CITTA’ DI SASSO MARCONI PROVINCIA DI BOLOGNA Piazza dei Martiri, 6 – 40037 TEL.051-843511
FAX 051-840802
C.F. 01041300375
P.IVA 00529971202
Sasso Marconi 30 dicembre 2009 Prot. n° Spett.li Ditte in Indirizzo
Spett.
Oggetto: Indagine di mercato finalizzata all’affidamento di incarico per organizzazione Convegno su tecnologie Wireless e lotta al Digital Divide – Tv digitale terrestre (data di svolgimento indicativa giovedì 20 Maggio 2010 ) e raccolta pubblicitaria/reperimento sponsor in occasione della VII edizione dei Radio Days di Sasso Marconi dal 15 al 23 maggio 2009. L’amministrazione di Sasso Marconi in collaborazione con Regione Emilia Romagna, Provincia di Bologna e Fondazione Guglielmo Marconi, organizza dal 2004 l’evento “Radio Days”, una settimana di spettacoli, convegni, incontri e laboratori sui temi della comunicazione senza fili, per celebrare le scoperte di Guglielmo Marconi e le colline dove furono realizzate. Il programma cambia di anno in anno ma ci sono tre punti fermi che caratterizzano ogni edizione: l’inaugurazione c/o Villa Griffone (intrattenimento a tema, consegna borse di studio e buffet); un convegno sulle tecnologie wireless nella lotta al digital divide a cui partecipano studiosi, imprese e istituzioni (oltre 200 partecipanti nell’edizione 2009) e la cerimonia di consegna dei Premi Città di Sasso Marconi ai grandi comunicatori del nostro tempo (hanno ricevuto il premio anche Enzo Biagi, Piero Angela, Milena Gabanelli, Don Ciotti, Luciana Littizzetto). A questi tre eventi vengono generalmente abbinati spettacoli, concerti, assaggi e attività didattiche a cui partecipano Istituzioni locali, aziende, associazioni (il programma è in via di definizione). L’edizione n. 7 dei Radio Days si preannuncia particolarmente interessante per la concomitanza con il passaggio al digitale terrestre anche in Emilia Romagna (si comincia da Piacenza per passare al resto della regione nel secondo semestre dell’anno): le aziende interessate e gli Enti locali hanno l’esigenza di gestire il cambiamento e di lavorare sulla comunicazione per agevolare il passaggio alla nuova tecnologia da parte dell’utenza finale e dell’indotto (antennisti, amministratori di condominio, rivenditori di elettronica ecc.). Da considerare inoltre che nella primavera 2010 ci sarà la conclusione ufficiale delle celebrazioni per il Centenario della consegna del Premio Nobel a Marconi (dicembre 1909) e Sasso Marconi è il luogo “simbolico” dove tutto ebbe inizio. Al fine di provvedere all’affidamento di incarichi relativi all’oggetto questa Amministrazione avvia un’indagine di mercato, al fine di valutare la miglior offerta nel rapporto qualità/prezzo. Si chiede pertanto alla Vostra ditta di inviarci, entro le ore 12,30 del giorno 22 Gennaio la vostra migliore proposta secondo quanto di seguito specificato: A) % da corrispondere alla Vostra Ditta in relazione alla Raccolta di sponsorizzazioni e vendita spazi pubblicitari per il Convegno Wireless e Digital Divide e più in generale sull’iniziativa dei Radio Days. La Ditta dovrà garantire un minimo garantito di euro 10.000,00 (diecimila) di entrata da vendita spazi pubblicitari o sponsor al Comune di Sasso Marconi. L’eventuale presenza di marchi degli sponsor su strumenti di comunicazione diversi da quelli indicati in allegato (esempio Totem, Pannelli, banner informatici ecc. ) dovrà essere illustrata in sede di offerta e verrà successivamente valutata. In caso di richieste di esclusiva si fa presente che occorrerà ottenere il nullaosta dall’amministrazione comunale.
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L’aggio non verrà corrisposto per sponsor contattati direttamente dal Comune di Sasso Marconi, dalla Regione Emilia Romagna o dalla Provincia di Bologna a tal fine - prima della stipula contrattuale - il Comune comunicherà l’elenco definitivo degli sponsor “istituzionali” (tra cui fin da ora segnaliamo: Fondazione del Monte, Fondazione Carisbo, Basf, Enel, Aria, Selex, Aster, Ascom, Coopcostruzioni, Unindustria). B) Costo organizzazione e promozione del Convegno Wireless e Digital Divide (attività specificate nell’allegato A). Altre condizioni di gara: - Il costo dovrà essere onnicomprensivo di ogni esigenza espressa nella presente lettera e indicata nell’offerta di gara. - In caso di “piccole” eventuali esigenze aggiuntive e impreviste, legate alla buona riuscita dell’evento, la ditta dovrà essere in grado di provvedere senza aumento di costi - Il pagamento avverrà in maniera posticipata e dietro ricevimento fattura dei servizi svolti a 90 giorni. - Controversie: il foro competente è esclusivamente quello di Bologna; L’offerta delle Ditte partecipanti dovrà essere formulata come segue: 1) Modello A e B appositamente compilato 2) ai documenti di gara dovrà essere allegata la presente lettera sottoscritta per accettazione in ogni pagina dall’offerente oltre che alla autodichiarazione sostitutiva a norma dell’art. 76 del D.P.R. n. 445/2000 secondo quanto previsto nel modulo ALLEGATO C) L’Amministrazione, a suo insindacabile giudizio, valuterà esclusivamente le offerte pervenute entro i termini indicati. Saranno considerate valide le offerte pervenute dalle Ditte inviate, ma anche da eventuali altri partecipanti, venuti a conoscenza dell’indagine di mercato tramite pubblicazione sul sito o all’Albo Pretorio. La valutazione avverrà sia con riferimento all’offerta economica che alla adeguatezza della struttura offerente in termini di garanzia di forniture di strumentazioni e servizi. L’Amministrazione si riserva in ogni caso, di non procedere all’affidamento di alcun contratto, qualora le proposte pervenute non siano considerate, in parte o del tutto, rispondenti alle sue esigenze. Le offerte dovranno pervenire entro le ore 12,30 del giorno 22 Gennaio 2010. Saranno considerate valide, purché pervenute entro il termine, quelle inviate tramite i normali mezzi di comunicazione (es: poste, corriere, fax, email). Ogni eventuale comunicazione o chiarimento potrà essere rivolto a: Cati La Monica (c/o segreteria: Monica Gualandi Tel. 051 843583,
[email protected]) Oppure a Enzo Chiarullo (Tel. 051 843537;
[email protected])
Il Dirigente di Staff Dott.ssa Cati la Monica
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OFFERTA ECONOMICA
ALLEGATO A Attività di ricerca sponsor (fund-raising e pacchetti visibilità per gli sponsor)
Minimo garantito sulla ricerca di sponsorizzazioni e vendita spazi pubblicitari €. 10.000,00 Eventuale proposta di aumento minimo garantito (espressa in cifra) _____________________________ % a favore della Ditta Incaricata da calcolarsi sul valore al netto d’Iva degli introiti da sponsorizzazione o vendita spazi pubblicitari _____________________________
L’eventuale presenza di marchi degli sponsor su strumenti di comunicazione diversi da quelli indicati nell’allegato B (esempio Totem, Pannelli, banner informatici ecc.) dovrà essere di seguito illustrata: Ulteriori proposte promozionali specificare ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________
In caso di richieste di esclusiva si fa presente che occorrerà ottenere il nullaosta dall’amministrazione comunale. Eventuali sponsorizzazioni “non in denaro” (prodotti enogastronomici, servizi in “cambio di merci” ecc.) verranno quantificate in base al risparmio (mancata spesa) sul budget complessivo (vedi costi unitari indicati in offerta)
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ALLEGATO B Organizzazione Convegno e comunicazione generale Radio Days Obiettivo: Promozione di evento “nazionale”: Convegno Wireless e Digital-Divide + Radio Days
Organizzazione - Attività di organizzazione del convegno (segreteria, gestione iscrizioni, numero sufficiente di hostess e personale di sala, gestione e coordinamento fornitori, contatti con la proprietà dei locali del Centro Congressi), gestione relatori (già contattati e pre-allertati dai promotori del convegno). - Gestione contatti: database, inviti, iscrizioni dei partecipanti. Gestione del post-evento: gestione delle presentazioni powerpoint (compresa richiesta nulla-osta degli autori), ringraziamento sponsor; chiusura pratiche amministrative e fiscali, stesura di una relazione conclusiva con i dati e i caratteri salienti della manifestazione. La Ditta aggiudicataria dovrà inoltre relazionarsi con la ditta aggiudicataria del servizio catering per garantire la migliore funzionalità e riuscita del programma curando il raccordo fra attività convegnistiche e servizio di catering. - Ogni altra attività ritenuta utile per la buona riuscita dell’evento nonché le attrezzature tecniche necessarie al convegno (computer, stampanti e attrezzature necessarie all’attività di ufficio stampa in loco). Sono escluse dal bando le voci relative ai costi di affitto della sala congressi e delle attrezzature tecniche per i relatori, e il servizio di catering.
Comunicazione e promozione Realizzazione e preparazione del kit per il convegno: schede esplicative, notes, elenco sponsor e materiali vari (escluse le cartelline che sono offerte dagli enti promotori). Creazione di una pagina web dedicata al convegno da inserire all’interno dei siti dei partner di progetto, sull’eventuale sito web della Ditta aggiudicataria e sul sito web del Comune di Sasso Marconi. Prevedere e curare i link agli altri siti (Fondazione Marconi, Regione Emilia Romagna, Provincia di Bologna). Verifica e gestione delle esigenze tecniche dei relatori. Reperimento dei loghi degli sponsor e consegna all’Ufficio Stampa del Comune di Sasso Marconi in formato idoneo e in tempo utile per la preparazione dei file esecutivi per la stampa dei materiali di comunicazione previsti, ovvero: 1 depliant-pieghevole 2 ante programma convegno (formato 21x20) tiratura min.3000 pz 1 depliant-pieghevole 3 ante programma Radio Days (formato 21x30) tiratura min.3000 pz 1 poster - convegno e Radio Days (formato 70x100) tiratura min.300 pz (affissioni a Bologna e comuni della provincia a partire dal 30 Aprile – prenotazione spazi e pagamento a cura dell’amministrazione comunale) 1 locandina - convegno e Radio Days (formato 35x50) tiratura min.500 pz 1 invito - Premio Marconi (formato 21x10) tiratura min.3000 pz I costi di impaginazione e stampa dei materiali previsti sono esclusi dal presente bando
Ufficio Stampa e piano di comunicazione Attività di promozione dell’intero programma dei Radio Days verso gruppi di interesse, mass-media e stakeholder del settore comunicazione: pianificazione mezzi, contatti con i media (stampa, radio, TV, testate on-line, blog ecc.), realizzazione di comunicati stampa e strumenti vari di presentazione, pubbliche relazioni e rassegna stampa conclusiva dell’evento. Predisposizione contratti e ordini per l’acquisizione spazi sui media per un budget iniziale minimo di euro 3000,00 oltre Iva (compresa elaborazione grafica). L’offerta dovrà contenere la descrizione del Piano di comunicazione “di minima” (€. 3000,00). Il budget e il relativo Piano di comunicazione potrà essere implementato successivamente, in base all’adesione degli sponsor.
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ALLEGATO C) MODELLO DI AUTODICHIARAZIONE a) l’inesistenza di procedimento pendente per i reati previsti all'art. 416/bis del codice penale (associazione di tipo mafioso ex art. 1 legge 13/09/82 n. 646) e di condanna per taluno di essi; b) l’inesistenza di cause di esclusione di cui all'art. 38 del D. Lgs. n. 163/06; c)
la chiara conoscenza e l'accettazione incondizionata di tutte le clausole previste, e valutandole, la remunerabilità dell’offerta presentata;
d) codice fiscale e/o partita I.V.A.:______________ domicilio fiscale: _____________ ufficio imposte dirette competente, N. ____________ Posizione I.N.P.S. ed indirizzo della sede I.N.P.S. competente: __________ recapito telefonico:____________________; e)
che l’impresa possiede capacità finanziaria ed economica idonea a soddisfare gli impegni derivanti dalla fornitura; tale idoneità sarà comprovata da attestazione dei seguenti istituti di credito (almeno due): ___________________________________________________________; ___________________________________________________________;
f)
l’elenco degli Enti Pubblici ed Enti Pubblici e non nei confronti dei quali ha effettuato fornitura uguale o simile riferita al biennio 2007-2009;
g) che la ditta risulta iscritta alla Camera di Commercio al N. __________ del registro delle imprese o registro equivalente presso altri stati della C.E. per l’attività cui inerisce la gara;
