, permet d’avoir une copie en cas d’erreurs de manipulations. Les journaux de type situation ne doivent comporter aucune écriture. Il faut, soit supprimer, soit déplacer les écritures dans un journal de type Général, Ventes, Achats ou Trésorerie. Une caisse créditrice empêche la clôture du journal de caisse et donc de l’exercice. Grâce au menu Etat / Contrôle de caisse, il est possible d’éditer les soldes journaliers de la caisse pour toutes les dates auxquelles elle a été mouvementée pour effectuer les régularisations nécessaires pour que la caisse reste débitrice.
Tel : 0 820 320 881 Fax : 0 820 320 495
Agence de Lyon : Espace Européen – 1F Allée Claude DEBUSSY - 69130 ECULLY Agence d’Annecy : 8 rue Blaise Pascal – 74600 SEYNOD Agence d’Aix : 510 rue René Descartes – 13857 AIX en PROVENCE e-mail : pré
[email protected] - web : www.groupediagonal.com S.A. au capital de 159 000 € – RCS LYON B 390 292 852 – APE 722 Z – Filiale DIAVERO au capital de 562 500 €
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a)
Etape 1 : Clôture des journaux
Rappel : Impression de tous les journaux, grands livres, centralisateurs, de toutes les périodes (impressions légales). Génération des à-nouveaux définitifs à partir du menu Traitement/Fin d’exercice/Nouvel exercice. Il est également possible de générer à cette occasion, les reports budgétaires et les reports des cycles de révision.
La comptabilité autorise 2 types de clôture des journaux : • •
Clôture partielle : les écritures sont clôturées, c’est-à-dire que les données purement comptables des écritures ne peuvent plus être modifiées (jour, comptes et montant). L’ajout d’écritures reste possible dans ce journal. Clôture totale : les mêmes contrôles sont effectués sur les écritures. Cependant, aucune écriture ne peut être ajoutée dans ce journal.
Ce traitement s’effectue par le menu Traitement / Clôture des journaux.
b)
Etape 2 : Clôture de l’exercice
Procéder à la clôture de l’exercice en choisissant le menu Traitement / Fin d’exercice / Clôture de l’exercice Cette procédure est irréversible et empêche tout traitement de création, modification ou suppression dans l’exercice clos. Seules des consultations ou des éditions peuvent êtres effectuées.
Rappel :
Même une fois l’exercice clôturé, on peut réaliser la génération des à-nouveaux autant de fois que nécessaire (Sage les remplace chaque fois).
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B. Archivage d’un exercice comptable L’archivage consiste en une extraction du premier exercice en ligne dans une nouvelle base avec possibilité de le supprimer du dossier comptable. La création du dossier d’archive doit être effectuée lorsque les traitements de fin d’année sont complètement terminés (impression des journaux et clôture des journaux, génération des a-nouveaux définitifs, clôture de l’exercice, états comparatifs N-1 …). Seuls l’exercice le plus ancien peut être archivé.
La fonction Traitement / Fin d’exercice / Suppression du premier exercice permet la création d’un dossier d’archive
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Une fenêtre apparaît vous demandant de créer le dossier d’archive pour l’exercice à supprimer :
1) SAGE vous propose de donner un nom au dossier à supprimer (Ce dossier constituera une sauvegarde de l’exercice clôturé). Changer le nom donné par SAGE par un libellé plus explicite, par exemple : Archivexxxx (xxxx étant les 4 chiffres de l’année de l’exercice : Archive2005.arc). 2) SAGE vous propose de lui donner l’emplacement 3) Laisser la case « Suppression de l’exercice dans le fichier » cochée.
Noter que l’extension « .arc » du nom du fichier d’archive a les même caractéristiques que l’extension « .mae » connue. Le choix de l’extension « .arc » a été choisie pour rendre plus claire la distinction entre dossier en cours et dossier archivé. Ce qui veut dire qu’un fichier avec extension « .arc » s’ouvre de la même manière qu’un fichier avec extension « .mae ».
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Répondez oui à la question suivante si vous n’utiliser pas le rapprochement bancaire, ou bien si vous avez commencé le rapprochement à partir d’un exercice supérieur.
Surtout, ne pas reprendre les écritures non rapprochées si vous n’êtes pas sûr du choix. SAGE permet de recréer les écritures non rapprochées sur l’exercice +1 et d’imputer l’équilibre sur un compte de contrepartie. En règle général, il ne sera pas besoin de reprendre les écritures non rapprochées à ce stade.
Le déroulement de cette opération peut être très long si le volume des lignes saisies le nécessite. Ne l'interrompez surtout pas !
A la fin du traitement, un fichier « Archivexxxx.arc » est créé et l’exercice correspondant est supprimé de SAGE.
Sauvegarde de l’archive pour les versions en base dite « propriétaire » Il suffit de copier l’archive « Archivexxxx.arc » sur un CD.
Sauvegarde de l’archive pour les versions en base dite « relationnelle » (SQL) Il faut demander à l’administrateur SQL de faire une sauvegarde manuelle de la l’archive à partir de l’entreprise manager. On sauvegardera le résultat de la sauvegarde du CD.
Service HOT LINE
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Tél. direct: 0820.320.356 Tel : 0 820 320 881 Fax : 0 820 320 495
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