Bilag 1 Bilag 1: Status for fokusområder udpeget i 2012’s virksomhedsplan: På de følgende sider gives en oversigtlig status på hvor langt forvaltningen nåede i 20102 med de fokusområder der var udpeget som særligt indsatsområde i sidste virksomhedsplan. For så vidt angår mere detaljeret beskrivelse af fokusområdets indhold henvises til ”Virksomhedsplan 2012”. Afsluttet Delvis afsluttet eller videreført i næste virksomhedsplan Ikke udført Fokusområde annulleret
Forvaltningen
Proces og aktivitet
Mål
Deadline
Interne projekter og større opgaver
Der skal oprettes en screeningsgruppe som løbende – og så tidligt som muligt får kvalitetssikret vores videre sagsbehandling af projekter/ansøgningerne. F.eks. ved kommunale byggerier, større vejanlæg, naturgenopretning, shelters o.lign.
Bl.a. så evt. problemer med projekterne i forhold til andre sektioners fagområder opdages i tide og løsningerne kommer på plads eller ”worst case” at de umulige projekter bliver stoppet inden yderligere spild af ressourcer m.v.
Nyt økonomistyringsprogram - VIS
I 2012 indføres nyt økonomiprogram (VIS). Programmet vil blive et væsentligt værktøj til den løbende budgetlægning og budgetopfølgning. Programmet vil kunne generere et utal af forskellige oplysninger opsat på forskellige måder. De relevante medarbejdere skal lære at udnytte systemet optimalt i forhold til deres opgaver.
En central opgave vil være at sikre, 1.3.2012 at vi får udviklet de nødvendige udtræk fra systemet til at sikre den fornødne budgetopfølgning.
1.6.2012
Status Ikke nået i 2012. Indgår som del af fælles fokusområde for interne projekter.
Ikke igangsat i 2011. Opdeles i 2012 så der i første omgang arbejdes med håndtering af større interne projekter
Bilag 1 Nyt I løbet af 2012 skal vi overgå fra Acadre dokumenthåndteringsprogram til KMD-sag som elektronisk – KMD-Sag dokumenthåndteringsprogram. Dette vil indebære såvel oplæring som overførsel af gamle sager samt dokumentskabeloner. Endvidere vil det medføre et net program til udarbejdelse af dagsorden og referat fra Udvalgsmøderne.
Sikre en så smidig overgang som 2012 mulig og med brug af færrest mulige ressourcer. Men det vurderes umiddelbart, at idet hele forvaltningen benytter og er afhængig af et EDH-system, vil der sandsynligvis komme til at medgår en del ressourcer i overgangsfasen.
Sekretariatet
Proces og aktivitet
Mål
Deadline
Status
Grundejerforeningsregister
I mange områder er der i enten lokalplan eller lignende bestemt, at der skal være en grundejerforening. Der skal oprettes et register og en procedure som sikrer at grundejerforeningerne oprettes hurtigst muligt samt tilhørende kontaktregister som kan benyttes ved efterfølgende høringer ved bygge- og plansager
Få overdraget de rette arealer så snart 1.3.2012 kriterierne er opfyldt for dermed at undgå at kommunen ikke fortsat skal forestå vedligehold m.v. samt nemt kan foretage høringer.
Plan
Proces og aktivitet
Mål
Deadline
Status
Skabelon for screening
Evaluering og forbedring af screeningsskemaer
Ensretning og forbedret tværfaglig sagsbehandling
31.12.2010
Videreført til 2012 (rød)
Lokalplanskabelon
Videreudvikling af udarbejdet skabelon for lokalplaner.
Ensretning og forbedret kvalitet i sagsbehandlingen.
31.12.2011
rød
Procesoptimering for lokalplaner
Udarbejdelse af procedure (inkl. interne høringer i forvaltningen)
Effektivitet, forbedret tværfaglig sagsbehandling
31.12.2010
Videreført til 2013.
Bygningskultur 2015
Afklaring af rammer for det videre arbejde
Bidrage til bevarelse af bygningsarven
Bilag 1 Byg
Proces og aktivitet
Mål
Deadline
Dialog med samarbejdspartnere
Afholdelse af informationsmøde for faste professionelle ansøgere (arkitektfirmaer o.lign.).
Øget effektivitet i sagsbehandlingen 31.04.2012 gennem højere kvalitet i ansøgningsmateriale, herunder at reducere behovet for at anmode om supplerende materiale, som der i dag er behov for i ca. halvdelen af sagerne.
Mødet afholdt i maj 2012
Digitalt byggesagsarkiv
Udarbejde beslutningsgrundlag samt beskrivelse af processen og mulige forløb ved en digitalisering af byggesagsarkivet
Give offentligheden digital adgang til byggesagsarkivet og herved reducere ressourceforbruget på forespørgsler om tegninger og andet materiale fra arkivet. Øge effektiviteten i sagsbehandlingen gennem lettere adgang til tidligere sager.
Byrådet vedtaget i august at arkivet digitaliseres. Beløb på 2,1 mio optaget i budget 2013.
31.12.2012
Status
Bilag 1 Natur og Miljø
Proces og aktivitet
Mål
Deadline
Status
Vand- og naturplaner
Statens vand- og naturplaner kom i offentlig høring i ½ år fra oktober 2010. Vand- og naturplanerne er endnu ikke vedtaget, men bliver en meget stor opgave i de kommende år med udarbejdelse af handleplan og projekter. I mellemtiden gennemføres vådområdeprojekter
Der laves en organisation, der kan håndtere udtalelse om vand- og naturplaner i høring, udarbejde handleplaner og lave vådområdeprojekt.
December 2012 Der er dannet en projektgruppe med 6 deltagere på vandløbsområdet, en gruppe på 3 på vådområderne, gruppe på 4 på naturområdet og en på 2 om spildevandsopgaverne . Handleplanerne er vedtaget af byrådet i november 2012, men skal vedtages igen, fordi vandplanerne er blevet kendt ugyldige.
Bedre afgørelser
Der nedsættes en gruppe, som kommer med forslag til layout, opbygning og indhold. Derefter vælges fælles udtryk, som implementeres i skabelonerne. Fælles kursus er tilrettelagt.
Godkendelser, tilladelser og andre December 2012 Sproggruppen har afgørelser skal have en bedre kvalitet, udarbejdet en så de overholder formalia, er forståelige sprogpolitik med og ensartede. retningslinjer og eksempler til at skrive afgørelser. Desuden har der været fælles kurser om skriftlig formulering og om juridiske forhold i afgørelser.
Landbrug og Natur
Proces og aktivitet
Mål
Deadline
Status
Landbrug og § 3 natur
I forbindelse med tilsyn og godkendelse af husdyrbrug samt undersøgelse i GIS støder vi på konflikter mellem natur og opdyrkede arealer. Der foretages
At højne validiteten af oplysningerne og reducere muligheden for, at yderligere natur går til grunde. Det er et mål at få foretaget 100 gennemgribende registreringer i 2012.
31.12.2012
Gøres til permanent observationspunkt, som indgår i landbrugstilsynene i et omfang, hvor det er
Bilag 1
Information til landbruget
undersøgelser og vurderinger af den beskyttede natur og de nødvendige justeringer foretages.
Fokusområdet er en fortsættelse fra 2011.
muligt at følge op på uoverensstemmelsern e. Statens analyse af § 3 i 2013 vil klarlægge mange forhold.
Det er af stor vigtighed, at landmændene har kendskab til sårbare områder med okker, således at vi undgår svært genoprettelige skader.
Helt at undgå okkersager, hvor der sker opgravning og dræning uden tilladelse og at reducere tilfælde.
30.12.2012
Vi har ikke undgået okkersager i 2012, men ingen af sagerne har udviklet sig større komplekse sagsforløb. Vi har en tro på, at de fleste landmænd og drænmestre er blevet mere bevidst om problematikken.
Der sættes ind med forskelligartet målrettet information. Opgaven er en fortsættelse fra 2011. Lodsejerlaug
Fortsat kampagne for oprettelse af lodsejerlaug, hvilket skal medføre, at der oprettes minimum to lodsejerlaug for større vandløbsområder.
Fortsat kampagne for oprettelse af lodsejerlaug, hvilket skal medføre, at der oprettes minimum to lodsejerlaug for større vandløbsområder.
31.12.2012
Der er oprettet et lodsejerlaug for et vandløbssystem og et fælles lodsejerlaug for hele kommunen. Vi forventer, at det overordnede lodsejerlaug vil gøre, at de lokale lodsejerlaug vil blive oprettet efter hånden.
Information
Naturgruppen udsættes ofte for, at ejendomsmæglerne ikke har kendskab til reglerne om anvendelsen af beskyttet natur.
Udbygge kendskabet til registreret natur i forbindelse med salg af landbrugsejendomme.
31.12.2012
Der er iværksat en information evt. med et møde inden årets udgang
Dette kendskab kan udbygges gennem information til ejendomsmæglerne dels som en generel information dels som en konkret oplysning eksempelvis gennem
Bilag 1 ejendomsoplysningsskemaerne.
Bilag 1 Virksomhed og Grundvand
Proces og aktivitet
Mål
Indsatsplaner til beskyttelse af grundvandet
I de kommende år skal der laves Der skal foreligge et detaljeret udkast indsatsplaner til beskyttelse af til en indsatsplan senest et år efter, drikkevandet. Naturstyrelsen har færdiggjort kortlægningen.
Deadline
Status
Område Farsø – ”Farsø-Rønhøj” Rønhøj, 2011 afsluttes inden 31. 12. (udsat) 2012. Politisk vedtagelse Område Aars, igangsættes i januar 2012 (udsat) 2013. Område Løgstør, 2012 (udsat) ”Aars” – afsluttes i løbet af 2013. ”Vognsild” – igangsættes i løbet af 2013.
Udarbejdelse af vandforsyningsplan
Skal beskrive, tilrettelæggelsen Udarbejdelse af en ny af vandforsyningen i kommunen; vandforsyningsplan hvilke anlæg der skal anvendes og hvilke områder, de skal forsyne.
31.12.2012 (udsat)
Er afsluttet
31.12.2012
Forventes afsluttes inden 31. 12. 2012.
Udarbejde ny spildevandsplan Sikre ensartet og fremtidssikret 31.12.2012 med beskrivelse af de administration af spildevandsområdet i nuværende spildevandsforhold i kommunen. kommunen samt identifikation og vurdering af fremtidige indsatsområder.
Forventes endeligt vedtaget inden den 31. 12. 2012.
Øge virksomhedernes Øge virksomhedernes interesse Udarbejde informationsmateriale til interesse for miljøforbedrende for miljøforbedrende tiltag i virksomheder. tiltag forbindelse med de kommunale Kontakt til ”grønne netværk”. miljøtilsyn. Dette kan blandt andet ske ved vejledning i bedre miljøstyring, opstilling af realistiske miljømål for den enkelte virksomhed, samt information om deltagelse i ”grønne virksomhedsnetværk”. Spildevandsplan
Bilag 1 Tømningsordning for hustanke Udvidelse af eksisterende tømningsordning
Opdatering af gældende regulativ og 31.12.2012 efterfølgende igangsætning af udvidet (31.12.2013) tømningsordning, samt gennemførsel af informationskampagne i de områder der bliver omfattet af obligatorisk tømningsordning.
Regulativet er opdateret og godkendt af byrådet. Udbud af tømningsordningen er forsinket på grund af forlænget politisk behandling. De første to af tre faser forventes gennemført i 2012 (er sket). Sidste fase i 2013. Informationsmateriale er under udarbejdelse – forventes udsendt inden omkring årsskiftet 2011/2012
Vej og Trafik
Proces og aktivitet
Mål
Status
Udbud
Opbygge kompetence og viden indenfor forskellige typer af udbud, og opnå erfaring i at udarbejde udbudsmateriale.
Målet er at håndtere udbud internt, og Løbende opbygge den fornødne viden indenfor området.
Deadline
Det er målet fremover kun at håndtere mindre udbud internt. Større udbud skal ud til rådgivende ingeniørfirmaer.
Registrer Vejman.dk
1. januar 2012 overgik Målet er at ajourføre relevante data i 31.12.2012 kommunen fra det nye program for både veje, stier og vejforvaltningsprogrammet RoSy pladser til brug i både myndigheds- og til Vejman,dk driftsopgaver.
Det har vist sig, at konverteringen har taget længere tid end beregnet, og alle data er endnu ikke ajourført. Det forventes det at blive i 2013.
GIS, trafik, projekter
Proces og aktivitet
Mål
Status
Udbud
At kunne håndtere alle typer af udbud internt og opbygge den
Opbygge kompetence og viden indenfor Løbende de forskellige typer af udbud og opnå
Deadline
Bilag 1 fornødne viden, til at skabe en attraktiv
erfaring med at udarbejde udbudsmateriale og gennemføre udbud, den største udfordring i 2012 bliver udbud omkring den sydlige omfartsvej omkring Aars.
Registre
Målet er at gennemgå og analysere indberetningen og vedligeholdelsen af registre. Register som BBR, ESR, og CPR er nogle af de centrale registre, disse bruges dagligt af alle sagsbehandlere og det er yderst vigtig, at
Registrene skal gennemgås og der skal Løbende udarbejdes procedure for ajourføreringen.
Vejman.dk
At overgå til vejman.dk - et fælles vejforvaltningssystem som kan bruges på alle veje, stier og pladser
Kommunen overgår pr. 1. januar 2012 Løbende til vejforvaltningssystemet Vejman.dk i stedet for det tidligere system RoSy. Det er målet, at få opbygget et vejforvaltningssystem med alle relevante data for både veje, stier og parkeringspladser. Herunder også uheld og trafiktællinger. Målet for 2012 er at få systemet ajourført med alle korrekte og relevante data for veje, stier og pladser til brug i både myndigheds- Og driftsopgaver.
Park, Havne og Natur
Proces og aktivitet
Mål
Implementering af budget 2012
Deadline
Status
2012
Udført
Færdiggørrelse af byggemodninger
Vestervangs allé
2012
Ca. 50 % af det praktiske udført
Park og Vej
Proces og aktivitet
Mål
Deadline
Status
Grønt regnskab
Vi vil i fremtiden fokusere mere Reducering af CO2 udslippet. på miljøbelastningen i Park & Vej Reducering af energi og ressource forbruget.
2015
Annulleret.
Rosenparken
Nedsættelse af mentorordning
At tage imod mennesker, der i en eller Juni
Gennemført.
Bilag 1 ved Rosenparken
anden grad trænger til et løft, for at bestride et almindeligt job.
2010
Kontraktevaluering af vintertjenesten
I endnu et år har vi eksterne Optimering af kontraktudbud og entreprenører på kontrakt til at optimering af egen vinterberedskab. køre vintertjenesten inden vi skal reevaluere hele beredskabet.
Okt. 2011
Gennemført.
Borgerundersøgelser
Måling af borgertilfredsheden i Park og Vej, blandt andet ved et netbaseret spørgeskema.
Vi får belyst ting der ønskes gjort bedre eller anderledes.
Dec. 2011
Annulleret.
Ejendomscenter
Proces og aktivitet
Mål
Deadline
Status
Byggeri
Udarbejdelse af tjekliste
At svare øvrige forvaltning på hvilke konsekvenser det har når de ønsker at opfører en ny bygning
2012
Ikke udført, men indgår i stedet som en del af fokusområderne for 2013
Energi
Udbygning af energistyringssystemet
At få automatisk registrering af energidata på alle kommunale bygninger
2013
Der er etableret målere med automatisk indberetning på flere bygninger. Der udestår stadig en del og det bliver ikke muligt at etablere alle i 2013
Energi
Energioptimering af gadelysnettet, udskiftning af lyskilder og gadelamper
Opnå et mere energieffektivt gadelysnet
2013
Der har ikke været afsat midler til formålet i 2012, men det er der i 2013, hvor fokusområdet går igen.
Energi
Energioptimering af kommunale bygninger, energiforbedringer
At reducere energiforbruget i de kommunale bygninger
2012
Forbedringsforslag fra energimærker med kort tilbagebetalingstid er gennemført.
Energi
Forbedret styring af tænd/sluk
Minimere elforbruget til gadelys
2012
Der er gennemført
Bilag 1 tider på gadelys
tiltag for at optimere gadelysanlæggene.
Vedligehold
Renovering af tage
At undgå vandskader + råd og svamp
2012
Renovering af tage vedr. ekstra ordinærbevilling er udført som planlagt, dog med nogle små ændringer.
Rengøring
Oprette selvstyrende grupper
Tilpasning af rengøringsenheden
2012
Vi er kommet godt i gang med forarbejdet i forbindelse med de selvstyrende grupper. Alle har været på kursus i samarbejde og teambuilding. En gruppe har fået lavet samarbejdes aftale og er startet op. Der startes massivt op i flere grupper i starten af 2013.
Rengøring
Udarbejde kontrakter med institutionerne
At få afklaret hvad de kan forvente
2012
Dette er startet op med en skitse som stadig er under udvikling og ikke præsenteret for institutionerne.
Rengøring
Forbedre indkøbsfunktionen
At leve op til SKI aftalerne
2012
De indkøbsaftaler der benyttes af Rengøringsenheden er gennemgået med indkøb og er blevet rettet til så de passer til de behov der er. Samtidig er der indgået nogle nye extra aftaler. Der er lavet bestillingssedler
Bilag 1 til personalet der passer til det der er på aftalen. Der er sat ny person på varetagelse af indkøb gennem web-indkøb.