ASL PROVINCIA DI MONZA E BRIANZA Sistema di Gestione per la Qualità Servizio Contabilità e Finanza
GESTIONE FATTURAZIONE PASSIVA
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INDICE 1.
SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE ...................................................................................................................2
2.
RESPONSABILITÀ ......................................................................................................................................................2
3.
MODALITA’ DI GESTIONE.......................................................................................................................................2
4.
RIFERIMENTI NORMATIVI .....................................................................................................................................6
5.
MODULI COLLEGATI................................................................................................................................................6
Rev. 0 1
2 3 4 5
Data
Descrizione delle modifiche Firma di Firma di Redazione Verifica 16/05/2005 Prima emissione GDL Responsabile Servizio Anno 2009 Prima revisione- Modifica GDL Responsabile ragione sociale ASL – Da Servizio ASL MI3 – ASL della provincia di Monza e Brianza
Firma di Approvazione Direttore Amministrativo Direttore Amministrativo
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1.
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SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
Lo scopo di questa procedura è quello di descrivere le azioni da condursi nella Azienda Sanitaria Locale Provincia di Monza e Brianza da parte del responsabile del centro di responsabilità Servizio Contabilità e Finanza per la gestione della fatturazione passiva, secondo i principi della contabilità generale per le gestioni sanitaria, socio-sanitaria integrata e socio-assistenziale. La presente procedura si applica alla gestione della fatturazione passiva riferita alle gestioni sanitaria, socio-sanitaria integrata e sociale.
2.
RESPONSABILITÀ Le responsabilità vengono definite come segue: ATTIVITÀ
Gestione Applicazione Aggiornamento della procedura
3.
RESPONSABILITÀ Responsabile Serv. Contabilità e Finanza DA - DG Responsabile Serv. Contabilità e Finanza DA - DG Responsabile Serv. Contabilità e Finanza DA - DG
MODALITA’ DI GESTIONE
Vengono di seguito descritte le fasi procedurali che, in ordine logico e sequenziale, vengono eseguite per la registrazione dei documenti passivi. 1. protocollo fatture: le fatture passive emesse dai fornitori di beni e servizi vengono inviate all’azienda, e recapitate direttamente al Servizio Contabilità e Finanza che procede al loro protocollo, cioè all’attribuzione di un numero progressivo in base alla data di arrivo e ad un protocollo IVA. Già in fase di protocollo vi è la selezione del tipo di bilancio di competenza: con ciò si intende che le fatture alimentano subito la contabilità del bilancio sanitario, o, in alternativa, quella del bilancio dell’attività socio-sanitaria integrata o del bilancio sociale. Inoltre, a seguito dell’introduzione della contabilità separata ai fini Iva ed Ires, ogni fattura
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protocollata origina, in base alla natura della prestazione fornita, una registrazione contabile che alimenta uno dei 6 diversi registri istituiti (IS-GE, IS-PR, CO-IV, CO-TT, CO-PR, CO-IR). 2. aggancio con ordine: qualora sia individuabile in procedura un ordine già emesso a fronte della fattura oggetto di protocollo, viene gestito il collegamento con lo stesso. Questa operazione consente di associare al documento contabile un budget di spesa nonché un conto di costo (oppure di patrimonio) della contabilità generale ed un centro di responsabilità della contabilità analitica. 3. associazione conto di contabilità generale: nel caso in cui non sia prevista l’emissione dell’ordine (ad esempio per gli acquisti di prestazioni sanitarie come ricoveri, prestazioni ambulatoriali, ecc…) ma la natura dell’acquisto sia di facile individuazione, il primo inserimento in procedura si completa con l’associazione di un “budget delle risorse” e di un conto di costo. Non sempre in questa fase viene gestita l’informazione relativa alla contabilità analitica, che viene completata al momento del rientro del documento fiscale in contabilità dopo la liquidazione da parte del responsabile liquidatore e la precisazione da parte di quest’ultimo del centro di contabilità analitica cui imputare il costo. 4. invio al responsabile liquidatore: le fatture così registrate vengono inviate al responsabile liquidatore (che si identifica con l’ordinatore di spesa) per i controlli del caso, in originale se l’ufficio liquidatore risulta dislocato in sede centrale oppure in fotocopia per gli uffici distrettuali. I documenti fiscali che alimentano le scritture contabili del bilancio sociale vengono invece tutti inviati agli uffici amministrativi della direzione sociale, che provvedono in una seconda fase allo smistamento ai responsabili liquidatori. Il passaggio dei documenti contabili da un ufficio all’altro è gestito in procedura, con la stampa di un elenco per ciascun responsabile contenente il dettaglio di tutte le fatture trasmesse per i controlli. 5. liquidazione: il processo di liquidazione può avvenire in procedura, da parte dei responsabili che dispongono di un sistema integrato con la contabilità, oppure manualmente per coloro che non sono ancora stati collegati in rete. Nel primo caso, i documenti controllati, e completi di tutta la documentazione necessaria (ordine, bolla, commessa se prevista,…) e le firme del caso, vengono “liquidati” direttamente attraverso la procedura contabile: i documenti vengono restituiti alla Servizio Contabilità e Finanza con un nuovo elenco (chiamato ciclo di liquidazione) che autorizza a procedere al pagamento. I liquidatori che non dispongono ancora del collegamento in rete procedono alla liquidazione semplicemente apponendo sulla copia del documento le firme dell’avvenuto controllo, il codice del conto di costo e del centro di responsabilità ai fini della corretta imputazione del costo sia in contabilità generale sia in contabilità analitica, ed, allegando la eventuale documentazione, restituiscono le fatture al Servizio Contabilità e Finanza con un nuovo elenco. Tutto il processo di liquidazione in procedura contabile viene completato dal personale della Servizio Contabilità e Finanza: le fatture rientrate vengono, attraverso la procedura contabile, riattribuite al Servizio Contabilità e Finanza. Quelle per le quali non è stato completato, in fase di protocollo, il caricamento (con i dati economici e di contabilità analitica) vengono completate all’atto del rientro, quando, ormai
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complete di documentazione, possono più precisamente essere classificate. Le fatture, ormai pronte per il pagamento, vengono accantonate secondo la loro scadenza in attesa dell’emissione del relativo mandato. 6. pagamento: distintamente per bilancio di competenza, vengono emessi i mandati di pagamento per gli importi autorizzati da parte dei liquidatori di spesa. Gli ordinativi, emessi in duplice copia, completi di tutti i giustificativi, vengono elencati in liste riepilogative e preparati per le firme. La prima firma è quella del responsabile del Servizio Contabilità e Finanza o suo delegato; vi è poi la controfirma del direttore amministrativo o suo delegato. Su ogni documento vengono apposti gli estremi identificativi del relativo mandato di pagamento. Dal 1 luglio 2007 è stato introdotto l’utilizzo del codice SIOPE (sistema informativo delle operazioni degli Enti pubblici): ad ogni ordinativo di pagamento, in base al relativo conto di contabilità, viene attribuito un codice identificativo dell’uscita di cassa. Dal 2008 in attuazione di disposizioni regionali, è stato avviato il nuovo sistema di pagamento diretto, per alcune tipologie di beni e servizi, da parte di Finlombarda Spa (componente “terza”) che avviene tramite l’interscambio di flussi informativi. Rimangono a diretta gestione aziendale le seguenti tipologie di spesa: Pagamenti a carico del Bilancio Sociale. Personale Competenze organi societari Contributi associazioni volontariato, cure all’estero, assistenza indiretta, indennizzi ex L. 210/92 e altri sussidi Trasporti sanitari compresa emergenza/urgenza Utenze e Assicurazioni Altri pagamenti per beni e servizi: formazione esternalizzata da pubblico/privato, servizi postali e telex, pubblicità e promozione, abbonamenti, acquisti di libri, riviste e giornali, multe, ammende, penalità, risarcimenti ed altri pagamenti con scadenza uguale o inferiore a 30 gg. Imposte e tasse, interessi passivi, di mora, sopravv. pass. e altri oneri finanziari Pagamenti in conto contributi vincolati correnti da altri Pagamento fornitori per investimenti Servizi sanitari e Assi da Asl/Ao/Ircs e altri enti pubblici Servizi sanitari e Assi da erogatori privati Farmacie convenzionate Mmg/Pls/Mca Pagamenti su banche estere indipendentemente dalla tipologia di beni e servizi cui si riferiscono Un ulteriore adempimento è dovuto ai sensi del D.M. n.40 del 18/01/08: per pagamenti di importo superiore ai 10.000 euro vige l’obbligo, per le Pubbliche amministrazioni, di verificare, in via telematica presso Equitalia Esatri Spa, se il fornitore è
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inadempiente all’obbligo di versamenti derivanti da cartelle esattoriali. In caso di inadempienza non si procede al pagamento del fornitore ma, ricevuto dalla sede Equitalia competente per territorio l’atto di pignoramento per il fornitore segnalato, in quanto terzi pignorati, si procede al pagamento delle quote indicate nell’atto di pignoramento stesso, direttamente ad Equitalia Spa. 7. trasmissione al cassiere: gli ordinativi di pagamento, completi delle firme del caso, elencati in liste di trasmissione in duplice copia, anch’esse firmate allo stesso modo dei mandati, vengono trasmessi al cassiere dell’ente per l’esecuzione del pagamento. Per consentire una corretta archiviazione, una copia della lista di trasmissione viene restituita dal cassiere con il timbro e la data di ricevuta. 8. archiviazione: l’archiviazione del documento in originale avviene, nel rispetto di quanto disposto dalle normative in materia fiscale, seguendo la numerazione progressiva del protocollo IVA. Registrazione fatture beni patrimoniali La procedura per la registrazione di questa tipologia di documenti fiscali prevede, oltre ai passaggi sopra descritti per le fatture ordinarie, la consegna, a cura degli uffici liquidatori, di copia della fattura (insieme a tutta la documentazione allegata – bolla, ordine, commessa investimenti -) all’U.O. TecnicoPatrimoniale, referente della gestione del patrimonio aziendale e delle conseguenti registrazioni in procedura cespiti, il quale provvede poi ad inviare al Servizio Contabilità e Finanza l’ordine di contabilizzazione contenente gli estremi della registrazione del bene patrimoniale da allegare alle copie delle fatture precedentemente fatte in fase di protocollo. Al momento del rientro del documento al Servizio Contabilità e Finanza, prima di procedere all’effettuazione del pagamento, oltre ai controlli di rito, deve essere attuata la verifica della disponibilità di risorse per l’acquisto del bene oggetto di registrazione, tramite analisi della commessa investimenti che riflette la dinamica del piano investimenti a livello aziendale. Registrazione fatture passive professionisti La procedura da seguire per la gestione delle fatture passive relative a prestazioni professionali (architetti, avvocati, psicologi liberi professionisti, consulenti a vario titolo) non si discosta di molto da quella descritta per la registrazione delle fatture passive per l’acquisto di beni e servizi. La fase che prevede delle differenze è quella del pagamento, poiché in questo passaggio vengono movimentate le ritenute i.r.pe.f. sui compensi erogati. La ritenuta di acconto viene trattenuta dal pagamento al professionista (che quindi percepisce un compenso netto) e movimenta un debito verso l’erario per l’imposta, che verrà estinto entro il 15 del mese successivo con il versamento di quanto dovuto. Occorre inoltre precisare che i compensi erogati alle categorie professionali comprendono nel corrispettivo a carico dell’azienda l’addebito di un importo pari al 2%, a copertura dei contributi da versare alle casse previdenziali degli stessi professionisti (il versamento agli enti previdenziali viene in questo caso seguito dai professionisti stessi).
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A volte, in base al regime fiscale scelto dal beneficiario, il pagamento del professionista avviene sulla base di note pro-forma (“documenti non IVA”, ) che riportano il dettaglio delle voci che si andranno a pagare, ma che non rivestono natura di documento fiscale: le registrazioni contabili non prevedono l’attribuzione di un protocollo IVA, che verrà invece associato alla fattura definitiva che il professionista invierà dopo il ricevimento del corrispettivo.
4.
RIFERIMENTI NORMATIVI
¾ Decreto Legislativo 30 dicembre 1992 n.502 e successive integrazioni e modificazioni ¾ Nota Regione Lombardia prot.227273/40240 del 02.08.1996 “Linee guida n.1/96 sulla Contabilità Economico Patrimoniale delle Aziende Sanitarie e degli IRCCS di Diritto Pubblico”, successivamente approvate con deliberazione nr,VI/23183 del 20.12.1996. ¾ Nota Regione Lombardia n prot.269524 del 1° ottobre 1996 “Integrazione Tabella coefficienti fiscali di ammortamento inviata con nota prot. 227273/40240 del 02.08.1996” ¾ Nota Regione Lombardia prot.363623/68508 del 24.12.1996 “Inoltro linee guida n.2/96”, successivamente approvate con deliberazione nr,VI/23183 del 20.12.1996 ¾ D.G.R. 34068 del 29.12.1997 “Linee guida n.3 sulla Contabilità Economico Patrimoniale delle Aziende Sanitarie” ¾ Deliberazione Giunta Regionale n.VI/41681 del 26.02.1999 “Approvazione linee guida n.4 per la contabilità economico patrimoniale per le Aziende sanitarie ¾ D.G.R. 47418 del 29/12/1999 “Approvazione linee guida n.5 per la contabilità economico patrimoniale per le Aziende Sanitarie Lombarde” ¾ D.G.R. 5118 del 15.06.2001 “Approvazione linee guida n.6 per la contabilità economico patrimoniale per le Aziende Sanitarie Lombarde” ¾ Deliberazione Giunta Regionale n.VII/12627 del 07/04/2003 “Linee guida n.7 per la contabilità economico patrimoniale delle aziende sanitarie lombarde” ¾ Nota Regione Lombardia prot.H1.2001.0067734 del 29/10/2001 “Linee guida relative all’introduzione dell’euro” ¾ Legge Regionale 31/1997 ¾ Legge Regionale 3/2003 5.
MODULI COLLEGATI
Allegato n.61 – Modello distinta fatture trasmesse agli ordinatori di spesa Allegato n.62 – Modello verifica inadempienza sito Equitalia (liberatoria) da allegarsi alla copia del mandato Allegato n.63 – Modello ordinativo di pagamento Allegato n.64 – Modello lista trasmissione ordinativi di pagamento al tesoriere
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Allegato n.65 – Modello bonifico estero
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