Referat fra Bestyrelsesmøde, mandag 2. marts 2015 kl. 18:00 Mødested: Kontor Syd
1. Konstituering af bestyrelsen og fordeling af arbejdsopgaverne Bestyrelsen konstituerede sig således: • Formand Sven-Erik Vad (SEV) • Næstformand Frank Grønhøj Larsson (FGL) • Kasserer John Senger (JS) • Sekretær John Larssen (JL) Fordeling af kontaktopgaver blev således: • Baneudvalg (repr. i bestyrelsen - BPW) • Sponsorudvalg (repr. i bestyrelsen - FGL) • Turneringsudvalget (repr. i bestyrelsen - PG) • Handicap- & Regeludvalg (repr. i bestyrelsen – PG/JS) • Baneservice (repr. i bestyrelsen - SEV) • Husudvalg (kontaktperson Gerhard Bertelsen) • Juniorudvalg (kontaktperson Gerhard Bertelsen/GB)) • Eliteudvalg (kontaktperson Claus Peter Christensen/CPC) • Begynderudvalg (kontaktperson John Larssen/JL) • Dameklubben (kontaktperson Tove Zanchetta/TZ) • Herreklubben (kontaktperson Preben Grinsted/PG) • Seniorklubben (kontaktperson Sven-Erik Vad/SEV)
2. Godkendelse af referat fra den 3. februar 2015. Referatet blev godkendt. 3. Økonomi og medlemsstatus. JS oplyste at medlemskontingent for 1. halvår er udsendt til opkrævning i overensstemmelse med budgettet. JS har efterfølgende modtaget 6 til 7 henvendelser vedr. udmeldelse, her har JS bestyrelsens opbakning til at fastholde vedtægternes bestemmelse om at udmelding skal foretages inden den 31/12 og 30/6. Stillingtagen til leasing tilbud på leasing af greenklipperen. JS oplyste at der var indhentet 2 tilbud om leasing fra henholdsvis Danske Bank og Sydbank vedr. anskaffelse af en greenklipperen til en anskaffelsespris på 320.000,00 kr. ekskl. moms. JS oplyste at Sydbanks tilbud om leasing var det billigste. Bestyrelsen godkendte dette tilbud. BW skal sørge for kaskoforsikring hos Sønderjysk Forsikring.
4. Rapportering fra udvalgene. ● Baneudvalget
Forslag fra AAMH fra begynderudvalget: Jeg kunne godt tænke mig, at vi i forbindelse med ændring af teesteds markeringerne til tal etablerede nogle begynder teesteder, som kunne benyttes af Klub 37. Det er ikke nødvendigt med et "fint" teested - blot markeringen, samt selvfølgelig rating. Det ville gøre afviklingen om torsdagen hurtigere. Det kniber ofte med at overholde de max. 2,5 timer. Jeg har set det gjort på andre baner (foto er udsendt via mail den 9. februar). Input fra JS at herrerne i Klub37 kunne benytte Tee 50 og så lave et ny til damerne, fx. Tee 44 eller 46. BW har lovet at tage forslaget med i baneudvalget. Baneudvalget har behandlet forslaget og bestyrelsens godkendte, at der bliver etableret begynder teesteder med rød afmærkning cirka 20-40 meter foran de tidligere røde teesteder. Der er af DGU udfærdiget en konverteringstabel fra dette tee sted for såvel damer som herrer. BW orienterede om at greenkeeperne er begyndt efter vinterpausen d.d. og at de andre ansatte starter lige efter påske. Så efter den 1. april skulle alt køre normalt igen. Få teesteder får pålagt rullegræs, der bliver endvidere åbnet for vand ved vaskepladsen. Der er anskaffet nye driving range bolde. ● Sponsorudvalget Der er tegnet hulsponsorater for 2015 således vi nu kun mangler hul 5 på 18-hullers banen. Vi mangler pt. en sponsor til pinseturneringen, men her har vi en sponsor som er i en afklaringsposition. Der er tegnet 21 kontrakter med bagrumsskilte, det er 5 flere end i 2014. Der er tegnet 6 nye kontrakter vedr. sideskærmene til ProBox24 og der er foreløbig tegnet en kontrakt til Probox24´s øverste skærm. Annoncetegning til klubbladet er næsten færdig og her er der lidt færre end i 2014. Diverse indlæg fra formænd og udvalg er udarbejdet og klar til tryk hos Casanta. Klubbladet forventes trykt i ca. 200 eksemplarer og vil være klar ca. primo april. Der er i alt tegnet sponsorkontrakter for 2015 på kr. 466.350,00. Herudover er der indgået banearrangementer med IHS, Business Danmark og Schlüter & Frandsen for 96.000 kr. Foranstående orientering taget til efterretning. Der er tegnet aftaler vedrørende reklamer på ProBox 24 skærmen og på ProBox 24 sideskærme. Sponsorudvalget anmoder om bestyrelsens stillingtagen til hvordan sideskærmene skal anvendes og hvordan de skal opsættes således sponsorerne får tilfredsstillende profilering. Sponsorudvalget ser gerne at sponsorreklamerne på disse sideskærme opsættes på langs op over toiletdøren og ovenover opslagstavlen i og omkring ProBoxen i infogangen. Det er på disse
ophængnings steder, at sponsoraterne er blevet solgt, sponsorerne var meget fokuseret på, hvor reklamen skulle hænge. Der var enighed om at sponsorudvalget skulle tage kontakt til husudvalget med hensyn til at finde en tilfredsstillende løsning. Repræsentanter fra såvel Husudvalget og Sponsorudvalget er efterfølgende blevet enige om placeringen af sideskærmene fra ProBox24-enheden. Den ene side-skærm kommer til at side på højkant op langs med og til venstre for toiletdøren og ca. 50 cm fra gulvhøjde og i en h 174 cm og 75 cm b. Den anden side-skærm kommer til at sidde på langs oppe over toiletdøren, således den opsættes ca. midt i væggens bredde - således det etiske og balance & synsindtryk er tilgodeset. For at dette kompromis kunne lykkes var alle enige om at flytte ProBox24 lidt længere over mod opslagstavlen - således det gav ca. 75 cm plads til den ene side-skærm.
Endvidere anmoder vi om en afklaring af Proboxens øverste skærms anvendelse til reklamer. Hvor mange reklamer ud over de faste spots må sponsorudvalget disponere over og ligeledes få præciseret hvem der har ansvaret overfor Probox at reklamerne virker som forudsat ved køb af Pro-box24. Endelig vil vi gerne have oplyst hvad intervallet er på reklamernes standtid og hvor hurtigt reklamen bliver vist igen. Kan vi sælge reklamer som kan skiftes f.eks. hver 14 dag? – og kan sponsor selv ændre tekst? JS oplyste følgende: Den øverste skærm viser information oplysninger som kører 2 gange i forhold til øvrige spot. Vi kan selv bestemme hvilke spots vi vil have kørende, men startlisten og vejrudsigten fra DMI bør være faste, hvorimod nyheder fra Golf Nyheder kan fravælges. Derudover er der plads til yderligere 3 til 4 reklamespots. Vi vælger selv hvor lang tid der skal være mellem spot/reklamer, de nuværende 10 sek. er fornuftigt. De indsatte spots kører i en tilfældig rækkefølge. JS kan oprette spots/reklamer efter gældende fil format i ProBox24. Sponsorudvalget anmoder ligeledes om at få alle sponsorer vist på vor hjemmeside i en eller form, det kunne f.eks. være en henvisning i øverste fane, hvor der henvises til sponsors navn og evt. hjemmeside. Begrundelsen er at vore annoncører kræver en form for profilering, når nu klubbladet ikke længere bliver uddelt til samtlige medlemmer og der ikke længere kommer nyhedsbreve som tidligere. JS viste at vores hjemmeside som nu indeholder en fane under ”Medlemmer”, hvor der er oprettet en fane i øverste linje der hedder SPONSOR og under denne fane er der yderligere oprettet underpunkter som hovedsponsorer og klubsponsorer. FGL anførte at annoncører også skulle oprettes som underpunkt og at en opdateret sponsorliste vil blive tilsendt bestyrelsen. Bestyrelsen godkendte ovennævnte information/tiltag og godkendte samtidig en beløbsgrænsen på minimum kr. 5.000,00 for at sponsorers logoer kan køre på hjemmesides nederste linje hele tiden i en tilfældig rækkefølge.
Turneringsudvalget
DGU Challenger Tour den 13-14. juni 2015. Bestyrelsen besluttede at nedsætte et udvalg til DGU-turnering bestående af hele bestyrelsen og suppleanterne. SEV blev kontaktperson til DGU. På selve turneringsdagene deltager SEV, CPC og GB, de øvrige medlemmer er bortrejst på turneringsdagene, men deltage i planlægningen op til turneringen. Der vil kunne møde 72 spillere, hertil kommer deres caddie, forældre mv. Begynderudvalget Intet. Husudvalget BPW har indsendt følgende til drøftelse: Nydelse af drikkevarer i golfklubben. Der er åbenbart behov for en opstramning af hvad der er tilladt og ikke tilladt. Jeg har f.eks. oplevet i vinterperioden, at der blev drukket medbragt dåsedrikkelse i klubhuset og senest, i lørdags, havde herreklubben medbragt et anker øl, der blev solgt til de gule ærter. Betalte man her ”proppenge” og er det tilladt? Problemstilling blev drøftet og der var enighed om, at hvis bestyrelsen efterfølgende så, at medlemmer medbragte drikkelse som ikke må nydes i såvel klubhuset som på terrassen, skal det straks påtales i en bestemt og ordentlig tone. BW orienterede om at husudvalget var i gang med at male klublokalerne og at der ville blive lagt nyt gulvtæppe i info-gangen. Husudvalget ønsker debat omkring udsmykning af indgangspartiet. Går vi ind for kasino udsmykning, eller kan der laves et kompromis m.h.t. skiltning! Jfr. Aftalen indgået mellem husudvalget og sponsorudvalget. Eliteudvalget
JS orienterede at der ikke var indgået budget fra sponsorudvalget. Eliteudvalget har nu opdaget at der ikke var afsat penge til et træningsophold. JS har dog givet tilsagn om træningsophold for et mindre beløb end sidste år som var på kr. 500,00 pr. deltager. Juniorudvalget
Særskilt information fra juniorudvalget fremsendes via mail. Sønderjyske-samarbejdet.
Drøftelse af greenfee aftaler og priser for 2015. Der holdes møde i de Sønderjyske klubber tirsdag den 10. marts kl. 19.00 i Toftlund. SEV har sendt forslaget om en fælles reklamefilm, som den der bruges i Holstebro. Der skal sikkert også snakkes om greenfee samarbejde. SEV kan desværre ikke den 10. marts på grund af ferie.
Bestyrelsen besluttede at John Larssen og Gerhard Bertelsen deltager. SEV har fremsendt det relevante materiale til både JL og GB. Opfølgning på samarbejde med andre klubber: Intet. 5. Eventuelt. Vedr. levering af let mad til greenfee gæster m.v. Adams kone Maribel har spurgt om det var muligt at levere let mad til greenfee gæster, medlemmer m.v. Hun må ikke gå i bedene på vores sponsorer eller Gitte. Connie, Bjarne, Else og SEV deltog i en snak og lidt prøvesmagning, bl.a. en suppe og forårsruller. Vi er enige om, at det er en god ide, hvis vi kan tilbyde vore gæster lidt at spise f.eks. smørrebrød, sandwiches, toast mv. Frank er orienteret om forslaget. SEV har talt med Gitte og har aftalt, at Gitte fortsætter uændret i pølsehuset m.v. til fordel for juniorer. Preben prøver at få noget i golfbogen Dansk Golf Guide. SEV taler med Helene, når hun kommer tilbage, idet hun jo bliver en del af bestillingerne. Bestyrelsen besluttede at starte op med let levering af mad til greenfee gæster som et forsøg for 2015. Henvendelsen skal ske igennem sekretariatet.
Sportsnyheder i Radio Als Stillingtagen til henvendelse fra Preben Pedersen fra Radio Als. Omkring 1.marts begynder Radio Als en daglig kort sportsudsendelse, hvor vi vil tage relevante nyheder med fra de lokale klubber. Nærmer info følger, hvis der er interesse for det. Oprettes i mailadresselisten vedr. turneringer. PG orienterer turneringslederne at de bliver kontaktpersoner til Radio Als. Klage over vurderingen. SEV har rykket for en afgørelse og har fået det svar, at sagsbehandlingstiden oprindelig var 15 måneder, men på grund af en stor mængde sager, kan klagen ikke behandles inden for den fastsatte tid. Taget til efterretning.
Orientering om mødet med formænd fra diverse udvalg den 11. februar 2015. SEV orienterede om at der var udbredt tilfredshed hele vejen rundt. Dog havde seniorklubben et forslag om at flytte rengøringen fra mandag morgen til et senere tidspunkt, idet de kom mange i info-gangen, hvor der så lige var gjort rent, hvilket virker uhensigtsmæssigt. BW tager dette med til husudvalget. SEV ønsker at få en snak om, hvad vi vil have på hjemmesiden skrevet af vores medlemmer. Hans Jørgen Gustavsen sendte en mail med ros til banen og klubhuset. Han har orienteret mig om, at vi måtte bestemme om mailen skulle på hjemmesiden. Bestyrelsen besluttede at meddelelser fra medlemmer via mails ikke vil blive offentlig gjort på vores hjemmeside. 6. Fastsættelse af næste møder. Torsdag den 9. april 2015 i klubhuset kl. 18:30.
