FORUMPA SANITA' 2001
A.S.L. FROSINONE Dipartimento Veterinario
Informatizzazione del Dipartimento Veterinario PARTE ANAGRAFICA Titolo del progetto: INFORMATIZZAZIONE del DiVet. Unità Organizzatiova Dipartimento Veterinario Indirizzo: Via Armando Fabi snc. Frosinone Sito web: Indirizzo internet dove esiste una descrizione del progetto
PARTE 2: Aspetti generali 2.1 Area di intervento (max due risposte) X Qualità/Organizzazione Miglioramento dell’accesso ai servizi/struttura Miglioramento della gestione X Integrazione struttura/territorio, coordinamento Miglioramento del rapporto con l’utenza Informazione/Prevenzione Miglioramento dell’assistenza Altro (specificare)
2.2 Progetto: realizzato X
in corso di realizzazione
2.3 Descrizione sintetica del progetto Creazione di una banca dati completa di tutte le attività soggette a controllo Veterinario attraverso una serie di atti di vigilanza sistematica e programmata che trae origine dalle norme legislative di settore attualmente vigente, ed in particolare il DPR 317/96 ed il D.L.vo 123/93. Il ricorso a sistemi di gestione dei servizi informatizzata delle attività rientra negli obiettivi del piano sanitario nazionale 1998 – 2000 Obiettivo V. Più in particolare il ricorso alla ”informatizzazione “ è previsto sia nel Regolamento 820/97/CE che istituisce un sistema di identificazione e di registrazione dei bovini e relativo all’etichettatura delle carni bovini e dei prodotti a base di carne” (GUCE N.L 117/1), che nelle note prot. 3169/99 della regione Lazio e del Ministro della Sanità del 5 Agosto 1999. Attraverso la programmazione delle attività si tende a definire indirizzi procedurali univoci a tutto il personale e quindi a rendere uniforme sul territorio sia i comportamenti che le azioni svolte.
2.4 Motivazioni L’osservazione della realtà locale e la valutazione dell’impatto delle politiche sanitarie nazionali e comunitarie avrebbero avuto su di essa ha spinto il DiVet ad implementare un attività tesa da una parte al miglioramento della qualità delle prestazioni, e dall’altra a dotarsi di strumenti in grado di consentire l’ottenimento di una struttura organizzativa ed in grado di reggere l’impatto derivante dal mutamento della filosofia della prevenzione in ambito sia nazionale che comunitario e quindi al passo con i tempi. Gli strumenti utilizzati per l’individuazione del problema sono quelli finalizzati alla elaborazione della vision, analisi della domanda esterna espressa e non espressa, e di conseguenza della missione dipartimentale.
2.5 Soggetti destinatari Settore agrozootecnico alimentare
2.6 Caratteristiche del progetto Progetto a valenza aziendale che ha come obiettivo la creazione di una banca dati informatizzata delle attività soggette al controllo dei servizi, in rete cui poter accedere da ogni sede operativa. Il programma, implementato dopo che con deliberazione n. 1397 del 4.07.1997 sono state fornite le strutture hardware e software in funzione delle necessità operative e delle normative vigenti, è finalizzato al conseguimento delle Mission e degli obiettivi Dipartimentali .L’Obiettivo è eendere completamente operativo e funzionante il sistema informatico del Dipartimento entro il 2.000. Le attività sono state programmate in funzione delle caratteristiche degli utenti cui erano rivolte e per ognuna di esse è stato definito: procedura fabbisogno orario medio indicatori criteri di valutazione
2.7 Finalità Costituzione di una banca dati informatizzata necessaria per lo svolgimento delle attività e richiesta dalla normativa vigente. Monitoraggio delle prestazioni per lo studio e l’elaborazione dei dati acquisiti nel corso dell’attività ai fini del raggiungimento dell’equilibrio delle attività e delle prestazioni sul territorio in funzione delle necessità, bisogni e politiche aziendali. Uniformare comportamenti e metodi di intervento, in relazione alle esigenze locali. 2.8 Obiettivi Anagrafe degli allevamenti. Anagrafe degli impianti di produzione di alimenti di O.A e controllo delle maggiori tossinfezioni e malattie a base igienico alimentare Monitoraggio delle attività e delle prestazioni Ottimizzazione delle risorse umane disponibili Ottimizzazione delle risorse fisiche e tecniche disponibili Standardizzazione delle procedure 2.9 Vantaggi attesi Gestione dell’anagrafe bovina Miglioramento dell’efficacia degli interventi attivati per il controllo delle maggiori tossinfezioni alimentari e malattie trasmesse dagli animali Ottimizzazione delle prestazioni attraverso l’adozione di procedure standard Efficienza efficacia uniformità di comportamento Distribuzione equilibrata delle risorse umane sul territorio ai fini di una attività omogenea Distribuzione equilibrata delle risorse fisiche e tecniche sul territorio ai fini di una attività omogenea 2.10 Risultati conseguiti Completamento dell’anagrafe bovina 100% patrimonio censito Riduzione di malattie trasmesse con alimenti Attività svolta pari al 100% dell’attività programmata N.4450 prestazioni/anno di cui 2889 svolte dalle UO di Sanità animale e igiene delle produzioni, e 1560 dalle UO di Ispezione degli alimenti di O.A.
Parte III: Aspetti specifici 3.1 Risorse
Tecnico strumentali- Acquisto di hardware e soft-ware necessari per la gestione in rete . n.9 postazioni periferiche ed una centrale Personale. Tutto il personale del Dipartimento 95 persone – 55 medici e 40 unità del comparto. 3.2 Soggetti coinvolti (Partnership) Personale del CAED dell’ ASL Frosinone 3.3 Stato di realizzazione Realizzato 3.4 Realizazione Il progetto è stato promosso dal Dipartimento Veterinario; ha previsto il coinvolgimento di tutte le strutture organizzative afferenti al Dipartimento Veterinario U.O. Sanità animale, UO Ispezione degli alimenti di origine animale, UO Igiene degli allevamenti e delle produzioni zootecniche. 3.5 Utilizzo di nuove tecnologie Informatiche 3.6 Comunicazione interna
3.7 Formazione del personale Il progetto ha previsto attività di formazione ed addestramento indirizzata al personale del Dipartimento (Area medica e comparto) finalizzata alla conoscenza ed all’usso del software in dotazione. 3.8 Comunicazione Partecipazione
3.9 Monitoraggio e valutazione a) Ex Ante In Itinere: Attività di reporting mensile e trimestrale. Impegno orario. Ex Post. Valutazione della corrispondenza dell’attività svolta e dei risultati ottenuti con quanto programmato b) Il progetto è stato oggetto di compenso con l’istituto dell’Indennità di risultato. 3.10 Sostenibilità organizzativa Necessità derivante dalla normativa di settore Isorisorse
FONTE DEL PROGETTO
PSN 1998 – 2000 Regolamento CE 820/97 DPR 317/96 Regione Lazio Prot. 3169/99 DL.vo 123/93 DGRL 2902 del 1.06.1999 INIZIO DELL’ATTIVITA’ RELATIVA AL PROGETTO
ANNO 1998 – INDENNITA’ di RISULTATO ANNO 1998 TEMPORIZZAZIONE DEL PROGETTO
ATTIVITA’ TRIENNALE 1998-2000
4.OBIETTIVO DEL PROGETTO
STRUTTURALE ED ORGANIZZATIVO DI EFFICIENZA Vedi prospetto allegato all’interno del programma INDICATORI DI RISULTATO Vedi Programma
STATO DI RAGGIUNGIMENTO DEI RISULTATI Al 31.08.99, (secondo le comunicazioni dei Distretti) sono stati eseguiti 3050 atti sui 4449 complessivi previsti, pari al 69 % dell’attività prevista.
7. PERSONALE PARTECIPANTE
94 Unità di cui 55 dell’Area della Dirigenza Medica e Veterinaria e 39 del Area del Comparto INFORMATIZZAZIONE DEL DIPARTIMENTO VETERINARIO Il progetto Informatizzazione del Dipartimento Veterinario ha come obiettivo la creazione di una banca dati informatizzata delle attività soggette al controllo dei servizi, in rete cui poter accedere da ogni sede operativa.
Il ricorso a sistemi di gestione dei servizi informatizzata rientra negli obiettivi del piano sanitario nazionale 1998 – 2000 Obiettivo V. Più in particolare il ricorso alla ”informatizzazione “ è previsto sia nel Regolamento 820/97/CE che istituisce un sistema di identificazione e di registrazione dei bovini e relativo all’etichettatura delle carni bovini e dei prodotti a base di carne” GUCE N.L 117/1; Nota prot. 3169/99 della regione Lazio
Lettera del Ministro della Sanità del 5 Agosto 1999
Il programma, implementato dopo che con deliberazione n. 1397 del 4.07.1997 sono state fornite le strutture hardware e software in funzione delle necessità operative e delle normative vigenti, è finalizzato al conseguimento delle Mission e degli obiettivi Dipartimentali definiti in sede di Microprogettazione, ed in parte già resi noti dalla nota prot 592 P.O. del 20.10.1998 del Comitato tecnico scientifico dell’Azienda USL Frosinone.
Alla base del programma, vi è una serie di atti di vigilanza sistematica e programmata che trae origine dalle norme legislative di settore attualmente vigente, ed in particolare il DPR 317/96 ed il D.L.vo 123/93. Gli indirizzi proposti nel presente programma sono validati inoltre dalla recente deliberazione della Giunta Regionale del Lazio n. 2902 del 1 giugno 1999.
Il piano di lavoro 2000 prosegue l’attività svolta con il piano e 1998, 1999 mantenendo inalterati gli indirizzi e le linee programmatiche; non ha subito periodi di interruzione in quanto facente parte di un obiettivo pianificato per il triennio 1998 -2000, come già illustrato nella nota prot.1671 del 30/6/99.
Esso prevede una ricognizione generale sul territorio di tutte le attività soggette a controllo Veterinario, divise per unità operative, finalizzata all’acquisizione delle informazioni necessarie alla creazione di una «banca dati» in tempi ragionevolmente brevi e comunque entro il 2000 (anno del Giubileo).
Altro aspetto dell’attività programmata è quello di fornire indirizzi procedurali univoci a tutto il personale e quindi rendere quanto più uniforme sul territorio sia i comportamenti che le azioni svolte.
Si allega prospetto relativo alla corrispondenza del
programma agli obiettivi dipartimentali illustrati nei
volumi CD della imminente delibera S33.
La necessaria consulenza tecnica è fornita dal personale del CAED dell’Azienda USL Frosinone.
Nel 1998 il progetto ha previsto le seguenti fasi: Prima fase di addestramento all’uso del programma e all’immissione delle informazioni del personale delle varie Unità Operative Territoriali presso la sede centrale del Dipartimento, da parte del personale del CAED; Attività di vigilanza dei servizi per l’acquisizione delle informazioni necessarie ed inserimento dei dati ricavati per la creazione della banca dati
Per l’anno 2000 la previsione di attività, da svolgere nelle modalità indicate nelle relative sezioni, è la seguente: UU.OO. ex Area «A» e «C» UU.OO. ex Area «B»
n° 2889 n° 1560
per complessive 4449 prestazioni
Personale impegnato
E’ interessato tutto il personale utilizzato nel Dipartimento, Medici Veterinari delle tre Unità Operative (ex Aree A, B, C), personale di vigilanza e personale amministrativo. (in totale n.94 unità):
PERSONALE DISTRETTO
A Anagni Alatri B Frosinone C Sora D Cassino Dipartimento
Totale
Medici Veterinari 12 17 10 15 1
Operatori di vigilanza 7 9 3 5 1
Altro . Tecnici Amministrativi 2 6 3 3
55
25
14
RIFERIMENTO OBIETTIVO OBIETTIVI S/33 GENERALE DETTAGLIAT Obiettivo Obiettiv I generale o (*) N. Dettagli ato N.
RISULTATI ATTESI (**)
PARAMETRI DI CONTROLLO (***)
NOTE
Costituzione di una banca dati informatizzat a attraverso una sistematica e programmata attività di vigilanza con ricognizione delle attività soggette a controllo veterinario.
Monitoraggio delle prestazioni per lo studio e l’elaborazion e dei dati acquisiti nel corso dell’attività ai fini del raggiungime nto dell’equilibrio delle attività e delle prestazioni sul territorio in funzione delle necessità, bisogni e politiche aziendali. Uniformare comportame nti e metodi di intervento, in relazione alle esigenze locali.
Controllo delle maggiori tossinfezioni e malattie a base igienico alimentare
5
1
Miglioramento dell'efficacia degli interventi attivati per il controllo delle maggiori tossinfezioni alimentari e malattie trasmesse dagli animali
N° di interventi sui punti di ristorazione collettiva; N° interventi sui punti di vendita dei prodotti alimentari. (
Rendere omogenea sul territorio la presenza di personale addetto e conseguente attività, organizzata e promossa a livello centrale Monitoraggio delle attività e delle prestazioni
5/1/9)
6
1
12
1
10
2
10
3
12
2
Ottimizzazion e delle risorse umane disponibili Ottimizzazion e delle risorse fisiche e tecniche disponibili
Standardizzaz ione delle procedure
N° atti per zona e distribuzione dei carichi di lavoro (6/1/10) Efficienza N° atti per zona e efficacia distribuzione dei uniformità di carichi di lavoro comportamento (6/1/10) Equilibrio delle Monitoraggio dei carichi di lavoro e attività e delle degli indici prestazioni prestazionali; (12/1/22) Analisi dei carichi Distribuzione equilibrata delle di lavoro: grado risorse umane di ridistribuzione del personale sul sul territorio ai territorio; fini di una (10/2/19) attività omogenea Grado di Distribuzione equilibrata delle ridistribuzione del risorse fisiche e personale sul territorio; tecniche sul (10/2/20) territorio ai fini di una attività omogenea
Ottimizzazione delle prestazioni attraverso l'adozione di procedure standard
(*) (**) (***)
Definizione delle procedure standard; grado di rispondenza agli standard; (12/2/23)
da S/33 Volume C-D Definizi one dei progetti di Area Diparti mental e
(***) I parame tri di controll o riportati sono quelli indicati nella deliber azione S/33. Gli indicato ri numeri ci sono quelli definiti nel Piano propost o.
OBIETTIVO GENERALE Rendere completamente operativo e funzionante il sistema informatico del Dipartimento entro il 2.000 (anno del Giubileo).
Costituzione di una banca dati informatizzata cui poter accedere da ogni sede operativa. Ciò consente nel complesso una più agevole e fluida attività dei servizi, con risposte più rapide e minori tempi di attesa per le prestazioni richieste sia dagli utenti che da altre amministrazioni. Monitoraggio delle prestazioni per lo studio e l’elaborazione dei dati acquisiti nel corso dell’attività ai fini del raggiungimento dell’equilibrio delle attività e delle prestazioni sul territorio in funzione delle necessità, bisogni e politiche aziendali. Uniformare comportamenti e metodi di intervento, in relazione alle esigenze locali.
OBIETTIVO AL 31.12.2000 N° totale di atti di controllo e vigilanza pari a 4449
U.U.O.O. SANITA’ ANIMALE IGIENE DEGLI ALLEVAMENTI E DELLE PRODUZIONI ANIMALI ATTIVITA’: Creazione di una banca dati informatica dei grandi utenti risultanti dalle informazioni agli atti, riferite alle
strutture rilevate in base alla Legge 317/96 e all’attività storica svolta dalla U.O ex Area C. Verifica dei registri di stalla finalizzata all’espletamento del controllo annuale obbligatorio per la Legge 317/96 e finalizzata alla verifica della qualità dei dati da informatizzare, riferiti ad ogni singolo capo bovino od ovino presente sul territorio.
DESCRIZIONE DELLE PRESTAZIONI (Outputs):
Verifica ed aggiornamento del dato storico dei grandi utenti Controllo dei registri di stalla, confrontando, per ogni singolo animale la perfetta corrispondenza dei dati in possesso agli atti d’ufficio (Mod. 2/33, Cedole identificative, Passaporti, Modelli 4, Certificazioni attestanti lo stato sanitario) con quelli registrati dall’allevatore. Altri atti connessi e derivanti dall’attività: (sequestri, prove diagnostiche ecc.) Immissione delle informazioni nella Banca dati;
Il fabbisogno orario medio della prestazione, è stimato complessivamente in 130 minuti di cui 25 relativi all’attività di competenza del personale amministrativo.
Si prevedono per l’anno 2000 un totale di 2889 prestazioni su tutta l’Azienda USL Frosinone così divisa nei quattro Distretti:
Distretto «A»
753
Distretto «B»
943
Distretto «C»
440
Distretto «D»
753
Il personale impegnato nell’attività è il seguente: DISTRETTO
MEDICI
VIGILI
ANAGNI
8
4
FROSINONE
8
7
SORA
6
1
CASSINO
10
2
Complessivamente l’attività prevista, necessità in totale di n. 5055 ore.
INDICATORI:
Gli indicatori per la verifica del lavoro svolto, in relazione alle risorse assegnate sono: Numero Registri di stalla e numero dei capi controllati; Verifica della qualità delle prestazioni: corrispondenza degli atti agli standard procedurali Orario effettuato
Nella valutazione della tipologia delle prestazioni verranno presi in considerazione: Numero dei registri e numero di capi verificati delle specie bovina e bufalina; Numero dei registri e numero di capi verificati delle specie ovina e caprina; Numero dei registri e numero dei capi verificati della specie suina; Numero dei registri e numero di capi verificati di stalle di sosta; L’attività svolta dovrà essere relazionata dal responsabile dell’Unità Operativa in conformità della nota della Regione Lazio n. 1139 del 24/03/1999. I Responsabili di Unità Operativa relazioneranno sui risultati ottenuti e sull’apporto dei singoli operatori al Responsabile del Progetto per la verifica e la valutazione dell’attività svolta e dei risultati ottenuti, nonché al Responsabile di Area Sistema. Ai Responsabili di Area Sistema spetta il compito di gestire ed organizzare l’attività del personale utilizzato a rotazione tra le varie U.O. (Personale di vigilanza, Amministrativo, ecc.) dopo aver valutato le necessità di concerto con i Responsabili delle stesse.
Nella valutazione dell’attività svolta dalle varie unità operative e dai singoli operatori, rappresenta elemento importante l’impegno orario avuto in relazione alla normale attività di servizio; è importante cioè considerare ai fini della valutazione, il servizio prestato oltre il normale orario di servizio, semprechè dall’analisi della attività delle singole U.O. e rilevata dai riepiloghi trimestrali risulti effettivamente necessario.
AREA IGIENE ED ISPEZIONE DEGLI ALIMENTI DI ORIGINE ANIMALE
ATTIVITA’
Creazione di una banca dati informatica di tutte le attività soggette a controllo Veterinario nel campo della produzione, trasformazione, trasporto vendita e somministrazione delle sostanze alimentari di O.A.
L’approssimarsi del Giubileo e la previsione di notevoli flussi turistici con aumento del numero di pasti consumati, e conseguente maggior rischio di malattie alimentari acute, determina la necessità di incrementare l’attività di controllo rivolta verso i punti di preparazione e somministrazione degli alimenti, soprattutto nei luoghi a maggiore vocazione turistica (Distretti A e D), prestando particolare attenzione alla gestione dei processi di lavorazione ed alla rilevazione dei bisogni formativi del personale addetto alla preparazione dei pasti.
DESCRIZIONE DELLE PRESTAZIONI (Outputs).
Sopralluogo e Verifica Igienico – sanitaria Compilazione del Verbale di Ispezione integrato con le informazioni richieste dal Software Altri atti connessi all’attività di Vigilanza igienico – sanitaria: Prelievo Campioni; Vincoli e sequestri sanitari; Revisione ed aggiornamento delle autorizzazioni; Verifica dei Piani di Autocontrollo; Informazione ed Educazione sanitaria. Verifica ed aggiornamento del dato storico agli atti, se presente, o creazione del dato ex- novo; Immissione dell’informazione nella Banca Dati; Il Fabbisogno Orario medio della prestazione, è stimato complessivamente in 150 minuti di cui 15 relativi all’attività di competenza del personale amministrativo.
In relazione al punto 1. l’attività in linea con il D.L.vo 123/93 è composta almeno dai seguenti atti: Vigilanza sui locali strutture ed attrezzature; Ispezione dei prodotti alimentari (materie prime, ingredienti, prodotti semilavorati e prodotti finiti); processi tecnologici per produrre o lavorare i prodotti alimentari; mezzi e le modalità di conservazione; valutazione delle procedure di autocontrollo;
Ai fini di rendere uniformi sul territorio i comportamenti e le azioni svolte si forniscono in allegato alcune precisazioni di indirizzo (Deliberazione Giunta Regionale del Lazio n 2902/99).
Si prevedono nell’anno 2000 un totale di 1560 prestazioni su tutta l’Azienda USL Frosinone, così ripartite nei quattro Distretti:
Distretto «A»
350
Distretto «B»
537
Distretto «C»
293
Distretto «D» 380
Complessivamente il personale interessato è il seguente: DISTRETTO
MEDICI
VIGILI
ANAGNI
4
3
FROSINONE
8
3
SORA
4
2
CASSINO
5
3
Complessivamente l’attività prevista, necessità in totale di n. 3510 ore.
INDICATORI:
Gli indicatori per la verifica del lavoro svolto, in relazione alle risorse assegnate sono:
Numero sopralluoghi attestati da Verbali di ispezione; Verifica della qualità delle prestazioni: corrispondenza degli atti agli standard procedurali -
Orario necessario
I Responsabili di Unità Operativa relazioneranno sui risultati ottenuti e sull’apporto dei singoli operatori al Responsabile del Progetto per la verifica e la valutazione dell’attività svolta e dei risultati ottenuti, nonché al Responsabile di Area Sistema. Ai Responsabili di Area Sistema spetta il compito di gestire ed organizzare l’attività del personale utilizzato a rotazione tra le varie U.O. (Personale di vigilanza, Amministrativo, ecc.) dopo aver valutato le necessità di concerto con i Responsabili delle stesse.
Nella valutazione dell’attività svolta dalle varie unità operative e dai singoli operatori, rappresenta elemento importante l’impegno orario avuto in relazione alla normale attività di servizio; è importante cioè considerare ai fini della valutazione, il servizio prestato oltre il normale orario di servizio, semprechè dall’analisi della attività delle singole U.O. e rilevata dai riepiloghi trimestrali risulti effettivamente necessario.
PERSONALE AMMINISTRATIVO
Dalle prestazioni di vigilanza, originano informazioni da inserire nel software. Questa attività necessita di un tempo unitario pari a:
UU.OO. Sanità Animale ed Igiene degli allev. e produzione animali:
U.O. Igiene degli alimenti di Origine Animale:
15 Minuti
25 minuti
Al Responsabile del Progetto, in equipe con i Responsabili di area funzionale omogenea interessati, e coadiuvato dal personale del dipartimento non dislocato presso i Distretti (1 vigile sanitario) compete oltre alla valutazione dei risultati ottenuti, l’assemblaggio, la gestione e l’elaborazione dei dati per il monitoraggio delle attività e delle prestazioni, per il raggiungimento di un equilibrio delle stesse sul territorio, in funzione dei bisogni, delle necessità e delle politiche aziendali.
