Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi Margaretha Larsson Karin Magnusson Olle Nilsson Johan Skeri
Sundsvalls kommun Maj 2013
Innehållsförteckning
Avsnitt
Innehåll
Sida
1
Bakgrund
3
2
Genomförande
6
3
Jämförelser av verksamheten
9
4
Socioekonomiska indikatorer
14
5
Strukturella indikatorer
18
6
Hur har socialtjänsten lyckats med att anpassa verksamhet och kostnadsmassa till de beslutade ramarna 2009 – 2012?
36
7
Analys av enkäter och intervjuer
51
8
Vilka är förutsättningarna för socialtjänsten att bedriva verksamheten inom planerade ramar?
65
9
Sammanfattande analys
72
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 2
Avsnitt 1 Bakgrund
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 3
Bakgrund och syfte
Bakgrund Socialtjänsten i Sundsvalls kommun har de senaste åren erhållit uppdraget att anpassa kostnadsmassan och verksamheten till en reducerad ram, beslutad av kommunfullmäktige. Socialförvaltningen gör bedömningen att det samlade besparingsuppdraget inför år 2014 är, enligt uppgift 127 mkr. Till detta tillkommer framtida krav på förändringar i verksamheten. Kommundirektören har med anledning av detta ställt förfrågan till PwC om en extern analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi. Syfte Syftet med analysen är dels att beskriva effekten av de senaste årens åtgärder inom socialtjänsten för att anpassa verksamheten till de beslutade ramarna samt att beskriva de framtida förutsättningarna för att bedriva verksamheten inom planerade ramar – både på kort och lång sikt.
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 4
Uppdraget
Frågeställningar Analysen ska ge svar på följande frågeställningar. •
•
Hur har socialtjänsten lyckats med att anpassa verksamhet och kostnadsmassa till de beslutade ramarna 2009 – 2012? •
Vilka kostnadsminskningar har genomförts?
•
Hur har produktiviteten utvecklats?
•
Hur har effektiviteten utvecklats?
•
Vilka metoder för uppföljning och utvärdering finns i socialförvaltningen?
•
Hur rapporterar socialförvaltningen verksamhet och ekonomi till Socialnämnden?
Vilka är förutsättningarna för socialtjänsten att bedriva verksamheten inom planerade ramar? •
Under åren 2013 – 2016?
•
I ett längre perspektiv?
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 5
Avsnitt 2 Genomförande
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 6
Genomförande
Analysens delar Uppdraget har genomförts i tre moment; Kartläggning – Analys - Rapportering. Delarna beskrivs enligt följande.
Del 1 Kartläggning • Av socialtjänstens • organisation, • ekonomi och • verksamhet
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
Del 2 Analys • Analys av socialtjänstens hittillsvarande förmåga att anpassa verksamheten till beslutade ramar åren 2009 – 2012 • Analys av socialtjänstens förutsättningar att bedriva verksamheten inom beslutade ramar • Åren 2013 – 2016 • I ett längre perspektiv • Analys av socioekonomiska förutsättningar
Del 3 Rapportering • Rapporteringen sker i skriftlig rapport i Power Point-format. • Rapporten presenteras vid ett tillfälle för uppdragsgivaren
maj 2013 7
Genomförande
Kartläggningen Kartläggningen har genomförts genom följande aktiviteter: •
Inledande träff med Koncernstaben och ledningen för socialtjänsten.
•
Dokumentstudier av styrdokument och beskrivning av rutiner för socialtjänsten
•
Web-baserad enkät; har genomförts internt till medarbetare inom socialtjänsten. Syftet med enkäten är att identifiera problemområden inom verksamheten, vilket ger oss bättre förutsättningar att forma intervjuerna. Områden som berörs i enkäten kan exempelvis vara: •
Ansvar och roller, daglig styrning – förbättringsarbete, kompetens, samarbete, standardiserade arbetssätt och processer och stödprocesser
•
Intervjuer har utförts i samråd med ledningen för socialtjänsten. Totalt har ett trettiotal intervjuer genomförts.
•
Jämförelser av indikatorer i verksamheten samt socioekonomiska indikatorer med likande kommuner
•
Omvärldsbeskrivning; utveckling av behovet, rättstillämpning –trender
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 8
Avsnitt 3 Jämförelser av verksamheten
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 9
Vi jämför indikatorer eller nyckeltal
Nyckeltalens uppgift är bidra till presentationen av det läge, mål och resultat för verksamhet och ekonomi som en kommun eller del av kommun befinner sig i. Nyckeltalen kan stärka beslutsunderlaget för ledningen i syfte att vidta förändringar. Det är viktigt att nyckeltal:
•
Nedan ges några exempel på varför jämförelser är bra att göra: • Ger ett signalsystem som speglar avvikelser: • jämfört med andra kommuner • över tid i den egna kommunen • Kan förklara skillnader:
•
Är anpassade till uppdraget och verksamheten.
•
Fokuserar på det väsentliga.
• påverkbara och icke påverkbara faktorer
•
Är förankrade i organisationen och enkla att förstå.
• kan användas för att lära och utveckla verksamheten
•
Möjliggör jämförelser (mellan bra och dåliga värden, eller med andra kommuner).
• lära sig av goda exempel
•
Uppgifter om nyckeltalen hämtas från officiell statistik som utgår ifrån kommunens räkenskaper och antals uppgifter om brukare etc., och finns för samtliga kommuner.
•
Det är viktigt att välja officiella och heltäckande nyckeltal.
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
• ge underlag för bra uppföljning och prognoser • Kan leda till att den egna redovisningen förbättras det vill säga höja statusen på statistik och räkenskapssammandrag
maj 2013 10
Det är viktigt att jämföra med “rätt” kommun
Att jämföra en kommuns kostnader med en annans utan att ta hänsyn till varje kommuns strukturella förutsättningar ger en begränsad indikation på om en kommun är ”dyr” eller inte.
När man söker de mest lika kommunerna för en jämförelse med den egna verksamheten är strukturens vikt, det vill säga åldersstrukturen, geografin och socioekonomi, satt till 70 procent. Befolkningsstorlekens vikt är satt till 30 procent. Befolkningsstorleken vägs in för Vid en jämförelser är det viktigt att ta hänsyn till bakgrundsfaktorer som kan förklara delar av skillnader i att storleken på kommunen ska ha betydelse när liknande kommuner väljs. konsumtion av och kostnader för socialtjänst. Exempel på bakgrundsfaktorer som kan påverka är: • Åldersstrukturen • Geografi (bebyggelsetäthet) • Socio-ekonomi Rådet för främjandet av kommunala analyser (RKA) har utvecklat en metod att ta fram de mest lika kommunerna ur ett strukturellt perspektiv.
Jämförelsen med liknande kommuner tar sin utgångspunkt i standardkostnaden enligt den kommunalekonomiska utjämningen. De kommuner vi jämför socialtjänsten i Sundsvall med redovisas på sidan 22 vad avser äldreomsorg och sidan 31 vad avser individ- och familjeomsorg.
Dessa kommuner har samma förutsättningar att bedriva den aktuella verksamheten. Eventuella skillnader ska inte bero på strukturella faktorer utan vara påverkbara och ett resultat av kommunens prioritering. Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 11
Den kommunalekonomiska utjämningen
Kostnadsutjämningen, som är en del av vårt kommunala skatteutjämningssystem, syftar till att utjämna för kostnader som kommunen inte själv kan påverka. Med hjälp av mätbara och objektiva faktorer beräknas ett strukturellt mått på skillnaderna i förutsättningar och behov mellan landets kommuner.
Följande verksamheter och strukturer som det utjämnas för i kostnadsutjämningen:
En grundprincip är att endast utjämna för strukturella skillnader som kan uppstå i verksamheter som är obligatoriska för kommunerna. Vidare ska kostnadsutjämningen endast gälla för kostnads- och behovsskillnader i kommunal verksamhet och inte för skillnader i invånarnas privata konsumtion.
• Individ- och familjeomsorg
• Förskola och pedagogisk omsorg • Grundskola inklusive förskoleklass • Gymnasieskola • Äldreomsorg • Barn med utländsk bakgrund • Befolkningsförändring • Bebyggelsestruktur • Lönekostnader • Kollektivtrafik
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 12
Standardkostnad i den kommunalekonomiska utjämningen
Den kommunalekonomiska kostnadsutjämningen är utformad enligt den så kallade standardkostnadsmetoden. Den innebär att kostnadsutjämningen byggs upp av ett antal delmodeller. De olika delmodellerna avser verksamheter som till exempel individ- och familjeomsorg eller äldreomsorg.
Har en kommun högre kostnader på grund av att de håller en högre servicenivå än genomsnittet ska detta finansieras genom en högre skatt, effektivare verksamhet eller en högre avgiftsfinansiering. Vid lägre kostnader gäller det motsatta. Ingen kommun ”bestraffas” eller ”gynnas” av systemet om den har en annan kostnadsnivå än den genomsnittliga.
Skillnaderna i standardkostnad ska spegla de strukturella kostnadsskillnaderna mellan landets kommuner, det vill säga sådana kostnader som kommunen inte själva kan råda över. Kostnadsutjämningen tar inte och ska inte ta hänsyn till kommunens faktiska kostnader. Standardkostnaden är den kostnad som kommunen skulle ha om man bedrev verksamheten till en genomsnittlig kostnadsnivå och med hänsyn tagen till de egna strukturella faktorerna enligt kostnadsutjämningen. Att utgå ifrån den genomsnittliga kostnaden i landet innebär att utjämningen sker till genomsnittlig servicenivå, kvalitet, avgiftsnivå och effektivitet. Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 13
Avsnitt 4 Socioekonomiska indikatorer
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 14
Befolkningsstruktur Sundsvalls kommun, år 2012 1 600 1 400
Antalinvånare
1 200 1 000 800 600 400
0 Källa: SCB
0 3 6 9 12 15 19 22 25 28 31 34 37 40 43 46 49 52 55 58 61 64 67 70 73 76 78 81 84 87 90 93 96 99
200
Befolkningsstrukturen i Sundsvall kännetecknas av tydliga generationstoppar. En kommuns struktur är viktig att känna till vid en nulägesbedömning och vid uppskattningar av olika framtidsscenarios inom socialtjänstens område. Befolkningsstrukturen är en viktig del vid beräkningen av kommunens standardkostnad. Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 15
Befolkningsförändring, 2006-2012
Sundsvalls kommun har en positiv befolkningsförändring de senaste åren. En förändring av befolkningen inom vissa åldersgrupper, innebär, som sagts, effekter på kommunens standardkostnad och därmed nivån på ersättningen från skatteutjämningssystemet. Inflyttning från andra länder påverkar också ersättningen. I Sundsvall är den största delen av befolkningsförändringen immigrationsnettot, d v s in- och utflyttning av utrikesfödda. Detta kan ha påverkan på utvecklingen av det ekonomiska biståndet om inte de som flyttar till kommunen har blivit självförsörjande inom två år. Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
Källa: Kolada
maj 2013 16
Arbetslöshet 18-64 år %, 2012 16 14
Sundsvall har en arbetslöshet som är i genomsnitt med de kommuner som har likartade förutsättningar vad avser ekonomiskt bistånd enligt Öppna Jämförelser 2012,. Gävle har en något högre andel. Trollhättan avviker markant, vilket säkert beror på utvecklingen av arbetsmarknaden och särskilt SAABs konkurs.
12 10 %
8 6 4 2 0 Sundsvall
Gävle
Järfälla
Norrtälje Trollhättan Västerås
Örebro
Källa: Arbetsförmedlingen/SCB mars 2012
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 17
Avsnitt 5 Strukturella indikatorer
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 18
Standardkostnadsanalys 2011
År 2011 - Sundsvalls kommun
IFO
Summa
6,0
0,7
4,5
Nettokostnad, kr per inv
9 556
3 568
13 123
Standardkostnad, kr per inv
9 012
3 541
12 554
543
27
570
52
3
54,7
Avvikelse procent
Skillnad Skillnad, mnkr
Äldreomsorg
Källa: Kolada
För verksamhetsåret 2011 hade Sundsvalls kommun totalt 54,7 mnkr högre nettokostnader för individ- och familjeomsorg samt äldreomsorg jämfört med standardkostnaden enligt kostnadsutjämningssystemet.
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 19
Standardkostnadsanalys år 2006 – 2011 Utvecklingen inom IFO
10 000
3 800
9 500
3 600
9 000
3 400
8 500
3 200
Kr/inv
Kr/inv
Utvecklingen inom äldreomsorg
8 000 7 500
3 000 2 800 2 600
7 000
2 400
6 500
2 200
6 000 2006
2007 2008 Nettokostnad ÄO
2009 2010 Standard kostnad ÄO
2011
2 000 2006
2007 2008 Nettokostnad IFO
2009 2010 Standard kostnad IFO
2011
Källa: Kolada
Källa: Kolada
Standardkostnaden för äldreomsorg i Sundsvalls kommun har under åren uppräknats snabbare än nettokostnadsökningen. Det innebär att kommunen har kompenserats för strukturförändringar. Som vi visat på föregående sida är nettokostnaderna 2011 högre än standardkostnaden. Den är cirka 500 kr per invånare.
Under 2008 fick kommunen en kraftig uppräkning av sina strukturella förutsättningar, vilket innebar att standardkostnaden för individ- och familjeomsorg ökade kraftigt. Samtidigt som nettokostnadsutvecklingen avtog. Detta har inneburit att från och med år 201o har Sundsvalls kommun en kostnadsnivå som är i nivå med standardkostnaden.
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 20
Mest lika kommuner ur ett strukturellt perspektiv inom äldreomsorg
Rang
Kommun
Folkmängd
Standardkostnad
Sundsvall
95 732
8 772
1
Eskilstuna
96 311
8 854
2
Gävle
95 055
8 556
3
Karlstad
85 753
8 834
4
Halmstad
91 800
9 277
5
Borås
103 294
9 300
6
Växjö
83 005
8 140
7
Solna
68 144
9 019
Riket
8 869
Källa: Kolada
Här redovisas de sju kommuner som har mest liknande åldersstruktur, socioekonomisk och geografisk struktur samt folkmängd. Sundsvalls kommun har en lägre standardkostnad än genomsnittet i riket. Det innebär att kommunen bidrar till kostnadsutjämningsystemet. Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 21
Standardkostnadsavvikelse i Sundsvalls kommun – äldreomsorg, 2006–2011, procent
2011 är avvikelsen mellan den faktiska nettokostnaden och standardkostnaden inom äldreomsorgen 6 %. Det motsvarar 52 Mkr i högre kostnader i förhållande till de strukturella förutsättningarna i kommunen. 2006 var motsvarande skillnad 11,2 %. Mellan åren 2008 och 2009 sjönk den faktiska nettokostnaden i förhållande till standardkostnaden. Det troliga är att vidtagna åtgärder i verksamheten resulterade i en minskad kostnadsnivå i verksamheten 2009.
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
Källa: SCB, Vad kostar verksamheten i Din kommun, tabell 11
maj 2013 22
Jämförelse av standardkostnadsavvikelsen – äldreomsorg, 2011 i jämförelse, procent 15,0 11,8
De tre kommuner vars förutsättningar mest liknar Sundsvalls – Eskilstuna, Gävle och Karlstad, har en nettokostnad som är lägre än standardkostnaden.
10,0 6,0
5,0
3,5 Genomsnitt
%
Fyra av de sju jämförelsekommunerna bedrivs med lägre nettokostnader än vad som kan förväntas enligt den beräknade standardkostnaden.
10,0
0,0 -5,0
-3,6
-1,3
-3,3
-10,0 -11,4
-15,0 Källa: SCB, Vad kostar verksamheten i Din kommun, tabell 11
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 23
Jämförelse av befolkningsstrukturen i gruppen 65 år och äldre Andel 65-79 åringar
Andel 80+
16,0 15,0
Genomnitt
13,0 %
%
14,0
12,0 11,0 10,0
5,8 5,7 5,6 5,5 5,4 5,3 5,2 5,1 5,0 4,9 4,8
Genomsnitt
Källa: SCB, Vad kostar verksamheten i Din kommun 2011
I de rapporter som framarbetats av förvaltningen framgår att kommunen har relativt låga kostnader för äldreomsorg fördelat per invånare 65 år och äldre. Vi kan konstatera att Sundsvall i förhållande till jämförelsegruppen har en struktur med många invånare i spannet 65-79 år. Den åldersgruppen konsumerar vanligtvis mindre äldreomsorg och genererar lägre kostnader än gruppen 80 år och äldre. Fördelat per invånare borde därför Sundsvall ha en, i jämförelse, låg kostnad för äldreomsorg. I analysen bör hänsyn tas till medellivslängden. En lägre medellivslängd skulle kunna orsaka en högre konsumtion av äldreomsorg i lägre åldrar. De mest lika kommunerna har en jämförbar medellivslängd varför detta inte är en parameter som påverkar utfallet. Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 24
Andelen av befolkningen, 65+ år, som har äldreomsorg i liknande kommuner 2012 Invånare 65- år som var beviljade hemtjänst i ordinärtboende (andel %) Invånare 65- år som var beviljade särskiltboende (andel %) 18,0
15,5
16,0 13,0
14,0
%
12,0
I Sundsvall är det en lägre andel av 65 år och äldre som har hemtjänst än i jämförbara kommuner. Andelen som är beviljade särskilt boende ligger i nivå med genomnittet för de liknande kommunerna.
14,4
13,0
11,9
10,8
14,6 11,0
10,0 8,0 6,0 4,0
6,7 5,1
4,5
4,8
4,2
5,7 4,2
2,0 0,0
Källa: Kolada
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 25
5,2
Andelen med äldreomsorg, 65+ år, i Sundsvall 2009-2012
Utvecklingen av andelen personer äldre än 65 år som har hemtjänst eller särskilt boende minskade mellan åren 2009 och 2011.
12,0 10,0
10,8 9,0
8,7
7,9
8,0 %
2012 ökade andelen som beviljats hemtjänst medan minskningen har fortsatt vad avser särskilt boende.
Invånare 65- år som var beviljade hemtjänst i ordinärtboende (andel %) Invånare 65- år som var beviljade särskiltboende (andel %)
6,0
5,9
5,7
5,4
5,1
4,0 2,0 0,0
Källa: Kolada
En schablonberäkning gjord på 2011 års kostnader visar att en förändring med en procentenhet skulle innebära att antalet ärenden i hemtjänsten förändras med 200 st vilket schablonmässigt ger en ökning/minskning av kostnaderna med c:a 55 Mkr. Motsvarande för särskilt boende är 187 ärenden vilket skulle ge en ökning/minskning med c:a 100 Mkr. Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 26
Kostnader inom Stöd och omsorg - LSS insatsernas olika delar 2006—2011, kr per inv. 0-64 år
Den totala kostnaderna för insatser enligt LSS har ökat mellan 2006 – 2011. Det finns dock variationer mellan de olika delarna och där den största ökningen kan ses inom boende enligt LSS. Källa: SCB, Vad kostar verksamheten i Din kommun, tabell 8c
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 27
LSS – boende och daglig verksamhet 2006—2011, kronor per vårdtagare Brukare LSS-boende
270 260 250 240 230 220 210 2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
Brukare LSS-boende Källa: Kolada
Källa: SCB, Vad kostar verksamheten i Din kommun, tabell 8c
Antalet brukare med insats i form av boende enligt LSS har ökat sedan 2006 och en markant ökning kan iakttas 2010 – 2012.Boendekostnaden per brukare har ökat fram till 2010, men 2011 minskade kostnaderna något. Kostnadsredovisningen för 2012 saknas vid analystillfället. Det är därför av stor vikt att följa kostnadsutvecklingen i förhållande till den verksamhetsutveckling som kan ses vad det gäller, framför allt, antalet ökade omsorgstagare i boende enligt LSS Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 28
LSS – boende och daglig verksamhet 2011 i jämförelse, kronor per vårdtagare Kostnad daglig verksamhet enl. LSS
Här redovisas en jämförelse av LSS-kostnaderna utifrån de mest lika kommunerna i strukturen ur ett LSSperspektiv.
När det gäller daglig verksamhet enligt LSS har Sundsvall den lägsta kostnaden per vårdtagare i jämförelsegruppen.
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
851 161
900 000 800 000
751 107 689 869
700 000 Kr/brukare
Sundsvall har i jämförelse en relativt hög boendekostnad per vårdtagare. Eskilstuna som är den mest likartade kommunen har en lägre kostnad, motsvarande ca 200 000 kr per vårdtagare
Kostnad exkl lokalkostnader boende enligt LSS
600 000
744 929
726 798 652 279 543 445
550 118
500 000 400 000 300 000 200 000 153 656
185 393
234 972 155 344
197 272
236 782
280 122
167 810
100 000 0
Källa: SCB, Vad kostar verksamheten i Din kommun, tabell 8c
maj 2013 29
Mest lika kommuner ur ett strukturellt perspektiv inom individoch familjeomsorg Rang
Kommun
Folkmängd
Standardkostnad
Sundsvall
95 732
3 501
1
Nacka
90 108
3 317
2
Borås
103 294
3 708
3
Halmstad
91 800
3 244
4
Gävle
95 055
3 822
5
Växjö
83 005
3 687
6
Sollentuna
64 630
3 473
7
Lund
110 488
3 242
Riket
3 419
Källa: Kolada
Här redovisas de sju kommuner som har mest liknande åldersstruktur, socio-ekonomisk och geografisk struktur samt folkmängd. Sundsvalls kommun har en högre standardkostnad än genomsnittet i riket. Det innebär att kommunen får ersättning i kostnadsutjämningsystemet. Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 30
Sundsvalls strukturella förutsättningar – individ- och familjeomsorg För att beräkna de unika strukturella förutsättningarna inom individ- och familjeomsorg tas hänsyn till folkmängd, ensamstående föräldrar, lagförda ungdomar, utrikesfödda, låginkomsttagare och arbetslöshet. I beräkningen ingår även ett index över antalet boendet inom tätort. Vid beräkningarna av standardkostnaden för individ- och familjeomsorg uppvisar de indikatorer som har en koppling till etnicitet att Sundsvall har låga värden både jämfört med riket och de jämförbara kommunerna.
Sammantaget antas Sundsvalls kommun i kostnadsutjämningssystemet ha strukturella förutsättningar att bedriva individ- och familjeomsorg som är något sämre än landets kommuner i genomsnitt.
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 31
Standardkostnadsavvikelse – individ- och familjeomsorg 2006– 2011, procent
För individ- och familjeomsorgen berodde trendbrottet 2008 – 2009 primärt på uppräkningen av standardkostnaden för Sundsvall, men det har även varit en tydlig avmattning av den faktiska nettokostnadsutvecklingen. (se sid 21). Från och med år 2010 har Sundsvalls kommun en nettokostnad som nästan är i paritet med standardkostnaden, det vill säga den förväntade kostnaden.
Källa: SCB, Vad kostar verksamheten i Din kommun, tabell 11
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 32
Jämförelse av standardkostnadsavvikelse – individ- och familjeomsorg, 2011 i jämförelse, procent 10,0
Endast Gävle har högre kostnader än förväntat jämfört mot Sundsvall. Övriga kommuner har klart lägre kostnader. Nacka har drygt 22 % lägre kostnader än standardkostnaden.
3,8
5,0 0,7
0,0
%
Vid jämförelse med de liknande kommunerna inom individ- och familjeomsorgen kan vi se att flertalet kommuner har en nettokostnad standardkostnaden för respektive kommun. Genomnittet för gruppen är -9 %.
-5,0
-10,0 -15,0
-3,2 -5,9 Genomsnitt
-14,9 -13,5
-22,2
-20,0
-16,7
-25,0 Källa: SCB, Vad kostar verksamheten i Din kommun, tabell 11
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 33
Analys Individ- och familjeomsorgen år 2011
Om hänsyn enbart tas till strukturer i samhället som påverkar kostnader för ekonomiskt bistånd så är det främst Borås och Gävle i jämförelsegruppen som har en situation som liknar Sundsvalls.
Kostnad ekonomiskt bistånd, kr/inv
Kostnad familjerätt, kr/inv
Kostnad missbrukarvård vuxna, kr/inv
Kostnad barn och ungdomsvård, kr/inv
Kostnad individ- och familjeomsorg, kr/inv
5 000 4 500
4 623 4 074
3 906
4 000 3 500 Kr/inv
Kostnader för ekonomiskt bistånd utgör 41,7 % av Sundsvalls kommuns totala kostnad för individ- och familjeomsorg. Genomsnittet för övriga kommuner är 33,8 %.
Kostnad övrig vuxenvård, kr/inv
3 000
3 882 3 412
3 005
2 879
3 100
2 500 2 000 1 500 1 000 500 0
Källa: Kolada
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 34
Ekonomiskt bistånd – liknande kommuner, utbetalt per hushåll och antalet hushåll 2011
Sundsvalls kommun avviker inte negativt vad det gäller omfattning av ekonomiskt bistånd eller antalet hushåll som uppbär ekonomiskt bistånd.
45 000 40 286
40 000 29
35 000
47 829
46 762 42 349
39
34
39 011 26
45 44 930
35 31
32
30 25
33 603
20
30 000
15 13
10
25 000
5
20 000
0
Källa: Socialstyrelsen, Årsstatistik – ekonomiskt bistånd, (jämförelsegrupp 6 enligt socialstyrelsen)
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
40
maj 2013 35
Antal bidragshushåll
50 000
Kr/hus håll
Med anledning av att kostnaderna för ekonomiskt bistånd utgör en i förhållandevis stor andel av individ- och familjeomsorgens kostnader i Sundsvall har vi valt att titta närmare på detta område. Om hänsyn enbart tas till kommunens socioekonomiska förhållanden vilka enligt Socialstyrelsen påverkar förutsättningarna för ekonomiskt bistånd, så bör Sundsvall jämföras med kommunerna i diagrammet.
Avsnitt 6 Hur har socialtjänsten lyckats med att anpassa verksamhet och kostnadsmassa till de beslutade ramarna 2009 – 2012?
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 36
Utvecklingen budget och verkligt utfall år 2009-2012 Under 2010 var budgeten för socialtjänsten högre än det faktiska utfallet. Mellan åren 2010 och 2011 minskades budgeten för socialtjänsten med 2,2 %. Då de verkliga kostnaderna ökade med drygt 3,1 % uppstod ett negativt resultat 2011.
De faktiska nettokostnaderna har ökat med 6,4 %, från 2010 till 2012. Denna kostnadsökning torde, i stort motsvara löneutvecklingen inom den kommunala sektorn under samma period.
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
1 680 1 660 1 640 Mnkr
Inför 2012 erhöll socialtjänsten en budgetförstärkning om cirka 60 mnkr eller 4,1 %. De faktiska nettokostnaderna ökade dock mellan 2011 och 2012 med 55 mnkr. Det medförde att socialtjänsten hade ett negativt resultat i förhållande till budget 2012 om 37 mnkr.
1 700
1 620 1 600 1 580 1 560 1 540 1 520 Utfall 2009
Budget
Utfall
2010
Budget
Utfall
2011
Budget
Utfall
2012
Källa: Årsrapport 2010-2012 – Socialtjänsten Sundsvalls kommun
maj 2013 37
Effekter av åtgärder år 2009 – 2012
Under 2009 genomfördes, enligt uppgift ett omfattande åtgärdsprogram i syfte att få ned nettokostnaderna inom socialförvaltningen. Vi kan se både utifrån utfall i relation till budget och nettokostnadernas utveckling i förhållande till standardkostnaden att åtgärderna som genomfördes har haft effekt på resultatet under åren 2009 – 2010 med fokus på vård och omsorg. Dock kan vi konstatera att de eventuella åtgärder som genomförts under 2011 – 2o12 inte har haft någon effekt på verksamhetens totala resultat. Efter 2010 har kostnaderna ökat i princip i samma takt som löneökningarna inom den kommunala sektorn. Vi kan alltså inte se att åtgärder vidtagna efter 2009 har haft effekt på resultatutvecklingen Inför år 2012 hade socialnämnden i MRP ett krav från kommunfullmäktige att minska nettokostnaderna med 32 Mkr . I de månadsrapporter som socialförvaltningen har redovisat till nämnden under året noterar vi att man endast har genomfört några mindre nettokostnadsnerdragningar, vilka inte har haft effekt på resultatutvecklingen. I rapporterna sägs att anledningen till att man inte lyckats med uppdraget är att man har befunnit sig i ett förändringsarbete som syftat till att skapa en ny organisation och att den ska leda till att minskningen av nettokostnaderna kan få genomslag på längre sikt.
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 38
Utvecklingen av budget och faktiska nettokostnader per verksamhetsblock 2009 – 2012 Mnkr Stöd o omsorg IFO ÄO Adm Politik Summa
-
2009 Utfall 325,9 363,1 824,7 101,0 2,3 1 617,0
2010 -
Budget 388,9 301,6 824,5 98,7 2,2 1 615,9
-
2011 Utfall 358,6 304,1 812,3 104,5 2,2 1 581,7
-
Budget 377,1 298,9 823,6 89,3 2,2 1 591,1
-
2012 Utfall 374,1 316,3 847,9 90,7 2,8 1 631,8
-
Budget 387,1 323,3 850,0 87,3 2,9 1 650,6
-
Utfall 387,9 334,1 864,9 97,7 2,8 1 687,4
Utfall 2009-2012 -19,0% 8,0% -4,9% 3,3% -21,7% -4,4%
Källa: Årsrapporter 2010-2012 – Socialtjänsten Sundsvalls kommun
Den högsta kostnadsökningen har verksamhetsblocket Stöd och Omsorg haft – 19 %, eller 62 Mkr mellan åren 2009 – 2012. Utvecklingen sedan 2010 är dock 7,6%. Det innebär att kostnaderna mellan 2009 – 2010 ökade med 10 %. Nettokostnaden för individ- och familjeomsorg har ökat med 9,8 % sedan 2010. Räknat från 2009 har nettokostnaderna minskat 2012. Äldreomsorgens nettokostnadsutveckling på 6,4 % mellan åren 2010 och 2012 motsvarar drygt 52 mnkr. Då vi konstaterat att detta, i stort, torde motsvara löneutvecklingen i kommunal sektor kan vi inte se att eventuella åtgärder för nettokostnadsminskningar under dessa år har haft någon större effekt. Kostnaderna för administration sjönk påtagligt mellan 2010 och 2011. Dock ökade de igen mellan åren 2011 och 2012. Ökningen var då 7,7%. Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
Nettokostnaderna har ökat mest inom Stöd och omsorg medan de har minskat inom individ- och familjeomsorgen. Äldreomsorgens nettokostnader har ökat, i princip i samma takt som löneutvecklingen. maj 2013 39
Prognosutvecklingen per kostnadsslag under 2012 (mnkr)
Stor differens!
Årsbudget Prognoser redovisade till Socialnämnden 2012 2012 Feb Mar Apr Maj 257 265 267 279 280
Mnkr Vht intäkter Personalkostn Vht övriga kostn Avskrivning Intern ränta Vht nettokostnad Skattemedel Resultat
-
1 349 541 2 1
-
1 636 1 636 0 -
-
-
1 337 590 2 1
-
1 663 1 636 28 -
1 337 592 2 1
-
1 665 1 636 29 -
1 349 588 2 1
-
1 660 1 636 25 -
Jul
Aug 288
280
1 349 588 2 1 -
1 349 588 2 1
-
1 660 1 636 25 -
1 660 1 636 25 -
1 351 590 3 1
Sep 287 -
1 657 1 636 21 -
1 348 594 3 1
Okt 287 -
1 658 1 636 23 -
1 347 599 3 1
Nov 291 -
1 662 1 636 26 -
1 349 601 3 1
Dec 298
Differens årsbudget 41
-
1 386 596 2 1
37 56 0 -
1 663 1 636 27 -
1 687 1 651 37 -
52 15 37
Källa: Månadsrapporter 2012, årsrapport – Socialtjänsten Sundsvalls kommun
Redan efter de två första månaderna prognosticerades ett underskott på 28 mnkr. Den negativa prognosen förbättrades något fram till augusti, men under årets fyra sista månader ökade den negativa prognosen. Iögonenfallande är skillnaden mellan prognosen i november och det faktiska utfallet i december. Den skillnaden är 10 mnkr eller 37 %. Anledningen till den kraftigt försämrade prognosen de sista månaderna torde bero på dålig kontroll över personalkostnadernas utveckling och då särskilt vikariekostnaderna inom äldreomsorgen.
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 40
Prognosutvecklingen per verksamhet år 2012 (Mkr) 2012 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec
Stöd o omsorg 1,0 1,5 0,9 1,0 1,1 0,8
-
IFO 10,0 11,8 13,1 13,1 16,1 16,0 16,1 16,4 16,4 18,1 14,7 10,8
-
-
ÄO 0,2 0,2 0,2 1,6 2,2 6,3 15,0
-
Adm 17,0 15,8 16,0 16,0 8,6 9,0 8,6 7,9 7,2 7,0 7,2 10,4
Politiskt 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,2 0,2 0,2 0,1 0,2
-
Summa 26,0 27,7 29,2 29,2 24,6 24,9 24,6 21,0 22,5 26,1 27,0 36,8
Stor differens!
Källa: Månadsrapporter 2012, årsrapport – Socialtjänsten Sundsvalls kommun
Den största prognosförändringen under året ligger inom äldreomsorgen och då under årets tre sista månader. Skillnaden mellan prognosen i oktober och utfallet i december är cirka 82 %, vilket måste sägas vara en mycket anmärkningsvärd förändring. Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 41
Hur rapporterar socialförvaltningen verksamhet och ekonomi till Socialnämnden? Förvaltningen redovisar månadsvisa rapporter vad avser verksamhet och ekonomi till socialnämnden. Innehållet under 2012 hade följande rubriker: •
Verksamhetens resultat och nettokostnad
•
Verksamhetens nettokostnad per verksamhetsindelning
•
Prognos helår
•
Avvikelser och åtgärder
•
Status på handlingsplanen (vissa månader)
Informationen i månadsrapporterna har under 2012 var relativt likartade och vi saknar en djupgående analys vad avser avvikelser från budget samt förslag till åtgärder. Avrapporteringen i månadsrapporterna avseende den handlingsplan för nettokostnadsminskningar som socialförvaltningen tagit fram har varit sparsam under 2012. Avrapporteringen till socialnämnden under 2013 har ändrat karaktär till att innehålla mer ekonomisk information.
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 42
Analys av prognosarbetet
Vi kan konstatera att de metoder som använts för att ta fram prognoser i verksamheten inte har varit tillräckligt bra för att ge såväl förvaltningsledningen som nämnden information så att åtgärder kunnat vidtas med anledning av ett bedömt resultat för verksamheten. Dels tycks kunskapen om vad som skett i verksamheten inte funnits och dels har informationen kommit allt för sent. Detta kan särskilt ses i den stora budgetavvikelse som redovisades under december 2012. Den verkar ha varit okänd för förvaltningen innan december. Vi har försökt att ta reda på orsaken till budgetavvikelsen men inte, med säkerhet kunnat fastställa orsaken. Dock har vi kunskap om var i verksamheten avvikelsen har uppstått. Den mest anmärkningsvärda förändringen uppstod inom äldreomsorgen mellan prognosen i november och det verkliga utfallet i december. Prognosen i november var cirka 8 Mkr lägre än utfallet i december. Även inom individ och familjeomsorgen uppstod stora skillnader under det sista kvartalet mellan de upprättade prognoserna och det verkliga utfallet är drygt 7 Mkr. Om förvaltningsledningen och socialnämnden ska kunna hantera och agera utifrån de prognoser som levereras måste de ha en betydligt bättre kvalitet än vad som varit fallet under 2012.
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 43
Äldreomsorg, Verksamhetsutveckling 2006—2012 Omfattning 2006-2012
Kronor per vårdtagare 2006-2011
2 500
Antal brukare
2 000 1 500 1 000 500 0 2006
2007
2008
Brukare hemtjänst
2009
2010
2011
2012
Brukare SÄBO
Källa: Kolada
Källa: Kolada
Antalet vårdtagare i hemtjänsten har ökat totalt under perioden 2006 – 2012. Under åren 2008 – 2011 låg antalet brukare på samma eller något lägre nivå. Från 2011 till 2012 skedde en dramatisk ökning. Ökningen omfattar såväl service som omvårdnadsinsatser. Omvårdnadsinsatserna är den del som ökat kraftigast med 9 % mellan åren 2010 och 2011 enligt Socialstyrelsen (Kommunala insatser enligt socialtjänstlagen samt hälso- och sjukvårdslagen). Även kostnaderna per vårdtagare ökar vilket är oroväckande och det kommer att krävas krafttag i ledning och styrning av verksamheten både i den politiska organisationen och i förvaltningsorganisationen. Uppgifter för kronor per vårdtagare 2012 är ännu inte tillgängliga. Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 44
Jämförelse kundrelaterade tidmått och arbetade timmar 2012 Nyckeltal - tider hemtjänst Beviljad tid biståndsbeslut Verksamhetens planerade tid Medel arbetad tid Relation biståndsbedömd/arbetad tid Relation biståndsbedömd/planerad tid Relation arbetad tid/planerad tid
TIMMAR Per månad 2012 69 000 52 000 84 000 82% 75% 62%
Källa: Socialtjänsten, mars 2013
Inom hemtjänsten har man under 2012 haft en stor differens mellan arbetade timmar och kundrelaterade timmar. Med kundrelaterad tid avses i detta sammanhang beviljade insatser enligt socialtjänstlagen och den beräknade tidsåtgången samt hur den utförande verksamheten planerat att genomföra insatsen hos vårdtagarna. I samband med vårt arbete kan vi se att det finns brister i uppföljningssystemen bland annat vad det gäller möjligheten att mäta produktivitetsutvecklingen. Uppgifter finns inte som helhet samlat och lättillgängligt och data måste bearbetas manuellt. Insatserna s omfattning i tid motsvarar ca 82 % av den arbetade tiden. Detta är ett rimlig fördelning förutsatt att all beviljad tid planeras och utförs hos vårdtagare. Det bör finnas en viss differens och ett utrymme för exempelvis resor mellan vårdtagare, utbildning o s v.Den tid som hemtjänsten planerat i TES* är 75% av den tid som beviljats av handläggare, Det som är mer anmärkningsvärt är differensen mellan arbetad tid och planerad tid som enligt ovanstående uppgifter visar att endast ca 62 % av personalens arbetade tid är planerad hos vårdtagare. Detta är, enligt vår bedömning lågt den utförda tiden hos kund också vanligtvis är ännu lägre på grund av att vårdtagare till exempel är på sjukhus eller av annan anledning inte är föremål för hemtjänstinsatsen. Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC *TES= ett databaserat verksamhetssystem för planering av beviljade insatser inom t.ex hemtjänst
maj 2013 45
Personalutveckling 2010-2012 Förändring Månadsavlönad personal (antal) - Sundsvalls kommun Anställda inom vård och omsorg om äldre och funktionshindrade
2010
2011
2012 2009-2012
2 639
2 656
2 676
1,4%
Källa: Kolada
Utveckling av vikariekostnader
Trots att antalet vårdtagare inom äldreomsorgen har ökat med ca 14 % har den månadsavlönade personalen inte ökat i samma omfattning.
Ökningen av vikarienyttjandet är anmärkningsvärt stor. En ökning med 45 % inom äldreomsorgen på fyra år är exceptionell.
80 000 70 000 60 000 50 000 Tkr
För att lösa den expanderande verksamheten har timavlönad personal i form av vikarier nyttjats.
….en ökning på 30% på fyra inom Stöd och omsorg
40 000 30 000 20 000 10 000 0 2009
2010 Stöd o omsorg
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
Motsvarar en ökning på 45 % på fyra år inom ÄO
Källa: Socialtjänsten Sundsvalls kommun
2011 IFO
2012 ÄO maj 2013 46
Utveckling socialförvaltningens vikariekostnader 2009-2012 18 000
Stor ökning
16 000 14 000
Tkr
12 000 10 000 8 000 6 000 4 000 2 000 0 Jan
Feb
Mar
Källa: Socialtjänsten Sundsvalls kommun
Apr 2009
Maj
Jun 2010
Jul 2011
Aug
Sep
Okt
Nov
Dec
2012
Figuren ovan visar utvecklingen av vikariekostnaderna inom socialtjänsten mellan åren 2009 och 2012 för alla verksamheter inom socialtjänsten. Vikariekostnaderna under hösten 2012 är höga i jämförelse, framförallt ökar kostnaderna mellan november och december på ett vis som inte motsvaras av utvecklingen de tidigare åren. Vi har inte kunnat konstatera orsaken till utvecklingen. Det kan bero på retroaktiv löneutbetalning, men också på ökad vikarieanvändning under december. Dock kan vi se att man inte tagit hänsyn till utvecklingen i prognosarbetet inom förvaltningen. Ökningen torde vara en förklaring till de stora differenserna mellan prognos och utfall under 2012. Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 47
Vikarieanskaffning inom äldreomsorgen via Resurs och Planeringsenheten 2012 Äldreomsorg Sjukdom Personalbrist Semester (ej sommarsemester) Hemtjänst Personalbrist Sjukdom Semester (ej sommarsemester)
Tillfällen
Timmar
9220 8821 3321
68061 61511 34104
Tillfällen
Timmar
Andel av totala Timmar
20751 14257 9342
164768 114109 95046
33,18 % 22,98 % 19,14 %
SÄBO Sjukdom Semester (ej sommarsemester) Personalbrist
Tillfällen
Timmar
11930 6021 5037
103257 60942 46048
Källa: Socialtjänsten, mars 2013
De vanligaste orsakerna till enheternas vikariebeställningar är förutom sjukfrånvaro personalbrist (vakanta turer i schema) och semester utanför ordinarie semesterperiod (juni, juli och augusti). Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 48
Vikarieanskaffning inom Stöd och omsorg via Resurs och Planeringsenheten 2012
Stöd och omsorg Sjukdom Personalbrist Semester (ej sommarsemester) Personliga assistenter Sjukdom Semester (ej sommarsemester) Personalbrist Källa: Socialtjänsten, mars 2013
Tillfällen
Timmar
1388 1068 733
17202 14269 8488
Tillfällen
Timmar
Andel av totala timmar
5150 4911 3842
58210,28 53104,18 49839,25
27,7 % 25,2 % 23,7 %
Boende Personalbrist Sjukdom Semester (ej sommar semester)
Tillfällen
Timmar
4178 3762 2774
44616 41009 35570
Liksom inom äldreomsorgen är de vanligaste orsakerna till enheternas vikariebeställningar är förutom sjukfrånvaro personalbrist och semester utanför ordinarie semesterperiod (juni, juli och augusti). Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 49
Analys av vikariekostnadernas ökning
Utöver den vikarieanskaffning som hanteras av Resurs och planeringsenheten hanterar enheterna själva vikarieanskaffning och enligt bedömning uppgår denna andel till 20 – 25 % av den totala vikarieanskaffningen. Utifrån vår analys finner vi att en stor andel av de vikarier som beställs via Resurs och planeringsenheten är av sådan art att de borde vara en del av den dagliga planeringen, då stor del av personalens planerade frånvaro borde gå att planera in i ordinarie bemanning genom flexibla schema- och arbetstidslösningar. Vikariekostnaderna har ökat dramatiskt de senaste åren. En orsak kan vara att de åtgärder vad avser minskningar i bemanning och som beslutats på övergripande nivå inte fått effekt ute i verksamheten. En annan orsak kan vara hur schemaläggningen av personalen hanteras. Det är av största vikt att vikariehanteringen ses över. Det handlar då om hur verksamheterna bemannas, vilka schemasystem som används samt hur delegationen av vikarietillsättning hanteras. Så som vikariekostnaderna har ökat de senaste åren är annars risken att socialförvaltningen helt tappar kontrollen över utvecklingen. Frågan är om man inte redan har gjort det.
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 50
Avsnitt 7 Analys av enkäter och intervjuer
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 51
Analys av enkäter och intervjuer
Under vårt arbete med analyser av de enkäter och intervjuer vi har genomfört har vi särskilt noterat uttryck för oro och frustration som kan härledas till det förändringsarbete som genomförts och genomförs i förvaltningsorganisationen. Vi vill påpeka att det inte är ovanligt, snarare tvärt om, att sådan oro uppstår. Det bör läsaren ha i åtanke vid läsning av aktuellt avsnitt. Det är dock viktigt att ledningen för socialförvaltningen har uppsikt över klimatet i förvaltningen och utifrån vad man ser, agerar för att hantera eventuell oro och frustration. Ledning av förändringsarbete kräver en tydlighet som är mer än vad man normalt kan tycka vara behövligt. När det gäller organisationsförändringarna har vi inte, trots efterforskningar, kunnat få en samlad och dokumenterad bild över hur socialförvaltningen för närvarande är organiserad.
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 52
Analys av enkät och intervjuer
Vid analysen av socialförvaltningen har sex olika perspektiv särskilt beaktas. Dessa perspektiv har sin utgångspunkt i Weisboards ”6-box” modell. Modellen kan beskrivas enligt följande.
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 53
Analys av enkät och intervjuer Förvaltningsövergripande Stödfunktioner och administration I enkätundersökningens svar kan vi utläsa att det finns stora variationer vad det gäller uppfattning och kännedom om verksamhetens uppdrag och målsättning. Vi kan se att organisationsförändringarna har tagit stort utrymme i verksamheterna där flera personer berörts vad det gäller roller och funktioner. Att organisationsförändringen inte är slutförd tolkar vi som en bidragande orsak till de oklarheter vad det gäller uppdrag och mål som framkommer i vår analys. Jag känner till min verksamhets uppdrag och målsättning
Instämmer helt
Instämmer ihuvudsak
Instämmer till viss del
Instämmer inte alls
Vet ej
Jag vet vad som förväntas av mig i mitt arbete Jag anser att rollfördelningen inom verksamheten är tydlig Min närmaste chef är engagerad i det dagliga arbetet Min närmaste chef ger mig förutsättningar att utveckla och förbättra inom verksamheten Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 54
Analys av enkät och intervjuer individ- och familjeomsorg – ledning och styrning Vi kan konstatera att individ och familjeomsorgens ledningsstruktur har påverkats av vakanta tjänster och tillfälliga lösningar. Ledningens övergripande arbete har under en tid fokuserats på organisationsförändringar inom socialförvaltningen som helhet. Inom individ och familjeomsorgens olika områden består ledningsgruppsdiskussionerna till stor del av operativa frågor kopplade till personal och arbetsmiljö. Fokus för arbetsledningen inom IFO har i relativt hög grad varit att skapa arbetsro i arbetsgrupperna. Vår bedömning är att ledningen saknar önskvärd överblick över individ- och familjeomsorgen olika verksamheter, systematiska diskussioner kring strategiska åtgärder som bör vidtas samt uppföljning av de åtgärder som vidtagits. Vår bedömning är också att nuvarande ledning och styrning till stor del är beroende på person och inte funktion. Konsekvenserna av detta är att resultatet av strategiska satsningar eller gemensamma beslut får mycket varierat genomslag i verksamheten. Ett exempel på detta är arbetet med LEAN. För verksamheten innebär det bristande uthållighet i fattade beslut och därmed en upplevelse av ständiga förändringar i viljeriktning och strategi. På ett högre plan innebär chefernas handlingsutrymme svårigheter att utvärdera resultat av omfattande satsningar som gjorts i verksamheten.
Nuvarande ledning och styrning av individ- och familjeomsorgen är till stor del beroende på person och inte funktion
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 55
Analys av enkät och intervjuer individ- och familjeomsorg – syfte – uppgift och mål Genomförd enkät visar på en relativt god uppfattning om verksamhetens uppdrag samt vad som förväntas av respektive medarbetare. I kommentarerna till enkäten samt vid genomförda intervjuer framkommer att det finns stora förutsättningar att öka samordning mellan de politiska målen, förvaltningens mål samt det som sker i varje arbetsgrupp. Vår bedömning är att det finns utrymme för ett tydligare politiskt ställningstagande avseende målen och viljeriktningen för kommunens individ- och familjeomsorg samt att arbetet i verksamheten behöver kopplas till de mål som finns. Beslut som fattas bör ha bäring på de mål och den inriktning som gäller för verksamheten. Instämmer helt
Instämmer ihuvudsak
Instämmer till viss del
Instämmer inte alls
Vet ej
Jag känner till min verksamhets uppdrag och målsättning Jag vet vad som förväntas av mig i mitt arbete Jag anser att rollfördelningen på enheten är tydlig Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi
PwC
maj 2013 56
Analys av enkät och intervjuer individ- och familjeomsorg – struktur – vem gör vad och när? Trots att verksamheten under en längre tid har arbetat för att implementera system med syfte att standardisera arbetssätt och metoder så framkommer att det i flera fall är oklart vilka processer som gäller samt att det saknas rutiner för arbetet. Arbetet med processutveckling har avstannat på grund av den omorganisation som sker. Det finns dock en tydlig vilja och drivkraft hos de intervjuade som visar på ambitionen om att hitta förbättrade arbetssätt som ger ökad kvalitet i arbetet. Diskussioner kring kvalitet och resultat av individ- och familjeomsorgens insatser förs i verksamheten, men vi kan konstatera att det idag saknas metoder för att utvärdera kvalitén i genomförda insatser. Vi tror att denna diskussion är mycket viktig för verksamheten och att den kan främjas av att en organisationsförändring sker. Det krävs dock att det prioriteras.
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 57
Analys av enkät och intervjuer äldreomsorgen Vår uppfattning utifrån enkätsvar och genomförda intervjuer är att det finns en kännedom och en relativt god uppfattning om verksamhetens uppdrag och målsättning. Det förmedlas dock en bild som visar på bristande förtroende mellan verksamhetsansvariga och förvaltningsledningen. I organisationen uppfattas det som att tidplanerna för förändringsarbetet har förändrats och att direktiven vad avser organisationsförändringarna med tiden har blivit otydligare. Detta har skapat en stor otrygghet i organisationen. Även upplevelsen av oklarheter i roller och mandat har framförts vad det gäller exempelvis budgetarbetet i verksamheten.
Instämmer helt
Instämmer ihuvudsak
Instämmer till viss del
Instämmer inte alls
Vet ej
Jag känner till min verksamhets uppdrag och målsättning Jag vet vad som förväntas av mig i mitt arbete Jag anser att rollfördelningen på enheten är tydlig
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 58
Analys av enkät och intervjuer äldreomsorgen
Våra respondenter beskriver att man inte i tillräcklig omfattning är delaktig i verksamhetens utveckling. Vid intervjuer och i enkätsvar redogör man att man har en bristande tilltro olika delar av förvaltningen. Brist på tydlighet från ledningen och otrygghet i arbetssituationen kan vara ett uttryck för vad som sker i förändringsarbetet. Ledningsarbetet i förvaltningen har i stor utsträckning fokuserats på förändringsarbetet. Våra respondenter upplever att utveckling av kvalitet och resultat i verksamheten har saknats.. Vår bedömning är att det i stora delar saknas dokumenterad beskrivning av verksamheterna vad det gäller uppföljning på enhetsnivå såsom statistik, personal, bemanning m m. Denna dokumentation är en förutsättning för en rättssäker, kvalitativ och effektiv verksamhet. Instämmer helt
Instämmer ihuvudsak
Instämmer till viss del
Instämmer inte alls
Vet ej
Jag är delaktig i verksamhetens utveckling Vi har tydliga nedskrivna och fungerande rutiner för verksamheten Vi arbetar utifrån utvärderingsbara metoder för att nå god kvalitet inom kommunens vård och omsorg De regler och policys som styr verksamheten medverkar till ett och effektivt arbetssätt
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 59
Analys av enkät och intervjuer Stöd och omsorg Det finns en god uppfattning av verksamhetens uppdrag och målsättning inom Stöd och omsorg. På samma sätt som inom äldreomsorgen förmedlas en bristande tilltro mellan olika delar inom förvaltningen och en osäkerhet vad avser fördelning av roller och ansvar.
Instämmer helt
Instämmer ihuvudsak
Instämmer till viss del
Instämmer inte alls
Vet ej
Jag känner till min verksamhets uppdrag och målsättning Jag vet vad som förväntas av mig i mitt arbete Jag anser att rollfördelningen på enheten är tydlig
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 60
Analys av enkät och intervjuer Stöd och omsorg Inom Stöd och omsorg upplever man i större utsträckning att man är delaktig i verksamhetens utveckling. Man ger en bild av att ledning och styrning fungerar inom verksamhetsblocket, men att det inte motsvaras på förvaltningsledningsnivå. Det framkommer i både intervjuer och i enkätsvar en önskan om mer strukturerad styrning inom förvaltningen. Respondenterna uttrycker viss oklarhet vad avser i vad mån regler och policys medverkar till ett effektivt arbetssätt. Vår bedömning är att det för Stöd och omsorg på samma sätt som för äldreomsorgen behöver utvecklas rutiner för verksamheterna vad det gäller uppföljning på enhetsnivå inom områdena statistik, personal och bemanning. Detta anser vi vara en förutsättning för en rättssäker, kvalitativ och effektiv verksamhet.
Jag är delaktig i verksamhetens utveckling Vi har tydliga nedskrivna och fungerande rutiner för verksamheten Vi arbetar utifrån utvärderingsbara metoder för att nå god kvalitet inom kommunens vård och omsorg De regler och policys som styr verksamheten medverkar till ett och effektivt arbetssätt
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 61
Analys av enkät och intervjuer Verksamheterna för Biståndshandläggning och hälso- och sjukvård. Den inledande frågan till dessa verksamheter var : Jag känner till min verksamhets uppdrag och målsättning Biståndshandläggare
Sjuksköterskor
Vi kan konstatera att det finns en god uppfattning om verksamhetens uppdrag samt vad som förväntas av respektive medarbetare. Vid intervjuer och enkätsvar får vi en bild av att dessa grupper inom förvaltningen inte har påverkats så mycket av den oro som beskrivs i andra delar av förvaltningen. Båda grupperna arbetar ju utifrån respektive lagstiftningsområden, som i huvudsak reglerar arbetsuppgifterna. Det finns dock ett behov av att utveckla verksamhetsuppföljningarna inom dessa områden också liksom inom hela socialförvaltningen. Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 62
Analys av intervjuer på ledningsnivå
Intervjuerna på ledningsnivå har genomförts som semistrukturerade intervjuer med en intervjuguide som grund, som har anpassats utifrån utvecklingen av respektive intervju. Intervjuguiden har utgått ifrån de frågeställningar som formulerats i uppdraget. Förvaltningsorganisationen inom socialtjänsten har, som nämnts inledningsvis, de senaste två åren haft ett stort fokus på organisationsförändringar. Det tycks som om frågor rörande ledning och styrning med anledning av de periodvisa prognoser som gjorts har fått stå tillbaka med anledning av aktiviteter med anledning av organisationsförändringarna. Förändringsarbetet har tagit mycket kraft i organisationen, vilket är förståeligt. Under resans gång har också förutsättningarna för organisationsförändringarna förändrats. Framförallt med anledning av beslut om hur den politiska organisationen skulle reorganiseras inför införande av valfrihet och konkurrensutsättning. När vi ska försöka förstå hur socialtjänstens organisation ser ut idag har vi haft svårigheter att få ett grepp om detta. Vi saknar en dokumentation över organisationen och hur fördelningen av ansvar och befogenheter ser ut i den nu gällande organisationen. Socialnämnden tycks inte ha haft någon roll i införandet av ledningen inför en ny organisation, utan man verkar ha nöjt sig med att hållas informerade. Vi får en bild av att såväl ledningen för förvaltningen som socialnämnden har gått från att tidigare varit mera involverade i daglig och operativ styrning av verksamheten till att bli med policyskapande i ledning och styrning. Detta kan ha bidragit till att omgivningen upplever att socialnämnden saknar förmåga att fatta beslut. Här är en viktig fråga vilka underlag som socialnämnden får av förvaltningen inför beslutsfattande och på vilket sätt som förvaltningen vägleder socialnämnden inför beslut.
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 63
Analys av intervjuer på ledningsnivå
Särskilt när det gäller ärenden som rör de månadsvisa prognoser som levereras kan vi se att socialnämnden inte under 2012 vidtagit några åtgärder med anledning av dessa. Enligt uppgift har underlagen till socialnämndens behandling av prognoserna lagts direkt på bordet eller kommit i direkt anslutning till sammanträden. Här menar vi att det bör vara förvaltningsorganisationens ansvar att på ett pedagogiskt vis informera och vägleda socialnämnden inför hur åtgärder ska vidtas, om det är nödvändigt. Sett till utvecklingen under såväl 2011 som 2012 borde frågor om åtgärder med anledning av den ekonomiska utvecklingen ha varit på socialnämndens bord. Frågan är om dialogen mellan socialförvaltningens ledning och socialnämnden har varit tillräckligt utvecklad och om synen på hur ansvarsfördelningen mellan nämnden och förvaltningen har utvecklats har delats av aktörerna. Vi kan också iaktta frågor om bristande förtroende och tilltro mellan olika funktioner i socialförvaltningen i relation till förvaltningsledningen. Detta gäller också i viss omfattning relationerna mellan förvaltningsledningen och socialnämnden. Vi kan inte nog understryka vikten av att förtroendefrågor i organisationen hanteras på ett klokt och konstruktivt sätt innan de växer sig för stora.
Det saknas en sammanhållen struktur för ledning och styrning i socialförvaltningen. Kopplingen mellan övergripande ledning och styrning i förvaltningen och ledning och styrning i verksamhetsgrenarna saknas.
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 64
Avsnitt 8 Vilka är förutsättningarna för socialtjänsten att bedriva verksamheten inom planerade ramar?
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 65
Analys av socialtjänstens förutsättningar att bedriva verksamheten inom beslutade ramar Åren 2013 – 2016 Socialtjänsten i Sundsvalls kommun står inför mycket stora utmaningar de närmaste åren. Uppdraget att hantera ett upparbetat underskott som dessutom tenderar att växa från år till år är givetvis den största utmaningen. Samtidigt skapar man genom en organisationsförändring ett nytt sätt att fördela resurserna i verksamheten. Organisationsförändringen är inte enbart ett nytt sätt att fördela ansvar och befogenheter, utan man skapar en ny organisationskultur som, i grunden bygger på att man ska fördela resurser genom ett beställar-/ utförarförhållande. Denna typ av organisationsmodell har kunnat iakttagits sedan 1980-talet i kommunal och landstingskommunal verksamhet och den har fått lite av renässans i samband med att valfrihet har införts inom delar av den kommunala verksamheten. Hur socialtjänsten ska hantera kulturförändringarna samtidigt med att man ska anpassa verksamheten utifrån de resurser som ställs till förfogande är, som sagt en utmaning som kommer att kräva mycket stora insatser av såväl ledningen för förvaltningsorganisationen som den politiska ledningen för socialtjänsten de närmaste åren. Vår erfarenhet är att det inte finns direkta kopplingar mellan organisationsförändringar utifrån valfrihetsbegreppet och en effektivare resursförbrukning. Det har vi kunnat se inom exempelvis sjukvården. I samband med vår analys ser vi framförallt två styrkor som kommer att kunna vara till fördel i samband med det förändringsarbete som man är mitt uppe i och som, oavsett vilken väg man väljer kommer att behöva slutföras. Dels har man inom socialförvaltningen, överlag mycket kompetenta och erfarna medarbetare. Dessutom är ju Sundsvall i kraft över att vara regioncentrum utan yttre konkurrens när det gäller att behålla och rekrytera medarbetare.
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 66
Analys av socialtjänstens förutsättningar att bedriva verksamheten inom beslutade ramar Åren 2013 – 2016, forts En ytterst viktig fråga för såväl den politiska ledningen som förvaltningsledningen kommer att vara att noga värdera och välja vilka målsättningar och prioriteringar som verksamheten ska ha, framförallt i syfte att anpassa verksamheten till de resurser som ställs till buds. Det kommer att krävas att formulera mål för både organisationsförändringar och förändringsarbete i form av rationaliseringar om man överhuvudtaget ska skapa förtroende. Dessutom kan det vara en alltför svår uppgift att lösa alla uppgifter samtidigt. Då behövs det göras prioriteringar som, även de, syftar till att skapa förtroende för verksamheten. När det gäller förändringar i de socioekonomiska faktorerna ser vi inte att Sundsvall kommer att påverkas i någon nämnvärd omfattning de tre närmaste åren. Förändringar i demografi har betydligt längre cykler. Det som skulle kunna vara ha en negativ påverkan på socialtjänsten är om arbetslösheten i regionen skulle försämras, men det finns inga indikatorer som, för tillfället pekar på detta. En annan fråga är förändringar i omvärlden. Särskilt vad avser regelförändringar som utgår ifrån lagstiftning och statsmakternas agerande. En viktig fråga är förändringar i kommunernas skatteutjämningssystem. Den 27 april 2011 överlämnade Utjämningskommittén sitt slutbetänkande till regeringen. Förändringarna föreslås träda i kraft 2013. Regeringen presenterade den 19 december 2012 en PM över förslag till förändringar i den kommunalekonomiska utjämningen. Förslaget är tänkt att gälla från 2014. Proposition är planerad till september 2013. Förslaget innehåller dock ett antal större justeringar av kostnadsutjämningen inom framförallt delmodellerna för barnomsorg och individ- och familjeomsorgen. När det gäller delmodellen för individ- och familjeomsorg föreslår kommittén en helt ny modell. Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 67
Analys av socialtjänstens förutsättningar att bedriva verksamheten inom beslutade ramar Åren 2013 – 2016, forts Det nya förslaget på utjämningssystem innebär att Sundsvalls kommun från och med 2014: •
erhåller cirka 260 kronor mer per invånare för sin äldreomsorg, vilket motsvarar 25,9 mnkr, medan
•
IFO verksamheten får försämrade strukturella uppräkningar och tappar 59 kr per invånare, motsvarande 5,7 mnkr
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 68
Analys av socialtjänstens förutsättningar att bedriva verksamheten inom beslutade ramar I ett längre perspektiv Utifrån uppdraget gör vi endast en översiktlig genomgång över framtida förutsättningar för socialtjänsten i Sundsvalls kommun och tar avstamp i det arbete som bedrivits inom Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) för den framtida finansieringen av välfärden. Överlag beskrivs utvecklingen så att man de senaste åren ser en utveckling där kostnaderna för IFO ökar i långsammare takt än kommunernas totala kostnader, medan kostnaderna för äldreomsorg och funktionshindrade ökar i högre takt än kommunernas totala kostnader. De trender man har sett inom socialtjänstens område kan kortfattat beskrivas enligt följande. Vissa av trenderna kan vara kostnadsdrivande och andra kan vara kostnadsneutrala eller till och med resurssparande. Individ- och familjeomsorg • Ökad statlig tillsyn och kontroll. Här kan vi se att Socialstyrelsen tar över hela den statliga tillsynen över verksamheten och det som driver utvecklingen är att man iakttar stora skillnader i verksamheten mellan olika kommuner. • Ökade krav på evidensbaserad praktik. Det finns en stor osäkerhet om insatser inom socialtjänsten har effekter. Här har ett arbete påbörjats på nationell nivå för att utveckla detta. • Ökad polarisering i samhället som beror på förändringar i demografisk struktur, arbetslöshet och växande inkomstskillnader. • Ett mer mångkulturellt samhälle. Andelen utlandsfödda ökar och flyktinginvandringen är av annan karaktär än tidigare vilket skapar nya former av sociala problem. • Professionalisering av familjehemsvården. Uppdraget att vara familjehem kräver mer än det gjort tidigare. Problemen är mer komplexa än tidigare. Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 69
Analys av socialtjänstens förutsättningar att bedriva verksamheten inom beslutade ramar I ett längre perspektiv, forts •
Ökade krav på regionalt samarbete. De mindre kommunerna har inte möjlighet att ha specialistkompetens inom alla verksamheter, vilket ställer högre krav på samarbete och samverkan.
•
Ökad grad av specialisering. Specialistkunskaper kommer att krävas inom exempelvis olika typer av utredningar och stöd.
•
Högre medvetenhet om rättigheter hos medborgarna. Dagens medborgare är överlag mer medvetna och vet hur man ska ta reda på sina rättigheter. Nya grupper ställer andra krav på samhället.
•
Krav på högre utredningsfrekvens inom barn och ungdom. Krav från statsmakterna om bättre kvalité och ett rättssäkrare förfarande.
•
Mer tidiga och förebyggande insatser.
Äldreomsorg • Ökad central/statlig styrning. Exempel på detta är utvecklandet av nationella handlingsplaner och riktade statsbidrag eller nya åtaganden utan finansiering. • Mer individanpassad omsorg. Uppbyggnaden av välfärdhetssystem som bygger på valfrihet. • Förbättrad hälsa vilket leder till en ändrad demografi – äldre befolkning. • Ökade kompetenskrav på personalen. Medicinteknisk utveckling, mer sjukvård i ordinärt boende och ökat ansvar för kommunerna – hemsjukvård. Krav på mer kundanpassad kompetens; bemötande serviceinställning. Mer tekniskt kunnande. Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 70
Analys av socialtjänstens förutsättningar att bedriva verksamheten inom beslutade ramar I ett längre perspektiv, forts • Mer avancerad vård sker i hemmet. • Ökade krav på att få bo kvar hemma. • Bostäder utformade för kvarboende. Bostäder anpassade för personer med funktionsnedsättning och stora omvårdnadsbehov. Stöd och omsorg • Mer fokus på individuella lösningar/större mångfald i stödformer. Ökad valfrihet. • Geografiska skillnader ökar. De större kommunerna kan erbjuda ett större utbud och arbetsutbudet är större i större kommuner. • Teknikutvecklingen går hand i hand med individuella anpassningar. • Större förväntan på livskvalitet. När institutionerna försvunnit är även personer med funktionsnedsättning delaktiga i samhällslivet från start vilket i sin tur leder till krav på att leva som alla andra. Bättre levnadsförhållanden leder till ökade förväntningar. • Ny kunskap ger nya diagnoser. • Funktionshindrade kommer längre från arbetsmarknaden. • Ökande målkonflikt mellan ambition och resurser.
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 71
Avsnitt 9 Sammanfattande analys
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 72
Sammanfattande analys
Utifrån de frågeställningar som ställdes inför analysen gör vi följande sammanfattande analys. • Hur har socialtjänsten lyckats med att anpassa verksamhet och kostnadsmassa till de beslutade ramarna 2009 – 2012? Sammanfattningsvis konstaterar vi att de åtgärder som genomfördes mellan åren 2008 – 2010 och den kraftfulla kostnadsminskning som gjordes då inte har följts av åtgärder som givit effekt de kommande åren. Under åren 2011 – 2012 har man inte haft förmåga att anpassa verksamheterna till de beslutade ramarna. Vi kan se att förvaltningen i sin helhet – särskilt det senaste året – har haft allt fokus på förändringsarbete och organisationsförändringar. Man har tappat förmågan att aktivt arbeta med de krav som ställts på verksamheten vad avser anpassningar till tilldelade ramar. •
Vilka kostnadsminskningar har genomförts?
Vi anser att endast de kostnadsminskningar som har haft effekt på verksamhetens resultat är relevanta att notera. Åtgärder som i övrigt genomförts och som inte påverkat verksamhetens ekonomiska utveckling kan inte betecknas som kostnadsminskande då någon synlig effekt på resultatet inte har kunnat iakttas. Utifrån detta resonemang kan vi se att de kostnadsminskningar som genomfördes 2009 – 2010 hade effekt på resultatet för socialförvaltningen och socialnämnden. Mellan åren minskade de faktiska nettokostnaderna med cirka 35 Mkr. De åtgärder som socialförvaltningen sedan genomfört under åren 2010 – 2012 har inte haft effekt, utan kostnaderna har utvecklats i ungefär samma takt som löneutvecklingen under perioden.
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 73
Sammanfattande analys
•
Hur har produktiviteten utvecklats?
Enligt de uppgifter vi har kunnat få har vi inte kunnat följa produktivitetsutvecklingen. Det vi kan konstatera är att produktiviteten 2012 inom hemtjänst ligger på en låg nivå. Andelen av arbetstiden som utförs hos brukarna är låg. Dessutom ser vi att kostnaden per enhet inom äldreomsorg är högre än i de jämförda kommunerna. Utifrån detta kan vi säga att det borde finnas förutsättningar att öka produktiviteten. •
Hur har effektiviteten utvecklats?
Vi kan inte iaktta några väsentliga förändringar när det gäller en förbättrad effektivitet. Här ska vi komma ihåg att, i stort, hela verksamheten varit föremål för förändringsarbete. Det är en stor utmaning för såväl förvaltningsledning som socialnämnden att följa utvecklingen av effektiviteten med anledning av den nya organisation som byggs upp utifrån ett beställar- /utföraransvar. Inom individ- och familjeomsorgen efterlyser vi tydligare arbetssätt för att följa upp effektiviteten och att organisatoriska eller verksamhetsmässiga förändringar föregås av ett tydliggörande av vilka effektivitetsvinster som väntas. Överlag handlar det om att sätta upp mål för verksamhetsförändringarna ur ett effektivitetsperspektiv för att kunna följa upp effekten av förändringarna. •
Vilka metoder för uppföljning och utvärdering finns i socialförvaltningen?
Vi har tidigare påpekat de brister vi kan se i uppföljning av verksamhet och ekonomi inom förvaltningen. Vi vill påpeka vikten av att utveckla metoderna för prognoser, djupare analyser av orsakerna till avvikelser samt att förvaltningen till socialnämnden redovisar förslag till åtgärder med anledning av de avvikelser som redovisas. Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 74
Sammanfattande analys
•
Hur rapporterar socialförvaltningen verksamhet och ekonomi till Socialnämnden?
Enligt uppgifter har de rapporter som avser utvecklingen av verksamhet och ekonomi under 2012 kommit sent inför socialnämndens sammanträden. Det är av största vikt att rutinerna vad avser rapportering förbättras så att socialnämnden får möjlighet att värdera informationen. •
Vilka är förutsättningarna för socialtjänsten att bedriva verksamheten inom planerade ramar? •
Under åren 2013 – 2016?
De två största utmaningarna ligger i uppdraget att hantera ett upparbetat underskott som dessutom tenderar att växa från år till år. Samtidigt som man genom organisationsförändringar skapar ett nytt sätt att fördela resurserna i verksamheten. Detta kommer att kräva stort mod och beslutsamhet, men samtidigt lyhördhet för att lyckas att leda detta arbete. När det gäller att anpassa resurserna till de beslutade ramarna är vår analys att det främst är inom verksamhetsblocken äldreomsorg samt stöd och omsorg som det är nödvändigt att vidta åtgärder. För det första kan vi se att socialförvaltningen inte har kontroll på utvecklingen av personalkostnaderna. Vi tror att orsaken till detta är att de åtgärder som beslutats på övergripande nivå inte har fått genomslag i det dagliga arbetet vad det gäller exempelvis spelregler och förhållningssätt kring bemanning och förläggning av arbetstiden. Därför har kostnaderna ökat och där särskilt vikariekostnaderna har utvecklats i en takt som måste anses som anmärkningsvärd.
Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi PwC
maj 2013 75
Sammanfattande analys
Sedan kan vi också se att man bör skapa bättre styrning och analys av produktionen inom äldreomsorg och där särskilt inom hemtjänsten samt inom LSS-området. Ur ett perspektiv hänger denna fråga ihop med bemanningen enligt vad vi säger på föregående sida, men också vad avser utvecklingen av beviljade biståndsinsatser och antalet brukare. Det föreligger också ett förslag till nytt skatteutjämningssystem, vilket kan komma att innebära en viss förstärkning av ersättningen till Sundsvalls kommun utifrån strukturerna inom äldreomsorg och individoch familjeomsorg. ◦
I ett längre perspektiv?
I ett längre perspektiv är det av största vikt att prognosticera befolkningsförändringarna. Vi kan se att de stora utmaningarna kommer att ligga på äldreomsorgen. Bedömningar som görs är att den utveckling av behovet som kan ses inom äldreomsorg inte ses inom individ- och familjeomsorg.
© 2013 PricewaterhouseCoopers i Sverige AB. All rights reserved. In this document, “PwC” refers to PricewaterhouseCoopers i Sverige AB which is a member firm of PricewaterhouseCoopers International Limited, each member firm of which is a separate legal entity.
