BESTYRELSENS ARBEJDSOMRÅDE KOMPENDIUM

BESTYRELSENS ARBEJDSOMRÅDE KOMPENDIUM

For bestyrelsesmedlemmer i Dansk Folkehjælp Viborg-Skive afdeling. 2013

1

Indhold FORORD.................................................................................................................................4 FORRETNINGSORDEN.......................................................................................................... 4 NYHEDSBREV........................................................................................................................ 5 SPONSORSØGNING.............................................................................................................. 5 MEDLEMSHVERVNING.......................................................................................................... 6 VAGTER................................................................................................................................... 7 DEPOTBESTYRER................................................................................................................. 7 KURSER.................................................................................................................................. 8 DET FRIVILLIGE SOCIALE ARBEJDE................................................................................... 9 UG-AFDELING.........................................................................................................................10 MEDLEMS- & SOCIALE AKTIVITETER.................................................................................. 11 SAMARBEJDS-AKTIVITETER m.h.p. SYNLIGHED I BEFOLKNINGEN ............................... 12 PR. GRUPPEN........................................................................................................................ 13 HJEMMESIDEUDVALGET...................................................................................................... 14 HANDLE OG STRATEGIPLAN ...............................................................................................15 INDSAMLINGER TIL AFDELINGENS ARBEJDE.................................................................... 15 INTERNATIONALT ARBEJDE................................................................................................. 15 BØRNEATTEST....................................................................................................................... 16 JULEHJÆLP ........................................................................................................................... 16 GENBRUGSBUTIK.................................................................................................................. 17 BØRNEFERIE LEJER............................................................................................................. 17 BESTYRELSEN....................................................................................................................... 18 HJEMMESIDER....................................................................................................................... 19

2

FORORD Følgende opgaver ligger i bestyrelsesarbejdet i 2013. Meningen med dette kompendium er, at arbejdet og arbejdspresset bliver lagt mere ud til de enkelte bestyrelsesmedlemmer.

FORRETNINGSORDEN Den gængse forretningsorden i bestyrelsesarbejdet er, at når man har påtaget sig en opgave, så står man for den indtil næste generalforsamling. Skulle arbejdsbyrden blive for stor, eller der er opstået en forhindring, er man selv ansvarlig for at indhente hjælp fra andre i og uden for bestyrelsen. Med hensyn til drøftelser og beslutninger, der er indgået på bestyrelsesmøder, er det almindelig pli, at disse emner ikke efterfølgende debatteres udenfor bestyrelsen. Alle har som en selvfølge ret til at ytre sig, men er man uenig i flertalsbeslutninger, kan man på forlangende få sit særstandpunkt ført til protokol. God arbejdslyst og velkommen til bestyrelsesarbejdet i 2013.

3

NYHEDSBREV Der bliver sendt et nyhedsbrev ud, hver gang der sker noget nyt i afdelingen el. foreningen. Ansvarlig: Susanne V. Tranders Gruppen består af: Bestyrelsen

SPONSORSØGNING For at en afdeling kan fungere optimalt, skal der jo penge til. Økonomien i en Humanitær forening er ikke altid det letteste at få til at fungere, derfor er det nødvendigt at foretage sponsorsøgning, for at få det til at løbe rundt. Sponsorsøgning foregår på følgende måde: SØGNING:

Der skal findes emner og udsendes breve til disse.

KONTAKT:

Er sponsor positiv, anbefales det, at afdelingens repræsentant tager personlig kontakt til sponsor og fortæller sponsor om de fordele og den reklameværdi, han får ved at sponsorere foreningen.

AGITATION:

Her gennemgås så det nye agitationsmateriale, hvor man fortæller, hvem vi er, og hvad vi laver (husk også at omtale forbundet med dets internationale arbejde).

LISTE:

Der skal udarbejdes en liste, hvori alle sponsorerne er optegnet med navn, adresse, postnummer og by samt beløb. Denne skal bruges til senere opfølgning. Listen skal i første omgang laves som en forslagsliste, hvilken man så går ud fra ved søgningen.

Ansvarlig: Heidi Vinter Cramer

4

MEDLEMSHVERVNING Det er alles opgave at få så mange medlemmer indmeldt i netop vores forening og afdeling. Dette for at få afdelingen til at fungerer optimalt. Det er derfor ikke kun en bestyrelsesopgave, men en opgave for alle medlemmer af afdelingen. OPSØGE:

Der skal opsøges ligestillede med interesse for humanitært arbejde. Alle, der kan gå ind for formålsparagraffen og eller sympatisere med den humanitære tanke, kan optages som medlemmer. Medlemshvervning kan foregå dels ved mund til mund metoden, men også ved hjælp af agitationsmaterialer og udstillinger.

AGITATION:

Her anvendes det nye agitationsmateriale fra afdelingens PR gruppe, som løbende vil blive opdateret.

NYE MEDLEMMER: Det er vigtigt at give besked til afdelingskassereren om nye medlemmer. Velkomstmaterialer sendes ud af ansvarlige.

Ansvarlig: Formand Gruppen består af: Alle medlemmer

5

VAGTER Afdelingens samaritter skal aktiveres i den udstrækning, de måtte ønske. Det vil sige, at afdelingens vagtfordeler til enhver tid skal være på forkant med, hvor mange vagtsamaritter, der er aktive, og skal dermed også i samarbejde med instruktørudvalget opsætte samaritter kurser samt andre interne kurser. KONTAKT:

Her er det igen vigtigt, at der er en personlig kontakt til vagtrekvirenten (vagthaveren), for der igennem at få mest muligt ud af det for afdelingen, samt de bedst mulige forhold for udførelsen af vagttjenesten o.s.v.

BREVE:

Her skal vagtfordeler skrive breve ud til vagtrekvirenterne med tilbud om samaritter.

OPFØLGNING:

De pågældende vagter skal opfølges og rapporteres til vagtfordeleren og bestyrelsen.

Ansvarlig: Randi Tranders, Michael Adamsen, Susanne V. Tranders Tovholder: Vagtfordeleren. Alle kan modtage forespørgelse. Men der skal koordineres med Vagtfordeleren.

DEPOTBESTYRER Depotbetyrerens opgaver er: Indkøb af materialer Pakke materialer til vagter Sørge for orden i materiale rummet Det er depotbetyrerens opgaver, men alle i afdelingen skal være med til, at give en hånd, hvis det efterspørges. Opfyldning af ”private” vagttasker sker på vagter ud fra det materiel, der er med på vagten, ved store mangler eller ting som ikke normalet er med på vagt kontakt depotbestyreren Afhentning af materialer aftales med depotbestyreren tidligst muligt inden en vagt. Det er også vigtigt, at hjælp med, at pakke ud efter en vagt. Ansvarlig: Randi Tranders / Susanne V. Tranders

6

KURSER Jfr. ”Lokal aftale” er de til afdelingen hørende instruktører medlem af det lokal Instruktørteam. Instruktørteamet laver deres egen Instruktør Aftale, indeholdende Rettigheder og ansvar, samt forretningsorden. Bestyrelsen udpeger en repræsentant for bestyrelsen til instruktørteamet, samt Kursuskoordinator. Kurserne opdeles i forskellige kategorier: 1. Eksterne 2. Interne PR ekstern Eksterne: afholdes på skoler og under oplysningsforbundene, spejdere og lignende bevægelser. Eksterne kurser kan også køres i afdelingens regi i samarbejde med bestyrelsen. Fx sammenslutninger der vil have kursus kun for egne medlemmer. Virksomhedskurser afholdes kun i forbundets regi. Interne:

afvikles for medlemmer af Dansk Folkehjælp. Kurserne liciteres ud til instruktør-teamet via Kursuskoordinatoren. Instruktørerne har forpligtiget sig til at afholde førstehjælpskurser intern i afdelingen – i begrænset omfang - ved deres underskrift på Dansk Folkehjælp Instruktørerklæring. I afdelingens regi: Kurserne der tilbydes til grupper med specielle ønsker og behov. Kurserne liciteres ud til instruktør-teamet via Kursuskoordinatoren. PR:

Ved offentlige events, demonstrere førstehjælp.

Ekstern:

Tilrettede ”kurser” for udviklingshæmmede, hvortil der udfærdiges et ”Diplom” af instruktøren med angivelse af det gennemgåede stof.

Kursuskoordinator: Fordeler indkomne anmodninger om kurser i instruktørteamet. Har ansvaret for udlån og koordinering af afdelingens fantomer og lignende undervisnings materialer. Kursuskoordinator udfærdiger årsberetning til afdelingens generalforsamling. Konklusion: Eksterne kurser styres af instruktørteamet. Interne kurser aftales mellem kursuskoordinator og vagtfordeleren. Ansvarlig: Instruktør teamet Gruppen består af: Susanne V. Tranders og Instruktør teamet

7

DET FRIVILLIGE SOCIALE ARBEJDE At arbejde for og yde støtte til de socialt dårligt stillede, psykisk og fysisk handicappede og andre svage grupper, uden hensyn til religion, etnisk baggrund og politisk opfattelse, men som kan gå ind for foreningens formålsparagraffer. De sociale aktiviteter skal udmærke sig ved, med respekt og omsorg, at give udsatte grupper livskvalitet. Målgruppe Socialt udsatte og handicappede børn og unge Enlige, mindrebemidlede forsørgere og deres børn Socialt udsatte familier Flygtninge, asylansøgere og indvandrere Borgere uden netværk Ældre medborgere Sociale tiltag Førstehjælp og aktiviteter på ferielejre ”Julehjælp” til udsatte og fattige enlige forsørgere og familier Oplevelser for ældre medborgere Ferieophold for ensomme ældre uden netværk, bosat i eget hjem Forsøge at indlemmer indvandrere i det sociale arbejde Integrationsprojekter Ansvarlig: Bestyrelsen

8

UG-AFDELING Vi skal have en UG-Koordinator, da afdelingen skal bygge videre på vores ungdomsmedlemmer. UG-KOORDINATOR: Koordinatoren skal være bindeled mellem kredsens UG- gruppe og afdelingen. Koordinatoren kan tilrettelægge kurser og aktiviteter for UG-medlemmerne i samarbejde med instruktørudvalget og afdelingsbestyrelsen. AKTIVITETER: Der kan laves aktiviteter for UG'erne. Disse skal koordineres med bestyrelsen. KONTAKT: Der kan skabes kontakt til andre UG-Grupper i egen- eller andre organisationer, således at udbuddet af aktiviteter bliver så bredt som muligt og så billigt som muligt, idet medlemmerne som oftest selv skal betale for aktiviteterne. Ansvarlig: Marianne Christensen Gruppen består af: Michael Adamsen, Trine Vinter Cramer

9

MEDLEMS- & SOCIALE AKTIVITETER Ved medlemsaktiviteter menes andre aktiviteter end direkte kurser. Det kan f.eks. være ekskursioner (ture), oplysende medlemsmøder og sociale fester. PLANLÆGNING: Ud fra afdelingens fremtidige virke (godkendt på den ordinære generalforsamling) planlægges og tilrettelægges afdelingens arrangementer omkring diverse emner, som er ønsket gennem punktet fremtidige virke i afdelingen. AFVIKLING: Den ansvarlige afvikler disse medlemsmøder /tema-aftener/dage i samarbejde med berørte dele af afdelingens medlemmer eller udvalg og tager kontakt til de personer, der eventuelt skal medvirke i disse arrangementer. OPFØLGNING: Løbende foretages opfølgning af punktet fremtidigt virke med henblik på evt. bedre forståelse for, hvorfor vi gør sådan som vi gør. Den ansvarlige holder sig løbende ajour med udviklingen i afdelingen på medlemssiden. Ansvarlig: Christian Christiansen Gruppen består af: Bjarne Cramer, Michael Adamsen

10

SAMARBEJDS-AKTIVITETER m.h.p. SYNLIGHED I BEFOLKNINGEN Baggrund: Ud fra et historisk tilbageblik fra opstarten, af Arbejdernes Samaritter Forening d. 31. juli 1907, til Dansk Folkehjælp i 2010, ser vi et stort behov for information og samarbejde med ligesindede organisationer. Viborg afd. blev stiftet 12. januar 1936, senere ændret til Viborg-Skive afd. I 1936 var behovet for humanitær hjælp størst til fattige familier, der lånte senge og andet baby udstyr. Dette arrangement er senere overtaget af Mødrehjælpen. Under krigen gik en gruppe på gadevagt under luftalarmer, dette blev grundlaget for vore samaritervagter. Forbundets aktiviteter, bl.a. Førstehjælps undervisning i skoler, Færdselsrelateret førstehjælp, er implementeret i det danske samfund på baggrund af vores organisations ihærdighed og samarbejde med diverse interesseorganisationer og folkestyret. Fremtids perspektiv: Informations- og kommunikationsarbejdet tager afsæt i afdelingens indsatsområder til gavn for medlemmerne og samarbejdspartnere, samt ønsket om at kendskabsgraden i befolkningen, og hos politikerne, øges. Dette kan give forhåbning om øget medlemstal, samt at kendskabet til vores organisation øges både hos politikerne og i befolkningen generelt. Målgruppe Modtagere af vores frivillige arbejde Personlige medlemmer, Familiemedlemmer, Kollektive medlemmer og bidragsydere. Fagbevægelsen Det lokale samfund (befolkningen) via pressen Beslutningstagere Samarbejdspartnere Indsats Kommunikationen med målgruppen højnes PR-virksomheden øges hvor det er muligt Fange folks opmærksomhed for en frivillig indsats ”Giv dig selv mening”, der findes ikke noget mere meningsfyldt end at hjælpe andre mennesker, der har behov for din hjælp. Kommunikation via ”mund til mund” metoden Ansvarlig: Bestyrelsen

11

PR. GRUPPEN Der skal udvikles helt nyt materiale, der er målrettet til kun at gælde afdelingen. UDVIKLE: Der skal udvikles nyt materiale omkring afdelingens virke og aktiviteter. Der skal udvikles materiale om afdelingens tilbud til andre foreninger, her tænkes på vagter. P.R. FREMSTØD. Vores PR-afdeling skal styrkes. De skal mere op på dupperne med pressemeddelelser m.m. og dette skal vi alle være med til. Tal, skriv om Dansk Folkehjælp de steder, hvor det er formålstjenligt. OPSØGNING: Personlig kontakt er her en selvfølge. Uden den ingen PR. Pressen er meget glad for et besøg en gang imellem, og kan vi skabe kontakt til den skrevne presse, så er vores lykke gjort. ORIENTERING: Det er vigtigt, at alle aktivitetslederne foretager tilbagemelding til PR-Gruppen om de aktiviteter, der har foregået med oplysninger om, hvordan forløbet var. Der skal også meldes om nye aktiviteter, således vi måske kan få en pressemeddelelse ud om aktiviteten. PR-Gruppen skal så tilbagemelde til bestyrelsen. AGITATIONS-MATERIALER: PR-Gruppen skal også være med til at fremstille/ bruge hovedforbundets agitationsmaterialer. SYNLIGGØRELSE: Vi kan synliggøre os ved at deltage i de forskellige lokale arrangementer, der foregår i vores område. Dette er så udpræget en medlemsaktivitet i samarbejde med de andre grupper og PR-Gruppen. Ansvarlig: Marianne Christensen Gruppen består af: Aksel Tranders, Heidi Vinter Cramer Andre kan inddrages efter behov

12

HJEMMESIDEUDVALGET Hjemmesideudvalget har til opgave at styre afdelingens hjemmeside, således den holdes æstetisk og opdateret. Hjemmesiden skal opdateres efter behov. Oplysninger der til enhver tid bør fremgå af hjemmesiden, er foreningens formål, bestyrelsens sammensætning, Kommende vagter og aktiviteter samt kontaktoplysninger.

Hjemmeside ansvarlig: Heidi Vinter Cramer Hjemmesideudvalget er: Jacob Rasmussen, Heidi Vinter Cramer

13

HANDLE OG STRATEGIPLAN Udarbejdes af bestyrelsen, før generalforsamlingen. Den indeholder forventninger til det nye år og hvilke ønsker afdelingen og bestyrelsen har i forbindelse med, kurser, socialt arbejde, medlemmer og andet relevant. Det tilstræbes at der kan arrangeres jævnlige kurser, så vores medlemmer altid er opdateret med hensyn til førstehjælp og vagtsamaritter kursus. Ansvarlig: Bestyrelsen

INDSAMLINGER TIL AFDELINGENS ARBEJDE (PENGE - NATURALIER) Hvilke muligheder har vores afdeling for det?: MÆRKER: Afdelingen har en mulighed for indtjening ved at sælge forbundets (og dermed vore egne) mærker. TOMBOLAER: Vi kan oprette en tombola f.eks. i forbindelse med lokale arrangementer. AMERIKANSK LOTTERI: Dette er også noget der kan skæppe i kassen. INDSAMLING: Jf. Forbundets regler Ansvarlig: Bestyrelsen Andre kan inddrages efter behov

INTERNATIONALT ARBEJDE Vores organisation er medlem af SAINT Samaritter Internationale. HJÆLP HVORDAN? Uddeling af brochurer. Indsamling af penge eller naturalier. Deltage i internationale samaritter vagter når disse udbydes. Deltage i SAINT samarbejdet, hvor afdelingen bliver spurgt derom. Ansvarlig: Hovedkontoret

14

BØRNEATTEST I følge Lov om indhentelse af børneattest i forbindelse med ansættelse af personale m.v. § 1 – 6 er afdelingen forpligtet til at indhente børneattest hos de af afdelingens medlemmer, der er aktive. Med aktive medlemmer, menes der medlemmer, der: Deltager som samaritter i vagter Deltager under PR arrangementer Deltager i sommerlejre o.l. i afdelingens regi Underviser som instruktør i afdelingens regi Andet, der har med afdelingens arbejde at gøre, hvor man kan have, eller har kontakt med børn under 15 år Det grundlæggende i loven er, at alle, der har kontakt med børn under 15 år gennem afdelingens arbejde, skal kunne fremvise en ren børneattest for at være aktiv i afdelingen. Dette kan ikke fraviges, da afdelingen kan straffes med bøde, såfremt loven ikke overholdes. Loven kan nærlæses på: https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=11961 Ansvarlig: Formanden

JULEHJÆLP Det er frivilligt at afdelingen vælger at indsamle til julehjælpen. Hvis afdelingen vælger at indsamle til julehjælpen, skal den overholde retningslinjerne der er defineret i Drejebogen om Julehjælp, der udsendes af hovedkontoret. •

Formål er at tilbyde udsatte enlig forsørgere hjælp til julen så vi kan være med til at sikre at enlige forsørgers børn får samme mulighed for en god juleoplevelse med god mad og gaver som andre børn og at enlige forsørger får en økonomisk håndsrækning set ud fra et fattigdomssynspunkt og at enlige forsørger / børn for en stund får mere livskvalitet og på en tid af året, hvor samhørighedsfølelsen er i fokus.

•

Målgruppen er enlige forsørgere med hjemmeboende børn under 18 år, hvor husstandsindkomsten er overførselsindkomst. Det defineres mere præcis i drejebogen.

•

Indholdet i julepakken er defineret i drejebogen.

•

Afdelingen sørger for indsamling af midler og PR, så der skabes opmærksom omkring julehjælpen.

Ansvarlig: Heidi Vinter Cramer Gruppen består af: Aksel Tranders, Bjarne Cramer, Michael Adamsen

15

GENBRUGSBUTIK Der arbejdes på opstart af genbrugsbutik i Skive i samarbejde med hovedkontoret. Lokalerne er fundet og godkendt af hovedkontoret med start ultimo juni 2013, på Østerbro 9b, 7800 Skive, konceptet er lavet af hovedkontoret og skal følges. Overskuddet bruges til julehjælp og sommerlejre for Viborg og Skives borgere jævnfør reglerne for dette, ifølge bestyrelsens beslutning. Det tages evt. op på den ordinære generalforsamlingen om der er andre ønsker vedr. overskuddet. Det tilstræbes at alle i butikken får førstehjælp. Opgaver inden opstart Finde 1-2 daglige ledere af butikken 25-30 frivillige hjælpere Indkøb af små materialer (lamper, kasser, kurve m.v.) Lave vagtplan Opgaver efter opstart – daglig ledelse Tilsyn med butikken Regnskab (Heidi laver det) Personalemøder Ansvarlig: Aksel Tranders, Susanne Tranders Kontaktperson ved hovedkontoret: Anne-Margrethe Larsen, mail [email protected] Gruppen består af: Christian Christiansen

BØRNEFERIE LEJER Ansvarlig: Marianne Christensen Gruppen består af: Heidi Vinter Cramer, Bjarne Cramer

16

BESTYRELSEN [email protected] Formand Susanne Vinter Tranders [email protected] [email protected] Næstformand Christian Christiansen [email protected] Sekretær Marianne Christensen [email protected] [email protected] Kasserer Heidi Vinter Cramer [email protected] [email protected] Bestyrelsesmedlem Tonni Kristensen [email protected] Vagtfordeler Susanne V. Tranders [email protected] [email protected] Depot ansvarlig Randi V. Tranders

Tlf.: 22 36 88 29

Tlf.: 60 66 82 17

Tlf.: 50 55 82 17

Tlf.: 28 12 07 31

Tlf.: 41 82 30 05

Tlf.: 22 36 88 29

Tlf.: 21 42 93 16 [email protected]

Michael Adamsen

Tlf.: 81 73 79 66 [email protected]

Instruktør/Kursuskoordinator Anna-Marie Milbo [email protected] ASF Hovedforbund [email protected]

Tlf.: 20 16 00 19 Tlf.: 70 22 02 30

17

HJEMMESIDER Forbundet

www.folkehjaelp.dk [email protected]

Viborg-Skive

www.asf-viborg-skive.dk [email protected]

18