LA FATTURAZIONE ELETTRONICA
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OPERAZIONE AMARCORD: 25/11/2008
L’ARCHITETTURA IPOTIZZATA SISTEMA DI INTERSCAMBIO FORNITORE DELLA PA
- Monitoraggio - Elaborazione flussi informativi
Fattura Elettronica
MEF
ENTE
- Inoltro fatture alle Amm.ni CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
(SOGEI + AdE)
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
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IL PROGETTO
FONTE: AgID
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COME STA ANDANDO?
ENTI
N. UFFICI F.E. REGISTRATI IN IPA
ENTI NAZ. PREV. E ASS. SOCIALE AG. FISCALI MINISTERI
N. UFFICI PIANIFICATI
103
103
79
79
18340
18349
Monitoraggio AgID 05/06/14 ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
IL SISTEMA
FONTE: AgID
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GLI OPERATORI ECONOMICI: COMPITI • predisposizione della fattura in formato XML secondo lo standard pubblicato sul sito FatturaPA; • firma della fattura con firma elettronica qualificata o digitale da parte del fornitore o di un terzo soggetto delegato; • invio della fattura al Sistema di interscambio (SDI), mediante uno dei canali previsti dalle Specifiche tecniche dello SDI (PEC, FTP, cooperazione applicativa), che provvede alla consegna della fattura all’ufficio destinatario della PA; • ricezione delle notifiche e dei riscontri inviati dallo SDI a fronte dell’esito della trasmissione della fattura; • conservazione secondo le modalità previste dalla normativa vigente. ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
I FILES GESTITI DA SDI (*) Il sistema elabora l’archivio controllando e inoltrando al destinatario i singoli file FatturaPA contenuti al suo interno. Di fatto i file FatturaPA vengono trattati come se venissero trasmessi singolarmente.
file FatturaPA
( )
file archivio (*) file messaggio
FONTE: http://www.fatturapa.gov.it ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
LE MODALITA’ DI RICEZIONE DELLE FATTURE
• Posta Elettronica Certificata
• Servizio SDIFTP
• Servizio SPCoop ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA I file FatturaPA vengono inoltrati alla Pubblica Amministrazione come allegato di un messaggio di PEC tramite una casella di posta del SdI. Sulla medesima casella l’Amministrazione dovrà inviare il file messaggio di “accettazione” o “rifiuto “ delle fatture ricevute. http://www.indicepa.gov.it
FONTE: http://www.fatturapa.gov.it ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
SdIFTP L'utilizzo di questa modalità presuppone una struttura a supporto delle attività informatiche e la capacità di gestire sistemi informativi e un centro elaborazione dati con continuità e con disponibilità di personale di presidio; si adatta pertanto a soggetti che movimentano elevati volumi di fatture. Il collegamento tra SdI e il Nodo è di tipo “File Transfer Protocol” su rete pubblica e necessita di accreditamento presso SdI
FONTE: http://www.fatturapa.gov.it
NODO (IP, porta, login & pwd)
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SPCOOP Il servizio SPCoop - Ricezione è disponibile per coloro che intendano ricevere i file FatturaPA utilizzando dei servizi di cooperazione applicativa (web-services) tramite il Sistema Pubblico di Connettività (SPC). Per usufruire di questo canale di trasmissione è necessario disporre di una Porta di Dominio qualificata ed è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio.
SPC FONTE: http://www.fatturapa.gov.it ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
IL PROCESSO
FONTE: http://www.fatturapa.gov.it ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
IL PROCESSO
FONTE: http://www.fatturapa.gov.it ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
IL PROCESSO
FONTE: http://www.fatturapa.gov.it ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
ESITI ED ERRORI: QUALCHE NUMERO
FONTE: http://www.fatturapa.gov.it ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
ESITI ED ERRORI: QUALCHE NUMERO
OTTOBRE 2014
FONTE: http://www.fatturapa.gov.it ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
ESITI ED ERRORI: QUALCHE NUMERO 450000
400000
350000
300000
TOTALE
250000
Ammessi Scartati
200000
150000
100000
50000
0 Giugno
Luglio
Agosto
FONTE: http://www.fatturapa.gov.it
Settembre
Ottobre
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ESITI ED ERRORI: QUALCHE NUMERO TOTALE Giugno Luglio Agosto Settembre Ottobre
Ammessi
43083 197550 169845 259120 403976
Scartati
25851 143810 135015 201594 323679
Non ancora recapitati
17179 52521 32482 56179 77547
0 0 1 0 0
Prodotta Attestazione 53 1219 2347 1347 2750
100% 90% 80%
Prodotta Attestazione
70%
Non ancora recapitati
60% 50%
Scartati
40% 30%
Ammessi
20% 10% 0% Giugno
Luglio
Agosto
Settembre
FONTE: http://www.fatturapa.gov.it
Ottobre
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CHI MONITORA IL PROCESSO?
FONTE: http://www.fatturapa.gov.it ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI
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DOCUMENTI E FASCICOLI INFORMATICI
Art. 41 D.Lgs. 82/2005 1. Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all'articolo 71.
Art. 42 D.Lgs. 82/2005 2. La pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati … ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
IL PARADOSSO DELL’INFORMAZIONE
Fonte: SGM Studio Gambetta
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IL DOCUMENTO INFORMATICO
Definizione D.Lgs. 82/2005, art. 1 p): “La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”
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IL DOCUMENTO INFORMATICO
Definizione D.Lgs. 82/2005, art. 1 p): “La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”
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IL CAMPO MINATO DELLA CONSERVAZIONE
SISTEMI
SUPPORTI
FORMATI CONTENUTI ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
COSA DOBBIAMO GARANTIRE?
• L’accessibilità nel tempo dei contenuti • L’autenticità dei documenti: Identità certa del documento (appartenenza al complesso documentario) Integrità Occorre implementare modalità e procedure per assicurare l’accessibilità nel tempo dei sistemi documentati e per verificare che l’autenticità del documento sia ragionevolmente presunta (in mancanza di eventi che la mettano in discussione) e opportunamente documentata. ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
RIPRODUZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI
Art. 43 D.Lgs. 82/2005 1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui e' prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformita' dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71. ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
RIPRODUZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI
Art. 43 D.Lgs. 82/2005 3. I documenti informatici, di cui e' prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalita' cartacee e sono conservati in modo permanente con modalita' digitali , nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71.
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REQUISITI PER LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Art. 44 D.Lgs. 82/2005 1. Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura: a) l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell'amministrazione o dell'area organizzativa omogenea di riferimento di cui all'articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445; b) l'integrita' del documento; c) la leggibilita' e l'agevole reperibilita' dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i' dati di registrazione e di classificazione originari; d) il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B a tale decreto. ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
REQUISITI PER LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Art. 44 D.Lgs. 82/2005 1-bis. Il sistema di conservazione dei documenti informatici e' gestito da un responsabile che opera d'intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all'articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e, ove previsto, con il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi di cui all'articolo 61 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, nella definizione e gestione delle attivita' di rispettiva competenza.. ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
REQUISITI PER LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Art. 44 D.Lgs. 82/2005 1-ter. Il responsabile della conservazione puo' chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della conformita' del relativo processo di conservazione a quanto stabilito dall'articolo 43 e dalle regole tecniche ivi previste, nonche' dal comma 1 ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche.
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REGOLE TECNICHE PER IL PROTOCOLLO INFORMATICO (DPCM 3/12/2013 pubblicato in G.U. 12/3/2014)
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REGOLE TECNICHE PER IL PROT. INF. IL RESP. DELLA GESTIONE DOCUMENTALE (art. 4) - Predispone il Manuale di Gestione; - Predispone il Piano di Sicurezza informatico relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all'interscambio, all'accesso, alla conservazione dei documenti informatici nel rispetto delle misure minime di sicurezza del Cod. Privacy (insieme al Resp. Conservazione, il Resp. dei sistemi informativi e il Resp. del trattamento dei dati personali); - Definisce e assicura criteri uniformi di trattamento dello strumento informatico (classificazione e archiviazione); - Cura le modalità e le misure organizzative per eliminare i protocolli diversi dal protocollo informatico; ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
REGOLE TECNICHE PER IL PROT. INF. IL MANUALE DI GESTIONE (art. 5) riporta - Le modalità e le misure organizzative previste per l’eliminazione dei protocolli diversi; - Il Piano di Sicurezza dei documenti informatici; - Le modalità di utilizzo degli strumenti informatici per formare e scambiare i documenti informatici (internamente ed esternamente); - La descrizione di eventuali formati utilizzati per casi particolari; - La descrizione dei flussi di documenti e le modalità di smistamento; - le modalità di formazione, implementazione e gestione dei fascicoli informatici; ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
REGOLE TECNICHE PER IL PROT. INF. IL MANUALE DI GESTIONE (art. 5) riporta - L’indicazione delle UO responsabili delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e tenuta dei documenti all’interno dell’AOO; - L’elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo e di quelli soggetti a registrazione particolare; - I registri particolari definiti per il trattamento di registrazioni informatiche - Il sistema di classificazione (con indicazione anche delle procedure di scarto) - Dettagli tecnici e organizzativi sul sistema di protocollo informatico (comprese le modalità di rilascio delle abilitazioni di accesso) - Le modalità di utilizzo del registro di emergenza Il MdG deve essere pubblicato sul sito istituzionale ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
REGOLE TECNICHE PER IL PROT. INF. REQUISITI MINIMI DI SICUREZZA (art. 7) - Univoca identificazione degli utenti, accesso riservato; - Profilazioni e accessi diversi per funzioni diverse degli utenti; - Registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza; - Tracciamento di qualsiasi evento di modifica; - Registrazioni protette da modifiche non autorizzate; - Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l'immodificabilità del contenuto; - Rispetto misure minime di sicurezza Cod. Privacy ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
REGOLE TECNICHE PER IL PROT. INF. TRASMISSIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI (artt. 16 e17) Lo scambio di documenti è effettuato tramite PEC, posta elettronica o SPC PEC ASSOCIATE AL PROTOCOLLO INFORMATICO (E ALTRI INDIRIZZI) (art. 18) Ogni AOO istituisce almeno una casella PEC associata al registro di protocollo. Ciascuna amministrazione può istituire specifiche caselle di posta elettronica, anche certificata, per trattare peculiari tipologie documentali, anche oggetto di registrazione particolare. Gli indirizzi di posta utilizzati sono riportati nell’IPA, nel MdG e sul sito istituzionale. Alla registrazione di protocollo si associano le ricevute del sistema e di consegna delle ALDO PEC. LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
REGOLE TECNICHE PER IL PROT. INF.
ADEGUAMENTO SISTEMI DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI (art. 23) Le pubbliche amministrazioni adeguano i propri sistemi di gestione informatica dei documenti entro e non oltre 18 mesi dall'entrata in vigore del presente decreto
11/10/2015 ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
REGOLE TECNICHE IN MATERIA DI SISTEMA DI CONSERVAZIONE (DPCM 3/12/2013 pubblicato in G.U. 12/3/2014)
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REGOLE TECNICHE PER LA CONSERVAZIONE Sostituiscono le precedenti regole dettate dalla deliberazione CNIPA n°11 del 2004 I sistemi di conservazione già esistenti dovranno adeguarsi alle nuove regole entro 36 mesi dall'entrata in vigore del decreto (-> 11/04/2017) secondo un piano dettagliato da allegare al manuale della conservazione (che diventa obbligatorio). I lotti di documenti conservati fino ad oggi (e nel tempo necessario per aggiornare i sistemi) potranno continuare ad essere conservati con le precedenti regole tecniche o potranno essere riversati nel nuovo sistema di conservazione (la scelta spetta al Responsabile della conservazione interno alla struttura che ha l'obbligo di conservazione). ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
REGOLE TECNICHE PER LA CONSERVAZIONE
SISTEMA DI CONSERVAZIONE (art. 3) Assicura la conservazione di documenti e fascicoli informatici (comprese aggregazioni documentali informatiche) garantendone l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità. Governa l’intero ciclo di gestione dell’oggetto conservato nell’ambito del processo di conservazione.
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REGOLE TECNICHE PER LA CONSERVAZIONE GLI OGGETTI DELLA CONSERVAZIONE (art. 4) E I RUOLI COINVOLTI (art. 6)
Pacchetti di Versamento
Pacchetti di Archiviazione
Pacchetti di Distribuzione
Sistema di Conservazione Produttore
Utente
Responsabile della conservazione ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
REGOLE TECNICHE PER LA CONSERVAZIONE GLI OGGETTI DELLA CONSERVAZIONE (art. 4) Pacchetto di versamento: pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di conservazione; Pacchetto di archiviazione: pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento inviato al sistema di conservazione, secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione; Pacchetto di distribuzione: pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all’utente in risposta ad una sua richiesta. ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
REGOLE TECNICHE PER LA CONSERVAZIONE I RUOLI COINVOLTI NEL PROCESSO (art. 6) Produttore: persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica con responsabile della gestione documentale (o resp. servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi). Responsabile della conservazione: (vedi dopo) Utente: persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema di gestione informatica dei documenti e/o di un sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse. ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
REGOLE TECNICHE PER LA CONSERVAZIONE RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE (art. 7) - definisce le caratteristiche del sistema di conservazione e ne controlla la corretta funzionalità; - gestisce il processo di conservazione e la sua conformità alla normativa vigente; - genera ed eventualmente sottoscrive il rapporto di versamento e i pacchetti di distribuzione; - verifica periodicamente l’integrità e la leggibilità degli archivi; - garantisce la conservazione e l’accesso ai documenti verificando la funzionalità dei supporti di memorizzazione e l’eventuale obsolescenza dei formati, provvedendo in caso di necessità alla duplicazione o copia dei documenti; - adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione; - predispone il manuale di conservazione. ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
REGOLE TECNICHE PER LA CONSERVAZIONE RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE (art. 7) - nelle PA il ruolo è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente incaricato (che può essere il responsabile della gestione documentale). MODELLI ORGANIZZATIVI (art. 5) La conservazione può essere svolta internamente o affidandola in tutto o in parte esternamente (nel secondo caso il soggetto esterno deve essere nominato responsabile del trattamento dei dati). Art. 7: Le PA possono chiedere di certificare la conformità del processo di conservazione a soggetti pubblici e privati a cui è stato riconosciuto il possesso dei requisiti ex art. 44 CAD, distinti dai conservatori accreditati (!!!). ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
REGOLE TECNICHE PER LA CONSERVAZIONE MANUALE DI CONSERVAZIONE (art. 8) riporta: - I dati dei soggetti che hanno assunto nel tempo la responsabilità del sistema di conservazione (anche i delegati); - La struttura organizzativa coinvolta nel processo; - La descrizione degli oggetti sottoposti a conservazione; - La descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di versamento, archiviazione e distribuzione; - La descrizione del sistema di conservazione (comp. tecnologiche, fisiche e logiche) e delle procedure di monitoraggio; - Le procedure per realizzare duplicati e copie; - Le tempistiche di scarto dei documenti (se non già nel MdG). ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
REGOLE TECNICHE PER LA CONSERVAZIONE SICUREZZA DEL SISTEMA DI CONSERVAZIONE (art. 12) Il Responsabile della Conservazione (in collaborazione con il Responsabile della Sicurezza) predispone il piano della sicurezza del sistema di conservazione, nel rispetto delle misure minime indicate nel Codice della Privacy e in coerenza con i piani di Business Continuity (art. 50-bis CAD). Art. 9: i sistemi di conservazione delle PA e dei conservatori accreditati prevedono la materiale conservazione dei dati e delle copie di sicurezza sul territorio nazionale.
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RICAPITOLANDO: IL CICLO DI VITA
REGOLE TECNICHE PER IL PROTOCOLLO INFORMATICO
GENERAZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI UTILIZZO, SCAMBIO E SMISTAMENTO DI DOCUMENTI INFORMATICI VERSAMENTO
REGOLE TECNICHE PER LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
ARCHIVIAZIONE (DISTRIBUZIONE) (SCARTO) ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
RICAPITOLANDO: RUOLI REPONSABILE DEL PROTOCOLLO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI (archivistica, informatica giuridica)
RESPONSABILE PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI (sicurezza informatica, diritto dell’informatica, organizzazione, privacy) RESPONSABILE DEI SISTEMI INFORMATIVI RESPONSABILE DELLA SICUREZZA
RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE (informatica giuridica, diritto dell’informatica, archivistica) ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
RICAPITOLANDO: DOCUMENTI
REGOLE TECNICHE PER IL PROTOCOLLO INFORMATICO
REGOLE TECNICHE PER LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
MANUALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI PIANO DI SICUREZZA DEI DOCUMENTI INFORMATICI MANUALE DI CONSERVAZIONE PIANO DI SICUREZZA DEL SISTEMA DI CONSERVAZIONE ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
CONSERVATORI ACCREDITATI
Art. 44-bis D.Lgs. 82/2005 1. I soggetti pubblici e privati che svolgono attivita' di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello piu' elevato, in termini di qualita' e di sicurezza, chiedono l'accreditamento presso DigitPA.
CIRCOLARE AgID N. 65 del 10 aprile 2014 Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA
CONSERVATORI ACCREDITATI
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