19.12.2012 KY projektet
NOTAT
Behandling af forsørgelsesydelser, Fleksydelser (bidrag og udbetaling)
1. Overordnet beskrivelse af processen Fleksydelse er en ordning for personer der er visiteret til fleksjob. Fleksydelse kan sammenlignes med efterløn. Ydelsescenteret kan håndtere både bidrag til fleksydelsesordningen og udbetaling af fleksydelse. Personer skal indbetale bidrag til fleksydelsesordningen for at kunne modtage fleksydelse. Man er som udgangspunkt tilmeldt ordningen, når man visiteres til et fleksjob og skal aktivt udmelde sig, hvis man ikke ønsker at deltage. Man betaler bidrag, uanset om man er i fleksjob eller ej, og der indbetales frem til alderen for folkepension. Man kan skriftligt udmelde sig af ordningen, hvorefter man får sit bidrag betalt tilbage. Når ydelsescenteret modtager besked fra Jobcenteret om fleksjobbevilling, oprettes der en sag, og opkrævning af bidrag igangsættes. Såfremt personen ikke udmelder sig af ordningen skal hun indsende oplysninger, der ligger til grund for en beregning af anciennitet og bidragsfri prioder, der i dag foretages ved hjælp af beregningsskema på KL’s hjemmeside. Denne vil også bygge på oplysninger fra kommunens systemer, der oplyser om tidligere bidrag mv. På baggrund af anciennitetsberegning foretages afgørelsen angående bidrag, hvorefter løbende opkrævning bestilles. Flere hændelser kan påvirke opkrævningsforløbet, eksempelvis at personen kan opsige ordningen, hvorefter opkrævningen ophører; personen kan ansøge om bidragsfri perioder; personen kan undlade at betale bidrag. Hvornår en person har ret til at få udbetalt fleksydelse afhænger bl.a. af personens alder og af hvorvidt man har opnået tilstrækkelig anciennitet. Ydelsescentret oplyser personen om muligheden for at modtage fleksydelse ca. 3 til 5 måneder før personen bliver berettiget hertil. Med beskeden følger information om de oplysninger kommunen har om personen pensionsforhold. Personen kan bekræfte eller anføre ændringer til kommunens oplysninger. Hertil skal der opgives oplysninger om bl.a. indtægtsforhold og erhvervsarbejde ved siden af fleksydelsen. Når alle oplysninger er modtaget kan den endelige beregning af ydelsen foretages, ligeledes ved hjælp af beregningsskema på KL’s hjemmeside. Personen informeres om udbetaling og denne iværksættes. Personen kan også vælge ikke at få sin fleksydelse udbetalt, og i stedet arbejde frem til pensionsalderen.
KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk
[email protected] CVR 19 43 50 75
Side 1/13
Der er en række hændelser, der kan påvirke udbetalingsforløbet, eksempelvis at personen flytter, får ændrede indtægter eller hvis personen afgår ved døden. På KL hjemmeside er alle de blanketter samt beregningsmetoder der benyttes. Se http://www.kl.dk/Vejledninger-og-varktojer/Fleksydelse-id44547/?n=0
1.1 Hændelse, som igangsætter processen -
Personen bliver tilkendt fleksjob i Jobcentret
-
Personen tilmelder sig (efter en tidligere udmelding)
-
Personen henvender sig om sin fleksydelsessag ved tilflytning.
1.2 Startbetingelse Personen skal være visiteret fleksjob ordningen.
1.3 Slutresultat Processen afsluttes, når fleksjobsagen afsluttes. Det sker når bidrags- samt ydelsesforløbet afsluttes eller ved folkepensionsalderen.
2. Aktivitetsbeskrivelser - Bidrag 2.1 Modtag henvendelse Aktør
Sagsbehandler.
Formål
At modtage henvendelsen med eventuelle tilhørende bilag, så den er klar til behandling.
Forløb
Kommunen modtager: - Henvendelse fra jobcenter - Henvendelse fra personen (hvis denne tidligere har været udmeldt af ordningen eller ved tilflytning). Beskeden kan indgives skriftligt (digitalt/papir) såvel som mundtligt.
Startbetingelse
Der foreligger en henvendelse
Slutresultat
Henvendelse inkl. eventuelle bilag registreret på digital form klar til behandling.
KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk
[email protected] CVR 19 43 50 75
Side 2/13
Anvendte informationer
-
Henvendelsen Eventuelle bilag
Anvendte systemer
-
Opera (jobcenterløsningen) sender automatisk besked til KMD-fleksydelsessytemt om visitation af fleksjob og KMD-fleksydelsessytemet opretter herefter selv sag.
-
Workbase og ESDH
2.2 Opret sag Aktør
Sagsbehandler
Formål
At etablere en fleksydelsessag.
Forløb
Opret sag og tilknyt til personen. Der oprettes en sag uanset om alle nødvendige bilag og oplysninger foreligger.
Startbetingelse
Blanket FL125 sendes til personen. Der er registreret en henvendelse.
Slutresultat
Der er oprettet en fleksydelsessag.
Anvendte informationer
Blanket FL125 er afsendt til personen. - Personoplysninger - Dato for visitation til fleksjob
Anvendte systemer
-
KMD Sag KMD-fleksydelsessystem (opretter automatisk bevilling når personen er matchet som fleksjobber i Opera). ESDH
2.3 Oplys sag (subproces) 2.3.1
Vurder oplysninger
Aktør
Sagsbehandler
Formål
At vurdere om sagen er oplyst tilstrækkeligt til at kunne foretage anciennitet- og bidragsfri periodeberegning.
Forløb
De foreliggende oplysninger vurderes med henblik på at beslutte hvorvidt sagen er fuldt oplyst eller der skal indhentes supplerende oplysninger. Personen oplyser de perioder, hvor denne har været medlem af
KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk
[email protected] CVR 19 43 50 75
Side 3/13
en A-kasse. Oplysningerne skal attesteres af A-kassen. Personen oplyser de perioder, hvor denne har betalt efterlønsbidrag, som ikke er tilbagebetalt. Oplysningerne skal attesteres af den A-kasse, hvor efterlønsbidragene er indbetalt. Startbetingelse
Personen har returneret blanket FL125.
Slutresultat
Det er vurderet om sagen er fuldt oplyst eller der mangler supplerende oplysninger.
Anvendte informationer
-
Dokumentation for A-kassemedlemskab Dokumentation for efterlønsbidrag
Anvendte systemer
-
ESDH og regneark
2.3.2
Indhent supplerende oplysninger
Beskrivelsen svarer til aktivitetsbeskrivelsen i Behandling af forsørgelsesydelser, Kontanthjælp med nedenstående afvigelser. Forløb
Foruden at indhente oplysninger fra personen, indhentes ved tilflytning sagsoplysninger fra fraflytningskommunen.
Anvendte informationer
Sagsoplysninger fra fraflytningskommunen (ved tilflytning).
Anvendte systemer
-
ESDH
2.4 Beregn anciennitet og bidragsfri periode Aktør
Sagsbehandler
Formål
At beregne personens anciennitet og bidragsfri periode
Forløb
Sagsbehandler
Startbetingelse Slutresultat
Sagen er oplyst
Anvendte informationer
Anciennitet og bidragsfri periode er beregnet. -
Til anciennitet o Personens alder o Dato for visiteret til fleksjob o Medlemskab i a-kasse o Indbetalniger til efterlønsordningeen
KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk
[email protected] CVR 19 43 50 75
Side 4/13
-
Anvendte systemer
Til bidragsfri perioder o Indbetalt efterlønsbidrag o Alder
I dag benytter Sagsbehandlerne et KL- regneark til at beregne anciennitet og bidragsfriperioder.
2.5 Træf afgørelse Aktør
Sagsbehandler
Formål
At træffe afgørelse i ydelsessagen.
Forløb
På baggrund af de foreliggende oplysninger og den gennemførte beregning træffer kommunen afgørelse om hvorvidt opkrævningen skal igangsættes. Det er kun i det tilfælde at personen ikke har tilstrækkelig anciennitet til at opnå ydelsen, at der træffes ”negativ” afgørelse. Afgørelsen er objektiv. Der sendes afgørelsesbrev til personen indeholdende beregningen af anciennitets samt bidragsfri perioder.
Startbetingelse
Sagen er oplyst, der er beregnet anciennitet og bidragsfri periode.
Slutresultat
Der er truffet en afgørelse om at opkrævning igangsættes eller afslutning af sagen grundet manglende anciennitet. Personen er blevet oplyst om afgørelsen.
Anvendte informationer
Potentielt de samme informationer som under ”Vurder oplysninger”. Oplysninger fra ”Beregn anciennitet og bidragsfri periode”.
Anvendte systemer
-
KMD Sag (journalføres) ESDH
2.6 Opkræv og følg op (subproces) OBS:
KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk
[email protected] CVR 19 43 50 75
Side 5/13
Der eksister kun én fleksydelsessag. I denne sag er både en bidragsproces og en udbetalingsproces. En bidragsproces kan godt forekomme uden en udbetalingsproces, men ikke omvendt. Denne subproces vil i tilfældet hvor personen er overgået til fleksydelse altid ske parallelt med 3.3 ”Udbetal og følg op”. De oplysninger der kan modtages i denne subproces vil være de samme som i 3.3. Når en oplysning leder til afslutning af denne subproces, vil det også lede til en afslutning af 3.3.
2.6.1
Bestil opkrævning
Aktør
Sagsbehandler
Formål
At igangsætte en løbende opkrævning på fleksydelsesbidraget.
Forløb
Der bestilles en opkrævning af bidraget. Alle personer bliver opkrævet det samme faste bidrag (uanset indtægt). Beløbet er lovbestemt og opkræves kvartalsvist (Lov om fleksydelse §8).
Startbetingelse
Sagsbehandler har truffet afgørelse om at igangsætte opkrævningen
Slutresultat
Der er bestilt en opkrævning, og det afventes, at det er tid til næste opkrævning, der registreres bidragsfri perioder eller der kommer oplysninger, der kan begrunde ophør i sagen.
Anvendte informationer Anvendte systemer
2.6.2
-
KMD Aktiv KMD DebitorPortal
Registrer bidragsfri periode
Aktør
Sagsbehandler
Formål
At registrere hvis personen ønsker bidragsfri periode.
Forløb
Der tjekkes om personen har ret til den bidragsfri periode, der anmodes om. Den bidragsfri periode registreres.
Start-
Personen har anmodet om at benytte bidragsfri periode.
KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk
[email protected] CVR 19 43 50 75
Side 6/13
betingelse Slutresultat
Bidragsfri periode er registreret.
Anvendte informationer
-
Personens anmodning Beregning af bidragsfri periode.
Anvendte systemer
-
ESDH Regneark KMD DebitorPortal
2.6.3
Behandl ophør
Aktør
Sagsbehandler
Formål
Når en fleksydelsessag ophører skal det gøres op hvorvidt personen har penge til gode i ordningen. Disse penge skal udbetales/overføres til rette vedkommende.
Forløb
Det udregnes hvorvidt der er penge til gode. Alt efter årsag til sagens ophør foretages forskellige aktiviteter hvis det viser sig der er penge til gode. -
Sagen afsluttes pga. (se Lov om fleksydelse §31): o Førtidspensionist Trækkes beløb fra til skat, Trækkes afgift på 30% efter Pens.beskatningslov § 49 B, stk. 2 Resten udbetales til personen o Folkepensionist Hentes oplysninger vedr. trækprocent fra skat inden der kan laves en beregning Trækkes beløb fra til skat, Kommunen skal efter bek. 709 af 21.06.2007 rette henvendelse til SKAT for at få beregnet skattebeløbet efter pens.beskatningslov § 49 B, stk. 3, og først når det er trukket, må resten udbetales til personen Resten udbetales til personen o Dødsfald Fratrækkes beløb til skat, Trækkes afgift på 30 % efter Pens.beskatningslov § 49
KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk
[email protected] CVR 19 43 50 75
Side 7/13
o
Startbetingelse Slutresultat Anvendte informationer Anvendte systemer
B, stk. 2 Resten sendes til boet
Ved udmelding Hvis personen er under fleksydelsesalder (pt. 60 år) skal pengene uden beskatning overføres til pensionsselskab (som personen oplyser) Hvis personen er over fleksydelsesalderen (pt. 60 år) betales til personen efter, at der er trukket skat.
Der er modtaget en oplysning der leder til afslutning af sagen Eventuelle beløb til gode er udbetalt til rette person
-
ESDH, KMD DebitorPortal Skat extranet
2.7 Registrer udmelding Aktør
Sagsbehandler
Formål
At registrere en udmelding ved den indledende tilmelding til fleksydelsesordningen.
Forløb
Det registreres at personen aktivt har meldt sig ud af ordningen, efter at personen har fået den indledende besked om at være tilmeldt fleksydelsesordningen.
Startbetingelse
Kommunen har modtaget en skriftlig henvendelse fra personen om at denne vil meldes ud af ordningen.
Slutresultat
Det er registereret at personen er meldt ud.
Anvendte informationer Anvendte systemer
Ingen
KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk
[email protected] CVR 19 43 50 75
Side 8/13
2.8 Afslut sag Beskrivelsen svarer til aktivitetsbeskrivelsen i Behandling af forsørgelsesydelser, Kontanthjælp med nedenstående afvigelser. Anvendte informationer Anvendte systemer
-
ESDH KMD Aktiv KMD DebitorPortal
3. Aktivitetsbeskrivelser – Udbetaling 3.1 Oplys Sag (subproces) 3.1.1
Indhent oplysninger og orienter person
Aktør
Sagsbehandler
Formål
Der indhentes oplysninger til fremtidig beregning. Personen orienteres om sin mulighed for at overgå til fleksydelse
Forløb
Der indhentes pensionsoplysninger hos SKAT når personen er 59½ år. Disse pensionsoplysninger benyttes ved beregning af ydelsen (også selv om udbetaling af ydelsen først starter på et senere tidspunkt). Derudover tjekkes om personen har indbetalt sine bidrag. Der sendes orienteringsbrev til personen (Blanket FL201)
Startbetingelse
Tidspunktet hvor personen er berettiget til at modtage fleksydelse er nået.
Slutresultat
Oplysninger er indhentet og person er orienteret
Anvendte informationer Anvendte systemer
-
Pensionsoplysninger Oplysninger om bidrag SKAT extranet (pensionsoplysninger) Økonomisystem eller indkrævningssystem (betalte bidrag) Snitflade til CPR således at der dannes advis ved opnået varslingsalder ESDH
KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk
[email protected] CVR 19 43 50 75
Side 9/13
3.1.2
Vurder oplysninger
Aktør
Sagsbehandler
Formål
At vurdere om sagen er oplyst tilstrækkeligt til der kan gås til beregning af ydelsen.
Forløb
De foreliggende oplysninger vurderes med henblik på hvorvidt der kan gås til beregning eller om der er behov for at indhente yderligere oplysninger (lønsedler) fra personen.
Startbetingelse
Personen har givet til kende at denne ønsker at overgå til fleksydelsen. Personen har indsendt ansøgning om fleksydelse FL201 og eventuelt vedlagt de seneste 12 måneders lønsedler.
Slutresultat
Det er vurderet om der er behov for at indhente supplerende oplysninger eller ej.
Anvendte informationer Anvendte systemer
3.1.3
-
Ansøgning om fleksydelse FL201 Indkomstoplysninger for de seneste 12 måneder ESDH Regneark E-indkomst
Indhent supplerende oplysninger
Beskrivelsen svarer til aktivitetsbeskrivelsen i Behandling af forsørgelsesydelser, Kontanthjælp med nedenstående afvigelser. Anvendte informationer Anvendte systemer
3.1.4
ESDH
Vurder behov for partshøring
Beskrivelsen svarer til aktivitetsbeskrivelsen i Behandling af forsørgelsesydelser, Kontanthjælp med nedenstående afvigelser. Anvendte informationer Anvendte systemer
ESDH
KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk
[email protected] CVR 19 43 50 75
Side 10/13
3.1.5
Foretag partshøring
Beskrivelsen svarer til aktivitetsbeskrivelsen i Behandling af forsørgelsesydelser, Kontanthjælp med nedenstående afvigelser. Anvendte informationer Anvendte systemer
3.1.6
Registrer aktivt fravalg af ydelse
Aktør
Sagsbehandler
Formål
At registrere at personen ikke ønsker at overgå til fleksydelsen
Forløb
Det registreres at personen ikke ønsker at overgå til fleksydelse. Sagen vil være ”passiv” indtil personen henvender sig igen med ønske om at overgå til ordningen, eller til personen når pensionsalderen.
Startbetingelse
Personen har henvendt sig med ønske om ikke at overgå til fleksydelsen.
Slutresultat
Henvendelsen er registeret.
Anvendte informationer Anvendte systemer
-
Henvendelsen
-
ESDH
3.2 Beregn ydelse Aktør
Sagsbehandler
Formål
At beregne hvilket beløb personen vil få udbetalt
Forløb
Ydelsen beregnes. Følgende informationer indgår: - Takster (Lov om fleksydelse §17) - Indtægter (Lov om fleksydelse §20) - Pensionsoplysninger (Lov om fleksydelse §18)
Startbetingelse
Personen ønsker at overgå til fleksydelse og sagen er oplyst.
Slutresultat
Ydelsen er beregnet
KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk
[email protected] CVR 19 43 50 75
Side 11/13
Anvendte informationer Anvendte systemer
-
Pensionsoplysninger Indtægter
I dag benytter Sagsbehandlerne er KL- regneark til at foretage denne udregning.
3.3 Udbetal og følg op (subproces) OBS: Der eksister kun én fleksydelsessag. I denne sag er både en bidragsproces og en udbetalingsproces. En bidragsproces kan godt forekomme uden en udbetalingsproces, men ikke omvendt. Denne subproces vil altid ske parallelt med 2.6 ”Opkræv og følg op (subproces)”. De oplysninger der kan modtages i denne subproces vil være de samme. Og når en oplysning leder til afslutning af denne subproces, vil det også lede til en afslutning af 2.6 ”Opkræv og følg op (subproces)”.
3.3.1
Bestil udbetaling
Aktør Formål
Sagsbehandler At bestille en udbetaling til personen.
Forløb
Der bestilles en udbetaling til personen.
Startbetingelse
Ydelsen er beregnet.
Personen har betalt sine bidrag (se 2.6.1 ”Bestil opkrævning”) Slutresultat
Der er bestilt en udbetaling og det afventes, at det er tid til næste udbetaling, der kommer oplysninger, der kan begrunde ophør i sagen, eller der kommer oplysninger der leder til genberegning af ydelsen (ændrede indtægter).
Anvendte informationer Anvendte systemer
3.3.2
-
KMD Aktiv
Behandl ophør
OBS: Denne aktivitet er beskrevet i bidragsprocessen 2.6.3 ”Behandl ophør”. Der er således ikke to forskellige aktiviteter, det er den samme samme aktivitet der er repræsenteret i to forskellige processer.
KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk
[email protected] CVR 19 43 50 75
Side 12/13
3.4 Afslut sag OBS: Denne aktivitet er beskrevet i bidragsprocessen 2.8 ”Afslut sag”. Der er således ikke to forskellige aktiviteter, det er den samme samme aktivitet der er repræsenteret i to forskellige processer.
KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk
[email protected] CVR 19 43 50 75
Side 13/13
