TJÄNSTESKRIVELSE 2015-09-09
Bengt Persson Erika Nysäter Utredare Telefon 08-555 010 08
[email protected]
Förvaltningsavtal 2015 – AB Nykvarnsbostäder, Nybo KS/2015:80
Förvaltningens förslag till beslut
Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att
TJÄNSTESKRIVELSE
Kommunstyrelsen
godkänna föreliggande förslag till avtal mellan Nykvarns kommun och AB Nykvarnsbostäder för år 2015. utöka förvaltningens budget för köp av teknisk verksamhet, fastighetsskötsel och lokalvård med 1 272 tkr, att finansieras ur årets resultat.
Sammanfattning av ärendet
Förvaltningen och AB Nykvarnsbostäder har förhandlat fram ett förslag till avtal avseende drift och underhåll för gata, väg, park, fastigheter samt lokalvård gällande år 2015. Avtalet gäller tills vidare, men omförhandlas varje år. Frågan behandlades vid kommunstyrelsens arbetsutskott den 16 mars 2015. Ärendet återremitterades då till förmån för förlängning av det nuvarande tecknade avtalet till och med den 10 maj, då AB Nykvarnsbostäder anmäler att man har för avsikt att återkomma med krav på ytterligare ersättning för det utökade uppdrag genom tillkommande lokaler, nya gator etc., som åtagandet innebär. AB Nykvarnsbostäder har inkommit med en hemställan 2015-08-19 om utökad ram med anledning av volymändringar i förvaltningsuppdragen. Kompensation för ökade driftskostnader begärs för tekniska enheten med 850 tkr/år, för fastighetsservice med 317 tkr/år, för lokalvård med 105 tkr, totalt 1 272 tkr.
Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se
1(3)
Förvaltningen anför att AB Nykvarnsbostäder redan i dag debiterar förvaltningen för de redovisade tillkommande objekten. Förvaltningen begär därför en utökad budget med motsvarande belopp, 1 272 tkr. Inför avtalet för år 2016 är Nykvarns kommun och AB Nykvarnsbostäder överens om att avtalet i grunden ska omarbetas med tydligare uppgifter avseende timpriser, kvm-uppgifter och andra basfakta. AB Nykvarnsbostäders övriga förslag kan behandlas i detta sammanhang.
Beslutsunderlag
Tjänsteskrivelse 2015-09-09 Avtal mellan AB Nykvarnsbostäder och Nykvarns kommun AB Nykvarnsbostäders hemställan om utökad budgetram 2015-08-19
TJÄNSTESKRIVELSE
I skrivelsen begärs också att avtalet justeras avseende lokalvården för att nå en samstämmighet mellan kommunens och bolagets budget. Vidare anförs att frågan gällande tjänstemannaberedskap bör utredas och att Turingeån utreds såsom förvaltningsobjekt. Det föreslås också att en total kostnads- och underhållsplan för en 30-årsperiod diskuteras inför budget 2016 och åren därefter.
Ekonomiska konsekvenser
Den ökade kostnaden belastar kommunens ekonomi i motsvarande utsträckning.
Barnkonventionskonsekvenser
Beslutet innebär inte några konsekvenser med hänsyn till barnkonventionen.
Ola Edström Kommundirektör
Bengt Andersson Samhällsbyggnadschef
Thomas Jansson Kanslichef
Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se
2(3)
Akten Nybo Ekonomichef Samhällsbyggnadschef
TJÄNSTESKRIVELSE
Beslutet expedieras till
Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se
3(3)
Förvaltningsavtal Kontrakt Drift och underhåll av - Byggnader - Vatten och avloppsledningsnät - Gator, parker, idrottsanläggningar m m samt - Lokalvård i kommunens byggnader - Vissa förekommande förvaltningsuppgifter
2015-01-19
Kontrakt Parter Beställare: Nykvarns kommun nedan kallad Beställaren Organisationsnummer: 212000-2999 Entreprenör: AB Nykvarnsbostäder nedan kallad Entreprenören Organisationsnummer: 556577-2323 Mellan beställaren och entreprenören är nedanstående kontrakt upprättat.
Beställarens mål för förvaltningen -
Säkra fastigheternas, byggnader och anläggningars, goda bestånd
-
Effektivisera förvaltningen av B: s byggnader och anläggningar och uppnå en god ekonomi i den löpande verksamheten och samtidigt långsiktigt bevara det investerade kapitalet - Uppnå bästa möjliga standard, kvalitet och service inom ramen för B: s beställning - Arbeta för god och tillgänglig kompetens inom det kommunaltekniska området - Skapa långsiktiga förutsättningar för valfrihet och för en väl fungerande leverantörsmarknad Entreprenaden ska utföras i enlighet med detta mål. Se även SF0.3
Omfattning Entreprenören åtar sig förvaltningen av kommunens fastigheter, byggnader, gator, parker och övriga anläggningar – enligt bilagd fastighetsförteckning samt i överensstämmelse med följande handlingar: 01
Detta kontrakt
02
ABFF 04 Allmänna bestämmelser för entreprenader inom fastighetsförvaltning och verksamhetsanknuta tjänster
03
Definitioner
03:1 Aff-definitioner 04 04 05
Särskilda föreskrifter daterade 2014-02-27 Administrativa arbetsuppgifter, drift och underhåll av parkmark, gator och vägar, VA-ledningsnät, daterad 2014-02-27
06
Beskrivning av Tekniska arbetsuppgifter, parkmark, gator och vägar, VA-ledningsnät 2014-12-09 Program Tekniska arbetsuppgifter, VA-försörjning, daterat 2012-10-10
07 08
Program Tekniska arbetsuppgifter, Gator, Vägar, Parker mm daterad 2012-01-31
09
Program Lokalvård daterat 2012-10-10
4
Beställaren tillhandahåller följande handlingar utöver de i övriga kontraktshandlingar angivna: Redovisning av fastighetsförsäkring. Entreprenören tillhandahåller följande handlingar utöver de i övriga kontraktshandlingar angivna: Redovisning av entreprenadförsäkring
Organisation Beställarens ombud är: Per-Göran Skog, Nykvarns kommun Entreprenörens ombud är: Ann Johansson, AB Nykvarnsbostäder Beställningar från kommunens sida kan göras av Per-Göran Skog Huvudbeställare för samtliga beställningar Hans Tjulin
VA - inom eget ekonomiskt ansvar
Thomas Sjöstrand
Gata, väg, park - inom eget ekonomiskt ansvar
Mikael Essmyren Naturvård - inom eget ekonomiskt ansvar Hans-Olof Henriksson Skogsvård, Renhållning - inom eget ekonomiskt ansvar Liselotte Palmborg
Friluftsliv - inom eget ekonomiskt ansvar
Enhetschefer
Lokalvård - inom eget ekonomiskt ansvar
Tider
Kontraktstiden är 2015-01-01 – tills vidare. Genomgång och revidering av avtalet sker för varje kalenderår. Parterna kan var för sig säga upp avtalet, att upphöra vid ett årsskifte. Uppsägningstiden är 18 månader.
Ansvar Försäkringar: Bevis om fastighetshetsförsäkring biläggs detta kontrakt (se bilaga 1). Bevis om ansvarsförsäkring biläggs detta kontrakt (se bilaga 2). Beställarens brandskyddsombud är: Kenth Johansson, Nykvarns kommun Entreprenörens brandskyddsombud är: Thorbjörn Wallin, Nybo
Ekonomi Den totala kontraktssumman för avtalstiden 2015-01-01 – 2015-12-31 uppgår till 23 980 000 kr. Delsummorna framgår nedan. Utöver nedanstående fördelning finns en post ”övrigt” på 67 000 kr för matleveranser m fl tillkommande uppdrag. I posten ingår dessutom vissa övriga uppdrag. Totalt uppgår posten övrigt till 158 tkr för år 2015.
5
Fastighetsförvaltning, byggnader Kontraktssumman är 7 256 000 SEK exklusive gällande mervärdesskatt. 20 % av kontraktssumman utgör Beställarens strategiska planeringsreserv inom fastighetsunderhåll för att kunna möta oförutsedda större insatser beträffande felavhjälpande underhåll och ingår ej i det fasta arvodet. Kontraktssumman betalas sålunda: Fakturering med 1/12 av arvodet för kontraktsarbetena (minus 20%), beräknat på 12 månaders verksamhet, får göras den femtonde i den månad som föregår den månad som arvodet avser. Faktureringsregler: Entreprenörens faktureringsunderlag ska vara fördelat på en nivå som möjliggör objektsvis kostnadsuppföljning hos Beställaren. Reglering av kontraktssumman för ändring eller tilläggsarbete sker enligt ABFF 04 punkt 36. Fakturering och betalning av ersättning för kontraktsarbeten som inte ingår i den fasta ersättningen görs fortlöpande som samlingsfaktura en gång per månad. VA-försörjning Kontraktssumman är 1 170 000 SEK exklusive gällande mervärdesskatt. Ersättning för del i grävmaskin tillkommer med 60 000 SEK (5 tkr/månad). Detta tillägg har sin grund i ett särskilt tilläggsavtal 2014-07-01, vilket nu alltså ingår i detta huvudavtal. Kontraktssumman betalas sålunda: Fakturering med 1/12 av arvodet för kontraktsarbetena beräknat på 12 månaders verksamhet, får göras den femtonde i den månad som föregår den månad som arvodet avser. Faktureringsregler: Entreprenörens faktureringsunderlag ska vara fördelat på en nivå som möjliggör objektsvis kostnadsuppföljning hos Beställaren. Reglering av kontraktssumman för ändring eller tilläggsarbete sker enligt ABFF 04 punkt 36. Gatu- och väghållning, parker mm Kontraktssumman är 8 680 000 SEK exklusive gällande mervärdesskatt. Kontraktssumman betalas sålunda: Fakturering med 1/12 av arvodet för kontraktsarbetena, beräknat på 12 månaders verksamhet, får göras den femtonde i den månad som föregår den månad som arvodet avser. Faktureringsregler: Entreprenörens faktureringsunderlag ska vara fördelat på en nivå som möjliggör objektsvis kostnadsuppföljning hos Beställaren. Reglering av kontraktssumman för ändring eller tilläggsarbete sker enligt ABFF 04 punkt 36.
6
Vid nya,/utökade projekt för underentreprenader och utomstående entreprenader inom gata, väg, park, ska 8 % påslag gälla. Fakturering och betalning av ersättning för kontraktsarbeten som inte ingår i den fasta ersättningen görs fortlöpande som samlingsfaktura en gång per månad. Lokalvård Kontraktssumman är 6 656 000 SEK exklusive gällande mervärdesskatt. Kontraktssumman betalas sålunda: Fakturering med 1/12 av arvodet för kontraktsarbetena, beräknat på 12 månaders verksamhet, får göras den femtonde i den månad som föregår den månad som arvodet avser. Faktureringsregler: Entreprenörens faktureringsunderlag ska vara fördelat på en nivå som möjliggör objektsvis kostnadsuppföljning hos Beställaren. Reglering av kontraktssumman för ändring eller tilläggsarbete sker enligt ABFF 04 punkt 36. Fakturering och betalning av ersättning för kontraktsarbeten som inte ingår i den fasta ersättningen görs fortlöpande som samlingsfaktura en gång per månad.
Tvist Med ändring av ABFF 04 punkt 49-51 ska tvist avgöras genom medling och avgörande av Nykvarns kommunfullmäktiges presidium.
Övrigt Avtalet gäller under förutsättning att det godkänns av kommunstyrelsen alternativt kommunfullmäktige. Kontraktet får inte av någondera parten överlåtas på annan. AB Nykvarnsbostäder avser att inkomma med ytterligare krav på ersättning för de tillkommande uppdrag, vilka inte den ursprungliga ersättningen omfattar. Detta kontrakt har upprättats i två exemplar varav parterna tagit var sitt.
Ort, datum
Ort, datum
..............................................
.............................................
……………………………….
………………………………
Ola Edström, kommunchef
Ann Söderström Vd Nybo
Beställare
Entreprenör
7
