Underbilag 2.3 8 Administration Beskrivelse
NOTAT
Administration af Person (Beskæftigelsesområdet, Pensionsområdet)
1. Overordnet beskrivelse af processen Denne forretningsproces angår opstart og behandling af administrationssager håndteret af kommunens Ydelsescenter. Procesbeskrivelsen tager afsæt i det lovgrundlag, der er gældende frem til 01-10-2012, hvor der indføres lovændringer med betydning for opgavefordeling mellem kommunen og Udbetaling Danmark i forbindelse med bl.a. administrationssager. Hvis kommunen skønner, at en Person, der modtager en offentlig ydelse, ikke kan administrere sin økonomi forsvarligt, kan kommunen påtage sig at administrere Personens økonomi. Enten gennem en ulovhjemlet frivillig aftale mellem Personen og kommunen eller der træffes afgørelse om administration (LAS § 90, Integrationsloven § 40, Pensionsloven § 36, Førtidspensionsloven § 35) herunder bestemmelse af, på hvilken måde offentlige ydelser udbetales. En typisk begrundelse for kommunal administration af en Persons økonomi vil være gentagne misligholdelse af huslejebetaling, der dermed indberettes til fogedretten. Andre årsager inkluderer misligholdelse af betalinger af el, varme eller lignende nødvendige faste udgifter. En Person, der kommer under administration, frivilligt eller under tvang, vil altid have mindst én sag i kommunens Ydelsescenter og kan eventuelt have sager i andre af kommunens områder, fx børne/unge-området eller pensionsområdet.
1.1 Hændelse, som igangsætter processen En af følgende:
Personen anmoder om at blive sat under administration.
Personens gentagne ansøgninger om ekstra hjælp til fx huslejerestance, restance på el og varme.
Tredjepart henvender sig vedr. potentielt behov for administration af Personen. (Tredjepart kan være: Andet kommunalt serviceområde med mistanke om uforsvarlig økonomiforvaltning, kreditor (fx udlejer, forsyningsselskab), herberg, opholdssted, fogedret, andre personer (familie, venner, nabo).
1.2 Startbetingelse Personen modtager pension eller forsørgelsesydelse fra Ydelsescenteret.
KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk
[email protected] CVR 19 43 50 75
Side 1/7
Underbilag 2.3 8 Administration Beskrivelse
1.3 Slutresultat Sagen afsluttes, når administrationen af Personens økonomi ophører.
2. Aktivitetsbeskrivelser 2.1 Modtag henvendelse Aktør
Sagsbehandler.
Formål
At modtage og registrere en henvendelse, så den er klar til behandling.
Forløb
Modtag henvendelse. Registrer henvender og henvendelse med tilhørende oplysninger og eventuelle bilag.
Startbetingelse
Personen eller tredjepart har henvendt sig vedr. potentielt behov for administration af Personen.
Slutresultat
Henvender og henvendelse med tilhørende oplysninger og eventuelle bilag er registreret på digital form klar til behandling.
Anvendte informationer Anvendte systemer
-
Henvendelsen
-
Mailprogram ESDH KMD Aktiv Jobcenterløsningen KMD Sag
2.2 Opret sag Aktør
Sagsbehandler
Formål
At etablere en administrationssag.
Forløb
Indhent informationer fra den eksisterende ydelsessag, der danner grundlag for oprettelse af en sag angående administration af Personens økonomi. Opret administrationssag og tilknyt til Personen.
Start-
Der er registreret en henvendelse.
KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk
[email protected] CVR 19 43 50 75
Side 2/7
Underbilag 2.3 8 Administration Beskrivelse
betingelse Slutresultat
Der er oprettet en sag om administration af Personens økonomi.
Anvendte informationer
Person, Sag, Henvendelse.
Anvendte systemer
-
ESDH KMD Aktiv KMD Sag
2.3 Oplys sag (delproces) 2.3.1
Vurder oplysninger
Beskrivelsen svarer til aktivitetsbeskrivelsen i ”Behandling af forsørgelsesydelser, Kontanthjælp” med nedenstående afvigelser. Forløb
Der indhentes oplysninger, der kan danne grundlag for beslutning efter Lov om aktiv socialpolitik § 90, Integrationsloven § 40, Pensionsloven § 36 om, hvorvidt Personen kan sættes under administration. Oplysninger indhentes fra kommunens egen sag, dels fra tredjepart (fx forsyningsselskaber, boligselskaber, fogedret, mv.). Det vurderes, om der er behov for at lægge budget. (Fx i tilfælde af opsigelse af frivillig administration vil der ofte ikke være behov for at budgetlægning).
Anvendte informationer
-
Anvendte systemer
-
2.3.2
Henvendelsen Personens livssituation (hvorfor skal de under administration) Diverse regninger (fx bolig, el) Gæld Den kommunale ydelse Ydelsessystemer (Social Pension, Boligydelse, Aktiv etc.) ESDH KMD Sag
Indhent supplerende oplysninger
Beskrivelsen svarer til aktivitetsbeskrivelsen i ”Behandling af forsørgelsesydelser, Kontanthjælp”.
KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk
[email protected] CVR 19 43 50 75
Side 3/7
Underbilag 2.3 8 Administration Beskrivelse
2.3.3
Vurdér behov for partshøring
Beskrivelsen svarer til aktivitetsbeskrivelsen i ”Behandling af forsørgelsesydelser, Kontanthjælp”.
2.3.4
Foretag partshøring
Beskrivelsen svarer til aktivitetsbeskrivelsen i ”Behandling af forsørgelsesydelser, Kontanthjælp”.
2.4 Læg budget for Personen Aktør
Sagsbehandler
Formål
At fastlægge et budget, der kan danne ramme for administrationsordningen. På baggrund af kendte oplysninger om Personens økonomiske forhold samt evt. yderligere oplysninger indhentet fra kreditorer fastlægges et budget og en grundlæggende betalingsplan.
Forløb
Hver udgiftspost tildeles en konto med en estimeret ramme. Rådighedsbeløbet beregnes.
Startbetingelse Slutresultat
Der administreres efter et vigtighedsprincip, først husleje, derefter el, derefter gas etc., så længe der er plads indenfor rådighedsbeløbet. Sagen er oplyst, herunder indtægt er fastlagt og oplysninger om faste udgifter er modtaget. Et budget er dannet ved fastlæggelse af rådighedsbeløb som forskellen mellem indtægter og faste udgifter.
Anvendte informationer Anvendte systemer
-
Personens indtægter Personens udgifter ESDH KMD Aktiv
2.5 Træf afgørelse Aktør
Sagsbehandler
Formål
At træffe afgørelse i administrationssagen.
Forløb
Med udgangspunkt i de foreliggende oplysninger besluttes,
KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk
[email protected] CVR 19 43 50 75
Side 4/7
Underbilag 2.3 8 Administration Beskrivelse
hvorvidt der skal træffes afgørelse om tvangsadministration, en aftale om en ulovhjemlet frivillig administration eller ingen administration. Afgørelsen er en skønssag. Hvis der træffes afgørelse om tvangsadministration, sendes en skriftlig afgørelse med klagevejledning til Personen. Hvis en pensionist sættes under administration (frivilligt eller under tvang) informeres UDK om dette, så UDK kan overføre pensionsydelsen til kommunen i stedet. Startbetingelse
Sagen er fuldt oplyst.
Slutresultat
Der er truffet afgørelse om et af følgende: Tvangsadministration Frivillig aftale om administration Opsigelse af frivillig aftale om administration Afslutning af sagen (fordi der ikke er grundlag for administration eller, at et administrationsforløb afsluttes).
Anvendte informationer
Potentielt alle oplysninger fra ”Vurder oplysninger”.
Anvendte systemer
-
Fjernpost ESDH
2.6 Indgå frivillig aftale Aktør
Sagsbehandler
Formål
At indgå frivillig aftale om administration af Personens økonomi.
Forløb
Forslag til budget kan fremlægges for Personen. Der indgås aftale med Personen og udformes et aftalebrev, som Personen accepterer. Denne aktivitet sker sammen med Personen.
Startbetingelse
Der er truffet afgørelse om indgåelse af en frivillig aftale.
Slutresultat
Aftale er indgået.
Anvendte informationer
Budget.
Anvendte systemer
-
ESDH
KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk
[email protected] CVR 19 43 50 75
Side 5/7
Underbilag 2.3 8 Administration Beskrivelse
2.7 Løbende administration (delproces) OBS: På pensionsområdet opretter nogle kommuner den løbende administration som en ny sag, der har reference til ”afgørelsessagen”. Afgørelsessagen gøres således passiv.
2.7.1
Modtag og registrér indkomne regninger
Aktør
Sagsbehandler
Formål
At modtage og registrere indkomne regninger.
Forløb
Regningen modtages og vurderes. Hvis regningen er relevant for administrationssagen, registreres den på sagen på relevant konto, og mellemregningskontoen for Personens økonomi afstemmes. Dette påvirker det beløb, som udbetales til Personen (i processen vedr. den relevante forsørgelsesydelse). Ikke relevante regninger – fx uden for det lagte budget – sendes straks til Personen med oplysning om, at de ikke kan betales ud af administrationsordningen.
Startbetingelse
Løbende administration er iværksat på baggrund af aftale med Personen eller afgørelse om tvangsadministration. Der er modtaget en eller flere regninger fra en alternativ modtager.
Slutresultat
Regningen er registreret og relevante konti er justeret og afstemt. Alternativt er regning sendt til Personen.
Anvendte informationer
Anvendte systemer
2.7.2 Aktør
Regningen o Beløb o Dato o Modtager Liste over ”relevante” regninger
-
ESDH KMD Sag eller OPUS
Registrér hændelse Sagsbehandler
KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk
[email protected] CVR 19 43 50 75
Side 6/7
Underbilag 2.3 8 Administration Beskrivelse
Formål
At identificere og kategorisere en hændelse, som er indtruffet under den løbende administration.
Forløb
Sagsbehandleren vurderer og registrerer hændelsen.
Startbetingelse Slutresultat
Anvendte informationer Anvendte systemer
Ved administration af pensionister vil der hver måned være en hændelse, der indeholder månedens pensionsudbetaling fra UDK (dette vil sandsynligvis være håndbåret). Der er indtruffet en hændelse under den løbende administration.
Hændelsen er kategoriseret som en af: Personens opsigelse af en frivillig aftale om administration, hvilket fører til genoplysning af sagen og afgørelse. En anden hændelse, der fører til genoplysning af sagen og afgørelse. En hændelse, der ikke får indflydelse på sagsforløbet. Information om hændelsen. - ESDH - KMD Sag
2.8 Afslut sag Beskrivelsen svarer til aktivitetsbeskrivelsen i ”Behandling af forsørgelsesydelser, Kontanthjælp”.
KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk
[email protected] CVR 19 43 50 75
Side 7/7
