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PIANO
DI
INFORMATIZZAZIONE
DELLE
PROCEDURE
PER
LA
PRESENTAZIONE DI ISTANZE, DICHIARAZIONI E SEGNALAZIONI CHE PERMETTA LA COMPILAZIONE ONLINE CON PROCEDURE GUIDATE ACCESSIBILI TRAMITE AUTENTICAZIONE CON IL
SISTEMA PUBBLICO
PER LA GESTIONE DELL'IDENTITÀ DIGITALE DI CITTADINI E IMPRESE AI SENSI DEL
D.L. 90/2014, ART. 24 C. 3BIS - CONVERTITO NELLA LEGGE
11/08/2014 N. 114
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INDICE DEL PIANO DI INFORMATIZZAZIONE
Premessa 1.1) riferimenti normativi 1.2) obiettivi del piano nel triennio 2015/2017 1.3) osservazioni sull’attuazione del piano
Analisi del contesto 2.1 Censimento e razionalizzazione dei procedimenti amministrativi
Piano di informatizzazione 3.1) Scenario operativo 3.2) Obiettivi e crono programma 3.3) La formazione del personale 3.4) La gestione del cambiamento 3.5) Risorse finanziarie necessarie 3.6) Informazione dell’utenza 3.7) Revisione del piano 3.8) Conclusioni
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1.1
RIFERIMENTI NORMATIVI
La legge 11 agosto 2014 n. 114 di conversione con modificazioni del decreto-legge 24 giugno 2014, n. 90, recante misure urgenti per la semplificazione e la trasparenza amministrativa e per l’efficienza degli uffici giudiziari, ha introdotto all’art. 24 comma 3-bis, l’obbligo per gli enti locali di approvare un piano di informatizzazione delle procedure che permetta a cittadini e imprese la compilazione e presentazione on-line, mediante procedure guidate, di istanze, dichiarazioni e segnalazioni, con una completa informatizzazione del relativo procedimento. La norma, di cui al comma 3-bis si abbina, per quanto riguarda l’edilizia e le attività produttive, a quanto previsto dal comma 3 del medesimo art. 24 della Legge 114/2014, il quale prevede l’adozione, in sede di conferenza unificata, di moduli unificati e standardizzati a livello nazionale. Ad esse si uniscono le norme di cui al D.Lgs 14 marzo 2013, n. 33 recante misure per il riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni, il quale prevede:
• all’art. 7 che i documenti, le informazioni e i dati oggetto di pubblicazione obbligatoria ai sensi della normativa vigente, resi disponibili anche a seguito dell'accesso civico di cui all'articolo 5, sono pubblicati in formato di tipo aperto ai sensi dell'articolo 68 del Codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e sono riutilizzabili ai sensi del decreto legislativo 24 gennaio 2006, n. 36, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, senza ulteriori restrizioni diverse dall'obbligo di citare la fonte e di rispettarne l'integrità;
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• all’art. 12 l’obbligo di pubblicazione sul sito istituzionale dei riferimenti normativi con i relativi link alle norme di legge statale pubblicate nella banca dati «Normativa» che ne regolano l'istituzione, l'organizzazione e l'attività, nonché direttive, circolari, programmi e istruzioni emanati e ogni atto che dispone in generale sui procedimenti; • all’art. 23 che le pubbliche amministrazioni pubblicano e aggiornano ogni sei mesi, in distinte partizioni della sezione «Amministrazione trasparente», gli elenchi dei provvedimenti adottati dagli organi di indirizzo politico e dai dirigenti, con particolare riferimento ai provvedimenti finali dei procedimenti di autorizzazione o concessione, di cui sono pubblicati il contenuto, l'oggetto, la eventuale spesa prevista e gli estremi relativi ai principali documenti contenuti nel fascicolo relativo al procedimento. La pubblicazione avviene nella forma di una scheda sintetica, prodotta automaticamente in sede di formazione del documento che contiene l'atto; • all’art. 24 comma 1 che le pubbliche amministrazioni che organizzano, a fini conoscitivi e statistici, i dati relativi alla propria attività amministrativa, in forma aggregata, per settori di attività, per competenza degli organi e degli uffici, per tipologia di procedimenti, li pubblicano e li tengono costantemente aggiornati; • all’art. 24 comma 2 che le pubbliche amministrazioni pubblicano e rendono consultabili i risultati del monitoraggio periodico concernente il rispetto dei tempi procedimentali effettuato ai sensi dell'articolo 1, comma 28, della legge 6 novembre 2012, n. 190; • all’art. 32 comma 2 che le amministrazioni, individuati i servizi erogati agli utenti, sia finali che intermedi pubblicano i costi contabilizzati, evidenziando quelli effettivamente sostenuti e quelli imputati al personale per ogni servizio erogato e il relativo andamento nel tempo,
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nonché i tempi medi di erogazione dei servizi, con riferimento all'esercizio finanziario precedente; • all’art. 35 l’obbligo di pubblicazione sul sito istituzionale dei dati relativi alle tipologie di procedimento di propria competenza ed in particolare, fra gli altri: breve descrizione del procedimento con indicazione di tutti i riferimenti normativi utili; l'unità organizzativa responsabile dell'istruttoria; il nome del responsabile del procedimento e dell'ufficio competente all'adozione del provvedimento finale, unitamente ai recapiti telefonici e alla casella di posta elettronica istituzionale; per i procedimenti ad istanza di parte, gli atti e i documenti da allegare all'istanza e la modulistica necessaria, compresi i fac-simile per le autocertificazioni, gli uffici ai quali rivolgersi per informazioni, gli orari e le modalità di accesso con indicazione degli indirizzi, dei recapiti telefonici e delle caselle di posta elettronica istituzionale, a cui presentare le istanze; le modalità con le quali gli interessati possono ottenere le informazioni relative ai procedimenti in corso che li riguardino; il termine fissato in sede di disciplina normativa del procedimento per la conclusione con l'adozione di un provvedimento espresso e ogni altro termine procedimentale rilevante; i procedimenti per i quali il provvedimento dell'amministrazione può essere sostituito da una dichiarazione dell'interessato, ovvero quelli per i quali il procedimento può concludersi con il silenzio assenso dell'amministrazione;
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il link di accesso al servizio on line, ove sia già disponibile in rete, o i tempi previsti per la sua attivazione; i risultati delle indagini di customer satisfaction condotte sulla qualità dei servizi erogati attraverso diversi canali, facendone rilevare il relativo andamento; le modalità per l'effettuazione dei pagamenti eventualmente necessari. Le norme precedenti si innestano sulle indicazioni del Codice dell'amministrazione digitale, di cui al Decreto legislativo 07 marzo 2005 n. 82 da ultimo aggiornato, con le modifiche apportate dal D.L. 21 giugno 2013, n. 69, convertito, con modificazioni, dalla Legge 9 agosto 2013, n. 98 e dalla Legge 27 dicembre 2013, n. 147, che prevede: • all’art. 7 comma 1 che le pubbliche amministrazioni provvedono alla riorganizzazione ed aggiornamento dei servizi resi; a tale fine sviluppano l'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, sulla base di una preventiva analisi delle reali esigenze dei cittadini e delle imprese, anche utilizzando strumenti per la valutazione del grado di soddisfazione degli utenti; • all’art. 10 comma 1 che lo sportello unico per le attività produttive di cui all'articolo 38, comma 3, del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con modificazioni, dalla legge 6 agosto 2008, n. 133, eroga i propri servizi verso l'utenza in via telematica; • all’art. 12 comma 1 che le pubbliche amministrazioni nell'organizzare autonomamente la propria attività utilizzano le tecnologie dell'informazione e della comunicazione per la realizzazione degli obiettivi di efficienza, efficacia, economicità, imparzialità, trasparenza, semplificazione e partecipazione nel rispetto dei principi di uguaglianza e di non discriminazione, nonché per la garanzia dei diritti dei cittadini e delle imprese di cui al capo I, sezione II dello stesso decreto;
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• all’art. 12 comma 2 che le pubbliche amministrazioni adottano le tecnologie dell'informazione e della comunicazione nei rapporti interni, tra le diverse amministrazioni e tra queste e i privati, con misure informatiche, tecnologiche, e procedurali di sicurezza; • all’art. 12 comma 3 che le pubbliche amministrazioni operano per assicurare l'uniformità e la graduale integrazione delle modalità di interazione degli utenti con i servizi informatici da esse erogati, qualunque sia il canale di erogazione, nel rispetto della autonomia e della specificità di ciascun erogatore di servizi; • all’art. 12 comma 5 che le pubbliche amministrazioni utilizzano le tecnologie dell'informazione e della comunicazione, garantendo l'accesso alla consultazione, la circolazione e lo scambio di dati e informazioni, nonché l'interoperabilità dei sistemi e l'integrazione dei processi di servizio fra le diverse amministrazioni; • all’art. 12 comma 5-bis che le pubbliche amministrazioni implementano e consolidano i processi di informatizzazione in atto, ivi compresi quelli riguardanti l'erogazione attraverso le tecnologie dell'informazione e della comunicazione in via telematica di servizi a cittadini ed imprese anche con l'intervento di privati; • all’art. 13 comma 1 che le pubbliche amministrazioni nella predisposizione dei piani di cui all'articolo 7-bis, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e nell'ambito delle risorse finanziarie previste dai piani medesimi, attuano anche politiche di formazione del personale finalizzate alla conoscenza e all'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, nonché dei temi relativi all'accessibilità e alle tecnologie, ai sensi dell'articolo 8 della legge 9 gennaio 2004, n. 4;
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• all’art. 15 comma 1 che le pubbliche amministrazioni provvedono a razionalizzare e semplificare i procedimenti amministrativi, le attività gestionali, i documenti, la modulistica, le modalità di accesso e di presentazione delle istanze da parte dei cittadini e delle imprese, attraverso l'utilizzo delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione; • all’art. 50 che i dati delle pubbliche amministrazioni sono formati, raccolti, conservati, resi disponibili e accessibili con l'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione che ne consentano la fruizione e riutilizzazione, da parte delle altre pubbliche amministrazioni e dai privati; • all’art. 52 comma 1 che le pubbliche amministrazioni consentano l’accesso telematico a dati, documenti e procedimenti e il riutilizzo dei dati e documenti, pubblicando nel proprio sito web, all'interno della sezione "Trasparenza, valutazione e merito", il catalogo dei dati, dei metadati e delle relative banche dati in loro possesso e i regolamenti che ne disciplinano l'esercizio della facoltà di accesso telematico e il riutilizzo. Viene inoltre considerato, nel quadro normativo di riferimento, l’art. 43 comma 4 del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e s.m.i., il quale prevede che, al fine di agevolare l’acquisizione d’ufficio di informazioni e dati relativi a stati, qualità personali e fatti, contenuti in albi, elenchi o pubblici registri, le amministrazioni certificanti sono tenute a consentire alle amministrazioni procedenti, senza oneri, la consultazione per via telematica dei loro archivi informatici, nel rispetto della riservatezza dei dati personali. Per quanto riguarda invece la formazione, trasmissione, conservazione e validazione dei documenti informatici vengono considerate le modalità tecniche contenute nel Decreto del Presidente del
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Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014 che disciplinano compiutamente il documento informatico, sul quale si fonda in realtà tutto l’impianto normativo sopra richiamato.
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1.2
OBIETTIVI DEL PIANO NEL TRIENNIO 2015/2017
Il Piano è strutturato, nel rispetto delle norme di riferimento e dell’Agenda per la semplificazione 2015-2017 approvato dal Consiglio dei Ministri n. 40 in data 1/12/2014, in modo tale da fornire: -
l’identificazione degli obiettivi della programmazione 2015-2017 che necessariamente si pongono in linea con quelli esplicitati nell’agenda per la semplificazione;
-
l’individuazione degli strumenti in dotazione al Comune di Broni, tenendo conto della situazione attuale e delle risorse disponibili, per l’attuazione degli obiettivi.
Deve riguardare tutte le procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni da parte di cittadini e imprese. Il processo di informatizzazione deve consentire la compilazione online delle richieste, con procedure guidate accessibili tramite autenticazione con il Sistema Pubblico per la gestione dell'Identità Digitale (SPID), le procedure informatizzate dovranno consentire: •
il completamento e la conclusione del procedimento;
•
il tracciamento dell'istanza;
•
l’individuazione del responsabile;
•
l'indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta;
•
la razionalizzazione e la semplificazione dei procedimenti amministrativi;
•
la digitalizzazione del procedimenti amministrativi;
•
la standardizzazione della modulistica;
•
la dematerializzazione dei documenti;
•
integrazione tra sistema gestionale, documentale e sistema front-end del comune;
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Lo scopo del Legislatore è quello di semplificare -- attraverso l'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (ICT) -- le modalità di colloquio tra Cittadino/Impresa e P.A. Quest'ultima deve quindi provvedere non solo alla realizzazione dei sistemi tecnologici che garantiscano tale colloquio, ma anche a rivedere e razionalizzare gli iter procedurali dei propri processi amministrativi. Diventa quindi fondamentale l'apporto di tutta la struttura dell'Ente che deve partecipare in modo organico all'individuazione di tutti i procedimenti amministrativi “ad istanza di parte” da informatizzare, alla semplificazione degli iter procedurali e alla revisione dei regolamenti che governano tali procedimenti. L’implementazione di una piattaforma per l’informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni che permetta la compilazione online con procedure guidate accessibili tramite autenticazione con il Sistema pubblico per la gestione dell’identità digitale di cittadini e imprese, rappresenta un’ambiziosa sfida per il Comune di Broni, ma comporta al tempo stesso un cambiamento della visione dei procedimenti amministrativi da parte dell’utenza: imprese, professionisti e semplici cittadini. Essi dovranno essere accompagnati verso tale cambiamento, offrendo loro sistemi semplici da usare, ricchi di procedure guidate, ma anche corsi di formazione gratuiti e incontri di sensibilizzazione.
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1.3
OSSERVAZIONI SULL’ATTUAZIONE DEL PIANO
Al di là della mera redazione di questo piano, l’attuazione dello stesso prevede un’attività di progettazione da svolgere per l’informatizzazione dei procedimenti. Pertanto è necessario agire su diversi livelli:
1) organizzativo – Inscindibile e doveroso attuare una fase ricognitiva e progettuale dei procedimenti per permettere la loro informatizzazione. Tale attività comporta inevitabilmente la loro analisi, contemplando i procedimenti da monitorare da parte dei soggetti che li avviano. E’ necessario che i responsabili di settore fissino i processi di gestione da monitorare per rispondere adeguatamente a tale innovazione;
2) documentale – l’informatizzazione comporta che il software gestionale possa gestire adeguatamente il processo telematico di presentazione e gestione delle istanze, ossia il sistema informatico in dotazione al Comune di Broni deve supportare la gestione dinamica dei flussi documentali garantendo sicurezza, autenticità, archiviazione, conservazione a norma e salvaguardia dei dati in conformità alla normativa di riferimento;
3) tecnologico – l’informatizzazione dei procedimenti comporta l’analisi e lo studio di fattibilità dell’informatizzazione delle istanze, tenendo presente i principi di economicità, efficacia;
4) umano – gli operatori, i funzionari e i dirigenti dovranno affrontare un cambiamento nel loro modo di gestire i procedimenti amministrativi che andrà accompagnato attraverso una adeguata e mirata formazione.
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Si osserva di contraltare come le regole tecniche dell'istituzione del Sistema Pubblico per la gestione dell'Identità Digitale di cittadini e imprese (SPID) per l'accesso in rete ai servizi, documento cardine su cui impostare il piano di informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, tramite autenticazione con il Sistema pubblico per la gestione dell'identità digitale di cittadini e imprese non sono state emanate ad oggi se non una semplice bozza repertabile al link http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/infrastrutture-architetture/spid , Si riscontra altresì come non ci sia uno schema di modello predefinito per la redazione del piano di informatizzazione. Il piano deve sicuramente contenere l’elemento della programmazione che l’Ente prevede per l’implementazione dei procedimenti informatizzati e l’adeguamento tecnologico che permettano al cittadino di poter gestire il proprio rapporto con il Comune di Broni in maniera informatizzata. Il punto di partenza per individuare i procedimenti da informatizzare e’ potrebbe essere l’elenco dei procedimenti che il Comune di Broni ha redatto e pubblicato nella sotto-sezione “Attività e procedimenti” della sezione Amministrazione Trasparente ai sensi dell’art. 35 c. 1) d.Lgs. 33/2013, che è stato oggetto di valutazione da parte del “OIV” (organismo indipendente di valutazione). Tale elenco e’ potrebbe essere utile per individuare il perimetro di applicazione dei procedimenti amministrativi a cui applicare quanto previsto dal D.L. 90/2014, art. 24 c. 3bis convertito nella legge 11/08/2014 n. 114.
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2.1 CENSIMENTO E RAZIONALIZZAZIONE DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI
La norma individua come oggetto del “Piano”, l’informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni che permetta la compilazione online con procedure guidate accessibili tramite autenticazione SPID di cittadini e imprese. Le procedure devono permettere il completamento della procedura, il tracciamento dell'istanza con individuazione del responsabile del procedimento e, ove applicabile, l'indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta. Per l’attuazione del piano è necessario attuare alcuni passaggi: 1. Verificare lo stato di fatto del sistema informativo del Comune di Broni a cura del referente informatico del Comune di Broni; 2. censire in modo dettagliato, ufficio per ufficio, quali sono le procedure accessibili tramite autenticazione che si intendono rendere disponibili online, indicando il responsabile del procedimento, e ove possibile specificare i termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta. Tale operazione dovrà essere condotta a cura dei responsabili di Settore; 3. effettuare una valutazione costi/benefici dei procedimenti scelti per la pubblicazione online delle pratiche presentate; 4. il responsabile informatico dovrà convergere i numerosissimi processi amministrativi precedentemente censiti e rappresentati, in un numero, quanto più ridotto possibile, di schemi di workflow da trasformare in procedura informatica; 5. attivare il workflow documentale (software j-iride in dotazione all’Ente ma non attivato). Tale software permetterà di integrare le applicazioni e gli utenti che le utilizzano consentendo di modificare il flusso di lavoro senza che le singole applicazioni debbano
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subire modifiche. L’utente avrà così sotto controllo le attività lavorative da espletare e potrà organizzare autonomamente la propria attività di conseguenza. 6. valutare i costi economici derivanti dalla eventuale sostituzione dei software gestionali non compatibili; 7. prevedere una revisione dei processi produttivi dei vari uffici del Comune di Broni al fine di adeguarli ai nuovi iter; 8. formazione del personale. Sulla scorta degli schemi di workflow individuati si dovrà procedere all’informatizzazione dei modelli che la piattaforma dovrà gestire. Nell’ambito di tale attività risulterà strategica la formazione del personale dell’Ente. Nell’ambito
dell’implementazione
degli
schemi
di
workflow
sul
portale
“POLIS
COMUNEAMICO”, si procederà dando precedenza a quelli che comportano il minor impatto sulle funzionalità dei servizi erogati dall’Ente, passando poi a quelli che comportano, per impatto sulla struttura e sui servizi interessati (es. pagamenti elettronici, gestione dei workflow interni all’Ente), un maggior onere. E necessario altresì fare una menzione sul sistema di conservazione dei documenti informatici, infatti ad oggi il Comune di Broni non è dotato di tali servizi ma l’adozione del portale web comporterà la crescita esponenziale della produzione di documenti informatici e di documenti informatici amministrativi. E’ quindi indispensabile procedere, contestualmente alla realizzazione della piattaforma in argomento, all’adozione di un “Sistema di conservazione” che garantisca autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) (art.44) sfruttando una delle società accreditate nell‘elenco dei conservatori attivi accreditati presso AgID, come da Circolare Agid n. 65/2014.
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Poiché le operazioni sopra descritte coinvolgono in modo profondo sia l’organizzazione del lavoro all’interno di ciascun ufficio, che aspetti informatici di carattere generale, l’attività in argomento dovrà essere condotta da un gruppo di lavoro composto dai responsabili di Settore e dal personale dei servizi informatici. Sulla scorta della revisione dei processi produttivi di ciascun ufficio e dell’introduzione di “POLIS COMUNEAMICO” per la gestione dei nuovi procedimenti elettronici, i responsabili di settore, dovranno provvedere alle necessarie modifiche dei regolamenti. Per ciascuno dei software gestionali oggi utilizzati dovrà essere condotta un attenta analisi al fine di determinare quale sarà compatibile con “POLIS COMUNEAMICO”, quale possa essere collegato con leggere personalizzazioni e quale invece sarà incompatibile e quindi soggetto a sostituzione.
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3.1 SCENARIO OPERATIVO Stato di fatto Il Comune di Broni è dotato di un sistema informatico che copre l’automazione della quasi totalità dei servizi dell'Ente. Si avvale di una suite integrata per una gestione dei processi, e la qualità delle operazioni da svolgere quotidianamente. L’applicativo Sicr@Web offre tutti gli strumenti tecnologici previsti dal nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale. Caratteristica della suite è la capacità di integrazione delle informazioni tra i vari uffici dell’Ente Locale (servizi demografici, servizi finanziari, tributi, segreteria e protocollo) e la condivisione degli archivi. La suite permette di dialogare attraverso il suo sistema di front office con i cittadini, imprese, liberi professionisti e altri Enti che hanno l’esigenza di usufruire dei servizi previsti dal nuovo Codice dell’amministrazione digitale. Le interfacce della suite sono intuitive. I nuovi documenti possono essere inseriti in modo diretto, dispone di un motore di ricerca adeguato alle indagini che gli uffici necessitano. Il workflow è il cuore pulsante dell’intera suite. Rappresenta il momento di aggregazione e integrazioni dei diversi ambiti applicativi. Il sistema di back office può essere gestito da una qualunque postazione. Per ottemperare alle disposizioni del D.L. 90/2014, art. 24 c. 3bis il Comune di Broni si deve avvalere di una piattaforma dove permettere la presentazione di istanze e la fruizione dei servizi online. Tale applicativo è stato individuato dal Comune di Broni nel portale denominato “Polis Comuneamico” che dovrà essere in grado di rispondere alle richieste procedurali, burocratiche e amministrative dettate dai procedimenti adottati nell’Ente.
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Il Comune di Broni ha avviato la fase di startup del portale Web “Polis Comuneamico”, basando l'architettura software in modo modulare e facilmente scalabile, basata su tecnologie acquisite dal mondo dell’ “open-source”. Garantendo elevati livelli di security. Infatti la sicurezza dell'infrastruttura centrale sarà garantita da: - Sistema di sicurezza perimetrale e anti intrusione (Firewall); - Suddivisione delle risorse in reti dedicate; - Possibilità di comunicazioni protette per l'amministrazione remota; - Organizzazione di politiche anti-virus; - Hardening accurato di tutti i servizi esposti; - Possibilità di aggiornare ed allineare tutti i componenti software con le ultime security release, in tempi rapidissimi e senza costi aggiuntivi. Mentre la sicurezza degli utenti (cittadini, imprese) sarà garantita da: - Utilizzo di sistemi di crittografia di tipo SSL a 128 bit per lo scambio di dati sensibili; - Utilizzo del protocollo HTTPS; - Autenticazione , il sistema di autenticazione dovrà avvenire mediante il Sistema pubblico per la gestione dell’identità digitale di cittadini e imprese (SPID) e sino al suo avvio, mediante credenziali informatiche; - Accesso ai dati controllato da meccanismi di profilazione degli utenti. Attualmente la configurazione del portale prevede due livelli di accesso: Pubblico: che non richiede nessun tipo di credenziale e consente all’utenza di navigare il portale e fruire di eventuali servizi generali;
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Privato: l’accesso riservato e controllato sia per tutte le attività di gestione ed amministrazione dei servizi, che per i servizi dedicati all’utenza per i quali la stessa dovrà essere accreditata ed essere in possesso dei privilegi di accesso adeguati. Mentre saranno previsti due livelli di autenticazione: Debole: basato sulla digitazione di una coppia di credenziali di riconoscimento in possesso dell’utente fruitore costituite da username e password; Forte: autenticazione che prevede il riconoscimento tramite l’impiego di certificati digitali (definiti dallo standard X.509) mediante l’utilizzo di smart-card o di token crittografici. Caratteristiche del portale Il portale dovrà rispettare i principi di accessibilità che rendano i suoi contenuti fruibili a chiunque, compresi i soggetti affetti da disabilità psichica e fisica, completezza di informazione, chiarezza di linguaggio, affidabilità, semplicità dì consultazione, qualità, omogeneità ed interoperabilità ai sensi di quanto previsto dall’art. 54 del Codice dell’Amministrazione digitale e dovranno essere realizzati con una tecnologia che ne permetta l'upgrading o integrazione con gestionali o dati esterni. Metodologia di compilazione on-line Alla compilazione on-line delle istanze dovrà seguire la formazione di un documento informatico da acquisire all’interno dei gestionali aventi le caratteristiche integrità di cui all’art. 3 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014 e di non modificabilità. Il Comune di Broni, entro il 2015, intende attivare i servizi web: •
Richiesta Servizio Mensa Scolastica;
•
Richiesta certificati anagrafici e di stato civile;
•
Moduli di autocertificazione precompilati;
•
Iscrizione albo scrutatori e presidenti di seggio;
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•
Cambio residenza/indirizzo – monitoraggio stato avanzamento pratica;
•
Richiesta contrassegno parcheggio disabili;
•
Stato dei pagamenti ICI/IMU- TASI - TARI – Calcolo /IMU
•
Richiesta rimborso IMU- TARI -TASI
•
Dichiarazione di variazione IMU-TARI-TASI
•
Dichiarazione di inizio attività
Inoltre tenuto conto che lo scenario operativo della P.A. è in grande mutamento e che pertanto sono frequenti innovazioni e nuovi adempimenti da realizzare attraverso gli strumenti ICT, è necessario che la piattaforma in argomento sia sufficientemente elastica per supportare future necessità in termini di interfacciabilità con sistemi esterni, e la capacità di poter modellare nuove schemi e iter procedurali oggi non previsti. “POLIS COMUNEAMICO” dovrà inoltre possedere le seguenti caratteristiche minime: •
permettere la modellazione degli schemi di workflow descritti;
•
permettere la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni attraverso compilazione online e procedure guidate. Queste dovranno permettere il completamento della procedura, il tracciamento dell'istanza con individuazione del responsabile del procedimento e, ove applicabile, l'indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta;
•
possedere spiccate caratteristiche di usabilità e completa “accessibilità”;
•
mettere a disposizione semplici procedure guidate e accessibili per la presentazione delle istanze, delle dichiarazioni e delle segnalazioni;
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•
supportare obbligatoriamente l’autenticazione attraverso il Sistema Pubblico per la gestione dell’Identità Digitale (SPID), e nelle more del dispiegamento di tale sistema, anche di altre soluzioni di autenticazione che possano garantire l’univoca identificabilità dell’utente;
•
supportare sistemi di pagamento online compatibili con il “Sistema informatizzato dei pagamenti della P.A.;
• supportare il collegamento in “cooperazione applicativa” con il sistema di protocollazione in uso all’ente; • supportare ove possibile il collegamento con il sistema informatico per il workflow documentale già in uso all’Ente; • supportare sistemi di riversamento su sistemi di conservazione dei documenti informatici; • supportare l’utilizzo di strumenti quali la protocollazione automatica, l’apposizione della firma digitale e della marca temporale e l’invio via PEC.
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3.2 OBIETTIVI E CRONO PROGRAMMA
Adeguamento del parco software Sulla base degli schemi di workflow e dei processi amministrativi censiti potrebbe essere necessario procedere alla sostituzione di alcuni software gestionali oggi in uso. Tali scenari dovranno essere trattati con la massima attenzione sia dal punto di vista della qualità del risultato ottenibile, che dal punto di vista dei tempi di realizzazione. In tal senso va tenuto conto della possibilità di dover procedere ad attività di conversione e formazione del personale che potrebbero essere particolarmente onerose non solo dal punto di vista economico ma anche dal punto di vista del livello di funzionalità dei servizi erogati dall’Ente. Per tali ragioni bisognerà effettuare, con i responsabili di settore, un’ analisi costi/benefici relativamente all’acquisizione di nuove soluzioni gestionali. Cronoprogramma Qui di seguito il crono programma di massima delle attività previste. Tenuto conto che la realizzazione di quanto descritto nel presente piano è fortemente vincolata dalla disponibilità finanziaria dell’Ente, ai dettagli operativi della piattaforma ed ai procedimenti amministrativi che si intendono informatizzare e rendere accessibili online, l’attuale pianificazione potrà subire modifiche:
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III trim. 2015
IV trim. 2015
I trim. 2016
II trim. 2016
III trim. 2016
IV trim. 2016
I trim. 2017
II trim. 2017
III trim. 2017
IV trim. 2017
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3.3 FORMAZIONE DEL PERSONALE
All’interno del Piano di formazione del personale richiesto dall’art. 7bis comma 1 del Decreto Legislativo 30 marzo 2001, n. 165, verrà riservato un capitolo specifico per la formazione informatica del personale, che dovrà contenere gli obiettivi in linea con il presente Piano e le risorse finanziarie necessarie a renderlo attuativo. Dal punto di vista organizzativo, i dipendenti dell’Ente dovranno modificare il loro approccio ai procedimenti amministrativi oggi connesso in modo radicale all’utilizzo della carta e di tutte le azioni che ad essa sono legate (firma tradizionale, molteplici copie dello stesso documento, invio attraverso posta ordinaria, etc). L’assolvere i propri compiti, consiste oggi nello smaltire il numero di documenti cartacei ad essi assegnati. E’ quindi immediato immaginare che (soprattutto nella fase transitoria) possano coesistere diverse tipologie di pratiche, quella cartacee, e quelle invece informatizzate. Uno dei grandi sforzi che dovranno essere compiuti, sta proprio nell’inculcare nel “modus operandi”, che il documento informatico ha valore proprio in quanto informatico, e che quindi non deve in alcun modo essere trasformato in qualcosa di cartaceo. Viceversa anziché lo snellimento delle procedure, si otterrebbe l’effetto esattamente contrario. Per raggiungere gli obiettivi sopra indicati dovranno essere erogate numerose ore di formazione non solo specificatamente per l’utilizzo della piattaforma in argomento, ma anche per fornire il necessario know how ai dipendenti per l’utilizzo degli strumenti informatici di base oggi poco impiegati: firme elettroniche, PEC, digitalizzatori, timbri temporali, etc.. Modulistica standard Nelle procedure guidate on-line, verranno utilizzati per l'edilizia e le attività produttive, moduli unificati e standardizzati o formati approvati in sede di Conferenza unificata fra Governo, regioni ed
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enti locali, in attuazione degli accordi o intese effettuati ai sensi dell'articolo 9 del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281 e dell'articolo 8 della legge 5 giugno 2003, n. 131, in applicazione dell’art. 24 comma 3-bis della Legge 11 agosto 2014 n. 114. Nelle altre procedure guidate on-line verranno, in quanto applicabili, utilizzati i moduli unificati e standardizzati che verranno adottati via via dai ministeri competenti ai sensi dell’art. 24 comma 2 della Legge 11 agosto 2014 n. 114. Nelle procedure guidate on-line per cui non è prevista l’adozione di moduli unificati e standardizzati verranno adottati moduli realizzati direttamente dal Comune.
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3.4 LA GESTIONE DEL CAMBIAMENTO
Da quanto descritto nei paragrafi precedenti è evidente che se la sfida informatica relativa alla realizzazione del dettato normativo sopradescritto è ambiziosa, molto più arduo è il cambiamento che dovrà essere impresso nei processi produttivi dell’Ente. Tali processi produttivi dovranno essere completamente ripensati, si pensi ad abitudini quali: l’archiviare un documento in un fascicolo che sarà sostituito dal riversamento del documento informatico nel sistema di conservazione sostitutiva. Questa trasformazione impatterà su tutti gli operatori del Comune di Broni. Dovranno essere rivisti alcuni regolamenti in uso all’Ente, almeno nelle parti che prevedono le istanze di parte e l’emissione di documenti verso l’utenza. Potrebbe essere rivista la ridistribuzione del personale e il potenziamento delle strutture informatiche. Quest’ultime saranno sottoposte a particolari stress dovuti: •
all’introduzione di nuovi strumenti da gestire e controllare (riversamento nei sistemi di conservazione, gestione dei sistemi di workflow, nuovi sistemi, nuove problematiche legate alla sicurezza informatica, etc ) ;
•
una quantità superiore di assistenza informatica da erogare ai colleghi in merito all’utilizzo dei nuovi sistemi informatici.
La gestione del cambiamento è di fatto il maggiore dei “fattori critici di successo” di tale operazione. E’ pertanto indispensabile e doveroso costituire un gruppo di lavoro che possa dettare le linee guida del cambiamento e soprattutto supervisionare il buon andamento delle operazioni di trasformazione dei processi produttivi dell’Ente.
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3.5 RISORSE FINANZIARIE NECESSARIE
La quantificazione delle risorse finanziarie necessarie non potrà che essere stimata a seguito degli obiettivi e della quantità di procedure che si ritiene necessario erogare attraverso il portale “POLIS COMUNEAMICO”, in quanto tali decisioni comporteranno un aggravio o meno dei costi sugli eventuali acquisti di software o di personalizzazioni di altre applicazioni, nonché i costi di formazione e dei servizi di supporto.
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3.6 INFORMAZIONE DELL’UTENZA
Un ruolo fondamentale nella radicale trasformazione del colloquio tra P.A. e utenza è affidato al livello di fiducia e alla semplicità che le piattaforme per la presentazione di pratiche online riusciranno a garantire all’utenza, sia essa impresa, professionisti o semplici cittadini. Dovranno pertanto essere previste delle azioni informative e formative destinate proprio all’utenza. In tale attività svolgeranno un ruolo fondamentale tutte quelle organizzazioni che, spesso, si fanno da tramite tra la P.A. e l’utenza come caf, ordini professionali, federazioni consumatori, etc..
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3.7 REVISIONE DEL PIANO
Il presente piano è soggetto a revisione in caso di: •
intervenute esigenze sollecitate all’interno dell’Ente;
•
modifica dell’ordinamento strutturale dell’Ente (riassetto territoriale,
trasferimento di
funzioni da altri Enti, ecc.); •
nuove norme legislative in materia;
•
sostanziali modifiche nelle procedure informatizzate oggetto del PIANO tali da modificarne l'impianto di quanto contenuto nel piano in vigore.
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3.8 CONCLUSIONI
Alla luce di quanto sino ad ora espresso appare chiaro che l’introduzione della piattaforma per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni che permetta la compilazione online con procedure guidate accessibili tramite autenticazione con il Sistema pubblico per la gestione dell’identità digitale di cittadini e imprese, non è assimilabile a nessuna, per difficoltà e proporzioni, delle operazioni di informatizzazioni sino ad oggi condotte all’interno di un Comune. Il vasto ambito di intervento, la totalità degli uffici coinvolti, il numero di personale da formare, il numero di applicativi e framework da collegare, la quantità di nuovi strumenti da usare, rendono estremamente ambizioso e difficoltoso la realizzazione del sistema previsto dal presente piano. Per tale motivo nelle successive fasi di sviluppo dovranno essere coinvolte tutte le strutture dell’Ente al fine di collaborare nella stesura del progetto esecutivo e assicurare una buona riuscita dell’iniziativa.