Kommunstyrelsen Kommunledningskontoret KLK Kommunikation Eva Norberg, 016-710 16 92
Datum
Diarienummer
2016-09-19
KSKF/2016:464
1 (5)
Ansökan SM i friidrott 2018 Förslag till beslut 1. Eskilstuna kommun ställer sig bakom ansökan till Svenska friidrottsförbundet om att få arrangera SM i friidrott 2018. 2. Kommunens totala kostnader uppgår till 1,5 miljoner kronor. 3. Kommunledningskontoret får i uppdrag att i samband med komplettering årsplan inkomma med särskilt ärende avseende finansiering av evenemanget.
Bakgrund Eskilstuna Friidrottsförening, Råby-Rekarne Friidrottsförening samt Ärla IF har till kommunen aviserat intresse för att arrangera SM i friidrott 2018. Tillsammans med kultur- och fritidsförvaltningen (KFF) och Destination Eskilstuna AB (DEAB) har förutsättningarna för att genomföra evenemanget undersökts. Tidsplanen för en ansökan är kort. Sista ansökningsdag var 2016-09-20 och beslut om värdstad tas 2016-10-04. På grund av den korta tidsplanen samrådde kommunstyrelsens arbetsutskott (KS AU) i frågan den 30 augusti. KS AU ställde sig då bakom att en ansökan kunde skickas in med förbehållet ”under förutsättning att beslut kan fattas av kommunstyrelsen den 11 oktober”. Efter KS AU har Eskilstuna kommun fått ett förslag till avtal, Svenska Friidrottsförbundet har besökt Eskilstuna och friidrottsföreningarna har arbetat fram en budget i samråd med KFF och DEAB. KFF och DEAB har därefter skickat ett underlag till kommunledningskontoret med beskrivning av mästerskapen, SVFF:s avtal samt en budget.
Ärendebeskrivning SM i friidrott 2018 genomförs över tre dagar. Evenemanget avser svenska mästerskapen i friidrott för seniorer på arena. Tävlingarna innehåller 36 individuella grenar och en mixad stafett. Datum för SM-tävling ska vara fastlagt av Svenska Friidrottsförbundet senast den 31 oktober 2017 med ett preliminärt datum senast 1 april 2017. Evenemangsperioden kommer att ligga under juli/augusti 2018.
Eskilstuna – den stolta Fristaden
Eskilstuna kommun
Datum
Diarienummer
2016-09-19
KSKF/2016:464
2 (5)
För att genomföra ett SM tecknar tre parter ett gemensamt avtal; Svenska Friidrottsförbundet, aktuell kommun och den lokala föreningen/föreningarna. Föreningarna i Eskilstuna har god erfarenhet av att genomföra tävlingar i friidrott på nationell och internationell nivå. Friidrotts-SM har tidigare arrangerats i Eskilstuna. 1988 på Tunavallen med 12 000 besökare samt 2007 på Ekängens friidrottsarena med 12 000 besökare. I samband med junior-EM i friidrott 2015 rustades Ekängens arena och uppfyller idag alla krav på en arena för seniortävlingar på SM-nivå. Bedömningen är att inga ytterligare investeringar behövs. Krav från SVFF på arrangörsstaden SVFF ställer krav på arrangörsstaden att den ska ha en kapacitet om minst 1 000 hotellbäddar i centralorten och ytterligare kapacitet ska finnas i närområdet. Arenan ska ha minst 1 000 sittplatser under tak på huvudläktare, kapacitet för minst ytterligare 4 000 åskådare, minst sex löparbanor och det skall finnas möjlighet att genomföra slägga, diskus och spjut på innerplan. Det ställs även krav på anpassad belysning av friidrottsarenan och kringutrymmen för uppvärmning, media, hospitality och sponsorby. Kommunen ska bidra i marknadsföringen av Friidrotts-SM. När det gäller de ekonomiska åtaganden så erhåller arrangörsföreningarna ett arrangörsbidrag om 300 000 kr för evenemanget från SVFF. Kravet från SVFF är att arrangörsföreningen skall erhålla minst ett likvärdigt arrangörsbidrag från kommunen i form av ekonomiskt stöd eller tjänster. Eskilstuna kommun förbinder sig även att stå värd för Svenska Friidrottsförbundets årsmöte 2018 med cirka 300 deltagare samt en SM-bankett med cirka 150 deltagare. Ekonomiska åttaganden Totalkostnaden för att genomföra ett Friidrotts-SM 2018 beräknas av föreningarna till 3,2 miljoner kronor inklusive moms. KFF och DEAB:s bedömning är kostnaderna är rätt beräknade men att föreningarna har skattat intäkterna för högt. De gör ändå bedömningen att Eskilstuna kommunkoncern ska avsätta 1,5 miljoner kronor exklusive moms för planering och genomförande av Friidrott-SM 2018 vilket avser kostnader för arrangörsbidrag, arenahyra, arenanära tjänster, teknik, marknadsföring, TVproduktion samt kostnaderna för SVFF:s förbundsårsmöte och en SM-bankett.
Postadress
Besöksadress
Telefon, växel
Kommunledningskontoret Alva Myrdals gata 1 016-710 10 00 E-post 631 86 Eskilstuna
[email protected]
Fax Webbplats
www.eskilstuna.se
Mobiltelefon
070-0893738
Eskilstuna kommun
Datum
Diarienummer
2016-09-19
KSKF/2016:464
3 (5)
Kontakter har tagits med hotell och restaurangföreningen. De bedömer att de kan bidra med ekonomiskt stöd i form av ”kickback” från hotellen motsvarande 10 % samt att skapa kringaktiviteter och erbjudanden för turister och besökare under mästerskapet. DeNeF (Destination Eskilstunas ekonomiska förening) är positiva till ett FriidrottSM och tror det finns ett intresse från de lokala företagen att medverka som sponsorer eller samarbetspartners i mästerskapet.
Värdet för Eskilstuna Evenemang som Friidrotts-SM stimulerar till återväxt inom idrotten. Möjligheten att få träffa blivande stjärnor och duktiga idrottare leder till ett ökat intresse, vilket går i linje med kommunens idrottspolitik. Att dessutom som funktionär eller besökare dela upplevelsen ger en känsla av gemenskap med andra likasinnade. Besöksnäringen är en prioriterad bransch i kommunens plan för näringslivets utveckling. Det skapar arbetstillfällen på hemmaplan och har ett kompetensbehov som matchar arbetskraften i Eskilstuna. God samverkan är en nyckelfaktor för lyckad destinationsutveckling. Samverkan kring evenemang kan leda till samarbete även på andra områden, exempelvis kvalitetssäkring, marknadsföring, varumärkesutveckling, skyltning, värdskap, försäljning, distribution osv. Det ger effekter på branschnivå till följd av att nya kontakter tagits och relationer uppstått. Det kan gälla exempelvis kontakter mellan olika företag i Eskilstuna, kontakter mellan företag och föreningar eller kontakter mellan kommunala tjänstemän och företagare inom besöksnäringen. Sådana kontaktytor gagnar det övergripande arbetet med destinationsutveckling. Med turistekonomisk omsättning avses den konsumtion de turister som besöker ett evenemang genererar under sin vistelse i Eskilstuna. En försiktig kalkyl som utgår från HUIs värdering under Junior-EM i friidrott 2015 ger en bedömning av turistekonomiska effekter till 2 600 000 kr. Evenemang som Friidrotts-SM ger även ett stort medialt genomslag. Under Friidrotts-SM i Sollentuna 2016 sände Sveriges Television en halvtimme från varje tävlingsdag (sammanlagt 1 236 000 tittare) samt via SVT Play (40 000 tittare). För Eskilstunas del innebär detta positiv PR som hjälper till att stärka Eskilstunas platsvarumärke.
Kommunledningskontorets bedömning Kommunledningskontoret föreslår att Eskilstuna kommun ska ställa sig bakom ansökan om SM i friidrott 2018. Eskilstuna uppfyller alla de krav som friidrottsförbundet ställer avseende värdstad och arena. Friidrottsföreningarna har stor erfarenhet av att genomföra tävlingar på nationell och internationell nivå. Postadress
Besöksadress
Telefon, växel
Kommunledningskontoret Alva Myrdals gata 1 016-710 10 00 E-post 631 86 Eskilstuna
[email protected]
Fax Webbplats
www.eskilstuna.se
Mobiltelefon
070-0893738
Eskilstuna kommun
Datum
Diarienummer
2016-09-19
KSKF/2016:464
4 (5)
Kommunens satsning på junior-EM i friidrott har inneburit att vi nu har en arena för friidrottstävlingar på internationell nivå, att vi har byggt kompetens hos föreningar, kommun och besöksnäring samt att vi har stärkt Eskilstunas position avseende idrottsevenemang i allmänhet och friidrottsevenemang i synnerhet. Det är av vikt att ta till vara på denna unika situation och upprätthålla den kompetens som byggts upp. Att initiativet kommer från föreningslivet är särskilt viktigt. I ett SM 2018 bör kommunens roll i huvudsak vara att stödja föreningarna så att de i så hög grad som möjligt själva kan genomföra tävlingarna. Kostnaden för kommunen på 1,5 miljoner kronor kan hämtas hem dels i turistekonomiska effekter som försiktigt räknats till 2,6 miljoner kronor, dels i den PR det innebär för kommunen. Utöver tv-sändningarna ger en sökning på SM i friidrott OCH Sollentuna via kommunens ramavtalade tjänst Retriever ett resultat på 602 artiklar. Det kan jämföras med junior-EM i friidrott som hade 661 svenska artiklar och 58 engelskspråkiga artiklar. Det motsvarade ett annonsvärde om 23,5 miljoner kronor. Kostnaden kan även motiveras som en investering i att stärka Eskilstuna som idrottsstad och evenemangsstad med tanke på öppnandet av den nya arenan samt som fortsatt plats för nationella och internationella friidrottstävlingar på Ekängens arena. När det gäller fördelningen av kostnaderna föreslår kommunledningskontoret att detta tas i ett särskilt beslut i samband med komplettering årsplan.
Konsekvenser för hållbar utveckling Friidrotten är en av de idrotter som lockar flest deltagare bland barn och ungdomar i Eskilstuna. Det är även en idrott som engagerar flickor och pojkar, kvinnor och män samt har många utövare som har flyttat till Sverige och Eskilstuna från andra länder. Föreningarna tar även ett stort socialt ansvar, exempelvis för att arrangera sommarlovsaktiviteter och engagera ledare och deltagare från hela Eskilstuna. Ett evenemang som SM i friidrott ska miljöcertifieras. Junior-EM i friidrott fick en utmärkelse som Världens mest hållbara friidrottsevenemang av internationella friidrottsförbundet i samband med friidrotts-VM i Peking. Den höga nivån avseende hållbarhetsfrågor bör även genomsyra detta evenemang. Evenemanget stärker besöksnäringen, en av de prioriterade branscherna enligt handlingsplan för fler jobb och fler i jobb.
Postadress
Besöksadress
Telefon, växel
Kommunledningskontoret Alva Myrdals gata 1 016-710 10 00 E-post 631 86 Eskilstuna
[email protected]
Fax Webbplats
www.eskilstuna.se
Mobiltelefon
070-0893738
Eskilstuna kommun
Datum
Diarienummer
2016-09-19
KSKF/2016:464
Pär Eriksson Kommundirektör
5 (5)
Eva Norberg Kommunikationsdirektör
BILAGOR: Friidrotts-SM i Eskilstuna (Destination Eskilstuna och Kultur- och fritidsförvaltningen) Avtal om arrangörskap avseende Svenska Mästerskapen i friidrott, ”Friidrott-SM 2018” Budget Friidrotts-SM 2018 BESLUTET DELGES: Kultur- och fritidsnämnden Destination Eskilstuna AB
Postadress
Besöksadress
Telefon, växel
Kommunledningskontoret Alva Myrdals gata 1 016-710 10 00 E-post 631 86 Eskilstuna
[email protected]
Fax Webbplats
www.eskilstuna.se
Mobiltelefon
070-0893738
FRIIDROTTS-SM I ESKILSTUNA 2018 1. Kort beskrivning av Friidrotts-SM Svenska Friidrottsförbundet tecknar ett avtal om arrangörskap med Kommunen (eller kommunalt evenemangsbolag) och en eller flera lokala friidrottsföreningar. Parterna skall gemensamt arbeta för att skapa förutsättningar för ett utövar-, publik- och mediemässigt excellent arrangemang. Det grundläggande syftet med samarbetet ska vara att samtliga parter skall stärka sina varumärken. Svenska Friidrottsförbundet är huvudman för de Svenska Mästerskapen och klargör de förutsättningar som måste uppfyllas för att kunna tilldelas arrangörskapet för Friidrotts-SM. Det praktiska genomförandet skall följa Svenska Friidrottsförbundet upprättade manualer för bland annat tävlings- och mediearbete samt tävlingstekniskt genom den nyaste upplagan av Svenska Friidrottsförbundets regelbok Tävlingarna genomförs över tre dagar. Svenska Friidrottsförbundets ramprogram för dessa dagar skall följas. Med Friidrotts-SM avses svenska mästerskapen i friidrott för seniorer på arena. Friidrotts-SM innehåller i dagsläget 36 individuella grenar och en mixad stafett. Datum för SM-tävling ska vara fastlagt av Svenska Friidrottsförbundet senast den 31 oktober 2017 med ett preliminärt datum senast 1 april 2017. Evenemangsperioden är juli/augusti 2018. Kommunen och den lokala friidrottsföreningen accepterar genom att sända in en formell ansökan (Bilaga 1 Avtalsmall Friidrotts-SM 2018). Parterna Parterna i avtalet är Svenska Friidrottsförbundet, aktuell kommun och den lokala föreningen/föreningarna. Friidrotts-SM har tidigare arrangerats i Eskilstuna. 1988 på Tunavallen med 12 000 besökare samt 2007 på Ekängens friidrottsarena med 12 000 besökare. I övrigt har Eskilstuna arrangerat flera större mästerskap:
1993 Mångkamps-SM, Tunavallen 1997 Junior-SM, Munktellarenan 1998 SM, Munktellarenan 1999 Ungdoms-SM, Munktellarenan 2005 EM för veteraner, Munktellarenan 2006 Nordisk juniorlandskamp, Ekängen 2008 Junior-SM, Munktellarenan 2009 Mångkamps-SM, Ekängen
2014 Terräng-SM, Vilsta 2015 Lag-SM kval, Ekängen 2015 Junior-EM i friidrott
2. Ansökningsprocess Svenska Friidrottsförbundet söker värdstad för Friidrotts-SM 2018. Eskilstuna är den enda kommun som anmält intresse att stå värd 2018. Så här är ansökningsprocessen är utformad: Sista ansökningsdag är 2016-09-20 Beslut om värdstad tas 2016-10-04 med förbehåll att kommunstyrelsen avsätter medel för evenemanget på kommunstyrelsen sammanträde 2016-1011 Avtal tecknas under oktober månad 2016 mellan Svenska Friidrottsförbundet, Eskilstuna kommun och den lokala föreningen/föreningarna. Ett separat avtal tecknas kring ansvarsfördelning mellan kommunkoncernen och arrangörsföreningen (under bildande). Eskilstuna Friidrottsförening, Råby-Rekarne Friidrottsförening samt Ärla IF har för avsikt att starta en arrangörsförening för genomförandet av Friidrotts-SM.
3. Krav från Svenska Friidrottsförbundet Några viktiga utgångspunkter för en värdstad: Kommunen skall ha en kapacitet om minst 1 000 hotellbäddar i centralorten. Ytterligare kapacitet skall finnas i närområdet.
Arenan skall uppfylla bland annat krav på: - 1 000 sittplatser under tak på huvudläktare - Kapacitet för minst ytterligare 4 000 åskådare - Minst sex löparbanor - Det skall finnas möjlighet att genomföra slägga, diskus och spjut på innerplan - Anpassad belysning av friidrottsarenan - Kringutrymmen för uppvärmning, media, hospitality och sponsorby
Kommunalt engagemang för marknadsföring av Friidrotts-SM
Ekonomiskt åtagande: - Arrangörsföreningen erhåller ett arrangörsbidrag om 300 000 kr för evenemanget från Svenska Friidrottsförbundet. Arrangörsföreningen skall erhålla minst ett likvärdigt arrangörsbidrag från kommunen i form av ekonomiskt stöd eller tjänster. - I övrigt förbinder sig Eskilstuna kommun att stå värd för Svenska Friidrottsförbundets förbundsårsmöte 2018 med cirka 300 deltagare samt en SM-bankett med cirka 150 deltagare.
4. Analys av våra förutsättningar att arrangera I Eskilstuna finns goda förutsättningar att arrangera den här typen av evenemang. Eskilstuna har ett strategiskt bra läge med goda kommunikationer och Ekängens friidrottsarena är efter genomfört junior-EM i friidrott 2015 upprustad och certifierad. Kultur- och fritidsförvaltningens bedömer att man kan tillhandahålla en arena som uppfyller kraven för att arrangera ett Friidrotts-SM. Vissa kompletteringar som krävs klaras genom prioritering och om prioritering inom befintlig ram. 2015 stod Eskilstuna som värd för Junior EM i friidrott 2015 vilket gav oss erfarenhet att arrangera större evenemang. Vi har skapat en struktur som är riggad för att bemöta olika arrangörers önskemål om ett gott värdskap på flera plan. I enlighet med kommunens vision och det strategiska målet om en attraktiv stad och landsbygd är det betydelsefullt med ett rikt idrottsliv och ett aktivt föreningsliv. Utifrån den idrottspolitiska handlingsplanen som antogs av kommunfullmäktige i mars 2011 finns även målet att utveckla Eskilstuna till en av Sveriges tio främsta idrottsstäder. Eskilstuna ska ta tillvara idrottsföreningars kunnande och engagemang och erbjuda spännande idrottsevenemang, såväl nationella som internationella. Att evenemang arrangeras i Eskilstuna har stor betydelse. Det bidrar till att skapa en attraktiv stad att besöka, bo och verka i. Dessutom stimuleras ekonomin, efterfrågan på tjänster ökar och orten marknadsförs. Det behöver finnas en bred bas av evenemang som är viktiga i invånarnas vardag och där grogrunden för större evenemang kan sättas, likväl som större evenemang är viktiga för ortsutvecklingen. I Eskilstuna kommuns Evenemangsstrategi fastslås att Eskilstuna ska stå värd för ett stort nationellt/internationellt evenemang årligen. I Eskilstuna kommuns Handlingsplan för näringsliv och arbete 2015-2016 fastlås att Eskilstuna har en stor potential för investeringar och etableringar bland annat inom branscherna logistik, besöksnäring, handel och industri. I Eskilstunas varumärkesplattform, EskilstunaEvolution, är IdrottsEvolution ett viktigt positionstema. ”Ur Eskilstunas mångåriga industrihistoria har det växt fram en stark förenings- och idrottstradition med stor bredd som skapat flera elitföreningar inom sporter som handboll, fotboll, speedway och gymnastik. Det är därför ingen tillfällighet att vi även arrangerar stora idrottsevenemang på nationell och internationell nivå. Vi kallar det IdrottsEvolution.” Analys av kostnader Totalkostnaden för att genomföra ett Friidrotts-SM 2018 beräknas till 3,2 miljoner kronor (se bilaga 2 Budget SM 2018, alla belopp är inkl. moms då föreningar inte är momspliktiga). Vår uppfattning är att projektbudgetens intäkter är något för optimistiska. 125 tkr kan tas inom befintliga budgetar hos Kultur & fritidsförvaltningen samt Destination Eskilstuna.
Vår bedömning är Eskilstuna kommunkoncern avsätter 1,5 miljoner kronor för planering och genomförande av Friidrott-SM 2018 vilket avser kostnader för arrangörsbidrag, arenahyra, arenanära tjänster, teknik, marknadsföring, TV-produktion samt kostnaderna för Svenska Friidrottsförbundets förbundsårsmöte (med cirka 300 deltagare) och en SM-bankett (med cirka 150 deltagare). Ekonomin i projektet bör hanteras från Kultur och fritidsförvaltningen. Hotell- och restaurangföreningen uppskattar att man kan bidra med ekonomiskt stöd i form av kickback från hotellen på 10 %. Det finns också intresse att skapa kringaktiviteter och erbjudanden för turister och besökare under mästerskapet. DeNeF (Destination Eskilstunas ekonomiska förening) är positiva till ett Friidrott-SM och tror det finns ett intresse från de lokala företagen att medverka som sponsorer eller samarbetspartners i mästerskapet. Organisation Friidrotts-SM är ett komplext evenemang i och med att det är samarbete mellan flera parter och ställer krav på en samtrimmad och flexibel organisation.
För Eskilstuna kommunkoncerns räkning bör representanter från Destination Eskilstuna och Kultur och fritidsförvaltningen ingå i den lokala organisationskommittén. Arbetsgrupperna leds av representanter från arrangörsföreningarna och kommunkoncernens medarbetare deltar och bidrar med kompetens.
5. Värdet för Eskilstuna att genomföra ett Friidrotts-SM Att arrangera ett större evenemang är något som kräver samarbete mellan olika aktörer på orten genom hela processen. Det involverar offentliga aktörer och privata företag och fungerar därför som ett skarpt verktyg för att stärka samverkan på destinationen. Ju bättre samarbetet fungerar desto bättre kommer värdskapet att uppfattas.
God samverkan är en nyckelfaktor för lyckad destinationsutveckling. Samverkan kring evenemang kan leda till samarbete även på andra områden, exempelvis kvalitetssäkring, marknadsföring, varumärkesutveckling, skyltning, värdskap, försäljning och distribution osv. Evenemangen kan sägas fungera som katalysatorer för samverkan. En positiv upplevelse av Friidrotts-SM skulle kunna innebära att en del besökare väljer att komma tillbaka vid ett annat tillfälle och de talar förhoppningsvis gott om destinationen till vänner och bekanta. En sekundär effekt på branschnivå är de effekter som kan uppstå till följd av att nya kontakter tagits och relationer uppstått. Det kan gälla exempelvis kontakter mellan olika företag i Eskilstuna, kontakter mellan olika förvaltningar i kommunen eller kontakter mellan kommunala tjänstemän och företagare inom besöksnäringen. Sådana kontaktytor gagnar det övergripande arbetet med destinationsutveckling. Evenemang som Friidrotts-SM ger stort medialt genomslag. Detta i form av att lokal och nationell media rapporterar från evenemanget. Under Friidrotts-SM i Sollentuna 2016 sände Sveriges Television en halvtimme från varje tävlingsdag (sammanlagt 1 236 000 tittare) samt via SVT Play (40 000 tittare). För Eskilstunas del innebär detta positiv PR som hjälper till att stärka Eskilstunas image. Evenemang som Friidrotts-SM kan även stimulera till återväxt inom sporten. Möjligheten att få träffa blivande stjärnor och duktiga idrottare leder till ett ökat intresse. En av de positiva känslor som är kopplad till ett besök på ett idrottsevenemang är att det är en upplevelse av gemenskap. Dels för att det är en rolig upplevelse tillsammans med vänner eller familj och stärker den inbördes gemenskapen, dels för att det ger en känsla av gemenskap med andra likasinnade som också besöker evenemanget. Junior-EM i friidrott arrangerades i Eskilstuna 2015 och fick utmärkelsen ”IAAF Sustainable Development Award" och blev därmed utsedd till världens mest hållbara friidrottsevenemang. Priset delades ut i Peking i samband med VM i friidrott. Motsvarande pris fick evenemanget också från European Athletics. Om Eskilstuna blir arrangör av Friidrotts-SM skall evenemanget miljödiplomeras för att stärka kommunens varumärke. Med turistekonomisk omsättning menas den konsumtion de turister som besöker ett evenemang genererar under sin vistelse i Eskilstuna. En försiktig kalkyl om vi utgår från HUIs värdering under Junior-EM i friidrott 2015 ger en ekonomisk uppskattning av turistekonomiska effekter för ett Friidrott-SM i Eskilstuna 2018 till 2 600 000 kr. Micke Lönngren
Anette Pallhed
Evenemangschef Destination Eskilstuna AB
Kommunikationschef Kultur och fritidsförvaltningen
Avtal om arrangörskap avseende Svenska Mästerskapen i friidrott, ”Friidrott-SM 2018”
Svenska Friidrottsförbundet org nr 802001-0719 (nedan kallad SFIF) och XXXX och kommunen XXXX (nedan arrangören) har denna dag träffat följande avtal
1 Bakgrund Svenska Friidrottsförbundet är huvudman för de Svenska Mästerskapen i friidrott. Det praktiska genomförandet skall följa Svenska Friidrottsförbundet upprättade manualer för bland annat tävlingsoch mediearbete samt tävlingstekniskt genom den nyaste upplagan av ”Tävlingsregler för friidrott”. I processen bidrar Svenska Friidrottsförbundet (SFIF) aktivt med central projektledning, planering, kunskapsutbyte och kontinuitet till genomförandet av ett framgångsrikt mästerskap. Föreningen och Kommunen står som operativ genomförare för arrangemanget Friidrott-SM 2018. Genom detta åtagande säkerställer de att tävlingarna uppfyller de kvalitetskrav som SFIF ställer samt att arrangemanget genomförs på ett i övrigt professionellt tillvägagångssätt.
1.1 Tävlingen och datum Tävlingarna genomförs över tre dagar. Svenska Friidrottsförbundets ramprogram för dessa dagar skall följas. Detaljerat tidsprogram framarbetas i samarbete med SFIF där SFIF det slutliga tidsprogrammet. Undantag från detta kan ske av parterna med en god framförhållning om detta ämnar till att höja evenemangets attraktionskraft. Datum för SM-tävling ska vara fastlagt av Svenska Fridrottsförbundet senast den 31 oktober 2017 med ett preliminärt datum senast 1 april 2017. Evenemangsperioden är juli/augusti 2018.
2 Definitioner och tolkningar Friidrotts-SM Med Friidrotts-SM avses svenska mästerskapen i friidrott för seniorer på arena. Friidrotts-SM innehåller i dagsläget 36 individuella grenar och en mixad stafett. Under avtalets gång kan Svenska Friidrottsförbundets årsmöte ändra mindre delar i grenprogrammet utan att detta påverkar avtalets giltighet. Med Friidrotts-SM och vad som omfattas av det här avtalet menas också alla kringaktiviteter eller delar som också associeras med Friidrotts-SM. Det kan vara tidningsbilagor, marknadstorg, VIPaktiviteter med mera, aktiviteter som ordnas för att just Friidrotts-SM anordnas. Parterna Parterna i avtalet är Svenska Friidrottsförbundet, aktuell kommun och den lokala föreningen/föreningarna. IAAF Det internationella friidrottsförbundet (International Association of Athletics Federations). Host Broadcaster Det bolag som producerar Friidrotts-SM för TV-sändning, oftast ett TV-bolag.
3 ORGANISATION Föreningen och kommunen säkerställer genom separat överenskommelse att organisationsstrukturen följs och att alla funktioner besätts.
Lokal Organisationskommitté
SM-general
Tävling
Marknadsföring
Arena
Ekonomi
Marknad
Information
Aktivaservice
Kringaktivteter
Sven Kommunen
Publikservice
3.1 Lokal
Organisationskommitté
Kommunen och den lokala föreningen/föreningarna utser en lokal organisationskommitté (LOK) som strategiskt arbetar med evenemanget. Det är också LOK som säkerställer att det operativa arbetet genomförs. LOK ansvarar för: Upprättande av mål för evenemanget Fastställande av budget för evenemanget Fastställande av biljettpriser för evenemanget Fastställande av marknadsföringsplan. Att aktivt arbeta för ett ökat intresse för Friidrotts-SM både före och under evenemanget Planering, genomförande och uppföljning av evenemanget Regelbunden budgetuppföljning Att kontinuerligt erhålla information från ansvarig tjänsteman gällande den operativa organisationens arbete LOK är högst ansvarig för att kravspecifikation uppfylls
I LOK skall minst två representanter från aktuell arrangörskommun respektive minst två representanter från den lokala föreningen finnas. Till LOK adjungeras permanent högst ansvarig tjänsteman (SM-generalen). Svenska Friidrottsförbundet erhåller alltid inbjudan att med två personer delta vid LOK:s möten. Den lokala föreningen har ordförande- och sekreterarskapet i LOK. Kommunen justerar alltid protokoll. Den lokala föreningen är sammankallande i LOK och står för kostnader som uppkommer för dessa möten. Samtliga parter står dock själva för rese- och/eller logikostnader som uppkommer genom engagemanget i LOK.
3.2 Operativ organisation LOK upprättar organisationsstruktur för Friidrotts-SM med minst nedanstående funktioner. Då organisationen är funktionsbaserad kan ytterligare ansvarsområden inkluderas genom beslut i LOK om behov uppkommer. För varje funktion i nedanstående organisationsskiss skall en ansvarig person utses. I specifikation nedan klargörs vilka förutsättningar som föreligger och behov som skall uppfyllas före och under evenemanget. Evenemanget skall utöver funktionärer i nedanstående specifikation genomgående ha erforderligt antal funktionärer för att med god nivå hantera de uppgifter som evenemanget innebär.
3.2.1
SM-general
LOK utser högst ansvarig tjänsteman för evenemanget. Personen är rapporterande och ständigt adjungerad i LOK. Personen ges mandat att bygga en operativ organisation lämpad för ett framgångsrikt genomförande av tävlingen. Kommunen och/eller den lokala föreningen ansvarar för SM-generalens kostnader.
3.2.2
Tävling
Det åligger LOK att tillsätta nedanstående personal samt uppfylla nedanstående behov.
Arenan skall rent allmänt uppfylla samtliga krav ("skall") och rekommendationer ("bör") specificerade i SFIF:s regelbok vad gäller "Anläggning/Fast utrustning" för berörda grenar.
Sekretariatsutrymmet skall vara erforderligt utrustat med datorer, skrivare och minst två kopieringsapparater.
Dopingkontrollant skall ges tillgång till avskilda utrymmen, med toalett, för dopingkontroll.
Sjukvårdare skall ges tillgång till avskilt utrymme för sjukvård
3.2.2.1
Personella behov
Det åligger LOK att tillsätta nedanstående personal samt uppfylla nedanstående behov.
En tävlingsledare med förbundsdomarutbildning (dvs. har genomgått SFIF:s förbundsdomarkurs och blivit godkänd på regelkunskapsprovet).
En teknisk ledare som bör ha genomgått SFIF:s speciella utbildning för tekniska ledare. Då sådana kurser arrangeras endast sporadiskt kan SFIF:s Tävlingsansvarige ge dispens för en rutinerad förbundsdomare eller person med motsvarande kunskaper och erfarenheter som teknisk ledare.
En jury som skall ha till uppgift att utifrån gällande regler granska ev. domslut som ifrågasätts vid tävlingen. Juryledamöter skall normalt vara förbundsdomare, eftersom de måste besitta en bevisad stor kunskap om och förtrogenhet med reglerna.
Starter, kontrollant och seedare, utses av Svenska Friidrottsförbundet, men LOK bekostar uppkomna kostnader för resa och logi för.
En eltidsledaren som är godkänd förbundseltidtagare (dvs. ha genomgått SFIF:s kurs för eltidtagare). Dock kan om särskilda skäl föreligger Svenska Friidrottsförbundets Tävlingsansvarige ge dispens för annan eltidsledare om denne bedöms ha erforderlig utbildning, kompetens och erfarenhet.
Samtliga domare med ledaransvar (grenledare och löpledare) skall vara förbundsdomarutbildade.
En tävlingsläkare med ytterligare medicinska assistans skall finnas på evenemangsområdet före, under och efter tävlingarna under samtliga dagar.
LOK utser person som håller kontakten med antidopingorganisationen och säkerställer att tester kommer till stånd. Ansvarar för antidopingrum och att erforderligt antal följeslagare finns.
LOK beställer nummerlappar och medaljer/jetonger av Svenska Friidrottsförbundet. LOK bekostar medaljerna och Svenska Friidrottsförbundet bekostar nummerlappsproduktion.
3.2.3
Arena
Det åligger LOK att säkerställa att nedanstående krav och behov uppfylls.
Arenan skall ha läktare med sittplatser under tak för publik för 1 000 personer.
Arenan skall ha läktare med minst 4 000 platser (utöver ovanstående 1 000 platser).
Arenan skall ha handikappanpassade platser samt övriga faciliteter Arenan skall erbjuda omklädningsrum i tillräcklig omfattning (minst fyra) med toalett och dusch med varmvatten.
Det skall erbjudas närbelägna uppvärmningsmöjligheter utomhus minst i form av större plan gräsyta eller grusplan för löpningsuppvärmning med minst två 40 meters banor med allvädersbeläggning eller liknande för sprint- och häckuppvärmning.
Separat kastplan för uppvärmning skall finnas.
Någon form av regnskyddat utrymme för uppvärmning skall erbjudas.
Arenan skall ha anpassat antal toaletter i separata ytor för publik, personal, media och aktiva.
LOK skall erbjuda kiosk och/eller matförsäljning på arenan i erforderlig omfattning.
Parkeringsutrymmen i erforderlig omfattning i rimlig närhet av arenan skall erbjudas publik. Närmst arenan skall LOK erbjuda kostnadsfri parkering till media, aktiva och sponsorer.
Anläggningen skall ha kabelbrunn från innerplan till utsidan (med kapacitet för dragning av kommunikation och el för resultattavlor, högtalare och övriga behov på innerplan). Kabelrören skall vara testade i god tid innan evenemanget.
LOK möjliggör ytor för TV-produktion enligt önskemål från av Svenska Friidrottsförbundet avtalad Host Broadcaster. LOK ansvarar för grundläggande infrastruktur (så som kommentatorsplatser, kabelbrunnar, plattformar med mera) för att möjliggöra en högkvalitativ TV-sändning. TVs huvudkameraplacering skall av LOK möjliggöras i direkt anslutning till målet på en höjd av minst sex meter.
Arenan skall ha en ljudanläggning där ljudet hörs jämnt fördelat och med god kvalitet, för både tal och musik, över hela arenan. Förstärkt ljud skall finnas på innerplan och vara riktat mot publikplatser.
LOK skall upplåta yta för föreningars servicetält i nära anslutning till verksamheten. LOK skall erbjuda dessa platser som en kostnadsfri service till deltagande föreningar.
För löpning bör speciellt noteras följande grundförutsättningar
o o o o o o o
Varvlängden skall vara 400m Det skall finnas minst sex individuella banor och det skall finnas åtta banor på upploppet. Banor skall vara belagda med allvädersmaterial av godkänd typ och i fullgott skick Det skall finnas fullständiga banmarkeringar enligt Svenska Friidrottsförbundet s standard. Start- och nedlöpningslinjer för gruppstart på medel/långdistans skall finnas. Det skall vara en reglementsenlig sarg på insidan. Vid ev. öppningar i sargen (för korsande ansatslöpning eller för hinderlöpning) skall gränsen markeras med koner (högst fyra meters lucka i kurva). Banbredden skall vara 1.22 m
För hopp och kast bör speciellt noteras följande grundförutsättningar o Samtliga finaler och kvaltävlingar inkl. långa kast skall genomföras på huvudarenan. o Ansatsbanor för hopp och spjut skall vara belagda med allvädersmaterial av godkänd typ och i fullgott skick. o Det skall finnas möjlighet att byta hoppriktning i stav, längd och tresteg. o Kastringar för kula, diskus och slägga skall vara belagda med betong el. motsv. och vara i fullgott skick. o Det skall finnas en fullgod skyddsbur för diskus och slägga, kastburen ska särskilt besiktigas och godkännas av Svenska Friidrottsförbundets grupp för kastsäkerhet. o I långa kast skall elektrisk mätning s k optisk mätning användas. Den optiska mätningen ska ske med utrustning med programvara för friidrott
Gällande utrustning och redskap bör speciellt noteras följande grundförutsättningar o Videotavla för tio rader text (dimension minst 7x5 meter). Resultattavla ska erbjuda möjlighet att visa rörlig bild/videoupptagning. Resultattavlan skall vara läsbar för publik på hela arenan. o Videotavlan ska också ha en videoproduktion där bland annat Host Broadcaster ska tillfrågas för offert för att produktionen förutom videotavlan också ska kunna visas på webben. o Resultatdisplay vid teknikgrenar (minst 4 st). Displayen skall ha kapacitet att visa namn, resultat och omgång, samt vara dubbelsidig och roterande. o Displayer för angivande av rullande tid och preliminär segrartid. o Det skall finnas dubbla kompletta och godkända eltidtagningsutrustningar - inkl målkamera, avläsningsutrustning och startpistoler - skyddade för regn och vind. Det rekommenderas att kamerorna är placerade på var sin sida om mållinjen. Om detta inte är praktiskt lämpligt ska de vara så högt placerade att risken för att löparna skymmer varandra på målfotot är försumbar. Om löpning planeras för bortre långsidan (försök/semifinaler i medvind) skall det dessutom finnas monterade och uppställda anläggningar på samma sätt också på den långsidan (notera att detta också kräver en särskild handlingsplan för reklamexponering). o Erforderligt antal fungerande vindmätare (minst 2) av modell med inga rörliga delar. o Godkända kastredskap i erforderlig mängd. o Övrig lös utrustning enligt SFIF:s regelbok i erforderlig mängd.
3.2.3.1
3.2.4
Personella behov
Arenapersonalen ansvarar för att arenan är funktionell, ren, möjliggör och är behjälpliga vid kabeldragning. Personalen har ansvar för att erforderlig el finns på arenan och omedelbart avhjälper eventuella problem med ovanstående.
Marknad
Det åligger LOK att tillsätta nedanstående personal samt uppfylla nedanstående behov.
Svenska Friidrottsförbundet och LOK upprättar gemensam försäljningsstrategi, prissättning och paketering för den gemensamma försäljningen.
Svenska Friidrottsförbundet har huvudansvaret för upprättandet av skyltskiss beträffande exponering på evenemanget.
Arenan ska vara en s k Clean Venue, vilket innebär att inga sponsoravtal beträffande exponering eller aktivitet får ingås som inte uttalat framgår av nedanstående marknadsrättigheter för arrangemanget. Med venue avses området innanför det avgränsade arenaområdet. Arrangemangets venue definieras även som andra platser där parterna uttryckligen marknadsför eller genomför aktivitet vid/inför Arrangemanget (så som ev försäljningsytor eller parkeringsplatser i direkt anslutning till arrangemanget eller SMaktiviteter riktade mot allmänheten på platser utanför arenan). LOK skall i samtliga fall skyndsamt agera mot externa aktörer som på otillbörligt sätt försöker dra nytta av Arrangemanget.
Samtliga av Svenska Friidrottsförbundets sponsorer åtnjuter branschexklusivitet beträffande association och exponering (tryckt, elektroniskt och ljud) inför och under Friidrotts-SM. I de fall LOK väljer att ta fram SM-bilaga eller liknande åtnjuter företagen branschexklusivitet. Svenska Friidrottsförbundets sponsorers branscher delges LOK senast 30 januari evenemangetsåret.
Alla samarbetsavtal som LOK ingår skall för att undvika branschkonflikter alltid godkännas av kontaktperson på Svenska Friidrottsförbundet innan LOK ingår avtal.
Arenan skall erbjuda VIP/hospitality-möjligheter för minst 300 personer. Denna placering skall vara innanför avspärrningarna och i nära avslutning till huvudläktaren. LOK ansvarar för VIP/hospitality på en tillräcklig nivå (bestående av minst buffé med varm mat, kallskuret, dryck, fika och kaffebröd).
Arenan skall ha lämpligt utrymme för sponsorby. Denna skall placeras så att publiken strömmar igenom den. Området skall finnas innanför avspärrningarna. Till området skall el efter behov erbjudas.
Svenska Friidrottsförbundets sponsorers logotyper, max sex (6) st skall finnas med på alla trycksaker (t.ex. affisch, annonser och programblad) vid Friidrotts-SM.
Allt material med igenkänningssymbolerna Svenska Friidrottsförbundet, Svensk Friidrott, Friidrotts-SM och Svenska Friidrottsförbundets sponsorer skall innan tryck/distribution godkännas av kontaktperson på Svenska Friidrottsförbundet.
Svenska Friidrottsförbundet och dess sponsorer erhåller nedanstående exponering utan kostnad vid evenemanget: o 20 st x 6x1 meter TV-mässiga arenaskyltar fördelat på första och andra kurvan o 8 st x 6x1 meter publikmässiga arenaskyltar på upploppsrakan o 4 st x 0,5x2,5 meter innerplansskyltar o 8 st. annonser 1/1-sida (vid A4 eller mindre, halvsida vid större format) o 2 st. grensponsorskap per dag o Samtliga exponeringsplatser på nummerlapp o Ytor för tält el. dyl. för publikaktivitet på evenemangsområdet o 100 st VIP-biljetter (till sponsorer) per evenemangsdag o 400 st entrébiljetter per evenemangsdag Svenska Friidrottsförbundet förbehåller sig rätten att utan ytterligare ersättning/kompensation göra mindre förändringar i ovanstående fram till 30 januari evenemangetsåret.
Svenska Friidrottsförbundets leverantör av landslagsutrustning har vid tävlingarna ensamrätt på försäljning av produkter inom segmentet sportsko och sportkonfektion. Produkter från konkurrerande varumärke får ej exponeras på t.ex. funktionärer.
Svenska Friidrottsförbundet ges möjlighet att köpa ev. ytterligare VIP-biljetter till självkostnadspris (för mat och dryck).
3.2.4.1
3.2.5
LOK ansvarar för uppsättning och kvalitetskontroll av exponering vid evenemanget. Personella behov
Marknad-/Sponsoransvarig utses av LOK. Personen ansvarar för koordinering av försäljningsrättigheter med Svenska Friidrottsförbundet. Personen ansvarar för lokal försäljning av sponsorrättigheter samt säkerställer att samtliga rättigheter efterlevs och levereras på ett korrekt sätt. Personen säkerställer att Svenska Friidrottsförbundet och IAAF:s reklamregler följs. Brott mot dessa kan innebära skadeståndsskyldighet för LOK. För mer information se aktuell upplaga av ”Tävlingsregler för Friidrott” samt www.iaaf.org för senaste information.
Aktivaservice
Det åligger LOK att tillsätta nedanstående personal samt uppfylla nedanstående behov.
Ansvarsområdet innefattar ansvar för att underlätta hotellbokningar, parkeringsmöjligheter för aktiva och ledare, möjlighet till transport till uppvärmning och andra frågor som berör aktiva och ledare.
Arrangör ansvarar för att det är möjligt för deltagande föreningar att få ett bra lokalt boende under mästerskapstävlingen. Om det finns Scandic-hotell på orten ska Scandic tillfrågas om priser men de är inte branschexklusiva.
3.2.5.1
3.2.6
Personella behov
Ansvarig för aktivaservice skall säkerställa att aktiva och ledare får en god servicenivå.
Publikservice
Det åligger LOK att tillsätta nedanstående personal samt uppfylla nedanstående behov.
LOK säkerställer att publiken är väl omhändertagen genom publikvärdar
LOK säkerställer att det finns en väl anpassad nivå på kiosk- och försäljning på arenan.
Det skall finnas tydliga informationsskyltar som dirigerar publik, media och deltagare till arenan såväl som inne på arenan.
LOK säkerställer att områden med begränsat tillträde endast beträds av gäster med behörighet.
LOK säkerställer att Svenska Friidrottsförbundets entréportaler i största möjliga utsträckning används vid inpassage på arenan.
3.2.6.1
3.2.7
Personella behov
Publikserviceansvarig utses som har ett övergripande ansvar för bland annat publikvärdar, kiosker, information, entréer, sjukvård och övriga funktioner riktade mot publik. Personen har även ansvar för publik-, tävlande- och funktionärers säkerhet.
Marknadsföring
Det åligger LOK att tillsätta nedanstående personal samt uppfylla nedanstående behov.
Evenemanget tar fram en marknadsföringsplan i samarbete med Svenska Friidrottsförbundet som godkänns av den sistnämnda.
Kommunen bistår med att utan kostnad upplåta till LOK exponeringsutrymmen/platser för marknadsföring av arrangemanget.
Evenemanget skall använda av Svenska Friidrottsförbundet framtagen Friidrotts-SM-logotype och följa grafisk manual för densamma. Modifiering för att tydliggöra den lokala kopplingen kan göras i enighet med manualens riktlinjer.
Evenemanget skall använda sig av den av Svenska Friidrottförbundet framtagna hemsidan (smfriidrott.com/smfriidrott.se)
LOK skall använda ett biljettförsäljningssystem där biljetter kan köpas både via Internet och i fysisk form. `
LOK skall använda det av SFIF framtagna biljettsystem där LOK kan använda sig av ett fördelaktigt ramavtal. Systemet möjliggör också försäljning genom SFIF:s hemsida friidrott.se tillsammans med andra friidrottstävlingar i Sverige.
LOK skall ha ett system för att kontrollera in- och utpassage.
Svenska Friidrottsförbundets sponsorers logotyper, max sex (6) st skall finnas med på alla trycksaker (t.ex. affisch, annonser och programblad) vid Friidrotts-SM.
Allt material med igenkänningssymbolerna Svenska Friidrottsförbundet, Friidrotts-SM och Svenska Friidrottsförbundets sponsorer skall innan tryck/distribution godkännas av kontaktperson på Svenska Friidrottsförbundet.
Svenska Friidrottsförbundets logotype skall finnas med på alla trycksaker (t.ex. affisch, annonser och programblad) vid Friidrotts-SM.
3.2.7.1
3.2.8
Personella behov
Marknadsföringsansvarig arbetar efter av LOK framarbetad marknadsplan för att uppnå största möjliga genomslag och intresse för evenemanget.
Ekonomi
Det åligger LOK att tillsätta nedanstående personal samt uppfylla nedanstående behov.
LOK är ekonomiskt ansvarig för evenemanget och har fullt ekonomiskt ansvar för ingångna avtal.
Evenemangets ekonomi skall redovisas separat i föreningens verksamhet.
Föreningen erhåller ett arrangörsbidrag om 300 000 kr för att arrangörskapet av evenemanget från Svenska Friidrottsförbundet. Utbetalas med ¼-del vid avtalets undertecknande, ½-del sista april evenemangsåret och ¼-del en månad efter evenemangets genomförande.
Föreningen erhåller ett likvärdigt arrangörsbidrag från kommunen i form av ekonomiskt stöd eller tjänster.
Föreningen och Svenska Friidrottsförbundet delar intäkter vid försäljning av gemensamma marknadsrättigheter där netto utfaller enligt nedan: 0 - 200 kkr. – 100 % tillfaller Svenska Friidrottsförbundet <200 – 300 kkr. – 100 % tillfaller LOK <300 kkr. – delas lika mellan Svenska Friidrottsförbundet och LOK
Undantag för ersättningar som inte ska medräknas i ovanstående fördelningsmodell kan medges av SFIF och avtalas separat. Exempel på sådan är barteruppgörelse för produkter och tjänster som medför minskade kostnader för evenemangets genomförande.
Svenska Friidrottsförbundet erhåller senast tre (3) månader efter evenemanget detaljerad ekonomisk sammanställning.
Svenska Friidrottsförbundet har rätt att få full insyn i evenemangets löpande ekonomi.
LOK ansvarar för att kontanter hanteras på ett säkert sätt vid evenemanget.
3.2.8.1
Personella behov
En ekonomiansvarig med ansvar för evenemangets löpande räkenskaper utses.
3.2.9
Information
Det åligger LOK att tillsätta nedanstående personal samt uppfylla nedanstående behov.
LOK följer av Svenska Friidrottsförbundet framtagna ”Medieanvisningar för SM-arrangörer”
Det skall finnas minst 40 st. regnskyddade pressplatser med arbetsbord med uppsikt över tävlingsområdet med trådlös samt trådbunden Internetanslutning varav den sistnämnda skall ha en uppladdningshastighet om minst 10 mb. Sittplatserna skall placeras nära Mixed Zone.
Media skall ges möjlighet att interagera med de aktiva i en s.k. Mixed Zone under tak. Placeringen skall vara vid målet och endast vara tillgänglig för media och aktiva. För aktiva skall denna utpassage vara obligatorisk.
Evenemanget skall använda av Svenska Friidrottsförbundet tillgängliggjord webbplats. Hemsidan tillhandahålls evenemanget senast en månad efter föregående års SM-tävling. Hemsidan skall följa Svenska Friidrottsförbundets riktlinjer och innehålla: - Biljettinformation - Inbjudan - Tidsprogram - PM - Redaktionellt material - Resultatlista - Pressinformation - Resultatservice i ”realtid” - Vägbeskrivning - Anmälningsfunktion via Svenska - Information om Friidrotts-SM och Friidrottsförbundets dess historia anmälningssystem FRIDA
Media skall ges service i s.k. presscenter där kopiator och fika ställs till förfogande kostnadsfritt.
LOK underlättar och bistår i TV-produktionsteamets förberedande arbete
Korrekturläst resultatlista skall finnas utlagd senast en timme efter avslutad tävlingsdag.
LOK ansvarar för att genomföra publikundersökning vid evenemanget. Svenska Friidrottsförbundet ansvarar för sammanställning och utformning.
Senast tre månader efter genomfört arrangemang sammanställer Svenska Friidrottsförbundet tillsammans med LOK en utvärdering av evenemanget. I utvärderingen inkluderas planering, genomförande och ekonomis uppföljning. Utvärderingen dokumenteras skriftligen och utgör underlag för framtida SM-arrangörer.
LOK bidrar kostnadsfritt vid två till tre tillfällen efter evenemanget med sina erfarenheter till nästkommande arrangörer av Friidrotts-SM
3.2.9.1
Personella behov
LOK utser medieansvarig/presschef med huvudansvar för mediekontakter före-, under- och efter evenemanget. Uppgifterna innefattar bland annat pressmeddelanden, presskonferensen, mixed zone och presservice på plats. Medieansvarig ansvarar för att minst fem pressträffar genomförs med aktiva/arrangör innan mästerskapet.
3.2.10 Kringaktiviteter Det åligger LOK att tillsätta nedanstående personal samt uppfylla nedanstående behov.
LOK säkerställer att prisutdelningar genomförs på ett högtidligt och intresseväckande sätt.
LOK säkerställer att en invigning genomförs
LOK säkerställer att eventuella övriga ceremonier genomförs på ett bra sätt
LOK arbetar kreativt och aktivt för att göra Friidrotts-SM till mer än en friidrottstävling på lokal nivå. Till exempel:
o o o o
Prova-på-friidrott i stadscentrum Informationsutdelning vid köpcentrum Autografsignering på och utanför arenan Mångkamp för samarbetspartners
LOK säkerställer att evenemanget presenteras på ett professionellt sätt genom engagerade speakers, musik och underhållning samt koordinering av resultattavlor och annan information till åskådare.
Kommunen står som värd för Svenska Friidrottsförbundets förbundsårsmöte på orten i därför lämplig lokal
Kommunen står som värd för Svenska Friidrottsförbundets årsmötesombud (cirka 300 st.) till bankett i anslutning till Svenska Friidrottsförbundets förbundsårsmöte
Kommunen står som värd för SM-bankett (cirka 150 person) från Svenska Friidrottsförbundet (innefattandes bland andra förbundsstyrelse, föreningsrepresentanter, förbundskansli, LOK och hedersgäster)
3.2.10.1
Personella behov
LOK utser ceremoniansvarig. Funktionen har ansvar för invigning, prisutdelningar och publiktävlingar med mera.
Stockholm
Svenska Friidrottsförbundet
XXXX förening
XXXX kommun
Bilaga 1 Erfarenheten efter många års arbete med Friidrott-SM har gjort att vi nu identifierat en tidplan för saker som bör vara klara vid vissa tidpunkter. Detta gör att vi nu, för att hjälpa LOC med arbetet sätter upp en tidplan som krav. Det innebär att man i flera fall för SFIF ska presentera sina tankar och status i arbetet vid ett antal olika tidpunkter, i vissa fall äger LOC frågan men i många fall ska detta också godkännas av SFIF. Datumen ska anses vara ”sista datum”, det är alltså möjligt att bocka av frågor tidigare än nedanstående tidplan. År X-2 Före ansökan Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December År X-1 Januari Februari Mars April Maj
Juni Juli Augusti September Oktober November
Budgetutkast Kontakt hotell Tävling utses Avtalsskrivande Förbundsdomarkurs LOC bildas Budgets fastställande
Studiebesök Friidrotts-SM Överlämningsmöte tidigare arrangör
Förbundsdomarkurs Organisation med huvudansvariga enligt avtal fastställs SM-general/projektledare Tävling Marknadsföring Arena Ekonomi Marknad Information Aktivaservice Kringaktiviteter Publikservice Studiebesök Friidrotts-SM Marknadsförsäljningplan/-försäljningskoncept klar Beslut biljettkostnad Hemsida aktiveras Första besiktning av kastbur Överlämningsmöte Kommunikations/PR/marknadsföringsplan klar Biljettsläpp
Arena-Arenalogistikplan klar Plan kringaktiviteter klar December År X Januari Februari
Mars April Maj Juni Juli Augusti
September Oktober
SFIF fastställer branscher och rättigheter för centrala sponsorer Huvuddomare klara Tävlingsledare Grenledare Löpledare Eltidsledare Teknisk ledare Sekretariatslösning Optisk mätning Andra funktionärer klara Speaker Regi Presschef Plan för antal domare, samt funktion i varje gren SFIF fastställer dagsprogram Förbundsdomarkurs Inbjudan Publik/-deltagarserviceplan klar Återbesiktning kastbur Fullständig domartillsättning klar Fullständig funktionärstillsättning klar Genrepstävling med tävlingsfunktionärer på plats, (även optisk mätning och två eltidsutrustningar ska testas). -15 dagar – ”Dummy” för programblad klar -10 dagar – Sista dag för anmälan -9 dagar – Tidsprogram klart -9 dagar – PM klart -5 dagar – SFIF meddelar skyltskiss och plan för exponering -5 dagar – startlistor korrekturlästa med aktuellt PB/SB Tävling +1 dag – resultat ska vara fullständigt korrekturlästa Utvärdering Överlämningsmöte
SFIF ansvarar LOC ansvarar, SFIF ska godkänna LOC ansvarar och beslutar, SFIF ska informeras
!!!!!"#$%&'!()**$)+'',-,.-/012 *3'45'&) 6789:7;7<=>?<;@ABC
DEFG0
!"#$%&"'(
&7ACBHC
200000
)*+,-.
%###$/0#'( /////0#1###'(
23*,-.
4###$%##'( ///4##1###'(
536,-.
7###$%&#'( ///7###'(
,(*(!I;JC><
E00000
&5!I;JC><
E00000
,KL7=C;7<
M00000
)B=A>NC>7
10000
5;L=R@SC=9:T7;7<
E00000
,.-:LAABC;
&###$4#'(
M0000
QCL
8
%###$&#'(
/0000
,ANJ;BU;CR:>CO@N7RA;L79C=NAI;:J7;7<>C
F0000
Q>CRBC;7<
/0000
/VGFEVFG0W8///9:,*-.//5);)/+6<1/-=>-<
8///9:,*-./AB
%?%///&#%! 4#?7/&#%0 %"?@/&#%0 %?%///&#%! %?%///&#%0 %?C///&#%0
//!"1###'( %"#1###'( //!"1###'( //!"1###'( %"#1###'( //!"1###'(
!"#$%&'()
*+,-./0.1234-,51-/26/5753,-23/089:-11-,62;3, !"#$%&'())*+$,
-./0122234
5647$#(8*"
-/:2122234
;&'(7$#(8*" <=$>?&*>97>))9&9=
---@0122234
5&''?+''&=>-%A==9>(B$C-"+'"C-'+*">$B-,1,1
-.22122234
DE8(>9'+==9&9=
----/2122234
F>"#$B$C-*#7&>"#$B$-,1,1
----.2122234
G'"&(">=9&9=
--./2122234
HB)8'">"">I'#$<(&)7'>AB$ J$B9>KA$> J$B9>7B$)#9>'---M*#,,89B9)N
----.L122234
?5!@@
--.22122234 ----O/122234
@A2/1602B,./0.1234-, GP"B$9>-?89*" +$B$-&9*'1-'#=&F&IB$)B-$B)B*#)"9>(B$ R'+(B$<8"$8)"9&9=
<<=>>>
CD=ED> M)7BQ&>'*#,7B"B9)N /02P/0234--S
U>" O02PT034----S !"8(&B%B)W*C-!UC-XYZC-,1?'1 UW"B)*#)"9>(B$-/2.O4/2.V XW$B'+)9&9=>$ [77,89"$>9-?89*" +$B$--M>I)'8"9&9=)?B)"N --/02P/2234
.02122234 ---O0122234 ---T/102234 ---LV1O0234 ---:2122234 ---/2122234 ---/2122234 ---02122234
)-/:38
FF>>>>
?5!@@G'(&H
LFMD>>
?5!@@G'(&H
\6B98B($B))&9=\ Z$#=$>, 5&(9&9=)%&'>=> !*A'",#9"B$&9=
!X]XC)->I">')7>$"9B$
----:2122234
I3,/234.JK,62; !#Q&>'-,B(&>C-&9?>$")?'>==#$C-^_4(BQ>8P-,1,1 ZB$)#9>'-,>$*9>()?W$&9=-MFGJ;C)-7B$)#9>'N
--.22122234 ----:O102234
N2O6;262; H32/-115G5P,.8K1`$),W"B-,>$)-/2.VC-%>9*B""-"+I'&9=)(>=-/ QNR #902.0,/0.1234-, >$I#(B-/2a-)>,"-WI$&=>-)7#)#$*#)"9>(B$ #902.0,S1-,T-13:262;5-25#@[email protected]: !60./ I>$8&9*W7 V011-,6 *#)"9>(B$-02a H6:W-11JK,.B:W262; .2a I-43:W-,GT:0880, R3,/-,62; J$I#(B->99>9-?W$B9&9= #WA/OS,4 '0962; &48626.1,31602 VK2-/0.1234-, !U4=B9B$>'-,1?'1 ?555@,6O6::;3562.31.-,55555ED>5JA2/1602B,-,5\5F543;3,5\5L>516883,5\5ED>Z[555LX>>Z[ 5555]5MD>>516883,5-\/:A.6O-5JK,3,T-1-5^
L>>>>> ED>>>> E>>>> LD>>>> E>>>>> LD>>>> F>>>> D>>>> F>>>> L>>>> E>>>> E>>>> =>>>> F>>>>> FXLYYXMD>Z[
?5'(&H ?5!@G!@@
