BILAGA I
SOKRATES-ERASMUS – HÖGSKOLEAVTAL 2002/2003 REGLER FÖR ANVÄNDNING OCH FÖRVALTNING AV SOKRATESSTÖD
FAICAnxl_SV.doc
Regler, innehållsförteckning sida
Avsnitt I: Allmänna principer för stödets användning I.1.
Allmänna regler för tillåtna kostnader
5
I.2. I.2.a. I.2.b. I.2.c.
Tillämpningsprinciper Kostnader för resor, kost och logi Teknisk (hårdvara) och annan utrustning Information/urval/förberedelse/mottagande och uppföljning av utbytesstudenter och/eller personal Administrationskostnader Kostnader för framställning, tryckning, distribution och översättning Övriga kostnader och bankavgifter
5 6 7
I.2.d. I.2.e. I.2.f.
8 8 9 9
Avsnitt II: Specifika regler för enskilda IC-aktiviteter II.1. II.2. II.3. II.4.
Stöd för organisation av rörlighet (OM) Förberedande besök (PV) Europeiskt system för tillgodoräknande av studiemeriter (ECTS) Gemensam framtagning av kursplaner och spridning/genomförande av projekt för framtagning av kursplaner: PROG, MOD, DISS II.4.a. Regler för användning av PROG- och MOD-stöd II.4.b. Regler för användning av DISS-stöd II.5. Intensivprogram (IP)
10 11 11 12 13 13 13
Avsnitt III: Regler för den ekonomiska förvaltningen av stödet III.1. III.1.a. III.1.b. III.1.c. III.1.d.
Ekonomisk förvaltning Bankkonton Bankränta på Sokratesbidrag Bokföringssystem Växelkurser
15 15 15 15 15
III.2. III.2.a. III.2.b. III.2.c.
Ekonomisk rapport Allmänt Analys av den ekonomiska rapporten Begäran om kompletterande information
16 16 16 16
III.3. III.3.a. III.3.b. III.3.c. III.3.d.
Revisionsprinciper Allmänt Allmänna regler för handlingar Specifika regler Utfall av revision, inspektion och uppföljning
17 17 17 17 18
FAICAnxl_SV.doc
s. 5
Avsnitt I: I.1.
Allmänna principer för stödets användning
Allmänna regler för tillåtna kostnader • De allmänna reglerna gäller alla aktiviteter inom ramen för högskoleavtalet. • Verifikation av utgifter Den som erhåller stöd får inte använda detta till andra utgifter än vad som är tillåtet, redovisat och verifierat med kvitton, originalfakturor, bevittnade handlingar eller attesterade kopior av dessa dokument. Projektanordnaren skall spara alla verifikationer avseende användningen av stödet i fem år från inlämningsdagen för slutrapporten. • En utgiftspost får endast förekomma under en enda rubrik i den ekonomiska rapporten i bilaga II. • Vid inköp av varor, tjänster eller utrustning för 10 000 EUR eller mer (exklusive moms) skall projektanordnaren infordra minst tre anbud från tre separata leverantörer. Kopior av anbuden skall på anmodan uppvisas för kommissionen. • Förutom andra begränsningar som framgår av dessa regler är kostnader för underhållning och representation inte tillåtna. • Kostnader i samband med inköp, renovering och underhåll av projektanordnarens fastigheter eller inredning är inte tillåtna för någon IC-aktivitet.
I.2.
Tillämpningsprinciper I detta avsnitt redogörs för de sex budgetposter som anges i den ekonomiska rapporten i bilaga II och är tillåtna för vissa eller alla IC-aktiviteter (specifika uppgifter för de enskilda IC-aktiviteterna ges i avsnitt II). Följande tre punkter skall specificeras på förhand:
A.
Överföringar mellan olika preliminära belopp IC-stöd som beviljats projektanordnaren kan omfatta en eller flera godkända aktiviteter. I IC-finansieringsavtalet har det för var och en av dessa aktiviteter angetts ett preliminärt belopp under punkt B.1. i Uppgifter för identifikation av finansieringsavtal. Överföringar mellan preliminära belopp tillåts på följande villkor: a) Oavsett värdet på den del av stödbeloppet som används för det individuella genomförandet av varje aktivitet, kan i varje fall inte mer än 50 % av det belopp som nämns i avsnitt B.1 för OM, ECTS, IP, PROG, MOD, överföras och inte mer än 20 % för DISS (se artikel 5.2.2 i finansieringsavtalet). Överföringar är dock bara tillåtna om alla godkända aktiviteter genomförs så som det beskrivits i originalansökan och godkänts i finansieringsavtalet. Om någon av de godkända aktiviteterna inte genomförs tillfredsställande kan det preliminära belopp för aktiviteten/aktiviteterna i fråga som nämns i finansieringsavtalet användas som utgångspunkt för beräkning av återbetalning (se finansieringsavtalet artikel 5.2.). b) För godkända IP, PROG, MOD, DISS, måste alla genomförda aktiviteter och alla utgifter som täcks av stödet för detta slags godkända aktiviteter godkännas av partnerskapet. För att använda mindre än hälften av det i finansieringsavtalet anslagna preliminära beloppet måste projektanordnaren ha en formell tillåtelse från medlemmarna i det partnerskap som är engagerat i aktiviteten/aktiviteterna i fråga.
B.
Moms Projektanordnaren kan inkludera kostnaden för eventuell moms eller motsvarande skatter som erlagts vid inköp, såvida det inte finns möjlighet att få tillbaka denna kostnad via det nationella momssystemet. Projektanordnaren skall alltid, i samband med utgiftsredovisningen, meddela om projektet är momsbefriat eller ej. På anmodan skall projektanordnaren för kommissionen eller byrån kunna styrka eventuell momsbefrielse.
C.
Anordnande av aktiviteter i samband med förberedande besök. Utgifter i samband med genomförandet av förberedande besök kommer ändå att anses som godkända på följande villkor: • Kostnader som täcks av medlen för PV-aktiviteter uppgår till högst 10 % av maximibeloppet för det IC-stödet som anges i punkt A.3 i Uppgifter för identifikation av finansieringsavtal. • Ovanstående procentsats har emellertid ett begränsat maximibelopp på 5 000 EUR för finansieringsavtal med ett maximalt stödbelopp som ligger över 50 000 EUR, men kan höjas upp till 250 EUR för finansieringsavtal med ett maximalt stödbelopp som underskrider 2 500 EUR.
FAICAnxl_SV.doc
s. 6 • Alla aktiviteter och utgifter som täcks av de beviljade medlen redovisas och verifieras i PV-avsnitten i slutrapporten (bilaga II i finansieringsavtalet). • Berörda PV-aktiviteter genomförs för att förbereda framtida samarbetsprojekt inom ramen för ERASMUS. • Alla villkor för berättigande som beskrivs i avsnitt II punkt 3 i denna bilaga respekteras. • Alla övriga villkor i finansieringsavtalet respekteras.
I.2.a.
Kostnader för resor, kost och logi
I.2.a.1.
Endast kostnader för resor, kost och logi som är nödvändiga för förberedelse, genomförande och/eller utvärdering av godkända aktiviteter inom högskoleavtalet är tillåtna. Alla sådana kostnader skall klart anges i utgiftsredovisningen och relateras till en aktivitet som redovisas i slutrapporten.
I.2.a.2.
Projektanordnaren skall försöka använda det billigaste resealternativet och om möjligt skall Apexbiljetter och speciella rabatterade priser utnyttjas.
I.2.a.3.
Tågresa (första klass om bidragstagaren föredrar det och om lärosätets regler tillåter det) gäller för resor kortare än 400 kilometer, utom i nödfall eller vid resor över hav. För resor längre än 400 kilometer är flygresor tillåtna, dock endast ekonomiklass (eller, om möjligt, Apex eller speciella rabatterade priser).
I.2.a.4.
Om bil används är kostnaden tillåten, men skall beräknas enligt följande: • Vid resa med egen bil eller taxi skall det tillåtna beloppet begränsas till priset för en förstaklassbiljett för motsvarande resa med tåg (oberoende av hur många som färdas i bilen). Projektanordnaren och/eller samarbetsparterna måste emellertid kunna motivera resan och styrka att den har ägt rum. • Om hyrbil används (högst klass B) får den faktiska kostnaden tas upp. Hyrbil får emellertid endast användas om inget annat lämpligt färdmedel finns att tillgå.
I.2.a.5.
Kostnader för reseförsäkring skall godkännas under denna punkt.
I.2.a.6.
Kostnader för resa utanför samarbetsparternas länder är endast tillåtna om det kan påvisas att resan var väsentlig för genomförandet av aktiviteten. Kostnader för resa, kost och logi under resa utanför de länder som är berättigade att delta i ERASMUS IC-aktiviteterna inom Sokrates-programmet är emellertid inte tillåtna.
I.2.a.7.
Kostnader för kost och logi är tillåtna förutsatt att • de är nödvändiga och skäliga med tanke på vistelseorten; • de är beräknade i enlighet med projektanordnarens interna regler; • dessa inte överstiger de belopp som anges i nedanstående tabell.
(se avsnitt II för enskilda IC-aktiviteter)
Kostnader för lokala resor (t.ex. från flygplatsen till hotellet eller mötesplatsen) skall ingå i utgifter för kost och logi. Förutsatt att dessa begränsningar respekteras kan projektanordnaren välja att ersätta faktiska kostnader för kost och logi eller betala ersättning enligt en fastställd schablon. I fall då projektanordnarens och/eller samarbetsparternas interna regler har en lägre gräns än den som anges i tabellen nedan, skall dessa regler ligga till grund för beräkningen.
FAICAnxl_SV.doc
s. 7 Tabell över högsta tillåtna kostnader för kost och logi per person och dag för respektive land Land
BE Belgien DK Danmark DE Tyskland GR Grekland ES Spanien FR Frankrike IE Irland IT Italien LU Luxemburg NL Nederländerna AT Österrike PT Portugal FI Finland SE Sverige UK Storbritannien
Maxbelopp i EUR 150 179 127 113 141 130 165 130 143 148 122 143 156 157 199
Land IS Island LI Liechtenstein NO Norge BG Bulgarien CZ Tjeckien EE Estland CY Cypern LV Lettland LT Lituaen HU Ungern MT Malta PL Polen RO Rumänien SI Slovenien SK Slovakien
Maxbelopp i EUR 183 174 171 157 214 129 100 174 126 136 86 227 185 148 164
(*se artikel 3.1 i Allmänna regler för finansieringsavtalet)
Beloppen i tabellen ovan inbegriper samtliga kostnader i samband med vistelsen i landet i fråga. Denna tabell skall användas om vistelsen pågår 24 timmar eller/och omfattar en natt. Om ingen övernattning sker minskas beloppen med 50 %.
I.2.b.
Teknisk (hårdvara) och annan utrustning (se avsnitt II för enskilda IC-aktiviteter)
I.2.b.1.
Kostnader i samband med anskaffning, genom inköp, leasing eller hyra, av hårdvara och annan utrustning är tillåtna endast om anskaffningen är absolut nödvändig för att den godkända aktiviteten eller aktiviteterna skall kunna genomföras, och att den är avsedd för distansutbildning (ODL) eller för användning av nya informations- och kommunikationsmetoder.
I.2.b.2.
Om projektanordnaren kan välja mellan leasing, hyra och inköp av hårdvara eller annan utrustning skall det billigaste alternativet väljas. Projektanordnaren skall kontakta ett antal leverantörer för att kontrollera att utrustningen anskaffas enligt de ekonomiskt mest fördelaktiga villkoren. Om kommissionen eller byrån så kräver, skall projektanordnaren motivera valet av anskaffningsmetod eller leverantör.
I.2.b.3.
Om projektanordnaren väljer att hyra eller leasa hårdvara eller annan utrustning, räknas kostnaden för eventuellt friköp i slutet av leasing- eller hyrperioden inte som en tillåten kostnad.
I.2.b.4.
Kostnaden för installation, underhåll och försäkring för bidragsberättigad hårdvara och utrustning tas upp, i förhållande till hur stor del av den totala användningen av utrustningen som ligger inom det aktuella projektet. Dessa kostnader skall tas upp och styrkas med verifikation i den ekonomiska rapporten i bilaga II.
I.2.b.5.
Hårdvaran eller utrustningen skall ingå i en inventarieförteckning i enlighet med nationell lag och projektanordnarens interna bestämmelser.
I.2.b.6.
Om inköp av hårdvara eller annan utrustning är tillåten skall följande kostnader godkännas: •
Inköpet skall minskas i förhållande till procentuell användning inom aktuellt projekt.
Exempel: Utrustning värd 860 EUR som används till 75 % för projekt skall minskas till 645 EUR: 860 EUR x 75 % = 645 EUR • Vid beräkning av värdeminskning, skall all teknisk och övrig utrustning beräknas ha en livslängd på tre år när inköpspriset överstiger 1 000 EUR. Den tillåtna årskostnaden skall beräknas enligt en avskrivningssats på 33,33 % och minskas i förhållande till den procentuella användningen inom aktuellt projekt. Exempel: För en enhet som är värd 10 000 EUR och används till 50 % för projektet, är den tillåtna årskostnaden 1 666 EUR, beräknat enligt följande: 10 000 EUR x 33,33 % x 50 % = 1 666 EUR. FAICAnxl_SV.doc
s. 8 Om användningen av hårdvaran eller utrustningen är densamma under det andra året av avtalet (i tillämpliga fall), är den tillåtna kostnaden 1 666 EUR. Om hårdvaran eller utrustningen inte används för projektet under det andra året, kan ingen tillåten kostnad tas upp för denna (avskrivning eller annan kostnad). • Om hårdvarans eller utrustningens totala värde inte överstiger 1 000 EUR, kan hela inköpspriset tas upp som kostnad det aktuella året, minskat i proportion till hur stor del av den totala användningen av utrustningen som går till det aktuella projektet. • Avskrivnings- eller inköpskostnader är inte tillåtna om de avser inköp av hårdvara eller annan utrustning utanför den aktuella avtalsperioden. I.2.b.7.
För leasad eller hyrd hårdvara eller annan utrustning kan hela leasing-/hyrkostnaden för den aktuella perioden tas upp, minskad i proportion till hur stor del av den totala användningen av utrustningen som ligger inom det aktuella projektet.
I.2.b.8.
Projektanordnaren skall spara alla handlingar som hänför sig till inköp, leasing eller hyra av hårdvara eller annan utrustning och möjliggöra för inspektion av dem.
I.2.c.
Information/urval/förberedelse/mottagande och uppföljning av utbytesstudenter och/eller personal (se avsnitt II för enskilda IC-aktiviteter)
I.2.c.1.
Kostnader i samband med information, urval, förberedelse, mottagande och/eller uppföljning av utbytesstudenter och -personal vid aktiviteter för rörlighet är tillåtna.
I.2.c.2.
Dessa kostnader kan täcka utgifter i samband med • information (material och/eller aktiviteter); • prov och urval (material och/eller aktiviteter) före utbytesperioden; • språkliga, kunskapsmässiga och kulturella förberedelser före och/eller under utbytesperioden; • uppföljning, utvärdering och bedömning av personerna utomlands och efter återkomsten.
I. 2.d.
Administrativa kostnader (se avsnitt II för enskilda IC-aktiviteter)
I.2.d.1.
Allmänna administrativa kostnader skall täcka direkta administrativa kostnader i samband med de godkända aktiviteterna och kan omfatta • kommunikation (telefon, fax, utskick, etc.), • administrations- och kontorsmaterial (inklusive programvara), • försäkring, • kopieringskostnader, • lokalhyra, • kostnad för kontors-, administrativ och/eller teknisk personal (se I.2.d.2 Kostnad för kontors-, administrativ och/eller teknisk personal nedan), • förbrukningsmaterial för laboratorier. Kostnaderna skall beräknas enligt de principer, regler och rutiner för bokföring som används av projektanordnaren och/eller dennes samarbetsparter. Principerna, reglerna och rutinerna skall vara rättvisa och skäliga och överensstämma med gällande bestämmelser och gängse praxis i landet. Projektanordnaren skall på anmodan från kommissionen eller byrån skicka en ingående redogörelse för de metoder som använts vid beräkning av dessa omkostnader. Omkostnaderna är tillåtna under förutsättning att de • är klart angivna och styrkta med verifikationer och inte överstiger de faktiska kostnaderna för projektanordnaren; • inte omfattar kostnader som redan har tagits upp under någon annan utgiftspost i den ekonomiska rapporten i bilaga II; • inte överstiger 20 % av det totala värdet av beviljat IC-stöd.
FAICAnxl_SV.doc
s. 9 I.2.d.2.
Kostnad för kontorspersonal, administrativ och/eller teknisk personal • Detta avser endast kostnader för kontorspersonal och administrativ personal som speciellt fått i uppdrag att arbeta med aktiviteter inom projekten på hel- eller deltid eller för viss tid. Kostnader för kontorspersonal och administrativ personal anställda för läroanstaltens normala verksamhet är inte tillåtna, såvida inte kostnaderna hänför sig till övertidsersättning som uteslutande och specifikt rör uppgifter inom projektet och då klart framgår av lönespecifikationen. Personalkostnader enligt ovan skall tas upp och redogöras för i den ekonomiska rapporten, endast under Allmänna administrativa kostnader. Förutom ovan nämnda kostnader är inga andra personalkostnader tillåtna. • Projektanordnaren skall föra fullständiga och noggranna anteckningar över varje medarbetare som personalkostnaderna i den ekonomiska rapporten hänför sig till. Anteckningarna skall innehålla - den anställdes namn; - den anställdes normala lön per timme, dag eller månad; - de utgifter och kostnader som projektanordnaren normalt har för den anställde; - hur mycket tid den anställde lägger ned på IC-programmet och vilka arbetsuppgifter han utför; - löneuppgifter om den anställde. Anteckningarna skall undertecknas av både den anställde och projektanordnaren, och skall på anmodan uppvisas för kommissionen eller byrån. • Personalkostnaderna får inte överskrida den rådande normen på arbetsmarknaden i det aktuella landet.
I.2.e.
Kostnader för framställning, tryckning, distribution och översättning
I.2.e.1.
Dessa kostnader är tillåtna förutsatt skälig storlek och förhållande till skrifternas volym, beskaffenhet och material. Projektanordnaren skall försöka få bästa möjliga pris för arbetet som skall utföras.
I.2.e.2.
Om projektanordnaren har egen produktions-, tryckeri- eller distributionsavdelning som den använder sig av för dessa uppgifter, får endast materialkostnaden (kostnaden för förbrukningsmaterial) tas upp. Om projektanordnaren anställer personal eller om personal används till tydligt angiven extra arbetstid särskilt och uteslutande för dessa uppgifter skall motsvarande personalkostnader ingå i Allmänna administrativa kostnader (se del I.2.d.2). Den totala kostnaden för dessa uppgifter får aldrig överstiga vad det normalt skulle kosta att få arbetet utfört av ett utomstående företag.
I.2.e.3.
För översättning är den högsta tillåtna kostnaden 1 EUR per rad (55 till 60 nedslag per rad). För tolkning är högsta tillåtna kostnad 500 EUR per dag och tolk (exklusive logi och traktamenten). Högsta antal tolkar per dag och språk är begränsat till två.
I.2.f.
Övriga kostnader och bankavgifter Andra kostnader som inte omfattas av punkt I.2.a till I.2.e får tas upp, förutsatt att de • är av skälig storlek; • är absolut nödvändiga för genomförande av IC-aktiviteterna; • är styrkta med verifikation och förklarade i den ekonomiska rapporten; • inte är täckta på annat ställe i den ekonomiska rapporten; • inte är angivna såsom otillåtna i finansieringsavtalet eller i någon av bilagorna; • formellt har godkänts av kommissionen (eller byrån).
Bankavgifter som är relaterade till att öppna eller inneha ett konto som öppnats speciellt för de godkända IC-aktiviteterna, är tillåtna och skall tas upp under övriga kostnader. Tillåtna är även alla kostnader för överföring och växling av pengar i samband med mottagande av stöd och betalning av tillåtna utgifter för godkända aktiviteter. Däremot är avgifter för att lägga upp eller sköta en kredit, samt kostnader för övertrassering eller bankgaranti inte tillåtna.
FAICAnxl_SV.doc
s. 10
Avsnitt II:
Specifika regler för enskilda IC-aktiviteter
Projektanordnaren anmodas att studera avsnitt B.1. i Uppgifter för identifikation av finansieringsavtal där typen av godkänd aktivitet framgår för det aktuella avtalet. Se även avsnitt I.2.c angående anordnande av aktiviteter vid förberedande besök. Nedanstående regler gäller tillsammans med villkoren i finansieringsavtalet och innehåller de minimikrav som ställs på aktiviteterna för att de skall kunna anses som godkända. Observera att dessa specifika regler kan ändra eller undanta vissa tillåtna utgiftsposter. Kostnader i samband med följande aktiviteter skall överensstämma med bestämmelserna i avsnitt I och III i detta dokument. Om aktiviteterna inte uppfyller minimikraven nedan förbehåller sig kommissionen rätten att, i enlighet med artikel 12 i avtalet, kräva återbetalning av den del av medlen som motsvarar anslaget preliminärt belopp för aktiviteten eller aktiviteterna i fråga.
II.1.
Stöd för organisation av rörlighet (OM)
Stöd som tilldelats inom ramen för detta avtal kan endast användas för genomförande av OM-aktiviteter på följande villkor: • Student- och lärarrörlighet måste ske till eller från godkända partnerlärosäten (se artikel 7 i avtalet) i andra länder än projektanordnarens. • För varje rörelseflöde måste det lärosäte som sänder eller är värd för utbytesstudenter eller lärare ligga i en av Europeiska unionens medlemsstater (med andra ord är flöden mellan lärosäten som inte är medlemmar av Europeiska unionen inte tillåtna). • Lärosäten som är engagerade i ett utbyte måste ha ingått ett avtal som avser värdskap och sändande av ett tydligt angivet antal studenter/lärare under ifrågavarande läsår. Övriga villkor avseende rörelseflöden av studenter eller lärare och användningen av motsvarande stipendier ingår i ett särskilt avtal mellan projektanordnaren och hans/hennes nationella kontor och anges därför inte i detta avsnitt.
Regler för användning av OM-stöd: Inom ramen för en godkänd OM-aktivitet skall följande utgifter inte anses tillåtna: • Kostnader avseende utbyte av studenter och lärare med en icke godkänd partner. • Kostnader avseende utbyte av studenter och lärare mellan två lärosäten som inte tillhör EU. • Kostnader avseende utbyte av studenter och lärare mellan två lärosäten i samma godkända land. • Utgifter för beviljande av individuella rörlighetsstipendier eller för att öka beloppet på Erasmus-stipendier inom åtgärd 2.2 för studenter och lärare som deltar i OM-utbyte. • Terminsavgifter eller olika slag av anmälningsavgifter, t.ex. avgifter för prov och tentamina eller biblioteks- och laboratorieavgifter. • Kostnader för forskningsverksamhet. • Kostnader för inköp av ordböcker, kurslitteratur eller andra slags publikationer att användas i bibliotek, prenumerationer på periodiskt utgivna publikationer etc. Inom ramen för en godkänd OM-aktivitet skall följande utgifter anses tillåtna: • Kostnader för resor, kost och logi för akademisk och/eller administrativ personal engagerad i möten för förberedelse, uppföljning eller utvärdering i samband med OM-aktiviteter i andra länder än projektanordnarens land. • Språklig förberedelse för ut- och/eller inresande studenter och utresande lärare (t.ex. kostnader i samband med anordnande av särskilda kurser, registrering vid kurser utanför lärosätet, inköp av material för inlärning och/eller undervisning osv.). • Trots att boendekostnader för Erasmus-studenter och -lärare enligt ovanstående stycke inte är tillåtna kostnader inom OM kan ett förskott på hyran eller uthyrningsfirmans avgift (men inte själva hyran) anses som en tillåten kostnad.
FAICAnxl_SV.doc
•
• • •
s. 11 Information, urval, förberedelse, vägledning och övervakning av utresande och/eller inresande studenter och lärare (t.ex. kostnader avseende anordnande av särskilda kurser, inköp av materiel för inlärning och/eller undervisning, betalning till studenter eller studentorganisationer för övervakning och hjälp till Erasmus-studenter, den praktiska organisationen av Erasmus-studenternas vistelse vid värdlärosätet osv.). Anskaffande, produktion, översättning och spridning av undervisnings- eller informationsmaterial i direkt anknytning till rörlighetsaktiviteterna. Utrustning som avser användning av metoder för distansutbildning eller ny informations- och kommunikationsteknik direkt i samband med den godkända rörlighetsaktiviteten. Administrationskostnader.
II.2.
Förberedande besök (PV) (Se även anordnande av aktiviteter för förberedande besök i avsnitt I.2.c i detta dokument)
Stöd som tilldelats inom ramen för detta avtal kan endast användas för genomförande av PV-aktiviteter på följande villkor: • De förberedande besöken skall ske till eller från läroanstalter som är behöriga samarbetsparter (se artikel 7 i avtalet) och tillhör ett annat land än projektanordnarens. • För varje godkänt besök gäller att den läroanstalt som gästar eller utgör värd för besöket skall tillhöra någon av EU:s medlemsstater (besök mellan läroanstalter som inte tillhör stater som är EU-medlemmar är alltså inte tillåtna). • Förberedande besök får inte ske mellan institutioner som redan är engagerade i godkända aktiviteter inom ramen för avtalet (dvs. besök kan ske mellan läroanstalter som redan är engagerade i godkända aktiviteter inom ramen för avtalet så länge något IC-samarbete inte finns med projektanordnaren inom detta avtal). • Ett förberedande besök får inte sträcka sig över en period längre än 3 veckor (dvs 21 dagar). Dessutom får bidraget användas till medverkan i internationella kontaktseminarier som anordnas av nationella Erasmuskontor.
Regler för användning av PV-stöd: Inom ramen för en godkänd PV-aktivitet skall följande utgifter inte anses tillåtna: • Kostnader för besök hos en ej behörig part. • Kostnader för besök mellan två läroanstalter utanför EU. • Kostnader för besök på läroanstalt inom ett och samma behöriga land. • Kostnader som tillkommit efter besöksperiodens maximilängd, dvs. 21 dagar. • Kostnader i samband med forskningsaktivitet. Inom ramen för godkänd PV-aktivitet skall följande utgifter anses tillåtna: • Kostnader för resa, kost och logi i samband med besöket. • Administrationskostnader.
II.3.
Europeiskt system för tillgodoräknande av studiemeriter (ECTS)
II.3.a.
Utarbetande av ECTS
Stöd som tilldelats inom ramen för detta avtal kan endast användas för genomförande av ECTS på följande villkor: • Aktiviteter som genomförs inom ramen för ECTS skall motsvara de grundläggande principer som beskrivs i Handledning för ECTS. • ECTS-arbetet skall företas inom de ämnen och enligt de arbetsprogram som specificerats i projektanordnarens ursprungliga ansökan och godkänts i avtalet. Efter särskild kallelse från kommissionen skall projektanordnaren (representerad av sin ECTS-samordnare) vara beredd att delta i upp till två informationsseminarier om ECTS. Kostnaderna för denna medverkan kan täckas av stöd enligt vad som anges i reglerna för användning av stödet.
FAICAnxl_SV.doc
s. 12
Regler för användning av ECTS-stöd: Inom ramen för en godkänd ECTS-aktivitet skall följande utgifter inte anses tillåtna: • Kostnader för uppdatering av ECTS-verktyg inom ämnesområden där sådana redan finns. Inom ramen för en godkänd ECTS-aktivitet skall följande utgifter anses tillåtna: • Kostnader för resor, kost och logi för att närvara vid informations- och förberedelsemöten på nationell eller internationell nivå för utvecklande av ECTS inom den organisation som uppbär stödet. • Kostnader för resor, kost och logi för en nationell rådgivare på ECTS som bjudits in av universitetet som hjälper institutionen att utveckla ECTS. • Kostnader för produktion, översättning och distribution av ECTS-material för nya ämnesområden (dvs. ämnesområden där ECTS inte har genomförts) • Kostnader för anskaffning av utrustning, om denna är relaterad till användning av modern informations- och kommunikationsteknologi som är direkt knuten till ECTS-aktiviteten. • Administrationskostnader. II.3.b.
Stöd avseende besök av ECTS-rådgivare
Inom ramen för ECTS-stödet har vissa universitet erhållit ett särskilt kompletterande stöd för att täcka kostnader i samband med besök på lärosätet av en ECTS-rådgivare som hjälper lärosätet att utvärdera, kontrollera och förbättra ett existerande ECTS-system. Sådana kompletterande stöd anges i avsnitt B.3 i Uppgifter för identifikation av finansieringsavtal. Beviljat stöd avseende ECTS-rådgivare skall användas för att täcka följande utgifter: • 750 EUR motsvarande varje enskild rådgivares arvode. • Rådgivarens resekostnader enligt de särskilda regler för detta utgiftsslag som finns i avsnitt I.2.a i detta dokument. • Rådgivarens kostnader för kost och logi enligt de särskilda regler för detta utgiftsslag som finns i avsnitt I.2.a i detta dokument. Alla kostnader i samband med besök som täcks av dessa kompletterande stöd skall anges och styrkas i den ekonomiska rapport som ingår i slutrapporten (se tabell 3 och särskild fotnot i tabell 2).
II.4.
Gemensam framtagning av kursplaner och spridning/genomförande av projekt för framtagning av kursplaner (CD: PROG, MOD och DISS) (nedan kallade CD)
Inom ramen för arbetet med gemensam framtagning av kursplaner skall de beviljade medlen (se anslagna preliminära belopp i avsnitt B.1 i Uppgifter för identifikation av finansieringsavtal) användas med full kännedom och föregående samförstånd från de samarbetsparter som anges i avsnitt B.2 i Uppgifter för identifikation av finansieringsavtal (se även artikel 5.2. i avtalet). Projektanordnaren är ansvarig gentemot kommissionen för att redogöra för hur den del av stödet som anslagits till denna verksamhet har använts. Projektanordnaren är dessutom ansvarig gentemot kommissionen för att i slutrapporten beskriva samtliga aktiviteter som genomförts inom ramen för den aktuella godkända verksamheten.
FAICAnxl_SV.doc
s. 13 Stödet i detta avtal får endast användas till att genomföra en gemensam framtagning av kursplaner under följande villkor: a) PROG-/MOD-/DISS-arbetet skall genomföras i minst en medlemsstat och två andra behöriga länder. Om detta villkor inte längre kan uppfyllas till följd av att en eller flera av de behöriga samarbetsparterna dragit sig ur skall samordnaren omedelbart anmäla detta till kommissionen, via byrån. All verksamhet och alla utgifter i samband med projektet skall upphöra till dess att kommissionen ger vidare instruktioner. Om detta inte respekteras kan hela bidraget krävas tillbaka vid tiden för slutrapporten. b)
Endast de läroanstalter som anges i avsnitt B.2 i Uppgifter för identifikation av avtal anses som behöriga samarbetsparter för den aktuella godkända aktiviteten. Inom ramen för samarbetet är det därför endast dessa organisationer som kan besluta om aktiviteter och utgifter för genomförandet av den godkända verksamheten och som kan komma i åtnjutande av EU-stöd.
II.4.a.
Regler för användning av PROG- och MOD-stöd:
Inom ramen för ett godkänt PROG- eller MOD-projekt skall följande utgifter inte anses tillåtna: • Utgifter förorsakade av institutioner som inte tillhör det godkända partnerskapet. • Utgifter som uppkommit utan samarbetsparternas kännedom eller godkännande. Inom ramen för ett godkänt kursplansprojekt skall följande utgifter anses tillåtna: • Kostnader för resa, kost och logi i samband med möten för förberedelse, uppföljning och utvärdering. Kostnader för inköp, produktion, översättning, slutförande och distribution av undervisningsmaterial som har direkt anknytning till eller är ett resultat av arbetet med kursplansprojektet. • Utrustning, om denna skall användas inom distansutbildning (ODL) samt sådant material för modern informations- och kommunikationsteknologi som är absolut nödvändigt för utvecklandet av kursplansprojektet. • Administrationskostnader.
II.4.b. Regler för användning av DISS-stöd: Inom ramen för ett godkänt DISS-projekt skall följande utgifter inte anses tillåtna: • Utgifter som hänför sig till aktiviteter med läroanstalter som inte ingår som godkända samarbetsparter. • Utgifter som uppkommit utan samarbetsparternas kännedom eller godkännande. • Utgifter som hänför sig till det gemensamma kursplansprogrammets utvecklingsfas. Inom ramen för ett godkänt projekt för spridning/genomförande skall följande utgifter anses tillåtna: • Utgifter för resor, kost och logi för • möten för förberedelse, övervakning och utvärdering avseende spridningsaktiviteter och/eller genomförande av de gemensamma kursplansprojekten; • konferenser och möten för att presentera projektet och för att sprida resultaten till framtida partner. • Framtagning, översättning, framställning och distribution av läromedel som resultat av arbetet med kursplansprojekten. • Utrustning avseende användning av distansutbildning eller materiel för ny informations- och kommunikationsteknik som är absolut nödvändiga för spridning och/eller genomförande av kursplansprojektet. • Administrationskostnader.
II.5.
Intensivprogram (IP)
Inom ramen för intensivprogram måste alla i partnerskapet ha full vetskap och vara helt eniga om hur det anslagna stödet (se preliminärt belopp i avsnitt B.1. i Uppgifter för identifikation av finansieringsavtalet) används, enligt avsnitt B.2. i Uppgifter för identifikation av finansieringsavtalet (se också artikel 5.2 i avtalet). Projektanordnaren är ansvarig gentemot kommissionen för att redogöra för hur den del av stödet som anslagits till denna verksamhet har använts. Projektanordnaren är dessutom ansvarig gentemot kommissionen för att i slutrapporten beskriva samtliga aktiviteter som genomförts inom ramen för den aktuella godkända verksamheten. Stödet i detta avtal får endast användas till att genomföra ett intensivprogram (IP) på följande villkor. a) IP skall genomföras av minst tre behöriga partnerlärosäten från minst en medlemsstat och två andra behöriga länder. Om detta villkor inte längre kan uppfyllas till följd av att en eller flera av de behöriga samarbetsparterna, har dragit sig ur skall samordnaren omedelbart anmäla detta till kommissionen, via byrån. All verksamhet och alla utgifter i samband med projektet skall upphöra till dess att kommissionen ger vidare instruktioner. Om detta inte respekteras kan hela bidraget krävas tillbaka vid tiden för slutrapporten.
FAICAnxl_SV.doc
s. 14 Intensivprogrammet måste äga rum på den/de ort/-er som anges i den ursprungliga ansökningsblanketten. En annan ort kan accepteras om detta vederbörligen motiveras i slutrapporten. Om orten ändras måste alla minimivillkor ändå respekteras, bland annat att minst tio studeranden reser från utlandet. Intensivprogrammet måste pågå under minst tio på varandra följande vardagar och som längst tre månader. Denna regel gäller också för intensivprogram som äger rum på fler än en ort. Aktiviteterna som genomförs inom intensivprogrammet får inte bestå av forskningsverksamhet eller konferenser. b)
Endast de partnerlärosäten som identifieras i avsnitt B.2. i Uppgifter för identifikation av finansieringsavtalet anses vara behöriga partners för den godkända aktiviteten i fråga. Av denna anledning, och inom ramen för partnerskapet, är endast dessa lärosäten berättigade att bestämma vilka aktiviteter som skall genomföras och vilka utgifter som skall göras för att verkställa den godkända aktiviteten, samt dra fördel av det ekonomiska EU-stödet.
Regler för användning av IP-stöd: Inom ramen för en godkänd IP-aktivitet skall följande utgifter inte anses tillåtna: • Alla utgifter som institutioner som inte ingår i det godkända partnerskapet, har ådragit sig. • Alla utgifter som uppkommit utan partnerskapets kännedom eller godkännande. • Kostnader för resor och uppehälle för akademisk och/eller administrativ personal och/eller studenter från en institution i det land där IP-aktiviteten äger rum. • Kostnader i samband med organiserandet av IP i ett land som inte ingår i avtalet. • Kostnader i samband med organiserandet av IP som är kortare än 10 dagar eller som varar längre än tre månader • Kostnader i samband med organiserandet av IP som omfattar färre än 3 läroanstalter • Kostnader i samband med organiserandet av IP som omfattar färre än 10 studenter från utlandet. • Kostnader i samband med forskningsaktivitet eller konferenser. Inom ramen för ett godkänt kursplansprojekt skall följande utgifter anses tillåtna: • Kostnader för resa, kost och logi i samband med förberedelse- och utvärderingsmöten. • Resekostnader för utländska studerande och lärare som deltar i IP. • Kostnader för kost och logi för studerande och lärare under undervisningsperioden utomlands under förutsättning att kostnaderna inte överskrider de maximibelopp som anges i tabellen i avsnitt I.2.a i detta dokument. • Kostnader för resa, kost och logi för de utländska fältexperter som inte är direkt anställda av någon av de deltagande läroanstalterna under förutsättning att - dessa experter är medborgare i eller permanent bosatta i ett av de länder som ingår i avtalet; - deras deltagande formellt har angetts i de ursprungliga ansökningshandlingarna eller formellt har godkänts av kommissionen; - deras deltagande innebär tydliga och väl definierbara fördelar för IP; - kostnader för kost och logi inte överskrider de maximibelopp som anges i tabellen i avsnitt I.2.a i detta dokument. • Inköp, produktion, översättning och distribution av läromedel eller informationsmaterial som har direkt anknytning till IP. • Utrustning, om denna skall användas inom distansutbildning (ODL) eller ny informations- och kommunikationsteknologi inom IP-aktiviteten. • Information, urval, förberedelse, mottagande och observation av utbytesstudenter och/eller personal. • Administrationskostnader.
FAICAnxl_SV.doc
s. 15
Avsnitt III: III.1.
Regler för den ekonomiska förvaltningen av stödet
Ekonomisk förvaltning
Följande regler gäller alla utgifter som täcks av stöd för genomförande av godkända IC-aktiviteter.
III.1.a. Bankkonton III.1.a.1. Det konto som anges i finansieringsavtalet (se kopia i bilaga III) till vilket bidraget skall betalas ut bör, om möjligt, vara i €, och måste vara • i den projektanordnarens namn (personliga konton kan under inga som helst omständigheter accepteras); • specifikt för projektet, om möjligt; • i en medlemsstat i Europeiska unionen, ett EFTA-EEA-land eller ett av kandidatländerna som officiellt deltar i programmet. III.1.a.2. Kontanta uttag från kontot bör undvikas och måste bestyrkas med kvitton. III.1.a.3. Projektanordnaren rekommenderas bestämt att skaffa ett separat konto för IC. Oavsett om det rör sig om ett separat eller allmänt konto skall projektanordnaren emellertid införa ett bokföringssystem som gör det möjligt att tydligt relatera transaktionerna på bankkontot till utgifter och verifikationer som rör IC-aktiviteterna.
III.1.b. Bankränta på Sokratesbidrag III.1.b.1. Projektanordnaren skall se till att Sokratesbidraget används på bästa sätt och att pengarna handhas i enlighet med principerna för sund ekonomisk förvaltning. Om pengarna eller del av pengarna inte används omedelbart skall projektanordnaren, om så är möjligt, placera dem på ett räntebärande konto. III.1.b.2. Eventuell upplupen ränta på Sokratesbidraget skall redovisas i den ekonomiska rapporten för det aktuella avtalsåret. I det redovisningssystem som projektanordnaren väljer för IC-aktiviteten skall det klart framgå hur stor räntan varit och hur den slutliga summan uträknats. III.1.b.3. Om den eventuella räntan på Sokratesbidraget inte används inom avtalsperioden för den godkända aktiviteten, skall den inbetalas till kommissionen inom 30 dagar från den tidsfrist som fastställs i debetnotan från kommissionen.
III.1.c. Bokföringssystem III.1.c.1. Projektanordnaren skall införa antingen ett separat bokföringssystem eller ett internt system för förvaltning och redovisning av IC-aktiviteternas ekonomi. Vilket system som än väljs skall både finansieringskällan för den godkända IC-aktiviteten och utgifterna för varje aktivitet i finansieringsavtalet kunna identifieras. III.1.c.2. Alla transaktioner under avtalsperioden som avser faktiska utgifter/intäkter i samband med projektet måste registreras med hjälp av ett numreringssystem i vilket projektet får ett särskilt identifierbart nummer. III.1.c.3
Det är högst önskvärt att de som ansvarar för ledning respektive ekonomiska förvaltning av de godkända ICaktiviteterna inte är samma personer.
III.1.d. Växelkurser III.1.d.1. Alla poster som anges i den ekonomiska rapporten skall uttryckas i EUR. Kommissionen förbehåller sig rätten att tillbakavisa slutrapporter där den ekonomiska rapporten uttrycks i annan valuta än i EUR. Den växelkurs som skall användas (i länder utanför euro-området) är den som tillämpas av de banker som utför de aktuella transaktionerna i enlighet med vad som beskrivs nedan. III.1.d.2. I de fall projektanordnaren har öppnat ett konto i EUR för projektet är det de faktiska debiterade beloppen i EUR som skall ligga till grund för de belopp som ingår i den ekonomiska rapporten i bilaga II. III.1.d.3. I de fall projektanordnaren har öppnat ett konto i en annan valuta än EUR skall den växelkurs användas som gällde vid tidpunkten för överföringen av medlen till projektanordnarens konto. III.1.d.4. Kommissionen kan när som helst kräva att projektanordnaren anger vilken växelkurs som använts vid en viss transaktion i projektet.
FAICAnxl_SV.doc
s. 16
III.2.
Ekonomisk rapport
III.2.a. Allmänt III.2.a.1. Den ekonomiska rapporten, som utgör en del av slutrapporten, skall skickas in senast angivet datum och på det sätt som anges i Allmänna villkor i finansieringsavtalet (se artikel 9 i finansieringsavtalet). III.2.a.2. Den ekonomiska rapporten skall sammanställas genom att använda bilaga II till finansieringsavtalet. III.2.a.3. Den ekonomiska rapporten skall vara fullständig och visa alla, och inga andra än de utgifter som täcks av Sokratesstödet och som är avsedda för genomförandet av de godkända IC-aktiviteterna. III.2.a.4. Det rekommenderas bestämt att den ekonomiska rapporten granskas av någon person inom projektanordnarens organisation som har utbildning i och erfarenhet av bokföring. III.2.a.5. Den ekonomiska rapporten skall dateras och undertecknas av projektanordnarens juridiska företrädare, vars namn framgår av finansieringsavtalets framsida.
III.2.b. Analys av den ekonomiska rapporten Kommissionen kommer att analysera den ekonomiska rapporten enligt följande rutiner: III.2.b.1. Från de utgifter som täcks av Sokratesstödet och som förts upp i den ekonomiska rapporten kommer man att dra eventuella icke tillåtna poster enligt vad som anges i dessa regler och i finansieringsavtalet. På så sätt får man fram de tillåtna kostnaderna för IC-projekten. III.2.b.2. Om dessa tillåtna kostnader är lika med eller större än maximibeloppet för stödet, kommer den ekonomiska rapporten att anses godkänd och de slutgiltigt beviljade medlen kommer att vara lika med maximibeloppet som anges i post A.3 i finansieringsavtalet. III.2.b.3. Om dessa tillåtna kostnader är lägre än maximibeloppet kommer de slutgiltigt beviljade medlen att vara lika med de tillåtna kostnaderna. Exempel Maximibelopp
Redovisade kostnader
100 000 EUR 100 000 EUR
100 000 EUR 90 000 EUR
Tillåtna kostnader efter analys 100 000 EUR 85 000 EUR
Slutligt belopp 100 000 EUR 85 000 EUR
III.2.b.4. Om det slutliga stödet efter avdrag av otillåtna kostnader är mindre än den totala summa som kommissionen redan betalt ut skall projektanordnaren på uppmaning av kommissionen återbetala skillnaden. III.2.b.5. Reglerna i detta avsnitt skall inte utgöra något hinder för kommissionen att begära att medlen helt eller delvis återbetalas om den är missnöjd med innehållet i någon av de godkända IC-aktiviteter som genomförts.
III.2.c. Begäran om kompletterande information På begäran av kommissionen eller byrån skall projektanordnaren åta sig att på egen bekostnad och inom 15 arbetsdagar inkomma med sådana kompletterande upplysningar, fakturor eller dokument som efterfrågas rörande de aktiviteter som genomförts och det sätt på vilket stödet som beviljats inom ramen för avtalet använts. Sådan information kan också begäras som stickprovskontroll.
FAICAnxl_SV.doc
s. 17
III.3.
Revisionsprinciper
III.3.a. Allmänt III.3.a.1. Revisioner på plats kan ske när som helst under avtalets löptid och inom fem år efter avtalsperiodens slut. Oberoende av utfallet av en eventuell tidigare granskning av den ekonomiska rapporten, kan kommissionen eller byrån under denna femårsperiod beordra projektanordnaren att betala tillbaka alla eventuella icke tillåtna kostnader som kommissionen upptäckt (antingen genom förnyad granskning av rapporten eller genom revisionsbesök). III.3.a.2. Revision får utföras av Europeiska kommissionen, revisionsrätten, byrån eller av ombud utsedda av någon av dessa parter. Projektanordnare kommer att varslas om när revision skall ske, enligt artikel 8.1 i finansieringsavtalet. III.3.a.3. Innan revisionen sker kan projektanordnaren anmodas att skicka in vissa handlingar till kommissionen. Dessa handlingar kan röra det sätt på vilket den ekonomiska förvaltningen av IC-aktiviteterna har skötts, eller det kan vara svar på begäran om ytterligare upplysningar angående utgifter som tagits upp i den ekonomiska rapporten. Alla handlingar som efterfrågas skall skickas in inom angiven tid. III.3.a.4. De handlingar som projektanordnaren skall ha tillgängliga och kunna uppvisa för revisorerna specificeras nedan.
III.3.b. Allmänna regler för handlingar III.3.b.1. Projektanordnaren skall kunna uppvisa verifikationer för tillåtna utgifter som hänför sig till godkända ICaktiviteter motsvarande ett belopp som är lika med eller större än maximibeloppet. III.3.b.2. Om fakturorna är ställda på projektanordnaren skall de vara daterade originalhandlingar. Om utgifterna gäller en samarbetspartner skall projektanordnaren kunna visa upp kopior av fakturor, påskrivna och bevittnade av den aktuella partnerns ekonomiansvarige. III.3.b.3. Proformafakturor accepteras inte utom då utgifterna gäller varor eller tjänster som beställts eller avtalats men som ännu inte betalats vid tidpunkten för revisionen. Vid användning av dessa proformafakturor måste dock den tremånadersregel som omnämns i artikel 4.1 i finansieringsavtalet respekteras. III.3.b.4. Projektanordnaren skall låta revisorerna få tillgång till alla nödvändiga bankhandlingar så att de skall kunna kontrollera alla utbetalningar och andra transaktioner som gjorts för att genomföra IC-aktiviteterna, samt räntan på Sokratesbidraget. III.3.b.5. Kommissionen eller byrån kan underkänna utgiftsposter som strider mot de regler som fastslagits i denna bilaga.
III.3.c. Specifika regler III.3.c.1. Personalkostnader Förutom vad som specificeras i avsnitt I.2.d.2 Kostnad för kontors-, administrativ och/eller teknisk personal i dessa regler, skall projektanordnaren hålla tillgängliga för inspektion kopior av anställningskontrakt för sådan administrativ personal och resurspersonal som anställts särskilt för IC-aktiviteterna och för vilka lönen är inräknad i utgiftsredovisningen som del av administrationskostnaderna. III.3.c.2. Kostnader för resa, kost och logi Resekostnader skall verifieras på följande sätt: • Tåg: uppvisande av färdbiljett i original (om originalhandlingen måste behållas för beskattningsändamål skall attesterade kopior framläggas). • Flyg: uppvisande av färdbiljett i original (om originalhandlingen måste behållas för beskattningsändamål skall attesterade kopior framläggas). • Egen bil: intyg med en framställning från det lokala järnvägsbolaget som underlag med uppgifter om biljettpriset för motsvarande sträcka. • Hyrbil: faktura från anlitat företag. • Taxi: taxikvitto. Utgifter för kost och logi skall redovisas på följande sätt: • Om projektanordnaren och dess samarbetsparter kommer överens om ett system där ersättning utgår för faktiska kostnader, skall dessa ersättningar utbetalas med den summa som anges på fakturorna, förutsatt att denna inte överstiger det maximibelopp som anges i tabellen under punkt I.2.a.
FAICAnxl_SV.doc
s. 18 • Om projektanordnaren och dess samarbetsparter kommer överens om ett system där ersättning utgår enligt en fastställd schablon, är det inte nödvändigt att uppvisa verifikationer för utgifterna, förutsatt att detta system är förenligt med den aktuella utbildningsanstaltens interna bestämmelser och att man respekterar den begränsning som beskrivs i föregående punkt. III.3.c.3. Teknisk (hårdvara) och annan utrustning Projektanordnaren skall kunna visa upp alla originalhandlingar som avser inköp, leasing och hyra av hårdvara och annan utrustning, liksom för underhåll och installation av dessa. Projektanordnaren skall också, för all utrustning som anskaffats inom finansieringsavtalet, på anmodan kunna visa upp handlingar som bevisar varifrån utrustningen kommer, oavsett om den köpts, leasats eller hyrts. Projektanordnaren skall kunna visa hur den hårdvara eller utrustning som anskaffats inom finansieringsavtalet har bokförts i det interna bokföringssystemet. III.3.c.4. Allmänna administrationskostnader Projektanordnaren skall klart kunna redogöra för hur dessa kostnader har beräknats, hur de uppkommit och på vilket sätt de bidragit till de genomförda IC-aktiviteterna. III.3.c.5. Kostnader för framställning, tryckning, distribution och översättning Projektanordnaren skall kunna visa upp originalhandlingar för alla kostnader. Fakturorna skall vara utförliga och innehålla all nödvändig information om exempelvis arbetets volym, vilket material som producerats, vilken tariff som använts och, i tillämpliga fall, studio- och produktionstid. I de fall arbetet har utförts av en intern avdelning skall projektanordnaren kunna visa hur kostnadsberäkningen har gjorts.
III.3.d. Utfall av revision, inspektion och uppföljning III.3.d.1. Revisioner Projektanordnaren skall informeras om utfallet av revisionen och vilka slutsatser som dragits. Revisionen kan få följande utfall: • Revisionen utfaller positivt och ingen ytterligare åtgärd är nödvändig. • Projektanordnaren kan av revisorerna anmodas att inkomma med handlingar eller verifikationer som inte var tillgängliga eller tillräckligt utförliga vid revisionstillfället. Projektanordnaren skall skicka in det begärda materialet inom den av kommissionen eller byrån angivna tiden. Efter omrevision av dessa handlingar kan revisionen, beroende på handlingarnas innehåll, avslutas antingen enligt punkten ovan eller punkten nedan. • Vid revisionen kan utgifter framkomma som inte är tillåtna och som kommer att dras av från projektets faktiska kostnader. Om dessa icke tillåtna kostnader är stora kan det innebära att de beviljade medlen minskas och att motsvarande belopp måste återbetalas till kommissionen. Alla återbetalningar skall göras enligt artikel 12 i finansieringsavtalet. III.3.d.2. Avtalsenlig inspektion Inspektionsbesök kan äga rum när som helst under avtalsperioden. Syftet med dessa besök är att låta inspektörerna få en inblick i IC-aktiviteterna och med egna ögon få se aktiviteternas resultat och utfall. Besöken görs av representanter för kommissionen, revisionsrätten eller byrån eller av personer utsedda av dessa. Besöken äger vanligen rum i byråns eller kommissionens lokaler i Bryssel. I vissa fall kan de också, om kommissionen så önskar, äga rum i projektanordnarens lokaler. I de fall då projektet beviljas stöd på 100 000 EUR eller mer kan projektanordnaren kallas till Bryssel högst två gånger under avtalsåret för att redogöra för hur projektet framskrider. Inför varje inspektion kommer dock kommissionen eller byrån att i förväg underrätta projektanordnaren, enligt artikel 8.1 i finansieringsavtalet. Projektanordnaren skall informeras om utfallet av inspektionen och vilka slutsatser som dragits. Inspektionen kan få följande utfall: • Inspektionen utfaller positivt och ingen ytterligare åtgärd är nödvändig. • Projektanordnaren kan anmodas att inkomma med handlingar eller material som inte fanns tillgängliga vid inspektionstillfället. Projektanordnaren skall skaffa fram det efterfrågade materialet inom den tid som anges av den organisation som utför inspektionen. • Projektanordnaren kan anmodas att vidta åtgärder för att förbättra kvaliteten på det material som framställs eller att omarbeta arbetsplanen så att den följer finansieringsavtalet. • I de fall inspektionen finner att det inte gjorts några framsteg eller att inget arbete har utförts kan hela eller delar av IC-aktiviteterna stoppas och projektanordnaren åläggas att betala tillbaka de beviljade medlen.
*
*
* FAICAnxl_SV.doc
