Delibera 2015/0000003 del 28/01/2015 (Allegato) Pagina 1 di 11
all. n.3
Azienda USL di Piacenza Prevenzione della corruzione MODULO DEI RISCHI DELLE ATTIVITA’
Area :Dipartimento amministrativo Unità Operativa: Risorse Umane Ufficio: Amministrazione del personale
PROCESSO
Riconoscimento agevolazioni previste dall’art. 33, comma 3, della L. 104/1992 “Legge-quadro per l'assistenza, l'integrazione sociale e i diritti delle persone handicappate” e s.m.i.
ATTIVITA’
Esame delle richieste presentate dal personale dipendente al fine dell’ottenimento delle agevolazioni previste. Verifica mantenimento del diritto ad usufruire delle agevolazioni previste.
RESPONSABILE
Direttore U.O. Risorse umane
Tipologia del rischio Rilevanza Esterna:
Rischi individuati
Mancato accoglimento della richiesta di soggetti che ne hanno diritto ai sensi della normativa in vigore. Accoglimento della richiesta del soggetto che non ha i requisiti richiesti dalla normativa.
Errori nella verifica dei requisiti necessari per l’ottenimento del beneficio. Mancata revoca nel caso in cui venga meno il diritto ad usufruire delle agevolazioni. Errori nell’inserimento nel programma di rilevazione delle presenze (Job time) dei dati relativi al diritto riconosciuto.
Soggetti coinvolti nell’attività (interni) - 1 Collaboratore amm.vo: verifica diretta delle domande - 1 Collaboratore amm.vo prof. Esperto: Punto di riferimento in caso di dubbi interpretativi.
Documenti di riferimento L. 104 del 5/02/1992 e s.m.i. Circolari del Dipartimento della Funzione Pubblica e dell’INPS (in caso di mancanza di altre direttive o interpretazioni).
Probabilità del danno (bassa/media/alta)
Gravità del danno (bassa/media/alta)
Valutazione del rischio (accettabile, rilevante, critico)
Bassa. L’esperienza passata (rettifiche avvenute in autotutela), porta a ritenere che i casi di errore siano pochi.
Media: Se per errore non viene accolta la richiesta di usufruire delle agevolazioni previste dalla normativa, il dipendente perde la possibilità di usufruire del beneficio previsto per assistere il familiare con handicap in situazione di gravità. Se per errore viene accolta la richiesta del dipendente, pur in mancanza dei requisiti,
Accettabile: il processo è parzialmente vincolato da leggi, circolari Dip. Funzione pubblica, giurisprudenza. E’ svolto da personale esperto, in grado di valutare in maniera corretta i casi in esame. Si può incorrere in errore nella valutazione delle richieste in quanto il dipendenti che presenta domanda per ottenere le agevolazioni previste dalla normativa è
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si configura un danno economico e di tipo organizzativo per l’Azienda.
talvolta collega conosciuto da chi la riceve.
PIANO DI AZIONE in essere (elementi di verifica già esistenti: procedure controllo, monitoraggio, registrazioni, ecc.) Le richieste di usufruire delle agevolazioni previste dalla L. 104/1992 e s.m.i. sono prese in carico dal dipendente addetto. 1° FASE: Esame da parte del Collaboratore delle richieste e verifica, ai fini dell’accoglimento della richiesta, della correttezza formale della domanda e del possesso dei requisiti richiesti. 2° FASE: Esame dei casi dubbi con il Collaboratore Esperto e/o con il Dirigente responsabile del settore. 3° FASE: risposta al dipendente dell’accoglimento o meno della richiesta da parte del Direttore dell’ U.O. Risorse umane.
PIANO DI AZIONE da adottare (proposte soluzione con definizione di interventi) Inserimento nella procedura di una fase di controllo da parte del Collaboratore esperto che esamina un campione delle richieste pervenute nell’anno solare nella misura del 10%, con criteri di scelta che cambiano di volta in volta (es. alfabetico, cronologico, ecc.) e del 3% delle richieste accolte complessivamente. Compilazione da parte del collaboratore che esamina le domande di ammissione di una dichiarazione circa l’insussistenza di cause d’incompatibilità con i dipendenti che presentano richiesta. In caso sussistano cause di incompatibilità, il collaboratore verrà sostituito nello svolgimento dell’intera attività da un altro collaboratore (o, in mancanza, dal collaboratore esperto).
Responsabile attuazione Piano di azione Dirigente settore giuridico U.O. Risorse Umane
Termine attuazione Primo semestre 2015
RISCHIO RESIDUO Accettabile
Data
Firma Responsabile dell’attività
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SCHEDA RILEVAZIONE MONITORAGGIO Periodo soggetto a controllo____________________________________
Dipendente
Esito valutazione (conforme/non conforme)
Motivazione non conformità
Azioni correttive
Data __________________________ Il Collaboratore amministrativo esperto ______________________________ Firma leggibile o timbro
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Azienda USL di Piacenza Prevenzione della corruzione MODULO DEI RISCHI DELLE ATTIVITA’
Area : Dipartimento amministrativo Unità Operativa: Risorse Umane Ufficio: Trattamento economico
PROCESSO
ELABORAZIONE COMPETENZE STIPENDIALI AI DIPENDENTI
ATTIVITA’
ATTRIBUZIONE DI VOCI ACCESSORIE
RESPONSABILE
Direttore U.O. Risorse Umane
Tipologia del rischio Rilevanza interna :
Rischi individuati
errori nel pagamento di voci accessorie nel corso dell’elaborazione dei cedolini-paga dei dipendenti.
Rilevanza esterna:
Attribuzione di voci accessorie: a matricola non corretta per importo non corretto non dovute. Mancato caricamento di voci accessorie. Errato assoggettamento fiscale e/o previdenziale di voci accessorie.
errato versamento di ritenute erariali e previdenziali.
Soggetti coinvolti nell’attività (interni) - 1 Dirigente amministrativo, responsabile del Settore Economico e 1 Posizione organizzativa 1 Collaboratore amm.vo 2 Assistenti amministrativi
Documenti di riferimento CC.CC.NN.LL. Comparto Sanità, Dirigenza Medico Veterinaria e Dirigenza Sanitaria Professionale Tecnica e Amministrativa. Contratto Integrativo Aziendale
Probabilità del danno (bassa/media/alta)
Gravità del danno (bassa/media/alta)
Valutazione del rischio (accettabile, rilevante, critico)
Bassa. Sono realizzate frequentemente elaborazioni sui dati oggetto di esame, per scopi diversi (rilevazioni obbligatorie per legge, reportistica per stakeholder esterni ed interni, ecc…). Inoltre ogni mese gli operatori controllano i dati inseriti alla fine del lavoro di caricamento. L’esperienza passata porta a ritenere che i casi di errore siano pochi.
Alta: Si rischia di elaborare cedolini contenenti importi non corretti, emettendo quindi mandati di pagamento di importo non corretto. In caso venisse accertata l’inesatta attribuzione di competenze, è possibile intervenire compensando la somma corrisposta; questo può comunque comportare conseguenze sotto il profilo delle relazioni con i dipendenti e con i soggetti sindacali. In caso di errato assoggettamento fiscale e/o previdenziale, il rischio è quello di errato versamento erariale o di ritenute previdenziali.
Rilevante: il processo è parzialmente vincolato da contratti nazionali, leggi, regolamenti, direttive regionali, accordi aziendali. E’ svolto da personale esperto, in grado di valutare in maniera corretta i casi. Tuttavia i dati provengono da fonti diverse e ogni mese sono elaborati numerosi cedolini (oltre 3.000), rendendo impossibile un controllo puntuale di tutte le voci caricate.
PIANO DI AZIONE in essere (elementi di verifica già esistenti: procedure controllo, monitoraggio, registrazioni, ecc.) Una parte delle voci accessorie è caricata con passaggio diretto dal programma presenze al programma paghe, riducendo la probabilità di errore di caricamento. Negli anni la ricezione di dati su supporto manuale è via via diminuita, a favore della trasmissione di files da parte degli altri uffici dell’Azienda e anche da parte degli interlocutori esterni (es: CAAF). Le voci accessorie caricate manualmente sono verificate dall’operatore alla conclusione del caricamento. Il coordinatore dell’ufficio esegue numerosi controlli (seppur non sistematizzati) dei cedolini, anche al fine di verificare il corretto funzionamento del software e la corretta elaborazione delle paghe. Gli importi delle voci accessorie sono oggetto di estrazione ed elaborazione per diverse finalità (rilevazioni obbligatorie per legge, reportistica per
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stakeholder esterni ed interni, monitoraggio del costo del personale e dei fondi contrattuali, relazioni sindacali, ecc…).
PIANO DI AZIONE da adottare (proposte soluzione con definizione di interventi) tracciatura e sistematizzazione dei controlli a campione, prevedendo: o estrazione ogni mese di 5 cedolini da parte del dirigente o della posizione organizzativa (in alternanza); i cedolini riguarderanno ogni volta: un dirigente medico, un dirigente non medico, un dipendente del comparto ruolo sanitario, un dipendente del comparto ruolo non sanitario, un dipendente dell’UO Risorse Umane; è prevista che i controlli riguardino ogni mese diverse figure professionali e articolazioni aziendali, in modo da coprire il più possibile l’intera casistica aziendale o verifica puntuale delle voci accessorie inserite, con tracciatura dei controlli (eseguiti da parte del collaboratore amministrativo, coadiuvato dal dirigente o dalla posizione organizzativa) e conservazione delle schede di controllo o la verifica include: il controllo dei dato alla fonte (verificando la documentazione pervenuta o, ove necessario, contattando l’ufficio che ha trasmesso i dati da caricare), la verifica dell’importo e del nome del dipendente, l’assoggettamento fiscale e previdenziale effettuato o la persona che seleziona i cedolini non coincide con la persona che quel mese coadiuverà i controlli; controllo delle voci caricate manualmente, da parte di operatore diverso da quello che ha eseguito il caricamento parziale rotazione delle attività di caricamento manuale da parte dei 3 operatori dell’ufficio Trattamento Economico
Responsabile attuazione Piano di azione Dirigente settore economico U.O. Risorse Umane Termine attuazione Primo semestre 2015
RISCHI RESIDUO Accettabile
Data
Firma Responsabile dell’attività
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ALLEGATO 1: SCHEDA MONITORAGGIO DELLA ROTAZIONE DELLE ATTIVITA’ DI CARICAMENTO MANUALE DEI DATI E DEI RELATIVI CONTROLLI ATTIVITA’ SVOLTE NEL MESE DI: __________________ Attività di imputazione di voci accessorie
Operatore che ha eseguito il caricamento manuale
Operatore che ha eseguito il controllo
Controlli con esito positivo (mettere crocetta)
Cessioni del quinto e prestiti INPS Riscatti e ricongiunzioni
Dipendente A
Dipendente B
X
Dipendente A
Dipendente C
Simil - ALP
Dipendente C
Dipendente A
Ritenute sindacali
Dipendente B
Dipendente C
Docenze
Dipendente C
Dipendente B
Pignoramenti
Dipendente A
Dipendente C
Assegni nucleo familiare
Dipendente B
Dipendente A
Voci accessorie attribuite in base ad atti deliberativi Indennità di coordinamento Indennità di polizia giudiziaria Indennità di rischio radiologico Eccetera….
Dipendente A
Dipendente B
Dipendente A
Dipendente C
X
Dipendente C
Dipendente A
X
Dipendente B
Dipendente C
X
Dipendente C
Dipendente B
Controlli con incongruenze (indicare la correzione apportata): sono riportati alcuni esempi
Correzione della denominazione del contributo da_______ a __________ Correzione dell’importo da € ______ a €_____ Correzione del nome del sindacato da ______ a ________ Correzione del numero di matricola dipendente da __ a____ Correzione della data di decorrenza da ____ a ____ Correzione del numero di familiari da ___ a ____ Correzione dell’assoggettamento previdenziale
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ALLEGATO 2: SCHEDA DEL CONTROLLO MENSILE A CAMPIONE DI TUTTE LE VOCI ACCESSORIE ATTRIBUITE CONTROLLO A CAMPIONE ESEGUITO NEL MESE DI: ____________________ DIPENDENTE CHE HA SELEZIONATO I 5 CEDOLINI: _____________________ (dirigente alternato a posizione organizzativa) NUMERO DI MATRICOLA DEI CEDOLINI ESTRATTI PER OGNI CATEGORIA: DIRIGENTE MEDICI-VETERINARIO: _______ (UO______ DIP__________) DIRIGENTE NON MEDICO: ________ (RUOLO: _________UO______ DIP__________) DIPENDENTE DEL COMPARTO DEL RUOLO SANITARIO: ___________ (QUALIFICA_________ DIP________ UO_____________ DIPENDENTE DEL COMPARTO DEL RUOLO NON SANITARIO: ___________ DIPENDENTE DELL’UO RISORSE UMANE: _____________ (SETTORE:___________ UFFICIO: _____________) PER OGNI MATRICOLA ESTRATTA, VIENE COMPILATA UNA SCHEDA, IN CUI SONO DOCUMENTATI I CONTROLLI ESEGUITI SU TUTTE LE VOCI ACCESSORIE, CARICATE MANUALMENTE O CON IMPORTAZIONE DI DATI: MATRICOLA NUMERO: ESITO DELLA ESITO ESITO DELLA VERIFICA VOCE DELLA VERIFICA DELLA STIPENDIALE FONTE DEL DATO VERIFICA DELL’ MATRICOLA ACCESSORIA DELL’ ASSOGGETTA CUI E’ IMPORTO MENTO ATTRIBUITA Straordinario Cartellino presso Confermato da Verificato Confermato ufficio presenze + ufficio presenze rispetto secondo budget CCNL normativa fiscale/ previdenziale Indennità legate Cartellino presso Confermato da Verificato Confermato alla presenza ufficio presenze ufficio presenze rispetto secondo CCNL normativa fiscale/ previdenziale Indennità di Disposizione della Cfr. Confermato Confermato coordinamento Direzione documentazione da secondo Assistenziale allegata (ricevuta documentaz normativa fiscale/ da ufficio ione previdenziale Amministrazione ricevuta da del personale) ufficio Am.ne del personale Simil - ALP Cartellino presso Confermato da Confermato Confermato ufficio presenze + ufficio presenze e da secondo modulistica da ufficio CCNL/acco normativa fiscale/ regolarmente Amministrazione rdo previdenziale
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Docenze
sottoscritta + budget Lettera con elenco nominativi
del personale Cfr. documentazione allegata (ricevuta da UO Bilancio/UO Formazione)
aziendale Confermato secondo normativa fiscale/ previdenziale
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Azienda USL di Piacenza Prevenzione della corruzione MODULO DEI RISCHI DELLE ATTIVITA’
Area : Dipartimento amministrativo Unità Operativa: Risorse Umane Ufficio: Presenze - Assenze
PROCESSO
Predisposizione e inoltro da parte dell’Ufficio Presenze-Assenze dei dati di presenza dei dipendenti necessari al fine di elaborare mensilmente il passaggio delle variabili economiche utili all’ufficio stipendi per la creazione della busta paga.
ATTIVITA’
Preparazione dati e variabili economiche per elaborazione cartellino mensile (numero di ore straordinarie, indennità di lavoro festivo o notturno, turni pronta disponibilità, fruizione mensa e rilevazione pasti, indennità di richiamo in servizio, indennità di disagio, trasferte, indennità ADI. prestazioni aggiuntive)
RESPONSABILE
Direttore U.O. Risorse umane
Tipologia del rischio Rilevanza Interna :
Rischi individuati
DIPENDENTI_ Mancata attribuzione benefici economici a soggetti che ne hanno diritto. Riconoscimento di variabili economiche a soggetti non aventi diritto.
Errori nella procedura di inserimento, calcolo e controllo dei dati stipendiali da liquidare. Errori nella verifica dei requisiti previsti dalle istruzioni operative per l’attribuzione degli istituti
Soggetti coinvolti nell’attività (interni)_
Documenti di riferimento CCNL 1994/1997
- 3 collaboratori amm.vi; - 4 assistenti amministrativi; - 3 operatori tecnici centro elettronico; -1 assistente tecnico per l’informatizz.
(Indennità di mansione ai centralinisti non vedenti Indennità di turno, Indennità giornaliera (comma 4), Indennità di Terapia Intensiva e Sala Operatoria, Indennità di terapie subintensiva, di nefrologia e dialisi (delibera del direttore generale per attribuzione indennità ), Indennità di malattie infettive (comma 6).
C.CNL.COMP.SANITÁ (II BIENNIO ECONOMICO 2000- 2001) Indennità di Rischio Radiologico
CCNL 2002/2005 (Indennità per lavoro Notturno, Indennità per servizio festivo, Indennità per l'Assistenza Domiciliare, Indennità SERT)
D.P.R. 270/1987 Indennità di Pronta Disponibilità
ISTRUZIONI OPERATIVE INTERNE CONDIVISE
Probabilità del danno (bassa/media/alta) Media. La percentuale di errori riscontrata in passato è molto modesta; l’elevatissimo numero di dati trattati (parecchie migliaia
Gravità del danno (bassa/media/alta) Media: se per effetto dell’errore le indennità non sono attribuite, il dipendente perde il beneficio economico, anche se rimane l’opportunità di una successiva attribuzione. Se invece le indennità sono attribuite si può procedere al successivo recupero. Entrambe le
Valutazione del rischio (accettabile, rilevante, critico) Accettabile: il processo è parzialmente vincolato da regolamenti e procedure interne standardizzate. E’ svolto da personale già formato, le attività sono ripetute mensilmente, le variabili da considerare sono prevedibili. Non sono
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ogni mese) comporta che in termini assoluti il numero di errori riscontrati, e di quelli stimati, non sia trascurabile.
situazioni possono portare a conflittualità sindacale e/o con i lavoratori interessati oltreché comportare conseguenze negative sulla credibilità dell’ufficio.
mai stati riscontrati comportamenti volutamente non corretti da parte dei dipendenti coinvolti nell’attività.
PIANO DI AZIONE in essere (elementi di verifica già esistenti: elaborazioni di monitoraggio dati inseriti, procedure standardizzate, ecc.) La documentazione cartacea, i dati automaticamente generati dal sistema di rilevazione delle presenze, gli elementi recepiti attraverso il cartellino web, vengono raccolti dall’ufficio Presenze - Assenze (suddiviso per competenza in Dipartimenti). Ad ogni operatore sono assegnati alcuni dipartimenti dei quali è direttamente responsabile. 1° FASE: verifica dei requisiti per l’attribuzione dei benefici e dei requisiti formali (firme di autorizzazione, corretta compilazione della modulistica) . 2^ FASE Inserimento manuale sul sistema delle variabili economiche, elaborazione di file aggregati, svolgimento di operazioni per il conteggio automatico, al fine di avere un dato definitivo certo.. 4° FASE: verifica dei dati aggregati inseriti, controllo e confronto con documenti cartacei/informatizzi di partenza.
PIANO DI AZIONE da adottare (proposte con definizione di interventi):
Rotazione degli operatori assegnati ai dipartimenti, con tempistica biennale In caso sussistano cause di possibili conflitti di interesse: l’operatore assegnato ad un dipartimento in cui si trova ad operare un parente/affine o in casi di accertata criticità, verrà sostituito nello svolgimento dell’intera attività da un altro collega (riproporzionando i carichi di lavoro assegnati in precedenza).
Controlli mensili a campione (almeno 5 matricole per dipartimento) svolti da un operatore non assegnato a quel dipartimento. Ogni mese verrà operata una rotazione così che ogni addetto controlli/sia controllato da un diverso collega; Compilazione della scheda di monitoraggio mensile a campione con elencate le eventuali non conformità riscontrate (vedi scheda allegata)
Responsabile attuazione Piano di azione Dirigente settore giuridico U.O. Risorse Umane
Termine attuazione Anno 2015 – passaggio dati stipendiali relativi al mese di GENNAIO 2015 che saranno corrisposti con lo stipendio di MARZO 2015. RISCHI RESIDUO Accettabile
Data
Firma Responsabile dell’attività
Delibera 2015/0000003 del 28/01/2015 (Allegato) Pagina 11 di 11
SCHEDA RILEVAZIONE MONITORAGGIO Mese di ________________DIPARTIMENTO____________________OPERATORE_____________________ MATRICOLA
ORE INDENNITA’ DI STRAORDINARIE TURNO LAVORATE/PAGA INDEN.FESTIVO TE FESTIVO /NOTTURNO
RICHIAMO IN SERVIZIO
PRESTAZIONI AGGIUNTIVE
NON CONFORMITA
CORREZIONI
